發布時間：2023-03-28 15:00:58
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[關鍵詞]電子檔案管理關鍵問題對策
隨著信息數字化的快速發展，檔案工作已逐步實現現代化管理，電子檔案成了檔案管理重要形式，做好電子論文檔案的管理工作，也已成為目前檔案管理工作的重要內容。要做好電子檔案的管理工作，首先必須解決好電子檔案在接收管理上的幾個關鍵問題。
(一)電子檔案的接收格式問題2007年9月5日住房和城鄉建設部的《建設電子文件與電子檔案管理規范》中規定“列入城建檔案館(室接收范圍的建設工程，建設單位向城建檔案館(室)移交工程紙質檔案時，應當同時移交一套工程電子檔案。”這就要求在紙質檔案形成的同時，就必須形成電子檔案。但由于檔案形成單位的不同習慣，所采用的應用軟件不同，同一項目所形成的電子檔案格式不同。
(二)電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性問題對于紙質文件來說，內容的原始性附著在形式的原始性上，其字體、字跡、圖像、印章等清晰可內容真偽易于判別，人們可以借助形式的原始性來證實和確認內容的原始性。紙質文件的原始性體現為內容和形式的統一，對于任何一項形式上
一、電子檔案管理上的幾個關鍵問題的變化，人們都有理由對它的原始性表示懷疑。但電子檔案的內容與形式是相對獨立的，不僅內容易于變化，而且失去了固定的形式，使檔案部門在對電子檔案進行檢驗時，很難對電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性進行認定。
1、原始性問題。電子檔案的原始性不易判斷和確認。傳統紙質檔案的原始性不僅其內容而且還通過載體、形式表現出來，人們可以通過字體、印跡甚至字跡、紙張制成材料對其原始性加以分析判斷，而電子形式生成的由實態變為虛態的檔案，已完全沒有了這種“原始狀態”，其生成時的狀態與傳輸、接收中的狀態完全一致，可以說既是原始的，又是復制的。
2、真實性問題。電子檔案極易失真。如將紙質檔案轉化為電子檔案的操作過程稍有失誤即會導致檔案信息失實；電子檔案的真實性問題伴隨其生命的始終，維護其真實性是一個不間斷的過程，信息內容“出錯”的概率和機會遠高于傳統檔案；電子檔案可被原樣復制，甚至被篡改后可不留痕跡。
3、完整性問題。電子文件、電子檔案內容的完整性很難保障。電子文件經常處于流動狀態，如不及時捕獲，可能會導致信息丟失；電子文件結構復雜，儲存方式多樣，容易造成信息的缺損；電子文件的背景信息伴隨文件處理過程而不斷累加，而且形式多樣、存儲分散，極易丟失，往往致使電子文件來龍去脈不清。
4、安全性問題。電子數據的易更改性為非法操作提供了便利，“黑客”攻擊以及用戶根據利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都會直接損害電子檔案的安全。
(三)電子檔案的存儲載體的保護技術問題電子檔案的載體材料是磁性物質和光盤。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體。聚酯底基具有易產生靜電而吸引塵埃導致卷曲、易與磁粉脫離、伸長后不易恢復等缺點。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用，它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點，直接影響信息再現。磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應強度是記錄和再現信息的決定因，它極易受外磁場影響而導致退磁、消磁等。光盤是利用激光進行信息存取的，它呈圓盤狀，由盤基、記錄介質和保護層等部分組成。目前光盤常用的記介質主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應作用下易產物化性質變化的材料。這些材料不穩定、易氧化、易與堿溶液發生反應。電子檔案的載體材料的這些特點，決定了電子檔案容易受外部環境的影響。
1、高溫。有利于有害生物的繁殖，各種微生物在最適宜生長溫度范圍內,溫每升高10℃,其生長速度可加快1-2倍，霉菌生長的最適溫度一般為20-35℃。案害蟲生長的最適溫度為22℃-32℃。高溫還可加速各種有害化學雜質對電子文件保存載體的破壞作用。一般溫度在10℃以上，每升高10℃，各種化學反應會加快1－2倍。
2、高濕。潮濕有利于檔案有害生物的生長和繁殖。霉菌的生長濕度一般在75%以上，檔案害蟲體內正常含水量大約占體重的44%－67%，這些水分的獲得和保持都和環境空氣濕度有關。庫房潮濕還會促進空氣中的有害氣體、灰塵等不利因素對電子文件保存載體的破壞作用。
3、光。光向外輻射時會產生熱量，這種光輻射熱就會影響電子文件保存載體的耐久性。
4、空氣污染。有害氣體常見的有，二氧化（SO2）、化氫（H2S）、二氧化氮（NO2）、氯氣（CL2）。在種種因素的作用下會生成氧化性極強的原子氧，進而產生臭氧等，導致電子檔案保存載體耐久性削弱。
5、灰塵。灰塵會給電子文件保存載體帶來機械損傷。灰塵多是固體，多帶有棱角，在整理、保存、利用過程中，會引起灰塵對電子文件保存載體的磨擦，使其受到損傷；灰塵會增加酸、堿度。灰塵能吸收空氣中的有害氣體而帶有酸、堿性，有些灰塵本身就帶有酸、堿性，因此灰塵落在電子文件保存載體上，就會帶來酸、堿性，對電子文件保存載體起腐蝕破壞作用；灰塵是傳播霉菌孢子的媒介。霉菌的孢子吸附在灰塵上，隨空氣的流動而四處擴散。由于灰塵同時還具有酼酼吸濕性，所以也是微生物寄生與繁殖的良好場所。灰塵落在電子文件保存載體上，就有可能給電子文件保存載體帶來霉變。
6、有害生物。危害檔案的微生物主要是細菌和霉菌，尤其是霉菌。在檔案庫房中常見的霉菌約有50余種。霉菌可使電子文件保存載體變質，生成霉斑，還會分解出有機酸，從而使物酸性急劇增加。
7、磁場和電場。電磁場的干擾，會使磁性物質退磁和消磁，損壞載體上記錄的信息。
8、機械應力。電子檔案保存載體容易受壓力、扭力、沖擊力等機械力的影響。
