發布時間：2023-06-30 16:06:30
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們為您精選了8篇的合同檔案管理樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發，請盡情閱讀。
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A
一、建筑工程管理中創新模式的發展及應用
1.1 建筑企業工程管理的創新觀念
時代的發展，科技的進步推動了建筑行業的高速發展，為了順應時展的潮流，建筑企業就應不斷改革創新管理模式，采用最新的項目管理體制，確定現代化的項目管理目標，包括質量管理、成本管理、進度管理、安全管理四大目標[1]。管理過程中應該充分落實合同中的條款，確保四大管理目標得以實現，并且通過先進的項目管理思想合理的協調好四個目標之間的關系，可以通過集成管理、范圍管理來進行，并借助網絡計劃技術、掙值法等來進行控制。目前天津市在進行建筑工程管理時已經開始使用項目管理技術來進行有效的控制，并取得了顯著效果。
2.2 不斷創新建筑企業管理體制
為了提高企業的核心競爭力，采用科學的工程管理方法，并且在項目管理過程中應該建立明確的責任制度。合理協調工程各利益相關方之間的關系，不斷深化改革傳統的管理模式中的不足之處，不斷使用先進的、創新性的管理模式。除此之外，建筑企業還應加強合同管理和企業內部管理，采用SWOT分析法來提高企業自身的核心競爭力[2]。通過管理模式的創新來提高建筑企業的核心競爭力，降低工程成本、提高工程質量、縮短工期、降低風險。
2.3 建筑企業的技術創新管理
科學技術的不斷發展推動了建筑施工技術的改革創新，建筑企業為了更好地進行工程管理，就應不斷推進信息化管理模式來不斷提高企業的工程管理效率和質量。目前，天津市的許多建筑企業已經開始使用project軟件、夢龍軟件等信息技術來進行項目管理。因此，建筑企業應該大力使用先進的網絡技術和信息技術來促進建筑工程的信息化管理。這就要求建筑工程管理人員應不斷加強學習，在提高技術能力、管理能力的同時應注意信息技術、管理軟件的學習，不斷提高建筑工程的信息化管理。
二、建筑工程合同檔案管理
2.1、提高合同檔案管理的重視程度
為了進一步提高建筑工程合同檔案的應用效果，首先應該提高領導的重視程度，不斷加強合同檔案管理意識。這就要求單位各部門的領導不斷強化自身的合同檔案意識，提高對合同檔案管理重要意義的認識程度。并且要求合同檔案管理部門認真做好合同檔案的歸檔工作，并將合同檔案的歸檔工作視為首要工作，為建筑工程合同檔案管理工作提供良好的條件，不斷激發合同檔案管理人員的工作熱情和責任意識。并將合同檔案管理工作提上日程，定期開展匯報工作，從根源上解決在城建合同檔案管理工作中遇到的問題[3]。實際工作中，要對合同檔案工作做出近期和遠期的工作任務，并制定工作計劃。
2.2、配備專業的合同檔案人員
為了提高合同檔案管理效率，應該配備專職的合同檔案人員，創建一支專業化、職業化的合同檔案管理團隊。建立一支高素質水平、高技術水平、高素質職業修養的合同檔案管理團隊。與此同時，單位領導應該鼓勵合同檔案人員勤勉務實的精神，為建筑工程創建一支強有力的合同檔案管理隊伍。我們應當加強對合同檔案管理部門專職人員的培訓工作。讓之有充分的機會學習黨和政府部門制定的有關政策與規定、系統的學習合同檔案管理工作的方式方法、充分掌握相關的法律法規，以此來提高城建合同檔案管理人員的工作水平。用知識與理論來充實自己、提高自己，開闊思維，適應新世紀社會對合同檔案管理人員的高要求。在學習知識的同時，也應該培養工作人員吃苦耐勞、樂于奉獻、嚴于律己、認真工作、保守秘密的優良品質。
2.3、 加強對兼職人員的培訓和績效考核
單位應該定期對合同檔案兼職人員進行專業培訓和教育，確保兼職人員具備合同檔案工作的專業技能，并且能夠將這些技能運用到合同檔案工作中。兼職人員在接管合同檔案工作之前應和之前的合同檔案工作人員做好交接。除此之外，還應該建立健全責任制度和競爭機制，確保合同檔案管理部門充滿活力，可以通過建立考核績效制度來進行，逐步提高合同檔案管理人員的工作積極性和創造力。
2.4、為合同檔案管理工作提供必要的物質基礎
財務部門應將合同檔案部門所需經費列入到單位的財務計劃中，并將其落實到實處。其次，單位應該抓住拆遷機會，通過合同檔案管理來加強硬件設施的配備，將合同檔案整理過程中的合同檔案庫房、閱檔室、辦公室分離開來，并且在城建合同檔案管理部門的城建合同檔案庫房配置防盜門窗、加濕器、去濕機等硬件設施，從這些方面來落實合同檔案的管理工作。
2.5、提高合同檔案管理工作的現代化水平
城建合同檔案管理也要與時俱進，不斷學習掌握現代合同檔案管理理論與新技術的運用，開拓創新，開發新手段，加大投入，對城建合同檔案實行動態化管理和維護，開發研制城建合同檔案管理軟件，建立數字合同檔案和多媒體合同檔案，并實行聯網，通過現代化手段建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統。
2.6、 加強對建筑工程業科技合同檔案的開發和利用工作
加強對建筑工程業科技合同檔案的開發和利用工作是建筑工程業合同檔案管理工作的關鍵環節，可以確保建筑工程業合同檔案發揮其重要作用。可以通過配備專職合同檔案管理人員并為建筑工程業科技合同檔案提供必要的條件，就能不斷開發科技合同檔案的重要內容，并且通過不斷的積累經驗，更好進行建筑工程科技合同檔案的開發和利用。
2.7、 加快合同檔案信息化建設步伐
信息技術的不斷發展為建筑工程業合同檔案的信息化建設提供了堅實的基礎。建筑工程合同檔案管理應不斷引進先進的合同檔案信息資源，建立健全合同檔案的科學創新管理機制，并將計算機信息技術應用到建筑工程業合同檔案管理工作中，用于合同檔案的整理、歸檔、檢索、信息的共享等，建立完善的建筑工程業數據庫。
三、合同管理
為了確保建筑工程的順利展開，目前在進行項目管理過程中不斷加大合同管理力度，并將合同管理作為其他項目管理的核心環節[4]。天津市緊跟先進的工程管理發展潮流，不斷創新完善合同管理，逐步實現科學化、現代化的工程管理。合同管理是一項具有復雜性、動態性的系統工程，因此在合同管理過程中不應該進行程序化管理，而應該講究管理藝術，注重管理方式、溝通技巧，采用合適的方式方法來進行合同管理。目前，已經產生了先進的合同管理軟件，在進行合同管理時應不斷推廣使用合同管理軟件，促進工程管理的現代化水平。
合同管理貫穿建筑工程管理的全過程，在合同管理的收尾階段應認真收集、整理、分類、登記、保存、編號、裝訂和歸檔備案，確保合同管理的科學性和規范性。除此之外，還應對合同的履行情況進行認真的分析評價，不斷總結教訓、積累經驗，為更好地進行今后的工程管理奠定基礎，不斷提高合同管理的現代化、信息化水平。
結束語：文章中筆者結合多年的工作經驗，對天津市建筑企業的工程管理的創新發展進行了簡要的介紹，并對合同管理以及檔案管理進行了分析介紹。如有不足之處，望大家批判指正！
參考文獻：
[1]李江,趙奕磊,石志超,王媛媛,荊楊軼.建筑工程管理中創新模式的應用及發展分析[J].中國建材科技,2013,03:153-154.
