發布時間：2023-05-28 09:40:17
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關鍵詞：企業 人事檔案 管理 改革 創新
隨著人力資源在企業管理中的重要性日益凸顯，人事檔案管理也必須與時俱進，才能順應企業的發展戰略。
1 企業人事檔案管理存在的幾個主要問題
其一是管理方式方法比較落后。很大一部分的企業人事檔案管理工作仍然采用的是手工操作，重在收集，簡單地進行分類管理，方法繁瑣，操作起來極為不便，而且效率低，反應慢，由于輕視提供增值服務，大多數企業沒有使用現代化和信息化手段，使檔案信息陳舊，內容單一，日常表現空乏，形式雷同。有些企業配備了計算機作為數據庫，只用來存儲和簡單檢索，信息存儲量太少，所以實用性比較差。從這一點上看，人事檔案管理已經嚴重滯后于人力資源管理的改革。因為人才的錄用和晉升，其人事檔案是重要參考，這對檔案管理工作的主動性和系統性提出了高要求。
其二是檔案材料內容不齊全，信息不真實。企業員工人事檔案應當完整，信息必須準確，這是檔案管理的關鍵指標，但在實際工作中存在許多明顯不足，比如沒有完整收集企業員工檔案中必備的材料，包括學歷證明、技能證書等，導致重要材料缺失，再如鑒別不準確的問題，把一些本來不該歸檔、手續不完備，甚至存在問題的材料歸檔，影響了真實性。再有就是沒能及時整理，及時按規定歸檔，導致無序管理，甚者，一些企業沒有配套相應的基礎設施不配套，材料隨意擺放，檔案管理的環境比較惡劣，加上不少企業對檔案管理這一塊工作不夠重視，制度不嚴，執行不力，管理混亂，檔案的轉入、轉出、查閱等不按正常手續隨意進行，嚴重違反相關規定。
其三是人員素質建設不足。隨著人力資源管理的不斷深入，人事檔案管理手段也相應調整變化，對從業人員提出了知識化、年輕化、專業化等要求，但現實與需求之間存在明顯差距，例如人員配備比例不足，甚至無人管理，或是兼職管理，檔案管理員的素質較低，原則性不夠，不熟悉業務，不踏實，缺少奉獻精神， 整體質量不高。
其四是透明度不高。國家管理的人事檔案只面向組織，個人都無法查閱自己的信息，企業在這方面雖有所改進，但開放性還遠遠不夠，這與政務公開、信息公開、公正透明的現代法治精神相違背。
2 改革與創新人事檔案管理的幾個主要措施
首先，企業決策者必須重視，重新認識人事檔案管理工作。企業領導層引起高度重視，各部門才會主動支持這項工作，逐漸認識到員工人事檔案的積極作用，用以詳實記載員工的特長興趣和工作閱歷，特別是在本企業的工作表現情況，對其職業生涯成長有極其重要的參考作用，以形成正確判斷，其重要性與員工訪談相當，所以，企業要建立比較完善的人力資源管理體系，必須從人事檔案的整頓和管理做起。
其次，要走制度化和標準化道路，引入現代化的管理理念。檔案管理不能等同于一般的文件管理，這項工作專業性很強，屬于人事機密范疇，服務于人才評估和運用，因此，企業要樹立科學嚴謹的態度，建立一整套行之有效的規章制度和管理條例，嚴格執行，厘定人事檔案的管理范圍和部門職責，通過理順檔案保管、查閱、借用、收集、鑒定歸檔等流程，嚴密監管。隨著科學技術的深入應用，人事檔案管理要采用現代化技術，大面積使用計算機設備存儲信息，建立檢索系統，方便查閱的同時，提高工作效率和資料可靠程度，更有效而廣泛地利用相關社會資源。
其三，要走信息化和資源共享的路線。計算機和互聯網技術迅速發展，信息化已經成為人事檔案管理的普遍發展方向。由于這項工作實質上就是信息管理，利用計算機技術，開發相應的信息軟件，把檔案內容從書面文字轉為數字信息，使用友好的界面進行管理，可以迅速地在不同部門或單位之間傳輸數據，實現人力資源共享，大大提高人事檔案的利用率。例如根據企業員工的人事檔案信息，建立起一整套包括學歷、學位、技術職稱、職務、晉升、培訓、職業技能、管理能力、社會關系、薪酬福利等在內的全部信息。而且，該管理系統還能實時跟蹤員工動態，及時更新其近期工作表現和成果，比純手工的人事檔案管理更準確、更及時，記載內容更為完整，幫助企業管理層在盡可能短的時間內準確了解員工情況。這種自動化管理系統的上線，標志著人事檔案管理向現代化管理方式邁出了第一步。
