發布時間：2023-02-11 02:37:24
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［關鍵詞］高校管理；文書檔案；檔案管理
文書檔案是高校發展的原始記錄，具有權威性和憑證性。學校各部門如何利用檔案為領導當好參謀，為學校事業發展提供服務，主要取決于所收集的檔案種類是否齊全，是否具有專業化、多功能的特點。隨著高等教育事業的發展，各高校越來越重視檔案工作。高校檔案管理單位以專業化檔案管理理念創新為先導，以培養專業化檔案管理隊伍為核心，以信息化、標準化、科學化提升檔案管理的專業化水平，促進管理思想、管理方法和管理手段等方面的創新，為高校發展提供了有力保障。
一、提高文書檔案管理專業化認識
首先，樹立專業化理念，提高專業化認識。檔案管理專業化是指檔案管理職業具有自己獨特的職業要求和職業條件，有專門的培養制度和管理制度。檔案專業既包括學科專業，也包括職業專業，國家對檔案任職既有規定的學歷標準，也有必要的檔案知識、檔案能力和職業道德的要求。我國有檔案管理人員教育和培訓的專門機構、專門內容和措施，有對檔案管理人員資格和教育機構的認定制度和管理制度。檔案管理職業有自己的理想追求，有自身的理論武裝，有自覺的職業規范和高度成熟的技能技巧，具有不可替代的獨立特性。
其次，培養專業化精神，增強專業化意識。加強檔案文化建設，塑造檔案職業文化、職業品格和職業素養，要甘于寂寞、樂于奉獻、遵守法紀、保守秘密，把做好檔案工作作為事業追求、職業理想和工作態度。陳希周在《檔案利用服務工作“四忌”》一文中認為，從事檔案管理工作一忌態度冷淡，缺乏熱情，二忌不按規章制度辦事，三忌不熟悉館藏內容和檔案管理業務，四忌對查閱檔案的人員不嚴格監視，對查閱過的案卷不經檢查就人庫。檔案管理工作者要克服“四忌”，努力做到服務質量專業化、學習培訓專業化、業務技能專業化。
再次，建立檔案管理專業化體系。蹇文燕在《淺談基層檢察機關檔案管理和利用的專業化構建》一文中指出，檔案管理和開發專業化構建的路徑主要有：一是提高認識，轉變工作理念；二是提高檔案管理人員素質，建設專業化隊伍；三是完善設備，加大檔案工作的投入力度；四是整合利用檔案資源，促進事業健康發展。檔案管理專業化的目標是人本化，要堅持以物為本向以人為本轉變，以保管為主向開發利用為主轉變，以管理型向服務型轉變是現代檔案管理發展的基本趨勢，所有檔案管理工作都是為人服務、為人的全面發展服務的，離開了人所有的檔案都沒有任何意義。檔案管理專業化過程必須規范化和標準化。要制定全國統一、行業統一、單位統一的文書檔案標準，克服各自為陣、各自為術、各自為范的局面，積極推進文書檔案建設一體化，充分發揮檔案服務全面、準確、便捷的功能。
二、創建文書檔案管理專業化模式
要提高高校文書檔案管理專業化水平，必須創新管理體制和模式，建設機構獨立、人員獨立、管理獨立、經費獨立、業務獨立的檔案館。《甘肅省檔案管理條例》規定，機關、團體、企業事業單位和其他組織把檔案事業列入發展規劃和工作計劃，建立和健全檔案行政管理和保管機構，保障檔案事業發展所需經費；應當重視檔案管理工作，提供必要條件，保證檔案工作的正常開展，設置檔案機構或者配備專（兼）職檔案工作人員負責檔案的管理，并對所屬單位的檔案工作實行檢查和指導；檔案館建設應當符合國家和地方制定的檔案館建筑設計規范，具有保管檔案的專用庫房，檔案庫房應當具備防盜、防火、防潮、防高溫、防蟲、防鼠、防塵、防光等條件和設施。
目前，高校文書檔案管理模式有兩種：一是文書檔案產生并存放于各單位、各部門、各學院，或者單位內部設立檔案室，由這些單位指定專職或兼職人員管理，檔案管理零散，缺乏規范性、整體性，作用很難發揮，價值很難利用。二是成立檔案館的高校，文書檔案由檔案館專人負責，各單位和部門指定兼職檔案員協助做好歸檔工作，管理制度健全，文檔生成過程規范，檔案的價值整體得到利用。
三、改進文書檔案管理專業化方式
文書檔案管理專業化建設主要包括管理制度專業化、管理方式專業化、管理手段專業化、管理措施專業化等。陳麗在《提升四川檔案管理專業化水平的標尺》一文中認為，檔案專業化管理是指以系統化為保證、數據化為標準、信息化為手段，從管理工作的各項專業環節入手，以提升專業水平的方式，把服務者的工作重點集中到滿足被服務者的需求上，以獲得更高效率、更多效益和更強競爭力的管理方式；主要措施包括組織專業性、管理過程專業性、技術專業性、人員要求專業性等。
制度建設是文書檔案專業化建設的前提和基礎。《甘肅省檔案管理條例》規定，機關、團體、企事業單位應當建立、健全科學的檔案管理制度，使檔案管理規范化、標準化，并逐步采用先進技術與設備，實現管理現代化。
信息化建設是文書檔案專業化建設的基本方式。為了提高文書檔案工作的質量與效率，開發文書檔案信息資源利用的新途徑、新方法，必須利用信息化和數字化技術手段，以信息化改變傳統文書檔案管理模式，更好地實現“檔案館可以通過報紙、廣播、電視、刊物、圖書等媒介，采取出版、播放、陳列、展覽等形式向社會公布檔案”，提高檔案的使用效率。劉向在《要提高檔案管理軟件的專業化水平》一文中認為，要提高檔案管理軟件的專業化水平，最重要的是提高程序員的檔案知識水平。要根據檔案工作的特點和需求，有的放矢，使軟件所附有的功能適應檔案管理的特殊性。還要進一步完善軟件開發公司的售后服務，對檔案管理人員進行培訓，及時對軟件和系統進行升級。陳金水在《信息化、專業化、標準化，助推社會保險業務檔案管理》一文中認為，要加強信息化硬件設施建設, 實現設備和技術的現代化，全面提高業務檔案管理的現代化水平，及時配備業務檔案現代化所必需的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯網設備等現代化辦公設備, 充分利用現代科學技術, 利用縮微技術、光盤技術在業務檔案管理中的作用。
四、培養文書檔案管理專業化隊伍