[2]向大強.談我國建筑業在市場全球化條件下的發展戰略[J].山西建筑,2005,01:123-124.
關鍵詞:企業用工;勞動合同;風險
當前，全國大多數供電企業在勞動用工方面日趨規范，但隨著《勞動合同法》的實施，給企業的人力資源管理帶來了一場全新的革命，《勞動合同法》要求企業從勞動合同的訂立、履行、變更直至解除、終止都采用書面化管理，否則將面臨巨大用工風險。新形勢下，企業如何在勞動合同管理環節重新構造一個全新的精細化管理模式，以適用勞動合同法的要求，降低用工風險，這已經成為企業人力資源管理工作中的重中之重。
1、企業用工風險
1.1 用工機制風險
《勞動合同法》規定，勞動者在該用人單位連續工作滿10年的，“連續訂立二次固定期限勞動合同”等條件的，便可與該用人單位簽訂“無固定期限勞動合同”。這樣，企業將面臨“無固定期限勞動合同”用工比例的逐年上升，固定期勞動合同的期限從過去的短期化調整為中長期，勞動合同長期化趨勢不可逆轉的局面。由此，用人單位長期習慣于用勞動合同終止來調整勞動關系的方式已不適用。穩定就業的確對和諧穩定的勞動關系有益，但會減弱企業用工機制的活力，使企業競爭力減弱。
1.2 用工成本風險
這里指的用工成本風險是企業因勞動合同終止需支付的經濟補償金和新增的企業違規成本風險。
1)勞動合同終止成本風險
由于新法規定，企業終止合同需要支付經濟補償金，并且補償金基數由原來的終止前12個月的平均實得收入(扣除個人稅與費)調整為終止前12個月的平均收入(含稅與費)，而這個經濟補償金總是隱性存在，企業始終存在風險。
可能會有人認為，既然合同終止會產生經濟補償，那么企業不終止合同不是就可免除補償了。這是一個誤解，企業不終止合同，經濟補償只是暫緩發生而已。另外，大量的勞務派遣員工通過勞務派遣單位支付的經濟補償金也不能忽視，因為勞務派遣人員的勞動合同終止補償金是同樣適用法律規定的。
2)新增的企業違規成本風險
以下五項內容，都是新增的企業違規的成本風險。
(1)自用工之日起滿一個月未滿一年未簽訂書面勞動合同，用人單位應當向勞動者每月支付2倍工資。
(2)用人單位違反規定不與勞動者訂立無固定期限勞動合同的，自應當訂立無固定期限勞動合同之日起向勞動者每月支付2倍工資。
(3)用人單位違法解除勞動合同可能向勞動者支付雙倍補償金。
(4)用人單位不按法律規定支付勞動報酬、加班工資或經濟補償金，要按50%以上100%以下加付賠償金。
(5)用人單位有違法行為，導致勞動者解除合同，用人單位要支付經濟補償。
1.3 用工管理風險
用工管理風險是指用人單位用工管理不到位或用工管理不嚴造成的風險。
1)用工管理不到位產生風險
(1)不簽勞動合同就用工;(2)本企業工齡未連續計算;(3)非全日制用工不簽勞動合同;(4)合同到期不續簽。
2)用工管理制度不嚴產生風險
(1)規章制度不健全;(2)內容不合法;(3)缺少民主程序;(4)制度未使勞動者知曉;(5)制度缺乏操作性。
2、化解企業用工風險措施
2.1 化解用工機制風險
用人單位必須牢固樹立人力資源是企業第一資源的理念，以人為本，處理好靈活的用工機制與控制好無固定期勞動合同增長的關系。
1)嚴格把好招聘關
把好招聘關是勞動合同管理的開始，企業一定要樹立“招聘合適的人到合適的崗位”的理念，特別是在招聘錄用前書面告知員工錄用條件和做好考核錄用工作，絕對不能只看履歷，或讓應聘者經受心理測試等，忽視了招聘管理，放松了用工第一關，使企業喪失了試用期內單方解除權。
2)采用形式多樣的靈活用工
在法律允許的范圍內，盡可能保持用工機制的靈活性。進行崗位分析，有的崗位可以訂立完成一定工作為期限的勞動合同，有的崗位可以采用非全日制形式、外包形式、勞務派遣形式等形式多樣的靈活用工。
3)根據崗位性質和企業不同實際需求簽訂勞動合同
在企業發展不同階段，勞動合同管理有不同的側重點。企業可根據崗位性質和企業實際需求與員工簽訂勞動合同。再者，企業的性質也有不同，有勞動密集型企業，高新技術企業等，其崗位不同，對人員的需求也是不同的。因此，在市場經濟條件下，企業不可能都與勞動者簽訂無固定期限勞動合同。建議可對專業性較強的骨干崗位簽訂3至5年甚至更長期勞動合同，對替代性較強的熟練崗位也要按企業實際需求簽訂，期限也可3至5年或較長一點，合同期滿后，除少數人員留用外可終止合同。
4)控制好無固定期勞動合同
企業為了靈活用工，形成員工“能進能出，能上能下”的競爭機制，必須控制增長的無固定期限勞動合同。根據上述某上市公司測算，管理、技術崗位、班組長和技術工種崗位的可替代性較弱，無固定期合同可適當控制在70%以內;可替代性較強熟練崗位，無固定期限合同可控制在30%以內。企業總計無固定期合同比例一般控制在50%左右為好，以保持用人機制的相對靈活性。
2.2 化解用工成本風險
1)計提“終止準備金”，消化“終止”成本
勞動合同終止補償是在勞動合同期滿終止時發生，是潛在的用工成本。因此，企業可以通過設置勞動合同“終止準備金”來合理消化“終止”成本。企業可根據當年的平均工資計提1個月工資作終止準備金。如2008年1月1日之前訂立的勞動合同，企業終止補償2008年1月1日之后的年限。2008年1月1日之后訂立的勞動合同期滿終止的，企業終止補償該員工在本企業全部工作年限。計提“終止準備金”將勞動合同期滿終止時發生的一次性補償成本合理地分攤至每年用工成本，客觀反映企業的盈利能力。
2)杜絕違規成本發生
企業應依法規范用工，建立先訂勞動合同后用工和續簽合同領導審核制度，防止用工超過1個月未訂立勞動合同和違反規定不與員工訂立無固定期合同情況發生;按勞動合同或集體合同約定支付勞動報酬、加班工資;依法為員工繳納社會保險。企業依法履行義務和行使權利，杜絕違規成本發生。
2.3 化解用工管理風險
1)依法建立和完善勞動規章制度
企業應結合實際，建立合法合理的規章制度，健全勞動合同管理、考勤管理、招聘、年休假、保險福利、勞動定額、崗位標準與考核、獎懲等規章制度，不僅保障員工享有勞動權利、履行勞動義務，同時也保障企業依法行使管理權。企業在建立或修訂涉及職工切身利益的規章制度時應當依法經過民主程序和告知義務，保護好企業的合法權益。
