發(fā)布時(shí)間：2023-05-17 15:42:40
序言：寫(xiě)作是分享個(gè)人見(jiàn)解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的國(guó)企檔案管理樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
1 引言
進(jìn)入21世紀(jì)，知識(shí)在經(jīng)濟(jì)發(fā)展過(guò)程中越來(lái)越重要，整個(gè)社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入知識(shí)時(shí)代、高新技術(shù)時(shí)代、全球一體化時(shí)代，人本管理的時(shí)代。在社會(huì)所有資源中，人力資源是知識(shí)時(shí)代首要資源，人力資源管理與企業(yè)人事檔案管理有直接的聯(lián)系。
國(guó)有企業(yè)不僅是社會(huì)主義公有制的主要表現(xiàn)形式，也是社會(huì)主義基本經(jīng)濟(jì)制度的主要體現(xiàn)特征，它在中國(guó)特色社會(huì)主義事業(yè)中，對(duì)經(jīng)濟(jì)、政治、文化等各個(gè)領(lǐng)域都發(fā)揮著不可替代的巨大作用，是中國(guó)社會(huì)長(zhǎng)治久安的主要經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)。
當(dāng)前，有人認(rèn)為：人事檔案管理工作在國(guó)企中所起的作用正漸漸的淡化，員工在工作崗位上與檔案之間的聯(lián)系也漸漸減弱。原因一：因?yàn)槎鄶?shù)國(guó)企對(duì)于員工能力的評(píng)價(jià)不僅僅局限于人事檔案所記載的內(nèi)容；原因二：人才的流動(dòng)越來(lái)越快，越來(lái)越多的人成為“社會(huì)人”，注重工資福利的心理淡化，在這樣的情況下，檔案作用已經(jīng)不這么明顯。本人認(rèn)為這種看法有點(diǎn)片面性，人事檔案管理工作應(yīng)該被國(guó)企重視，國(guó)有企業(yè)人事檔案記錄每一個(gè)員工的個(gè)人基本資料、社會(huì)關(guān)系以及業(yè)務(wù)能力等內(nèi)容，與員工工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保證等有直接的關(guān)系，此外人事檔案是國(guó)有企業(yè)人事部門(mén)和組織部門(mén)內(nèi)部選聘員工的主要依據(jù)。總之，國(guó)有企業(yè)人力資源管理的水平受人事檔案管理的水平的影響，做好人事檔案管理是國(guó)有企業(yè)可持續(xù)健康發(fā)展的基本途徑。
基于此背景，本文針對(duì)國(guó)企人事檔案管理的現(xiàn)狀，如國(guó)企人員基數(shù)大，檔案管理工作負(fù)責(zé)化的同時(shí)，找出國(guó)企人事檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題，并根據(jù)存在問(wèn)題，提出國(guó)企人事檔案管理發(fā)展對(duì)策與建議，希望通過(guò)本文的研究對(duì)于國(guó)企人事檔案管理工作有所幫助。
2 國(guó)企人事檔案管理存在問(wèn)題分析
近年來(lái)，為了適應(yīng)市場(chǎng)規(guī)律，國(guó)企積極進(jìn)行了大范圍的改革，國(guó)企在管理方面取得了很大的進(jìn)步，尤其是人事檔案管理工作取得的進(jìn)步最大，但是進(jìn)步的同時(shí)也存在一定的問(wèn)題，具體問(wèn)題如下：
2.1 檔案管理意識(shí)不強(qiáng)
當(dāng)前，我國(guó)國(guó)企將過(guò)多的精力放在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理、企業(yè)形象的塑造等方面，很少關(guān)注企業(yè)的內(nèi)部管理，特別是不太重視企業(yè)人事檔案管理工作。多數(shù)管理人員包括高層管理人數(shù)和人事檔案管理部門(mén)檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，其原因在于他們認(rèn)為人事檔案管理工作不會(huì)給企業(yè)帶來(lái)實(shí)際的收益，因此，不必花過(guò)多的時(shí)間和精力在人事檔案管理工作上。這種檔案管理意識(shí)直接制約了我國(guó)國(guó)企人事檔案管理工作的開(kāi)展。
2.2 人事檔案管理制度不完善
當(dāng)前，國(guó)企人事檔案管理制度不完善、不科學(xué)、不合理的問(wèn)題日漸凸顯，很多國(guó)企人事檔案管理正處于人工和經(jīng)驗(yàn)管理階段，此狀況直接影響了人事檔案管理的效率，直接阻礙了國(guó)企人事檔案管理的發(fā)展，越來(lái)越不能滿足國(guó)企人事檔案管理工作的需要。
2.3 人事檔案管理的人員水平參差不齊
國(guó)企人事檔案管理的人員水平參差不齊，有研究生學(xué)歷的，有本科學(xué)歷的，也有專科以下學(xué)歷的，很多管理人員檔案管理知識(shí)匱乏，并且缺乏專業(yè)管理能力，這影響了管理工作的效率，此外人事檔案管理人員不能夠定期參加培訓(xùn)，能力得不到提高，這也影響了國(guó)企人事檔案管理水平的提高。
2.4 人事檔案內(nèi)容陳舊、簡(jiǎn)單
當(dāng)前，很多國(guó)企業(yè)的人事檔案材料里面只記錄了員工的姓名、年齡扥基本資料，這樣的檔案材料已經(jīng)不適應(yīng)新時(shí)代檔案管理的發(fā)展。并且檔案歷史材料很多，現(xiàn)有材料出現(xiàn)缺失現(xiàn)象，這種人事檔案無(wú)法為用人單位晉升和輪崗提供依據(jù)。反映員工工資、職務(wù)評(píng)聘、工作業(yè)績(jī)的材料卻沒(méi)有收集完整，這直接造成人事檔案的完整性。
當(dāng)然，現(xiàn)階段國(guó)企的用人更加的靈活，勞務(wù)派遣、短期招聘的現(xiàn)象經(jīng)常出現(xiàn)，國(guó)企常常會(huì)忽視這部分員工檔案材料的管理工作。
2.5 人事檔案管理仍停留在手工的傳統(tǒng)管理階段
20世紀(jì)90年代以后，計(jì)算機(jī)的迅速興起直接推動(dòng)了信息技術(shù)的發(fā)展，全球進(jìn)入了信息化革命時(shí)代。信息化水平可以作為衡量一個(gè)國(guó)家或者地區(qū)綜合實(shí)力的重要標(biāo)志，其高低不僅僅影響企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，還影響國(guó)家的競(jìng)爭(zhēng)力，信息化水平高，會(huì)促進(jìn)企業(yè)和國(guó)家的發(fā)展。
在信息化時(shí)代，國(guó)企人事檔案管理仍然停留在手工的傳統(tǒng)管理階段，管理工作跟不上時(shí)代的步伐，手工的傳統(tǒng)管理工作和信息化管理工作相比，效率低下，并且材料在保管過(guò)程中極容易損壞。在國(guó)企檔案轉(zhuǎn)遞過(guò)程中，紙質(zhì)版的材料在傳遞過(guò)程中過(guò)程復(fù)雜，丟失現(xiàn)象時(shí)常發(fā)生，這種情況都不利于國(guó)企人事檔案的管理，信息化管理可以幫助國(guó)企在人事檔案管理過(guò)程中實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化管理，效率很高。
3 國(guó)企人事檔案管理的改進(jìn)和發(fā)展
3.1 加大宣傳力度，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)
人事檔案管理工作不被重視的現(xiàn)象出現(xiàn)在很多國(guó)有企業(yè)，改變這種狀況，首先從思想上下手，讓管理者了解人事檔案管理的重要性，得到領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，加大對(duì)人事檔案管理的資金投入，改善人事檔案管理的硬件和軟件設(shè)施，讓其增強(qiáng)人事檔案管理意識(shí)。
3.2 國(guó)企應(yīng)實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)的人事檔案管理
國(guó)企在人事檔案管理應(yīng)該實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)性，檔案材料應(yīng)該及時(shí)的更新和補(bǔ)充，此外員工在查閱自己人事檔案的時(shí)候應(yīng)該注意查閱流程，不僅僅要為員工查閱檔案提供方便，還應(yīng)該注意保密工作。此外，還應(yīng)該將一些員工獲獎(jiǎng)狀況加入檔案里面，以便人事部門(mén)和組織部門(mén)在內(nèi)部選聘員工時(shí)候有依可循。
3.3 加強(qiáng)國(guó)企人事檔案管理人員的培訓(xùn)
若實(shí)現(xiàn)國(guó)企人事檔案管理的信息化，需要高素質(zhì)的檔案管理人才。人事檔案管理信息化、電子化的最終決定因素是人。鑒于國(guó)企人事檔案管理員工素質(zhì)的參差不齊的情況，所以需要加強(qiáng)國(guó)企人事檔案管理人員的培訓(xùn)工作。
國(guó)企人事檔案管理人員的培訓(xùn)工作主要包括業(yè)務(wù)技能的培訓(xùn)和基礎(chǔ)理論的培訓(xùn)。檔案管理人員不僅僅要掌握檔案學(xué)的相關(guān)理論，還應(yīng)該熟練掌握檔案管理的各種業(yè)務(wù)技能，包括檔案管理的方法、管理技巧、信息化檔案管理的操作等等。
3.4 國(guó)企人事檔案管理應(yīng)實(shí)現(xiàn)信息化