其四是從業人員必須專職化、專業化和知識化。由于這項工作必須向現代化和科學化轉變，所以要求從業人員在具備敬業精神和職業素養外，還要能夠靈活使用和維護計算機軟硬件，在文化和歷史知識上必須具有一定的造詣。在工作中，尤其是人力資源管理人員的任用上，不能只聽領導一面之詞，應該嚴格考核，通過競爭選拔，擇優錄取，唯才是用，選拔出真正的人才。同時，要定期對從業人員進行相關培訓，及時更新其知識結構，提高綜合素質，并在職位晉升和福利待遇上增加關注度，解除他們的后顧之憂，專心工作。
參考文獻：
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摘要：為了全面有效地評估一個農業科研單位的未來發展方向，制定出一個可行的、適合農業科研單位發展的具體人事管理與人事檔案管理制度，本文筆者具體全面地探索了目前農業科研單位之中的人事管理與人事檔案管理制度，并根據這些已有的人事管理制度，進行了一系列的探討和分析，最終又使用統計的手段和分析的方法，找出真正適合農業科研單位發展、可以確保農業科研單位持續健康快速發展的道路。本文的最主要研究目的就是探索在當前的信息化時代的形式之下，進行對農業科研單位人事管理與人事檔案管理制度的探索，并從各個角度對具體的農業科研單位人事管理制度與人事檔案管理的建立進行了探索。
關鍵詞 ：農業科研單位 人事管理 人事檔案管理 改革
農業科研單位的工作人員作為一個農業科研單位的最基本組成部分，只有農業科研單位工作人員迸發出工作積極性，保證生產效率，提升整個農業科研單位的市場價值，才能夠保證農業科研單位持續健康快速發展。為了有效地保證農業科研單位可以持續健康快速發展，就要求農業科研單位可以根據具體的環境和市場氛圍，制定相應的管理規范。截至目前為止，雖然隨著科學技術的不斷發展，計算機已經可以代替許多人進行相關的工作，但是一個農業科研單位的最基本組成單位還是農業科研單位的工作人員，要想把握住當前農業科研單位在新的信息時代里面的發展時機，就要求農業科研單位制定一系列的人事管理制度機制，滿足工作人員的具體需要，組織一系列的人事管理方法，提升整個單位所有工作人員的工作積極性，提升單位的綜合競爭能力。
一、農業科研單位人事管理改革與人事檔案管理改革的重要意義
農業科研單位進行對工作人員的管理也要集中在提升工作人員的生產效率和生產技術。然而，進入新世紀以來，隨著科學技術的不斷發展和人才思想意識的轉變，以往的農業科研單位人事管理機制已經不能夠滿足人才越來越多樣化的需求。雖然建立一套良好的農業科研單位人事管理和檔案管理機制對于農業科研單位來說擁有著巨大的好處，但是截至目前，很多農業科研單位并沒有意識到農業科研單位人事管理和檔案管理機制對農業科研單位發展的巨大作用，并沒有設立出一套完善的農業科研單位人事管理和檔案管理機制。
目前，為了制定一套行之有效的農業科研單位人事管理制度，各個農業科研單位和相關的專家學者都付出了很多艱苦的努力工作。在這個過程之中，也誕生了很多適合某一個農業科研單位或者是適合某一種行業的農業科研單位人事管理和檔案管理方案，促進了農業科研單位的發展，發揮了很有效的作用。但是，這些農業科研單位的人事管理方案并不能形成一種放之四海而皆準的全行業的農業科研單位人事管理準則，這就需要對農業科研單位的人事管理制度進行進一步的探討和研究，尋找出一套切實可行的方案來進行對農業科研單位人事管理機制的研究，切實有效地提升整個農業科研單位的競爭能力。
二、農業科研單位人事管理改革與人事檔案管理改革思路
1.農業科研單位人事管理改革與人事檔案管理改革要遵循的主要原則
為了保證整個農業科研單位的正常秩序，保證農業科研單位的市場競爭能力，必須要遵循一些基本的農業科研單位人事管理制度原則，并在整個過程之中，受到這些基本原則的約束。因此，在進行農業科研單位人事管理制度設計的時候，要遵循以下幾個方面的設計原則。
第一個要考慮的原則是對農業科研單位工作人員的物質性人事管理和檔案管理原則。農業科研單位工作人員在基本職位相差無幾的情況下，所獲得的基本工資數目也是相差無幾的，那么農業科研單位人事管理制度所能夠提供給的工作效率高的工作人員的額外金錢就成為了農業科研單位工作人員追逐的方向，是可以極大促進農業科研單位工作人員的工作效率的。因此，要進行考慮的首要原則是農業科研單位工作人員的物質性人事管理原則。
