發布時間：2023-05-23 17:12:05
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們為您精選了8篇的檔案管理基本流程樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發，請盡情閱讀。
中圖分類號：TE09 文獻標識碼：A
我國的資源稟賦是富煤、貧油、少氣，決定了我國的能源結構極不平衡，因此發展煤制油和煤化工項目是我國能源儲備戰略的核心內容之一。神華集團公司踐行的具有自主知識產權的煤直接液化、間接液化、煤制烯烴等世界領先的核心技術和規模最大的工業化示范裝置，逐步在全國范圍內推廣。
由于煤化工建設項目具有投資大、工期緊、項目復雜，涉及煤炭、煉化、土木、自備電廠等多行業、多專業的特點，每個項目產生的檔案都在2萬卷以上，幾十萬張圖紙，電子文件50萬條之多。為保證工程建設的順利建設，嚴格監控文件流轉，實現項目檔案的順利歸檔移交，神華集團探索了符合新型煤化工行業的項目檔案業務手冊和項目檔案分類標準，并在項目建設中加以應用，有效地支撐了神華煤化工項目建設、生產管理與運營、科技創新、技術升級和改造工作，也為探索和創新整個行業項目檔案管理體系，保證煤化工行業檔案管理的科學化、標準化、規范化有重要的指導作用，并填補了國內本行業的檔案管理空白。
一、項目檔案創新管理的總體特點
根據國家檔案局《國家重大建設工程建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》（DA/T28-2002），參照中石化檔案分類規定，神華集團在多項現代煤化工工程建設中，探索和總結出的項目檔案創新管理科研成果，總體有以下特點：
（一）分類標準填補行業空白
按照“項目階段――文件內容/裝置/分裝置――文件內容/專業”分類原則，在國內率先編制了“煤制油煤化工基建檔案分類標準”，填補了國內新型煤化工行業基建檔案的分類標準的空白。
（二）流程化的管理方式
在國內率先共繪制了11大類文件的歸檔控制流程圖和節點說明，實現項目各主體“傻瓜式”、“標準化”的操作，填補了國內新型煤化工行業文件流程化控制的空白。
（三）統一文本格式
編制了“煤制油、煤化工項目文件歸檔總目錄”，將項目涉及的《國家標準》《地方標準》《行業標準》諸多文本、表格格式全面進行梳理，將所有文件全部整合到10個《標準》文號中，把項目建設形成的3500多個（種）歸檔文件統一對應到這1000多種標準格式中，做到了歸檔文件的模板化和標準化。
（四）規范文件編碼
構建了新型煤化工“項目文件編碼標準體系”，實行文件“獨立雙編碼”體系，即本項目各施工單位必須執行本項目的編碼體系，并在文件上保留施工單位自身的ISO標準體系的編碼，實現了文件編號和檔號對應。
（五）實時同步歸檔
通過“項目文件控制管理臺賬”，利用“文件報審節點追蹤”的方法，實現項目文件的同步實時控制與歸檔。通過記錄每個文件“形成――流轉――審定――簽批――傳送――發放――接收”的時間節點，保證了流轉文件同步進行預歸檔。
（六）電子一體化管理
定制開發“項目管理系統（PIP）” 中的“項目文檔管理模塊” 與“電子檔案管理系統（EDM）”的接口，實現電子文件“收集――歸檔”一體化。
（七）明確管理界面
理清了EPC、EPCM和E+P+C等多種合同模式的檔案管理界面，劃定了公司檔案室、項目檔案室、工廠檔案室、項目承包商、項目分包商、項目施工單位等之間9種管理界面關系和業務流程。
（八）檔案量化考核
制定“項目文控檔案考核辦法”，以“項目部+項目組+承包商”的模式，對文件控制質量、歸檔進度等幾十項考核內容進行分值量化打分，按權重比例納入項目整體考核體系中，在進度付款中予以考核兌現，保證了項目文件歸檔進度和質量。
二、項目檔案創新管理的主要做法
（一）煤制油、煤化工行業檔案分類標準體系的建立
從2002年煤制油、煤化工項目研發、建設開始，神華集團在充分借鑒《工業企業檔案分類試行規則》（國檔發〔1991〕20號）《國有企業文件材料歸檔辦法》（國檔發〔2004〕40號）中石化《石油化工工程建設交工技術文件規定》（SH3503/T-2001）《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》（DA/T28-2002）等標準規范的基礎上，開展了一系列行之有效的檔案分類標準的研究工作。
建立了文件管理體系。從2004年開始，制訂了煤制油、煤化工的《項目前期和工程設計基礎資料管理規定》《工程技術文件出版管理規定》《商務文件控制及管理辦法》《采購文件管理規定》《工程設計文件管理規定》《施工交工資料管理歸檔》程序文件等14個文件控制性規定，逐步形成了煤制油、煤化工的文件控制和檔案管理制度的雛形。并針對項目建設、企業管理進行了多輪修改，目前已至第三版，以適應項目建設、公司檔案管理的發展需要。
建立了檔案管理制度體系。2009年根據項目建設的具體特點和經驗總結，制定了煤制油、煤化工的檔案管理制度體系，包括《公司檔案管理辦法》《檔案分類規則》《基建檔案管理辦法》《文書檔案管理辦法》《電子檔案管理辦法》《檔案考核管理辦法》《項目檔案管理規定》《聲像檔案管理辦法》《文件控制管理規定》《財務與審計檔案管理辦法》《檔案借閱制度》《檔案庫房管理辦法》《檔案鑒定銷毀制度》《檔案保密工作制度》《文控檔案工作考核辦法》等制度。
建立新型的煤制油、煤化工行業檔案分類規則。在分類方法的選定方面，為保持檔號編制的一致性，在除了基本建設類和設備儀器類之外，對于其他大類的二級類目是以文件形成的“年度”來定義，其總體分類方法按照“時間――問題/機構-――保管期限”制定的，強調了歸檔文件的時效性，以便于歸檔管理和利用。
基本建設類和設備儀器類按照：“項目階段――文件內容/裝置/分裝置――文件內容/專業”的方式分類。其中，專業性不強的前期、綜合管理類按照是以“文件內容和性質”逐級細分；對于專業性強的技術類文件則以“裝置（或單位工程）和專業”綜合考慮進行劃分。