手工的傳統(tǒng)人事檔案管理缺乏快速、高效的信息化管理的先進(jìn)的理念。人事檔案管理的信息化已經(jīng)成為人事檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。國(guó)企應(yīng)該重視人事檔案管理的信息化，加大信息化建設(shè)滿足企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)和業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，國(guó)企可以購(gòu)買開(kāi)發(fā)檔案管理的軟件，即人事檔案管理信息系統(tǒng)，此外還應(yīng)該實(shí)現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)，這樣企業(yè)之間就能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)收集、追蹤管理檔案信息，信息化檔案管理可以提升國(guó)企人事檔案管理工作的效率。
4 總結(jié)
人事檔案管理工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性很強(qiáng)的工作，需要人事檔案管理人員付出勞動(dòng)和耐心，隨著信息時(shí)代的來(lái)臨，國(guó)企人事檔案管理工作需要作出一定調(diào)整和變化，這要求國(guó)企人事檔案人員不斷的學(xué)習(xí)與實(shí)現(xiàn)才能做好這項(xiàng)工作。
綜述，人事檔案涉及每一個(gè)人的一生，不僅僅對(duì)個(gè)人非常重要，還對(duì)整個(gè)社會(huì)非常重要，國(guó)企人事檔案管理工作應(yīng)該走信息化和動(dòng)態(tài)管理的道路，這樣的管理模式才能促進(jìn)國(guó)企人事檔案管理工作更好的發(fā)展。
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就我國(guó)目前企業(yè)的發(fā)展來(lái)看。大多數(shù)的企業(yè)在發(fā)展中越來(lái)越重視檔案管理，檔案管理不僅僅涉及了一個(gè)企業(yè)的人才管理，也是企業(yè)發(fā)展高度的一個(gè)見(jiàn)證。在檔案管理中，檔案管理工作人員起到了重要的作用，他們直接接觸檔案，是做好檔案管理工作必不可少的重要因素。
一、當(dāng)前我國(guó)企事業(yè)單位檔案管理人員存在的問(wèn)題
當(dāng)前我國(guó)企事業(yè)單位檔案管理人員在發(fā)展中存在著一系列的問(wèn)題，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
(一)對(duì)管理人員的激勵(lì)機(jī)制不健全
目前我國(guó)的企事業(yè)單位在發(fā)展中，普遍忽視了對(duì)檔案管理人員的激勵(lì)機(jī)制。很多企事業(yè)都存在著這樣的現(xiàn)象，企業(yè)注重對(duì)技術(shù)人員的待遇以及激勵(lì)，但是對(duì)行政人事尤其是檔案管理人員的激勵(lì)機(jī)制普遍都不健全。技術(shù)人員一般都是按照員工的技術(shù)貢獻(xiàn)給予經(jīng)濟(jì)、精神層面的獎(jiǎng)勵(lì)，而檔案管理工作人員的待遇始終都是固定的工資。這種激勵(lì)機(jī)制不利于提高檔案管理工作人員的積極性。
(二)檔案管理人員的硬件不完善
檔案管理人員的工作環(huán)境不順暢是很多企事業(yè)單位存在的問(wèn)題。檔案管理人員的工作工具一般都趕不上工作的需要。檔案管理人員使用的電腦的系統(tǒng)普遍都存在問(wèn)題。舉一個(gè)簡(jiǎn)單的例子，在山東某企事業(yè)檔案管理人員。由于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)出現(xiàn)問(wèn)題，計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)內(nèi)容都消失了。而檔案信息由于沒(méi)有備份，所有的東西都需要重新統(tǒng)計(jì)。若是計(jì)算機(jī)能夠定期檢查問(wèn)題。就可以避免問(wèn)題的發(fā)生。
(三)檔案管理人員的服務(wù)態(tài)度不正確
檔案管理人員的服務(wù)態(tài)度不正確是導(dǎo)致我國(guó)企事業(yè)單位檔案管理工作存在問(wèn)題的重要原因。檔案管理人員自身能夠?qū)ぷ鞯闹匾暢潭炔粔颍麄冊(cè)谌粘５墓ぷ髦袥](méi)有很明顯的服務(wù)意識(shí)。對(duì)于檔案管理工作的內(nèi)容以及意義沒(méi)有深刻的了解，這樣導(dǎo)致他們?cè)谌粘５墓ぷ髦胁荒苷嬲龊脵n案的管理和保護(hù)工作。
(四)檔案管理人員的培訓(xùn)機(jī)制不完善
在我國(guó)企事業(yè)單位中普遍缺乏對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。檔案管理人員缺乏培訓(xùn)就不能及時(shí)掌握檔案信息的更新?lián)Q代。不利于對(duì)企事業(yè)單位的檔案信息進(jìn)行管理。同時(shí)由于缺乏檔案工作的培訓(xùn)，導(dǎo)致了檔案管理人員的工作積極性不高。不能有效做好檔案管理工作。
二、解決措施
為了解決上述提到的問(wèn)題，我們提出了相應(yīng)的解決措施以推動(dòng)我國(guó)企事業(yè)檔案管理人員的發(fā)展，具體措施如下――
(一)健全企事業(yè)單位的激勵(lì)機(jī)制
健全企事業(yè)單位的激勵(lì)機(jī)制可以有效地提高我國(guó)檔案管理人員的積極性。我們可以從經(jīng)濟(jì)層面、物質(zhì)層面來(lái)對(duì)出色的檔案管理工作人員進(jìn)行激勵(lì)。這樣一方面可以推動(dòng)其檔案管理工作的積極性，另一方面可以有效的激勵(lì)其他的管理人員做好工作。
(二)完善硬件環(huán)境
完善硬件環(huán)境可以有效地推動(dòng)我國(guó)檔案管理工作的開(kāi)展。一方面完善硬件環(huán)境可以提高我國(guó)檔案管理工作人員的工作效率。檔案管理的硬件條件達(dá)到了，可以提高工作效率。另一方面可以避免檔案信息的丟失。要通過(guò)完善我國(guó)檔案管理的硬件條件來(lái)保證我國(guó)檔案信息的不丟失。要定期對(duì)檔案管理中的硬件進(jìn)行檢查。以保證我國(guó)的檔案信息不出現(xiàn)問(wèn)題。
(三)樹(shù)立正確的服務(wù)態(tài)度
檔案管理人員要樹(shù)立正確的服務(wù)態(tài)度。只有樹(shù)立正確的服務(wù)態(tài)度才能夠負(fù)責(zé)地對(duì)待工作。作為企事業(yè)的檔案管理人員首先要意識(shí)到檔案管理工作的重要性。目前很多檔案管理人員他們認(rèn)為檔案管理工作可有可無(wú)。這種想法的存在對(duì)檔案管理工作的質(zhì)量有著很大的影響。只有從思想層面意識(shí)到檔案管理工作的重要性，才能在實(shí)際中做好工作。
(四)完善檔案管理人員的培訓(xùn)機(jī)制
企事業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要重視對(duì)檔案管理人員的工作培訓(xùn)，要不斷完善工作中的培訓(xùn)機(jī)制。要定期地聘請(qǐng)專家對(duì)檔案管理人員進(jìn)行技術(shù)上和專業(yè)上的培訓(xùn)，進(jìn)一步提高我國(guó)檔案管理人員的工作技能和水平。同時(shí)要對(duì)培訓(xùn)的檔案管理人員進(jìn)行有效的考核，以此確定企業(yè)檔案管理人員培訓(xùn)的效果，真正做好培訓(xùn)工作，達(dá)到理想的培訓(xùn)效果。
企業(yè)人事檔案管理意識(shí)需要?jiǎng)?chuàng)新發(fā)展
長(zhǎng)期以來(lái)，企業(yè)人事檔案管理部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足，缺乏做好檔案管理工作的意識(shí)，主要表現(xiàn)在具體人事安排上，配備的人員不足，或配備人員的政治素質(zhì)不高，業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)。這樣安排常常導(dǎo)致大量的檔案材料長(zhǎng)期積壓，不能夠及時(shí)、合理、有效地收集整理。
人事檔案管理者要有高度的責(zé)任感和強(qiáng)烈的事業(yè)心，要做到規(guī)范管理、維護(hù)人事檔案完整、確保人事檔案安全、發(fā)揮人事檔案的作用，就必須增強(qiáng)人事檔案管理者的管理意識(shí)。人事檔案管理者既要掌握人事檔案工作的基本技能、基本知識(shí)、基本理論，又要注重對(duì)人事檔案操作程序的訓(xùn)練。一方面，針對(duì)企業(yè)檔案人員變動(dòng)頻繁、流動(dòng)性大的特點(diǎn)，人事檔案管理部門(mén)要因地制宜，在培訓(xùn)人員，批次上作出適當(dāng)調(diào)整。另一方面，適當(dāng)加大人事檔案室的硬件建設(shè)，配備必要的安全設(shè)施和保管設(shè)施，在人事檔案庫(kù)房的設(shè)置上要符合人事檔案管理的要求，人事檔案管理者既是人事檔案管理制度的制定者，又是人事檔案管理制度的執(zhí)行者。注重對(duì)人事檔案管理制度的建立、完善，是增強(qiáng)人事檔案管理意識(shí)之必需。
企業(yè)人事檔案管理內(nèi)容需要?jiǎng)?chuàng)新發(fā)展
企業(yè)人事檔案存在著內(nèi)容簡(jiǎn)單、材料不全等問(wèn)題。一般的人事檔案主要內(nèi)容包括學(xué)歷、職稱、政治面貌、工資級(jí)別和工作經(jīng)歷等，而反映個(gè)人知識(shí)結(jié)構(gòu)、能力特點(diǎn)、工作特點(diǎn)、工作業(yè)績(jī)等信息的材料收集的很少。