第二個要考慮的是對農業科研單位工作人員的地位性人事管理和檔案管理原則。農業科研單位工作人員在獲得職位的晉升之后，不僅僅可以獲得更加多的物質性收益，還可以收獲來自各方的尊敬，這也是促進農業科研單位工作人員積極工作的源動力之一。但是，由于農業科研單位的管理職位畢竟有限，沒有物質性的人事管理的使用廣泛。因此，其次考慮的是原則是農業科研單位工作人員的地位性人事管理原則。
第三個要考慮的是對農業科研單位工作人員公平性的人事管理和檔案管理原則。農業科研單位工作人員在農業科研單位之中，因為種種原因，總是難以得到自己應有的人事管理。除此之外，在競爭之中，農業科研單位工作人員也難以避免拉客等惡意競爭行為的出現。例如在家族性農業科研單位之中，就很少有工作人員能夠真正地晉升到管理層之中去，這就極大地限制了農業科研單位人事管理機制的運行，農業科研單位的人事管理機制也難以激發出農業科研單位工作人員的積極性。因此，在進行農業科研單位人事管理制度設計的時候，要注重對農業科研單位工作人員公平性的人事管理原則。
2.農業科研單位人事管理改革與人事檔案管理改革思路
進入新世紀，在信息化的時代下，傳統的農業科研單位人事管理機制已經不能夠滿足人才的切實需要。針對這樣的情況，在農業科研單位推行人事管理機制的時候，一定不能夠僅僅考慮到農業科研單位工作人員的經濟方面的人事管理，還要注重對農業科研單位工作人員的全方位人事管理。例如，可以在農業科研單位工作人員做出了對農業科研單位巨大的經濟貢獻的時候，可以考慮為農業科研單位工作人員設立相應的職位，滿足農業科研單位工作人員的未來發展。也可以為工作人員去報一些專業技能知識培訓班，提升工作人員的綜合素質水平，為農業科研單位工作人員以后的發展提供保證。
在進行整個農業科研單位的人事管理與人事檔案管理制度的評判過程之中，可以隨時進行變化，并使用相關的檔案管理手段將這些變化記錄下來，并根據這些變化改變變量（例如農業科研單位工作人員的性別情況、農業科研單位工作人員的年齡狀況、農業科研單位工作人員的學歷狀況、農業科研單位工作人員的婚姻狀況、農業科研單位工作人員的工作時間狀況、農業科研單位工作人員的職位狀況等變量），就可以得出最合理的模型。通過對這些基本的農業科研單位人事管理制度的基本變量的研究，可以得出各個變量改變之后，農業科研單位工作人員所接收到的農業科研單位人事管理制度的回報，以及農業科研單位工作人員具體的滿意程度，制定出符合農業科研單位長遠利益、有利于農業科研單位發展的農業科研單位人事管理基本制度，等等，這樣就可以拉近農業科研單位和農業科研單位工作人員之間的距離，促進農業科研單位持續健康快速發展。
綜上所述，本文具體地分析了一個農業科研單位人事管理和檔案管理制度的制作過程，以及這種人事管理制度的檢測過程。目前，隨著科學技術的不斷發展，各個行業之間的競爭日趨激烈。作為在激烈的市場競爭之中獨立存在的個體，農業科研單位為了保證自身的運用和發展，必須擁有足夠的市場競爭力，才能夠在激烈的市場競爭之中立足。為了有效地保證農業科研單位的市場競爭力，就需要農業科研單位的工作人員齊心合力，共同做好工作，為農業科研單位的進步添磚加瓦。
參考文獻
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上承戰略 下接人才
——人力資源管理高端視野
作者：潘平 出版社：清華大學出版社
>> 以社會需求和就業為導向的高等教育改革探析 基于人才需求的會計教育改革研究 以企業需求為導向的職業教育改革探討 信息時代我國檔案學高等教育發展之思考 以就業為導向的職業教育改革研究 以社會人才需求為導向加強獨立學院專業建設的研究 以就業為導向,繼續深化高等職業教育改革 日本高等教育改革及啟示 關于企業人才需求現狀與職業學校教育改革發展方向的調研報告 基于大眾化教育的會計人才需求與高等教育研究與分析 淺談企業人才需求與職業院校教育改革 “以學生為中心”的高等教育改革 美國職業發展為導向的體育碩士專業學位教育改革及啟示 以“計算思維”為導向的高等計算機教育改革實踐 基于廊坊市企業技能型人才需求調查的網絡高等教育轉型發展研究 中國人才需求結構性失衡及高等教育反思 當前英國高等教育改革的若干趨勢及啟示 中美高等教育比較對我國高等教育改革的啟示 美國高等教育管理體制對中國高等教育改革的啟示 以經濟市場人才需求為導向的商務英語教學策略研究 常見問題解答 當前所在位置：l.
