發布時間：2023-03-01 16:25:20
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【論文摘要】教學檔案是在教學管理和教學實踐中形成的對學校有價值的材料;文章從高校教學檔案的內容、教學檔案的特點、教學檔案管理中存在的問題等幾方面論述了對高校教學檔案的規范化管理的重要性和必要性。
【論文關鍵詞】教學檔案規范化管理
高等學校教學檔案是在教學管理和教學實踐中形成的對學校有保存價值的文字、圖表、聲像等材料,其內容非常豐富。高校的教學檔案從一定程度上來講它是反映學校教學管理水平和教學質量的一個重要標志。是學校教學工作的真實記錄,高等學校教學檔案的規范化管理是提高高校教學質量的重要保障,故加強高校教學檔案的規范化管理勢在必行。
1系部教學檔案的內容
(1)綜合類:主要有上級教育主管部門下達的有關文件;學院規劃實施計劃、教學要點、教學工作會議的記錄、簡報等材料;學院制定的各種教學制度、規定、辦法、條例以及教學工作的文件;教改項目的立項報告;教學工作的數據統計、分析資料;每學期評教評學的相關材料及教學檢查的記錄、總結。
(2)教學管理類:教師教學有關規程、教學工作檢查、評估有關材料;教師教學任務安排及開課有關資料、教師教學情況調查表、教學質量檢查、師資建設規劃、實施情況,教師進修培訓材料;學籍管理材料;學籍變更材料;課程安排表、學年校歷。
(3)教學業務類:重點課程及一般課程建設的規劃、實施方案、總結等有關材料;培養方案、課程標準、教學進度計劃、教學任務書、教學日志等有關資料;教材建設、教師自編或主編教材及使用教材的目錄;教師制作的CAI課件等資料;優秀教師講課的典型教案、教學模型、標本,青年教師教學比武材料;教學實習有關材料;各種考試試卷及試卷分析材料;學生的畢業論文及評審意見;學生在校期間發表的論文和獲獎有關資料,考研相關材料;教師業務檔案;教學儀器設備材料等。
(4)教學研究類:各類教改項目及科研課題的立項申請書、實施計劃、成果及總結以及獲獎的申報材料和獎狀;獲院級以上的教學成果類的申報材料及獎狀;教師發表的教學研究論文目錄。
2教學檔案的特點
教學檔案是教學活動的客觀反映和總結,故除具有一般檔案的屬性外它又有自己的特點:
(1)內容廣泛:一方面學校辦學規模越來越大,招生形式越來越多樣化,辦學領域不斷拓寬,新學科、新專業不斷涌現,使得教學檔案的內容也越來越廣泛;另,教學內容越來越豐富,高校除了設置相應的德、智、體幾方面的課程外,隨著專業的增多,多學科互相滲透、交差不斷加強,使的教學內容多學科性越來越明顯,與之相適應,檔案材料也越來越豐富。
(2)材料來源較分散:高校教學檔案來源于上級主管部門和學校兩級教務教學活動,即有上級和學校下發的有關教育教學的有關文件,又有主管教學的教務部門形成的關于教學改革、培養方案、培養目標、學科設置、課程安排等方面的材料,同時還有系部在日常教學中形成的教學檔案。
(3)歸檔時間不同:文書檔案是按年度歸檔,而教學檔案是按學年度進行歸檔的,歸檔時間從上一年的9月1日到當年的8月31日。
(4)高校的教學檔案統一按國家教委辦公廳的《高等學校檔案實體分類法》進行。
3教學檔案管理中存在的問題
(1)材料收集較困難:因部分教學人員對檔案管理工作的認識不足,認為教學科研成果是自己在教學過程中取得的,應該由自己來管理,擔心材料會遺失,或擔心檔案部門立卷歸檔后自己利用不方便。故對上交檔案材料有抵觸情緒,使的收集起來,有一定困難。
(2)系一級的管理困難:由于系部無專門的檔案管理人員,故材料的收集、整理、移交都是由教學秘書兼著,由于有些教師不配合,就會造成資料的不完整和檔案材料的不延續性。加上有些系部認為系部的主要工作是教學,對檔案材料只要用時有就可以了,無須按什么規則整理歸檔,導致教學檔案整理、分類缺乏統一的執行標準,使得教學檔案整理、分類缺乏系統性與關聯性。
(3)資金緊缺:系部收集到的材料并不能馬上移交,因經費不足有些系部連一個像樣的檔案柜都沒有,故造成檔案材料收集整理后與移交前這一段時間無處可放,容易遺失而選成檔案材料的遺失。
(4)人員緊缺:一般高校系部都無專職檔案管理員,由教學秘書兼任,而教學秘書的主要精力在教學上,加上大部分沒有受過檔案專業培訓,因而少有精力去將教學檔案收集整理完整,這樣將造成教學檔案整理分類缺乏系統性、準確性,致使移交到檔案館的材料不規范,給今后的利用工作帶來極大的不便。
4加強教學檔案的規范化管理
(1)從系部教學檔案管理方面存在的問題出發,各系部由于檔案工作規范化程度低,管理不到位,系、教研室兩級檔案管理、存檔部門職責不明,歸檔機制不健全,導致文件材料重復歸檔、不歸檔、漏歸檔現象較為普遍,亟需在科學劃分系部檔案類目的基礎上,明確系、教研室檔案的建檔、存檔和管理職責,加強對系、教研室檔案工作的指導和對檔案管理人員的業務培訓,定期開展對系部、教研室檔案工作的指導與業務培訓,定期開展對系部檔案工作的督查,提高信息服務的針對性與實用性,加速高校檔案信息化建設。
(2)檔案材料應當隨時收集、隨時整理檔案工作應當形成一種周期性的自查、自評、整改和自建的長效機制,以此為檔案管理日常運作機制提供質量上的監控與保證,避免把問題都積壓到一件中心工作來臨前倉促解決。
(3)完善檔案制度建設,據《高等學校檔案實體分類法》和本校的具體情況制定統一的檔案管理辦法和分類體系,使檔案分類走上統一化、標準化。
(4)歸檔要求:凡需歸檔的教學文件材料,必須遵循教學文件材料的自然形成規律,保持歸檔材料之間的聯系,據便于保管和利用的原則進行系統整理;盡量采用原件,規格相對統一;一般用計算機打印,不能打印的則要求用碳素墨水或藍黑墨水書寫,字跡要工整,圖文清晰,并裝訂成冊,以利長期保存;教學檔案材料一般要求長期保存。教學日歷、教學任務書、課程安排表、學生實習有關材料、教學檢查座談記錄、聽課記錄、學生畢業論文(設計)、各種考試試卷、實驗報告等則要求保存五年以上;教學檔案管理人員應于每學期期末對本單位的教學檔案進行及時的清理與歸檔。立卷人應按文件材料自然形成的規律和便于利用的要求,進行系統整理、組卷、并編頁號、卷號(盒號),填寫卷內目錄、備考表,擬定案卷標題,注明密級和保管期限,并于每學年度結束后對所有教學檔案進行匯總,裝訂后,按學年度排列進柜管理存檔。
(5)收集工作必須貫徹集中統一管理的原則,遵循教學檔案的自然形成規律,按歸檔范圍分類收集;必須保證歸檔教學文件材料收集的完整性、準確性、真實性、系統性;所收集的教學文件材料按各大類的分別積累,進行預立卷,并按時間先后順序排列。
(6)利用現代辦公技術,實現教學檔案現代化的管理。隨著高校教育體制改革的深入,教學管理人員工作量不斷增大,如果仍依靠長期沿襲的手工方式去處理日常教務工作和管理教學檔案,就不可能從繁雜的事務中解脫出來。故利用現代辦公手段,實現教務檔案的電子化、網絡化管理,有利于減輕工作人員勞動強度,縮短勞動時間,提高檔案管理的工作效率。
參考文獻
[1]鄧紹興,陳智為.檔案管理學.中國人民大學出版社,1999年.