2)加強勞動合同管理
企業必須建立勞動管理臺帳，勞動合同簽訂、變更、終止、解除臺帳;員工培訓記錄臺帳;員工考勤統計臺帳;員工醫療期管理臺帳;員工年休假臺帳;人事管理臺帳等，提高勞動合同管理水平，杜絕用工管理不到位和用工管理制度不嚴等弊病，化解用工風險。
3)加大勞動用工自查自糾
企業在用工時依法進行自我約束、自我監督，開展自查自糾可以及時糾正錯誤用工行為，減少企業損失。從用工基本狀況、勞動合同訂立、工作時間和工資支付、社會保險繳費、規章制度制定和完善等方面檢查，還可聘請專業單位檢查。自查中發現的問題要及時整改，以免造成損失。
一、農場土地承包合同檔案管理中存在的幾個問題
農場建設開發后屬國有制企業，農場土地承包合同是國革形成的，其檔案管理起步較晚，并缺乏應有的重視，沒有及時將合同檔案作為檔案一個重要組成部分，在檔案管理中處于邊緣化。農場土地承包初期，一是對土地承包合同保管、收集責任不明確，承包合同簽定后，沒有專職人員保管，檔案部門也沒將其化入收集范圍，使合同保管風險加大；二是對合同檔案內容的準確性、完整性以及結果的公證性、權威性認識不足，合同簽定后沒有做到逐份核查，造成合同不完整、不齊全以及部分缺失等現象。三是對于收集時間不限，范圍不明，沒有在收集時間和內容上加以明確，使其的完整度、準確度下降。
二、如何做好土地承包合同檔案管理工作
1、做好土地承包合同檔案的收集工作
（1）土地承包合同檔案的收集工作要強化責任，注重時效。
全力抓好土地承包合同檔案收集中的監控工作，做到責任規范化，就是讓土地承包合同檔案有明確的領導負責，有專職的業務人員管理，做到各層有人管，人人有專責，形成一個完整的合同檔案管理體系，從而保證土地承包合同檔案能按時、及時、隨時收集。
收集是檔案管理的主要工作環節，不按時收集會影響整理、保管、利用各個環節的正常運行，土地承包合同檔案也不例外；土地承包合同據有法律效力，農場土地承包合同簽訂后，做到及時收集，避免合同在基層長期存放后，其完整性和準確性受到影響；農場土地承包合同的簽訂是批量性的，簽訂時間基本也是一致的，這給合同的按時和及時收集提供了便利，但也有個別種植戶因土地面積、土地等級或其它原因不能與單位達成協議，導致個別承包合同簽訂滯后，從而影響了合同批量歸檔的完整。這時要特別關注這些合同的形成，檔案部門不能因其個例不管不問，應該主動了解情況，做到隨時簽訂，隨時收集，確保合同歸檔率。
（2）土地承包合同檔案收集要注重質量、明確范圍。
土地承包合同是維護雙方利益的重要依據，其據有法律效力。因而在收集過程中一是要統一標準，統一要求，認真檢查，嚴格把好收集質量關，發現質量問題及時處理，符合標準后方能入庫。二是要明確收集范圍。范圍要從三方面明確。即明確土地面積、明確承包戶數、明確合同內容。凡是農場發包的土地，不論水田、旱田還是林地、飼料地、號外地等，只要有承包合同，都在收集范圍內，農場土地承包合同面積應與農場發包的土地面積相符；承包農場土地的人員，不論什么身份，農場職工、非農場職工、有戶籍人員、無戶籍人員都要簽定土地承包合同，合同檔案以份為單位，做到單位收集合同檔案份數與承包戶數相符；每份承包合同收集內容要齊全，合同主體、合同變更、流轉、合同符加協議、承包人信息、承包土地信息等情況也應一并收集。以確保合同收集的完整性與準確性。
2、做好農場土地承包合同檔案的整理工作。
土地承包合同檔案要系統分類規范整理。農場大規模的土地承包是從1996開始的，大量的土地承包合同也是1996年開始形成的，根據《中國檔案分類法》、《黑龍江省農墾檔案分類法》的分類原則，土地承包合同檔案劃分在第十二類——農業類（土地管理MA）。農場土地承包合同期限偏短，一般是一至三年，合同期限劃為長期。2000年12月6日，國家檔案局中華人民共和國檔案行業標準《歸檔文件整理規則》，取消案卷。根據《歸檔文件整理規則》，農場土地承包合同檔案采取年度-機構（各作業點）-保管期限（30年）分類；以件為單位（每戶為一件）裝訂，排列方法強調同一作業點按合同號順序排列，作物品種作參考，遵循同一年度、同一作業點、同一流水號，題名必須填寫合同承包人姓名、合同種類，以便于微機檢索。
3、明確目的，做好農場土地承包合同檔案的利用工作。
檔案管理工作的宗旨是為經濟建設服務，為社會發展服務。檔案利用率直接關系到服務的質量，隨著檔案工作發展和企業生產經營的需要，檔案面對新的需求趨勢，檔案利用越來越多土地承包合同檔案更是如此，它不只是為經濟建設和社會發展的要求，更關系到社會和諧和穩定的需求。近年來，為使各方面利益關系得到有效的協調，土地承包制度不斷完善，由統計數據顯示，農場承包大戶數量不斷減少，土地承包合同戶數不斷增多，合同檔案數量也逐年增加，為解決農戶種地資金問題，銀行根據土地承包合同聯保提供貸款，致使合同利用率呈不斷上升趨勢。為適應社會的需要，更好的為企業生產經營服務，自2008年起，我場加快檔案數字化建設，安裝了PDE檔案綜合信息管理系統軟件，建立八五O農場檔案綜合數據庫，在數據庫文書類中增設土地合同檔案庫，根據合同特點，創建土地合同檔案庫模板。“字段”錄入信息為合同編號、承包地號、作業點名稱、承包人姓名、合同簽訂日期，合同頁數等，形成了一個簡明方便的合同信息檢索庫，初步實現合同檔案信息數據化。為高效、精準利用合同檔案打下良好的基礎。
DCN數據傳輸網的建設與作用
DCN（Data Communication Network，數據通信網絡）的建設對于信息化的推進起著至關重要的作用。實際上DCN數據傳輸網就是為信息化搭建一個平臺，一種環境、高速公路，讓各個管理系統都能在這個平臺上運行，它打破了各專業各自為政、信息自封、資源不能共享的局面，為同一個單位、同一個行業或特定的環境實現信息交流資源共享。
建設DCN數據傳輸網就是為了實現信息化、網絡化使資源共享最大化。當DCN建成后，在同一個單位內，各個專業管理系統的信息也就可以相互交流，實現資源共享。DCN網的建設為解決檔案管理接收各個專業管理的電子信息奠定了基礎條件，檔案管理系統就有可能與各個專業搭建渠道，實現電子檔案的接收，歸檔和利用等項具體工作了。