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①全面性。人事檔案作為文件材料，通常情況下收錄了員工的履歷、自傳、鑒定（考評）、政治歷史、入黨入團等方面的相關信息。同時，記錄著員工的個人成長、思想發展的歷史等方面的內容。②現實性。由于人事檔案記錄著員工詳細的個人信息，人事（勞動）部門依據人事檔案，正確使用人才，同時合理解決工資等問題。③真實性。真實性是人事檔案的根本，人事管理部門需要確保人事檔案整體內容的完整性和真實性，進而在一定程度上才能為用人部門提供優質服務。④流動性。在對人事檔案進行管理的過程中，需要與員工的人事管理進行統一，進而充分發揮人事檔案的作用。為了確保員工與檔案的一致性，在員工調走后的一周內，需要將其人事檔案轉往新的管理部門。⑤機密性。在人事檔案中，其內容涉及多個方面的信息，因此，人事檔案屬于重要的機密，在任何情況下，任何人不得泄露或私自保存人事檔案材料，更不能向社會提供服務。
2人事檔案在現實中利用的主要方面
通過筆者近些年在人事部門的工作經驗，員工對人事檔案資料的運用主要表現在：①職工親屬關系證明。目前相關政府部門對材料的審核愈加嚴格，在人員死亡后的遺產公證時必須提供原始的親屬關系證明，這無疑要查閱個人的檔案資料。在現實中經常會出現由于以前對個人檔案資料重要性認識的不清晰而導致檔案資料缺失，無法直接從某個人的檔案資料中直接驗證，往往需要經過連帶關系人員的檔案資料拼湊方可進行驗證的情況。②干部的選用和提拔。由于國有企業的特殊性，在干部選用和提拔的程序上較為規范，往往對提任人員以往的經歷、考核資料等除了人事部門提供的說明材料外，還需調閱提任人員的個人檔案，從原料檔案數據中進行查驗，這時個人檔案資料的齊全、完整是非常重要的，往往直接影響了一個人的事業道路。③職工退休審核。目前社會保障部門在職工退休手續辦理時對年齡、工齡等涉及退休待遇的關鍵性問題審核嚴格，必須依據個人檔案中的原始資料進行確認。在現實中往往會出現職工對于參加工作時間提出疑問，如歷史造成的臨時工、行業等現象是否成為退休工齡的一部分，以及對于曾經下放的職工下放時間的確認等，如個人檔案中沒有相關可以證明的原料資料，社會保障部門是無法確認其早期工齡的，職工所在單位提供的后期證明往往無法成為職工工齡時間確認的依據。
3人事檔案管理在現實中存在的不足
①人事檔案收集、歸檔重干部、輕普通職工。由于筆者所在單位是一所歷史悠久的國有企業，雖然隨著人事制度的改革，在員工上崗、干部任用等方面已經打破了身份的限制，但在人事檔案管理方面仍沿襲了員工身份的劃類管理，對員工的檔案仍劃分為干部檔案和普通職工檔案。同時，在員工檔案資料的收集、整理、歸檔時仍不可避免地會對干部檔案有所偏重。②部分領導及員工對人事檔案管理工作不夠重視。首先，部分領導印象固化，將人事檔案的管理工作與普通的保管性事務性工作相等同，沒有意識到人事檔案管理的重要性，在他們看來，人事檔案管理工作只要做到不丟失、不泄密，同時又能應付外調、查檔就可以了，因此在日常工作中缺乏對檔案收集的意識，導致“檔到用時方恨少”的局面。其次，員工缺乏對檔案資料收集、保管和提交的意識。在日常工作中對于取得的學歷、職稱考試、獎勵等資料沒有及時收集并提交給檔案專職人員，只是習慣性地自己保存，隨著時間的推移難免會出現資料遺失或缺漏的情況。第三，員工在填寫如簡歷表等存檔資料時不夠重視，填寫隨意，對重要經歷、家庭關系成員等方面的信息或隨意填寫、或填寫不夠詳盡，導致檔案資料不齊全。③人事檔案的科學化、信息化水平有待提高。隨著科學技術的不斷發展，計算機的應用范圍不斷擴大，其作用在化辦公中尤為突出。然而在人事檔案管理方面，還沒有充分挖掘和發揮某些先進技術的作用，尤其是在人事檔案管理中還沒有廣泛應用計算機技術。筆者所在單位目前已經建立并使用了多個版本的檔案管理信息系統，僅對企業的文檔資料、圖像和圖書資料等進行了較為有效的管理，提高了這些文檔資料的查詢、使用效率。員工個人信息資料主要依賴于人事部門基礎的人力資源管理信息系統，信息量隨著時間的推移在逐步完善。但是信息只存在于數據庫中，無法將員工日常的部門和崗位變動、工資調整等與反映個人成長變化經歷的信息反映到個人檔案中，會導致將來調閱個人檔案相關資料時信息的缺失。④人事檔案管理工作任務繁重，專職檔案人員相對不足。筆者所在企業在崗職工1170余人，企業內部退養職工800余人，近2000份的人事檔案毫無疑問在整理、歸檔、查閱使用方面的工作任務是非常繁重的。企業目前專職檔案管理人員僅1人，人事檔案由人事部門的兼職檔案員協同管理。隨著員工數量的增多、個人信息資料的豐富化和多樣化，想做到人事檔案的全面性、及時性管理，在現有專業人員配置的情況下無疑是困難重重。