關鍵詞:新升本的院校系級教學檔案問題對策
隨著專升本的成功標志著一所院校辦學層次的提升。它的辦學規模、硬件投入以及教師素質都達到了一定水平，但從管理模式上仍需進一步轉變和提高，以更好地適應本科院校的教育體制。系級教學檔案管理作為學校管理的一個組成部分，在向本科管理模式轉變過程中，地位更加重要，內容更加豐富。教學檔案的最終目的是服務于學校的教學管理，良好的教學檔案管理可以有效地促進教學、科研管理的科學化，進而加快學校向本科教育轉型的進程。反之，如果輕視教學檔案、疏于對教學檔案的管理，則極容易導致教學管理、科研管理處于無序狀態，使高校的轉型流于形式。本文就升本后加強系級教學檔案管理，充分發揮其在教學管理工作中的重要作用。
1、新升本院校系級教學檔案的內容、特點和作用
1.1 系級教學檔案的內容
由于教學管理和教學活動是一項復雜的實踐活動。因此，反映這一實踐活動的教學檔案的內容龐雜，且形式多樣。概括起來可分為以下七類：
(1)教學計劃管理方面：主要包括教學計劃、教學大綱、自編教材或講義、校歷、課程表等。(2)教學狀態管理方面：主要包括教學管理工作規章制度、選修課開課匯總表、教研室聽課表（或卡）、教學實訓、畢業實習資料（實習計劃、實習任務指導書、實習學生分組情況登記表、實結）、實驗教學文件（實驗教學計劃、實驗教學大綱、實驗儀器設備使用情況、實驗成績等）、學生課程設計、畢業論文（或設計）等內容。(3)考務管理方面：主要包括系內和學校期末考試試卷、考場及監考教師安排等內容。(4)學籍管理方面：主要包括學生入學學籍登記表（或卡）、學生學籍變動、獎懲記錄、考試成績等內容。(5)教師工作量及業務考核方面：主要包括教師授課情況、工作量計算、承擔科研及發表學術論文等內容。(6)教學工作年度總結和教研、教改總結等內容。(7)師資培養方面包括師資培養計劃、教師業務進修情況、師資隊伍建設材料。如學科帶頭人、骨干教師、學術梯隊建設；科研和教改實踐、學術研討等。
教學檔案是全院師生的勞動成果，是教學工作的重要信息資源，是系級教學歷史真實面貌，體現了一所學院成長、發展、壯大的歷史見證。
1.2 系級教學檔案管理的特點
系級教學檔案是教師、學生從事教學管理實踐活動中直接形成的,具有保存價值的文字、圖表、音像等不同形式的歷史記錄,是系級檔案管理工作的核心。它既不同于文書檔案,也不同于科研檔案,其特點如下:
(1)檔案來源的分散性。它來自于教學活動的各個環節和教學活動的全過程,由教與學兩方面材料轉化而來，一方面包括了教育改革、教學計劃、教學總結、專業建設和課程設置等文件,及政府教育主管部門、本校教學主管部門的有關教學工作的規章制度、數據統計、分析資料等,另一方面也包括了學生工作的總結、學生的實習鑒定、見習鑒定、學生的學習成績、實驗成績和畢業論文等。
(2)檔案的原始性。教學檔案是系級教學活動、教學管理、學生管理中所形成的歷史記錄。反映系級教學工作的全貌,記錄著教學管理活動的真實過程。它主要包括系級有關教學工作會議的記錄、簡報,以及各種教學制度、規定、辦法條例等教學工作文件。
(3)檔案的專業性。系級教學檔案工作既要遵循人才培養方案的共性,也要根據系級專業設置、課程設置教學內容、學時分配的不同,遵循其專業性特點。
(4)檔案資料的多樣性。由于教學活動內容的多樣性,在日常教學活動過程中,為了教學的需要,必然會形成不同形式的材料。除了紙質的文件材料、教材、學生學籍外,還包括音像、電子、照片、光盤等類材料。
1.3系級教學檔案的作用
(1)系級教學檔案是真實的原始資料。系級是高校基層的教學部門，系級教學檔案是在教學活動和教學管理過程中直接形成的原始資料，真實、客觀地記錄了在教學改革、教學質量、師資隊伍建設等各個方面的教學管理工作，全面地反映了教學工作的進程和特點，是今后進行教學管理和教學研究活動不可缺少的，是改進教學工作、促進教學交流、提高教學質量的依據和參考。對今后各項工作的開展有重要的借鑒和指導意義。
(2)系級教學檔案是重要參考依據。為了有效地進行教學管理和開展教學活動，系領導和教研室主任必須切實掌握有關的檔案信息。在熟悉教學情況、總結教學經驗、制定教學計劃和處理存在問題時，不可能單純地只憑個人記憶，而是往往需要去查閱檔案記載。因此，教學管理、教學實踐和教學信息反饋都離不開教學檔案，它可以為這些教學工作提供比較詳盡的參考依據。
(3)系級教學檔案是教學評估的基礎。開展教育評估是現代教育的要求，也是國家對高校進行宏觀管理的一種手段，無論國家對教學評價指標體系如何確定，高校在進行教學評估時，必然要通過查閱相關檔案，最終都要憑借大量的檔案材料，才能對某一高校作出客觀、全面、真實的評價，在對教學條件、教學狀態、教學效果進行跟蹤調查和分析時系級教學檔案可以提供比較完整、系統、真實可靠的信息和數據，是高校搞好教學評估工作的重要基礎。
2、新升本院校系級教學檔案管理工作存在的主要問題
新升本的院校一般是由專科學校升格而來,本科層次辦學時間短,由專科向本科的轉變需要一個過程,專科層次的檔案管理發展到本科層次的檔案管理也需要有一個適應過程。加之檔案管理專業技術人員偏少,在教學檔案管理中難免會存在一定的問題。
(1)檔案管理制度不健全。建立和健全教學檔案的歸檔制度,是做好教學檔案管理工作的基礎。由于新升本院校重點考慮的是學科專業建設與師資隊伍建設,重點投入放在改善教學條件和提高教學質量上,對教學檔案管理沒有高度重視,也沒有制定相應的規章制度,檔案材料存在不全的現象,具體負責教學檔案的工作人員缺乏相應的專業業務體系指導和管理規章的約束。系級教學檔案應如何保存?哪些文件材料由系里保存?哪些應交由教務處或院校檔案部門保存?應如何整理文件材料? 沒有統一管理要求。
(2)檔案意識淡薄。系級檔案管理是一種事后行為很容易被人們忽視。系級檔案涉及教學、科研、學生等多種資料,絕大部分來源于教學一線的教師和學生。一方面,一些教師認為教學科研成果、文件材料等是個人的心血,沒有必要交給系級保存、歸檔；另一方面,學生的材料又分散在不同的部門,有的存放在學工處,有的存放在教務處,有的存放在招生就業處,有的分散在各系（學工大隊部）中,這樣就造成了教學檔案收集不夠完整,歸檔質量不高,一些在教學過程中形成的有價值的文獻資料丟失,難以發揮教學檔案應有的作用。
(3)教學檔案缺乏科學性、系統性和完整性。隨著新升本的院校辦學層次的提高,辦學規模的擴大,教學檔案的規模也在不斷擴大,工作量增加了但教學秘書隊伍的編制卻沒有增加,大多數還是一個人干。教學秘書往往兼職教學檔案員,由于工作量大,工作繁瑣,因而難以全身心投入到檔案管理工作中。由于無專人管理,無固定保管場所,大量的原始教學資料處于沒有規范整理、零散而不成體系的自然狀態。具體表現在該收集的材料沒有收集,或者是只重視紅頭文件的收集,而不重視各部門、各系在運行過程中自己所形成的具有保存價值的,原始的、真實的文件材料,致使教學檔案雜亂而無體系性,殘缺而無完整性,有些材料缺乏可靠性,嚴重影響了檔案的質量。
(4)檔案管理手段落后。不少檔案管理人員缺乏檔案管理專業知識，計算機管理的應用能力較弱,辦公自動化、管理科學化水平較低,對教學檔案的管理還是以傳統的管理方式為主,這在很大程度上影響了系級檔案管理的效率。
3、加強新升本院校系級教學檔案管理工作的措施
3.1 提高檔案意識,加強系級教學檔案工作的管理
系級教學檔案是院校教師及學生從事教學管理和教學實踐活動中直接形成的原始材料,是院校教學工作方針、政策的真實寫照,是院校教學管理的重要內容,是教學活動不可缺少的重要依據和主要參考資料。在社會不斷發展的今天,檔案工作的范圍已不僅是搜集、保管和利用檔案,它的工作面已延伸到行政管理等方面,這些職能的發揮很大程度上取決于領導對檔案工作的認識程度。