(四)電子檔案的長期可讀性問題電子檔案的內容是以數碼形式存儲于各種載體上的，在以后的利用中，必須依賴于電子計算機軟硬件平臺將電子檔案的內容還原成人們能夠直接閱讀的格式進行顯示。但隨著科技的進步，電子計算機軟硬件技術的不斷更新換代，電子檔案在現在形成時所依賴的技術，在未來往往是已經過時的技術。針對以上存在問題，借鑒其他地區檔案工作的一些經驗，提出以下一些對策建議：
(一)建立電子檔案統一接收數據格式，推廣相關的城建檔案整理著錄軟件推廣城建檔案整理著錄軟件，由城建檔案館建立統一的電子檔案模板，同一文件類型統一一種文件格式，并把電子檔案模板發放到各檔案形成單位。然后定期舉辦培訓班，對建設單位、施工單位、設計單位、監理單位等檔案形成單位的相關人員進行
二、對策建議培訓，使他們能夠熟練運用模板和著錄軟件。城建檔案館也應定期派專業技術人員對電子檔案的形成進行指導，形成統一數據格式的電子檔案，以方便城建檔案館的接收和管理。
(二)采用有關技術措施，保證電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性，提高電子檔案的可靠性
1、采集背景信息和元數據。在形成電子檔案的同時，采取相應的技術措施采集描述電子文件背景、內容、結構及其整個管理過程的元數據，作為檢驗電子檔案原始性、真實性、完整性和有效性的依據。
2、簽署技術。在電子文件上進行簽署的技術主要有兩種：一種是光筆簽名；另一種是數字簽名。光筆簽名是簽名者使用一種專用的光筆直接在輸入板上簽名，屏幕是顯示出來的“筆跡”。
3、消息認證。電子文件的使用者，非常關心他所使用的信息在存儲或傳輸過程中是否“完好如初”，是否被人篡改或替換過，消息認證技術可以消除使用者這個疑慮。比較常用的方法是利用分組密碼進行消息認證。先把電子文件信息分成一定的長度。
4、身份驗證。為了防止無關人員進入系統對電子文件或數據進行訪問修改，在進入檔案管理系統時需要對用戶進行身份驗證，身份驗證可使用管理員代碼驗證等。最常見的方法是給每個合法用戶一個“通行字”，代表該用戶身份。通行字可由數字、字母或特定的符號組成，只有用戶本人和計算機系統知道。當合法用戶要求進入系統訪問時，首先輸入自己的通行字，計算機自動將這個通行字與存儲在機器內的有關該用戶的資料進行相關的5、防火墻。這是一種訪問控制技術。在某個機構的網絡和其它系統網絡之間設置障礙，防止其它系統的網上用戶對該機構信息資源的非法訪問，也可以阻止該機構的機要信息、專利信息從機構的網絡上非法輸出。防火墻的安全保障能力僅限于網絡邊界，它是通過在網絡邊界上建立起來的相應的網絡通信監控系統，監測所有通過防火墻的數據流，凡是符合事先制定的網絡安全規定的信息允許通過，不符合的就拒于墻外。從而使被保護網絡的信息、結構不受侵犯，實現網絡的安全，保護網上電子文件的原始性、真實性。實現防火墻功能所用的技術主要有：數據包過濾、應用網關和服務等。
6、防寫措施。目前在許多軟件中可將電子文件設置為“只讀”狀態。在這種狀態下，用戶只能從電子計算機上讀取信息，而不能對其做任何修改。在電子計算機外存儲器中，只讀式光盤（CD－ROM）只能供使用者讀取信息而不能追加或擦除信息；一次寫入式光盤（WORM）可供使用者一次寫入多次讀取，可以追加信息但不能擦除原來的信息。這些不可逆式的存儲載體可以有效地防止用戶更改電子文件，保持電子文件的原始性、真實性。
(三)建立適合磁光介質保存環境，保證電子檔案載體的安全
1、調節庫內溫濕度。采用去濕機，去濕劑氯化鈣和硅膠、空調調節系統等措施調節庫內溫濕度。使環境溫度保持在17℃～20℃；相對濕度保持在35%～45%。
2、防光。(1)改善檔案庫房建筑，設法阻止光線尤其是紫外線直接射入庫內，庫房盡量使用無紫外線燈光照明；(2)將電子檔案避光保存，在利用時，最大限度地減少曝光時間和曝光強度；（3）定期凈化空氣。
3、防灰塵。電子檔案要采用密封保存，以防灰塵落在載體上，如果發現載體灰塵，可用干凈的絨布或絲質布輕輕擦拭。
4、防治有害生物。(1)通過控制溫濕度、搞好庫內衛生、杜絕霉菌進入庫房的渠道、防氧封存等措施進行環境控制；(2)采用防霉劑進行化學預防；（3）采用物理或化學方法定期對電子檔案進行消毒：化學方法有：熏蒸或擦拭，常用化學藥劑有甲、鄰－苯酚、環氧乙烷；物理方法有：真空消毒、遠紅外消毒、微波消毒、鈷60－γ射線輻射消毒。
5、避開磁場和電場。（1）電子檔案在整理、保管、利用時應避開電動機、發電機、變壓器、電視機、揚聲器、耳機、話筒、放大器、消磁器、無線電裝置等具體退磁或消磁的設備；（2）可設置專用庫房，或選用專門的防磁金屬柜作為裝具，但不能選用鐵盒。
6、防機械應力。電子檔案載體存放時應設法保持電子文件保存載體的平直度，防止電子檔案保存載體受壓力、扭力、沖擊力等機械力的影響，以保證信息再現的準確性。
7、定期檢測和拷貝。對所保存的電子檔案載體，必須進行定期檢測和拷貝，以確保電子檔案信息的可靠性。定期檢測應每年一次，采用等距抽樣或隨機抽樣和方式進行，樣品數量以不少于10%為宜，以一個邏輯卷為單位，先對外觀進行檢查，確認載體表面是否有物理損壞或變形，外表涂層是否清潔及有無霉斑出現等，然后酫進行邏輯檢測，采用專用或自行編制檢測軟件對載體上的信息進行讀寫校驗，發現有問題的載體，及時進行有效的修復。定期拷貝是當前延長電子檔案載體壽命的有效措施，磁盤每2年應拷貝一次，光盤每5年應拷貝一次，拷貝后的載體與原載體同樣編號保存。
8、將電子檔案至少要一式三套，一套供查閱利用，一套封存保管作為備用，第三套異地保存，用以防止突發性事件如火災、地震、洪水、盜竊，甚至戰爭人為或自然因素的破壞。
(四)采用通用、統一的文件格式，確保電子檔案與計算機操作系統及應用軟件的長期兼容在保存電子檔案時，把電子檔案格式保存為通用、統一的格式，為使現在的電子檔案能夠更好被未來的計算機操作系統和應用軟件所兼容，把電子檔案的格式保存為與計算機操作系統同一公司的應用軟件能讀取的格式。