4加強人事檔案管理的一些建議
結合人事檔案目前的利用之處，對加強企業人事檔案管理提出自己的一些掘見：①加強組織領導，提高員工的檔案意識，進一步強化人事檔案的基礎建設。要將檔案工作當作一件大事來抓，高度重視這項工作。從各級領導到普通員工，都要深化人事檔案為重的意識，從思想上加以重視，從而讓每位員工自動、自發地為人事檔案的資料收集、完善作出努力，同時檔案專業人員加以督促、指導和定向性的檢查，讓人事檔案管理不再是檔案管理人員的專項事務，而成為全員性的一項工作。②加強人事檔案管理人員隊伍的自身建設，進一步提高人事檔案管理人員素質。企業目前配備了一支兼職檔案員的隊伍，負責各級部門檔案資料管理工作，對檔案資料的完善起到了一定的積極作用。但是由于檔案管理工作涉及一定的專業性，今后要進一步提升這支隊伍人員的專業素質，注意對他們的教育培養，關心他們工作、生活，充分發揮他們的積極性和創造性。③進一步加快現有人事檔案目錄數據庫的建設。筆者所在企業歷史悠久，隨著時間的推移，大至企業領導小至企業員工都會發生很大的變動，體現在人事檔案管理工作方面尤為明顯。主要表現為，人動大而復雜，并且檔案材料數量過大，通過加快檔案信息化建設，規范檔案數據信息，進一步提高檔案管理效率。
關鍵詞：畢業生；檔案；轉遞；高校
中圖分類號：F20 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2013）33-0215-02
收稿日期：2013-09-25
作者簡介：趙湘渝（1963-），男，河南林州人，副研究館員，從事檔案規范化管理與方便利用模式探討研究。
目前高校畢業生就業模式是畢業生本人與用人單位直接面議、雙向選擇、多次比較后簽訂三方協議書、報學校就業指導中心確定分配派遣方案，經省教育廳批準后執行的分配就業方案。這種分配就業模式給用人單位和畢業生雙方都提供了更廣、更多的選擇機會，人才資源市場化配置的結果是人才流動更加頻繁，單位退檔、畢業生跳槽、毀約改派、鼓勵畢業生到中西部欠發達地區、外企、民企、私企等中小企業就業，允許畢業生在畢業后兩年之內有一次改派機會等促進就業政策措施，特別是高校的擴招和民辦高職院校雨后春筍般的興起，致使每年有更多的畢業生涌入人才市場，高校畢業生檔案轉遞去向由過去的清一色“單位人”，變為今天的就業單位無人事管理權而委托人才交流服務中心管理的“社會人”，這給高校畢業生檔案“安全、及時、準確、完整”轉遞到用人單位或人才交流服務中心提出了更高要求。筆者認為只有抓住了“檔隨人走”的人——即個人人事檔案的當事人要主動關注自己的個人檔案去向與動態（檔案的當事人要及時查詢并確認自己檔案是否轉遞到指定的位置），與此同時，學校方面要切實做好以下幾方面的規范工作，才能確保高校畢業生檔案轉遞任務的順利完成。
一、開展學生檔案知識講座，讓畢業生了解個人人事檔案相關知識和歸檔轉遞流程要求；學校有關部門要高度重視并精心組織相關人員通力協作，切實做好畢業生歸檔和轉遞工作
（1）讓畢業生了解個人人事檔案的相關政策法規，知悉畢業生歸檔材料的清冊內容，畢業生歸檔材料包括哪些材料，提高畢業生對個人人事檔案重要性的認識，更多地了解畢業生歸檔材料要求、檔案歸檔與轉遞流程、畢業生派遣工作程序、畢業生立卷歸檔（個人檔案）要求等的相關信息。如《報到證》應是畢業生與用人單位建立人事關系并到用人單位報到的憑證，報到證管戶口和檔案的轉移去向，即除北京和上海市外的任何一個城市上戶口落檔案。《學籍卡》是學籍認證、考學、考職、評聘職稱評定、轉正定級等的重要依據。個人檔案內相關材料的缺失會導致本人以該檔案材料為依據的個人證明等無法辦理，這會直接影響到個人合法利益的維護和正常社會經濟活動的參與。（2）讓畢業生了解機要文件轉遞檔案是怎么一回事，機要文件轉遞有哪些前提條件、要求和須知：機要局規定縣團級以上的國家機關、企事業單位必須與機要局建立了機要投遞關系后，方可為該單位投遞機要文件，否則不給投遞機要。如沒有機要投遞關系的中學就只能將機要文件投遞到他的上級機關教育局；如外企、民企、私企沒有國家人事部門規定的人事管事權，就只能將員工的人事檔案委托給當地的人才中心進行管理。機要文件查詢規定在一年內憑機要文件編號協助查詢，超過一年期限后機要局就不再協助查詢了。