在院校中,檔案工作是否得到重視,檔案管理水平的高低,已成為評價一所院校管理質量優劣的重要指標。因此，各級領導要充分認識到教學檔案在院校教學管理中的作用,應重視和關心系級檔案管理工作,把教學檔案管理規范化工作真正納入系級教學工作計劃中,配備有一定管理水平且責任心強的檔案管理人員,切實提高系級教學檔案管理水平。
3.2 嚴格系級教學檔案的管理和歸檔制度
教學檔案管理工作作為一種動態的存在方式,僅靠檔案管理員的宣傳是不夠的,還需要制定嚴格的管理制度。在收集整理各類教學資料時,要做到完整、規范并及時進行編目統計,使教學檔案的收集工作同計劃管理相結合,保證能按時完成建檔工作。鑒于院校教學工作的連續性和長期性,可在每學期開學和期末兩個時間定期收集整理、歸檔。對參與教學活動的人員要明確責任和任務,規定時限要求,并進行相應的登記、考核和獎懲,使教學檔案管理工作收到實效。
3.3 系統、完整、科學地收集檔案材料,提高教學檔案的服務水平
要提供一份科學完整的教學檔案,必須從教學材料的收集開始。由于各院校辦學規模、辦學定位及內部管理模式的不同,教學檔案管理方式也有所不同。例如我院教學檔案主要由下列部門形成：招就處形成招生、就業情況信息；教務處形成學生個人基本狀況、學業成績、畢業和學位情況信息；學工處和系學工大隊形成學生在校表現狀況和獎懲信息；各系形成學生學習考試原始記載和專業實習、實訓狀況記載信息等等。加強系級檔案管理工作的根本目的是及時準確地提供檔案材料,發揮教學檔案的作用。因此，以江西警察學院為例應建立以檔案館為主導,教務處、學工處和各學工大隊、招就處、各系為主體的教學檔案收集網絡。在“分類法”與“工作規范”的指導下,明確各級管理內容、管理職責,實行分工合作,集中歸類,信息共享,把靜態的檔案轉換成動態的信息,為院校的教學和師生服務。
3.4 加強教學檔案的信息化建設,提高教學檔案的科學管理水平
教學檔案是院校的寶貴財富,教學檔案管理的目的是為了利用。在當今信息化時代里,如果檔案工作仍停留在收集、整理、保管及被動提供利用的水平上,是適應不了形勢發展需要的。隨著辦公自動化的普及,院校的檔案管理者要充分利用檔案管理的豐富性、教育性、綜合性等優勢,加強教學檔案的管理工作,逐步實現檔案管理和開發利用的數字化、網絡化,利用統一的網絡平臺整合檔案信息資料,使檔案信息的產生、傳遞、存儲與利用形成一個全面、合理的網絡信息系統,最大限度地實現信息資源共享。
總而言之，系級教學檔案是學院檔案的重要組成部分，在學院由專科教育向本科教育轉型的重要歷史時期，必須把教學檔案信息資源的開發作為日常工作的重要內容，使教學檔案，在學院的教學管理、優化人才培養和教育事業改革發展中發揮出積極作用。
個人簡介:
[關鍵詞]高職 教學檔案 檔案管理
高職院校的教學檔案，是指學院在教學管理和教學實踐活動中形成的，對學校和社會當前與長遠發展具有參考價值和憑證作用的，按一定的立卷、歸檔制度分類整理、儲存保管起來的文字、圖表、照片、影片、錄像帶、錄音帶、軟盤、光盤等以不同載體形式儲存的歷史記錄總和。
科學、系統、規范的教學檔案對于正確評估辦學水平，研究教學及其管理規律，改進教學方法，提高教學質量，有著十分重要的意義。在學院建設發展、管理創新中發揮著歷史見證、現實參考、未來判斷的重要作用，在主管部門對高職院校各種評估中發揮著事實信息的佐證、客觀評價的依據、準確診斷的工具等關鍵作用。
1 高職院校教學檔案的特點
（1）記錄的成套性。教學檔案是高職院校在教學、科研活動中形成的一套有工作對象、工作任務和工作效果的完整記錄材料，具有鮮明的成套性。從每一屆新生的招收到學生畢業的大循環過程中，有規律地形成了各種材料，這些檔案材料都有一定的程序銜接、相互制約的內在關系。
（2）時間的周期性與交叉性。檔案管理強調時間的特性，往往以日歷年度來劃分、排列和管理。教學活動是一種以學生學歷教育培養為目標的周期性活動，因此在劃分上與其他檔案有所不同，一般采用日歷年度、教學年度（學期或學年）和學制周期相交叉結合的形式來整理歸檔。教學檔案歸檔時間的交叉性增添了教學檔案管理的復雜性和管理人員的工作量。
（3）來源分散性。教學檔案是由教學文件材料轉化而來的。教學文件有的來源于上級主管部門，有的來源于教務處、學生處等教學管理部門，有的來源于系、部、教研室等教學單位，有的來源于從事教學活動的教師。
（4）內容的原始性、專業性。教學檔案是教學工作、教學活動最詳實、具體、權威的反映，同時，同一專業的教學檔案，是由不同課程的教學人員分別展開具體的教學工作，又相互配合共同形成的，因此，其形成過程又反應出很強的專業性特點。
（5）載體的多樣性。教學檔案不僅內容豐富，而且載體形式也呈多樣化，主要以紙質為載體，同時還有電子的、影像的圖表、照片、錄音帶、錄像帶、幻燈片、獎杯、獎旗以及某些有價值的實物、標本等，并且各種載體的尺寸、厚度、包裝等形式多樣，增加了整理歸檔和管理的難度。
2 高職院校教學檔案的收集、鑒定與利用
高職院校要把教學檔案管理工作做好，第一步便是要做好材料的收集工作。
首先，應把握檔案收集時間。從高職院校教學檔案的特點可以看出，教學文件材料的形成，主要是以教學年度或學制年度為周期形成的。教學文件材料的收集、歸檔時間，以選在每年的十月前后為宜。
其次，歸檔的教學文件材料均應是原件，規格相對一，簽字手續完備。在收集完教學檔案材料后，還需要對教學檔案進行鑒定。高職院校教學檔案鑒定就是檔案管理人員按照一定目的和標準對教學文件進行鑒別、處置和整理的過程，是教學檔案工作的中心環節。
高職院校根據本學院教育工作任務和教學活動形成材料的實際情況及它們的使用價值，參照國家檔案局、教育部的有關教學檔案管理規定，擬制本學院的教學檔案歸檔范圍和保管期限。按照教學周期定期收集各類教學檔案并進行歸檔鑒定，主要是檢查教學文件材料的完整性、準確性、真實性，有關的材料審核手續必須完備。
3 高職院校教學檔案管理工作現狀與解決對策
（1）教務檔案管理工作現狀 轉貼于
由于高職院校成立時間不長，相對缺乏經驗，所以教務檔案管理中存在不少問題:一是部分教師和檔案工作者檔案意識不強。二是檔案作用不明顯。三是檔案管理的信息化程度不高。
(2)對策與解決途徑
①轉變觀念，認識重要性。
高職院校需要從加強宣傳入手，著重在健全與創新管理體系、強化制度建設和管理人員培訓、檔案管理硬件和軟件建設上下工夫，確保教學檔案管理的規范有序，提高其效率。
②拓寬教學檔案的編研內容，開發多種教學檔案信息服務，提高教學檔案的利用率。
隨著教學檔案需求用戶的增加，檔案管理工作者要打破傳統保守的觀念和求穩怕亂的安逸思想，積極創新，開拓性地開展檔案利用服務工作。檔案部門應充分利用教學檔案所蘊涵的原始信息，有針對性地進行檔案信息編制，除了編制常規的檢索工具外，還應積極編寫各種教學檔案資料匯編，選取更多的、有價值的教學信息資料，滿足利用者對教學信息資源的各種需求，提高教學檔案的利用率。
③利用現代化管理技術，開拓多元化利用渠道。
實現檔案信息數字化和網絡化需要從以下幾方面入手：一是已有檔案目錄數字化，建成目錄查詢系統；二是在學院尚未實現文檔一體化管理前，對電子檔案進行歸檔、整理，建成各類數據庫；三是對重要紙質檔案，通過掃描、錄入等方式，轉化為數字化檔案信息。逐步實現教學檔案輔助立卷、目錄編制、數據統計、電子歸檔，使教學檔案管理工作規范化、科學化、現代化，從而提高教學檔案的利用率。
參考文獻：
[1]朱春瑜.高職高專教學檔案的功能與建設研究——高職高專人才培養工作水平評估引發的思考[J].鎮江高專學報，2008，1（1）：95-98.