培養和造就一批職業化、事業型的檔案管理隊伍是實現高校文書檔案管理專業化的關鍵。《甘肅省檔案管理條例》規定，檔案工作人員應當具備檔案專業及相關知識，做到愛崗敬業，忠于職守，保守秘密，熱情服務。機關、團體、企事業單位應當重視檔案工作人員的業務培訓，按照國家規定進行職稱評聘，并保持檔案工作人員的相對穩定。
文書檔案涉及學校發展的方方面面，首先，管理人員要有堅定的理想信念，較高的政治素質，在遵守檔案保密制度上發揮表率作用；其次，要掌握高等教育發展的基本規律，熟悉學校發展規劃和工作計劃，具有文書檔案的鑒別、識別能力；最后，要有較高的業務能力，全面掌握文書檔案的形成、收集、鑒別、整理、利用、保管等一系列專門環節。另外，要有較強的服務意識和良好的服務態度，為文書檔案充分利用提供快捷、優質的服務。賢文在《建設一支穩定的專業化的干部檔案管理隊伍》一文中認為：“干部檔案管理隊伍應該懂得電子計算機操作和軟件設計的基本原理，能自如地運用電子計算機進行干部檔案材料的貯存、檢索，應該懂得錄像、復制、縮微等技術的基本知識，熟練地操作、使用儀器，應該具有基本的化學、生物知識，以利用各種手段實行對干部檔案材料的防霉、防腐措施，應該懂得中國檔案發展史、干部檔案史，等等。”為此，要加強文書檔案管理專業化隊伍建設，使檔案工作者從檔案資料保管員向檔案資源開發者和研究者轉變。
其一，加強檔案學學科和專業建設。完善、發展檔案學科知識體系，根據社會需求，有條件的高校要積極開辦檔案學本科和研究生專業，結合現代檔案管理的發展趨勢，加強課程建設和教材開發，培養檔案管理應用人才、檔案管理信息系統研發人才和檔案學研究人才。
其二，引進檔案管理人才。要改善檔案管理人員的待遇和工作環境，在職稱評定、推優評優等方面給予傾斜和照顧，吸引其他單位或部門具有檔案專業學習或管理背景的人員充實到檔案管理隊伍中。
其三，選留檔案管理人才。從應屆畢業生中選留檔案學專業大學生充實到檔案管理隊伍中，改善檔案管理隊伍的學歷、年齡、知識、學緣結構，增強檔案管理隊伍的整體活力。
一、進一步提高區級檔案館對檔案信息化建設重要性
檔案信息化建設是現代化建設的客觀要求，是檔案事業發展的必然趨勢，是對傳統檔案管理模式的重大改革。必須統一思想，充分認識檔案信息化建設的重要性和緊迫性。
檔案信息化建設是地方經濟建設的現實需要。檔案對研究過去、指導現實、預測未來具有無可替代的作用。利用好檔案信息，不僅可以在工作中少走彎路，而且可以從歷史對未來的昭示中產生新思路、找出新辦法、提出新對策。尤其對創新理論、地方經濟建設和社會保障等方面，具有十分重要的參考價值。只有加快檔案信息化建設步伐，才能盡快實現檔案信息資源共享，才能為當地經濟建設提供高質量的服務。
檔案信息化建設是檔案事業發展的必由之路。信息技術迅猛發展、廣泛應用，使檔案工作出現了許多新情況新特點。檔案類型增多、數量增大、科技含量增高；檔案載體由紙介質為主發展為磁、光、紙、電等多種介質并存，呈現多元化特征；檔案信息利用更加廣泛，深度開發的要求更高。傳統的管理模式已經不能適應工作需要，我們必須解放思想，開拓創新，加快實現檔案信息資源存儲的數字化、傳遞的網絡化、管理的自動化、服務的遠程化，努力推進區級檔案館工作向更高層次發展。
二、切實把握好檔案信息化建設的關鍵環節
科學規劃。區級檔案館要求檔案信息化建設 “統一規劃、分布實施，重點突破、整體推進，邊建邊用、滾動發展。”圍繞這一指導思想和目標，各區級檔案館應結合本單位實際，摸清情況，反復論證，制定切實可行的實施計劃，要重點把握三個方面的問題：一是堅持從自身實際出發。檔案信息化建設必須按照標準實施，但考慮到各單位的實際情況，在建設規模和模式上不搞“一刀切”，充分體現各檔案館特色優勢。二是突出重點。網絡建設、信息資源開發、安全保密等是檔案信息化建設的關鍵點，也是重點難點問題，必須高度關注，集中突破。三是注重實用。信息化建設要從實際需求和能力出發，切實把方便利用，發揮檔案最大效能，作為工作的出發點和落腳點。
集中力量建好數據庫和局域網。檔案館保存著大量珍貴的資料，這些檔案資料的數字化處理，工作量很大，任務十分繁重。一方面，要抓緊對現存檔案進行目錄錄入、全文掃描和圖像、語音采集壓縮；另一方面要建設技術先進，經濟合理，安全適用，質量可靠的局城網。
加大人才培養力度。檔案信息化建設專業性、技術性很強，需要從業人員具備多方面的專業知識和技能。一定要采取多種形式，通過各種渠道，加大人才培養力度。當前，要突出計算機和網絡使用管理、信息安全防護、多媒體等相關知識的學習培訓，全面提高檔案人員的素質和能力，以滿足檔案信息化建設的需要。
三、按照實際需要，設計檔案管理軟件，有序推進“數字檔案”工程建設
首先要事先做好規劃和規范管理工作，以避免重復和浪費。如機讀目錄數據交換格式、著錄標引、xml技術應用標準、電子文件存儲格式、計算機檢索體系質量評估和控制規范等各項內容，以提高整個檔案管理軟件的利用效果，保證檔案數據的查準率和查全率，實現信息資源的充分共享。其次要正確認識檔案信息化建設。檔案信息化建設主要是指檔案數字化，是檔案信息化建設中檔案信息資源建設的一個方面，主要是對現有館藏檔案的數字化。應從實際出發，根據檔案的實際利用需求組織實施。
四、采取技術措施確保檔案信息安全
在檔案信息化建設中，最為重要的檔案數據的安全。它是檔案信息化減少得以順利開展的基礎和關鍵之所在。加強檔案數據安全的措施，是多方面的，如數據加密、文件系統加密、硬盤加密、異地備份等，但最為重要的措施，還在于從其環境入手，以確保檔案數據的安全。
（一）強化硬件設備建設，確保檔案數據安全
硬件設備的安全是檔案數據安全的基礎，包括直接載體和間接載體。直接載體如計算機、硬盤和光盤等，間接載體如傳輸介質、網絡設備和安全設備等，都要配置良好性能的設備，同時要做好防盜、防毀、防電磁干擾及防電磁信息輻射泄漏等的工作外，還要及時備份數據，以應對意外的發生。
（二）強化應用軟件的保護，確保檔案數據安全
如果說硬件設備是檔案信息化建設的大環境，那么，應用系統就是檔案數據所處的“小環境”，它是特別的應用程序，其最大的威脅來自于內部或外部的非法訪問。
（三）加強系統軟件的安全性，保障檔案數據安全