(五)及時更新電子檔案的文件結構，確保電子檔案的長期可讀性當操作系統更新時，及時更新檔案支持軟件，并在不改變電子檔案完整性、真實性、有效性的前提下，更新電子檔案的文件結構，以適用新的“生存環境”，保證電子檔案的長期可讀。對于一些較為特殊的電子檔案，必須以原始形成的格式進行還原顯示的，可在保存電子檔案的同時，保存相應的檔案支持軟件和整個操作系統，并與電子檔案存儲在一起，恢復時，連同操作系統一同恢復，使之按本來的面目進行顯示。
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關鍵詞:法律；病歷檔案；管理；依法
長期以來,病歷的管理與利用多停留在經驗和習慣要求的層面上,其實病歷作為醫務人員在醫療活動過程中形成的文字、符號、圖表、影像等資料的總和,它除了要受相關醫療衛生技術規范的約束,還應該受到《中華人民共和國檔案法》及相關法規的調整,所以病歷檔案的管理與利用,它必須依法管理。
一、病歷檔案管理的重要性
病歷檔案是一種特殊的檔案，它既有檔案的共同屬性—原始性、真實性和準確性。又有自己的專業特殊性：一是病歷檔案的完整性與連續性。以一個患者的治療過程所形成的全部文字、數據及圖像材料構成一個立卷單位。二是病歷檔案的直接責任者為若干醫療工作者。病歷檔案載體材料的記錄、填制、分析、診斷和拍片化驗均由醫生完成，除此而外的任何單位或個人均無法成為病歷材料的責任者。三是一個病人入院到出院即構成一件病歷檔案。四是病歷檔案產生和形成很快、數量大，是臨床、教學、科研和醫院管理不可缺少的資料，是醫療事故糾紛、法律訴訟中的法定證據，也是溝通協調醫患關系、體現患者的知情權和醫療權的重要手段。依據病歷檔案，醫師可迅速正確診斷與治療患者，醫院亦可據之申請醫保給付、理清法律責任等。
二、病歷檔案的依法管理
病歷檔案的依法管理應該包括兩個方面的內容,即病歷形成過程中的依法管理和病歷形成后的依法管理。
2.1病歷形成過程中的依法管理。病歷是病人接受醫務入員病情詢問、檢查、診斷、治療、護理以及疾病發生、發展和轉歸等診療過程的原始記錄,能為醫療教學、科研和醫療管理提供重要的信息資料,在某些涉及人身傷害、健康保險的刑事、民事案件審理及發生醫療糾紛時,病案還是一份具有法律效用的原始材料或作為證明案件真實情況的證據,特別當最高人民法院在《關于民事訴訟證據的若干規定》中明確規定醫療糾紛的民事訴訟實行舉證責任倒置后,病歷更是醫院或醫務人員證明自己無過錯的主要和重要的證據材料。
2.2病歷形成后的依法管理。病歷是醫務人員對病人診治過程的書面記載,因此,病歷書寫的主體必須是有關法規規定的人員。顯然這里的醫務人員指的是取得醫師執業證書并對病人實施診治的人員,不是病人的經治醫師或未參加病人檢查、治療的醫務人員不得書寫病歷。病歷的內容應該符合客觀、真實、準確的要求，在臨床醫療中許多醫務人員也為病人書寫了病歷,但由于缺乏與病歷相關的法律問題的知識導致形成的病歷存在許許多多的法律缺陷,如醫師“敷衍了事,未仔細詢問病史,憑主觀臆斷編造病史或為使其診斷成立,故意歪曲事實”或“編造虛偽檢查、操作”甚至“涂改編造搶救記錄、修改有診療失誤的病案”等等,這樣的病歷無論是作為醫療、教學、科研的原始資料還是作為訴訟的證據其價值和作用都大打折扣。衛生部在《病歷書寫基本規范》第三條中明確指出:“病歷書寫應當客觀、真實、準確。”病歷記錄的客觀、真實準確,表面上是對病歷內容的要求,實質上是對醫務人員的執業要求。這體現在《執業醫師法》第二十三條、第三十七條的規定中:醫師“不得隱匿、偽造醫學文書及有關資料”,否則要承擔相應的法律責任。
2.2病歷形成后的依法管理。病歷的書寫應按規定時限完成并符合相關衛生法規、規章的要求醫師每天要診治許多病人,如若不是每次診治后及時記錄,則有可能造成記憶的遺漏或混淆,萬一有醫療糾紛發生或訴訟發生再去補寫,其真實性和可信度必將受到懷疑,因此,病歷及時完成是保證病歷公證性的前提。《病歷書寫基本規范》對各種情況下病歷書寫時限做了詳細明確的規定,如規定:“住院志、入院記錄應當于患者入院后24小時內完成;24小時內出、入院記錄應當于患者出院后24小時內完成;24小時內入院死亡記錄應當在患者死亡后24小時內完成;首次病程記錄應當在患者入院8小時內完成;死亡記錄應在患者死亡后24小時內完成”等等,這些對病歷書寫時限的具體規定是病歷書寫時必須遵守的。除時限問題外,《病歷書寫基本規范》還具體規定了以下幾個方面的內容:①病歷的涂改、修改的規定:“書寫過程中出現錯字時,應當用雙線劃在錯字上,不得采用刮、粘、涂等方法掩蓋或去除原來的字跡”;“上級醫務人員有審查修改下級醫務人員書寫的病歷的責任。修改時,應當注明修改日期,修改人員簽名,并保持原記錄清楚、可辨,醫囑不得涂改,需要取消時,應當使用紅色墨水標注‘取消’字樣并簽名,這些規定,解決了我國病歷書寫中長期存在的對于如何進行涂改的不統一、不規范的作法,明確了什么是病歷的的合法涂改,為判斷病歷涂改的合法與否提供了標準。②體現在病歷中有關知情同意的規定:“特殊檢查治療等醫療活動應當由患者本人簽署同意書;患者不具備完全民事行為能力時,應當由其法定人簽字;患者因病無法簽字時,應當由其近親屬簽字,沒有近親屬的,由其關系人簽字;為搶救患者,在法定人或近親屬、關系人無法及時簽字的情況下,可由醫療機構負責人或者被授權的負責人簽字”、“因實施保護性醫療措施不宜向患者說明情況的,應當將有關情況通知患者近親屬,由患者近親屬簽署同意書,并及時記錄。”這方面的規定與我國的相關法律法規相銜接、相一致。
三、法律知識缺乏造成醫患糾紛
我國正逐步進入法制社會，依法行醫是每個醫務人員應該自覺遵守的準則。每個醫務人員應該認真學習《執業醫師法》、《藥品管理法》、《傳染病防治法》、《獻血法》、《母嬰保健法》等等,針對醫務人員所立的各項法律、法規。用各種法律條例規范自己的職業行為與道德規范，提高自己遵法的自覺性，這樣有利于保護自己和醫院不受損失。例如，從對車禍肇事類病歷的書寫就可以反映出個別醫生自我保護意識不夠，遇到車禍病人不分主次，一律診斷為“車禍”。是司機酒后駕車撞傷病人還是病人因意外，精神失常、故意滋事或其它原因撞車，應從病歷記載中有所反映。應考慮病歷記載對肇事雙方負責，對醫生本人負責，更應對醫院負責。以便為交警，司法部門調查立案提供可靠的證據，并為當事的雙方爭得法律上的主動。