關鍵詞：高職院校；學籍檔案；管理
中圖分類號：G717
文獻標識碼：A
文章編號：1673－2111(2009)04－053－03
作者：胡婭麗，湖南體育職業學院辦公室；湖南，長沙，410014
學籍檔案管理是教學行政管理的重要內容，它對學校領導和教師全面了解學生情況，并及時改進教學管理和教學方法均起著重要作用。教育的進步，高校改革的深化，對學籍檔案管理工作的嚴肅性、準確性和適時性，提出了更新、更高的要求。因此，學籍檔案管理人員要不斷的研究學籍檔案管理過程中的新問題，拓展新的工作途徑，充實新的工作內容，尋找新的管理方法，以適應新形勢的需要。
一、高職院校學籍檔案的主要內容和主要作用
(一)高職院校學籍檔案的主要內容
學籍檔案是學生從入校到畢業分配的整個在校學習過程的原始記錄，是學生在校期間學習、考試、實習和社會實踐等一系列教學活動中直接形成的具有保存與利用價值的文件材料。依據根據《中華人民共和國檔案法》和國家教委《普通高等學校檔案管理辦法》，結合高職院校的實際情況，高職院校學籍檔案主要包括：(1)招生計劃、新生名冊等；(2)在校學生名冊，新生登記表，學生學籍卡片、考試成績卡，學生學籍變更(休學、復學、轉學、轉專業等)的材料；(3)學生職業技能培訓參訓情況和所獲證書統計表；(4)各年級實習計劃和實習單位合同、學生實習情況、實習報告和實習成績；(5)學生獎懲材料：獲獎、評優、處分等；(6)畢業證書和發放登記表：(7)畢業分配單位統計表和簽約單位合同；(8)擴展材料――畢業生跟蹤調查統計情況：使用單位對畢業生質量的意見、畢業生社會滿意度調查、優秀畢業生情況和典型事跡等。
(二)高職院校學籍檔案的主要作用
學籍檔案對個人、學校和社會都具有重大價值。(1)對個人而言，學籍檔案記錄的內容是評價學生在校表現和學習情況的依據。因此，學生在校期間，通過了解學籍制度，可以明確努力的方向、規范自己的行為，并有意識地遵循有關規則，從而促進良好學風的形成。學籍檔案作為學生在校期間真實情況的證明，學校可據此為學生開具相關證明。(2)對學校而言，學籍檔案的建設是學校基礎性建設之一，學籍檔案的管理是學校日常管理的重要部分。好的學籍檔案管理制度可引導教學活動的有序進行，有效降低學校管理成本。?學籍檔案管理工作的規范化、科學化和標準化水平在一定程度上體現著高職院校的教學管理水平。加強學籍檔案的管理，可大大提高職院校的管理水平。(3)對社會而言，學籍檔案是用人單位挑選人才的重要參考依據，學籍檔案的完整性、真實性在一定程度上影響單位對學生的評價。此外，用人單位對畢業學生的反饋情況進行統計分析和評價，可以為學校擬定人才培養方案提供重要依據，有助于促進高職院校向社會輸送全面發展的、社會迫切需要的合格人才。
二、高職院校學籍檔案管理的現狀
高職院校對學籍檔案工作在宏觀上普遍比較重視，現在許多高職院校不僅安排政治素質好、責任心強、學歷高的同志從事檔案管理工作，而且提供了比較完備的硬件設施條件。但是，高職院校學籍檔案管理在微觀的具體管理上，還存在不少問題，主要體現在以下幾點：
(一)學籍檔案自身的問題
1、學籍檔案繁雜：這是由目前高校自身的教育形式決定的。許多高校不僅有學歷教育，還有非學歷教育。學歷教育又分脫產學習的全日制教育和業余學習的成人教育，成人教育又包括大專教育、專升本教育、遠程教育。非學歷教育的名目則更多，如短期培訓、單科教育、證書教育、職業技能認證等。而每個學員的個人檔案又包括新生錄取審批表、登記表、名冊(含照片)、學籍變動檔案(如轉學、休學、復學、轉專業等)、在校各科成績登記表、畢業生登記表、短期學員名冊、成績冊、結業名冊等。如此，學員從入學到畢業所形成的學籍檔案材料就相當繁雜。
2、學籍檔案缺損：高職院校學籍檔案的缺損表現在材料不齊全，不完整。有些學院、分校在填寫學籍檔案材料時，沒有逐一填滿；有的竟然在畢業生名冊上沒有填寫畢業生情況，給日后的學歷核實、查找帶來了困難。
3、學籍檔案模糊：學籍檔案除漏填現象比較嚴重之外，另一個嚴重的問題是填寫時書寫不工整，字跡潦草，而且多處有涂改的痕跡。有的用圓珠筆或鉛筆填寫，時間長了檔案內容往往模糊不清、難以辨認，客觀上削弱了高職院校學籍檔案的憑證效用。
(二)學籍檔案管理問題
1、學籍檔案整理不規范：主要存在以下幾種情況：一是編排混亂，同一學院的檔案材料年度互相穿插：二是組卷、裝訂不規范。組卷沒有嚴格規定，沒有按學院(或分校)、系、專業的層級關系組卷，有時兩、三個系、或幾個專業一起組卷。
2、學籍檔案管理不嚴：在學籍檔案里竟然發現有假材料，還有篡改學籍的現象，嚴重違背檔案真實性的特點。每年開展干部學歷、學位檔案核查，檔案部門就可能發現不少假畢業證書、假證明。這雖然絕大多數是社會上不法分子的行為，但是與高校部門操作不當、管理不嚴也有一定的關系。
3、學籍檔案檢索不先進：高校自2001年實施《高等教育學歷證書電子注冊管理暫行規定》之后，1991年(含1991)以后的學籍全部實行網絡化管理，電腦檢索，查詢十分便利。但1991年前的學籍檔案資料卻仍是手工查找，加上以前的檔案資料雜亂、不規范，使得查找相當困難。
三、對高職院校學籍檔案管理的幾點思考
(一)增強學習意識：既要學習相關的黨的路線、方針、政策和法律法規，以保證工作中能依法辦事，又要掌握計算機技術、統計分析等專業技能；既要堅持孜孜不倦地自學，又要虛心向老同志請教；既要加強理論知識的學習。又要積極參加實踐鍛煉。
(二)增強服務意識：學籍管理工作事關學校的發展和學生的前途，學籍管理工作者必須時刻牢記黨的全心全意為人民服務的宗旨，在工作中擺正心態，絕不能唯利是圖。
(三)增強政治和法律意識：學生學籍管理有著嚴肅性和規范性的特點，學籍管理工作者的一切行為都不能違背黨的路線、方針、政策，不能違背國家的法律法規。同時，必須時刻保持清醒的頭腦，認清學籍管理工作的嚴肅性，自覺抵制不良風氣的影響。
(四)增強創新意識：在學籍管理工作上，一些舊的學籍管理文件、學籍管理方法和學籍管理手段，已經不再適應時展的需要，必須大膽改革。學籍管理工作 者要勇于探索、敢于創新，淘汰不適應要求的舊方法和舊手段，把新的管理方法和手段運用到學籍管理工作中。
(五)增強統計分析意識：學籍管理工作者應該用好統計知識和統計分析手段，及時、真實、準確地為學校有關領導提供有關學生的學習成績分析、教學計劃的調整和完成情況的資料統計以及分析結果，以便領導能采取有效措施，保證教學質量的不斷提高。
(六)運用好現代化技術：學籍管理是一項嚴謹細致的工作，許多信息用手工處理非常困難，為此，可以運用適合實際需要的計算機軟件，并通過計算機網絡技術對學生的學籍進行管理。
四、高職院校學籍檔案的管理辦法
正確認識目前高職院校學籍檔案管理中存在的問題，制定科學的管理方法，就顯得尤為重要。高職院校有關職能部門應切實加強和完善學籍檔案管理工作，著重做好以下幾方面的工作。
(一)不斷完善管理制度
隨著高等教育的不斷發展，學生學籍管理部門必須結合具體情況，對細則進行適當合理的修訂，使之日趨完善。不斷完善管理制度實施細則，對學生提出更高、更符合時展的要求，以便更好地保證學生素質的提高。
(二)做好原始材料的收集與整理