操作系統是檔案管理軟件運行的平臺，是檔案數據運行的最大環境。一要使用正版操作軟件；二要安裝正版殺毒軟件；三要及時升級系統，以防操作系統的漏洞被黑客所利用，造成檔案數據受到威脅。
五、努力提高區級檔案館服務保密工作
1.1檔案是企業文化建設的基礎和依據，并服務于企業文化建設。
檔案記錄著企業的成長，是企業發展的歷史長卷，記述和反映了企業文化建設的歷史，包含著企業發展過程中做形成的價值觀念、經營哲學和拼搏奮進的精神取向，而這些都是企業的文化建設的前提和依據。企業檔案的有效管理為企業文化建設提供了大量的歷史文獻和各種有效資料和素材，可為新時期企業文化建設提供借鑒和依據，同時營造了濃厚的文化氛圍并樹立了了企業良好的形象。而企業文化也是以檔案為依托，企業文化以檔案形式為表現，檔案多年的文化沉淀形成了企業文化，可以說，企業文化的建設離開企業檔案管理是無法完成的，二者相輔相成，相互促進。
1.2企業文化的發展也影響著企業檔案收集整理和鑒定工作。
企業文化作為整個企業的精神和靈魂所在，體現了企業的個性特征和獨特魅力，是企業管理活動的重要組成部分，指導著企業發展的方向。企業檔案是企業文化的組成部分，其存在價值在于滿足企業的發展需要。隨著企業的不斷發展，企業文化也會隨之不斷地完善，企業文化所體現出的價值取向的改變和發展也影響著檔案管理工作，也就是說企業文化若發生變化，企業員工受到企業文化的影響，在收集和整理企業檔案過程中，對企業檔案在收集管理和主觀鑒定，也會隨之發生相應變化。
1.3二者對企業的發展有著相同之處。
企業檔案管理和企業的文化建設都共同服務于企業管理工作，是企業管理工作的組成部分，他們共同致力于引導企業員工形成積極的價值取向，共同影響著企業的決策方向，對企業的發展有著推動作用。
2檔案管理對企業文化的作用和功能
2.1檔案管理工作促進了企業文化發展，企業檔案在企業的文化建設中體現了重要的價值和作用。
首先，企業檔案記錄了企業發展的成長史，是企業發展歷程的載體。它以文字、圖片、影響資料等呈現著企業成長的點滴，是企業可持續發展的重要資源和精神財富。其次，企業檔案突出了企業文化與眾不同的特色，使企業文化個性的塑造更具針對性。每個企業的發展，都有著自身與眾不同的發展過程，檔案沉淀著不同企業的不同的文化精髓，繼承者本企業的優良傳統，因此，各企業文化形成也各具特色，可以說企業的個性設計和形象塑造都離不開企業的檔案工作。最后，企業檔案為企業員工的文化教育培訓工作提供教材。檔案，取其精華去其糟粕，包含大量的歷史知識，是企業寶貴的精神財富，企業檔案最真實的記錄了企業在發展過程中的相關資料，如企業財務、材料工藝、經營狀況、文化建設等等重要內容，為企業對員工培訓和教育提供了必要的教材資料。也提高了員工的綜合素質，調動了員工的積極性，增加員工對企業的熱愛。
2.2企業檔案與企業文化具有相同的功能，他們工作服務于企業管理工作，是文化與經濟結合的產物，共同組成企業的精神文明建設
企業檔案對企業文化具有以下功能：a.導向功能，檔案工作收集之際便取其精華，擇取積極價值觀資料，將職工引導到企業的發展目標上來，因此企業檔案對企業文化具有導向功能。b.約束功能，企業檔案是企業文化的一部分，是企業的一種無形的文化力量，企業檔案的收集影響著企業文化的建設，并影響著企業的價值觀、行為準則、道德規范等，企業檔案和企業文化共同約束著員工和公司的行為。c.融合功能，檔案管理的收集工作，會將符合公司價值觀的信息搜集起來，使之融合，共同體現企業文化，同時融合職工的思想、行為，使之達成共性。d.凝聚功能，檔案工作推進企業文化，得到員工認同并凝聚人心，團結員工，使員工有歸屬感，從而使員工團結一心，共同為企業發展而奮斗。e.輻射功能，企業檔案使企業形成不同的企業文化，對外則代表不同的形象，并使其對外部有一種輻射力，既樹立了自我形象，又對整個文化建設產生了極大的影響。
3如何有效發揮企業檔案管理在文化建設中的作用
首先，做好檔案的收集工作，企業檔案的收集和累計是檔案管理的最基礎工作，也是企業檔案發揮作用的前提條件。檔案的本質屬性是它的原始記錄性，內容則是它的文化性，檔案資料要求真實、豐富。其次，規范檔案管理，改變傳統的檔案管理觀念和工作方式，增強管理人員的管理意識，重視企業各種檔案管理技術的開發利用，加強檔案的信息化管理，要充分利用當達的電子信息技術，提高管理效果和工作效率。積極引進專業的檔案管理人才，加強對檔案管理人員的培訓，提升檔案管理工作人員的素質，使檔案管理工作更專業化。最后，要定期的反饋工作，定時公開企業檔案。使其自身不斷完善，檔案部門有必要定期對自身工作進行反饋，而企業是由每一個員工的辛勤勞動構成的，因此員工有權利了解企業檔案的內容。要加強企業檔案工作的透明度，是企業的每一個員工都能定期的了解到企業檔案和企業的發展狀況。員工在了解的相關信息后對企業的信任度加強，工作時會更加努力。此外，檔案的管理方法也應當與時俱進，開拓創新，并始終堅持以人為本的原則，在對大意義上實現檔案管理工作對企業經濟發展和員工利益最大化服務。
4總結
關鍵詞：公共文化；服務體系；公共檔案館；建設
公共檔案館作為一種公益性文化單位，既肩負著參與公共文化服務的重要職責，又承擔著滿足廣大人民群眾公共文化權利需求的重要作用。如何正確認識公共檔案館有效參與公共文化服務體系建設的內涵以及公共檔案如何有效參與公共文化服務體系建設，已成為當前公共檔案館建設急需解決的重要問題。
一、公共檔案館參與公共文化服務體系建設的內涵
公共檔案館是一種政府承辦的公益性的文化單位，是服務廣大人民群眾對公共社會信息檔案查詢和利用的重要載體，它能夠在一定程度上全面反映公共資源和社會歷史風貌，通過為公共群體提供服務實現公民的文化關懷和文化享有的公共權利。公共文化服務體系建設工作是我國文化體制改革的重要舉措，而公共檔案館參與公共文化服務體系建設則是踐行這一舉措的重要途徑之一。
（一）公共檔案館服務的對象和目的