人事檔案的內(nèi)容之間雖存在著許多共性，但不同類別的人員由于他們的工作性質(zhì)、社會(huì)責(zé)任、職業(yè)特點(diǎn)、素質(zhì)要求、任用方式、考核內(nèi)容、社會(huì)評(píng)價(jià)、報(bào)酬待遇等方面的不同，在人事檔案內(nèi)容上也必然存在著較大的差異。根據(jù)這一情況，我們可以在信息化和市場(chǎng)化的基礎(chǔ)上分類管理人事檔案。根據(jù)不同類別的人員設(shè)計(jì)不同的管理制度，對(duì)檔案的功能進(jìn)行重新定位，增加反映個(gè)人個(gè)性特點(diǎn)和專業(yè)能力的資料，使人事檔案更加貼近社會(huì)和用人單位的需求，提高人事檔案的利用效率，提高人事檔案的價(jià)值。
企業(yè)人事檔案管理機(jī)制需要?jiǎng)?chuàng)新發(fā)展
傳統(tǒng)人事檔案制度以控制人、制約人為出發(fā)點(diǎn)的控制性管理，是計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代的產(chǎn)物，是典型的封閉式、內(nèi)向型管理模式。這種管理機(jī)制嚴(yán)重?fù)p害了人事檔案的社會(huì)聲譽(yù)，并對(duì)人事檔案的生存和發(fā)展產(chǎn)生了嚴(yán)重影響。如今，人檔脫節(jié)、死檔棄檔、虛假檔案、人質(zhì)檔案、克隆檔案、等現(xiàn)象大量存在。如此種種表明，傳統(tǒng)人事檔案制度，已不適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展，人事檔案制度改革勢(shì)在必行。
新形勢(shì)下，在人事檔案管理工作中尊重和保障人民的基本權(quán)利，不斷滿足人們?nèi)找嬖鲩L(zhǎng)的公共信息需求和促進(jìn)人的全面發(fā)展。一方面，要改革與現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展需求不相適應(yīng)的傳統(tǒng)的人事檔案管理制度和管理方式，從制度上保障公民參與人事檔案管理的權(quán)利。另一方面，在進(jìn)行人事檔案信息收集過(guò)程中，要盡可能的收集齊全、準(zhǔn)確，要系統(tǒng)反映人事檔案相對(duì)人特征和與人事檔案相對(duì)人利益切實(shí)相關(guān)的檔案材料，減少人事檔案中主觀評(píng)價(jià)性材料的份量。同時(shí)，強(qiáng)化人事檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，滿足社會(huì)發(fā)展需要，推動(dòng)人的全面發(fā)展。
企業(yè)人事檔案管理人員業(yè)務(wù)能力需要?jiǎng)?chuàng)新發(fā)展
人事檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性、技術(shù)性很強(qiáng)的工作，長(zhǎng)期以來(lái)，一些檔案管理人員在實(shí)際工作中坐等各職能部門(mén)把檔案材料送到檔案室來(lái)，沒(méi)有主動(dòng)走出去收集教職工的檔案材料，也沒(méi)有在企業(yè)各項(xiàng)工作、任務(wù)及活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)收集整理需要建檔的材料。不少檔案管理人員只是忙于案卷整理，做一些簡(jiǎn)單重復(fù)性勞動(dòng)，案卷外觀看起來(lái)整齊規(guī)范，但對(duì)其內(nèi)在完整性，一致性的把握及動(dòng)態(tài)性重視不夠。在檔案管理查閱傳遞過(guò)程中，有的包庇他人改動(dòng)案卷，使檔案失真，失去了工作的原則性，危害了企業(yè)和其他員工的利益。許多人的檔案材料信息前后不一，年齡越來(lái)越小，學(xué)歷越填越高又沒(méi)有相關(guān)的材料證明，這都反映了一些管理人員的政治素養(yǎng)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和敬業(yè)精神不佳。
新形勢(shì)下，要求高校重視人事檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)和人員業(yè)務(wù)能力的提高。多配備專業(yè)能力強(qiáng)的人員從事檔案管理，要求管理人員掌握現(xiàn)代化的信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)知識(shí)，掌握現(xiàn)代化辦公設(shè)備的使用方法，所以要經(jīng)常性地組織他們外出學(xué)習(xí)，請(qǐng)專家上門(mén)授課，使他們牢固樹(shù)立為企業(yè)人事改革制度和發(fā)展服務(wù)的意識(shí)，掌握先進(jìn)而嫻熟的專業(yè)技能。
關(guān)鍵詞：國(guó)有企業(yè)；檔案資源管理；創(chuàng)新
中圖分類號(hào)：F27
文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
doi：10.19311/ki.16723198.2016.21.036
國(guó)企檔案資源管理部門(mén)是從資料室、情報(bào)室逐漸發(fā)展起來(lái)。經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間的發(fā)展，國(guó)有企業(yè)檔案部門(mén)已經(jīng)由管理分散向集中管理、種類豐富、載體多樣的綜合檔案管理部門(mén)。隨著信息化的發(fā)展，對(duì)國(guó)有企業(yè)檔案資源管理提出了更高的要求，如何解決當(dāng)下國(guó)有企業(yè)檔案資源管理的困境，創(chuàng)新檔案管理方式和效率，更好的發(fā)揮檔案資源的價(jià)值。
1國(guó)有企業(yè)檔案資源管理現(xiàn)狀
1.1國(guó)企檔案資源管理內(nèi)容多樣化
國(guó)有企業(yè)與一般企業(yè)不同，它是由國(guó)家政府直接負(fù)責(zé)的企業(yè)，但是它又與政府事業(yè)單位的檔案機(jī)構(gòu)不同，所以它的檔案管理也不同于一般的企業(yè)和政府單位，必須根據(jù)企業(yè)的具體情況進(jìn)行。國(guó)有企業(yè)檔案形式多種多樣。它可以是綜合管理檔案室，也可以是檔案管理網(wǎng)絡(luò)，甚至可以直接委托相關(guān)的機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理。隨著國(guó)有企業(yè)的改革，國(guó)有企業(yè)轉(zhuǎn)變經(jīng)營(yíng)理念，國(guó)有企業(yè)檔案管理人員除了管理檔案還要監(jiān)管攝像、資料復(fù)印等工作。
1.2國(guó)有企業(yè)檔案資源管理工作面臨新的環(huán)境
國(guó)有企業(yè)的改革，國(guó)有企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理不再由國(guó)家政府包辦，而是企業(yè)進(jìn)行自主經(jīng)營(yíng)，自負(fù)盈虧。因此，國(guó)有企業(yè)也面臨復(fù)雜的市場(chǎng)環(huán)境，企業(yè)為了在競(jìng)爭(zhēng)中取得優(yōu)勢(shì)，往往會(huì)將調(diào)整企業(yè)經(jīng)營(yíng)方式，向多元化方向發(fā)展，延伸企業(yè)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)和相關(guān)的企業(yè)，并向國(guó)際市場(chǎng)拓展。企業(yè)戰(zhàn)略擴(kuò)展的時(shí)候，需要大量的文件資料和相關(guān)的檔案資源。因此，國(guó)有企業(yè)檔案資源管理部門(mén)應(yīng)該針對(duì)企業(yè)的不同業(yè)務(wù)設(shè)置不同的門(mén)類。為了適應(yīng)當(dāng)下經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，國(guó)有進(jìn)行了戰(zhàn)略重組以及內(nèi)部改革，企業(yè)的產(chǎn)權(quán)發(fā)生了變化，那么檔案管理的隸屬問(wèn)題也發(fā)生了變化。重組初期，企業(yè)各個(gè)部門(mén)還需要一定的磨合期，因此，大家很難關(guān)注到企業(yè)的檔案資管管理問(wèn)題，把一些小企業(yè)的檔案或者法人代表檔遺棄的現(xiàn)象，這樣可能造成企業(yè)資源的流失。
1.3國(guó)有企業(yè)面臨信息化發(fā)展
21世紀(jì)是信息化發(fā)展的時(shí)代，電子計(jì)算機(jī)、信息化技術(shù)廣泛應(yīng)用在社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域。國(guó)有企業(yè)對(duì)信息的需求也更大了，特別是當(dāng)前國(guó)有企業(yè)改革過(guò)程中，很多工作可能需要檔案資源的佐證。但是大部分的國(guó)有企業(yè)信息化都不高。
2國(guó)有企業(yè)檔案資源管理問(wèn)題
2.1檔案管理方式落后，無(wú)法適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需求
國(guó)有企業(yè)長(zhǎng)期以來(lái)在政府部門(mén)的管轄范圍之內(nèi)，因此企業(yè)管理方式帶有濃厚的政府機(jī)關(guān)檔案管理方式，檔案管理也是重藏輕用，檔案管理工作人員將大量的工作集中在檔案的收集、整理和保管等方面，忽略了檔案實(shí)用意義，對(duì)檔案的利用率比較低。