（3）個人檔案是組織建立，并由組織保管和使用的個人人事材料，具有查閱和憑證作用。本人及親屬不能接觸到本人的個人人事檔案。個人人事檔案在轉遞過程中，本人應當及時查詢檔案的轉遞動態，并及時到檔案轉入機構查詢和確認個人檔案是否已經準確轉入到檔案管理單位。（4）畢業生派遣工作規定兩年之內變換用人單位必須經過改派，每位畢業生兩年之內只有一次改派機會。改派必須有原單位的解約函（證明信）、交回第一個報到證、提供第二個用人單位的調檔函或勞資協議書。改派在學校就業指導中心辦理，報省教育廳批準后執行。改派后持報到證到戶口遷出地公安機關改變戶口遷入地并加蓋公章。改派后持報到證的附件通知書到個人檔案所在單位轉遞個人檔案，將通知書交給個人檔案所在單位，請求將過時的通知書取出銷毀，將新通知書裝入個人檔案并按照通知書上的轉入單位轉遞個人檔案。（5）“檔隨人走”是檔案轉遞的原則，包括人檔不能分離，畢業生上戶口時要求見該畢業生的個人檔案后，才能上戶口。深圳市人才中心要求畢業生檔案與戶口同步管理。
二、通過機要方式轉遞畢業生檔案校院分工及注意事項
（1）檔案館專職檔案員負責找好“時點”拷貝學生處就業指導中心的《畢業生派遣數據》，打印“機要轉遞四聯單”，裁切“機要轉遞四聯單”，在“機要轉遞四聯單”上加蓋公章。負責聯系省機要局上傳下達機要文件轉遞要求，了解機要接收單位的要求，確定學校畢業生檔案送到省機要局時間，訂專業車輛、定人員和搬運工人。（2）檔案館安排布置本校各二級學院歸檔、整理、移交時間、召開培訓會、下達文件、確定聯系人員建立聯系（專職人員指導監督、兼職人員）確定各二級學院的裝檔時間。（3）畢業生檔案以個人為歸檔單位，該生的所有歸檔材料都應夾在該生的《畢業生登記表》中，包括學年鑒定、思想品德鑒定表、學籍卡、體檢表、黨團材料、獎懲材料、報到證等。（4）學院分班為裝檔單元，按要求規范整理畢業生材料，并在專職檔案員的檢查和指導下完成裝檔封袋工作。（5）學院分班提取畢業生的高中檔案，檢查、清點、確認畢業班各班學生的高中檔案準確無誤后簽字驗收；然后按學號排序（小號在上，大號在下）檢查是否有誤，檢查無誤后方可與大學期間產生的檔案材料合并裝檔。（6）學院提前安排專人到檔案館粘貼機要文件信封，并負責將《機要轉遞通知單》和《機要轉遞回執單》裝入機要信封。專職檔案員負責檢查機要轉遞信息是否準確無誤！接收機要文件單位是否建立了機要文件投遞關系，機要文件信封的書寫是否符合機要文件投遞要求。（7）學院分班匯總畢業生在校期間產生的檔案材料，特別是存放在黨支部書記處的黨員材料，應當歸入畢業生的個人人事檔案袋內，學院應當安排專人負責將學院帶來的大學期間檔案材料與入學前的高中檔案合并后裝入本人的機要信封，同時對照《畢業生歸檔材料清單》檢查每一位畢業生材料歸檔情況，確認每個畢業生已經裝檔的材料名稱和份數。專兼職檔案員共同確認全部個人檔案材料裝完后，再進行檢查，經過抽查無誤后封袋轉遞。（8）學院負責將異常情況在《畢業生歸檔材料清單》的備注欄內特別注明，確認是專升本、本校保研、考上本校或外校研究生、存檔或緩期轉遞、留降級、待補考延遲畢業等情況。（9）學院根據以上情況分門別類處置畢業生檔案，按《本校專升本、本校保研和考上本校研究生清單》、《存檔或緩期轉遞清單》、《留降級、待補考延遲畢業清單》要求，分別打綑向檔案館移交以上學生檔案。（10）對正常畢業生和考上外單位研究生的檔案，按照每一張《機要轉遞清單》上的順序排列和打綑畢業生檔案等待轉遞，在等待轉遞過程中《機要轉遞清單》上的檔案發生變化，如毀約改派、要求存檔或緩期轉遞的，必須在《機要轉遞清單》上特別注明情況，處置人必須簽名。（11）檔案館負責“安全、及時、準確、完整”地將畢業生檔案材料轉遞到用人單位或檔案托管機構（畢業生檔案材料齊全，機要文件袋嚴密包封）。
三、畢業生因特殊原因需申請辦理檔案暫緩轉遞規范
畢業生延緩轉遞個人檔案程序：本人寫出書面延緩轉遞個人檔案申請書，說明為什么要辦理個人檔案暫緩轉遞理由，經學院考證、審批同意并明確給出處理意見（須審批人簽名加蓋學院公章），然后申請人持批準后的申請書到檔案館學生檔案室簽訂《畢業生檔案暫緩轉遞協議書》，最后由專職檔案員在整理歸檔完成后，在轉出該生檔案之前抽出該生檔案留下即是。