公共檔案館是檔案館的一種類型，最大的特征就是公共性。因此，公共檔案館就是為社會廣大人民群眾提供館藏資源服務的機構，其服務對象就是全體公民。公共檔案館在滿足公民對館藏資源查詢利用的同時，也在通過各種方式和途徑向人們傳播檔案文化，進一步確立公眾的文化權利。公眾的文化權利的確立和行使，要求公共檔案館要開展公共文化服務，并要參與到社會文化服務體系建設之中，因此，積極傳播檔案文化和維護公眾的文化權利，是公共檔案館參與公共文化服務的根本目的。
（二）公共檔案館服務的特性
公共檔案館服務的主要特征是公共性與服務性。公共檔案館的服務內容是以檔案資源供給為主，這種檔案資源具有公共物品的屬性，在查詢和利用工程中不會產生利益性競爭，公共檔案館無法通過市場效應來調節公眾對檔案的使用率，而公眾也無法通過交易途徑來謀得檔案資源的占有和使用。從公共檔案館的確立和定位來看，公共檔案館服務的是全體公眾而并非特定群體。因此，公共檔案館應改變傳統的服務方式，深入貫徹為人民服務的工作宗旨。
（三）公共檔案館服務的原則
公共檔案館作為一種檔案收藏的場所，它不僅是對政府和社會重大事情的記載，而且也記載了廣大公眾的普通歷史事件，它是一個相對廣泛的承載社會、國家及個人文化積累于一體的文化事業機構。公共檔案館的館藏資料是對歷史的客觀反應與公正表達，它揭示了人類追求公平正義的現實寫照，因此，公共檔案館的定位與性質決定了其要遵循公平正義的原則服務社會。
二、公共檔案館參與公共文化服務體系建設的意義
（一）有利于公共文化服務體系的建構
公共文化服務體系的建構是一個相對復雜的系統工程，它會涉及到公共圖書館、藝術館、文化館、展覽館、紀念館、公共檔案館等部門或機構。缺少了公共檔案館的參與，公共文化服務體系就不是一個完成的體系，公共檔案館在社會發展過程中的歷史文化積累、保存、沉淀，是其它任何部門都無法取代的，同時它為公共文化服務體系建構的支撐力量也是不可小覷的。因此，政府在建構公共文化服務體系過程中，要充分重視公共檔案館服務職能的發揮。
（二）有利于公眾基本文化權利的保障
建構公共文化服務體系的一個重要內容就是要保障公眾的基本文化權利，公共檔案館在提供文化服務時，對公眾的基本文化權利需求的滿足具有不可推卸的重要責任。公共檔案館的建立與運行，不僅僅是政府設立的一個供廣大人民群眾查詢和利用檔案資源的服務機構，同時公共檔案館作為一種開放式的、服務大眾的文化制度的形成，它在一定程度上保障了公眾基本文化權利的行使。
（三）有利于公共檔案事業的長足發展
政府不僅是公共文化服務體系建設的主體，而且也是促進公共檔案館發揮文化職能的中堅力量。因此，政府在建設公共文化服務體系時，必然會加大公共事業的資金投入，同時也會制定并出臺一些相關文件政策。這樣不僅能夠提升公共檔案館參與公共文化服務體系建構的積極性，同時也為公共檔案館有效合理發展提供必要的支持和保障，從而促進公共檔案事業的長足發展。
三、公共檔案館參與公共文化服務體系建設的策略
（一）加強公共檔案館與其它文化部門的融合
在公共文化服務體系建構的過程中，需要各個文化部門相互支持、相互融合，這樣才能夠促進公共文化服務功能的有效發揮。公共檔案館作為一種法定的公共事業文化單位，它既具有一般文化事業機構的共性，也具有屬于其自身特色的專屬屬性。它與其它文化機構之間既存在關聯，又存在不同。只有將處于文化邊緣地位的公共檔案館地位提升起來，才能夠激發公共檔案館發揮其應有的文化服務能力。因此，政府部門要統籌規劃，明確和規范各個文化部門的職責與權力，使公共檔案館能夠與其它部門在公共文化服務體系建構的過程中相互融合、相互支撐，同時要竭力打通公共檔案館與其它文化部門之間的隔閡，凝聚服務社會公眾的文化合力。
（二）豐富公共檔案館的館藏資源
館藏資源的多少直接決定了公共檔案館的綜合實力和文化服務供給能力。隨著社會的快速發展，公眾對檔案館藏資源使用的需求日益提升。然而，受傳統歷史的影響，我國很多公共檔案館館藏資源匱乏、內容與形式單一，館藏結構不夠合理，大多館藏資源記錄的都是政府政務工作與重大的歷史事件等。而那些反映廣大人民群眾生活和特色事務的記載相對較少，難以滿足公眾的文化服務需求。公共檔案館要承擔起公共文化服務功能，必須要豐富館藏資源，優化館藏結構，逐步貼近公眾日常生活。其中公共檔案館要加強與公眾密切相關的民生檔案建設，收集和完善公眾戶籍、婚姻、醫療等檔案資料。同時還要建構與當地歷史發展相結合的特色館藏資源建設，如風景名勝、人文歷史、風俗習慣等，既能夠傳承本土歷史文化發展，又能夠滿足外地游客的文化需求。
（三）深化公共檔案館的服務舉措
公共檔案館為公眾提供文化服務和文化產品供給，效果的好壞最終取決于公眾對館藏資源的利用率和利用滿意度。然而，與其它公共文化部門相比，公共檔案館有很多不方便之處，如地理位置相對偏僻，節假日不對外開放、傳統化辦公模式等等。因此，公共檔案館在參與公共文化服務體系建設時，要改變原來的不便之處，在保證豐富多樣的檔案館藏資源的同時，積極優化相關的服務舉措。首先，政府部門要規劃好公共檔案館的選址與建筑，要選擇公眾比較密集的生活休閑區，同時還要兼顧與其它公共文化部門的協調與設置，使某一區域能夠滿足公眾對不同文化產品的查詢與利用。其次，要合理布局公共檔案館的內部陳設，依據檔案分類規律的同時，也要兼顧公眾的個性化需求。最后，要合理安排館藏開放時間，利用信息技術實現自動化辦公模式，突破時空限制，滿足公眾的切實需求。
（四）提升公共檔案館隊伍的綜合素能
檔案管理隊伍綜合素能的高低，在很大程度上決定了公共檔案館的文化服務水平和服務質量。公共檔案館要參與公共文化服務體系的建設，必須要抓好館員隊伍建設。一方面，公共檔案館要從年齡結構、學歷結構、知識結構、能力結構等方面優化檔案管理隊伍，在提升專業檔案管理素質的同時，要強化以人為本的服務理念和服務方式。另一方面，公共檔案館要實行“兩條腿”走路的檔案人才管理模式，即引進適合現代化檔案管理人才，增強檔案管理實力；加強對已有管理人員的進修與培訓，不斷提升檔案管理隊伍的綜合素能。
參考文獻：
[1]蘇君華.公共文化服務體系建設中公共檔案館的功能定位研究[J].檔案建設，2013.5.