上述的分類原則，就把檔案分為二大部分。其中，對于最為復雜的基建、設備檔案，在充分研究分析、權衡后，將其分為四級類目進行劃定；其他大類全部按照三級類目進行劃定。這樣，既滿足了實踐工作中的需要，也保持了總體分類方案的一致性和穩定性。在分類表的編制方面：
第一，各級類目基本按照“問題兼顧機構”原則進行分類編制，避免類目交叉的情況出現。
第二，由于分類表不可能列舉所有文件內容，因此在文件范圍中，描述了文件的基本范圍，并按照序號確定了文件卷內的基本順序。如果出現表中非列入內容，則可以將文件序號順延即可，見圖1。
第三，為了立卷和利用方便，并結合分類的一致性，將“基本建設類”中的“科研項目類”文件劃入科學研究類中，避免此類文件的分散；將“基本建設類”中的“涉外類文件”分解到基建類相關類文件中，如涉外合同劃歸合同類管理文件中。
第四，為了便于使用，結合分類統一性，將類目編碼設定為2位數字（項目代碼為字母，案卷號為3位數字）；在各大類中的三級類目、四級類目中，每類開始都設置編碼00為綜合類，便于管理各大類聲像、實物類檔案。
第五，不考慮保管期限作為文件排列順序的影響因素。文件基本范圍中已經對文件基本排列順序劃定，沒有特殊情況不予改變。
第六，設定案卷在庫房中的排列方式。原則上，基本建設和科研項目類采用“項目――裝置――文件大類（二級類目）――案卷序號”排列，其他各大類文件按“年度――案卷檔號”排列存放。
第七，對基建檔案類目增加項目代號。考慮到基建、設備儀器類檔案中，文件類型往往復雜且數量龐大，結合實際工作經驗，增加基建檔案類目的項目代號，以便于利用。同時，為減少檔號層次，將項目代碼作為建設期的臨時性符號處理，不作為檔號的一個正式類目級來考慮定義，加以括號，見圖2 。
（二）流程化的實時歸檔方式
在國內率先繪制了11大類文件的歸檔控制流程圖和節點說明，實現項目各主體“傻瓜式”“標準化”的操作，填補了國內新型煤化工行業文件流程化控制的空白。
通過“項目文件控制管理臺賬”，利用“文件報審節點追蹤”的方法，實現項目文件的同步實時控制與歸檔。通過記錄每個文件“形成――流轉――審定――簽批――傳送――發放――接收”的時間節點，保證了流轉文件同步進行預歸檔。
對較復雜的施工文件的歸檔流程管理和要求：
第一，施工管理部負責制定施工文件成冊表，并各項記錄的格式文本；各項目組負責審查施工文件所使用記錄表格的規范性、內容的真實性以及簽署是否完備，并根據施工節點，及時組織進行質量驗收，并履行相關的簽署手續，確保施工文件的及時歸檔。
第二，各項目組要審查承包商、監理單位施工過程照片的歸檔情況。施工文件（含監理文件）的形成要按照公司的統一格式，按照施工文件成冊表進行組卷，其內容包括施工記錄，質量驗收記錄，檢測、試驗報告，消防報驗、材料報驗、監理文件等。
第三，承包商、施工單位要有專人負責進行文件的統一編號，簽署要完備，字跡材料要符合歸檔要求（如藍黑、碳素），杜絕不符合歸檔要求的字跡材料（如純藍、紅色等）。
第四，施工文件的收集、積累要對文件數量、原件、簽署等有效性進行檢查、核對，在施工記錄文件進行報驗時，要加蓋“原件”章，在報驗返回時收集原件。經檢查合格后，進行接收并做好登記臺賬。
第五，監理單位、項目組要及時做好相應的報驗簽證工作，以確保施工記錄文件流轉及時、真實、有效。
第六，施工記錄文件在完成階段性工程（視工程具體情況完成分項或冬季施工撤場前）并辦理報驗簽證后，移交存放在項目檔案室一份原件，如因各項檢查需查閱施工文件時，一律在項目檔案室進行查閱；在完成分部工程質量驗收并辦理報驗簽證后，承包商、施工單位要及時進行整理、分類、組卷等整編工作，并歸檔在項目檔案室；在裝置中交一個月內，完成綜合卷、消防報驗、竣工圖的整理、歸檔工作，一并辦理歸檔移交手續，施工文件歸檔流程圖及文件控制臺賬，見圖3、表1。
（三）統一文本格式
編制了“煤制油、煤化工項目文件歸檔總目錄”，將項目涉及的《國家標準》《地方標準》《行業標準》諸多文本、表格格式全面進行梳理，將所有文件全部整合到10個《標準》文號中，把項目建設形成的3500多個（種）歸檔文件統一對應到這1000多種標準格式中，做到了歸檔文件的模板化和標準化，見表2。
（四）規范文件編碼
構建了新型煤化工“項目文件編碼標準體系”，實行文件“獨立雙編碼”體系，即本項目各施工單位必須執行本項目的編碼體系，并在文件上保留施工單位自身的ISO標準體系的編碼，實現了文件編號和檔號的對應。
例如，S1-HQY-QHZZ-L-101，含義是：寰球院（HQY）氣化裝置（QHZZ）土建專業（S1）第101份工程聯絡單（L）。
施工記錄冊代碼：用S1、S2、S3、S4、S5分別代表不同專業的施工記錄冊（專業代碼同上綜合冊）。
文件類別：工程聯絡單為L；記錄（非報審）為J；設計變更為B；（設計變更由設計院編號；如果設計院沒有編碼的，執行此編碼）。
承包商代碼：不限于三位。
單位工程代碼：土建、安裝單位工程分別為T、A。
子單位工程、分部、子分部工程代碼：根據實際情況，用數字依次排列表示，其中子單位、子分部若無，用0代替。
（五）電子一體化管理
定制開發“項目管理系統（PIP）” 中的“項目文檔管理模塊” 與“電子檔案管理系統（EDM）”的接口，實現電子文件“收集-歸檔”一體化。見圖4。
（六）明確管理界面
理清了EPC、EPCM和E+P+C等多種合同模式的檔案管理界面，劃定了公司檔案室、項目檔案室、工廠檔案室、項目承包商、項目分包商、項目施工單位等之間9種管理界面關系和業務流程。
（七）量化考核檔案工作
制定“項目文控檔案考核辦法”，以“項目部+項目組+承包商”的模式，對文件控制質量、歸檔進度等幾十項考核內容進行分值量化打分考核，按權重比例納入項目整體考核體系中，在進度付款中予以考核兌現，保證了項目文件歸檔進度和質量。
例如：對承包商監理單位的考核打分表格，見表3。
三、項目檔案創新創新管理的實施效果
