發布時間：2023-08-18 17:32:57
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們為您精選了8篇的檔案與檔案管理樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發，請盡情閱讀。
電子檔案管理與傳統檔案管理的共性表現在三個方面：一是兩者的基本原理共通，以傳統檔案管理原理為基礎，電子檔案采用信息化技術將之進行了有效的整合與優化，即使電子檔案管理的技術水平、管理質量以及管理方式都明顯高于傳統檔案管理，但這并不排斥兩者在基本原理上的共通性，總的來說，電子檔案是傳統檔案管理發展的成果；二是電子檔案的存在與傳統檔案不可分離，傳統檔案所管理的信息屬于社會實踐數據，這些數據具有極大的真實性，對電子檔案管理來說，同樣需要保障信息的可靠與真實，此時，傳統檔案資料就是其真實性的重要保證；三是電子檔案的出現使傳統檔案的信息量得以擴大，建立在信息技術上的電子檔案具有大容量優勢，不僅可以存儲各種各樣的檔案信息，還可以實現資源共享，在進行資料調用時具有更好的便利性，同時，如果想要查看實體的傳統檔案，還可以直接通過電子檔案的記錄將其調出，進而實現直接獲取。
（二）電子檔案與傳統檔案管理上的差異
1.管理方式不同
電子檔案就其本質特性來說有著很大的特殊性，它能夠實現檔案一級管理，也就是說檔案管理人員在接收到文件后，可以及時的給檔案提供一個檔案號，這個檔案號具有唯一性，并且對檔案類型采用相應的主題進行標注；傳統檔案管理的工作量相對較大，在管理過程中首先要填寫檔案日期、類型，之后才能給予一個位置進行儲存。
2.保管方式不同
電子檔案進行信息存儲的載體往往會老化，在現代技術與計算機的更新過程中，其載體的老化容易造成檔案信息的失真，進而影響檔案的可靠性；傳統的檔案管理具有信息紙質備份，通常不會出現檔案信息丟失情況，也不會面臨病毒入侵等網絡風險。
3.歸檔方式不同
電子檔案具有可逆性與可重復性，管理人員進行信息修改不會留下修改痕跡，這種特性的優點在于消除了最初檔案歸類時出現錯誤的擔憂，還能將錯誤信息進行及時的更正，但是這也使得電子檔案內容存在一定的失真性；傳統檔案管理在進行歸檔時，通常是依照科學的順序進行分類擺放，同類檔案之間存在相關的聯系，管理人員進行歸檔時還必須根據相應的程序進行，留有操作痕跡，能有效彌補電子檔案管理上的不足，更能確保檔案的原始與真實性。
二、電子檔案管理的利與弊
（一）電子檔案管理的優點
1.電子檔案管理的出現，有利于綠色環保事業的開展
電子檔案管理實行無紙化辦公模式，對紙質文件的使用數量大大降低。紙張的節省不僅減少了資金的投入，還使樹木砍伐狀況得以改善，有利于森林資源的保護。同時，紙質文件使用數量的降低，還使得曲別針、訂書釘、筆墨、印刷等工具的使用量減少。
2.電子檔案管理提高了傳統檔案管理的效率
檔案歸檔、檔案存儲、檔案查詢等方面的工作時間縮短，使得檔案管理效率大幅度提升。電子檔案采用數據傳輸方式進行資料的共享與傳遞，不再具有文件打印、文件張貼需要，檔案信息的查詢與管理更加具有時效性。
（二）電子檔案管理的弊端
1.電子檔案管理的信息載體面臨變質與老化危機
如果長期使用，可能出現資料無法讀取現象，因此，電子檔案管理模式下，應該做好相關的安全備份工作，保護手段可以采用云技術等。
2.企事業單位在進行電子檔案管理
由于其操作程序相對復雜，對檔案管理人員的專業要求較高，因此，必須要配備以高技術人才，同時，還應該加強管理人員技術培訓，充分保證電子檔案可靠性。
3.電子檔案在進行數據共享與傳輸時，面臨復雜的網絡風險
例如病毒、黑客攻擊等，管理人員需要加強數據信息安全管理，可以采取建立網絡防火墻、檔案加密的方式對電子檔案資料加以防護。
4.雖然我國的檔案管理水平得到了一定的提高
國家也出臺了相應的電子檔案管理法規，但是對于一些具體的細則仍不夠完善，電子檔案管理面臨一系列的法律制約，相關部門應該退出相應的電子檔案管理辦法，為檔案管理的發展保駕護航。
三、結束語
關鍵詞：信息化；電子文檔；醫院檔案；影響；對策
自我國進入二十一世紀以來，我國電子信息技術發展迅猛。在醫院的信息化建設中，電子檔案管理工作逐漸趨向自動化、規范化、虛擬化方向改進完善，現已成為檔案管理和信息化建設工作中不可或缺的環節。但在具體的管理工作中，在管理及電子文檔使用的方式上存在許多的問題，并對醫院的檔案管理工作造成了直接影響，為此，本文就電子文檔在醫院的使用現狀及影響進行具體分析，然后提出相應的可行性建議。
一、電子文檔的定義及其特點
電子文檔是通過計算機硬盤、磁盤以及光盤等帶有磁性的存儲物件，來記錄人們行為活動中所產生的文字及圖片等材料，且能夠通過計算機、互聯網、局域網等進行傳送、檢索及使用等行為的文件。其相比于傳統的紙質檔案，其所具有的優點有以下幾個方面：檢索便捷，可網絡傳輸；流通方面，能最大限度的實現資源共享；電子文檔所記錄的范圍不僅局限于檔案，還包括圖書、情報等其它資料；易寶存，不存在有害生物侵襲而出現損毀的現象；占地面積小，節能環保。