中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4117（2011）09-0066-01
在當前信息社會的不斷發展下，傳統的檔案管理方式、方法體制已經不適應當今社會的發展，檔案的信息化建設勢在必行。檔案信息化不僅是發展趨勢，也是檔案信息服務社會的最佳技術手段和實現途徑。因此，作為檔案管理工作人員，必須改變觀念，提高對檔案信息化得認識水平，逐步實現檔案工作規范化、信息化、現代化，為企業和社會提供更系統、更便捷，也更有價值的檔案信息資源。
一、加強檔案信息化建設的重要性
（一）檔案信息化有利于保護檔案原件。相比傳統的檔案保存方式，檔案的信息化的優勢一目了然，它可以避免檔案原件被過多使用、年代久遠或者人為原因而造成損壞，避免重要資料丟失的風險。每個企業在不同的發展過程和不同時期中都有一些有特定意義或者珍貴的歷史資料，如果將這些資料運用先進的信息處理，將它以電子文件的形式存儲在計算機中，就能更加有效的對原件進行保護。
（二）檔案信息化有利于信息資源的整合和共享。檔案信息化得優勢還表現在對資源的整合和共享上，企業檔案資源的一個目的在于整合檔案資源，擴大其應用程度和應用范圍，如果將檔案經過信息化處理后，利用企業內部的局域網就能輕松的實現這一目的。而且，電子文件比檔案原件更易于導航，更有利于企業各部門瀏覽，并保持隨機存取，提高了檔案原件的利用率，最大限度地實現檔案信息資源共享。
（三）檔案信息化使檔案的檢索和使用更加快捷方便。傳統的手工查詢資料，要耗費檔案管理人員大量的時間和精力，有時候還找不到所需資料。檔案的信息化就能很好的解決這一問題，它包含快捷的查詢系統，采用了電子目錄和電子文檔，在查找時只需輸入關鍵詞，相關資料信息就可完全的展現在你的面前。企業的各部門只要有需要，就可以不費事、不費力的獲取更為系統和全面的信息。
二、經過一定的實踐和宣傳，很多企業已經意識到了檔案的信息化管理的重要性
下一步檔案信息化建設的目標則是進一步整合企業檔案信息資源，而在檔案的信息資源整合過程中，遇到一些比較突出的問題：如操作人員的綜合素質不高、對檔案的重視程度不夠、乏統服務意識和管理制度不健全等等。筆者認為應在以下幾方面進行加強：（一）提高檔案管理人員的綜合素質水平。著計算機技術在檔案管理工作中的應用和發展，對檔案管理工作提出了更高的要求，同時，也對檔案管理人員在更新知識、加強計算機操作等方面也都提出更高更新的要求。而以前原有傳統的業務知識、操作方法和管理手段，已不能適應新時期、新形勢的需要。因此，這就要求檔案管理人員，必須更新原有的檔案管理知識，了解檔案信息化的內容，而且還要有一定的計算機操作水平，以便適應新時期檔案管理現代化的需要。
（二）完善檔案管理工作標準和規范。制定和實施檔案工作標準和規范，是檔案信息化管理工作的需要，也是提高工作質量和效率的需要。實現企業的檔案信息化，一方面可以將企業的檔案通過掃描等技術手段轉化成計算機可識別和處理的數字化信息，另一方面可以通過人工輸入，但不管是通過檔案數字化還是人工輸入文件，都應該堅持規范性原則，根絕檔案管理工作的流程，制定出相應的標準。只有這樣才能使檔案的歸檔和數字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實現有序化、標準化和規范化，避免出現各自為政，互不兼容等現象發生。
（三）做好檔案管理工作，強化服務意識。檔案管理人要強化服務意識，樹立工作就是服務的理念，把提高服務標準和服務質量、端正服務態度作為工作的出發點和歸宿。在檔案的信息化管理過程中，要及時錄入已簽發文件，并按照檔案類別進行歸檔，這樣才能更好的發揮檔案信息資源的作用，以便企業各部門的查詢。同時，還要利用工作經驗進行創新，研究新的管理方式，只有這樣檔案的信息工作才能更好的為企業服務。
（四）更新觀念，多渠道開辟檔案信息資源。要重視收集對企業發展關系比較大的檔案信息，要收集與企業檔案有聯系的各種資料，對枚關企業生產經營決策的信息資料也要注意收集，要拓展收集信息的深度和廣度。要重視國家對企業的政策信息的收集，并及時更新，同時，要以市場為導向，挖掘各種適銷對路的檔案信息。如果檔案人員能在這些方面為企業及時提供真實、詳細的檔案資料，就會為企業的正確決策提供有力的支持，其為企業提供的服務就是高級的信息服務。
（五）加強橫向聯合，為檔案信息共享做好鋪墊。要在企業內部統一檔案的管理方式，對檔案要根據類別進行統一的編號，規范主題詞的運用，這樣有利于分類查詢。對于以前不同類別的文件沒有實行統一編號的檔案要進行更新，做好升級轉換工作。要收集和保管好相關的應用程序和歷史數據，以便將來能為企業各有關部門查閱和利用。
1.建設重視程度不高
就當前的情況分析，雖然大多數人已開始認識到廣播電視大學檔案管理是學校進行管理的重要環節，但是依然沒有得到學校各級領導的高度重視，且其均沒有從思想上意識到信息化建設對檔案管理的重要性，而是片面地把工作重心偏向于學校教學管理及經濟效益上。加上許多的檔案工作者均不是專業人士，因此思想上對于檔案信息化建設的認知度還不夠，導致對檔案工作的細心不足，使得檔案的信息化建設無法有效開展。
2.建設資金投入力度缺乏