神華集團的煤制油、煤化工檔案分類標準已在神華直接液化項目、神華包頭煤制烯烴項目、神華829（間接液化項目）項目、神華CCS（二氧化碳捕獲技術）項目、神華寧煤MTP項目都得到了充分的應用，為項目建設、企業日常管理工作提供了強有力的支撐作用，為企業提供了便捷、高效的信息管理平臺。其主要應用效果如下：
第一，依靠煤制油煤化工原創性的檔案管理新模式，保證了投資達300多億的神華鄂爾多斯煤直接液化、包頭煤制烯烴兩個國家級重點建設項目的檔案專項分別于2009年和2012年順利通過國家檔案局的驗收，并列為檔案管理推廣項目。
第二，2010年，神華煤直接液化項目的檔案管理成果獲得煤炭協會管理創新二等獎。
第三，2011年，神華829間接液化項目、天然氣制氫項目通過檔案專項驗收。
第四，投資500億元的神華寧煤MTP項目都得到了充分的應用，國家檔案局正式驗收并予以肯定。
第五，2012年“30萬噸煤制油工程高濃度二氧化碳捕集與地質封存技術開發及示范CCS”項目檔案通過驗收。
第六，2013年《百萬噸級直接液化項目關鍵技術示范項目》通過科技部鑒定。
第七，到2013年，神華煤制油煤化工檔案管理部門為本單位申請的132項專利、在13個國家申請“神華一種煤直接液化技術”專利金獎和煤炭工業協會科學技術特等獎，成功提供了檔案利用服務。
第八，中煤集團公司的煤制油煤化工項目也大力應用本《手冊》進行檔案管理工作。
第九，該項目的應用，為本行業本公司節省了100多萬的培訓費用，為項目建設提供了有力的文件控制和檔案管理保障，為項目順利建設和生產正常運行提供強大的保障。
第十，為國家對項目的審計提供了有力的憑證作用。
本文在分析OA系統與檔案系統流程的基礎上，發現文件、檔案一體化管理的主要問題是辦公自動化系統與其檔案管理系統互不兼容的問題，針對該問題結合文件、檔案一體化管理系統的發展趨勢給出了解決該問題的方法，即第二種類型與第三種類型，并提出未來的發展趨勢為第三種類型。
【關鍵詞】
檔案管理；辦公自動化；資源整合
1引言
當前，信息化建設已經成為提升管理水平的重要手段，建立安全、高效的檔案管理系統，成為信息化建設中的重要任務。辦公自動化（OA）的廣泛應用給檔案資源的整合帶來很大影響，同時也帶來了機遇[1]。
2OA系統與檔案管理系統的需求分析
2.1OA系統基本流程針對高校中各種各樣的應用系統，其中最重要的就是辦公自動化（OA）系統。傳統的OA系統其主要功能是公文的處理與流轉。現代的OA系統是內嵌了眾多的業務活動功能，并集成了眾多的業務系統的綜合性辦公自動化系統[2]。其中工作流技術仍然是OA系統的核心技術，發文管理、收文管理這兩個模塊的文檔需要進行歸檔。
2.2檔案管理基本流程檔案管理系統用于對單位運行過程中生成的一系列文檔進行統一管理，檔案管理功能模塊中的文書檔案模塊，需要從OA系統中導入數據。傳統的方式將OA系統的文件預歸檔，然后通過人工方式錄入到檔案管理系統中，這種方式效率低下，且容易出錯。造成該問題的主要原因是由于高校辦公自動化系統與其檔案管理系統互不兼容[3]。
3文件、檔案一體化管理的發展過程
在解決辦公自動化系統與其檔案管理系統互不兼容的問題上，我們主要分析文件管理（RM）系統、（OA）系統的關系與檔案管理（AM）系統的關系，通過分析得出檔案一體化管理系統的發展趨勢。其發展過程經歷了如下三個過程：
3.1第一種類型AM系統獨立于OA系統之外該系統的特點為不能掛接于單位內部網，不能實現網絡查詢、檢索和瀏覽。單位的AM系統獨立于與OA系統之外，文件管理RM模塊內嵌于OA系統中，負責管理OA系統的文件，AM系統負責管理檔案；所需的文件不能從OA系統直接導入到AM系統，AM系統對歸檔文件需要進行重新錄入。
3.2第二種類型AM系統與OA系統采用接口聯接此類型是解決兩系統兼容性時，現在大多數單位采用的方法。AM系統的管理對象主要來自兩部分：①從OA系統預歸檔而來的電子檔案；②檔案館中的實體檔案經數字化處理后的電子檔案。第一部分電子檔案由OA系統中RM模塊管理，第二部分電子檔案則由AM系統管理，并在OA系統與AM系統之間設有數據接口，數據可以從OA系統直接導入AM系統。此類AM系統適應了網絡環境的要求，已經開始從對檔案實體的管理轉變為對檔案信息的管理。但是還存在兩大缺陷：①沒有對文件、檔案進行一體化的全過程管理。②檔案信息的網絡化服務功能較弱。
3.3第三種類型RM&AM系統內嵌于OA系統該系統的特點為RM&AM系統內嵌于OA系統。RM系統是一個中心模塊，就是說業務人員在其他管理模塊中生成的電子文件都要受到RM管理模塊的管理。文檔管理系統包括文檔生成、文檔維護、文檔利用和基礎數據維護等幾個子模塊。將整個電子文件管理流程分為以下兩個部分：①管理人員通過生成文檔、審批與文檔、文檔分發、文檔歸檔、文檔利用、文檔維護等模塊來完成文件從生成、審批、到歸檔保存、維護的整個過程；②管理人員通過基礎數據維護模塊及其他模塊來完成對上述管理過程的全程監控。電子文件管理的關鍵元數據就是基礎數據，電子文件在生成、審批、到歸檔保存、維護過程中將陸續生成相應的元數據值[4]。三種類型的AM、RM系統與OA系統的關系比較如表1。由此可以看出在解決辦公自動化系統與其檔案管理系統互不兼容的問題上現階段采取的主要方式是采用第二種類型，但為了使兩個系統能更好的兼容第三種方式是未來的發展方向。
4總結
本文在分析OA系統與檔案系統流程的基礎上，發現文件、檔案一體化管理的主要問題是辦公自動化系統與其檔案管理系統互不兼容的問題，針對該問題結合文件、檔案一體化管理系統的發展趨勢給出了解決該問題的方法，即第二種類型與第三種類型，并提出未來的發展趨勢為第三種類型。
參考文獻
[1]王佳琳，雷玉芬．辦公自動化對文書檔案管理的意義[J]．蘭臺世界，2015，6：51~53．
[2]詹姆斯.羅茲，孫剛譯，著.檔案和文件管理在國家信息系統中的作用—文件檔案管理規劃（RAMP）研究[J].浙江檔案，1984（6）.
[3]薛四新.檔案信息化應用系統建設[M].機械工程出版社，2006.