二、電子文件對醫院檔案管理工作的影響
電子文件之所以能迅速替代紙質檔案來記錄檔案等其它材料，這些都得益于電子文件使用帶來的便捷性，但電子檔案在使用的過程中同樣具有一定的缺陷。首先電子文件的使用必須依靠計算機等設備，這種唯一性必將對檔案管理工作的各個層面造成巨大的影響，例如檔案管理人員、檔案儲存模式、答案管理模式以及服務方式等等。
（一）對管理者的影響
首先，就檔案管理的工作人員來說，管理者必須要掌握一定的計算機技能，同時也要對電子文件的儲存和使用方式達到熟練應用的程度，同時還要對檔案儲存載體的性能有一定的掌握，以實現對電子文件的永久使用與保存。
（二）對存儲環境的影響
電子文件的儲存載體是一些具有磁性的磁盤、光盤等材料，這種特殊的材質存放與保存便對環境有一定的要求，首先要控制環境的溫濕度，其次是存放環境是能夠防靜電、方磁、防擠壓碰撞等要求。
（三）對管理方式的影響
而在電子文件的管理中，管理方式也是極為重要。雖然電子文件的管理主要依靠計算機完成，但在具體的操作中，想要實現電子文件的有效管理與保存，需要根據電子文件的性質及先關要求來采取相應的可行性方式。為此，筆者就其中主要的三個方面進行重點闡述：首先，電子文件由于傳輸快、易復制等特性，注定了電子文件在保存的過程中容易遭到攻擊、被竊取，因此，從某種程度上來說，電子文件的保存相比于傳統的紙質文件更難；其次，紙質檔案由于自身的局限性，使用頻率逐漸減低，但在某些方面仍然要使用，因此，兩種檔案共存的管理模式給電子檔案的管理造成一定的影響；最后，由于電子文件使用過程中帶來的便捷性以及電子信息技術的不喑墑煊敕⒄梗為電子文件的使用提供了一個良好的發展環境，同時也解決了紙質檔案管理中的各種不便。
（四）對服務方式的影響
電子檔案庫的建立最主要的原因便是為檢索及使用服務提供了巨大的便利，在電子信息技術的支持下，相比于傳統的檢索服務，電子檔案的建立給檢索服務帶來翻天覆地的變化，大大提升了檢索效率，但這種改變需要給檔案管理部門、服務對象一定的適應期，同時也要在服務模式上做出一定的改變。
對安全性的影響
電子文件保存的安全性涉及多個方面，筆者就其中最為主要的三個方面進行具體分析：首先，由于電子文件的特殊性，可以實現信息與載體的分離，因此，這便給電子文件的原始性、完整性以及不可更改性等性質的保障帶來巨大影響，這也是當下急需解決的問題；其次，電子文件的檢索與網絡傳輸系統都是由局域網或互聯網所連接的，因此極易遭受駭客攻擊；最后，電子文件的使用設備及載體存在一定的電磁泄露問題，這也是電子文件保存安全性中重點考慮的問題。
三、對策分析
電子文件的使用雖然給人們帶來巨大的便利，但在其使用的過程中，其對檔案管理工作產生的影響也是各層面的，為了更好的幫助醫院進行檔案管理工作，針對電子文件的使用及檔案工作的對策進行研究是非常有必要的。
（一）檔案學理論研究角度
筆者根據多年從事相關工作的經驗，在檔案學理論研究角度中，總結了以下兩點：首先要開拓研究實驗，擴大研究范圍，從多個學科的領域中去研究問題；其次便是針對檔案的一體化管理進行研究，這不只是建立一個簡單的信息共享平臺，更是醫院辦公自動化、數字檔案庫和信息化建設的關鍵。
（二）檔案管理角度
1.加強人才培養，提高檔案管理人員的業務素質
首先，在醫院檔案的信息化建設中，首先需要加強團隊建設。檔案管理工作需要檔案業務能力強且掌握一定的計算機技術和信息化技術的管理人才，但在調查中發現，很多檔案管理的綜合素質水平普遍偏低，且專業知識結構與業務能力還有待加強，這與信息化建設要求和標準存在一定的落差。為了更好的建設信息化檔案，各大醫院應該注重檔案管理人員的培訓，同時積極開展相應的競賽與培訓活動，從而更好的幫助團隊提升專業素質能力，打造一支精良的信息化管理團隊。
2.加強檔案管理規范化建設，努力提高服務質量
就目前醫院的檔案管理現狀來說，改進并完善檔案管理制度與流程能有效的促使檔案管理規范化、科學化，例如在電子文件從建立到歸檔這一系列環節中，針對其中的薄弱環節，優化流程結構，制定完善的機制，加強員工專業素養與服務意識的培訓，這樣不能有效的提升服務質量，還能促使檔案管理工作更加高效化。
3.加強檔案信息化應用研究，努力探索新形勢下檔案管理工作的新模式
針對當下醫院檔案管理工作的缺陷，注重電子文件的應用與研究，結合自身實際情況，構建一套全新的檔案管理模式是重要的。因此在電子文件的應用與研究中，要充分掌握檔案管理軟件的使用方式，在探索全新管理模式的過程中，可以汲取國外發達地區組織機構答案管理模式的優點，然后在根據自身情況建立一套完善的信息管理體系。
四、結語
檔案管理工作的優化，首先要從管理團隊的建設中出發，其次是管理模式與管理流程的改進與優化。其次，也要注重科學理論的研究，幫助管理者更好的提升管理能力，同時幫助醫院的檔案管理模式與流程適應時代的腳步。
參考文獻
[1] 何麗.電子文件對醫院檔案管理工作的影響探析[J].辦公室業務，2015（23）：54.