廣播電視大學的檔案信息化建設在起始階段需投入一定的資金用于基礎設施建設方面，以形成信息化的管理環境，然而許多大學卻過分地強調科研建設等方面，且科研方面的經費比重偏高。而在基礎設施方面均使用一些嚴重老化或瀕臨淘汰的設備，嚴重阻礙了現代信息技術與檔案管理的相互協調發展，進而使得廣播電視大學的檔案管理信息化建設不能得到實質性進展。
3.建設制度規范化不足
廣播電視大學的檔案大多來源于學校各個學院和管理部門，然而當前各部門的檔案管理缺乏規范化，沒有一套完整且適用于信息化發展的采集、整理、儲存及借閱制度。此外，學校收集檔案的過程也缺乏系統性，沒有實現較高水平的現代數字化管理，因而無法對檔案信息資源進行更深層次的開發利用，導致最終嚴重影響學校檔案管理的成效。
4.建設標準化薄弱
由于學校對檔案管理信息化建設的態度不夠端正，致使管理工作分散性和隨意性明顯，嚴重缺乏必要的統籌性和協調性，造成檔案管理信息化的標準化建設水平下降，從而阻礙檔案管理信息化的建設步伐。此外，檔案管理信息化人員素質的低下以及技術保障的缺乏，同樣是廣播電視大學管理信息化建設中需要解決的問題。
二、廣播電視大學檔案管理信息化建設的建議
1.積極轉變思想觀念
思想決定行為，廣播電視大學需正確認識到檔案管理信息化建設的重要性，并積極投身于檔案管理信息化建設中。一方面，廣播電視大學的領導應轉變其傳統觀念，高度重視檔案管理的信息化建設，將廣播電視大學的檔案管理工作與學校的科研、教學工作一同納入學校的未來建設發展規劃中，且應該適應現代社會發展的需要;另一方面，廣播電視大學的領導應該認真聽取相關工作人員對當前的工作匯報，加大對信息化建設物力、人力的投入，并加強基礎設施建設，適應現代信息化發展需求的同時，為檔案管理者營造融洽的工作氛圍。而檔案管理者不僅需做好本職工作，而且還應加大關于檔案管理信息化建設的宣傳力度，可號召師生共同加入建設隊伍，并向其詳細講解檔案及相關法規，從而提高師生對檔案的認知度，使其充分意識到檔案的重要性［1］。
2.切實加大資金投入
對于檔案信息化建設，技術設備是最重要的基礎因素。首先，廣播電視大學需投入一定的資金以配備性能良好、質量可靠的硬件設施，從而防止受到輻射、電磁干擾等影響;其次，還可設計開發或者采購通用型的檔案管理軟件，使辦公自動化的系統與檔案信息化建設融會貫通;最后，廣播電視大學的檔案管理者還應加強安全警惕，嚴格按照《全國檔案信息化建設實施綱要》的要求，采用防火墻、身份認證、數據備份等安全措施進行防護，時刻做好防范黑客攻擊的殺毒防毒工作，以確保計算機網絡的正常運行，從而維護檔案安全［2］。除此之外，學校還應在硬件保護工作和數據備份的工作方面加大力度，以便發生故障時可第一時間進行處理與恢復工作。但是在資金的使用方面需科學規劃，學校可將科研、教學等信息化建設與檔案信息化建設進行有機結合，形成一種集成綜合優勢，使有限資金發揮更大效用，進而實現學校的全方面建設與檔案信息化建設共同進步與發展。
3.規范檔案管理制度
首先，學校需科學制定統一標準，使檔案信息化建設有據可循和有序發展;其次，有效構建廣播大學檔案信息體系，使檔案更加完整有序，而且更方便進行查閱工作;最后是改變“輕利用，重保存”的傳統思想觀念，通過實施檔案管理信息化建設，將檔案信息服務不斷延伸至知識服務及實際的管理工作中。這不僅給學生和學校的教職員工提供檔案利用的服務，而且通過檔案信息化建設平臺為社會各個方面提供具有價值的檔案信息服務，使廣播電視大學的檔案信息管理可和社會的各個部門及各個方面間形成檔案信息資源共同分享的開放局面。
4.建立規范標準體系
檔案信息化建設的前提是基礎工作的標準化與規范化，學校應全面推進標準規范化的制定與執行，加強相關的法制法規建設，從而實現檔案信息可資源共享的目標。就廣播電視大學檔案管理信息化的標準建設而言，需從內部協調與宏觀調控兩大方面著手。內部協調針對的是廣播電視大學本身，對學校自身而言，檔案管理部門需積極配合并參與電子校務建設，且在整個建設過程中進行有效協調檔案管理信息化與電子校務間的關系，使其不沖突且可有效銜接，這不僅很大程度地減少了收集電子檔案信息的繁雜程序，而且可通過網絡共享這一有利平臺為學校其他部門提供高效服務。宏觀調控則是在現有規范和標準的基礎上，進一步完善檔案管理信息化的標準體系建設，同時加強對各大院校的指導與監督，從而確保其檔案管理信息化建設的有利進行。與此同時，檔案信息化的建設已越來越多采用光盤或磁盤將文件資料進行歸檔，傳統的分類方法、檔案整理及記錄標準均無法完全適應，因此這就更加需要廣播電視大學根據新的標準制定出系統的規范化體系，并切實推動檔案管理的信息化、規范化、標準化建設。
三、結語
隨著計算機技術的不斷發展，各種辦公應用軟件不斷出現，為實現辦公管理的智能化以及自動化提供了良好的基礎。對于檔案管理而言，計算機技術以及信息技術同樣帶來了新的變革，檔案數字化管理已經逐步成為檔案管理的主流形式。檔案數字化管理技術，主要是通過將文字、圖像視頻、聲音等資料或者是紙質檔案資料的掃描文件經過編輯處理后存儲在數據庫中的技術。在檔案管理工作中應用數字化技術，不僅可以對傳統的檔案管理工作流程進行優化整合，同時能夠有效的擴大檔案資料容量，降低檔案資源管理成本投入，提高檢索查閱的服務水平，對于創新檔案管理體制，推動檔案管理工作的發展具有重要的作用。