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電子文件的歸檔是一項系統化的工作，在各個方面需要相關工作人員具備細心、嚴謹的態度。在電子文件的歸檔工作過程中，具體需要完善的工作如下：
（一）做好電子文件收集工作在電子文件的歸檔前期，做好電子文件收集工作是非常關鍵的。能夠反映出本機關的工作活動，并且具有利用價值的電子文件，均在收集的范圍以內。首先，對于需要保存底案的重要文件，在修改的時候需要將原文保留，在加版本號后進行積累，并把草稿與定稿同時進行歸檔。其次，對計算機輔助設計、檢測以及仿真實驗等技術進行充分利用，并形成擁有查考價值的數據文件。例如：圖形文件、模型文件以及數據庫文件等。再則，和機關制作的各類數據文件相關的各類命令文件，例如：計算程序、控制程序以及管理程序等。對于命令文件而言，有些是需要機關部門以實際需求為依據，進而進行自行編制，還有的是需要以購進的方式獲取。對于檔案室已經具備的命令文件，便不需要進行再次歸檔。最后，對于設備運行所需要的操作系統也需要歸檔。但是，檔案室已經具備的操作系統是不需要再次歸檔的。另外，和電子文件相關的各類紙質文件也需要進行歸檔。主要包括兩大類：其一是基于電子文件使用的計算機硬件說明文件，例如計算機技術說明書、圖紙以及操作手冊等。其二是電子文件在形成中所產生與之有關的紙質文件，包括系統設計說明、程序框架圖以及技術鑒定材料等。
（二）完善電子文件的歸檔要求電子文件的歸檔需符合的要求包括：首先，所歸檔的電子文件需具備完整性。對于具備查考價值的電子文件及支持軟件都應該及時歸檔，切不可以分散的方式進行保存。其次，確保歸檔電子文件的真實性與有效性。對于文本文件，應在最后定稿，若圖形文件發生了改動，那么便需要和當初產品的技術狀況相同的版本進行同時歸檔保存。對于有技術條件的機關，允許使用電子文件簽署技術，這樣能夠對電子文件的有效性進行確認。再則，對于載體形式與質量要求需實現統一性。檔案電子文件的載體規格、形式以及質量，均需要檔案室工作人員作出統一的規定，把帶有歸檔標識的電子文件進行集中，進而制定成歸檔數據集，通過拷貝的方式傳輸到具備耐久性的載體中，實行一式兩套、異地保存的模式。若是加密的電子文件，需在解密之后將上述工作完成。最后，歸檔電子文件許進行統一登記表，登記內容包括諸多項目，例如：硬件環境、軟件平臺、形成單位、應用軟件、形成時間以及信息類別等。之后，檔案部門還需要對歸檔后的電子文件進行全面的檢驗。電子文件是否存在病毒、電子文件載體情況以及相關材料是否完善等均在檢驗的范圍之內。
（三）加強電子檔案的鑒定工作，知道在電子檔案的鑒定方面，需要明確并完善三方面的內容，即：鑒定對象、鑒定目的以及鑒定內容。在電子檔案鑒定過程中，不但需要對文件內容與相關形式特征進行有效分析，而且還需要對相關文件進行技術分析。所以，對于電子文件而言，無論是技術情況，還是文件自身的真實性與可讀性，均與保存價值有著必然的聯系。由此可見，在鑒定工作當中，電子檔案管理的可讀性、可靠性以及完整性均需要全面體現出來，這樣才能充分體現出電子檔案的價值之所在。總體上分析，電子檔案的鑒定工作需分三步：首先，歸檔前，對歸檔文件進行確定，并對保管期限進行劃分。其次，在檔案室對歸檔文件進行接收時，需進行一次全面鑒定，包括內容鑒定與技術鑒定等。最后，對于不是永久保存的檔案，需在文件保管滿期之時再進行一次鑒定，對于確定已經沒有了保存價值的電子檔案采取刪除或銷毀等處理措施。
二、加強電子檔案管理的有效策略
探究電子檔案管理的流程遵循“電子文件收集鑒定文件、形成檔案整理檔案、形成檔案卷存儲案卷、編目”的原則及步驟。同時，在電子檔案逐漸增多的現狀之下，各級檔案管理部門便需要對電子檔案管理工作進行強化，這樣才能使檔案管理工作更具規范性與完善性。具體強化措施如下：
（一）做好電子檔案保管工作首先，電子檔案的存儲介質需具備性能穩定、檢索方便以及顯示還原性好等特點。對于軟磁盤，不可當作長期保存的電子檔案載體進行使用。其次，電子檔案管理需具備一定的條件，庫房溫度、濕度需穩定；庫房應保持通風、清潔及沒有腐蝕性氣體；地面無須鋪地毯與打蠟；裝具保持清潔無塵。最后，電子檔案歸檔需統一，并實行分庫保管。對于歸檔載體，需進行防寫處理，不可出現劃痕、觸摸記錄涂層等情況，以直立的方式存放。另外，對于一些非法軟件，檔案室中的計算機需杜絕使用，以此規避病毒感染。
（二）加強電子檔案的檢測及維護工作因電子檔案的載體性能尚且不具穩定性，而且磁信息還存在自然衰減情況，這樣加大了信息丟失及讀出錯誤等不良情況的發生率。所以，進行定期檢測及維護是非常有必要的。在對電子檔案進行檢測與維護過程中，需對諸多特點進行綜合考慮，包括環境、設備、技術以及電子檔案自身的特點等，進而制定出更具合理性與科學性的技術方案及維護工作方式。這樣才能夠使電子檔案的檢測及維護工作更具有效性。
（三）電子檔案在利用過程中需注意的問題，可知電子文件檔案利用管理包括了多項內容，同時電子檔案在利用過程中還需要充分注意一些較為明顯的問題。首先，提升電子檔案信息安全的意識。電子檔案在利用上具有便于傳輸、復用性以及系統依賴性等特點，在利用中其控制具有很大的難度，所以檔案工作人員需有謹慎的態度，在有必要的情況下對利用方式進行限制，以此使信息泄漏、失真以及病毒入侵的現象得以有效規避。其次，完善與電子檔案有關的利用制度，例如利用資格審查、利用權限控制等制度。最后，為了使電子檔案的利用更具發展前景，需全面開發檔案利用方面的系統功能，同時創造有利條件，使利用者能夠感受到更方便、更優質的服務。
三、結語
設備檔案管理是設備管理的重要組成部分。搞好機械檔案的規范化管理，對促進設備管理有非常積極的意義。設備檔案必須是完整、準確、系統地反映機械使用全過程，是機械從購置到報廢的歷史見證，能夠反映出機械設備的運營成本效益。利用檔案所提供的技術參數，掌握設備的即時性能、使用等情況，發揮設備最大潛能。從事檔案管理工作的人員應加大在機械管理、應用、采購、使用等全過程的參與度，發揮好檔案管理在宏觀調控和微觀管理方面應有的作用，必須加快檔案管理的現代化建設步伐，充分利用計算機和相關的軟件系統，提升檔案管理的科技含量。
2認真保養，徹底修理，與修理人員簽定保質合同