關鍵詞：醫院檔案信息化建設 檔案管理
Doi：10.3969/j.issn.1671-8801.2014.03.598
【中圖分類號】R-1 【文獻標識碼】B 【文章編號】1671-8801（2014）03-0385-02
隨著科學的飛速發展，信息化管理登陸了各行各業。信息化管理以其極高的管理效率以及人力資源利用率逐漸取代了以人力為主的管理方式，成為了新型管理方法中普及最為廣泛的一種[1]。醫院檔案信息化管理也是在信息化管理方式基礎上研究開發的。醫院檔案信息化管理是以計算機硬軟件為管理主體，少量人力資源作為引導，大容量資料庫作為支持而建設的，可以為院內日常工作提供大量的便利。本文對醫院檔案信息化與檔案管理細則進行探討如下。
1 醫院檔案信息化建設的重要性
醫院具有人員流動性大的特點，每天收治以及出院的病患以及家屬很多，如使用大量人力資源進行檔案管理，不僅浪費了人力資源，還容易因為工作量大而造成人為錯誤，利用計算機以及相關檔案管理軟件，對資源進行錄入、儲存、并提供搜索、管理等功能可以節省大量有限的人力資源，并且檔案管理工作信息化整個流程井然有序的，可很大程度上避免人為失誤[2]。醫院檔案信息化建設是跟隨時代腳步的必要進程，是具有時代特色的一種先進管理辦法，其建設并投入使用具有重要性以及必要性。
2 醫院檔案信息化建設的優越性
2.1 適應大量檔案信息形成的當代醫院。當代醫院檔案信息日產生量十分驚人，筆者分析，其主要來源與兩種途徑[3]：①醫院日常、行政事務。醫院屬于單位，每日內部產生的檔案量很多，來自上級傳達的文件、通知、報表等。各科室考勤、評優指標統計，甚至各講座、研究出席情況、會議文件等都歸屬于醫院日產生的檔案之中。②醫療業務流程。每一名患者從入院掛號開始直到病愈出院都會產生形形的檔案信息，醫院人流量巨大，每日因患者產生的檔案信息也非常多。上述兩種途徑產生的大量檔案信息單純采用傳統檔案管理方法很難完成，而醫院信息化檔案管理方法則可以輕松通過計算機將每日復雜繁多的檔案信息進行管理，相較于傳統檔案管理方案具有明顯優勢。
2.2 醫護人員以及患者對信息化管理的需求。信息化檔案管理模式的建立不僅方便患者就診，給院內各部門工作人員也帶來了福音，第一方面免去了紙筆檔案錄入的過程，防止紙質檔案容易損壞等問題；第二方面節省檔案室空間，大量的書面檔案的儲存勢必占用有限的院內空間，在條件限制之下，必然一些重要性不高的檔案會缺失，而檔案信息化管理僅需一張硬盤，節省了有限的空間，并取締了檔案留存的限制性。第三方面信息檔案隨時可以調用，并且檢索過程簡單易行，界面干凈明了，省去了檔案人員翻閱大量書面檔案的時間，減輕了工作量。醫院信息化檔案管理不僅是病人就診所需，也是院內工作人員所需，屬于公眾需求，相對于傳統檔案管理，更是具有顯著優越性，所以其建設勢在必行。
3 醫院檔案信息化建設以及檔案管理內容
3.1 辦公自動化以及檔案信息化。日常院內信息流通采用計算機網絡化，并采用信息化辦公方式，即日常工作中按照基本規劃化流程，采用辦公軟件進行自動化檔案流轉、儲存、歸檔等操作，實現辦公自動化、無紙化。并在每日工作結束后，檔案人員進行日常檔案整理維護，可保證檔案庫的正常運作，雖然每日需要進行整理，但工作量與以往全年檔案整理相比，明顯更小，同時也提升了辦公效率，節省了人力資源。
3.2 臨床病歷檔案信息化。徹底免去紙張記錄患者就診信息的原始方法，病人進入院內就診開始，便將該患者納入院內信息網絡，使用計算機網絡將病人資料送達院內有需求的各處，在病人就診結束后，將病人資料自動化歸入檔案庫，將之儲存以便利用。
3.3 人事檔案管理信息化。日常工作中的各項人事檔案都經信息管理系統進行管理，方便進行迅速、準確的查閱，并且可將日常工作分門別類，使用查閱統計、處理報表、變更檔案、維護系統等多種功能使工作效率得到提升，并且避免人為錯誤的產生。
3.4 建立具有醫院特色的資料庫以及信息交互平臺。醫院特色的資料庫是指結合當地情形以及醫院情況建立完善的資料儲存系統，例如地方醫院及小型衛生單位可將片區居民信息以及工作日常等進行納入，方便地區工作的開展；綜合醫院則全面納入各患者就診記錄、醫院研究科室成果、院內知識、工作經驗等，方便醫院發展。而信息交互平臺則是利用多媒體技術以及網絡技術，解除地域的束縛，吸收更多的當代新技術項目，與多方進行資源共享以及交流，贏得共同發展。提升全院醫療服務水平以及醫療技術水準，為院內工作人員提供豐富的學習資料。
3.5 檔案庫、網絡安保措施。隨著信息化、網絡化在管理系統中的深入運用，網絡以及信息化檔案的脆弱性被逐漸暴露，網絡潛在威脅多種多樣，加強網絡安全措施以及資料庫保全措施勢在必行，需求不斷的技術研發，不斷升級安保措施，充分保障信息檔案資源的安全。隨著醫院檔案管理信息化的進程加快，未來勢必實現信息高度共享，采取必要的隱私保護措施、應用安全措施，訪問控制措施以及數據加密措施是必要的。
4 小結