專業管理系統與檔案管理系統應用與存儲分析
專業管理系統在項目建設的設計中，對業務的分析、流程的分析，每個環節都會考慮得十分細致。如OA系統對收文處理的環節、發文處理的環節以及文書處理的每一個環節流程都會細致考慮。合同管理系統從合同項目的提出、多層次的審批、審核商務報告，技術報告，每一步、每一環節都考慮得十分細致。在專業管理系統中環節考慮得細，是因為從事專業的人對業務熟悉，業務分析得細，IT人員在此基礎上按分析做出了管理系統。
每一個專業都十分重視辦事的過程和最終的結果，結果就是工作集中表現，這是十分正確的。正如一個擬寫請示的人，希望看到批復，進行科研盼望的是成果一樣，這無可厚非，十分正常。但是通常在專業管理設計中往往忽略了管理系統最終形成的數據如何存放。這個問題在開始的一段時間還不明顯，總是等數據量到了膨脹時，問題才被重視起來。
檔案管理系統對辦理完畢需要歸檔的電子文件進行存儲、保管和提供利用，與其他專業管理系統有著明顯的不同特點。它是對歸檔的數據進行處理、保存和提供利用，它不產生數據，是對數據的利用。在文件的接收、處理管理過程中，主要由檔案管理部門執行。從流程環節來看豎線性流程長，橫向性流程短，在數據的處理環節來說較為穩定，復雜程度不及一些專業管理系統。
無論是人工管理檔案還是系統管理檔案，檔案工作的核心一是保管二是利用。保存好數據才可能利用數據，檔案數據是檔案工作賴以存在的根本。在檔案管理系統的設計中業務分析是不能缺少的環節，隨著檔案工作改革的深入，重利用破煩瑣新型思維的確定，為檔案管理系統的設計和運用簡化了人工干預的程度，最大限度依賴于系統的運行，檔案工作流程化、數據處理規范化使得檔案管理流程較為規范。
在不同的檔案管理系統中在對檔案管理流程方面各具特色，一般來說都能實現檔案管理的作用，但是在對各個專業管理系統數據的接收、轉化，乃至數據遷移上卻有著較大的差別。有的檔案管理系統本身就依附于某一管理系統，只是這個系統的一個模塊，從功能上、存儲能力上是無法滿足對其他專業系統的數據進行全方位的接收。有的檔案管理系統顯然是一個完整的系統，但是它沒有處在數據傳輸網絡中，不具備與其他專業系統的溝通和往來，只有處于信息傳輸網絡又是一個專門完整的檔案管理系統，才能與各專業管理系統進行溝通，接收數據進行交流對接能力，有足夠的存儲能量和能實現脫機存儲能力的檔案管理系統，才具備承擔網絡管理中檔案管理的功能。
檔案管理系統與各專業管理系統的相互關系
文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿，這個傳統的規則也體現了文件的形成和歸檔檔案管理間的關系。檔案管理系統是對各專業系統形成的具有保存價值的文件進行鑒定、加工、整理、保存提供利用工作，各專業管理系統是檔案數據形成的源泉，檔案管理系統是歸檔數據進行接收儲存、整合、備查的終端，形成了一個形成――保存――利用的循環關系。
當專業管理系統的數據傳入檔案管理系統后，無論檔案管理系統是否對數據進行整合，都不影響查詢利用，當檔案管理系統做了數據整合歸檔后，在文件查詢的信息中會增加文件實體的存放位置標準。當文件數據做了歸檔，完成邏輯歸檔和實體歸檔保存后，即會通知專業管理系統，專業管理系統即可對系統數據進行清理，刪除專業管理系統中已經向檔案管理系統做了移交的數據，減少專業管理系統的數據壓力。移交可以做批量移交，也可做隨時移交，檔案管理系統隨時都可進行文件數據的接收和文件數據的查詢工作。
檔案管理的主題是在文件數據接收之后開展的各項具體工作，但是有關文件的相關基礎數據應在各專業系統（例如：文件的頁數、文件主辦部門、文件保管期限、文件編碼等信息）文件的形成或承辦過程中標注出來，使檔案管理的基礎數據在文件辦理過程中形成，檔案管理要素前移，為后期的管理準備完整的數據。移交后的檔案數據經過檔案管理系統整合后進行有效保存，一套做隨機保存，另外一套做脫機保存，兩套數據保持一致。這樣整個網絡的數據就處于完全可靠的保管中，不會形成數據丟失無法彌補的情況，檔案管理系統實際上也就成為整個網絡的數據存儲中心。
建立網絡檔案管理系統是實現網絡系統正常運行的重要保證
網絡平臺提供了各種專業管理系統運行的條件，運行的專業管理系統自然會產生大量的數據，需要加工、保存、備查。專業管理系統一是不能長期保存批量數據，二是不能保存其他管理系統的數據。檔案管理系統需要具備數據處理功能，提供利用功能和具備數據儲存的能力。建立這樣的檔案管理系統，對整個網絡建設是十分必要完全可行的。
1.建立網絡檔案管理系統有利于各專業管理系統的正常運行，檔案管理系統接收各專業管理系統的數據后，專業管理系統數據壓力減輕，有利于系統的正常運行。
2.檔案管理系統接收網絡內專業系統的歸檔數據有利于數據的完整齊全。
3.建立檔案管理系統減輕專業系統的壓力，檔案的提供利用，檔案的安全保存有了可靠的保證。
4.建立網絡檔案管理系統有利于檔案工作的健康發展，有利于網絡建設的節省和正規發展，避免重復建設，重復投資。
關鍵詞 海河二道閘；檔案管理；信息系統；功能；設計
中圖分類號 G276 文獻標識碼 A 文章編號 1007-5739（2014）15-0229-02
海河二道閘于1985年建成，經過多年的升級改造和維護保養，擁有大量的有價值的資料，但是二道閘管理所檔案管理仍使用文字記載目錄，查詢不方便，借閱、統計、計算等工作全靠人工完成，工作量大，效率較低，經常發生遺漏現象。隨著水務管理、現代化和信息化水平的提高，現有的管理方式已越來越不適應現代化辦公的需要。因此，建立基于網絡的檔案資料管理系統，將大大提高辦公效率，并解決上述問題。
1 海河二道閘檔案管理系統原理
二道閘檔案管理系統基于計算機技術和通信網絡技術，將檔案集中存放在服務器的數據庫中，經過授權的使用者可以通過賬號和口令對檔案進行訪問和操作，訪問者根據不同權限看到不同的內容。該系統將利用網絡建立起一個安全封閉的信息交流環境。該系統設計將結合二道閘已有的檔案模式對檔案數據進行統一集中管理與共享。優化了管理模式，提高了工作效率，實現遠程查詢及辦公自動化，為提高業務管理提供技術支持。