2.2檔案管理工作不重視
隨著信息化的發(fā)展，一些檔案部門(mén)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化、信息化發(fā)展。但是大部分國(guó)有企業(yè)對(duì)檔案管理工作不夠重視。只是簡(jiǎn)單的給檔案部門(mén)配備微機(jī)，接收企業(yè)的電子文件，然后對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行編目，方便搜索。連檔案部門(mén)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備都沒(méi)有更新，計(jì)算機(jī)屬于脫機(jī)運(yùn)行。這種鼓勵(lì)的檔案信息化方式，無(wú)法真正將檔案資源的價(jià)值發(fā)揮出來(lái)。
2.3檔案管理工作人員業(yè)務(wù)水平不高
由于企業(yè)自身不重視檔案管理工作，檔案管理人員很多都是其他部門(mén)借調(diào)過(guò)來(lái)的，他們本身并沒(méi)有檔案管理的專業(yè)知識(shí)，因此檔案管理水平不高。再加上，長(zhǎng)期以來(lái)，國(guó)有企業(yè)都是吃大鍋飯的，檔案工作人員普遍工作積極性不高，干得好干的差都一個(gè)樣，所以檔案資源管理的效率不高。
3企業(yè)檔案資源管理創(chuàng)新方式
3.1完善檔案管理制度
國(guó)有企業(yè)當(dāng)前處于改革階段，為了避免遺漏企業(yè)發(fā)展重要的信息，企業(yè)應(yīng)該完善企業(yè)的檔案管理制度。比如國(guó)企重組以后，國(guó)企改革以后有很多新的企業(yè)加入進(jìn)來(lái)，檔案資源管理部門(mén)應(yīng)該將其單獨(dú)整理出來(lái)歸檔，并標(biāo)明日期時(shí)間，并注明相關(guān)的說(shuō)明。這樣就可以避免國(guó)有企業(yè)重組以后，檔案信息混亂的局面，檔案工作人員要將企業(yè)重組、企業(yè)組織架構(gòu)、人動(dòng)等情況檔案信息收集起來(lái)，不因?yàn)閲?guó)企改革而造成企業(yè)歷史檔案出現(xiàn)空白現(xiàn)象。同時(shí)，還應(yīng)該根據(jù)國(guó)企的實(shí)際情況，尤其是國(guó)企一般是大企業(yè)，檔案資源比較多，而且很多檔案屬于國(guó)家檔案。國(guó)企應(yīng)該建立檔案保密制度，加強(qiáng)檔案保管和檔案保衛(wèi)制度，建立檔案資源管理日常制度，并明確檔案管理人員的崗位職責(zé)。
3.2開(kāi)發(fā)利用檔案資源
為了更好地利用檔案資源，檔案資源管理部門(mén)應(yīng)該加強(qiáng)檔案資源管理的利用率，將沒(méi)有開(kāi)發(fā)的檔案資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)，企業(yè)的新業(yè)務(wù)也要設(shè)立獨(dú)立的檔案單元，并對(duì)新業(yè)務(wù)新產(chǎn)品進(jìn)行細(xì)分，舊檔案進(jìn)行分門(mén)別類，方便員工查找。國(guó)有企業(yè)檔案資源也是國(guó)家檔案資源，但是隨著國(guó)有企業(yè)改革，很多幾十年前可能是秘密的檔案信息。到現(xiàn)在早已不是什么重要的商業(yè)機(jī)密，也不會(huì)對(duì)國(guó)家經(jīng)濟(jì)社會(huì)造成一定的影響，檔案資源管理部門(mén)應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況，公開(kāi)一部分可以公開(kāi)的檔案信息資源，滿足公眾對(duì)過(guò)去國(guó)有企業(yè)發(fā)展的求知欲。
3.3提高檔案資源管理人員的專業(yè)技能
企業(yè)檔案的價(jià)值對(duì)企業(yè)未來(lái)的發(fā)展具有重要的參考價(jià)值，檔案資源的作用也越來(lái)越明顯，這就需要我們的檔案管理人員不斷提高自己的專業(yè)技能，充分挖掘檔案信息資源，為企業(yè)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。企業(yè)應(yīng)該加大對(duì)檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓他們學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)。同時(shí)企業(yè)還可以聯(lián)系一些檔案管理工作比較突出的工作單位，組織檔案資源管理職工進(jìn)行學(xué)習(xí)。為了調(diào)動(dòng)職工工作的積極性，激發(fā)檔案資源管理部門(mén)的活力，檔案資源管理部門(mén)應(yīng)該引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，在工作中表現(xiàn)突出表現(xiàn)或者在檔案開(kāi)發(fā)利用方面做出重大貢獻(xiàn)的職工，應(yīng)該給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)。
3.4加強(qiáng)檔案資源管理數(shù)字化建設(shè)
信息化已經(jīng)成為檔案資源管理的未來(lái)趨勢(shì)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)、文件檔案已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展。數(shù)字檔案易存存儲(chǔ)、不易損壞，保留時(shí)間長(zhǎng)。然而，數(shù)字檔案信息具有一定的物理特性，它必須依靠電子通訊設(shè)備或者光盤(pán)等介質(zhì)上。但是電子信息也有一個(gè)致命的缺點(diǎn)，就是它的不可恢復(fù)性。一旦發(fā)生意外，可能造成滅頂之災(zāi)，數(shù)據(jù)信息可能全部毀滅，因此形成電子檔案的時(shí)候要做好備份工作，并在電子檔案上做好相關(guān)的記錄，記錄信息建立的時(shí)間以及工作人員的名字以及保護(hù)標(biāo)簽。加大對(duì)電子檔案信息的開(kāi)發(fā)利用，將檔案資源信息管理系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行融合，將檔案資源信息化建設(shè)納入國(guó)有企業(yè)信息化建設(shè)工作來(lái)，檔案信息的數(shù)據(jù)收集、整理與企業(yè)的業(yè)務(wù)部門(mén)、資金信息實(shí)行共享，從而加快國(guó)有企業(yè)的信息化進(jìn)程。
4結(jié)語(yǔ)
在網(wǎng)絡(luò)信息化的今天，國(guó)有企業(yè)資源檔案管理不僅僅只是保存企業(yè)信息資源或者記錄企業(yè)發(fā)展信息，它還能增加企業(yè)的活力，為企業(yè)創(chuàng)造更多價(jià)值。當(dāng)前，國(guó)有企業(yè)正在大刀闊斧地改革，檔案資源管理作為改革的一部分，如何在當(dāng)下信息化的時(shí)代，提升檔案管理水平和服務(wù)水平，促進(jìn)檔案信息資源管理水平的進(jìn)步，是當(dāng)下國(guó)有企業(yè)的檔案管理者所要思想的問(wèn)題。
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目前，我省省管國(guó)有企業(yè)（以下稱“省管企業(yè)”）的檔案管理方面出現(xiàn)了檔案管理功能弱化、檔案資料收集不齊全、歸檔不及時(shí)、日常管理人員不足等一系列問(wèn)題，究其原因，企業(yè)內(nèi)部結(jié)構(gòu)的變化，企業(yè)內(nèi)部檔案管理人員的不足，規(guī)章制度不夠完善影響企業(yè)檔案管理的發(fā)展。企業(yè)內(nèi)部對(duì)企業(yè)檔案的管理手段還不夠先進(jìn)。對(duì)于企業(yè)的檔案管理工作來(lái)說(shuō)，首先應(yīng)該規(guī)范好企業(yè)內(nèi)部的經(jīng)營(yíng)行為，規(guī)范好企業(yè)經(jīng)營(yíng)行為的有效手段就是應(yīng)該維護(hù)好檔案的嚴(yán)肅性。從根本上防范并化解好企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)的前提是應(yīng)該增強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制的能力;對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)，企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)防范的第一道防線就是內(nèi)部控制。
2 省管企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理的途徑
