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第1篇

關鍵詞：電子檔案；管理；應用

當前，高校學生檔案的數量呈現逐年遞增的現象，傳統的檔案管理已難以適應工作的需要，檔案管理實現計算機化成為必然趨勢。作為檔案工作者，必須認清檔案管理現代化的趨向，在平時工作中努力學習微機使用、管理知識，為實現大學生檔案管理規范化、信息化、數字化奠定基礎。1998年以來，本人除了從理念上、操作上、服務上不斷提升和改進，還從原有紙質檔案基礎上逐步建立了學生電子檔案管理，由此節省了大量的人力、物力和財力。現就大學生檔案管理的一些體會淺談如下：

一、高校學生檔案的內容和特點

（一）高校學生檔案的內容

高校學生檔案是記述和反映個人經歷，學習成績，以個人為單位組合起來的備查考的文件材料[1]。學生檔案是每個人最初的人事檔案，它將隨著學生步入社會所從事的職業而改變檔案名稱，并入相應的人事檔案門類中，高校學生檔案主要包括以下內容：（1）高中畢業生登記表、高校學生登記表、高等學校畢業生登記表等；（2）高校招生考生報名登記表，學生的學年鑒定表，思想品德鑒定表等；（3）學習成績單，實習鑒定表，畢業論文評定，黨校學習鑒定表等；（4）入黨、團申請書、志愿書、接受黨員登記登記表，轉正申請書及思想匯報等材料；（5）學生的各種獲獎登記表，學年先進個人審批表等材料；（6）處分、退學等材料；（7）高校招生體格檢查表，高校學生體質健康卡片等；（8）思想總結，思想匯報，個人總結等；（9）其它可供參考的材料等。

（二）學生檔案的特點

（1）多樣性。高校學生檔案主要記載了大學生在校期間的學習生活情況，既有其學習的成績材料，又有其獲獎材料或者處分材料以及入黨、入團的材料，是學生德、智、體全面的記載，具有多樣性。

（2）真實性。高校學生的檔案材料是學生在校期間學習和實踐活動的一段原始記錄，能反映學生這一時期的學習，思想品德，身體各方面的情況，這些材料都由學校把關，必須經過組織審查，確認材料內容屬實，手續完備，符合撰寫要求的材料，不是由個人私自拼湊的材料，也不是有頭無尾或手續不全的材料。凡是來源不明，內容不實的材料，即使已經歸入，也要剔除出去，所以能真實地反映學生的情況，具有一定的真實性。

（3）實用性。高校學生檔案是學生總體情況的真實記錄，到畢業就業時用人單位可以根據材料內容全面了解學生的政治表現，學習成績，綜合素質，家庭情況等內容，所以具有一定的實用性。

（4）動態性。高校學生檔案隨高考招生而來，又隨著學生畢業就業而走，因而不斷流動，邊產生邊流動，邊流動邊形成，在學校保管存放的時間隨其學制而定，周期短，穩定性差，最后歸宿到用人單位，所以具有動態性的特點。

二、學生檔案管理的性質和作用

學生檔案管理是管理性的工作，服務性的工作，政治性的工作。它雖不生產物質財富，但卻是大學生學習生活階段完整的文字記錄，為大學生管理系統中不可缺少的重要組成部分。通過提供大學生檔案信息為社會實踐服務，適應社會的利用需要，滿足不同需求單位對人才要求、特別是部隊和機關單位政審，提供相應的學生檔案信息，體現檔案管理的管理性、服務性、政治性[2]。

三、檔案管理的原則和意義

根據《檔案法》及《高校學校檔案管理辦法》的規定，建立和健全學校系統有序的檔案管理制度。要遵循統一管理原則，建檔開始就要針對在檔案工作規范化過程中遇到的問題，對有關檔案的收集、整理、保管、鑒定與銷毀、統計、借閱、保密工作，數量上保證檔案齊全，不能殘缺、短少、真正維護檔案的完整與齊全；在紙質檔案基礎上，能輸入電子計算機的全部錄入，以免造成檔案內容的割裂或零亂，使檔案本身受損失，延長檔案的壽命，涉及機密不被泄露[2]。因學生檔案是學生學習生活在大學階段的真實見證，決不能隨意篡改或修正，維護檔案真實性。有質量的檔案，是大學生信息的基石，它具有當前的現實意義，也具有長遠的歷史意義。