2 系統的功能
該檔案系統通過檔案錄入、查詢、統計、編輯和保管等操作功能實現對文書、科技、財會、實物、聲像和照片等檔案一體化管理[1-2]。該模塊具有用戶管理模塊、文件收集整理、檔案管理、檔案查詢、統計管理、系統管理等模塊。支持PDF文件格式，可進行分類檢索和模糊查詢功能實現了電子檔案網上錄入、網上查詢、網上檢索等操作，將大大提高工作效率。
2.1 用戶管理模塊
新用戶可以通過局域網，申請注冊賬號，經系統管理員分配權限后即可登錄，直接閱讀指定檔案。用戶可以按照檔案的名稱、檔案日期進行查詢，支持模糊查詢。擁有相關權限的用戶還可以實現下載功能，將文件保存至客戶端。
2.2 文件收集整理模塊
該模塊主要是實現資料的歸檔工作，歸檔人員登陸檔案管理系統后，通過點擊信息錄入按鈕，把文件信息錄入，包括工程項目、文件名稱、保管期限等，再上傳相應的電子文件，完成歸檔工作。
2.3 檔案管理模塊
二道閘管理所檔案分為文書檔案和工程檔案，其中文書檔案按照閘所行政職能分為3類：綜合組、水閘組和河道組，主要包括行政文件、管理文件和業務制度等。工程檔案分為工程檢查、工程觀測、日常養護、專項工程、閘門運行等。檔案管理員根據歸檔的資料按照上述類型完成分類、立卷和整編工作。
2.4 檔案查詢模塊
該功能模塊主要是為了給用戶查詢、借閱檔案提供方便的。用戶可以按照檔案名稱、檔案類別、日期等條件進行查詢。模塊支持模糊查詢，用戶如果不清楚資料名稱，咨詢要輸入資料的關鍵詞即可查詢。當用戶查詢到文件后，經申請后即可瀏覽電子文件，也可登記借閱紙質文件。
2.5 檔案統計模塊
這一功能模塊用于統計歷年檔案立卷歸檔的數量、歸檔的電子文件的數量、紙質檔案和電子借閱情況，這樣可以更清楚、更快捷地掌握不同類別檔案的需求率。通過了解檔案信息的需求量，檔案工作人員能夠更有效地做好檔案歸檔和利用工作[3]。
2.6 檔案借閱審批模塊
用戶想要借閱實物檔案或電子文件需向檔案管理人員提出申請，檔案人員同意后方可查閱。
2.7 系統管理模塊
該模塊主要用于完成系統的配置和維護功能，包括檔案員和用戶權限設定、欄目配置、密碼、系統日志等內容。
3 系統運行環境
客戶端需要安裝.Net Framework；服務器端需安裝數據庫軟件SQL Server 2000 SP3和系統Windows Server 2003 Enterprise Edition；網絡采用TCP/IP協議。
4 系統工作流程
根據職責和需要，需要由歸檔人員、檔案使用人員、檔案管理人員和系統管理人員組成，由這些人員完成用戶管理、文件收集整理、檔案管理、檔案查詢、檔案統計、檔案借閱審批和系統管理等功能。具體流程圖見圖1。
5 系統的安全構成與用戶限制
系統安全問題應該從網絡環境、系統功能及系統的信息內容加以考慮。而且安全問題不僅僅是一個技術的問題，需從技術和管理2個方面加以考慮。在網絡方面檔案系統的安全應側重于技術問題，而系統數據安全應側重于管理。檔案系統可以根據不同使用者制定不同的權限[4]。
6 結語
隨著水務管理方式從傳統向現代、可持續發展的轉變，水務檔案管理的現代化變得越來越重要。本系統依據海河二道閘管理所檔案管理實際情況，實現了文件級管理和訪問，代替了傳統的紙質檔案管理及閱讀模式、大大方便了檔案的管理者和使用者。基于網絡的檔案管理系統在檔案的創建、管理、和傳閱過程中的完整性、安全性，同時將提高電子檔案的協作和管理效率。該系統的建成，實現了二道閘管理所檔案信息化管理，提供用戶遠程客戶端的瀏覽、查閱和管理[5]。
7 參考文獻
[1] 張宇彥.電子檔案管理的核心問題初探[J].中國煤炭，2002（6）：28-29.
[2] 施威銘研究室.SQL Server 2000 管理實務[M].北京：人民郵電出版社，2001.
[3] 湯子瀛，哲鳳屏.計算機網絡技術及其應用[M].成都：電子科技大學出版社，2005.
新時期新環境下，我國經濟高速發展，信息產業緊跟時代步伐高速持續發展，這就對通信建設工程檔案管理與使用有了更高、更全面的要求和標準，通信建設工程的市場使用價值也大大提高。通信工程檔案的規范化高效管理使用是確保通訊建設工程順暢施行的強力保障。只有通信建設工程的通暢施行才能適應繁榮發展的社會主義市場經濟，通信建設工程檔案管理與實際施行不但是企業高管層要重點關注的問題，還是我們基層部門不可避免要認真參與對待并切實落實執行的重點工作之一。通信工程檔案簡單解釋就是對通信工程建造施工中，所產生保留存放價值較高的相關文字圖片、影像資料等原始資料文檔載體，能夠真實全面保存與記錄通信建設工程從立項到工程完工的整個過程的綜合文件。落實并使用好通信建設工程檔案的管理、收集整理及運用，并使其系統化、規范制度與通用化相，對于通信工程順利建設有極大助力，也極大方便通信工程建成后的日常維修檢測、擴建及升級工作。作為科技檔案的核心組成部分，通信建設工程檔案它客觀真實的反應了通信建設工程施工的全部過程。
關鍵詞：
淺談;做好;通信建設工程;檔案管理
一、新時期通信建設工程檔案探討
新時期新環境下，社會經濟持續高速發展與進步，創新科學化管理的思維意識也在與時俱進的不斷發展，通信建設工程的運行各行各業中牽涉越來越廣泛與深入，這就要求通信建設工程的質量必須高標準嚴要求化。特別是在新時期新環境下推崇精準管理與質量精細化階段，這就讓通信建設工程必有一套完善系統科學化精準的評估體系。在實施建設通信工程嚴要求高標準建造前提下，加重對通信數據文件資料的精確分析研究，通信工程建設時就會避免盲目依靠感覺與經驗來施工建設，貫徹落實嚴要求與高標準的施工要求，將通信建設工程檔案作為工程核心基礎，我們除了要注重建設施工方法，還要將質量細化分析運用到通信建設工程檔案中去，使用相關的驗證標準來檢測通信建設工程檔案質量并進行綜合的評估。簡單來說，通信建設工程質量的好與壞是通過通信建設工程檔案來直接體現的，以此只有進行綜合質量評估才能判斷工程如何。一般情況下，通信建設工程質量可以通過通信建設工程檔案的制定直觀明了的體現出來，解讀了解字面意思后，還必須從通信建設工程全面及背后進行研究了解。通信建設工程中很多數據資料，如文字、圖片等等數字化資料屬于隱蔽工程，只有通信建設工程竣工以后這種數字文件資料我們只有通過相關方法才能查閱，這就要求通信建設工程建設中要做到嚴格要求每一步相關工藝切實精準，只有這樣，才能確保通信建設工程檔案完工后正常便捷的使用。通信建設工程檔案質量的好壞，從側面反映了通信建設工程建造時是否按照相關管理規定來建造及相關建造人員素質及技術水平，通信建設工程檔案質量的好壞問題與其他行業也有著緊密的關系。