2.1 企業(yè)內(nèi)部應(yīng)該提高對(duì)檔案的管理意識(shí)。企業(yè)內(nèi)部的檔案管理部門(mén)應(yīng)該重視宣傳、重視造勢(shì)，并且積極探索出全新的企業(yè)檔案管理的工作方式。要加大企業(yè)對(duì)檔案管理的宣傳力度，通過(guò)廣大的新聞媒體，不斷地宣傳并推介企業(yè)對(duì)檔案的規(guī)范管理。大力宣傳一些典型實(shí)例，如，近年來(lái)房地產(chǎn)市場(chǎng)高溫下造成土地價(jià)格飆升，某省管企業(yè)的二級(jí)企業(yè)生產(chǎn)礦區(qū)附近村民多次上訪并到法院，要求企業(yè)按時(shí)下價(jià)格賠付35年前就占用村民的巨額土地款。該企業(yè)的檔案部門(mén)及時(shí)提供了當(dāng)年企業(yè)賠付村民土地款的合同、收據(jù)和村委會(huì)、村民簽名等翔實(shí)證據(jù)，法院依此駁回村民，為企業(yè)挽回巨額經(jīng)濟(jì)損失。類似檔案資料為企業(yè)經(jīng)營(yíng)中產(chǎn)生的法律糾紛提供堅(jiān)實(shí)歷史依據(jù)的案例還有很多。再如，部分民營(yíng)企業(yè)在脫鉤改制前為國(guó)有企業(yè)，改制過(guò)程中的所有檔案資料為改制過(guò)程是否合規(guī)合法、是否造成國(guó)有資產(chǎn)流失、是否經(jīng)得起歷史檢驗(yàn)提供了真實(shí)的歷史依據(jù)等。通過(guò)大力宣傳，讓企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)企業(yè)內(nèi)部的檔案管理工作引起高度的重視，為企業(yè)的檔案管理工作的順利進(jìn)行營(yíng)造良好的氛圍。
2.2 確定企業(yè)檔案作為重要信息資源的地位，制定相關(guān)資源開(kāi)發(fā)利用方案。在信息化社會(huì)中，信息已經(jīng)成為市場(chǎng)一種非常重要的資源和財(cái)富，檔案具有高度的可靠性、真實(shí)性以及原始依據(jù)性，作為能夠視為當(dāng)前市場(chǎng)上最為權(quán)威的信息資源形式之一，是企業(yè)進(jìn)行決策的重要依據(jù)，非常有必要對(duì)其進(jìn)行開(kāi)發(fā)和利用。依照開(kāi)發(fā)程度的深淺可以將國(guó)有企業(yè)檔案資源開(kāi)發(fā)分為三個(gè)階段，即處于信息資源收集、建檔、整理階段的第一次開(kāi)發(fā)，處于對(duì)檔案信息提示和提出階段的第二次開(kāi)發(fā)，處于對(duì)于檔案信息進(jìn)行加工、處理階段的第三次開(kāi)發(fā)。為了能夠充分地開(kāi)發(fā)和利用檔案信息資源，為企業(yè)創(chuàng)造效益，必須重點(diǎn)克服下述幾個(gè)問(wèn)題：首先，重點(diǎn)突破現(xiàn)有檔案管理制度的局限性，根據(jù)企業(yè)的發(fā)展要求和信息化時(shí)代的要求進(jìn)行制度創(chuàng)新;其次，提高館藏檔案的質(zhì)量和數(shù)量，為資源開(kāi)發(fā)和利用奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ);再次，通過(guò)制度建設(shè)、機(jī)制改革來(lái)提高企業(yè)檔案管理人員的工作積極性;最后，花力氣提高企業(yè)檔案管理的信息化水平。
2.3 積極探索新的企業(yè)檔案管理模式。企業(yè)應(yīng)該探索創(chuàng)建檔案資產(chǎn)的評(píng)估機(jī)構(gòu)，這樣不僅可以把企業(yè)的檔案資產(chǎn)作為有形的資產(chǎn)和無(wú)形的資產(chǎn)價(jià)值放到評(píng)估中的原始憑證中，還可以對(duì)企業(yè)的檔案自身做一個(gè)正確的評(píng)估，盡可能地做到企業(yè)和國(guó)家之間的權(quán)益不受到影響，嚴(yán)格杜絕國(guó)有資產(chǎn)的流失。還有邀請(qǐng)新聞媒體適度報(bào)道一些企業(yè)檔案工作現(xiàn)狀，可以使檔案行政部門(mén)得到有關(guān)企業(yè)檔案工作的客觀準(zhǔn)確信息，實(shí)現(xiàn)科學(xué)決策，及時(shí)研究解決企業(yè)檔案工作存在的問(wèn)題。通過(guò)新聞媒體將企業(yè)檔案工作困境適時(shí)適度向社會(huì)披露，使企業(yè)檔案工作接受社會(huì)輿論監(jiān)督。
[關(guān)鍵詞]國(guó)有企業(yè)檔案；管理；對(duì)策
人事檔案工作是人事管理工作的重要組成部分，它是發(fā)現(xiàn)人才、使用人才和管理人才的重要依據(jù)。改革開(kāi)放以來(lái)，我國(guó)的人事檔案管理工作取得了顯著的成績(jī)。但是隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入，近年來(lái)人員流動(dòng)頻繁，原有的人事檔案管理體制的弊端日漸顯露。人事檔案工作如何與時(shí)俱進(jìn)，充分發(fā)揮為經(jīng)濟(jì)社會(huì)服務(wù)的職能，已成為我們必須努力解決好的一個(gè)重大課題。
一、當(dāng)前企業(yè)人事檔案管理存在的問(wèn)題
企業(yè)人事檔案管理工作在長(zhǎng)期的實(shí)踐中，積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)，形成了一定的管理模式。但舊的企業(yè)人事檔案管理模式與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制環(huán)境下企業(yè)發(fā)展對(duì)人才管理的需求不相適應(yīng)的種種弊端已顯露出來(lái)。具體可以總結(jié)為：
（一）僵化的國(guó)有企業(yè)人事檔案管理體制與國(guó)有企業(yè)靈活的用人機(jī)制不適應(yīng)
隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立，人們的思想觀念發(fā)生了重大改變，企業(yè)在招聘使用員工的時(shí)候，更多地注重個(gè)人的能力，國(guó)有企業(yè)對(duì)員工的約束主要是靠合同、協(xié)議，而不是人事檔案。員工如履行了合同、協(xié)議，即可自由流動(dòng)，選擇更適合自己的崗位。用工制度的變化以及人才之間激烈的競(jìng)爭(zhēng)，出現(xiàn)了許多員工為謀求個(gè)人發(fā)展而從原來(lái)的單位跳槽到另一單位另謀出路的情況，而舊單位為維護(hù)本單位利益而不放其人事檔案等情況，于是社會(huì)上就出現(xiàn)了“死檔棄檔”、“人檔脫節(jié)”、“人質(zhì)檔案”、 “虛假檔案”的情況。加之國(guó)有企業(yè)人才流動(dòng)較快，使現(xiàn)行的人事體制包括人事檔案管理體制難以發(fā)揮其服務(wù)功能，因而也難以適應(yīng)這類型企業(yè)靈活的用人機(jī)制需要。
（二）國(guó)有企業(yè)人事檔案單一的管理模式與國(guó)有企業(yè)職工層次的多樣性不適應(yīng)
目前，我國(guó)國(guó)有企業(yè)人事檔案管理大都采用干部人事檔案管理模式進(jìn)行，這種管理模式適合本單位內(nèi)部人事檔案來(lái)源比較單一，僅限于本機(jī)構(gòu)人員，同時(shí)這種模式也方便查找和利用，涉及面比較窄，也很有利于人事檔案的保密工作。國(guó)有企業(yè)職工層次的多樣性決定了企業(yè)的人事檔案管理方法要與之相適應(yīng)。國(guó)有企業(yè)人事檔案還是要堅(jiān)持統(tǒng)一由人事部門(mén)管理，以及企業(yè)人事檔案工作也必須由企業(yè)各級(jí)組織、人事部門(mén)根據(jù)自己的管理權(quán)限負(fù)責(zé)某一級(jí)的人事檔案的管理方式已經(jīng)沒(méi)有辦法再適應(yīng)企業(yè)職工的這種多樣性的特點(diǎn)了。
（三）國(guó)有企業(yè)人事檔案的內(nèi)容不夠完備
現(xiàn)代國(guó)有企業(yè)制度最明顯的特征是“產(chǎn)權(quán)清晰、權(quán)責(zé)明確、政企分開(kāi)、管理科學(xué)”，人事檔案管理制度作為其中的一項(xiàng)內(nèi)容也要完善起來(lái)，要能夠正確反映出一個(gè)人的個(gè)人經(jīng)歷、成長(zhǎng)、德才情況等。企業(yè)是以最大限度激發(fā)員工創(chuàng)造力，達(dá)到最佳的經(jīng)濟(jì)效益作為目標(biāo)，這跟一般的機(jī)關(guān)干部的做法還是有很大的區(qū)別，所以企業(yè)的人事檔案除目前的基本內(nèi)容以外，還應(yīng)結(jié)合國(guó)有企業(yè)自身管理需求充實(shí)一些內(nèi)容。同時(shí)，通過(guò)調(diào)整國(guó)有企業(yè)人事檔案的內(nèi)容構(gòu)成，才能形成具有國(guó)有企業(yè)自身特色的人事檔案管理體系，而不是僅僅照搬干部人事檔案管理體系。
（四）檔案利用價(jià)值不高
有些企業(yè)管理本來(lái)就不是很規(guī)范，人事檔案管理更是不規(guī)范。有的員工職務(wù)升降、工資待遇隨意性很大，甚至還存在著企業(yè)主口頭上說(shuō)了就算的現(xiàn)象，使員工的工資級(jí)別、職務(wù)任免等材料根本無(wú)法形成。由于企業(yè)人事檔案管理的不規(guī)范，產(chǎn)生了不利的影響。一是有人利用檔案管理的漏洞，制造虛假材料。例如，將工作時(shí)間提前、把學(xué)歷變高、把年齡變小等等。這些情況的出現(xiàn)，使檔案材料喪失了真實(shí)性、嚴(yán)肅性、權(quán)威性。而人事檔案材料的失真，使得人力資源計(jì)劃中的配備計(jì)劃、退休解聘計(jì)劃、補(bǔ)充計(jì)劃、使用計(jì)劃不能正確制定和正常執(zhí)行，對(duì)當(dāng)前配置以及未來(lái)人力資源的供求造成負(fù)面影響。二是有的檔案轉(zhuǎn)遞不及時(shí)，操作程序不規(guī)范。例如，有的人早已跳槽，但其人事檔案還未按規(guī)定轉(zhuǎn)遞到新單位；有的企業(yè)違反規(guī)定，把人事檔案當(dāng)作普通郵件寄送，不作機(jī)要轉(zhuǎn)遞，這就容易造成檔案丟失；還有的企業(yè)在人事檔案轉(zhuǎn)遞過(guò)程中，不填寫(xiě)轉(zhuǎn)遞單，不經(jīng)密封鈐印，就隨意將檔案交給本人自帶，致使篡改、丟失檔案的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。由于檔案材料的不完善，不能客觀地反映本人經(jīng)歷的全貌，使得檔案的利用價(jià)值相對(duì)降低。不重視企業(yè)內(nèi)部的實(shí)績(jī)考核，輕視人事檔案記錄，人為地造成了人員與其檔案的兩者分離，這些原因都不同程度地造成了企業(yè)人事檔案利用率的降低。
