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第1篇

關(guān)鍵詞： 高校畢業(yè)生檔案 存在問題 反思

一

人事檔案是記錄一個人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風等個人情況的文件材料，起著憑證、依據(jù)和參考的作用。其中高校畢業(yè)生的檔案是個體人事檔案的重要組成部分。當學生從學校畢業(yè)后，就從學生人的身份轉(zhuǎn)換成社會人的身份，面臨參加養(yǎng)老保險、轉(zhuǎn)正定級、考研、出國、考公務員，甚至于工齡和退休金的計算等與自己切身利益密切相關(guān)的問題，而這些問題都直接與高校畢業(yè)生的檔案記載內(nèi)容掛鉤。

高校畢業(yè)生的人事檔案是由畢業(yè)生的學籍檔案轉(zhuǎn)換而來的，高校畢業(yè)生的學籍檔案主要是指通過參加全國統(tǒng)一考試并被錄取的大中專學生的檔案。它主要由以下幾部分組成：學生的入學材料、高校畢業(yè)生登記表、綜合測評表、學籍卡、組織關(guān)系及學生在校的獎懲情況等。學生在校期間的這些材料共同組成了其學籍檔案，當學生畢業(yè)后，由學校就業(yè)主管部門根據(jù)學生的實際就業(yè)派遣情況在其學籍檔案中放入畢業(yè)生報到證，并由學校相關(guān)部門通過專門機構(gòu)——機要局轉(zhuǎn)遞給畢業(yè)生的就業(yè)單位的人事部門或其委托的相關(guān)的人才交流機構(gòu)。這時，學生的學籍檔案才正式轉(zhuǎn)化成其人事檔案，這個轉(zhuǎn)化必須通過畢業(yè)生與用人單位或委托的人才交流機構(gòu)簽訂相關(guān)就業(yè)協(xié)議，并履行相關(guān)畢業(yè)程序并取得報道證后，才能最終得以實現(xiàn)，并標志著畢業(yè)生由學生人轉(zhuǎn)化為社會人。

二

當前高校在畢業(yè)生檔案管理方面主要存在以下幾方面的問題：

1.畢業(yè)生檔案材料內(nèi)容的不完整性。首先，畢業(yè)生檔案材料的來源渠道非常廣泛。除學籍卡來源于教學管理部門外，其他材料主要來自于各教學院系、相關(guān)職能部門和學生本人，這些材料主要涉及學生在德智體美勞等方面的素質(zhì)材料，內(nèi)容繁雜，數(shù)量龐大，在收集過程中非常容易產(chǎn)生片面或者重復的現(xiàn)象。其次，畢業(yè)生檔案材料的收集時間跨度大。從學生入學之初的初高中學籍檔案，到學生在高校期間各學期的學習記錄、綜合素質(zhì)測評、直至最后的畢業(yè)生登記表和鑒定表，這個跨度至少要3到4年的時間，學校經(jīng)手人可能更替，從而造成材料的缺失，不利于學生檔案的完整和統(tǒng)一。最后，畢業(yè)生檔案材料的內(nèi)容完整性、延續(xù)性強。有的學生是團員，可檔案中缺少了中學時期的入團志愿書；有的是學生黨員，卻缺少入黨申請書和轉(zhuǎn)正報告；有的學生在畢業(yè)生登記表獎勵一欄中，寫了不少榮譽，但在檔案中沒有這些榮譽的獎勵證明材料；材料的不延續(xù)和不完整，容易給人造成材料不實的印象。