引言
對目前的檔案管理工作而言，信息技術的應用，仍然處于使用的初級階段，在我國，對于信息技術廣泛使用的優點已經被人們所認知，但是在檔案管理過程中，信息技術的使用優勢并沒有被詳盡的開發，因此檔案管理工作對于任何企事業單位而言，雖然非常重要，大部分企事業單位卻沒有能夠切實地領會檔案管理工作和現代企業管理之間的互動關系，使得檔案管理工作的重要性被突出，電子化信息化特點卻不明顯。
一、信息技術與檔案管理結合必要性
1.海量信息處理的需要
現代社會生活節奏加快，企事業單位的發展及業務與銷售工作緊密相關，海量的客戶信息、銷售輔助內容、企業內部管理消耗等，都為檔案工作帶來了更大的挑戰。傳統的手工檔案記錄已經不能滿足現代企事業單位的發展需求，信息技術最大的特點就是能夠借助網絡實現信息的交互記錄和儲存，對于檔案管理而言，信息的儲存是檔案工作的第一步必要工作流程。通過信息的應用可以建立起電子化的檔案管理庫，為企事業單位內部信息的讀取、應用和共享提供了便捷的可能。
2.實現數據共享的需求
現代化的信息化管理是能夠為同一個企事業單位內部各個不同部門更好地進行數據共享服務的過程。檔案管理工作中最重要的功用就是將各項資料和信息數據便捷的進行整理儲存，并且快速運用。在現代化信息技?g與檔案工作緊密結合的過程中，其基本工作效率可以大力提升，人員的人力資源利用量也大大減少，使得信息儲存共享和再度使用成為可能，在檔案的管理工作中，信息化的讀取非常便捷，因此檔案的查詢不再是一種瑣碎麻煩的事情，在具體資料的管理工作中，檔案數據的讀取方便，對于檔案的應用更快捷，對于檔案的記錄工作也就變得更加有意義。
3.延長檔案壽命需要
傳統的紙質檔案承載的信息量是非常有限的，而且儲存起來浪費時間，浪費空間，又非常容易受到自然因素和嚴重的人為事故影響，會導致許多寶貴的檔案信息被破壞。檔案在企事業單位的工作流程中起到非常重要的作用，尤其是人事檔案和財務檔案如果被大規模損壞，就可能會對企事業單位造成嚴重的影響和損失。企業使用的信息技術和互聯網技術儲存的檔案信息可以建立起專門的電子化檔案儲存系統，并進行多個備份的儲存，因此珍貴的大數據可以通過高效的保存和備份策略保存和應用，因此有利于進一步的存儲。并且在實際的使用過程中，可以將信息通過其他的技術途徑，如光盤儲存、電子掃描等方式將傳統檔案中的特殊數據保存甚至還原。
二、信息技術檔案管理中的應用策略
在檔案管理應用中，大量地應用信息技術具有明顯的優勢，也為現代化的檔案管理工作的效率提升提供了有力的技術支持，因此為了采用更好的技術發展手段來確保檔案管理工作的高效性，就應該設計能夠滿足現代化檔案電子管理要求的技術體系，使用行之有效的信息技術手段，為企業和單位創造出更加高效和準確的檔案管理保障。
1.檔案管理工作的硬件準備
信息化技術必須依托于完善的硬件和局域網，只有完善局域網和信息儲存手段，才能夠為企事業單位的專業性的信息分類整理、利用和收集的過程，提供必要的硬件基礎。強大的信息支持系統，不僅可以有效地保證電子化檔案的管理過程準確有效，而且能夠全面地提升檔案工作的處理效率，可以多元化的實現企業內部的快速信息反饋和共享機制，為企業的現代化溝通和合作提供使用檔案信息的基礎。
2.對檔案管理人員實施培訓
信息化的檔案管理是一種重要的歸納總結技術，因此傳統的檔案管理人員的技術手段和信息技術水平，已經不能滿足現代的檔案電子化管理需求。尤其是老牌國有企業或大型集團性企業的檔案管理工作，本身是一個需要檔案管理復合型人才進行綜合服務的體系化過程。這就需要檔案管理工作和信息技術體系的快速完善和發展能夠同步進行，因此，企事業單位必須要保證各管理人員在技術水平上，能夠與檔案電子化管理技術保持同步。定期對于當管理人員進行有針對性的培訓，使所有管理人員都能夠滿足黨管理的基礎性需求，并且在不斷的工作過程中提升自身的檔案管理素質。
3.提升信息化檔案管理重視度
檔案管理工作在長期的歷史發展過程中，一直是作為企業并不重要的文秘工作分支存在的，對于信息的多元化管理工作并不被重視，檔案管理部門的薪金待遇和保存流程都不夠完善，也不利于高素質人才的培養和留任。在很多企業內部，關于檔案的規范化管理規定制度并不規范。因此使用信息化技術加強對于檔案的規范化和專業化管理，必須建立健全相對應的檔案管理制度，使得檔案管理流程和傳統的檔案管理模式有所區分，建立快速的信息同步管理制度，從制度上保證檔案管理工作的實效。這就需要企業的各部門、各人員，尤其是財務部門和檔案管理部門，加強對于信息化檔案管理工作的重視。實現企業內部的檔案管理工作快速對接，隨著信息化技術的深入應用，將檔案管理工作的流程標準和任務都進行細化的規定。這就使得其內部的檔案管理工作有所章法、有據可查，能夠實現對于檔案工作的有效監督和內部的規范化管理，有利于檔案管理工作的快速完善，為其提供基本的支持。
【關鍵詞】房地產檔案 電子檔案 信息化管理
一、房地產電子檔案管理的羈絆性因素分析
傳統房地產檔案管理，采用兩級管理的方式，隨著信息化社會的發展，檔案管理的外部環境產生了巨大的變化，給檔案管理工作帶來以下幾方面的羈絆性因素：
（一）傳統檔案管理對象是紙質的檔案，以手工檢索為主要的管理方式，而隨著檔案數量和類型的增加，需要管理的檔案信息量急劇上升，尤其是在計算機普遍應用之后，檔案信息內容中出現了各種無紙化資料、CAD制圖等，手工方式基本無法進行有效管理。
（二）檔案管理人員長期以來習慣于傳統的管理方式，思想、理念、業務水平等方面，都停留在傳統管理的階段。在應用信息化管理技術之后，要求檔案管理人員采用全新的管理理念和管理方法，很多人基本還沒有做好管理方式轉變的思想準備，就被迫接受新的管理理念，并要求在短時間內提升業務管理水平，由此產生的諸多不適應性，形成檔案管理工作的瓶頸因素。
（三）檔案的數字化和網絡化，對檔案的形成提出了新的要求，傳統檔案的形成是“先文后檔”，這種模型的檔案形成，很難進行超前管理和跟蹤管理，尤其是在檔案機構精簡之后，會出現檔案人員身兼數職，不利于工作的開展，因此傳統檔案管理的形成方式亟需進行改變，以提高歸檔和利用的效率。
二、房地產電子檔案管理創新突破口的尋求
綜合以上幾方面的房地產電子檔案管理羈絆性因素，我們不難看出新形勢下房地產檔案信息化管理的必要性和必然性，而電子檔案管理的創新，必須以下面幾個方面作為突破口：
（一）一體化信息資源平臺的建立
根據房地產檔案信息化建設的基本要求，檔案信息化資源平臺的建立，需要開發資源計劃、數據管理、辦公自動化、項目管理、數據采集等系統，作為前端控制平臺規范化的條件。其中一體化信息資源平臺的建立，必須在開發檔案管理軟件的基礎上，根據電子文件整理標準，再行信息資源的整合，該平臺的建立必須開發以下三種數據庫：首先是文件級和案卷級檔案目錄數據庫，通過公文管理網站，將館藏檔案的目錄數據公布；其次是重要檔案內容數據庫，主要包括文書檔案和科技檔案，通過掃描的方式，轉換成為數字化的檔案資料，需要通過檢索獲取；再次是多媒體檔案數據庫，根據檔案歸檔制度的基本要求，收集和整理檔案的電子光盤資料。通過以上數據庫的建立，以統一的電子檔案儲存格式、流程等，形成電子檔案的統一化管理，便于電子檔案的歸檔、鑒定等管理工作，同時能夠有效確保檔案信息的及時性和完整性。
（二）便捷查詢利用手段的開發
房地產電子檔案的歸集以數字檔案管理系統平臺作為“基地”，而歸集之后的電子檔案，需要通過便捷查詢利用手段的開發，對檔案的利用管理流程進行優化。在這里，我們同樣需要基于數字檔案管理系統平臺，對電子檔案進行分類編號，建立規則的歸檔程序，在檢查和比對之后，生成檔案文件的目錄清單，我們通過條件檢索的方式，迅速在目錄清單當中找到目標檔案，然后快速鎖定紙質檔案的存儲位置，或者可以直接調用紙質檔案的掃描件，以此提高檔案查詢利用的效率水平。在這里，我們必須進一步明確檔案的檢索功能，即與檔案目錄相關的文字、字母等信息，通常以檔案名稱每個字的字母作為檢索條件，或者可以直接輸入檔案名稱中的某個關鍵詞，系統自動過濾之后，彈出所需相關檔案的目錄。這種便捷的查詢和利用方式，改變了以往紙質檔案查找的繁瑣程序，是目前房地產電子檔案管理創新的重要手段之一。