醫院檔案信息化建設與檔案管理是受大勢所趨所必須完成的進展性任務，其可大量節省人力資源，提高工作效率，并促進交互[4]。盡管其有諸多優勢，但是醫院檔案信息化管理是一柄雙刃劍，在運用時如不采用先進安保措施進行輔助，必將導致嚴重后果。所以筆者認為，醫院檔案信息化建設是必要的，但是在建立、完善、使用過程中的安全性問題需要格外謹慎。
參考文獻
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關鍵詞：信息化；檔案；標準化；管理；服務創新
近年來，科學技術在不斷發展進步，計算機技術的普及對各行各業都產生了一定的影響。在信息化的條件下，我國的檔案管理工作若要保障提供給人們的服務質量，必須要加大對信息化檔案工作的管理力度。隨著科學技術的不斷創新，計算機的運用范圍不斷擴大，傳統的檔案管理與服務已經不能滿足人們對檔案服務的需要，也難以跟上現代化發展的步伐，因此為了提高服務的質量，應該將檔案管理與信息化條件相結合，實現檔案管理的現代化和專業化。從目前信息化條件下的檔案管理工作來看，還存在著許多不足，例如缺少主動服務和大膽創新的意識，這就對我國檔案管理工作的進一步發展有較大的牽絆，導致我國信息化條件下的檔案管理與服務創新水平得不到很大程度上的提升，依然處于停滯不前的狀態。因此，要提高檔案管理工作的水平，必須首先建立起主動服務的意識，同時還要強調大膽創新，這樣便可以提升我國信息化條件下的檔案管理水平。
一、信息化條件下的檔案管理的意義
當今時代，計算機技術成為了檔案管理信息化的有力保障，由于通信技術逐漸成熟，已經對人們生活的方方面面產生了重要的影響，同時人們也在逐漸步入信息化時代。信息化條件下的檔案管理工作主要通過對互聯網的信息技術的利用，實現對大量信息資源的快速采集、總結和利用。在檔案管理工作中，專業的檔案管理部門通過先進的電子化方法，實現信息資源的合理分類和高效處理，同時以計算機網絡技術為輔助，讓用戶所享受的服務質量更高[1]。當今時代，信息化條件下的檔案管理工作面臨著更加艱難的挑戰，只有認識到檔案管理工作信息化的重要意義，加強信息化條件下的檔案管理工作，嚴格監控檔案管理工作的過程，才可以保證檔案系統具有良好的安全穩定性，保障電子檔案數據的真實可靠性。在信息化條件下，檔案管理工作應當從根本上認識到檔案信息化管理的重要作用，建立起正確的檔案信息化管理的理念，要認識到檔案信息化管理工作的完成不僅需要依靠計算機網絡技術，同時還要依靠許多相關部門之間的協作和交流。信息化條件下管理人員在進行檔案管理工作的過程中，要注意對工作的反思和總結，從而能夠獲得寶貴的經驗，幫助從事檔案管理工作人員建立起正確的信息化管理理念，改變傳統的檔案管理工作模式，使信息化管理工作的機制更加完善，使檔案管理工作人員具備更高的從業素質，確保人們能夠得到優質的檔案管理工作服務[2]。
二、信息化條件下檔案管理工作中存在的問題
（一）檔案工作方面
由于檔案工作對專業化和標準化的要求，為了更好地實現信息化條件下的檔案管理，需要對檔案整體進行分類統計。傳統的檔案歸檔和記錄大多以紙質和人工的方式進行，同時還有歷史遺留下來的問題，基于這些影響因素的影響，檔案室的管理工作不能條理清晰地進行，檔案的存檔和檔案目錄工作完成質量不理想，對信息系統軟件安裝有著一定的阻礙作用，檔案的信息化和自動化管理較難實現統一，一些檔案館和檔案室僅實現半信息化的管理，這對全面實現檔案信息化管理有一定程度上的制約。綜上，檔案工作方面存在的問題束縛了信息化條件下檔案管理工作的發展。
（二）檔案管理的信息化特點
信息化技術的發展速度較快，因此在檔案管理工作方面，常遇到信息化管理技術滯后的問題。大部分檔案管理工作在開展過程中未充分結合檔案管理程序的標準性和信息技術的特點，大量檔案在歸檔時利用磁盤或光盤存儲，這種方式存在許多不足，使得檔案管理工作難以跟上現代化高速發展的步伐[3]。
（三）檔案信息系統
在信息化條件下，旨在將檔案信息系統建設為能夠實現數據交換的機讀的目錄檔案系統。當下我國的檔案信息系統有很多層次，但是大多都達不到檔案信息管理系統對規范性、專業性和開放性的要求。
三、信息化條件下檔案管理的問題和對策
（一）數字信息的檔案管理
數字信息量較大，其中一些數據被積累儲存在業務數據庫中，一些被定期銷毀，還有一些被轉移到臨時載體上。若檔案管理不能建立起良好的管理系統，可能會造成較大的損失。在以往的檔案管理過程中，已經形成了以紙質文件形式進行檔案管理的管理體系和業務流程，在文件歸檔到檔案系統當中的時候，數字信息不能歸納到一般的檔案管理系統當中，因為數字信息容易在周轉過程中缺失，導致電子文件在檔案管理過程中缺失。因此，為了解決數字信息的檔案管理過程中所出現的問題，可以采用“雙套制”策略。雙套制策略指的是對檔案信息用兩種不同的方式記錄并保存。電子檔案所占空間小、信息儲存量較大且能夠快速查找，但是由于電子檔案的特殊記錄形式，導致電子檔案的安全性和穩定性存在一定的問題，例如會出現原稿被改動或者格式問題無法識別的情況；而紙質檔案因為以紙質的方式進行記錄，所以會占據較大的空間，承載的內容也較有限，同時查找起信息來也較麻煩，但是紙質檔案記錄的信息真實可靠，能夠保存較久。因此充分考慮到電子檔案和紙質檔案均為優缺點并存的記錄方式，“雙套制”的檔案管理方式較符合現代信息化條件下檔案管理工作的要求。