二、通信建設工程檔案中存在的問題
第一，通信建設工程檔案管理存放不重視。相關建設單位相關負責人員對通信建設工程檔案重視度不夠，多數情況下會將檔案工作直接轉交給建設施工單位，監督性弱甚至直接使監督工作有名無實。個別建設施工單位沒將檔案文件分類歸檔，工程完工以后，致使檔案遺失，無法交還回建設單位，這就會使通信建設工程檔案中前期的文獻數字文件散失，直到通信建設工程完工檢查驗收前期，建設單位要求施工移交工程前期建設相關資料時，施工單位才會將現存的零散文件交還，這就使通信建設工程檔案前期資料不完整。第二，通信建設工程檔案資料不完整。信息產業中通信建設工程檔案關鍵問題是檔案的完整系統化。資料事無巨細的與通信建設工程檔案有關的內容都要及時入檔。但是實際情況與工作中，可以發現通信建設工程檔案中很多資料不齊全，丟失現象嚴重。比如通信建設工程檔案簽訂的相關合同協議及政府相關單位批復的文件回復等等文件都有漏存與遺失情況發生。通信建設工程檔案資料的流失勢必會給工程完工以后帶來各種各樣的麻煩，嚴重時甚至會引發經濟糾紛。第三，通信建設工程檔案管理內容質量空洞。首先，是檔案文件原件歸檔不及時，復印的文件多，求其原因是相關資料文件的監管部門或個人疏忽大意，未能及時追回資料文件原價，對通信建設工程檔案相關設計施工單位合作中馬虎大意，其次，法律文件文書手續準備不充分。很多沒有建設施工，設計及監理等相關部門或負責人簽字和蓋章。最后，雙方簽訂的合同和協議有無簽字及加蓋公章的情況發生，致使通信建設工程檔案完工后，達不到相關要求。第四，通信建設工程檔案管理人員專業技術差。負責整合通信建設工程檔案文件資料的相關人員自身文件資料處理技術一般，為經過專業培訓，導致業務能力不強，收集整合的資料往往缺乏重點內容，僅是單純的流水賬。第五，通信建設工程檔案領導決策層重視度低。個別通信建設工程檔案單位領導決策層重發展，輕視檔案管理建設的老思想根深蒂固，在通信建設工程檔案方面沒有配足足夠的專業技術人員。第六，通信建設工程檔案施工操作單位沒有落實專人負責制度。相關施工人員因為要要忙于施工建設，對檔案資料收集、整合、分類歸檔可能會習慣性忽視，很多時候，施工建設單位領導決策層都會推脫不承擔通信建設工程檔案的擔當。第七，部分通信建設工程檔案相關設計人員是檔案資料的編輯整合者，害怕檔案資料分類歸檔后查找調閱麻煩，就講檔案資料自己存放，沒有分類歸檔，很多時候導致通信建設工程完工后，檔案資料遺失。
三、加強完善通信建設工程檔案資料管理系統化
第一，通信建設工程檔案檔案資料源頭分類歸檔工作。編輯監察通信建設工程檔案資料文件的相關負責人員，應當嚴格按照檔案工作相關管理規定，積極主動的與工程建設施工監管部門或負責人溝通交流，強調并督促建設施工單位工程建設中監察部門對通信建設工程檔案的，說明各相關部門監管責任與職責。建設監管部門和施工單位、編制設計單位，監察單位都要單獨簽訂合作協議及正規合同，并將這些內容整理分類后都收入檔案中，這樣就可以使各方合作單位能夠切實認真的落實執行制定的相關合同與協議，將責任明晰化，各單位承當相關責任的檔案資料，從通信建設工程檔案資料文件源頭抓起。第二，通信建設工程檔案監管人員嚴把文件資料治療關。通信建設工程檔案資料文件都有一定的連續性和相關性，基于此點通信建設工程檔案監管人員要結合自身實際工作經驗，分析整合通信建設工程產生的各種類型資料文件，并對其嚴格認真的進行分類歸檔，解決存在的問題，通信建設工程檔案資料的質量。在通信建設工程施工建設早期，對文件資料檢查要查看是否完整，精確，體系化，重點注意通信建設工程施工建設中產生的重點文件資料是否已分類歸檔及是否完整。對通信建設工程檔案資料文件的嚴格仔細檢查，可以有效提高案文件的質量，養成檔案工作的規范化，使通信建設工程檔案監管人員強化檔案監管意識并熟悉了解檔案監管工作的流程。第三，完善健全通信建設工程檔案工作制度。檔案監管相關部門應當完善健全制定通信建設工程檔案的相關工作規定，使通信建設工程檔案的分類歸檔領域、通信建設工程檔案工作的步驟、通信建設工程檔案資料文件的整合與分類歸檔、通信建設工程檔案的交接等問題都加以解釋明確，方便對通信建設工程檔案的監管各方進行高效管理，確保檔案資料文件，完整、精確與體系化。第四，切實做好通信建設工程檔案的保存和運用工作。當通信建設工程完工以后，相關的監管人員應當按時定期的對上級監管部門或負責人進行檔案文件的檔案交接工作，檔案資料文件監管人員也要切實做好所交接答案文件的整合與保存工作，編制正規的目錄索引，確保檔案文件資料查找準確性及查全性，是通信建設工程檔案作用發揮到最大，為相關的產業企業提供關輔助。第五，監察通信建設工程檔案，嚴格審查，保證通信建設工程檔案資料準確性與系統化。在通信建設工程施工建設過程中，要責任劃分到個人，切實做到專人專項。檔案專業技術人員收集整合檔案資料，項目主管人員負責核查審計及簽名認證，通過管理部門檢查后有工程部門分類歸納。同時嚴格控制好施工建設單位及相關人員使用檔案資料應當及時登記時間及使用者身份或部門。第六，專業技術過硬的通信建設工程檔案監管人員是通信建設工程日常應用及維護的核心力量。通信建設工程檔案監管工作是第一線的后期輔助工作，是通信建設工程正常運行的關鍵。通信建設工程監管人員的人用，要嚴把所用人的專業技術能力及職業素養，日常工作中要按時定期的開展專業技術人員的專業學習與職業素養培訓，從思想上高度重視通信建設工程監管人員的政治覺悟。
四、未來通信建設工程檔案在各行各業中的發展