（三）軟硬件基礎設施建設
硬件方面配置：HP DL580（G2）服務器1臺，序列號347904-AA1；HP MSA500磁盤陣列1臺，支持14硬盤接口；HP原裝SCSI硬盤7塊，每塊容量36G；ADAPTEC29160適配器卡1個；Evolution Pro工程掃描儀2臺；虹光AV6000高速文檔掃描儀1臺；HP Colorlaserjet 3700激光打印機1臺；聯想開天M400PC機4臺；筆記本電腦4臺；不間斷電源1個；數碼攝像機1臺；數碼相機1臺，加1G內存。軟件方面配置：Windows2000 Server標準版10用戶操作系統；Oracle 9i標準版10用戶數據庫軟件；清華紫光軟件，用于網站建設、全文檢索、OCR應用軟件升級。
（四）應用系統開發
首先是信息的采集，該系統功能是通過對檔案信息的在線整理和編目，分類建立電子文檔，并錄入到系統數據庫當中。其次是日常管理，根據檔案管理在鑒定、編制、移交等方面的基本工作內容，通過軟件的功能，為用戶提供便捷的日常管理模式，譬如檔案的統計、利用、借閱等。再次是系統設置，根據檔案管理的需求，以及結合檔案管理的工作結構，為適應用戶的需求而不斷完善的系統功能，這也是檔案事業長久發展的舉措。最后是數據的安全，檔案應用系統的數字化，在為檔案提供更加方便管理環境的同時，面臨越來越多的檔案信息威脅性因素，譬如病毒的侵入、黑客的攻擊等，在此要求檔案在數字化加工的時候，提高數據的安全系數水平，而檔案管理人員本身也需要按照相關的管理要求，在日常管理當中保證數據環境的安全。
三、結束語
綜上所述，由于傳統檔案管理方式習慣于傳統的思想和理念，在數字化和網絡化的背景下，房地產檔案管理信息量不斷增多，很多人基本還沒有做好管理方式轉變的思想準備，因此很難進行超前管理和跟蹤管理，由此產生的諸多不適應性，影響檔案管理工作的有效開展。為此，筆者認為房地產檔案管理工作應該通過開發檔案信息化管理系統，并通過軟硬件基礎設施建設和應用系統開發，方可為檔案管理工作的開展，創造有利的條件。
參考文獻：
[1]張瑩.創新檔案管理理念實現檔案管理信息化[J].黑龍江科技信息，2013，（8）：107.
關鍵詞：高等職業院校 人事檔案 檔案管理
高校人事檔案管理是高效發展的重要部分，高等職業院校主要以培養技能性人才為辦學宗旨，以加強內涵建設，深化校企合作、產學結合為人才培養模式，在這個過程實施中，師資隊伍建設是很重要的一部分。人事檔案管理作為人事工作中的一部分，在整個師資隊伍建設中充當著最基礎的信息源頭作用。但是，在我國，高等職業院校的人事檔案管理工作水平參差不齊，管理模式規范不一，下面我就高等職業院校關于人事檔案管理工作的有效性機制談幾點自己的建議。
一、關于人事檔案管理工作
人事檔案是人力資源信息的重要載體,是記載教職工個人學習、工作和生活等經歷的相關情況的原始記錄。它準確、真實地呈現了高校教職工德、才、能、績各方面的表現,能反映出他們的工作表現、獎懲情況、行為軌跡、家庭歷史背景和經歷的各種重大信息。因此,人事檔案管理工作的好壞優劣,直接影響著人才選拔、任用、職稱評審等,關系到學校教學水平的提高和科研層次的提升,制約著高校的人才培養的質量水平和長遠發展戰略的實施。人事檔案管理工作,雖然內容比較復雜,但總體來說,主要是指人事檔案材料的收集、鑒別、整理、保管、轉遞與利用等環節。在工作對象上,它既要與紙質材料打交道,又要服務于教職工；在工作屬性上,它既有主動性,要從學校各個部門收集原始材料,又有被動性,要服務于學校發展和教職工的各方面的需要;在工作要求上,它既有傳統性的一面,大部分時間要按照《中華人民共和國檔案法》的要求和基本流程做好文檔的收集、歸類和利用,工作枯燥、單一。又要不斷學習、與時俱進,引入現代化的管理。
二、目前高等職業院校人事檔案管理工作有效性機制分析
1.學校應重視人事檔案工作。
高等職業院校的人事檔案工作往往不能引起學校的重視，這使得人事檔案工作人員工作沒有動力和積極性，平時所做的工作也只是應付一下上級部門的檢查。要么是學校在人員配置上不科學，導致沒有更多的人力資源投入到人事檔案管理工作中去。學校在招生的同時也在引進新的師資隊伍，這些新來的教職工檔案的管理也是一項龐大的工作，怎樣把這些檔案按照最新標準進行整理、管理，這就要求學校需要更多的檔案管理工作人員投入到此項工作中來，但是由于很多學校領導沒有顧及人事檔案管理工作的重要性，所以檔案管理工作人員總的來說比較缺少。特別是專業的檔案管理人員，即使有些學校設置專職的人事檔案管理人員，也是缺乏一定的專業知識，往往沒有接受過系統的檔案專業知識和技術培訓。長期這樣，這種躲在角落里工作，始終只能處于一種默默無聞的應付上級部門的檢查的工作狀態。
2.配備專業的人事檔案工作人員。
部分高等職業院校因對人事檔案工作重視程度不夠，在人員配備上更是能少則少，能兼任就兼任，導致人事檔案管理機構人員配備不足，或者沒有專業的工作人員，工作人員缺乏檔案管理的專業知識，不能清楚的了解自己的工作職責，認為檔案管理就是簡單保管、整理好全校教職工的檔案。甚至有些學校配備的人事檔案管理人員要么是臨近退休的教職工，要么是其他部門的教職工兼任此項工作，導致人事檔案工作人員的工作中心不在此，而是在其他工作上。人員配備的不專業化是導致各高等職業院校人事檔案工作不規范，沒起色的一個重要原因。因此，在人事檔案工作人員配備上，我認為應該根據學校人事檔案管理的實際情況，配備充足的工作人員，在工作人員的考核上應該是具有檔案管理專業背景的。另外，在平時的工作中加強人事檔案工作的業務能力提高，安排專業知識的培訓，隨時補充和更新人事檔案專業知識和其他知識，以便更加熟悉了解人事檔案的重要性、歸檔要求、人事檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務，專業填寫相關材料，及時補充進檔材料，規范用紙規格和書寫工具，熟悉裝訂順序等專業知識。
3.完善人事檔案管理的制度。
高等職業他院校的人事檔案種類繁多，內容容量大，傳統的檔案管理方式已經不能適應目前信息化為主流的工作形態，因此，在檔案管理方面，也應與時俱進的引進信息化技術，這樣促使人事檔案工作便捷性、及時性，也可以增強干部人事檔案工作的保密性和安全性，使得人事檔案管理工作變更加高效運行。高等職業院校在這方面和其他本科院校比較，還是存在一定的差距，尤其是在信息化技術管理方面，大部分學校都還沒有建立建立健全此項制度，大多數是采取的手工制作目錄，紙質存檔保留的這種紙質化管理模式。為此，我認為高等職業院校應重視此項工作對整個師資隊伍建設的重要意義，積極引進先進的信息化技術來管理教職工的人事檔案，使得高等職業院校的人事檔案能夠通過信息化系統進行人事信息的查詢和檢索，從而提高人事檔案管理工作的便捷性和高校性，促進此項工作順應信息化時代的發展。
4.營造良好人事檔案管理工作氛圍。
學校應加強人事檔案工作的宣傳力度，增強教職工的檔案意識，這是做好人事檔案工作的基本前提和基本保障。人事檔案管理機構應編寫一些宣傳手冊，這宣傳手冊要通俗易懂的把檔案的基本知識編寫進去，分發給各個部門及教職工，讓大家通過這樣的方式了解人事檔案工作的基本流程和基本要求，提高大家對人事檔案工作的認識，形成一個全員管理人事檔案的工作氛圍，促使每個教職工參與到檔案管理工作中來，自覺的收集材料，規范的填寫材料，適時的歸檔材料，文明查閱材料。也可以通過建立人事檔案管理網站，通過網站及時對人事檔案管理的相關知識進行普及和宣傳，以確保干部人事檔案管理工作具有一個穩定發展的良好氛圍。
參考文獻：
[1]陳乃鴻.高校檔案管理應用6S管理模式研究[J].科學管理,2015,(19).