2．1制定完善的修理制度
現行修理組織形式需要進行改革，將機械的維修保養任務全部交給維修人員是一大弊病，就應急排除故障而言，操作人員比維修人員具有更大的優勢，因為故障發生時的內外環境、機械本身原有的毛病等情況，操作人員了解得更為詳細和準確，就機械保養而言，維修人員只能無的放矢地作泛泛檢查，如果操作人員來保養操作的機械則可以在全面檢查基礎上，有重點地針對平時機械的工作狀況作出更細致深入的保養工作，機械操作保養一人擔，增加操作人員的責任心和愛車意識，這樣可以解決長期困擾人們的操作人員與修理工在保養上互相扯皮問題，便于工作任務的順利完成。另外，機械種類繁多、機型復雜，決定了機械維修人員不可能對任何機械都了如指掌，操作人員的例行保養工作和操作水平是影響機械性能狀況的關鍵因素，而維修人員的維修質量也直接影響著機械的施工質量和性能發揮。因此，維修人員和操作人員的互補性較強，雙方多加強交流，互相配合，互通有無，是保證維修質量和操作水平互相提高的重要環節。因此，需建立設備的維修保養是操作人員與維修人員共同來完成的維修保養體制，即操作人員完成日常保養，出現故障時修理人員參與進來共同完成。
2．2機械維修方式
機械修理是使機械恢復完好技術狀況的唯一手段。在科技發展的今天，根據機械養護的實踐，我認為在機械修理上應與機械管理部門形成如下關系，可以保證及時、有效地完成機械的修理工作。在機械維修中有事后維修方式、預防維修方式、狀態維修方式、無維修計劃方式。
(1)事后維修
即機械出現了故障才進行修理，僅以恢復機械原功能為目的。它容易打亂機械作業計劃，且修理內容、時間長短及進度都具有隨機性，不利于提高作業效率，機械停機修理時間長。
(2)預防維修方式
是以防止機械發生突發性故障為目的，它重視機械保養:加強機械技術狀況檢查，在機械故障發生之前就安排修理。這種維修方式配以嚴格的大、中、小修及保養計劃，且事先將維修作業的內容規定下來，這勢必容易造成過度的維修或欠維修的現象。
(3)狀態維修方式
狀態維修又稱預知維修，它是以機械診斷為基礎，通過檢測力、光、電、聲、振動、熱等參數的變化，來了解機械的技術狀況。
(4)無維修計劃方式
無維修計劃方式是最理想的方式，它要求機械的各零部件具有大致相同的靠度，即有大致相同的使用壽命，機械一旦發生故障，其殘值所剩無幾，機械無需修理而報廢。
2．3維修方式的選擇
以上對幾種維修方式進行了介紹，選擇何種維修方式非常重要，只有應用了正確的維修方式，才能降低維修費用，提高工作效率，可將停機損失降低，同時可以提高維修質量，避免無謂的拆裝損壞。修復出廠前，應對機械的故障原因、修理方式等進行記錄，放入機械檔案以備對機械能夠有一個全面的掌握。要作好此項工作，必須注意處理以下幾個問題:
(1)要安排一名工程師對平時的維護保養進行檢查指導、督促、評比。建立考核制度和獎懲制度，克服干多干少、干好干壞一個樣的弊端。及時總結和推廣典型經驗，大力表彰先進，每年可以結合半年和年終工作總結，對操作人員的保養情況進行測評考核后，淘汰不稱職的操作人員，這種“汰劣”機制，可以提高操作人員的競爭意識。
(2)在每一次修理完畢后，機械工程師、修理人員、操作人員必須三方簽字確認，無特殊情況必須保質工作三個月(或更長時間)，如果出現故障必須查清故障原因，追究責任人，防止敷衍推責，連續重修現象。
(3)變被動維修為預防維修，切實有效地對機械設備進行動態監控。在機械進入工地前(或上一工程結束)，根據設備磨損規律和零件使用壽命，明確規定修理類別和內容，進行強制修理和保養。機械在維修時，也必須注意成本的控制。配件經銷商應選擇信譽好的，并形成長期伙伴關系，這樣質量價格可以得到有效保證。
(4)搞好修舊利廢，充分利用現有庫存，能用就用，該處理的就處理，變死物為活物，以減少維修經費，降低成本。
(5)加大維修硬件基礎投資。維修機械主要靠經驗，采用傳統的人工檢驗辦法，手段落后，維修設備較少，主要憑兩只手維修，這已明顯地不適應我處工程機械技術需要。先進的維修檢測設備是確保維修質量、提高維修水平和速度、保證安全維修的必要前提，我處在條件允許的前提下可以把維修設備的投資列入其發展計劃。
(6)培養一支業務熟練、技術精湛的維修隊伍。由于我處的設備都是屬于非常先進、技術含量很高的，這就對維修人員的知識結構、技術水平提出了新的要求。機械維修人員必須更新知識結構，熟練掌握機械、液壓、電子等知識及基本原理，改變過去僅憑經驗維修的傳統方式。因此，必須逐步引進機、電、液專業維修人員，建立內部激勵機制，培養一支技術高超的維修隊伍。
(7)科學組織配件供應，確保維修工作順利開展。配件供應是機械維修保養工作中重要環節之一，直接影響著維修工作順利進行，更重要的是在工程施工季節還會影響工程進度。因此，要嚴格加強配件的組織供應與保障，科學組織爭取做到既能保障維修工作的順利開展，又能最大限度地降低庫存配件。根據經驗，我認為對配件供應與保障可采用ABC管理法(注:自己命名的)，即把配件按價值損耗情況分為ABC三類，分類進行管理。需強調的是，在工程中對于機械設備的一些高值低耗的配件，配件采購人員必須根據維修和操作人員對其狀態監測情況確定配備與否。
3加大工作力度，搞好機械的管理工作
(1)建立健全養護機械管理制度，使設備使用、管理工作有章可循。機械實行集中管理，統一調度。選擇形式靈活、方便快速，建立高效運行的管理機制(即激勵機制和約束機制)，從而使各項管理工作逐步走向規范化、制度化、科學化。機械管理制度必須落實到每個人員，在機械管理制度實施過程，要貫徹“人員管理”為主，“檢查監督”為輔的組織原則。對工作人員進行思想政治教育，樹立主人翁的思想，使職工自覺愛護機械設備。積極組織職工認真學習領會各種管理制度，使制度措施明朗化、具體化，并將制度落實到每個職工的行動中去，定期不定期進行監督檢查。
(2)定機定人，責任清楚，與操作人員簽定勞務合同。合同中，根據制定的管理制度及相關的法律法規對操作人員的責、權、利作統一規定，做到有據可查。特別對安全操作、機械保養、機械事故等具體事項與經濟利益相掛鉤，以便提高主觀能動性。重視操作人員選用和培訓工作，加強對人員管理，為單位可持續發展增添后勁。以前在實際工作中存在著重使用、輕管理、管機不管人、管機不管用三種傾向。只要求用機械完成任務，而忽視機械管理工作，這必然帶來嚴重后果。