（五）檔案管理人員素質(zhì)薄弱
由于受傳統(tǒng)觀念的影響，對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不足，重視程度不夠。專職檔案管理人員被裁減，且一崗多職，造成檔案工作兼而不顧。還有的檔案人員更換頻繁，因業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，工作不熟練難以勝任檔案工作。隨著當(dāng)前國(guó)有企業(yè)規(guī)模不斷發(fā)展，員工數(shù)量不斷增加，檔案數(shù)量也與日俱增，檔案管理難度增大，有關(guān)的管理措施跟不上。
二、適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展要求，改進(jìn)人事檔案管理工作的對(duì)策
（一）建立健全科學(xué)合理的人事檔案管理制度
在人事檔案管理活動(dòng)中，對(duì)于不適應(yīng)新形勢(shì)、新情況、新任務(wù)的規(guī)章制度，必須要進(jìn)行改革，及時(shí)建立新的、更為科學(xué)合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規(guī)范化。在檔案的收集上要及時(shí)、完整；在檔案的鑒別上必須遵循“取之有據(jù)，舍之有理”；檔案的整理歸檔要嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)；檔案的借閱應(yīng)根據(jù)具體情況具體分析，對(duì)人力資源管理部門(mén)及其他部門(mén)應(yīng)有所區(qū)別，注意檔案安全；檔案的更新應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，尤其應(yīng)注意對(duì)檔案的新內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)、主動(dòng)的補(bǔ)充收集。
（二）建立科學(xué)的人事檔案分類系統(tǒng)，充實(shí)檔案內(nèi)容
人事檔案的內(nèi)容大同小異，它們之間雖存在著許多共性，但不同類別的人員由于他們的工作性質(zhì)、社會(huì)責(zé)任、職業(yè)特點(diǎn)、素質(zhì)要求、任用方式、考核內(nèi)容、社會(huì)評(píng)價(jià)、報(bào)酬待遇等方面的不同，在人事檔案內(nèi)容上也必然存在著較大的差異。國(guó)家公務(wù)員的檔案體現(xiàn)了政治要求，專業(yè)技術(shù)人員的檔案?jìng)?cè)重于服務(wù)社會(huì)、創(chuàng)新技術(shù)的業(yè)績(jī)記載，中介組織人員的檔案體現(xiàn)其誠(chéng)信和非官方人員的特色。在同一個(gè)人的人事檔案中也是有差別的，如有的內(nèi)容可以進(jìn)入公共信息體系，有的則只能處于高度的保密狀態(tài)。根據(jù)這一情況，我們可以在信息化和市場(chǎng)化的基礎(chǔ)上分類管理人事檔案。根據(jù)不同類別的人員設(shè)計(jì)不同的管理制度，對(duì)檔案的功能進(jìn)行重新定位，增加反映個(gè)人個(gè)性特點(diǎn)和專業(yè)能力的資料，使人事檔案更加貼近社會(huì)和用人單位的需求，提高人事檔案的利用效率，提高人事檔案的價(jià)值。
（三）加快人事檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化進(jìn)程
人事檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化既包括管理手段的科學(xué)化、現(xiàn)代化，又包括管理理念的現(xiàn)代化、科學(xué)化。管理手段的科學(xué)化、現(xiàn)代化，最終是要在企業(yè)中建立一個(gè)以國(guó)有企業(yè)員工人事檔案信息為基礎(chǔ)的員工信息系統(tǒng)。而這個(gè)系統(tǒng)的初步要求則是建立人機(jī)結(jié)合的技術(shù)性管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案的計(jì)算機(jī)管理。
（四）引進(jìn)高素質(zhì)人才，加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提高人員素質(zhì)
人才是國(guó)有企業(yè)前進(jìn)、發(fā)展的動(dòng)力，對(duì)于檔案管理部門(mén)來(lái)說(shuō)亦是同樣的道理。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，在現(xiàn)代化程度不斷提高的今天，引進(jìn)高素質(zhì)的檔案人才是企業(yè)檔案工作發(fā)展的必然要求。在引進(jìn)高素質(zhì)人才的同時(shí)，企業(yè)也應(yīng)注重對(duì)現(xiàn)有檔案人員的培訓(xùn)，使其適應(yīng)新形勢(shì)下的新要求，從而全面提高企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)。
（五）增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，積極主動(dòng)的提供利用
人力資源管理知人、選人、用人、留人、育人的重要途徑是人事檔案信息的提供，所以人事檔案管理人員應(yīng)認(rèn)清形勢(shì)，擺正位置，端正態(tài)度，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，改變長(zhǎng)期以來(lái)坐等上門(mén)的被動(dòng)服務(wù)方式，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，積極主動(dòng)地為企業(yè)人力資源管理提供信息服務(wù)。人事檔案管理服務(wù)于人力資源管理，促進(jìn)國(guó)家企業(yè)人力資源管理，是企業(yè)知識(shí)管理的基礎(chǔ)。
（六）建立人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理模式，增強(qiáng)人事檔案的信息服務(wù)
關(guān)鍵詞：國(guó)有企業(yè) 社會(huì)保險(xiǎn) 檔案管理 思考
一、我國(guó)大型國(guó)有企業(yè)社保檔案管理的現(xiàn)狀
1.手段落后，從業(yè)人員素質(zhì)參差不齊。目前，我國(guó)大型國(guó)有企業(yè)社保檔案的管理手段依然比較落后，管理人員的素質(zhì)仍然參差不齊。大部分企業(yè)社保業(yè)務(wù)在處理時(shí)仍采用手工方式，信息資料檔案的記載、傳遞、保存采用傳統(tǒng)方法，有的雖實(shí)現(xiàn)微機(jī)管理，但人、機(jī)與軟件三者沒(méi)有實(shí)現(xiàn)有機(jī)結(jié)合，缺乏相應(yīng)的軟件設(shè)計(jì)人才，出現(xiàn)“人閑機(jī)空”，查取資料費(fèi)時(shí)費(fèi)力，效率低下，不能發(fā)揮出應(yīng)有的效能，直接影響企業(yè)分析和決策方面的工作。
2.缺乏統(tǒng)一的管理機(jī)制。目前全國(guó)各省市下發(fā)了許多關(guān)于企業(yè)勞動(dòng)和社會(huì)保障方面的政策，但尚無(wú)一份關(guān)于社保檔案該如何管理的規(guī)范性文件。部分企業(yè)在檔案管理時(shí)工作不規(guī)范，職責(zé)不明確，參保人員的檔案被分割保管、分室存放，社保部門(mén)管一塊，人事部門(mén)管一塊，企業(yè)自身管一塊，企業(yè)主管部門(mén)又管一塊，職責(zé)不清，交叉重疊，給檔案的管理帶來(lái)許多麻煩，不利于促進(jìn)勞動(dòng)力合理、有序的流動(dòng)。有的甚至無(wú)固定的檔案室、無(wú)專職管理人員，造成了參保人員的信息發(fā)生不同程度的流失。
3.社保檔案的管理內(nèi)容缺乏規(guī)范性。有的企業(yè)參保人員的檔案材料完整性、客觀性、準(zhǔn)確性較差，部分企業(yè)職工的檔案材料缺乏連續(xù)性，檔案中除勞動(dòng)合同外，對(duì)職工的自然情況、社會(huì)背景、技能特長(zhǎng)、健康狀況、崗位變動(dòng)等方面的具體信息一律沒(méi)有，有的檔案內(nèi)容則前后矛盾。檔案年齡與身份證、戶口本不相一致，出現(xiàn)多個(gè)參加工作時(shí)間、個(gè)人經(jīng)歷記載不完整、檔案人為涂改等嚴(yán)重現(xiàn)象，給勞動(dòng)保障部門(mén)在辦理職工失業(yè)、退休、特殊工種認(rèn)定等工作時(shí)帶來(lái)很大難度，同時(shí)也給企業(yè)在處理勞資糾紛時(shí)沒(méi)有依據(jù)可查，不利于維護(hù)職工的合法權(quán)益，引起職工的誤解，造成企業(yè)不穩(wěn)定。
二、大型國(guó)有企業(yè)加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的現(xiàn)實(shí)必要性