（二）電子檔案的管理與存儲
信息化時代的到來，讓電子文件的數量也大大地增加，對非文本數據的整理和收集是檔案管理工作的一大重要內容。電子檔案讓檔案管理從根本上擺脫傳統的手動式管理模式，減少了檔案管理工作人員的工作中的勞動量，同時提高了檔案管理工作的搜索效率，給人們帶來了極大的便捷，但是，檔案管理的電子文件真實性、存儲時期和規范性還需進一步加強。在建設檔案目錄中心和檔案數據庫的過程中，要利用法規對電子文件的格式進行規范化管理，盡量使檔案管理系統更加規范。同時應當對電子文件進行篩選，篩選出關鍵的信息進行歸檔，這樣可以避免人力和物力的浪費，收集一些不必要的信息[4]。
四、信息化條件下的服務創新
（一）在網絡上建立起檔案信息查詢網站
目前，為了能夠讓人們更多地了解到企業和單位的最新發展情況，許多單位、企業等都開通了自己的網站；一些高校也利用網絡建立了本校的網站，將本校的師資信息、校園環境信息等在網站上，方便學生等對高校的了解。與此同時，這些網站不僅信息，還建立了專業的團隊對網站進行定期維護和更新，確保信息能夠更好地向人們展示。檔案館或者檔案室也應該學習這種現代化的手段，積極地開通網站服務，使得檔案信息具備快速搜索查找功能，能夠給客戶提供更加便捷的服務。檔案管理工作可以借助網站實現規范化和專業化。
（二）開展檔案工作在線服務
當今時代下，人們越來越注重時效性，因此，人們在利用檔案信息的過程中，也對時效性提出了要求。傳統的檔案信息的利用方式有許多不足之處，比如人們需要檔案管理工作人員查找某些信息的過程中，檔案管理工作人員往往需要在檔案室進行查找，再將檔案復印或者拍照，這種傳統的查找方式在時間和空間上有一定的限制，不具備較高的時效性，因此無法滿足人們的需求。此時，檔案管理工作必須改變查找手段，例如通過郵箱、郵件和窗口問答等方式為檔案信息查詢者提供網絡在線服務，提高檔案信息的時效性。
（三）創新服務
人們對檔案信息的需求日益增加，檔案室要根據時代的發展需要，對檔案服務機構和網絡服務系統要進行相應地創新，為人們提供優質的檔案服務。
五、結束語
在信息化條件下，檔案管理工作可以適當借鑒國外較先進的檔案信息化管理工作體系，同時結合自身需求，建設出符合我國國情的檔案信息化管理體系，使檔案管理更科學，從而實現檔案資源的優質共享，為人們提供更好的服務。
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[關鍵詞] 檔案信息商品化檔案管理
中圖分類號：G271文獻標識碼：A
隨著我國經濟的發展以及綜合國力的日益增強，人們的自主創新意識也在逐步的提高。而信息產業，作為市場經濟的核心領域，它的發展程度對社會經濟的迅速發展及可持續發展，發揮了日益重要的支撐作用。其中，作為信息產業的核心——信息資源，其質量的優劣，對信息產業的健康發展起到決定性影響。而作為信息之根——檔案信息而言，其內在的質量以及管理方式的優劣，則是維系信息產業良性發展的根本所在。為此，只有最大限度的保障檔案信息的質量，科學管理檔案信息資源，才能為信息產業的長遠發展奠定堅實的基礎。
實際上，當今市場經濟的迅猛發展，日益催生信息產業的發展與轉型，而其中的信息商品化則是信息產業發展的重要表現形式。信息的商品價值被不斷凸顯，信息不再是普通的、廉價的媒介資源，而日益成為帶有商品屬性的、具有高附加值的稀缺資源。因此，人們對于信息商品的開發愈加重視，力求實現對信息資源內含價值的深度挖掘。而只有依托于科學的信息管理方式，才能實現信息價值的深度挖掘，進而推動信息商品化的發展。
一 、信息商品化對于檔案信息特性的基本要求
（一）檔案信息的準確性與真實性要求
檔案信息的真實、準確性，決定著信息自身商品價值的高低，也就是說經過各種資料數據的收集、整理、加工而形成的各種信息，要做到客觀、真實的反映其事物發生、發展的全過程，并從中總結出具有規律性的內容，以便對今后類似事物的開發與研究，具有一定的指導意義。而這種指導一旦作用于人們的社會實踐，它將直接或間接的決定這個實踐活動成敗。由此來看，信息內容的客觀真實與否，決定著其自身商品價值的高低。
（二）檔案信息的時效性要求
信息的時效性，貫穿于檔案信息管理者對特定信息源的綜合管理直至應用于社會實踐的全過程。而相應的，具有時效性的信息，必然能夠順應當前的社會發展，滿足特定的社會利用需求。實際上，信息的價值就在于，它能夠為決策者提供有關決策依據，降低決策的風險性與不確定性。這就要求它必須在某個特定的時空，對某個特定的實踐活動，提供及時的參考和指導。隨著社會的發展及人們對客觀世界認識程度的不斷提高，一些舊的認識很快就會被新的認識所替代。而這種信息一旦過時，很快就會失去它原先存在的價值。由此可見，信息的實效性要求檔案管理人員要及時的提供真實、準確的檔案信息，而這就為檔案信息管理人員提出了非常高的業務要求。