政府、企業未來辦公自動化已經是不可避免的趨勢，通信建設工程檔案在未來辦公自動化的發展潮流中是最大的輔助力量。通信建設工程檔案也注定會取代現有政府及企業現有的辦公通信模式。結合本文以上所列通信建設工程檔案中問題進行分析后，可以大體上整理出未來政府及企業等單位辦公通信模式的發展潮流，可以概括為二大方面：第一，通信建設工程檔案標準制度化。政府及企業等單位在現有的通信建設工程檔案基礎之上，會出現一個涵蓋全國區域、可以多方同時橫向與縱向交換信息的通信建設工程檔案總檔案庫，并構建次一級的完整規定一致的子檔案庫借以整合全部的檔案文件資料。以此為基礎的，賦予地方政府及企業單位充足的自由運作權力，根絕實際情況及行業特點，加設個性化功能，保證全國通信建設工程檔案庫能夠全部鏈接，而各地彼此影響通信建設工程檔案的正常使用。第二，通信建設工程檔案移動化。現階段科學技術的飛速迅猛發展，通信保密安全與互聯網之間的摩擦必將得到徹底合理解決，通過相關技術手段保證通信建設工程檔案在接入互聯網絡以后，其通信建設工程檔案的保密性不會受到較大影響，還可單獨與互聯網絡外狀態下隔離單獨使用，通過多種類型的移動存儲設備進行扶著，這樣對防止檔案文件的遺失與非法操作及侵入都起到較好的保護措施。我國通信建設工程檔案與服務企業合作中出現的問題，只有針對性的整合出一些列通信工程檔案與服務企業合作中出現問題的解決方法。綜上所述，在通信建設工程檔案建設過程中，通信建設工程檔案監管屬于一個核心組成部分，通信建設工程檔案監管與通信建設工程質量有著密不可分的管理性。如果想要保證通信建設工程的質量就要嚴格落實通信建設工程檔案監管相關規章制度。因此，工程建設施工過程當中，負責通信建設工程檔案監管技術人員要加強自身專業技術學習，提升職業素養的同時還要強化崗位意識，對通信建設工程檔案存在的問題，進行問題分析整合，要及時處理這些問題，確保所監管的通信建設工程檔案無任何質量問題。
參考文獻：
[1]蔡龍輝,章純.淺談通信建設工程監理檔案的管理[J].數字通信世界,2016(2).
關鍵詞 供電公司 技術檔案管理
檔案管理工作是電力系統經營管理工作中的一個重要組成部分，為電力企業的一項基礎工作，必然要提高它的管理水平，以適應現代電力系統管理模式。那么，如何加強縣級供電公司電力系統檔案管理呢？
一、加強對電力系統檔案管理的認識
1、電力企業檔案管理的重要性
電力企業檔案是電力企業生產經營活動的原始記錄，具體而言，電力企業檔案門類多、信息量大、涉及范圍廣，不僅承載著重要和廣泛的科技資源，而且還歸集了特有的知識信息，是電力企業不可或缺的寶貴財富。然而從目前來看，很多電力企業的檔案管理工作還存在一些急需解決的問題，這就需要不斷拓展企業檔案工作新領域，進一步加快檔案管理信息化建設，從而真正為促進電力企業的發展發揮重要的作用。
2、檔案工作內容
a.文書材料的立卷：根據國家實行文書部門立卷的原則，為全面真實地反映一個企業的歷史面貌，及時地將企業在一定時期內所形成的文書材料組成相應的案卷。
b.檔案的收集及整理：為了最大限度地發揮檔案的作用，定期將分散在各部門的文書檔案集中到檔案室，對將要撤消部門或單位的文書檔案要及時收集，對所收集的檔案進行鑒定做到去粗取精，并按著一定的規律和原則加以科學地整理使其更加系統化。
c.檔案的檢索及保護：為了滿足大多數人對檔案的利用，編寫檔案目錄，對檔案進行科學分類和放置，做到門類清晰，井井有條安全可靠。由于自然環境和社會環境的因素，檔案始終處于漸變性的損壞過程中，為使其長久保存，采用科學方法對檔案加以有效的保護。
二、加強縣級供電公司電力系統檔案管理的策略
1、提高專業檔案人員素質
隨著電力系統檔案工作的領域拓寬，檔案服務的范圍擴大，在檔案管理這方面不僅要有檔案專業人員還要有工程建設、監理、設計等專業技術人員以及其他相關專業人員等，不同專業人才的相互配合高效地利用現代化的專業技術知識，使檔案管理工作高效進行。這就要求檔案人員必須加強業務培訓，在完善本專業能力基礎上，積極提高電力系統檔案管理水平，做到合理的規劃、分類與管理。因此，在電力系統建設檔案管理工作中，首先要提高專職檔案人員的素質，學習工程檔案相關的政策、規定及相關的業務知識，一方面要善于與工程項目管理、施工等部門加強溝通，另一方面檔案管理人員還要經常走進工程施工現場，把握工程建設進程，主動參與到工程建設驗收與評審活動中。要根據工程建設的變化做好資料變更記錄，要以全身心的注意力觀察工程建設的變更動態，對于需要變更的資料要及時提出修改意見，使電力系統檔案管理工作有秩序、有規劃地開展起來。同時，要完善兼職檔案人員網絡體系，增強企業員工檔案意識，要將檔案管理工作切實歸入企業管理工作中，主動更新知識結構，使檔案資料發揮對企業的發展的服務作用。相關的檔案工作人員要注意掌握檔案管理方面的法律法規，不斷提高自身的職業道德水平，實現檔案信息資源對企業的經濟效益的服務。
2、建立健全的管理制度體系
為了提高檔案管理的有效性，要實施一整套統一的、科學的以及實用性強的檔案管理制度與方法，確保檔案管理工作有秩序、有規劃地進行。根據電力系統項目特點和基建檔案管理要求，各參建部門都應設立相應的檔案機構，配備專職檔案人員，明確各自管理職責，建立電力系統檔案管理網絡體系，深化職能，加強各工程人員和檔案人員之間的業務交流和工作溝通。做好電力系統檔案管理工作，建立電力系統檔案管理機制。根據檔案管理法律、法規制定相關管理制度，做到集中管理、集中規劃，將檔案的一切管理工作走向標準化與規范化。要不斷完善工程的管理制度，當電力工程開工的時候就進行檔案的管理工作，并要緊跟工程的進度，在電力工程竣工的時候，檔案工作也要同步進行，在這一過程中，一定要保證項目檔案的完整性與準確性，在事前、事中、事后都要進行嚴格的控制，通過各種有利的機會對電力系統的資料進行廣泛的收集與整理，遇到不合理的地方要及時進行修改與整頓，保證檔案資料的有效性。另外需要注意的是的檔案的管理人員要與電力工程施工部門及時進行溝通與交流，確保施工檔案的順利移交，可以通過定期會議或者到現場指導的方式加強學習與溝通。