1.社保制度改革的要求。隨著社會(huì)保障制度改革的逐步深化，社會(huì)保險(xiǎn)部門(mén)要逐步將多年來(lái)壓在企業(yè)頭上的“養(yǎng)老重?fù)?dān)”挑過(guò)來(lái)，使企業(yè)擺脫困境，輕裝前進(jìn)。因此社會(huì)部門(mén)不但要履行起社會(huì)保障的責(zé)任，同時(shí)還要承擔(dān)起對(duì)企業(yè)離退休人員的社會(huì)化管理與服務(wù)的職能，使社會(huì)保險(xiǎn)檔案的科學(xué)管理盡快步入安全有序、操作上的靈活機(jī)動(dòng)、信息反饋上的及時(shí)高效的良性發(fā)展軌道。
2.社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的要求。加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理又是社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)本身的必然要求。社保工作是一項(xiàng)政策性強(qiáng)、業(yè)務(wù)上繁的工作，一名職工從參加工作到退休，中間可能要經(jīng)歷過(guò)若干次崗位變動(dòng)、工作調(diào)動(dòng)乃至失業(yè)等環(huán)節(jié)，每一環(huán)節(jié)都與當(dāng)事人的切身利益息息相關(guān)。參保人員在每一個(gè)環(huán)節(jié)，其已盡義務(wù)和應(yīng)享受的權(quán)利都作為原始資料存入了檔案，參保時(shí)間、費(fèi)用繳納、單位配比、利息計(jì)算、滾動(dòng)結(jié)余等主要指標(biāo)全靠個(gè)人檔案來(lái)記載和反映，伴隨人才的合理流動(dòng)，參保人數(shù)和參保范圍將日趨擴(kuò)大，社保檔案管理就顯得異常重要。
三、大型國(guó)有企業(yè)加強(qiáng)社保檔案管理應(yīng)做到“四個(gè)注重”
1.注重社保工作人員的素質(zhì)提升。管理的手段和人員的素質(zhì)直接影響到企業(yè)檔案工作的質(zhì)量。在社保檔案管理工作中，可由企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)掛帥、作為檔案管理工作的直接責(zé)任者，而檔案的立卷、保管、利用、統(tǒng)計(jì)和編研以及信息資源開(kāi)發(fā)等具體工作則由業(yè)務(wù)人員來(lái)完成，這實(shí)質(zhì)上是把檔案管理中的職能和職責(zé)相對(duì)獨(dú)立地分離開(kāi)。通過(guò)加強(qiáng)素質(zhì)教育來(lái)提升管理者的責(zé)任意識(shí)，通過(guò)業(yè)務(wù)培訓(xùn)來(lái)提高使用者在軟硬件上的操作技能，通過(guò)加強(qiáng)內(nèi)部管理來(lái)造就一支業(yè)務(wù)精湛、責(zé)任心強(qiáng)的社會(huì)保險(xiǎn)檔案的工作隊(duì)伍，為社保資源信息實(shí)現(xiàn)共建共享打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
2.注重規(guī)范社保檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)。國(guó)家和省上應(yīng)盡快出臺(tái)企業(yè)社保檔案的管理辦法，從檔案的儲(chǔ)存內(nèi)容、范圍、保管措施、配套設(shè)施、管理制度、人員職責(zé)和軟件的開(kāi)發(fā)及應(yīng)用等方面應(yīng)作細(xì)規(guī)定，以徹底改變無(wú)責(zé)無(wú)序的現(xiàn)狀，形成一套上下資源共享、信息傳遞通暢、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確翔實(shí)的科學(xué)管理體系。
隨著計(jì)算機(jī)辦公普及率越來(lái)越高，國(guó)有企業(yè)在處理日常業(yè)務(wù)的過(guò)程中，會(huì)產(chǎn)生并不斷累積大量的電子文件和相關(guān)資料，這些寶貴的財(cái)富如果沒(méi)有被系統(tǒng)的管理起來(lái)，就會(huì)導(dǎo)致這些長(zhǎng)期積累資料難以有效利用起來(lái)，無(wú)法發(fā)揮其應(yīng)有的作用。因此，使用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立起高效、便捷的檔案管理信息化系統(tǒng)，才能保證國(guó)有企業(yè)夯實(shí)的檔案管理基礎(chǔ)。
一、國(guó)有企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)是時(shí)展的必然
當(dāng)前計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已經(jīng)深入到企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理等各個(gè)層面，海量的電子文檔、音頻文件和視頻文件等多種形式的企業(yè)電子檔案資源，這些電子檔案作為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、技術(shù)變化與科研活動(dòng)的真實(shí)記錄和反映，在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的各個(gè)方面都發(fā)揮著不可替代的作用，是國(guó)有企業(yè)提高競(jìng)爭(zhēng)力，適應(yīng)復(fù)雜多變的商業(yè)環(huán)境的信息保障。因此，只有將檔案管理方式融入信息化的方式，才能讓企業(yè)檔案管理也隨著時(shí)代的進(jìn)步而發(fā)展，從而更好的提高國(guó)有企業(yè)檔案資源的整合、保存、管理、查找與共享利用，以幫助企業(yè)更好的進(jìn)行企業(yè)管理。
二、企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程
企業(yè)檔案信息化進(jìn)程大致經(jīng)歷了四個(gè)階段：
第一階段：20世紀(jì)90年代初期，計(jì)算機(jī)開(kāi)始普及并逐步運(yùn)用到企業(yè)辦公的文檔管理中，這一階段的檔案管理大多是采用與紙質(zhì)文檔管理相結(jié)合的目錄信息一體化的管理階段，公文與檔案工作管理流程有機(jī)結(jié)合起來(lái)；
第二階段：20世紀(jì)90年代末期，隨著計(jì)算機(jī)越來(lái)越普及，財(cái)務(wù)、營(yíng)銷、考勤、薪資等各種各樣的信息管理系統(tǒng)開(kāi)始被各大企業(yè)重視并推廣使用，也由此產(chǎn)生了海量的電子文檔，企業(yè)檔案管理開(kāi)始轉(zhuǎn)向電子文檔管理；
第三階段：21世紀(jì)初，企業(yè)對(duì)檔案管理的發(fā)展提出了重大的挑戰(zhàn)。面對(duì)海量的檔案信息，企業(yè)需要提高企業(yè)電子檔案資源的整合、保存、管理、共享利用以及全文檢索功能，因此，進(jìn)入了數(shù)字檔案管理及全文檢索階段，實(shí)現(xiàn)了電子檔案批量引入、全文檢索、脫機(jī)存儲(chǔ)以及跨平臺(tái)的模糊檢索和全文瀏覽等功能；
第四階段：采用物聯(lián)網(wǎng)和云計(jì)算等技術(shù)構(gòu)建企業(yè)數(shù)字檔案館，使企業(yè)信息化與檔案信息化實(shí)現(xiàn)無(wú)縫鏈接，讓檔案資料更安全，檔案管理更智慧，這也是信息化環(huán)境下企業(yè)檔案信息管理未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)。
三、國(guó)有企業(yè)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀分析
我國(guó)國(guó)有企業(yè)檔案信息化實(shí)踐進(jìn)程受多種因素限制，進(jìn)展并不是十分順利，發(fā)展速度相對(duì)其他領(lǐng)域信息化較為遲緩些，主要有以下三個(gè)方面的原因：
1. 受傳統(tǒng)管理體制影響，檔案管理意識(shí)淡薄
我國(guó)國(guó)有企業(yè)的部分領(lǐng)導(dǎo)者受傳統(tǒng)體制和觀念影響，大多只注重企業(yè)的生產(chǎn)效益，而對(duì)于與經(jīng)濟(jì)效益無(wú)關(guān)的企業(yè)檔案管理意識(shí)淡薄，片面認(rèn)為檔案信息化只是檔案存儲(chǔ)信息化，忽略了對(duì)電子檔案管理的利用和管理，導(dǎo)致對(duì)檔案管理信息化建設(shè)科研投入過(guò)少，硬件基礎(chǔ)設(shè)施落后，檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)過(guò)于簡(jiǎn)單粗糙，企業(yè)檔案管理與生產(chǎn)信息化建設(shè)脫節(jié)，對(duì)企業(yè)檔案的利用缺乏整合與規(guī)劃，更不要談信息共享和檢索了。
2. 缺乏合格的信息化應(yīng)用和管理人才
當(dāng)前國(guó)有企業(yè)中檔案管理人員專業(yè)性普遍不強(qiáng)，很多人員既不是檔案管理專業(yè)出生，又缺乏系統(tǒng)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，再加上人員年齡結(jié)構(gòu)老化，對(duì)當(dāng)前的信息管理技術(shù)缺乏足夠的知識(shí)，無(wú)法擔(dān)負(fù)起對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用、維護(hù)和管理工作。另外，?m然企業(yè)辦公自動(dòng)化已經(jīng)實(shí)現(xiàn)，但是基層專業(yè)人員的匱乏，無(wú)法做到檔案信息即時(shí)錄入和資源共享，使得企業(yè)檔案工作者被動(dòng)的成為信息錄入者，無(wú)法滿足利用需求。