1、檔案數字化管理工作的技術優勢分析
（1）有助于優化檔案歸檔管理程序。在信息技術時代信息量高速增長，檔案管理工作任務量日益繁重，由于數字化的檔案管理體系能夠確保信息收集傳遞渠道的快捷暢通，因此能夠及時的將這些檔案管理歸檔保存，可以大幅提高檔案歸集整理效率。此外，通過數字化的檔案管理體系，可以通過信息網絡進行檔案資料的及時傳遞，進而實現檔案資料的遠程歸檔管理。
（2）降低檔案管理的成本投入。傳統的檔案管理工作主要是由人工對紙質檔案資料進行整理歸檔，這種粗放的檔案管理模式，所耗費的檔案管理辦公費用是巨大的，隨著信息量的增大只能通過增加辦公人員來完成檔案管理任務。通過檔案數字化管理體系建設，檔案的載體形式轉變為存儲盤、光盤以及服務器，有效的節約了檔案管理費用與占地空間，因而能夠降低檔案管理辦公成本以及庫房管理成本，提高檔案管理經濟效益。
（3）有助于檔案資料的檢索查詢。數字化的檔案管理體系取代傳統的人工紙質檔案管理模式之后，檔案資料的統計工作效率以及工作質量得到了大幅提高。同時由于數字化的檔案管理體系都配套建設了數據庫以及共享網絡平臺，因此有助于檔案資料的在線傳輸、交流以及檢索使用。此外，檔案資料管理數字化可以實現檢索的智能化，檔案資料的檢索效率、檢索范圍得到了拓展，有助于提高檔案資料的利用水平。
（4）有助于檔案資料的及時更新。數字化的檔案管理體系實施，檔案資料的歸集整理效率大大提高，而且全過程都是采用計算機進行信息數據資料的處理，因此能夠優化檔案資料信息系的工作程序，各種檔案資料可以及時上傳至數據庫，因而可以大幅提高檔案資料的時效性。
2、數字化檔案管理體系建設的制約問題分析
（1）硬件以及軟件體系建設水平落后。開展檔案數字化管理體系的建設離不開硬件以及軟件設施的支持，但是由于部分單位的檔案管理經費投入不足，計算機配置數量不足、機房建設水平落后，網絡設備缺乏，造成了檔案數字化管理體系建設工作推進遲緩。其次，在軟件系統設施的建設上，對于檔案數字化管理系統軟件的選擇把關不嚴，檔案數字化管理系統軟件功能不全，數據資料檢索查閱困難，造成檔案數字化管理體系整體建設水平較低。
（2）數字化檔案管理系統軟件與辦公管理軟件的兼容性較差。由于檔案資料主要是在企事業單位或者是高校科研機構的業務、管理活動中形成的資料文件，但是由于辦公管理系統與檔案管理系統未能有效的兼容，在信息資料數據格式以及信息傳輸渠道上還存在較多問題，電子檔案資料無法直接由管理系統傳遞至檔案管理系統進行歸檔保存，這不僅增加了中間不必要的處理環節，同時也制約了檔案信息資料在兩套系統之間的數據共享。
（3）檔案數字化管理的安全影響因素較多。檔案數字化管理體系的建設雖然有助于電子檔案文件資料的傳遞、整理以及歸檔保存，但是同時也存在著較多的安全風險因素。例如電子檔案資料文件對于存儲硬件設備依賴較為嚴重，如果存儲設備不穩定則會造成數據信息資料的丟失。此外，由于電子檔案數字化體系中軟件系統容易被木馬或者是病毒破壞，造成數據文件丟失、損壞等問題的發生。
（4）檔案管理工作人員能力水平不高。建設檔案數字化管理系統，對于檔案管理工作人員的綜合能力水平要求較高，但是現階段由于管理部門對于檔案管理工作重視程度不足，檔案管理工作人員未經過系統的教育培訓，檔案管理業務知識理論基礎不足，對于計算機以及檔案管理系統軟件的應用能力較差，制約了檔案數字化管理體系建設的順利開展。
3、檔案數字化管理體系建設措施研究
（1）強化檔案管理部門硬件以及軟件系統等基礎設施的建設，為檔案數字化管理體系建設提供良好的基礎。檔案數字化管理體系的建設，離不開各項軟硬件等設施的基礎，因此應該將硬件設施支撐、軟件系統以及網絡工程等內容的建設作為檔案數字化管理體系建設的基礎工作來開展。首先，對于檔案數字化管理體系硬件設施的建設，應該增加資金投入確保機房、計算機、辦公設備以及網絡通信設備的齊全，強化硬件環境的建設質量。其次，應該根據單位檔案管理工作的實際情況，選擇功能齊全、適用性強以及兼容性較好的專業軟件作為檔案管理系統軟件，同時結合單位內部的辦公網絡共建檔案管理網絡平臺。通過完善的軟硬件系統設施建設，推動檔案數字化管理體系建設工作的順利開展。
（2）規范標準的建設檔案數字化管理系統。對于檔案數字化管理系統的設計，應該綜合分析檔案專業管理要求、信息傳遞要求，完善功能設計以及系統模塊設計。首先在檔案數字化管理系統功能的設計上，應該確保具有檔案資料歸集整理、組卷編目、檢索查詢以及匯總統計等功能。對于檔案數字化管理系統模塊的具體設計，應該涵蓋檔案資料文件管理、立卷管理、檔案著錄、檔案利用、打印輸出、系統設置等功能模塊，同時針對資料信息管理必須設置好輸入、查詢、編輯以及歸檔工具提供能，以便于資料的及時更新。對于檔案資料的檢索查詢功能模塊，應該提強將檔案資料的發文號、文件名稱、文件生成日期、發文單位及備注作為檢索要素，同時設置權限界定，以便于為經過授權的檢索使用者提供全面準確的服務。