(3)制定安全操作技術規程管理制度。必須有完善的規章制度，使各級管理使用有章可循。根據設備特點，制定操作情況的《設備安全技術操作規程》，對設備根據說明書要求進行編寫;制定《工藝規程》。設備使用過程中管理部門制定《設備使用與維護管理制度》;制定《設備使用與維修作業指導書》和《設備預護性維修手冊》，指導操作人員正常使用和精心維護設備。
(4)對操作人員實行三表制管理。設備管理部門制定三種表格，操作人員隨車攜帶。即機械信息一覽表、半月報表、隨車工具明細表。機械信息一覽表有如下的各種信息:產地、發動機型號、燃油情況、功率、油箱容積、機油型號等，為機械的使用和維修提供便捷迅速的服務;半月報表可反映出機械的工作、維保情況及油類使用情況、臺班、工作小時數的記錄，并由此可得知臺班與油料是否相符等;隨車工具表可以加強操作人員的責任心，防止工具隨意丟放，加強工具管理。
(5)要想搞好機械設備管理工作，必須把建設一支思想穩定、熱愛本職專業、責任心和事業心強、技術過硬的專業管理隊伍，當作一項戰略任務來抓。要抓好管理人員的培養，提高自身素質，一是要熱愛本職，廉潔奉公，高度負責;二是具有現代化科學管理知識和以制度管理的能力，善于在復雜條件下實施有效管理。對設備的管理應該實行各司其職，各有所權的運行模式，避免管理權集中。制定出設備管理部門的總職責及分部工作職責和相應的獎懲制度，使每個管理人員都能明確自己的責、權、利。出現問題要按章辦事，不可有偏袒行為。
(6)搞好學習與獎懲制度。工程閑余時間要加強業務安全學習，結合本單位實際制定學習規劃，采取集中學習與分散自學結合。定時輔導與集中測試相結合及走出去請過來的方式。在理論上提出心得，當眾自我陳述，并且實地上機演習，嚴禁使學習訴諸于形式。制定合理的獎懲制度，對操作技術好、保養及時徹底、單機成本低的操作人員設立“優秀操作人員”獎等，對不能及時保養、工作不認真、經常出現安全問題的要給予一定的罰款或其他措施，使其更好地完成工作。曾經“愛車不香，損車不臭”的怪現象，只要設備能動就開著跑，壞了打電話找人修，必須堅決制止。
(7)開展單機核算工作，對一些專用機械設備，如攤鋪機、壓路機、銑刨機等開展單車核算工作，在確保完成施工任務的前提下，努力降低養護成本。長期以來，人們缺乏經濟觀念，如何降低成本與自己無關。為此，迫切解決以提高成本效益為目的。在操作中，把技術與經濟相結合，通過技術比較，經濟分析和效果評價，最終決定操作人員的工資與獎勵情況。這樣大大降低我們的養護成本，增加我處的經濟效益。
4對油料的管理
在定購燃潤油料時，一定選擇信譽好的大型企業購買，并與之簽定合同，以便確保油料保質保量，如若出現由于油料造成的故障及停工時，要依據合同向其索賠。油類應該由專人進行管理，避免浪費。建立健全油類管理制度，可以制定出加油卡、油類出入情況記錄表等。
5作好機械出租工作
1設備投資與技術要求
1縮微技術：設備投資大，使用技術復雜。
一套完整的縮微設備需要投資約一百多萬元，用房約近100平方米。縮微工作中，拍照、成像、閱讀、拷貝等工序要求技術高、精度高，需要專業技術人員或經專門培訓過的工作人員才能操作。
2光盤技術：設備簡單，易推廣普及。
光盤技術對設備的要求不高，在一般檔案館現有計算機設備上再附加一些設施即可。光盤管理系統具有很強的實用性，其功能設計完全可以依據檔案工作的實際需要及人們利用檔案的習慣，整個系統可以緊密結合實際。光盤管理系統使用方便，采用菜單式人機對話方式，操作人員稍加培訓，即可按照提示進行操作。
2復制存儲與成品保存
1縮微技術：復制工藝過程復雜，縮微品保存條件要求苛刻。
縮微拍攝的工藝過程較為復雜，要求很高，需要工作人員長時間的操作練習。在復制過程中，人、設備、材料、操作方法、環境等因素及每一個環節都影響縮微膠片質量。從理論上來說，縮微品可以長期保存，但縮微品保存條件要求相當苛刻。縮微品庫房環境溫濕度必須保持在一定范圍內，還要定期卷片防止發生粘連。
2光盤技術：錄入快速、精確，保管方便、簡單。
光盤技術的復制錄入較為簡單，只需稍加培訓就可操作。目前錄入手段應用較多的是光電掃描儀。它可以將檔案原件以圖象方式輸入到光盤中去。掃描儀最大的特點是快速、精確。一般A0幅面的滾筒式掃描儀的掃描分辨率可達500DPI，只要幅度不大于A0，長度不限的任何圖紙均可一次掃描輸入，掃描一張標準A0圖分辨率300DPI約需80秒。
光盤存儲密度高，一張525英寸的光盤能存儲1000多兆的字節，相當于存放上萬頁的A4文件或相當于13盤16毫米縮微膠卷的存儲量。光盤體積小，對環境要求不高，抗惡劣環境能力強，即使在平常環境下也能長期保管。
二、檔案利用工作現代化過程中縮微技術與光盤技術的對比分析
1檔案檢索與信息輸出
1縮微技術：檢索較慢，輸出費時。
一般情況下，膠片是以張或卷為單位進行編目，這樣查閱時必然要翻閱大量的卡片，效率很低。縮微的輸出是利用顯示閱讀器和還原復印等設備，費時，費力。
2光盤技術：檢索快速、準確，輸出靈活、方便。
利用計算機對光盤進行檔案數據的檢索，可謂快速、準確、方便。利用快速檢索功能，可以在幾秒鐘之內，對幾萬數據進行查詢。在查詢中，可以根據自己的需求，提出查詢的具體名稱，也可提出需查詢的大致名稱，或幾個名稱進行組合。可進行模糊檢索，使檢索變得更加靈活、方便。
光盤的輸出更加方便、準確。存在光盤中的文件和圖紙可利用計算機很方便地輸出，對一些數據還可以進行統計后打印輸出。輸出可以利用各種輸出設備，如針式打印機、噴墨打印機、激光印字機等。現在由于采用了高質量噴墨打印機而不是繪圖儀，使輸出圖紙的精度和速度大為提高。
2憑證作用與法律效力
1縮微技術：縮微品具有法律效力，可作憑證使用。
《檔案法實施辦法》對檔案縮微品的法律地位作了規定：“各級各類檔案館提供利用的檔案，應當逐步實現以縮微品代替原件。檔案縮微品和其它復制形式的檔案，載有檔案收藏單位法定代表人的簽名或者印章標記的，具有與檔案原件同等的效力。”世界上有些國家和地區，允許縮微品作為法律上的原始證據，如：日本、美國、澳大利亞、加拿大、英格蘭、蘇格蘭、德國、意大利等國。