二、檔案管理工作者要提升自身檔案信息管理與信息分析的能力
檔案管理就是要不斷的把獨立的機構、組織在生產、生活實踐中直接形成的各種原始記錄，進行嚴格的收集、整理，然后進一步對其中記錄的檔案信息進行加工、分析、提煉，總結歸納出對此領域的生產實踐具有指導意義的、帶有規律性的信息內容。而將這些信息，通過市場機制源源不斷的提供給生產經營的決策者，應用于他們今后的社會實踐，這就要求檔案管理工作者一方面要深入社會實踐，親身參與、體會社會實踐的過程，另一方面要具備一定的專業知識水平。同時，檔案管理人員要具備對客觀事物的分析和洞察能力，以及較強的綜合分析能力。只有這樣才能通過勞動，整理、分析、加工制造出對社會有用的完整的檔案信息產品，進而提供給社會，滿足不同領域、不同層面的社會利用需求。
三、檔案管理工作者要有效的推進檔案信息商品化市場的發展
從二十世紀八十年代以來，隨著社會對各種信息需求量的大幅增長，以及對檔案信息重視程度的提高，從而對檔案信息商品化的要求也越來越高。尤其是在社會經濟發展突飛猛進的今天，人們對科學技術的依賴程度在不斷提高，人們更加注重知識產權的保護和自主創新，這同時也為信息市場的發展提出了現實要求，并為其自身的發展提供了客觀條件，而由此，這就必然對檔案的管理工作提出了更高的要求。實際上，只有檔案管理工作者利用其本職工作中得天獨厚的優越條件，依靠自己的辛勤勞動，為信息市場不斷提供高質量的檔案信息產品，才能夠有力地推動這個市場的發展。所以，由此來看，檔案管理是檔案信息商品的生產基地，是檔案信息商品的加工廠，只有它才能夠為檔案信息的商品化提供強有力的支撐和保障。
四、檔案管理工作目前存在的主要問題
1 檔案信息化建設的涵義
“檔案是歷史的原始記錄”，這種記錄就是一種信息。但是在這里我們要弄清信息化中的信息不僅僅限于檔案本身的記錄信息，它還包括將原始信息進行處理后與社會其他信息形式融合形成的更廣泛的信息?？梢姍n案信息化的內容就有兩方面：一是狹義上的信息化，就是將檔案自身的內容信息化；二是廣義上的信息化，就是將檔案信息與社會政治、經濟、文化等方面的信息進行融合處理的信息化。所以，檔案信息化建設的目標就是在現代化的技術條件下，一方面促進檔案本身信息進入社會交流系統，在社會中廣為傳播，另一方面就是將檔案中的信息與其他社會信息形式融合使用，在社會中傳播，廣泛地服務于社會。當然這兩個方面的目標并不孤立的，而是相互聯系，相互促進的。因為檔案信息一旦廣為社會大眾利用，狹義的檔案資源信息化，必然與社會發生普遍的聯系，必然要與社會中的其他信息交融而廣泛地交流和傳播，形成另外形式的信息，即廣泛意義的檔案信息化。
2 促進檔案信息化建設的幾點建議
哲學認為意識具有能動性，一定的社會意識就具有一定的社會能動作用。那么社會檔案意識在檔案信息化建設中必然有能動的影響，成為檔案信息化建設的基本推動力。所以，檔案信息化在某種意義上講就是“觀念信息化”。檔案工作人員是檔案信息化建設的基本力量，他們的能動性事關信息化建設的成敗，只有讓檔案工作人員在思想上樹立檔案信息的意識，認識到檔案信息化建設的重要性，檔案工作人員才會具有強烈的使命感和責任心，才會主動關心檔案信息化建設事業，認真做好信息化過程中的各項工作，主動思考社會文獻信息系統中各種文獻信息的滲透和融合，促使檔案信息化建設與其他社會信息事業相互結合，共同發展。
3 提高檔案信息化水平技術
3.1 配備計算機、服務器、交換器、路由器、掃描儀等硬件設備
系統軟件的開發應用或完善，可通過計算機系統軟件的操作進行培訓及推廣，逐步建立同一平臺為分中心做好前期準備工作。
3.2 檔案中心目錄及全文的數字化
檔案信息數據輸入是目錄中心的基礎性工作，對各職能部門每年移交的大量成果檔案資料，邊整理邊輸入，從信息源頭抓起，建立統一的數據格式標準，實施紙質檔案和數字檔案“雙套制”工作模式，避免重復勞動，不但能節約人力和財力，而且也會大大加快了檔案信息數字化的進程。
3.3對上網信息進行密級界定
首先制訂密級標準，對室藏檔案按公開、內部、秘密、機密進行界定；其次對檔案信息使用者進行網上身份驗證，對不同身份的使用者提供不同的信息查詢權限，以保障軟件系統的安全。
4 提高檔案信息管理水平
信息技術的廣泛采用和電子政務的加快推進，使檔案基礎建設的重心向檔案信息化建設轉變?，F今，在計算機管理滲透的形式下，計算機管理軟件的應用為實現檔案管理現代化做出了巨大貢獻。檔案部門建立自己的局域網，添置計算機、光盤刻錄機、掃描儀等，在系統開發和檔案利用過程中發揮著重要作用。
4.1隨著電子文件的大量產生，如何安全且高效地管理電子檔案已成為不可回避的現實問題