四、大學畢業生檔案轉遞

做為大學生檔案，首先要使大學生提高對自己檔案的認識。在畢業之前對大學生進行專項培訓，讓大學生認識到，自己的檔案會直接影響到工齡、福利、政審等。檔案轉遞，一定要按《高校學生檔案管理辦法》的規定，以機密件由機要局通信方法轉送到就業單位。機要通信是比普通郵政更為保密、安全、準確檔案轉遞渠道選擇相對重要。

檔案轉遞視不同情況而定。畢業未就業單位畢業生，學校一般轉回生源地人力資源和社會保障局保管，本地生源一般轉到班本地人才交流中心保管，已有就業單位的本、專科畢業生的人事檔案由學校學生處學生檔案室按報到通知書的去向填寫檔案投遞地址經機要局統一投寄到畢業生工作歸屬的人事檔案管理部門；繼續攻讀研究生的畢業生按學生讀研所在學校地址投遞檔案。

五、電子檔案的使用

隨著信息化的發展，在高校傳統的檔案管理模式已不能適應數字化檔案的需要，電子檔案已在檔案管理工作中得到了廣泛的應用，這種發展趨勢給檔案管理工作提出了新的挑戰，尤其是管理檔案的部門必須將工作重點放在如何把文件、圖紙、照片、錄音和錄像及原始記錄轉化為可用的信息上，學生檔案也不利外，加大投入、加強管理，培訓管理人員建立檔案管理系統，準確、高效地提供大學生的信息給有關信息需求者。在建立電子信息檔案管理時不僅要看到大趨向，同時要有這樣的意識，電子文件的風險不是主觀的，而是客觀存在的，風險不是確定的，而是不確定的，要對風險有一定警覺度，要有防范風險預防措施，有效地規避風險和降低電子信息檔案損失[3]。

結合工作實際，我們大膽嘗試，實施學生檔案的電子化管理。即在計算機或計算機檢索網絡的終端機上，使用特定的檢索指令、檢索詞和檢索策略，從計算機檢索系統的數據庫中檢索出需要的信息，繼而再有終端設備顯示或打印的過程。相比較傳統的檔案查詢，電子檔案具有很大的優勢：

（一）檢索方便快捷；在能與網絡連接的任何一臺計算機裝上相應的軟件平臺，就可以實現學生電子數據的查閱，而不受時間限制進行方便的查詢，極大地提高了工作效率。

（二）檢索功能強大；面對幾千，甚至上萬的學生，若是傳統紙質檔案查詢一個學生的某一信息，難度可想而知，但是在計算機上檢索一條數據，只需幾秒，其功能之強大顯而易見。

（三）獲得信息類型多；對于系統中儲存的信息，既包括學生的個人自然信息，也包括學生的選課、成績、繳費、注冊等等信息。不同的管理層次和部門，按照自己的權限去獲取需要的信息。

隨著國家對畢業生就業政策的調整，高校學生檔案管理工作出現了重視程度低、缺少相應的管理機制和規章制度、管理手段落后、從業人員隊伍素質不高等問題。這就要求我們，一方面，提高認識，統一思想，大力宣傳學生檔案管理的重要性，依據國家規范性文件，建立健全并嚴格執行規章制度；另一方面，學生檔案管理人員本著以學生為本、重視民生檔案的理念，發揮主觀能動性和積極性，學習專業知識，提高自身素質，使高校學生檔案管理工作能夠切實服務于廣大學生的成長成才。

總之，在信息化條件下大學生電子信息檔案在學校管理中占有重要地位，只要轉變觀念、改變傳統的檔案管理模式，加強科學管理、建立有效的大學生檔案管理計算機系統、適應信息時展要求、確保該系統能夠安全可靠地處于準確提供利用的狀態，使其大學生檔案管理發揮更大的作用。

參考文獻

[1]李洪蘭.高校學生檔案管理中存在的問題及對策[J].青海民族大學學報（教育科學版），2010（2）：126-128