2光盤技術：法律效力有待探討，限制光盤取代檔案原件。
光盤的法律效力目前處于探討階段。有人認為光盤技術是將原件上的文字、圖像經處理后以數字形式存儲，容易在輸入輸出時被刪改，故光盤存儲的檔案不具有法律憑證效力。正如美國國家檔案與文件管理局《關于數字圖像與光盤數據貯存系統的報告》中所說：“聯邦法院更愿意接受機構在日常事物處理過程中形成的檔案原件作為證據”。加拿大的有關章程也提到，數字圖像版本的可信度與檔案原件本身并非完全一致。美國大多數政府檔案館限制數字圖像技術用于永久保存的公共檔案。三、縮微技術：與光盤技術。光盤技術：發展前景廣闊。
1縮微技術在保存期限、法律效力、標準化等方面優于光盤技術，具有頑強的生命力。
與光盤技術相比，縮微技術是一項成熟的應用技術，已實現標準化、規范化，不少國家不僅用它管理檔案、資料、圖書、情報，它還被廣泛應用于辦公室工作和出版發行等工作。
縮微品的保存期限較長。據有關材料記載：“國外有關試驗結果表明，在一定的條件下，縮微膠片壽命可達500年以上”，也有的說一般可保存100到150年。光盤技術發展至今，對其保存期限說法不一。有人斷言其壽命為10－20年，有人稱可長期保存。但多數專家認為光盤保存信息期限為10年以上。不同種類的光盤壽命也不盡相同。所以，在今后一段時間內，縮微技術還將因存儲方面的優越性繼續存在下去，和光盤技術一起促進我國檔案管理現代化的發展。
2光盤技術發展咄咄逼人，應用前景廣闊。
光盤技術的技術優越性是縮微技術無法與之相提并論的。目前，光盤技術的技術優勢正以咄咄逼人之勢迅猛發展。
光盤技術應用于檔案管理，可實現檔案信息的海量存儲、隨機快速檢索、網際交流、遠距離傳輸及檔案工作的現代化管理。可以對檔案實行原文管理，在不動用原文的情況下，實現檔案的查詢、復制和利用。能保持檔案原貌，掃描后的圖紙能夠無失真的顯示和輸出，且在頁碼上也和原檔案一致。檢索快速準確、靈活多樣，且可實現模糊檢索。統計功能齊全，可進行各種館藏統計和檔案利用統計。能夠輸出檔案管理所需的各類卡片、目錄及報表圖等。
光盤是兼有數字記錄和模擬記錄優點的存儲介質，不僅可以記錄數據，還可以記錄聲音、圖像等各類檔案，不僅可以存儲檔案目錄，而且可以存儲檔案全文、檔案原件如照片、圖片、錄像帶、錄音帶等，能很好地解決對聲像等不同載體檔案的一體化管理，可節省人、財、物，還可加大開發利用檔案信息的廣度和深度。
光盤的應用將加速檔案管理現代化進程，實現對不同載體檔案的一體化管理，有利于檔案管理、開發和利用。隨著現代計算機技術日新月異的發展，光盤技術的更高密度、小型化和降低價格是不可逆轉的趨勢。其長壽耐用、統一標準問題也可望逐步解決。總之，光盤技術是一種很有發展前途的現代信息存儲和利用技術，它在檔案管理現代化進程中有廣闊的應用前景。
參考文獻：
1《中華人民共和國檔案法》
2《中華人民共和國檔案法實施辦法》
3《歐美利用光盤技術保存檔案》，刊于《中國檔案》1998年第7期，王健、黃貴蘇著。
一是系統主要功能模塊設計：在設計圖書檔案管理系統的過程中，需要對圖書檔案管理的特點和要求充分考慮，在Windows環境下，應用的工具就是VisualBasic6.0系統。系統采取了一系列的技術，如VB編程技術、數據庫技術等，促使新書錄入、圖書查詢以及圖書退換和查閱等功能得到實現。二是人機對話接口設計：通過人機對話接口，輸入以及輸出工作才可以順利實現。系統將下拉式菜單、工具和按鈕等給應用了過來，有著友好的界面，即使不是計算機人員，對于系統操作也可以很容易完成。
2圖書檔案管理系統的實現
一是系統版權界面的設計：系統將Windows界面風格的設計方法給應用了進來，在啟動時，系統采用的是splash效果，會有一個信息提示窗體出現，將軟件的版本號以及軟件開發者等信息顯示出來，在初始界面的頂層設置窗體，同時設計了標簽、圖片框以及計時器等，有著較為優美的界面，與普通軟件的編寫風格較為符合。
二是普通用戶使用界面的設計：因為圖書檔案管理工作比較的重要，用戶如果沒有權限，那么只能查詢圖書，借書、還書等工作是無法實現的，可以更加科學方便的進行管理和操作。讀者進入到系統界面之后，所擁有的功能是一個部分，比如查詢圖書、打印結果預覽等等。
三是管理員登陸界面設計：結束了splash界面之后，圖書信息管理系統的初始界面就出現了，在這個時候，查詢功能以及登陸功能都可以實現，只有登陸之后，系統的全部功能方可以獲取到。要想將登陸窗體打開，就需要借助于工具欄或文件菜單中的登陸選項來實現。在設計登陸窗體時，將命令按鈕、組合框以及標簽等應用了進來，操作人員將用戶名以及密碼輸入進來之后，就可以進入到系統主界面，系統的全部功能都可以實現。采用的是屏蔽形式的密碼框，以此來促使系統安全得到保證。確定按鈕集中了登陸窗體的主要功能，要想實現它的功能，管理員只需要將用戶名和密碼給正確輸入進來即可，如果用戶沒有權限，那么登陸工作就無法實現。用戶有三次機會來對用戶名和密碼進行輸入，如果錯誤出現，系統將會提示信息框，避免系統密碼被解碼器所破解，連續三次錯誤，登陸窗體將不會再次出現。
四是圖書查詢：圖書查詢是系統非常重要的一項功能，它需要連接數據庫。在處理相關數據信息時，比如查詢方面，將SQL語言以及數據訪問對象給應用了過來。在查詢的過程中，結合系統需求，讀者和管理人員結合實際需求，來對不同的查詢方式進行選擇，在對所借的圖書信息進行查詢時，可以通過四個選項，分別是書號、書名以及作者和出版社等。在本界面中，將組合框應用了過來，借閱者可以對查詢途徑進行選擇，將查詢內容輸入到文本框中，將查詢命令按鈕單擊下去，查找到的圖書信息就會被顯示于控件中。
五是圖書借閱：借書功能就是由本模塊所實現的，讀者借到圖書后，系統就會將消息框彈出來，將成功借閱圖書的信息給顯示出來，然后修改數據庫中的相關數據。本功能模塊可以分為兩個部分，首先是用戶信息，指的是需要將借閱者的借書證號、性別以及姓名等詳細信息輸入進來；其次是新借圖書，需要輸入新書書號以及借書日期等詳細內容，確定之后，用戶就可以對圖書成功借閱，并且本用戶借到的圖書也可以被顯示于控件中，彈出相應的消息框，提示用戶已經成功借閱了圖書。