常見的延緩轉遞申請理由有：（1）用人單位要求有工作試用期3～6個月不等；（2）用人單位確認錄用該畢業生，但是進人編制指標待審批落實；（3）西部志愿者、村官等政策允許留存的個人檔案；（4）用人單位是總公司簽約給出的待遇條件較高，而實際用人單位是下屬子公司，學生報道上崗時才發現總公司簽約給出的待遇條件不能兌現而毀約改派；（5）畢業生盲目簽約或有多家用人單位表示愿意錄用后，該生毀約后改派正在辦理中，不能轉遞個人檔案；（6）畢業生報道后，用人單位體檢或試用期不合格，將畢業生和檔案退回學校；（7）畢業生簽約單位在外地離家較遠，學生父母親不愿意子女遠行致使畢業生未報道而重新派遣；（8）考生父母屬于支邊或“三線”建設工作多年，學生在校學習期間學生家長已經調往內地工作，畢業生畢業時派遣回原生源所在地而學生本人要求改派；（9）博士入學考試時間安排較晚，錄取和發出調檔函時間就更晚，這部分畢業生主動要求個人檔案暫緩轉遞；（10）學生考上博士后調檔的須在進站開題后，才能辦理檔案轉遞事宜；（11）外地生源分配到北京市或上海市工作，報道時間為1～30天，但是這兩個城市要求必須有入城指標才能上戶口落檔案，工作單位為了避免退檔和方便上戶口主動要求學校辦理檔案暫緩轉遞，以便用人單位落實進城反指標。
人事檔案是檔案管理工作中的重要部分，也是人事部門管理工作之一。人事檔案是一種專門的檔案，是組織人事部門在對工作人員進行管理過程中形成的材料。它記錄了工作人員的主要學習經歷、工作經歷及行為表現等等情況，是反映一個人全面信息的重要資料，也是提供各種信息的重要依據。做好人事檔案的管理工作，充分認識人事檔案的利用價值，對于全面準確地考察了解選拔培養人才，實事求是地落實人事政策具有特別重要的意義[1]。
1人事檔案利用的現狀
當前，我國經濟蓬勃發展，單位的人員需求及人員流動大大增加，人事檔案管理工作也隨之出現了一些問題：對于人事檔案，人們似乎并不陌生，但又不十分清楚，甚至有些人不知道“什么東西是人事檔案”“自己有沒有人事檔案”，導致有些人沒有個人檔案，有的人找不到個人檔案，還有的人丟棄個人檔案，使得人事檔案管理出現混亂。同時，由于一些單位人事檔案管理人員素質不高，缺乏檔案管理的專業知識，導致人事檔案歸檔整理不及時，內容整理不規范，檔案內容不完整，嚴重影響個人檔案的真實性和權威性，降低了人事檔案的可信度，制約了人事檔案的利用。截至目前，人事檔案的利用僅限于新工作入職、工資核定、工作調轉、辦理社會保險、退休審批及家庭成員關系認定等等，遠遠沒有發揮出人事檔案的利用價值。隨著人才流動的加速，“檔隨人走”、“人檔一體化”的格局也逐步被打破.伴隨而來的是由于檔案觀念淡薄、檔案轉遞等制度不健全原因造成的人事檔案材料錯漏、遺失、偽造等混亂現象，使人員流動、人才引進等工作受到制約.從而阻礙人事管理的發展。
2提高人事檔案利用價值的建議
2.1重視人事檔案的利用價值人事檔案是個人發展的真實記錄。具有重要的、長久的憑證和參考作用，它產生于人們的社會實踐活動，又成為人們實踐活動的可靠憑證。如學習經歷、工作就業、工作調轉、參軍入伍、復員轉業、工資調整、直至退休等等，人事檔案記錄和反映了一個人的全部信息，它是個人能力和個人價值體現的重要的依據；同時人事檔案也可以反映某個歷史階段的重要依據，如通過人事檔案，人們查證過許多“時期”老干部和知識分子的歷史情況，澄清了有關事實，糾正了大批冤、假、錯案；也充分反映出時期的特定歷史情況。因此，每個人都要從根本上意識到人事檔案的重要性，重視人事檔案的利用價值。
2.2提高人事檔案管理人員的職業素養人事檔案工作有自己獨立的工作對象，特定的工作內容，人事檔案的工作材料都是以個人為對象形成的，以個人為單位組卷保存，并隨時間的推移不斷積累，以此來反映個人活動情況[1]。由于人事檔案本身需要收集、整理的材料很多，數量很大，內容很復雜，工作起來也比較單調枯燥，因而人事檔案管理人員要熱愛檔案管理工作，認真仔細，堅持原則，嚴格遵守相關管理制度和標準，確保人事檔案的真實性、嚴肅性；人事檔案管理人員要具備一定的文字表達能力、信息意識能力、綜合分析能力，盡到保護、管理人事檔案的義務，確保人事檔案完整、真實、安全；人事檔案管理人員要保守所管理人事檔案內容的機密，養成良好的保密習慣；人事檔案管理人員要不斷學習檔案管理方面的相關學科知識，發揚開拓進取的奮斗精神，積極探索人事檔案管理工作的新標準、新方法，如文件整理標準，案卷裝訂標準等，并結合工作實際，大膽探索，探求最佳工作方法。同時，單位領導要提高對人事檔案管理工作的重視，培養既懂檔案專業知識又懂計算機管理、熟知法律法規的綜合型檔案管理人員，這樣才能真正管理好人事檔案，才能進一步挖掘人事檔案的作用與功能。