學籍檔案具有周期長、頭緒多、問題雜的特點。為了確保歸檔材料的準確性、真實性，必須從原始材料的收集整理做起。要做好這一工作，要做好以下幾點：一是要重視學籍檔案和檔案工作的重要性，增強責任感，使各部門上報的有關材料、數據準確無誤，真實可信。二是要加強管理，從嚴要求。對各部門教學管理人員，職能處、室與學籍檔案工作有聯系的工作人員，要加強管理，責任到人。明確應該收集什么材料，何時上交，以保質保量，按時完成。三是要建立相應的規章制度，獎懲分明，調動有關工作人員的積極性。四是要根據不同檔案的分類，設計相應的材料收集上報表格，以便及時匯總，歸入檔案。
(三)加強學生考核管理工作
在對學生的考核中，注意健全和完善考核命題制度，加快考試科學化進程；不斷改進考核方法，實行教考分離制度，并實行口試、論文答辯、演講等多種考試形式；加強考試和考場管理的規范性和制度化，對考試中的違紀行為要及時、嚴肅處理；認真組織好集中閱卷登分工作和緩考、補考工作。
(四)做好學生成績管理工作
做好學生平時成績的登載檢查工作，對學生缺考、作弊、補考科目一定要如實記載；對學生各科考核成績要按照教學計劃要求和學籍管理辦法規定進行登記，并載入學生學籍管理檔案；對成績的查詢、修改一定要嚴格履行學籍管理規定的手續。
(五)做好學籍異動工作
在對學生進行學籍異動處理工作中，要嚴格執行學生學籍管理辦法的有關規定。不管是留降級還是退學處理，都必須堅持“教育先行”的主導思想，要把相關處理看作是教育手段，鼓舞學生進步，而不是機械的處罰，讓學生厭學。
(六)做好畢業質量把關工作
關鍵詞：醫學院校 人事檔案 信息化管理
1.醫學院校人事檔案管理的特點及實現信息化的重要性
人事檔案是在人事管理活動中主要由人事、組織、勞資等部門在培養、選拔和調配等人事工作中的記錄材料，記載了個人在不同時期、不同階段的發展歷程，客觀記錄和反應了個人成長經歷、家庭基本情況、社會關系及個人德、能、勤、績等各方面的材料。高校人事檔案是人事部門對教職工管理的重要憑證和開展各項工作的基礎，高校對教職工的考核、調動、人才的選拔等重要人事活動都要以人事檔案為基礎。高校人事檔案對高校的師資隊伍建設、教學科研人才選拔、黨政管理都有著重大作用。高校人事檔案信息化管理就是將信息技術和成熟的檔案管理軟件運用到人事檔案管理工作中來，實現高校人事檔案信息的綜合管理和利用，提高人事檔案的管理水平和效率，為高校培養、選拔人才、建立人才信息庫提供數據基礎。然而醫學院校的人事檔案管理有著其特殊性，表現在：一般高校只是單純由院系組成，人員主要是教職員工；醫學院校不僅是由院系組成，還有附屬醫院、教學醫院，教職工不僅承擔各院系的教學工作，還承擔各附屬醫院、教學醫院的醫療工作，其人事檔案有著人員眾多、分布廣泛、專業性等特點。醫學院校的人事檔案實現信息化管理不僅對學校科研、教學人才的建設、人才庫信息資源的利用、共享有著極其重要的意義，對附屬醫院、教學醫院醫療人才的梯隊建設、醫療科研人才的選拔也有著重要的意義。
2.醫學院校人事檔案實現信息化存在的困難
信息化作為當今社會的大趨勢，它對人事檔案管理工作提出了新的要求，需要檔案管理工作者利用先進的科學技術和新的管理方法，提高人事檔案管理工作的效率和檔案信息的利用率，更好地為學校的人事工作服務。然而，大多數醫學院校對人事檔案的管理還處于傳統的管理模式，基本上還采用原始的手工方式，局限于紙質檔案的建立和保管層面，管理的重心還是實體管理，沒有隨著科學技術手段的不斷更新而實現人事檔案的信息化。人事檔案管理人員的計算機僅限于統計檔案數目和打印檔案目錄，無法對人事檔案內記錄的重要信息進行錄入、存儲和檢索，更無法實現對人事信息的篩選、排序、分類和統計，信息化管理水平較低。這也直接導致了大量涉及人事的數據統計工作只能依靠手工完成，造成了反復勞動和人力資源的極大浪費。醫學院校的人事檔案管理工作更有其特殊性，院校本部和附屬醫院、教學醫院人數龐大，分布分散，要實現信息化存在的困難眾多，例如：
2.1人事檔案管理模式落后
一些醫學院校對人事檔案的管理還處在傳統的手工保管模式，跟不上信息化時代的發展。雖然學校對檔案部門配備了計算機，但檔案部門對計算機的應用尚處在初步階段，甚至只限于簡單的利用EXCLE表格等辦公軟件對各下級單位檔案數的統計等，缺乏使用檔案信息軟件對人事檔案信息進行錄入和人事檔案資源利用。在這種落后的管理模式下，管理工作仍然是手工操作，導致人事檔案信息儲存少或幾乎沒有，從而大大影響了信息資源的利用，影響了工作效率。尤其是醫學院校這種比一般院校要人數龐大、分布分散的特殊院校來說，這種傳統的管理模式已不能適應學校快速發展的需要。
2.2人員配備、軟硬件設施投入不夠
實現人事檔案信息化管理是一項繁重的工作任務，需要通過檔案部門工作人員的不懈努力。但目前的情況是，大多數院校的人事檔案部門都存在人員配備不足的情況。雖然配有專門的部門或者專人，但對應龐大的檔案數，配備的人員嚴重不足；并且人事檔案信息化管理對檔案管理人員的要求更高，不僅要求管理人員不僅精通檔案管理業務，也要求掌握現代信息技術，利用計算機等現代化設備對人事檔案進行信息化管理。同時，人事檔案部門的計算機、打印機等硬件設備落后，并且缺乏掃描儀、微縮設備等這類檔案信息化必備的硬件設施。實用的檔案信息系統軟件的開發和利用更為缺乏，無法實現對人事檔案管理的信息化和資源的利用。
2.3對檔案信息資源的利用不夠
要實現人事檔案信息化管理其核心內容就是通過檔案信息資源的數字化和檔案管理過程的網絡化，對人事工作中產生的各類信息，特別是對教職工在教學科研工作中產生的豐富檔案信息，進行存儲、加工、檢索、傳輸，為學校人事檔案工作提供即時、高效的服務。只有實現了人事檔案資源的共享，才能提高人事檔案管理和利用效率。但目前人事檔案管理部門對檔案信息的管理只停留在使用簡單的EXCLE表格等辦公軟件對各下級單位檔案數、人員數的統計等，缺乏檔案信息軟件對信息進行錄入，對人事檔案資源的利用僅限于查詢各下屬單位的檔案數、人員基本情況等信息，利用率太低，無法實現對人事工作提供信息化的基礎數據支持。
3.醫學院校人事檔案實現信息化的途徑及辦法
3.1轉變管理模式，提高人事檔案信息化管理的現代化意識
要實現人事檔案信息化管理的目標，必須轉變當前傳統的管理模式，擺脫陳舊的管理思路，切實提高人事檔案工作質量和效率，需要學校及人事檔案管理人員提高現代化意識，利用現代信息技術，如計算機技術、數據庫技術、信息儲存技術、多媒體技術、安全保護技術、網絡通訊技術等對人事檔案進行信息化管理；用信息管理的理念創新工作理念，加強對人事檔案信息的綜合分析，多角度、多層次地探討檔案資源的開發，進一步提高信息利用率，促使人事檔案資源數據庫建設成為學校組織、人事等相關部門的信息庫和參謀部，并實現信息資源共享。
3.2培養檔案業務和信息技術復合型人才，加大軟硬件設施的投入
要實現人事檔案信息化管理，不僅要檔案管理人員具有較高的政治素質和扎實的業務知識，更需要掌握現代信息技術、熟練運用信息化設備的能力。醫學院校要重視復合型檔案人員的培養，這是推進醫學院校人事檔案信息化管理的核心工作，也是推動人事檔案建設的關鍵。同時加大人事檔案信息化的軟硬件設施投入，營造現代化檔案管理平臺，把傳統的手工保管模式轉變到服務現代人事管理和助力學校各項事業發展的重點上來，實現人事檔案管理的信息化。