六是新圖書錄入：新圖書錄入也是需要重視的一個方面，只有在數據庫中儲存新的圖書，在以后的圖書借閱過程中，記錄和校對工作方可以順利進行。進入到主界面之后，如果對新書進行了購買，新書錄入模塊就會出現，輸入相關的信息內容即可。
3結語
1.1缺乏對檔案管理工作重要性的認識從眾多事業單位辦公室檔案管理工作的實際情況來看，大多數的事業單位都沒有對辦公室檔案管理工作進行充分的認識，對其重要性不夠了解。不管是從單位領導還是職工方面來講，都沒能引起足夠的重視，在對管理職責與年度考核上，也沒有對檔案管理工作的指標進行納入。這樣的現象也就導致了檔案管理工作人員對自身工作的不自信，認為檔案管理工作對于事業單位的發展起不到作用。另外，單位對于辦公室檔案管理的認知不足，有的單位甚至缺乏基本的資金投入與檔案軟硬件配備，這也嚴重阻礙了辦公室檔案管理工作的發展。
1.2缺乏高綜合素質的辦公室檔案管理人員從檔案管理學的角度來看，事業單位的辦公室檔案管理工作不僅是一項專業性極高的工作，更需要技術性較強、專業素質高的工作人員來進行。而當前的情況最為突出的也就是人員素質問題，因事業單位的特殊性，在人事改革的過程中，由于機構調整和重組，工作人員與崗位之間會發生變化，這就導致了一些不具備專業檔案管理能力的人員或者說業務能力不強的人員從事了辦公室檔案管理工作。而對于這些專業素質不高，業務能力尚有欠缺的職工來講，單位沒能給予一定的培訓與指導，也使得職工對工作產生消極情緒，更不利于辦公室檔案工作。
1.3缺乏對現代信息技術的運用隨著現代信息技術的發展，各種各樣的現代化技術與手段運用到事業單位管理工作中。就事業單位的辦公室檔案管理工作而言，特別是網絡技術的運用，給辦公室檔案管理工作帶來了極大的方便。而由于對檔案工作的不重視，缺乏資金的投入，許多事業單位在引進現代信息技術到辦公室檔案管理工作上做得不夠好。而為了檔案資源的信息化與數字化，并逐步實現事業單位內部資源共享，更應該結合現代的計算機技術與網絡技術，進一步促進事業單位辦公室檔案管理的信息化與現代化水平。此外，因從事檔案管理工作的人員缺乏對現代信息技術的了解與應用，對于靈活的設備與軟硬件使用還存在一定的問題，這也是導致現代化信息技術得不到有效利用的重要原因。
2事業單位加強辦公室檔案管理的創新思路
2.1建立并完善辦公室檔案管理制度首先，制度的完善是任何管理工作的前提，想要提高事業單位的辦公室檔案管理工作，就必須有一個有效的途徑和方法，建立辦公室檔案管理工作的規章制度并不斷完善其制度環境，以保證辦公室檔案工作的規范性。其次，必須依據事業單位辦公室檔案管理工作的實際情況出發，建立相應的管理機制，并不斷從制度上來改進和促進檔案管理的規范性與科學性，以實現檔案管理工作的需要。同時，要提高從業職員對辦公室檔案管理工作重要性的認識，建立相應的約束機制來引起重視，要求職工嚴格的執行檔案管理的制度規范，并逐步構建和完善制度。
2.2提高辦公室檔案管理人員的綜合水平辦公室檔案管理工作水平的高低是決定事業單位發展的重要基礎，而為了更好的管理辦公室檔案，人員的因素必不可少。前面介紹過，辦公室檔案管理工作是一個系統性較強，綜合性高的工作，因此，其對于從業人員的要求也較高。事業單位必須明確好辦公室檔案管理的崗位職責，從能力與責任上來完善隊伍建設，出于崗位變動的考慮，要確保檔案管理人員的整體水平，應不斷開展能力培訓與實踐性的培訓活動，以提升檔案管理人員的能力與知識，進一步提升其管理經驗，增強責任感，扎實檔案管理的理論基礎與實踐知識，以此來確保事業單位辦公室檔案管理工作的隊伍水平。
2.3推動現代化的信息技術的運用事實上，檔案管理向信息化網絡化發展是未來的必然發展趨勢，也必然是實現檔案管理現代化的方向。所以，在實際的辦公室檔案管理工作中，應將現代化信息技術充分運用起來，切實從計算機技術、網絡技術等方面來指導檔案管理工作，實現檔案工作的現代化發展。可以通過借鑒國外一些先進的檔案管理經驗，利用光盤、縮微等技術，或者聲像等技術來實現事業單位辦公室檔案工作的數字化。除此之外，還應加大對事業單位檔案管理的現代化信息技術的投入，并加快現代化管理進程的發展，以充分發揮出信息社會中檔案管理的價值。另外，必須加強事業單位檔案管理工作的經費投入，通過資金的投入，與加大宣傳力度，促進辦公室檔案管理工作的健康發展。
3結語
從本質上來講，檔案管理工作屬于服務性工作，需要工作人員具備高尚的職業道德，做到愛崗敬業、無私奉獻、服務周到等。檔案管理人員要提高自身工作的效率和質量，最基本的要求就是要熱愛自己的崗位，盡自己最大的努力將這份工作做好，有高度的責任感，減少工作的失誤和錯誤。檔案管理工作本身比較枯燥無味，如果工作人員缺乏對它的熱愛，將直接影響工作人員的工作狀態和工作心情，降低工作的效率和質量。此外，檔案本身作為記錄過去發生某些事實的唯一載體，在社會的發展過程中有著重要的作用，這就要求工作人員需要具備高度的責任心和責任感，高度重視檔案管理的每一個工作環節，防止檔案的丟失，維護檔案的完整和安全。另外，隨著檔案工作量的越來越大，檔案管理工作人員要善于總結工作經驗，勤于思考，敢于創新，積極探索和開創新的工作方法和管理方式，確保檔案管理工作的全面性和安全型。對于實際工作中遇到的難題和困難，要敢于打破傳統的思維模式和管理方式，在遵循規律的基礎上，對相關檔案管理的環節進行改革和創新，進一步促進檔案管理工作的效率，提高檔案管理的安全性能。
二、信息化的管理能力和學無止境的精神
信息時代的到來，衍生出了以電子文件為載體的檔案，直接沖擊了傳統的紙質檔案管理模式，對檔案管理工作人員的專業素質提出了更高的要求。因此，檔案管理人員需要具備信息化的管理能力，能夠熟練的運用計算機對相關電子文件進行存儲、歸檔、保管等信息化檔案管理操作，實現紙質檔案和電子檔案的同步管理。這無疑需要檔案管理工作人員需要掌握基本的計算機操作能力，兼具其他學科的相關內容，在檔案信息化建設中貢獻自己的一份力量。此外，檔案管理人員還需要具備學無止境的精神，有良好的學習態度，積極參加多元化形式的學習，將實際的工作與所學的知識緊密結合在一起，養成工作學習化的良好習慣，不斷提高自身的專業素養和專業技能，拓寬自己的知識面和視野，注重綜合型人才的培養，提高自身的綜合實力和綜合素養，進一步促進我國檔案管理事業的發展。
三、結語