電子政務，是政府機構應用現代信息和通信技術，將管理和服務通過網絡技術進行集成，在互聯網上實現政府組織結構的重組和工作流程的再造，超越時間和空間及部門之間的分隔限制，向社會提供優質的、全方位的、規范而透明的管理和服務。
現代檔案管理，是運用現代管理模式與先進的信息管理技術，變革原有的管理方法，以提高檔案工作的效益和質量，更好地開發檔案信息資源為社會服務的過程。廣義上理解，現代檔案管理包括了與檔案管理理論與實踐相關的管理理念、管理模式、管理方法、管理技術等多個方面。檔案管理工作在電子政府中承擔著管理、整合以電子文件為核心的相關信息資源，規劃和開發重要政務信息資源，積極推進公共服務，實現資源共享的神圣使命，是政府信息資源管理的重要組成部分。
2 電子政務環境對檔案管理的巨大影響
2.1 理論層面
2.1.1 促進檔案部門樹立開放式服務理念
電子政務是一個政府部門運用信息網絡技術，向公眾、企事業單位以及其他政府機構提供信息和服務的過程，其管理和服務是在一個開放的平臺上進行的。電子政務的核心思想之一就是使得政務更加公開化、透明化，政府的職能要從管理型轉向服務型。電子政務的開放模式，有助于檔案部門樹立一種開放的全新的檔案利用服務意識，為檔案利用服務開拓一個新的發展空間。在電子政務環境下的檔案利用服務，就要求檔案部門轉變觀念，改變“坐堂式”的、“你要我供”的被動提供利用方式，樹立開放式主動利用服務理念，更大程度地向社會大眾開放檔案，變傳統的主要服務于行政部門向服務于公眾轉變。開放式的檔案服務理念意識，順應電子政務建設與發展的需要，可以使檔案走向社會、走進大眾的生活，滿意社會各方面對檔案利用的需要。這就要求檔案部門以開放的理念,謀劃利用服務工作,借助計算機網絡技術構建檔案信息服務利用模式。
2.1.2 檔案管理基礎理論受到的沖擊
檔案管理基礎理論在電子政務環境下受到了多方面的挑戰。其一，由于電子政務是在線服務，在一定意義上它已失去了空間和時間的限制。這樣形成的文件由誰歸檔、按什么原則歸檔就成了一個簡單而又難以解決的問題。實質上，這是對檔案管理的基本理論“來源原則”的重大挑戰；其二，電子政務強烈地要求傳統的政府組織機構和工作程序進行徹底的改造，以適應其先進的技術要求。這也必然使長期以來作為我國檔案工作依據的“全宗理論”發生變化。
2.2 實踐層面
2.2.1 檔案管理工作重心的轉移
電子政務環境下，檔案管理的基本矛盾不僅限于檔案管理水平的有限性與檔案利用需求的多樣性之間的矛盾，而更多地表現為檔案信息供給能力與多變的檔案信息需求之間的矛盾，是檔案管理機構數字化檔案信息的收集能力、服務能力和用戶需求水平之間的矛盾。基本矛盾的改變使檔案管理工作的重心向數字化檔案信息的收集能力和服務能力上轉移，以滿足千變萬化的用戶需求。
2.2.2 檔案管理業務流程急需重組
電子政務環境下，檔案的存在方式不再是紙質的，而是數字化的。數字化檔案信息具有可隨機存取、檢索，可快速遠程傳遞等優勢，這種區別不僅改變了檔案信息載體的表現形式和信息的組織方式，還決定了檔案管理工作各個業務流程中所采取的方法。如檔案收集工作，電子政務環境下，一旦文件形成后被確認為有保存價值，系統就會對其進行自動歸檔，通過網絡傳遞的形式使其處于檔案管理部門的全面監控之下。因此，傳統的收集工作“解決檔案分散性與檔案要求集中利用之間的矛盾”在電子政務環境下，幾乎可以忽略不計了。
3 電子政務環境下的檔案管理策略
3.1 管理目標———信息資源共享
電子政務信息資源主要包括兩大部分：其一是電子政府為維持系統正常運轉而存儲的大量有價值信息，即傳統的政務檔案信息。這部分信息經過檔案管理部門的鑒定，將作為檔案館的數字化館藏而成為檔案信息資源的重要組成部分，納入數字檔案館的信息資源建設中，由政府部門提供設備和資金，利用檔案部門的人力與智力資源優勢，進行信息資源的聯合開發，從而形成優勢互補、資源共建共享的信息化建設機制。其二是電子政務系統在進行政務處理工作中產生的以電子文件為代表的政務信息，這類信息將成為今后檔案信息資源的主體，是未來的主流信息源。
3.2 管理策略———前端控制
電子政府的“整個服務過程變成了一個信息過程，用戶的服務要求和政府對這一要求提供的服務都以信息的形式傳輸，這成為電子政府的一個最顯著特征。”因此，電子政府服務過程的實質是信息服務，現行文件和檔案信息的開放是其信息服務內容之一。由于電子的整體性、連續性和現實性，檔案管理要在電子政務的整個服務過程中發揮作用，就不能停留在傳統的后端被動服務階段，而必須采用積極的“前端控制”策略。
“前端控制”策略，就是要求檔案部門積極主動地提前介入相關信息資源的收集、整理、利用等工作，并使自身工作與電子政務系統的發展同步。總之，電子政務環境下檔案管理的“前端控制”策略是“系統原理的要求，是背景保留的要求，是即時歸檔的要求、是長期利用的需要，是信息安全的需要。”
3.3 管理保障———信息安全與標準規范
電子政務環境下，信息對象的多樣性與復雜性向檔案管理工作提出了不少新的問題亟待解決，其中信息安全問題與標準規范問題是檔案管理功能順利實現的根本保障。電子政務系統的易受攻擊性和安全管理體制的不健全，使檔案部門將要面臨更多的安全問題。
及對策建議思考
隨著社會的進步，諸如經濟和科學技術的各種發展。在這種情況下，公共機構的發展也有更高的要求，需要進行改革以面對特定的工作管理。在新的情況下，文件管理是重要的任務之一。當前，我國事業單位檔案管理工作還處于起步階段，各種檔案管理服務還沒有趕上時代的發展，因此，應進行相關工作，以適應事業單位檔案管理工作。我們需要改革和創新，要與時俱進。
事業單位的文件管理是事業單位管理系統中的重要系統，它包括事業單位的發展過程和相關功能的演進，是最可靠的記錄。它對機構是不可見的。信息時代的到來反映了公共機構管理的缺陷。沒有管理利益，我們就無法很好地適應時代的發展需求。必須在其管理中，尤其是在文件管理中，進行必要的改革和創新。只有這樣，機構單位才能在未來發展。
一、存在的問題
（一）事業單位檔案管理工作屬于被動狀態
長期以來，公共機構的文件管理一直處于從文件收集，排序和歸檔到被動管理的狀態。這種情況使工作人員始終不知道特別是數據收集的重要性。在相關的文件管理機制不完整的情況下，許多有價值的信息將無法正確處理和存儲。對數據收集工作的跟蹤不足會導致直接分發已歸檔的文件數據，這不能為文件管理工作提供足夠的好處。