3.3建立人事檔案信息數據庫，提高資源利用率，同時加強保密安全
人事檔案信息化管理系統的最重要的部分是建立人事檔案信息數據庫，它主要包括檔案人員的基本情況、職務和職稱情況，學習培訓情況、表現情況以及其他情況。它集中了組織、人事部門開展管理工作所需的全部基礎數據，利用率高，而且能夠消除重復的數據收集存儲，減少數據的冗余，是一個結構合理，功能完善，可共享的人才信息資源，可隨時為醫學院校各部門的業務管理提供多功能、深層次的信息服務。但是，人事檔案信息一旦實現了資源共享肯定存在著一定的風險，常發生在傳輸、錄入、存儲、調用等等過程中。因此，進行信息化管理必須加強檔案管理制度和信息技術兩方面的安全。一方面，完善檔案信息的安全管理制度，對檔案的保管；檔案材料的整理、歸檔；檔案信息的保護、傳輸以及利用要制定統一嚴格的流程，尤其是對管理人員對信息資源庫權限的控制，采用授權驗證入庫制度，防止無關人員的隨意進入；按照相應訪問者的身份，設置對人事檔案資料相應的訪問權限。另一方面，要加強安全技術和開發安全軟件，防止非法入侵。檔案信息資源的利用和共享依托了相應的網絡技術，加大了人事檔案信息泄密的風險，所以必須采用相應的安全技術，例如加密技術、防火墻技術、VPN技術、跟蹤監測技術、網絡病毒防治技術、數據資源備份等對資源數據進行安全保護，同時增強計算機防范病毒侵入的能力。只有這樣才能化解醫學院校人事檔案資源的安全保密與檔案資源利用、共享之間的矛盾，實現人事檔案信息化管理的目標，為學校的發展做出更大的貢獻。
參考文獻：
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關鍵詞 學校檔案管理 檔案管理人員 繼續教育
中圖分類號：G647 文獻標識碼：A DOI：10.16400/ki.kjdkz.2015.02.005
Study on Continuing Education for School
Archives Management Personnel
MA Li
（The Archive of Yunnan Normal University， Kunming， Yunnan 650500）
Abstract School archives management personnel is an important factor to influence the efficiency of archives management of the school. In order to improve the quality of school archives management， it is needed to strengthen the school archives personnel's continuing education， so as to improve management ability of the school archives management personnel， which can make the archives management personnel adapt to the development of modern archives management. In this paper， the current problems of continuing education for school archives management personnel were analyzed， and the corresponding strategies were put forward.
Key words school archives management; archives management personnel; continuing education
0 引言
繼續教育是提高人員綜合能力素養的重要措施。隨著學校對檔案管理工作的重視程度越來越高，加強檔案管理人員的綜合能力素養的提升是一個必不可少的步驟。學校檔案管理人員的繼續教育對于檔案工作效率的提升具有十分重要的意義。當前學校檔案管理人員繼續教育過程中還存在一些問題，需要對這些問題進行解決，才能提高檔案管理人員的綜合能力水平。
1 學校檔案管理人員繼續教育過程中存在的問題
1.1 繼續教育的目標不夠明確
學校檔案管理人員的繼續教育指的是對當前在檔案管理崗位上工作的人員進行有組織的訓練，包括專業知識、技能、思想等多方面的訓練，目的是為了提高檔案管理人員的專業素質和職業道德水平，使其能夠不斷適應現代檔案管理的發展，并且促進學校檔案管理人員向特色檔案管理的目標邁進。但是在現實過程中，很多檔案管理人員對繼續教育的學習過程并不是特別感興趣，對繼續教育的考試的重視程度不高，因此繼續教育也成為一種形式化的過程，很多學校檔案管理人員并沒有真正地利用這一過程提升自己。
1.2 繼續教育的內容比較陳舊、形式也比較單一
學校檔案管理人員的繼續教育過程中，基本的內容都是與檔案管理相關的各種理論知識。大多數都是學校檔案管理人員在入職之前學習的相關內容，教育教學內容的重復，前沿性和探究性的知識比較缺乏，檔案管理的內容并沒有結合當前檔案管理的特征，信息化以及現代化的程度不夠，使得繼續教育并沒有發揮相應的作用，容易導致檔案管理人員對繼續教育失去興趣，從而認為繼續教育是個可有可無的過程。此外，繼續教育的形式一般都只是進行集中授課和統一考核，形式比較陳舊和單一，實用性差，缺乏靈活性，會導致檔案管理人員缺乏接受教育的熱情，積極性逐漸降低。
1.3 繼續教育缺乏相應的評價制度
評價是促進繼續教育深入發展的重要措施，當前繼續教育過程中對于檔案管理人員接受繼續教育之后的能力素養的評價工作，缺乏相應的合理的考核辦法和評價制度，導致繼續教育實效性較低。當前對檔案管理人員的繼續教育質量進行評價的方法一般都是通過考試來實現，考試的內容比較單一，而且測試的過程中還缺乏一定的誠信，使得考核的結果并不能真正地反映檔案管理人員的真實水平，從而影響了檔案管理人員的綜合能力水平的提升，不能達到繼續教育的預想目標。
2 提高學校檔案管理人員繼續教育水平的策略分析
2.1 對傳統的觀念進行改變，實現繼續教育的目標
當前很多學校檔案管理人員對于繼續教育的觀念和認識不到位，是影響繼續教育水平提升的重要瓶頸。在繼續教育過程中，學校檔案管理人員應該要積極地轉變觀念，樹立全新的繼續教育的觀念，對自己所擁有的各種檔案管理知識進行更新，能夠對外界的情況進行詳細的了解，掌握檔案的發展動態，從而提升檔案管理人員進行繼續學習的興趣。學校檔案管理人員在日常工作中要不斷為自己充電，促進自身的各種知識的更新和補充，對自身的技巧以及能力進行提升。只有不斷提升自己的能力，才能在檔案管理體制改革的過程中取得更多的進步，獲得更大的成功。提高檔案管理人員的綜合能力，需要檔案管理人員在日常工作中發揮主動性，這就需要他們自己意識到繼續教育的重要性，只有充分調動檔案管理人員的積極性和主動性，才能使得檔案管理人員能夠在學習中掌握更多的技巧，從而提升自己的能力水平。