2.檔案的保管和轉(zhuǎn)移過程中的不規(guī)范性。首先根據(jù)國家相關(guān)政策，畢業(yè)生畢業(yè)后暫時找不到就業(yè)單位的，其檔案可免費由學校保存兩年，暫時保存在學校。這就造成每年畢業(yè)季，因為擇業(yè)過程中的種種問題，很多畢業(yè)生都會要求暫時將檔案保留在學校，這些學生往往對畢業(yè)生檔案的重要性認識不足，很多學生并沒有按要求在一到兩年后轉(zhuǎn)移走自己的檔案，日積月累，越來越多的檔案會積壓在學校，使得本就有限的檔案庫房不能承載，檔案管理人員不勝重荷，難免會造成疏漏；其次，由于學校機構(gòu)調(diào)整，檔案管理人員的不穩(wěn)定性，難免個別檔案管理人員責任心欠缺，從而在檔案收集和保管過程產(chǎn)生失誤，造成學生檔案的損壞或遺失，給學生就業(yè)和今后的調(diào)動、晉升造成無法挽回的損失；最后，由于個別檔案管理人員的政策性不強，有時會為了圖省事，不是通過機要局這一專門的途徑流轉(zhuǎn)畢業(yè)生檔案，而是將檔案通過快遞、EMS等方式寄送學生檔案，更有甚者直接將檔案交給學生，從而出現(xiàn)學生自帶檔案的現(xiàn)象，這些不規(guī)范的檔案流轉(zhuǎn)，就更容易出現(xiàn)畢業(yè)生檔案的損壞或遺失，將會給學生日后辦理相關(guān)手續(xù)帶來諸多麻煩。

3.畢業(yè)生檔案材料的不規(guī)范性。首先是由于大多數(shù)學校對檔案材料的用紙、書寫及格式?jīng)]有明確的規(guī)定，造成歸檔的檔案材料有的用A4紙張，有的用16K紙張，造成畢業(yè)生檔案裝訂的不齊整；其次是書寫不規(guī)范，有的學生的入檔材料甚至用圓珠筆書寫，這些用圓珠筆書寫的材料一般幾年后就變得模糊，會給日后檔案保存帶來很大的困難；最后，學生的獎懲材料，甚至有的學生的《畢業(yè)生登記表》中都會有公章和系部意見的現(xiàn)象。

三

為了避免以上問題的出現(xiàn)，高校需要從以下幾個方面進行反思：

1.高校要加強對畢業(yè)生檔案工作的重視，從人財物等方面積極支持畢業(yè)生檔案工作。從院系、到學校都要配備固定的畢業(yè)生檔案管理人員；配備專門的畢業(yè)生檔案室或庫房；做好相關(guān)工作的獎懲條例，充分調(diào)動相關(guān)工作人員的積極性。

2.高校要加強畢業(yè)生檔案管理的制度化建設工作。明確畢業(yè)生檔案管理的條例、分工及職責，并要嚴格按照《檔案法》的要求，規(guī)范畢業(yè)生檔案工作。

3.加強檔案管理人員業(yè)務素質(zhì)和責任心的提升，確保檔案材料的質(zhì)量。要求檔案管理人員有愛崗敬業(yè)的精神，積極鉆研檔案管理相關(guān)業(yè)務，規(guī)范畢業(yè)生檔案的流轉(zhuǎn)；同時，要不斷提升責任心，本著為學生服務的宗旨，確保畢業(yè)生檔案材料的規(guī)范與完整。

4.加強對畢業(yè)生的教育，讓學生充分認識到畢業(yè)生檔案材料的重要性。首先，畢業(yè)生在填寫相關(guān)材料時，本著對自己負責的態(tài)度認真填寫，不能敷衍了事；其次，畢業(yè)生一定要關(guān)心自己的檔案。如果是正常派遣的學生，學校會通過機要局寄送畢業(yè)生檔案，學生可以在畢業(yè)生檔案寄出兩個月之后，向相關(guān)人事部門進行查詢，如果檔案未收到，就要及時向?qū)W校相關(guān)部門查詢，確認，以保證自己的畢業(yè)生檔案不缺失；最后，如果學生在畢業(yè)后暫時未找到就業(yè)單位，而將其檔案托管保存在學校的，在明確了用人單位后，就要及時到學校辦理相關(guān)就業(yè)手續(xù)，以便學校正常轉(zhuǎn)遞檔案，不要誤以為既然學校能夠免費保存，就不用再到人才交流機構(gòu)托管了。其實，學校保存的只是畢業(yè)生的“學籍檔案”，只發(fā)揮存放的作用，不能以此為依據(jù)為學生開具相關(guān)的證明材料。在社會上，真正發(fā)揮作用的是由學籍檔案轉(zhuǎn)成的人事檔案，只有所在單位的人事部門或委托的人才交流機構(gòu)才有權(quán)利開具相關(guān)證明，辦理相關(guān)事項。

因此，無論是高校還是學生都要重視畢業(yè)生的檔案，使畢業(yè)生的檔案發(fā)揮應有的作用，更好地為學生，為社會服務。

參考文獻：