（二）檔案管理技術不足
由于信息時代的影響，許多公共機構都引入了電子文件管理模式，但是這種電子文件管理模式的使用率并不高，在許多情況下，傳統的文件管理方法仍然存在。這是因為管理員不接受電子文件管理的新事物并且沒有接受專門的培訓，并且似乎推遲了實際使用，并且無法展示電子文件管理的優點。管理技術水平仍然較低。
（三）檔案管理缺乏專門的負責人
公共機構中的文件管理是一項分散的任務，并且由于沒有專門的部門或負責人，因此通常是另一部門的兼職工作，這是兼職情況，對管理文件系統沒有用處。主要原因是一方面缺乏員工專業知識，另一方面缺乏專業的文件管理技能，這直接導致效率低下的文件管理任務，從而影響整體文件管理的質量。
（四）對檔案管理工作的認識不足
實際上，科學的檔案管理可以大大提高公共機構的發展速度和工作效率，但是由于其固有的知識，公共機構長期以來一直能夠將其所有工作集中在業務服務上。它是他們沒有從事相關工作所需的知識，也不了解文件管理的重要性。基于對文件管理工作的理解，大多數公共機構的工作人員都認為文件管理不能給部門帶來直接的好處。因此，這種獨特的概念和誤解導致了公共部門在文件管理方面的人力和物力，而投資不足使文件管理效率低下。而且，文件管理工作非常繁瑣和繁瑣，并且在幾乎沒有監督和執行的情況下，文件管理器實際上并沒有按照文件管理的相關規則來收集和組織文件，保存和使用文件。人員、財產、材料等缺乏可靠的保護，這限制了檔案管理的發展。
（五）管理人員的專業素質不高
文件管理是一項專業而系統的管理任務，需要具備文件管理方面的專業知識，但基本素質是謹慎，清醒和耐心的。但是，許多公共機構中的檔案管理員推遲了工作，或者是因為他們基本上有多個工作，或者是因為他們的薪水很低，在這種情況下，檔案管理員有些人手不足。有些文件管理器僅基于自己的經驗和其他人教的基本工作方法，而沒有專門的文件管理知識，文件管理要求，特定文件的文件范圍，而且不了解文件管理的基本操作過程。
（六）檔案管理手段不科學
在信息技術不斷發展下，基于計算機信息技術的文件管理系統開始在公共機構中得到廣泛使用。但是，在加速使用計算機信息技術的同時，各種公共機構不允許同步發展電子文件管理來容納電子文件管理專業人員，計算機，軟件和文件管理任務。硬件設備不足，無法運行。該系統缺乏實際文件管理的科學性質，因為作業的文件管理器不知道如何應用它，并且許多高級系統沒有得到充分有效的使用。
二、改革內容
公共機構的檔案管理必須遵循某些系統建設原則。換句話說，您需要明確職責，增強靈活和標準化的結構，并專注于動態和靜態的結合。事業單位檔案管理信息化改革的內容主要有以下幾個方面。
（一）數字化檔案管理模式的建設
當前，典型的數字技術包括數字加密技術，數據庫技術，掃描技術和身份認證技術，通過數字技術將文件信息數據轉換為數字文件信息可以有效地更新信息數據。作為公共機構的重要無形資產，檔案數字化建設可以有效地創造條件，實現單位的社會效益。
（二）體系化檔案管理模式的建設
公共部門中檔案管理的信息化是一個系統的過程，這與傳統的檔案管理模型不同，傳統的檔案管理模型包括檔案和文檔集成，部門集成和集成以及內部流程集成。基于數據集成技術，數據庫機制，數據融合技術等，我們有效地增強了信息數據的多功能性和兼容性。
（三）互動化檔案管理模式的建設
在傳統的檔案管理中，每個檔案信息僅對應一條信息，并且缺乏交互性。該機構的檔案管理信息管理系統增強了信息的交互性，對提高服務質量和優化系統具有積極的作用。
三、改革創新的措施
在新情況下，公共部門檔案管理實踐的弊端日益明顯，這些缺陷嚴重影響了公共部門檔案管理實踐的發展以及公共部門機構的長期發展。它也會產生影響，因此我們需要在新情況下處理公共機構文件。根據行政工作的要求，進行相應的改革，運用新技術，新觀念，完善事業單位檔案管理制度，使事業單位檔案管理真正發揮作用。
（一）提高對檔案管理的重視程度
檔案業務是機構開展各項業務的重要基礎。為了使機構能夠實現長期運作，有可能顯著提高整體運作效率并有效提高檔案管理水平尤其重要。商必須完全了解該文件是單位工作和員工活動的基本記錄。此文件可用于有效跟蹤和監視單位負責人，員工以及各種工作流程，以進行后續工作評估，決策和補救。實施提供了重要依據。該機構加強對檔案管理人員的教育，定期進行業務知識培訓，根據檔案管理人員和檔案管理人員的身份，汲取和吸收其他機構高級檔案管理工作的經驗。我們需要不斷增強我們的責任感和使命。深入分析檔案管理工作的新形勢，逐步完善自己的工作，引導檔案管理工作向規范化和科學化方向發展。
（二）利用信息管理手段來擴大檔案服務內容
信息時代的到來為公共機構的管理帶來了許多便利，而檔案管理就是其中之一。機構必須順應時展的要求，充分利用信息管理方法，對檔案管理進行改革創新。基于信息的檔案管理需要由信息技術管理的完整的基于信息的管理。這可以通過幾種方式來完成。用于文件管理任務的服務模式，為每個實施鏈接制定詳細的計劃，在總體方向上制定實施計劃，并確保根據計劃執行文件管理服務任務。設立專門網站該網站旨在使公共機構的文件管理能夠為人們提供方便快捷的服務。確切地說，公共機構通過本網站向公眾提供相關服務。特別是，查詢相關檔案和材料更加方便快捷，通過有效提高公共機構檔案管理工作效率，我們提供了支持社會發展的服務。建立電子文件管理系統，以數字方式收集和整理文件。這不僅可以及時收集和組織信息，還可以使文件存檔更及時地運行，從而提供適當的文件數據存儲和共享。
（三）重視檔案管理人才的培養
商應注意檔案管理。可以說，檔案管理是機構發展的最基本部分。應注意檔案管理的水平，因為它會影響整個機構的工作效率和工作質量。商只有充分了解文件管理對各種任務的影響，才能更好地管理文件管理。這里設置了專門的文件管理部門，以組織和存檔整個機構內生成的所有數據。公共授權文件管理任務必須由專業人員執行。也就是說，您必須退出其他部門人員的兼職文件管理模式。準確地說，該機構應注意檔案管理員的相關培訓，因為檔案管理員的專業素質和工作能力直接影響檔案管理的效率和質量。機構在選擇檔案管理人員時要注意工作態度，有意識地引導他們規范檔案管理工作流程和制度，建立與檔案管理制度相對應的崗位管理制度，確保在科學指導下完成所有檔案管理工作。該機構將為檔案館工作人員提供盡可能多的專業培訓機會，實際上將提高專業水平，并使用各種信息技術使該機構的檔案館管理更加規范和科學。肯定是有效地促進了在公共機構中使用文件管理服務的過程。