（3）強化對于檔案數字化管理體系的安全管理。由于檔案數字化管理體系需要將大量的檔案信息資料置于數據庫以及網絡共享平臺之中，因此檔案資料的管理也存在著較多的安全隱患，必須這些信息資料進行全面的安全防護。首先，對于重要的檔案信息資料以及數據文件，應該進行多次備份處理，并置于不同的存儲設備或者是數據庫之中進行資料的保存。其次，對于檔案數字化管理體系的網絡環境應該進行凈化處理，通過安裝安全防護軟件，并設置好防護墻的訪問設置等措施，避免由于病毒或者是木馬程序造成數據庫的破壞。第三，對于涉及到單位商業機密或者是重要的科研資料，應該做好檔案資料文件的加密處理，對這些資料采用專業的密鑰技認證技術進行保密處理，同時在網絡平臺上嚴格設置訪問權限，避免涉密資料泄密問題的發生。通過這些措施，確保檔案數字化管理體系的安全可靠，為檔案數字化管理體系建設提供良好的基礎。
（4）提高檔案管理工作隊伍的整體素質水平。在知識經濟時代，各個單位的信息量成指數形式的增長，檔案管理工作任務量大大增加，同時隨著數字化檔案管理工作的應用實施，對于檔案管理工作人員的能力水平也提出了較高的要求。為了確保檔案管理工作的順利開展，在檔案管理工作隊伍人才結構的設置上，應該選擇檔案管理業務知識涵養深厚，同時又能夠熟練使用計算機以及軟件的復合型人才充實到檔案管理工作隊伍之中，以對人才結構進行優化。其次，應該重視相關業務知識、軟件應用能力以及分析能力的系統培訓，作為知識密集型的管理崗位，必須全面的提高檔案管理工作人員的能力水平。
[關鍵詞]檔案管理；信息化建設；深圳市；公園管理中心
檔案管理屬于一種附有管理和政治以及服務等方面性質的管理工作，其并非創造物質財富之生產工具，而是歷史文件之科學管理，其于單位管理體系別重要。在當前經濟條件下檔案管理愈加專業化，信息技術為檔案管理帶來了新的挑戰與機遇。檔案管理工作應當跟進信息化時代需求實現檔案管理信息化。
一、檔案管理信息化建設的意義
（一）實現檔案管理的信息化是時代的必然選擇
檔案信息化管理是檔案工作適應社會信息化發展的必然要求，是全面提升檔案工作為社會服務能力的必然選擇。近年來，檔案部門大力推進檔案管理信息化建設，力圖使檔案工作與社會發展同步。尤其是計算機管理廣泛應用于各類單位管理的方方面面，在各項管理活動中，電子文件以其快捷的辦公速度和傳遞速度，逐步取代了紙質文件。因此，如何加強檔案信息化建設，是做好檔案管理工作的關鍵。要加強檔案信息化建設，就要了解檔案信息化建設的相關內容，以便有針對性地做好這方面的工作。特別是作為才成立四年的深圳市公園管理中心，如何能夠將29個公園的“老”檔案管理好，管理到位，就更需要信息化技術來做保障，只有實現檔案管理的信息化，才會讓單位的一些“老”檔案煥發“新”生機。
（二）實現檔案管理信息化可以降低管理成本
檔案管理實現信息化的路徑給檔案管理創造了極大的方便，譬如在提升工作效率以及節省工作時間等方面。檔案管理的信息化指的就是檔案管理的形式由過去以檔案實體保管為主，轉變為以檔案實體借助信息化模式面向社會提供服務為主。信息技術主要運用于計算機與網絡方面，實現檔案管理信息化，能夠對檔案資源實施分類和提取，可提升檔案管理效益。同時在實現檔案實體的信息化過程中，要做到一方面單位內部應當保障文檔的一體化，讓檔案同文件保持一致性。另一方面，檔案管理部門應當對網絡實行密碼控制，及時對網絡安全實施測評與安裝殺毒軟件等手段來保障檔案的安全。較比以往傳統的檔案資料，電子檔案則更加方便保存、整改與查詢，同時，能夠使用網絡實施快速傳遞，從而提升檔案管理的使用效率，減低檔案管理的成本。[1]
二、實現檔案管理信息化的路徑
（一）建構科學可行的總體規劃
檔案管理信息化是提升檔案信息服務水平的必由路徑。在構架檔案管理信息化之總體規劃時，應當本著服務于發展方向的戰略理念。在研究本身的特點與發展方向的基礎上，實施深入研究與科學論證，建構出切合實際的檔案管理信息化長期規劃與短期計劃，構架一個規模比較龐大的網絡管理模式，推進檔案信息化健康發展的進程。此外，應當關注系統實際運用的效果，注重系統對開展信息服務的目標積極態勢，不斷突出系統之靈活以及可擴展性，為將來發展留下拓展空間。[2]早在2012年，公園管理中心就下發通知要求中心本部各部室按照《市公園管理中心綜合檔案管理框架方案》所列明細，收集、整理和移交本部室2010年中心組建以來的各類檔案材料。對已建立檔案管理庫房并實現檔案綜合管理的公園，須按照《深圳市檔案分類方案編制規則》，繼續做好本公園2012年度檔案整理、歸檔等工作。同時，按照“先統計數量，后移交歸檔”的程序，2013年實現公園所有歷史檔案全部移交中心統一管理。這個檔案管理的總體規劃，從目前運行結果看，效果非常不錯。
（二）構建檔案信息網站
互聯網遍布世界各地，檔案管理自然也應打破傳統善于創新，與時俱進。能夠結合本單位的實情建構局域網，促成資源共享。檔案網絡建成后，能夠發揮網絡自身的優勢，快捷完成檔案之現代化信息管理與調用。此是檔案管理實現信息化的核心目的，并且也是檔案數字化的主要標志與手段。在檔案信息化建構中，要把檔案的管理系統融入到整個管理信息系統之中，構成一體化系統，將本單位各個機構的信息統籌歸納進去，促成資源共享，從而取得檔案管理的綜合與系統成效。此外，還要選用那些利用有升級與開發能力之檔案信息管理系統，此是實現檔案管理信息化的一個重要條件之一。只有軟件適宜了網絡管理的要求，具備完善的檢索功能，才能有效發揮電子計算機互聯網之優勢。
（三）穩步推進信息資源數字化