3、加大對檔案管理工作的硬件設備投入
硬件是檔案管理工作的基礎。電力企業必須加大對檔案管理工作的硬件設施投入。不光要建立與企業發展相適應的寬敞明亮的資料庫房，而且要為庫房配備相應的防火、防潮、防盜系統；更新檔案柜，使其符合國家標準；配備最先進的電腦、打印機、數碼相機、數碼攝像機和刻錄機等，從而對檔案進行現代化信息管理并建立相應的信息庫，提高工程人員的工作效率。只有這樣，才能使檔案工作者有效地提高工作質量。
4、加強檔案的信息化建設
信息技術的迅速發展對電力檔案管理工作的影響不言而喻，這就需要電力企業結合自身條件，盡快把檔案的信息化建設納入企業的發展規劃之中，并予以實施。對于經濟效益相對較好、現代化管理水平相對較高的電力企業，全面開展檔案信息化建設應包括如下內容，一是建立健全電子文件的管理制度：二是對電子文件和電子檔案進行全程管理；三是通過建立企業內部的網絡服務系統來實現資源共享；四是積極開展非電子檔案的數字化轉換工作。
關鍵詞：音像資料；檔案管理；科學化；系統化
1 大數據時代音像資料的特征
音像檔案是指記錄聲音或影像的檔案，包括照片、影片、錄音帶、錄像帶等。在數字時代，音像檔案的存儲介質以硬盤為主，只有少量典藏還保留傳統的媒介作為存儲手段。硬盤存儲的優勢在于容量大，體積小；易備份，可定點恢復。而更重要的是與顯示終端設備完美匹配。隨著數字保真技術的完善，備受詬病的品質劣勢也逐漸被消除。
大數據時代的音像資料的主要特征為整體海量、單文件體量大、高速頻繁流動、更新速度快、出入口不確定等。無論對于整個網絡還是特定單位，需要存儲和管理的音像材料是以前的幾何數倍，并仍在不斷增加；高清高保真文件的單個文件體積變大，例如一部高清電影的大小已達幾十G比特；網絡的普及以及終端的增加，大大增加了音像資料的調用轉發頻率；音像資料的更新周期和更新數量也是以往無法想象的；同時，資料從以怎樣的格式、設備和端口輸入或輸出都不確定。
同傳統的音像檔案管理手段相比，大數據時代的管理重心從保存轉向應用。音像資料不僅要被安全地保存，更要能夠快速安全地被調用。而在網絡環境下，用戶和通道都是不確定的，面對來自安全、效率、品質、技術革新等多個方面的挑戰這，音像資料檔案管理需要更加科學化和系統化。
2 音像資料檔案管理的新挑戰
從管理理念、硬件設施，到技術手段和人員能力，許多音像資料檔案管理單位或部門都還落后時代的發展腳步。信心通信技術的日新月異，給傳統模式下的音像檔案管理工作帶來了巨大挑戰：
首先，音像資料檔案的數量幾何級數增長，對管理單位的硬件設施提出了非常高的要求。針對數字資料，需要建造專門的數據中心，購入大量的存儲器、服務器以及各種附屬設備。為應對大顆粒文件的傳輸，還需要向運營商購買足夠的帶寬。而設備增加有需要更多的供電、散熱設備。此外，企業還需要采購一套軟件系統和高端的終端設備，以實現所有資料的管理和顯示。除數字管理手段以外，還存在一部分存儲在傳統介質上的資料。如何實現數字文件和傳統文件的轉換，如何統一管理也是管理單位必須解決的難題。
其次，新時代的檔案管理重心從保存轉向應用，即存儲的資料會被不斷地查看、更新和刪除，以實現資料的價值最大化。因此，在應用的過程中，數據會被頻繁地輸入輸出，在流通的過程中會出現損耗，或者保密的文件還容易泄露。如果保障音像資料檔案的開發利用中的安全和效率，不僅需要硬件設備的支持，更需要對管理流程上進行精心設計。
最后，隨著云存儲和云計算的應用，音像資料檔案的存放地點將從單位內部的私有空間，轉移到外部專業服務機構的機房中，資料檔案的安全成為最大的隱患。一方面，盡管專業機構具有專業素養和過硬的防護措施，但在所有資料都集中在一個地點存放的情況下，風險也大大地集中。一旦網絡出現故障或者專業機構內部出現腐敗，那么資料檔案將面臨巨大的威脅。
3 音像資料檔案管理的科學化和系統化
上文分析可以看出，音像資料檔案管理的價值被大大拓展，高水平的管理能夠從資料中不斷挖掘價值，從而讓原本沉靜的儲藏室變成活躍的大腦。同時，面對移動互聯和生活、工作的影音化，音像資料檔案管理需要更加科學化和系統化的管理。科學化管理是指樹立正確的管理理念，運用科學的管理方法；系統化管理是指將音像資料檔案相關的所有主體和活動都統一集成到一個管理系統中，這個管理系統包括硬件系統和軟件，以及管理這些系統和軟件的管理流程。
3.1 樹立科學的管理理念
科學的管理理念是一種符合時展趨勢的，正確看待音像資料及其檔案管理的認識和態度。首先，檔案管理者應當從“靜態管理”轉變到“動態管理”的思路上來。意識到儲存的影音資料會不停地被各種用戶、基于各種需求而使用、更新；其次，應當科學地對資料檔案進行分類。數字時代，每天都會產生大量的音像資料，但很大一部分是會很快被替代的，例如優酷網上的視頻。管理者必須建立智能的分類轉移系統，不斷地將陳舊的、調取率低的檔案轉移到更低低級的管理平臺，而將最熱的檔案存儲在最頂層的平臺。
3.2 建設完善的管理設施
互聯網等技術發展太快，許多檔案管理單位一時無法適應技術和硬件的更迭，從而導致管理所需的軟硬件、管理團隊能力無法匹配檔案資料管理利用的需求。例如，某管理者可能采用了最新的存儲設備，但卻缺乏相應的文件格式轉化，或傳輸通道不夠寬，因此盡管能夠很好地保存資料，卻無法實現資料的快速流通。此外，缺乏專業的管理團隊，將導致大量有價值的檔案資料的價值無法被最大限度地開發。
3.3 建立系統化的管理平臺
面對數量海量、格式和類別各異的音像資料文件，需要通過建立一個管理平臺進行系統化管理：對資料的存儲、查看、轉發、更新、刪除、修復、開發等動作進行統一的管理和監控；對所有的硬件設備進行運維管理，包括硬件設備的物理狀態、容量、流量等；對所有的軟件、協議進行統一安排，包括安全協議、音像文件處理軟件等的安裝、更新和升級。而建立在軟件和硬件系統基礎上的是一套完善的管理流程和規章制度，以保證所有的管理人員行動統一，明確分工協作。
參考文獻
[1]劉敬東，數字技術和網絡環境下音像檔案的保護策略[J]，現代視聽，2013（3）
[2]閆萍，基層單位聲像檔案管理的現狀及對策[J]，陜西檔案，2013（3）