3. 缺乏合理的檔案管理制度
我國(guó)的《檔案法》是1987年審議通過(guò)，并于1996年進(jìn)行修正后推廣實(shí)施的，受當(dāng)時(shí)技術(shù)限制，檔案法中并未涉及到電子檔案的相關(guān)內(nèi)容，因此，檔案信息化在目前的檔案法律中的屬于空白。我國(guó)大型國(guó)有企業(yè)對(duì)檔案信息化建設(shè)方面的制度和規(guī)定沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)可循，電子檔案信息安全方面問(wèn)題也對(duì)缺乏法律保護(hù)和約束，這些都極大的阻礙了國(guó)有企業(yè)檔案信息化的發(fā)展。
四、國(guó)有企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策
國(guó)有企業(yè)檔案信息化建設(shè)涉及的范圍廣、覆蓋的檔案種類多、數(shù)據(jù)量大并且內(nèi)容復(fù)雜，不僅需要領(lǐng)導(dǎo)的高度重視、充足的資金保障，還需要有成熟的檔案管理模式和管理標(biāo)準(zhǔn)和先進(jìn)的技術(shù)支持，要做到與企業(yè)信息化進(jìn)程、國(guó)家信息化進(jìn)程相互呼應(yīng)，可以從以下幾個(gè)方面來(lái)進(jìn)行：
1. 領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)重視
要在大型國(guó)有企業(yè)做好檔案管理信息化建設(shè)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)首先要有高度認(rèn)識(shí)，將檔案管理信息化建設(shè)提到日程上來(lái)，高度重視電子檔案管理工作并納入企業(yè)整體規(guī)劃，檔案管理信息化建設(shè)需要投入很大的人力、物力和財(cái)力，工作浩大，而且在短時(shí)間內(nèi)難以收獲明顯成效，領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持才能使檔案管理信息化建設(shè)順利開(kāi)展。
2. 培養(yǎng)復(fù)合型高素質(zhì)檔案信息化人才
檔案信息化是利用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)檔案管理模式的革新，因此對(duì)檔案管理人員的信息化素養(yǎng)要求很高，既要具備專業(yè)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，又要有信息化知識(shí)和技能。人才隊(duì)伍在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中起著關(guān)鍵性的主導(dǎo)作用。在檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，對(duì)網(wǎng)絡(luò)和硬件的維護(hù)、軟件的開(kāi)發(fā)需要專業(yè)的計(jì)算機(jī)技術(shù)人才，對(duì)企業(yè)檔案資料進(jìn)行收集、整理、歸檔、編目、立卷需要專業(yè)的檔案管理人才，建設(shè)企業(yè)信息資源和實(shí)現(xiàn)檔案信息規(guī)范化的過(guò)程更離不開(kāi)熟悉檔案管理方面的高素質(zhì)人才，因此，一只高素質(zhì)的復(fù)合型檔案管理人才隊(duì)伍是國(guó)有企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的根本保證。檔案信息化人才的結(jié)構(gòu)主要分為三個(gè)方面：
（1）研究型人才。在國(guó)有企業(yè)檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，研究型人才是科技領(lǐng)軍人，負(fù)責(zé)制定檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，信息傳輸標(biāo)準(zhǔn)、電子檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)等各種問(wèn)題的研究，使用新的技術(shù)和工具開(kāi)發(fā)出高效、適用、開(kāi)放的檔案管理軟件和檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。
（2）管理型人才。負(fù)責(zé)組織和協(xié)調(diào)各個(gè)部門(mén)，使維護(hù)檔案信息化建設(shè)過(guò)程良性運(yùn)轉(zhuǎn)，協(xié)調(diào)好開(kāi)發(fā)人員與使用人員之間的溝通，負(fù)責(zé)對(duì)使用人員的培訓(xùn)，管控檔案信息化系統(tǒng)的正常運(yùn)行。
（3）操作型人才。負(fù)責(zé)建設(shè)完成后的檔案管理系統(tǒng)的終端操作，需要熟悉電腦操作，了解網(wǎng)絡(luò)知識(shí)和電腦維護(hù)常識(shí)。
這三種人才缺一不可，相互溝通、協(xié)作、配合才能保證國(guó)有企業(yè)檔案信息化建設(shè)取得可觀成績(jī)。
3. 統(tǒng)一建設(shè)企業(yè)檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范
企業(yè)檔案信息化最終目的就是要實(shí)現(xiàn)在整個(gè)國(guó)有企業(yè)辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中的檔案信息共享，而實(shí)現(xiàn)信息共享的關(guān)鍵在于要對(duì)企業(yè)中各個(gè)部門(mén)的眾多系統(tǒng)之間制定整齊劃一的標(biāo)準(zhǔn)，比如對(duì)數(shù)字檔案的定義、存儲(chǔ)、術(shù)語(yǔ)標(biāo)準(zhǔn)、資源描述、業(yè)務(wù)流程化、文件格式、文件壓縮方式、加密算法、數(shù)字水印等等都要實(shí)行統(tǒng)一的規(guī)則，只有這樣才能保證檔案信息在企業(yè)內(nèi)部通行無(wú)阻。
4. 建立企業(yè)檔案信息化管理的安全體系
檔案管理的特殊性和保密性要求檔案管理信息化建設(shè)具有超強(qiáng)的安全保障體系，這其中包括了三個(gè)方面的內(nèi)容：
（1） 硬件設(shè)施的安全保障
企業(yè)檔案信息的企業(yè)的重要資源，在檔案信息化建設(shè)及維護(hù)過(guò)程中，必須確保檔案管理信息系統(tǒng)的環(huán)境安全、線路安全和設(shè)備安全，一旦無(wú)法預(yù)知或不可控的災(zāi)難發(fā)生時(shí)，要確保檔案信息不丟失。對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的運(yùn)行硬件進(jìn)行常規(guī)巡?撕臀?修保養(yǎng)，確保硬件安全運(yùn)行；按時(shí)查看服務(wù)器和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)和操作日志，及時(shí)發(fā)現(xiàn)安全隱患，加強(qiáng)機(jī)房的環(huán)境監(jiān)督保養(yǎng)工作，排查安全隱患。
（2）網(wǎng)絡(luò)安全保障
網(wǎng)絡(luò)具有高度的開(kāi)放性，在給人們便捷的同時(shí)，也為病毒、木馬、黑客提供了有乘之機(jī)。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的漏洞，黑客可以入侵到檔案系統(tǒng)中竊取企業(yè)的檔案資料，甚至破壞和涂改系統(tǒng)內(nèi)部數(shù)據(jù)，給檔案信息的安全帶來(lái)了威脅，給企業(yè)造成嚴(yán)重的損失。可以采取以下措施來(lái)防止丟失?c破壞數(shù)據(jù)并防止計(jì)算機(jī)病毒傳染破壞系統(tǒng)：使用防火墻技術(shù)部署內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)的網(wǎng)絡(luò)安全策略，定期掃描服務(wù)器和終端客戶機(jī)中的文件，嚴(yán)格管理好檔案文件的訪問(wèn)權(quán)限，完善數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，采購(gòu)先進(jìn)的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)軟件，保證用戶數(shù)據(jù)的安全性和服務(wù)的多元化，實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)資源共享的可靠性。
（3）以構(gòu)建企業(yè)數(shù)字檔案館為目標(biāo)
企業(yè)檔案館建設(shè)是一個(gè)功能集成的過(guò)程，集企業(yè)檔案保存、研究、存史資料、展覽、培訓(xùn)、交流等各種功能于一體。在國(guó)有企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)平臺(tái)中構(gòu)建一個(gè)較大規(guī)模的企業(yè)內(nèi)部的檔案資源庫(kù)，員工可以對(duì)信息資源進(jìn)行無(wú)時(shí)間和空間限制的檢索與訪問(wèn)，向各部門(mén)提供快速準(zhǔn)確服務(wù)。