2.2 對繼續教育的方法進行革新
學校檔案管理人員的繼續教育的方法比較陳舊和單一是影響繼續教育水平的重要原因。在實際的教育過程中，應該要不斷加強教育方法的革新，更新教育觀念，從而提高自身的能力水平。首先，學校檔案管理人員的繼續教育應該要充分利用檔案管理以及其他領域的資源，比如檔案管理與多媒體之間的結合、檔案管理與信息技術之間的結合等，利用各種資源之間的有效融合，提高學校檔案管理人員的綜合能力水平。加強繼續教育，不應該只是對檔案管理人員進行各種理論知識的教育，更應該要進行各種實踐教育，促進實際能力的提高，使得檔案管理人員在實際工作中學習更多先進的技術和管理方法。繼續教育不僅要合理地安排學校檔案管理人員的進修，還應該要保證檔案管理任務得以完成，使得檔案管理人員能夠在日常工作中運用繼續教育過程中所學的知識進行實際的檔案管理，在實踐中使自身的水平得以提升，比如加強信息化檔案建設和管理，提高檔案管理的質量。
2.3 加強繼續教育的評價制度的完善
繼續教育的評價制度是否科學合理，對學校檔案管理人員的綜合能力素養的評價具有十分重要的意義。當前的學校檔案管理人員素質評價體系和方法還不夠完善，因此在教育過程中不能對學校檔案管理人員的真實水平進行體現，使得一些檔案管理人員經過繼續教育之后對自己所處的狀態不夠了解。針對當前存在的問題，應該要加強繼續教育的評價體系的建立和完善，利用最終的考試與日常表現考核相結合的方法對繼續教育的結果進行評定，使得檔案管理人員在學習過程中所取得的進步可以及時地反映出來，盡可能真實地體現學校檔案管理人員的真實水平以及綜合能力素養，也有助于檔案管理人員及時掌握自己的學習動態，知道自己還有哪些知識沒有掌握，從而可以有針對性地進行學習，提高自己的檔案管理水平和工作效率。
2.4 學校檔案管理人員的繼續教育要有針對性
學校檔案管理人員繼續教育機構應該要充分掌握學校檔案管理人員的現狀、存在的具體問題之后，才能制定相應的培訓計劃和方法，有針對性地進行教育才能提高教育質量。檔案管理人員繼續教育應該為學校檔案管理人員的能力提升提供更多機會。比如可以組織更多的交流會議，讓學校檔案管理人員能夠參與其中。通過交流討論，相互學習，借鑒他人好的管理經驗和方法，提高檔案管理技能;可以邀請更多檔案管理領域的專家為學校檔案管理人員答疑解惑等，傳授先進的和成熟的管理方法和技術，解決他們在檔案管理實際中遇到的困難。學校檔案管理人員的繼續教育應該要針對檔案管理的特點，對學校檔案管理人員在日常工作過程中出現的問題進行分析和講解，才能有針對性地進行學習，掌握先進的管理技術和方法，比如加強計算機能力的訓練、加強信息技術的使用能力的訓練等，使得檔案管理人員能夠掌握更多先進的技術。同時，還應該要加強檔案管理過程中各種先進設備的引進和開發，使得檔案管理過程可以變得操作簡便，更加快捷和方便，管理效率高。要加強檔案管理人員繼續教育過程中對熟悉各種設備的使用和操作方法，促進應用能力的提升，使得檔案管理人員可以利用各種先進的設備進行檔案管理，提高檔案管理的效率，盡量不出現差錯，有效完成學校檔案管理任務。這都是學校檔案管理人員繼續教育的目的所在。
同時也要加強檔案師資隊伍管理和檔案專業學科建設。專業師資也要定期進行培訓，加強自身教育，強化適應時代要求的與時俱進的教育教學觀念，在專業教學中使用新方法、新技術。對專業建設要采取摒棄的態度，保留和補充有活力的適應新形勢的專業。
2.5 建立檔案管理繼續教育獎勵機制，提倡技術競爭與創新
學校檔案管理隊伍需要不斷補充新生力量，要根據檔案管理需要，構建資格證書與繼續教育相結合的持續發展模式，不斷加強繼續教育人員資格認定，把教育證書作為檔案管理人員聘任的一個重要條件，促進檔案管理人員主動學習。另外，在實際檔案管理工作中，要提倡技術競爭和創新，通過定期舉行專業技術的比賽，強化專業技術競爭與創新意識，對工作能力強，檔案管理效率高的管理人員給予適當獎勵，讓他們感覺到在繼續教育過程中是能夠得到好處的，提升他們的學習動力。
3 結語
學校檔案管理人員繼續教育是提高檔案管理效率的重要途徑，是提高檔案管理人員綜合素養的方法和措施。隨著近年來檔案管理工作受到的重視程度越來越高，加強檔案管理人員的綜合能力素養的提升是檔案管理工作中的一個重點。繼續教育是針對當前在崗的檔案管理人員進行的一種教育，與一般的教育性質有一定區別。在進行教育的過程中還存在一些問題，對此要積極采取相應的措施進行解決，調動檔案管理人員在繼續教育過程中的主動性和積極性，使得檔案管理人員的綜合能力水平可以得到相應的提升。
參考文獻
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[關鍵詞]高職 教學檔案 檔案管理
高職院校的教學檔案，是指學院在教學管理和教學實踐活動中形成的，對學校和社會當前與長遠發展具有參考價值和憑證作用的，按一定的立卷、歸檔制度分類整理、儲存保管起來的文字、圖表、照片、影片、錄像帶、錄音帶、軟盤、光盤等以不同載體形式儲存的歷史記錄總和。
科學、系統、規范的教學檔案對于正確評估辦學水平，研究教學及其管理規律，改進教學方法，提高教學質量，有著十分重要的意義。在學院建設發展、管理創新中發揮著歷史見證、現實參考、未來判斷的重要作用，在主管部門對高職院校各種評估中發揮著事實信息的佐證、客觀評價的依據、準確診斷的工具等關鍵作用。
1 高職院校教學檔案的特點
（1）記錄的成套性。教學檔案是高職院校在教學、科研活動中形成的一套有工作對象、工作任務和工作效果的完整記錄材料，具有鮮明的成套性。從每一屆新生的招收到學生畢業的大循環過程中，有規律地形成了各種材料，這些檔案材料都有一定的程序銜接、相互制約的內在關系。
（2）時間的周期性與交叉性。檔案管理強調時間的特性，往往以日歷年度來劃分、排列和管理。教學活動是一種以學生學歷教育培養為目標的周期性活動，因此在劃分上與其他檔案有所不同，一般采用日歷年度、教學年度（學期或學年）和學制周期相交叉結合的形式來整理歸檔。教學檔案歸檔時間的交叉性增添了教學檔案管理的復雜性和管理人員的工作量。
（3）來源分散性。教學檔案是由教學文件材料轉化而來的。教學文件有的來源于上級主管部門，有的來源于教務處、學生處等教學管理部門，有的來源于系、部、教研室等教學單位，有的來源于從事教學活動的教師。
（4）內容的原始性、專業性。教學檔案是教學工作、教學活動最詳實、具體、權威的反映，同時，同一專業的教學檔案，是由不同課程的教學人員分別展開具體的教學工作，又相互配合共同形成的，因此，其形成過程又反應出很強的專業性特點。
（5）載體的多樣性。教學檔案不僅內容豐富，而且載體形式也呈多樣化，主要以紙質為載體，同時還有電子的、影像的圖表、照片、錄音帶、錄像帶、幻燈片、獎杯、獎旗以及某些有價值的實物、標本等，并且各種載體的尺寸、厚度、包裝等形式多樣，增加了整理歸檔和管理的難度。
2 高職院校教學檔案的收集、鑒定與利用