（四）完善檔案管理方法
公共事業單位檔案管理改革的目的不僅在于實施，還在于改變管理方式，特別是各部門的領導和管理者要起領導作用，遵守嚴格的規章制度，實行檔案管理。應該加強。管理員管理嚴格地處理文件管理任務。在檔案管理部門，員工具有服務意識和創新意識，積極執行檔案管理，為需要檔案服務的人員提供熱情周到的服務，并結合了最新的信息技術來進行檔案管理。管理需要有效完成。文件的信息化是一項長期的工作。信息化應該集成到日常文件管理中。相關工作人員需要具有計算機的基本知識和文件管理知識，以便他們可以更好地利用各種信息。用于管理文件的先進技術。
（五）提高檔案信息利用率
公共機構檔案管理工作的順利開展離不開各種制度的完善和支持。每個系統的實現都是基于科學發展觀的。需要傳統的檔案管理模型來提高檔案信息的利用率。做出改變并創新。完善的文件管理機制是提高文件信息的利用率，幫助文件管理適應公共部門的長期發展，并確保所有公共部門信息的完整性。改善文件管理系統并非一朝一夕的事。要根據時代的發展特點和事業單位的發展，將改革與完善結合起來。這可以有效地提高員工的熱情，并幫助員工了解文件管理是他們自己的利益。與確保文件管理平穩運行緊密相關。公共機構文件管理工作中最重要的不可忽略的部分是，所有鏈接都應被完全忽略，這不僅是為了保護文件存儲，而且是為了保護文件服務。文件管理安全性不包含所有方面。將采取相關步驟為社會提供檔案資源服務。
[關鍵詞] 高校； 檔案管理； 精細化
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2013 . 15. 060
[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）15- 0092- 01
精細化管理，是指在開展管理工作時，將工作任務以及工作質量目標細化分解后進行管理，從而在減少人力或物力資源投入的基礎上，實現管理的深化以及管理效率的提高。高校檔案管理工作是高校教學管理的重要內容，對高校檔案管理工作開展精細化管理，可以確保將高校教學活動過程中產生的各種檔案資料規范完善地整理保存，同時對于實現教學檔案資料管理的秩序化與標準化，提高檔案資料的利用價值與檔案管理工作的服務水平也具有重要的意義。
1 高校檔案精細化管理概述
（1） 精細化管理是一種現代化的檔案管理理念。高校檔案管理作為一項復雜系統的管理工作，同樣也需要結合新形勢的發展革新管理理念。而精細化管理則是一種以精細、準確作為目標的管理理念，其內涵與實質便是將工作分解、細化、貫徹、執行的過程。
（2） 高校檔案精細化管理對于細節管理要求嚴格。高校檔案精細化管理主要是注重細節的管理，重點在于各項管理細節以及管理措施的落實與執行，同時追求檔案管理工作的質量與管理效果，通過完善細節的管理實現檔案管理工作整體水平的提高。
（3） 精細化管理革新了檔案管理工作方式。 在管理方法上，精細化管理主要借助于流程化、標準化、信息化和規范化的管理手段，并通過全新的管理方式實現高校檔案管理工作的高效、協調與可持續開展。
2 高校檔案精細化管理問題分析
（1） 檔案管理規章制度不完善。現階段，部分高校由于對檔案管理工作重視程度不足，因而忽略了高校檔案管理制度建設，導致高校檔案管理工作在開展過程中缺乏基礎的依據，導致實現精細化管理困難。
（2） 高校檔案管理工作信息化程度較低。部分高校檔案管理部門因為資金經費投入不足，導致檔案管理缺乏各種信息化設備，信息化的檔案管理體系建設難以開展，造成高校檔案管理工作效率較低，制約了高校檔案精細化管理工作的順利進行。
（3） 高校檔案管理資料的利用水平較低。當前由于部分高校管理觀念落后，未能將服務理念滲透到檔案管理工作中，高校管理部門和師生無法方便快捷地利用檔案資料，導致高校檔案資料得不到充分的利用。
3 高校檔案精細化管理完善措施研究
（1） 完善高校檔案管理規章，形成制度化的檔案管理體系。形成制度化的管理體系，也是實現高校檔案管理精細化的有效手段。首先高校檔案管理部門應該按照相關法律、政策以及高校管理規定，結合高校的檔案管理機構實際情況，制定完善的管理規章制度，對于檔案管理工作中的具體細節任務及控制目標給予明確的規定。高校檔案管理規章制度應該涵蓋檔案室管理職責規定、檔案管理制度、信息資料歸檔保存制度、檔案室安全管理制度和高校檔案資料借閱使用制度，通過完善的管理制度實現高校檔案資料管理的規范化與標準化。
（2） 實現高校檔案管理工作流程的精細化。高校檔案管理工作的主要內容便是對各種教學活動記錄或者是師生的信息資料集中地進行匯總、分類、編碼、整理以及歸檔保存工作。通過將檔案資料進行整理匯編并歸檔保存，為高校的管理部門或者是師生提供便捷的檔案利用服務。因此，在管理流程的精細化管理上，應該遵循細化分解、量化控制、標準化、系統化、信息化管理的原則，將精細化管理理念滲透到高校檔案管理工作的每個環節，并嚴格按照《高等學校檔案管理辦法》中的相關規定，采取切實可行的落實措施，確保高校檔案管理工作的順利開展。
（3） 強化檔案信息化管理，提高高校檔案管理基礎條件。對高校檔案室開展信息化管理也是高校檔案精細化管理工作的基本要求，因此為了推進檔案精細化管理工作的順利開展，必須構建完善的信息化檔案管理體系。首先應該確保高校檔案管理工作的資金投入，確保計算機、服務器、復印掃描設備以及存儲設備等基本的信息化設備齊全。同時借助于功能齊全、安全性高的軟件開展檔案管理工作，提高檔案管理工作效率。其次應該為檔案室配備齊全的安全設備，確保文本檔案資料以及電子檔案資料的安全可靠。總之，通過這些措施來提高高校檔案管理工作的基礎條件，為高校檔案精細化管理打下良好的基礎。
（4） 強化服務功能，提高高校檔案資料的利用效率。在高校內開展檔案管理工作的目的之一便是為管理部門和師生提供利用服務，因此應該進一步強化檔案資料的服務性。首先高校檔案管理部門應該轉變管理理念，將服務理念置于檔案管理工作的首位，以為師生提供便利的服務作為工作的目標和出發點，通過這些措施為高校師生利用檔案提供便利的渠道，充分發揮檔案資料的價值。