早在2002年，國家檔案局就了《全國檔案信息化建設實施綱要》，要求電子文件形成單位和接收單位認真做好電子檔案的管理等工作。因此，選取適合電子文件形成單位自身特點的檔案管理軟件，有計劃、有針對性地進行錄入、開發利用等工作是開展檔案信息化建設不可回避的一項重要工作。
4.2檔案管理軟件的對象是電子文件
通過選取合適的檔案管理軟件，不但可以達到科學、高效管理電子文件的目的，而且電子文件作為信息資源，經過軟件的整合和開發，既是電子文件形成單位的有益積累，又是經濟社會發展過程中的一筆巨大的文化財富。4 推行檔案信息化管理，確立工程檔案發展的新方向工程建設的過程就是工程檔案的形成過程，這就決定了工程檔案的建立是一個漫長而復雜的過程。從工程立項直到工程驗收的各個階段，檔案資料的收集、整理都是由不同的單位或部門來實施的，這就在客觀和主觀上都大大增加了工程檔案建立的難度，信息化管理無疑提高工程檔案管理效率與效益。
一、檔案信息化建設的基本理論
檔案信息化指的是將計算機、網絡等現代化的信息技術應用于檔案管理工作當中，實現檔案收集、保存、管理的統一化、和諧化，實現檔案信息共享化的一種模式。
二、檔案信息化建設的特征
在實驗時期，檔案信息化建設的特征主要表現在兩個方面：一是檔案管理向著多元化的方向發展。二是實現了對傳統檔案管理的優化。在普及時期，檔案信息化建設又表現出了其他固有的特點，主要包括：1.對檔案的公布，并實現對檔案檢索的開發與利用。2.計算機的使用逐步得到社會各界的肯定，計算機編目進一步普及，計算機輔助立卷得以實現。在網絡時期，檔案信息化建設的特征主要體現在：計算機已經成為引領檔案管理的中堅力量，多媒體技術和光盤存儲功能已經得到了廣泛的應用。數字檔案時期，檔案信息化建設的主要特征表現在：數字檔案已經成為檔案管理的主流，各檔案數據庫得以建立和使用，同時，電子文件的相關管理網站也逐步建立和完善，數字檔案管理成為檔案管理不可逆轉的發展潮流。
三、檔案信息化建設與檔案管理的措施與方法
（一）不斷推進檔案管理信息資源的整合工作。在日常的檔案管理工作當中，檔案信息資源工作散發著其特有的優勢。首先，要實現檔案信息資源的共享，就必須以檔案資源工作為前提。通常而言，檔案信息不僅能夠折射出我國社會歷史發展的宏觀方向，同時，還能夠反映出人們日常生活的點滴細節，將社會當中存在的整個集體與個體的發展都能夠完全展現在人們面前。要做好檔案信息資源工作，就需要以綱領性的檔案信息管理制度為指導，并結合檔案分級管理制度的相關要求，實現對國家資源的合理配置與高效應用，實現社會資源的共享。此外，實現檔案信息資源管理的整合主要可以通?^兩種途徑，即分組整合方式和整理方式。在進行整理的過程當中，檔案的系統化和編目發揮著十分積極的作用，此外，為了提高檔案信息的固有使用價值，還需要對相關的檔案進行編纂和加工。另外，信息資源的組合則是指通過行政或是者技術方法，對整合的目標進行檔案資源的結構管理，確保信息資源能夠在宏觀角度上實現優化發展。
（二）提升電子文件歸檔管理的信息化水平。在接收到各相關資料與信息之后，檔案管理工作人員需要對此類信息進行數字化轉化。而要實現這一點，就需要對資料和信息按照方式和類型的不同進行分類。這主要涉及到以下兩個方面：紙質信息的電子化形式轉化；照片、錄像、錄音信息的可用信息轉化。此外，還需要對不同的信息進行使用價值的鑒別，并在此基礎之上進行分類和歸檔。值得注意的是，一定要確保有價值信息的真實性、完整性、有效性和可用性。同時，還需要依據國家制定的檔案管理辦法對檔案信息化管理進行規范，不斷提升檔案信息化管理水平。
（三）提升檔案管理人員的服務意識，拓寬檔案信息管理人員的管理思路。之所以要進行檔案管理工作，主要是為了為社會提供有效的服務。要實現這一點，檔案管理部門以及其內部的相關管理人員就需要不斷拓寬其管理思路，提升檔案管理工作的服務意識。傳統而言，我國的檔案管理工作將過多的精力放在了“保管”資料之上，而沒有對資料進行充分的“利用”，這制約了檔案資源價值的實現與發揮。因此，需要轉變這一觀念，集中注意力到資料與資源的利用之上。此外，我國傳統檔案管理還存在著過于重視檔案信息資源的安全性與可靠性的價值取向，在檔案信息化建設時期，一定要轉變這一理念，推進檔案信息管理的全面發展，提升檔案管理人員服務大眾的思想意識。除此之外，檔案管理人員還需要不斷提高自己的專業知識水平和綜合素質能力，使自己從單純的檔案資料管理人員向著檔案信息管理的方向不斷發展。檔案管理人員一定要銘記于心，檔案管理工作并不僅僅是對檔案的保存，更需要綜合性的人才對檔案信息進行分析和歸納，為社會經濟發展提供信息支持。當然，相關領導也需要立足長遠，充分發揮出檔案對國家發展的積極作用，只有這樣，才能夠順應時代的發展要求。
目前為止，我國的醫療檔案的管理主要是針對患者的檔案。更好地管理醫院的檔案可以大大提高醫院的辦事效率，只有認真做好檔案管理工作，才能滿足醫院經營管理需要。那么，究竟如何才能夠提高我國醫院的檔案管理體質呢？