高職院校要把教學檔案管理工作做好，第一步便是要做好材料的收集工作。
首先，應把握檔案收集時間。從高職院校教學檔案的特點可以看出，教學文件材料的形成，主要是以教學年度或學制年度為周期形成的。教學文件材料的收集、歸檔時間，以選在每年的十月前后為宜。
其次，歸檔的教學文件材料均應是原件，規格相對一，簽字手續完備。在收集完教學檔案材料后，還需要對教學檔案進行鑒定。高職院校教學檔案鑒定就是檔案管理人員按照一定目的和標準對教學文件進行鑒別、處置和整理的過程，是教學檔案工作的中心環節。
高職院校根據本學院教育工作任務和教學活動形成材料的實際情況及它們的使用價值，參照國家檔案局、教育部的有關教學檔案管理規定，擬制本學院的教學檔案歸檔范圍和保管期限。按照教學周期定期收集各類教學檔案并進行歸檔鑒定，主要是檢查教學文件材料的完整性、準確性、真實性，有關的材料審核手續必須完備。
3 高職院校教學檔案管理工作現狀與解決對策
（1）教務檔案管理工作現狀
由于高職院校成立時間不長，相對缺乏經驗，所以教務檔案管理中存在不少問題:一是部分教師和檔案工作者檔案意識不強。二是檔案作用不明顯。三是檔案管理的信息化程度不高。
(2)對策與解決途徑
①轉變觀念，認識重要性。
高職院校需要從加強宣傳入手，著重在健全與創新管理體系、強化制度建設和管理人員培訓、檔案管理硬件和軟件建設上下工夫，確保教學檔案管理的規范有序，提高其效率。
②拓寬教學檔案的編研內容，開發多種教學檔案信息服務，提高教學檔案的利用率。
隨著教學檔案需求用戶的增加，檔案管理工作者要打破傳統保守的觀念和求穩怕亂的安逸思想，積極創新，開拓性地開展檔案利用服務工作。檔案部門應充分利用教學檔案所蘊涵的原始信息，有針對性地進行檔案信息編制,除了編制常規的檢索工具外，還應積極編寫各種教學檔案資料匯編，選取更多的、有價值的教學信息資料，滿足利用者對教學信息資源的各種需求，提高教學檔案的利用率。
③利用現代化管理技術，開拓多元化利用渠道。
實現檔案信息數字化和網絡化需要從以下幾方面入手：一是已有檔案目錄數字化，建成目錄查詢系統；二是在學院尚未實現文檔一體化管理前，對電子檔案進行歸檔、整理，建成各類數據庫；三是對重要紙質檔案，通過掃描、錄入等方式，轉化為數字化檔案信息。逐步實現教學檔案輔助立卷、目錄編制、數據統計、電子歸檔，使教學檔案管理工作規范化、科學化、現代化，從而提高教學檔案的利用率。
參考文獻：
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引言
隨著我國的教育改革不斷的深入，在高職院校的發展當中對于學生的檔案管理工作顯得尤為的重要，學生檔案是管理學生的一個基礎，想要在學生的管理以及實現其科學化和規范化就要從學生檔案管理開始進行，與此同時對于學生的檔案管理也是對高職學校對其管理水平的一個重要衡量標準。
一、高職院校學生檔案管理的基本概述
（一）學生檔案的基本涵義及其特征
隨著教育的不斷發展，對于高職院校的學生檔案的管理也愈來愈重要，從以往的紙質的學生檔案到現代的電子檔案，在管理上能夠很好的適應當前的社會發展，所謂的學生檔案是指在學校生活的過程中，對學生的一些在校的經歷和學習以及德才能力方面的真實記錄反映，通過文字或者是圖像聲音等形式進行存儲起來以備查考的歷史記錄[1]。對于高職院校的學生檔案的特征有著多方面，主要表現在檔案的多樣性和應用性、周期性和廣泛性、共存性和綜合性、分散性和動態性，這些特征在高職院校的學生管理過程中有著顯著的體現。
（二）學生檔案的的價值意義分析
高職院校在學生檔案管理上進行有效科學的管理有著其重要的價值意義，首先在教學中的價值意義是能夠為教師提供完善且科學的學生的測試資料，能夠使得老師更加準確的對學生有一個了解從而有針對性的實施教育，這樣能夠做到真正的因材施教，從而把教學質量得到有效的提高。同時在學校的科研方面也有著其價值意義，它能夠對于教學的改革起到推動性的作用，能夠為科研工作提供真實的資料，方便于指導實踐教學工作。而在學生自身方面也有著重要的價值意義，根據檔案的測試信息能夠使得學生更加準確的了解自身的一些不足，從而有針對性的加以提高，在自我意識上也能夠得以有效的提高。
二、當下高職院校學生檔案的管理現狀分析
經過對當下高職院校的學生檔案管理工作現狀進行了解分析，筆者其中出現的一些問題進行了歸納總結。首先就是對于高職院校的學生檔案在管理沒有達到規范化，隨著教育制度的改革不斷的深入，而高職院校的學生檔案管理工作卻缺乏完善的管理制度，有的院校雖然在管理制度上有著規定，但是嚴格執行的力度還比較弱，在對學生的檔案進行管理的時間主要是在入學和畢業這一階段，沒有把學生檔案的真正價值得到充分的發揮[2]。另外就是對于學生的檔案內容缺乏個性化，從實際意義來說學生的檔案是對學生在校期間的學習狀況以及思想政治等方面進行真實記錄的一個比較充分的信息依據，還有就是能夠推薦學生就業的一個重要的憑證，但是在現實中對于學生的檔案內容基本是學生招生錄取的材料以及入學的登記表，而真正能夠反映學生的情況的內容卻沒有得到記錄。
三、針對高職院校學生檔案管理問題的應對策略探究
（一）健全學生檔案管理制度
根據以上對于高職院校的學生檔案管理中出現的問題，筆者進行了深入的探析，對于以上的問題原因主要是由于制度的不健全或者是管理的不到位，還有就是對于學生檔案的管理人員在自身的專業素養方面還有待進一步的提高。首先在要對于高職院校的學生檔案的管理制度上加以健全，要把責任明確到位，法制化是當下的檔案管理的一種歷史性的戰略轉移，同時也是社會發展的一個趨勢，對于當下的高職院校的學生檔案的管理制度問題要對規范化的檔案管理制度加以健全，統一建檔的標準，把歸檔的內容以及范圍要得以明確，對于檔案的建設要得到足夠的重視，根據統一建檔的相關標準，要能夠使得學生的檔案材料要齊全，對于其中的內容項目要能夠有所保證，確保每個學生的檔案都不遺漏[3]。
同時還要把檔案的利用價值得到有效的提高，對于學生檔案歸檔的內容要能夠對檔案的全面性以及個體性得到兼顧，既要在常規性的一些內容上得到保障還要在學生的特長以及知識技能方面有著真實的反映，對于學生的社會實踐等方面的內容都要納入到學生檔案的內容中去，在就業的時候能夠給用人單位一個比較全面的真實信息。對于檔案的管理制度要能夠實現多渠道多樣化的方式，利用現代化的技術來進行對檔案進行管理，從而有助于提高工作的效率，也能夠和當今的社會發展相契合。
（二）提高學生檔案管理人員的專業素質
在信息化技術不斷發展的今天，一些先進的技術已經在高職院校的學生檔案中得到了應用，這就需要學生檔案的管理人員要能夠加強自身的專業素養的培養，適應當前的社會發展，更好的把學生檔案管理工作做到更好，管理人員要在思想上先要得到解放更新觀念，要把以學生為本的思想觀念得到樹立，另外就是要高職院校的學生檔案管理人員在自身得到道德水平上要得到加強并提高，從而更好的為學生服務[4]。在學生檔案的工作評價方面管理人員要能夠以客觀公正的心態去對待，在檔案的管理知識方面要得到有效的提高，要能夠和最新的檔案管理方式相同步發展，如此才能夠最大化的給學生的檔案管理工作帶來新的動力。