一、醫院檔案管理的簡單介紹
1.醫院檔案管理的含義
其實，醫院檔案管理是醫院歷史進程中的原始記錄和權威憑證，是醫院管理不可分割的重要組成部分，是醫院工作計劃和決策的可靠依據，是指導并協調各項工作正常運行的參考資料。與此同時，醫院檔案管理是醫院歷史進程中的原始記錄和權威憑證，是醫院管理不可分割的重要組成部分，是醫院工作計劃和決策的可靠依據，是指導并協調各項工作正常運行的參考資料。其實，醫院的檔案管理是一個醫院寶貴的財富，醫院各項工作活動的原始記錄，是具有重要價值的歷史資料，符合一般檔案的本質性。
2.醫院檔案管理的現狀
雖然我國的醫院檔案管理逐步發展，但是仍是有所不足。首先，醫院的工作人員的觀念陳舊，而且對于檔案管理的意識非常淺薄，所以，他們不會更加注意檔案方面工作。除此之外，目前為止，許多醫院的工作人員對于檔案管理的工作是不專業的，他們沒有相關的專業知識來工作，所以，在醫院檔案管理方面的工作難免會有所失誤，同時使得檔案管理的效率大大降低。隨著我國的科學技術的發展，許多的工作都與信息技術結合在一起，而有的工作人員對于計算機方面的知識有所疏漏，對于檔案管理的軟件應用非常生疏，導致檔案管理工作出現問題。另外，醫院對于檔案管理工作的投入不夠，導致相關的管理工作也出現一些問題。許多醫院對于檔案管理工作的內容界定不夠明確，管理的范圍也不夠鮮明，導致在檔案管理方面存在問題。而許多的醫院因為是在鄉鎮，硬件設備不夠，在檔案管理的方面不能夠跟得上城市的腳步，實現不了信息化的問題，電子檔案產生部門設備簡單！沒有與電子檔案管理相適應的專用檔案管理軟件以及相配套使用的硬件設備，不利于電子檔案的長期保存，易造成電子檔案的毀損。有的沒有配備掃描儀或翻拍等設備，無法實現電子與紙質檔案雙軌存檔。因此，在檔案管理方面存在問題。
二、如何加強醫院的檔案管理工作
1.加強工作人員的專業素質
現在的醫院工作人員對于檔案管理的工作不夠明確，因此，加強領導，注重宣傳，增強全員檔案管理意識?，F在的醫院檔案管理需要用到計算機技術，因此，這些醫院還應該加強相關工作人員的計算機技術，熟悉掌握計算機技術，具有很強的計算機運用能力。醫院的檔案管理部門還應該提高檔案管理人員的綜合素質，還應該培養一些專門型人才。除此之外，醫院還可以引進一些管理型的人才，或者邀請一些在認識檔案管理方面非常出眾的人才，來對本單位的相關工作人員進行經驗交流和培訓的工作，同時建立一個專門培訓檔案管理工作的團隊，加強相關工作人員的專業素養和綜合素質。醫院還可以建立一些制度，建立健全檔案管理制度，規范檔案管理行為比如定期對檔案管理人員進行考核，從而提高工作人員的工作能力。
2.加強醫院檔案管理的監督管理
醫院檔案的管理工作其實是相對乏味的，相對的工作人員難免會在工作上出現懈怠、遺漏的問題，這就需要有一個人或者組織對認識檔案管理進行一定的監督。我國的醫院不光要改善檔案管理工作人員的綜合素質，還應該加強地檔案管理的監督問題。因此，醫院應該建立一個對檔案管理的監督隊伍，在檔案管理之后再進行監督與審核，以防止檔案管理的漏洞出現。除此之外，醫院部門還應該完善相關的工作制度，結合檔案管理工作的性質和工作人員的素質，來制定一定的規章制度。要完善檔案案卷整理工作細則，使得人事檔案管理工作全面、完整、規范。這樣就可以為人員考察提供真實全面的信息，同時遵循國家頒布的《檔案法》，從而使檔案管理的工作更加完善。由于醫院檔案種類繁多，數量較多，且專業性強，在統一管理的模式下會面臨專業知識不足的困境。因此，對于醫學性較強的檔案如病歷檔案，醫學影像檔案等，在檔案管理部門的編制中應有來自各個科室的人員，完成從文件到檔案的審閱歸檔工作嚴格把關。僅將符合條件和規范的文件歸檔，以保證檔案的規范性，具體到每一類檔案上仍要采取分離負責的原則，在統一的流程規范下將具體責任明確到人，分離負責是組織高效運轉的基石。
3.加強檔案管理的信息化建設
網絡環境對醫院檔案管理提出了新的要求，檔案的現代化也是信息化建設的過程。隨著信息技術的發展，醫院對信息化建設越來越重視，這方面的研究也越來越多。目前為止，許多的鄉鎮醫院的信息化管理不夠，因襲，政府部門應該大力自主相關醫院的硬件設備。人事檔案管理由于種種原因使檔案的整理更加復雜，因此，運用一定的計算機技術科技使人事檔案管理的工作更加簡單化。人事檔案管理應該充分利用網絡的資源優勢，將信息化、科技化與人事檔案管理工作相結合，能改善檔案管理工作效率，準確、及時的傳輸。人事信息，使得人事檔案管理工作更具有真實性、時效性。另外，在人事檔案管理的信息化建設之中，相關工作人員還可以建立一個數據信息庫，將工作人員的檔案全部輸入到信息數據庫之中，這樣的話，不僅使檔案管理人員的工作效率大大提高，還使信息在查詢時更加快捷，簡便。檔案信息化是醫院檔案工作發展的必然趨勢，探究醫院檔案信息化內涵，推動醫院檔案網絡信息化建設，實現醫院檔案的現代化管理，方便檔案信息資源的利用。