2.3強化人事檔案內容改革人事檔案的內容主要包括：履歷材料，自傳，鑒定、考核材料，學歷和評聘專業技術職務材料，政治歷史審查材料，黨團材料，獎勵材料，違紀材料，工資級別、任免、工作調動、出國、退休材料等等；為適應社會的發展，人事檔案的內容必須進行新一輪的改革，應在原有的人事檔案內容中加入反應工作能力的內容，如技術水平、工作態度和所獲成績；加入反應成就貢獻的內容，如科研成果、、發明創造、培訓學習、特殊貢獻的內容。從而使用人單位更好地選拔人才、培養人才、使用人才，也讓人事檔案更好的利用于現代社會。
2.4加強人事檔案管理信息化隨著科學技術的發展，隨著社會信息化及電子商務的出現，人事檔案管理也由手工方式向信息化過渡，計算機在文字處理、輔助設計、數據處理、實時控制等方面都有成熟的技術，使人事檔案的一切業務及管理工作都實現數字化、網絡化。先進的人事檔案管理信息系統幾乎包括了文件處理和歸檔的全部業務工作，節省了人力和時間，帶來了方便，提高了工作效率，改變了過去在堆疊的檔案室里，一份份分揀、整理、存儲、提取紙質檔案的手工操作，減少了紙質檔案因為反復查閱、天氣、存放時間等影響而發生破損，增強了人事檔案的安全性，打破紙質檔案的“唯一存在”。
首先，將原有的人事檔案的電子化，利用人事檔案管理軟件將人事檔案有關信息輸入系統，通過電子手段建立個人信息體系，并以電子文檔形式存放在電腦或光盤、優盤等電子存儲介質內，在此基礎上，利用計算機系統進行人事檔案的編目、分類、整理、歸檔、分析工作，方便、快捷地為各級領導和相關部門提供所需要的人員基本情況及綜合信息，發揮人事檔案的利用價值。
其次，利用計算機管理系統，建立完善人事檔案信息數據庫，規范數據標準，制定統一的人事檔案數據條目，比如人員編號、姓名、性別、民族、出生年月、身份證號、科室、崗位、職務、職稱、參加工作時間、畢業時間、畢業學校、所學專業、學歷、學位等等信息；同時人事檔案信息數據庫及時更新，建立動態信息收集網絡機構，以保持數據庫中數據的采集準確和更新動態信息。并與相關的檔案管理部門建立網絡信息平臺，實現人事檔案信息共享。
3提高人事檔案利用價值的意義
人事檔案是考察、了解和合理使用人才的重要依據，在人事管理中的作用是不可替代的。健全、規范和真實的人事檔案對人力資源建立與開發有著十分重要的作用。因此，要加強人事檔案的管理力度，優化人事檔案的管理模式，充分挖掘人事檔案的利用價值，以促進人事管理健康、和諧的發展。
綜上所述，新形勢下人事檔案管理工作需要提高人事檔案利用價值，不斷深化對檔案工作重要意義的認識，轉變以往思路，使它具有現實意義，人事檔案管理的最終目的是指導我們更好地開展工作。
一、人事檔案管理信用化的改革基礎
1.人事檔案與信用檔案本質相似
人事檔案與信用檔案本質較為相似，這一點為人事檔案信用化改革提供了良好基礎。從檔案管理實踐來看，人事檔案在一定程度上能夠體現出一個人的信用情況，同時也是對個人信息的詳細記錄。實施人事檔案管理主要目的在于對個人信息進行規范化管理，并形成一定的信用憑證，?畝?向檔案應用組織或者個人提供更完善的信息服務，起到信息橋梁紐帶作用。因此，根據人事檔案的管理特點和數據特征，其中的部分信息與個人信用具有密切關系，能夠劃入信用檔案管理范疇。兩者之間本質極為相似，都能夠作為個人信用的查對憑證，同時也能夠對個人信用情況做出正規記錄。
2.已經建立起個人信用信息數據庫
當前，在人事檔案管理當中已經構建起個人信用數據庫，良好的信息數據基礎為人事檔案的信用化改革提供了良好的信息平臺。我國針對人事檔案的個人信用信息建設始于2006年，通過多年的運行與充實，數據庫內已經形成相對完備的數據體系。發展至2015年底，該數據庫內個人信用信息已經超過8億人次，數據資料豐富，覆蓋范圍較廣，尤其是針對信貸信用信息的完整率達到97%。良好的數據基礎為人事檔案管理提供了極大便利，同時也為人事檔案信用化改革奠定了良好基礎，通過兩種檔案的交叉整合，有利于構建起更便捷、更完整的人事檔案管理格局。
3.信用檔案管理優勢突出
長期以來，信用檔案管理已經形成的較為成熟的運作模式和管理經驗，這些對于人事檔案管理而來具有一定的借鑒作用，為人事檔案管理改革提供更有利的參考價值。從檔案管理形式來看，信用檔案的管理范疇更大，覆蓋層面更為廣泛，而且在信息來源方面途徑更為多樣化，信息檔案樣式靈活，形式較為豐富，在信息資料的來源、整合、記錄當中更具客觀性，觀點較為中立，而且信用檔案更具開放性，時效性突出，具有可調整、可更正的特點，不具備盈利性，法制管理特色突出，因此這些優勢能夠為人事檔案管理提供良好的參考和借鑒作用，同時也為未來人事檔案管理的信用化改革創造了良好條件。
二、人事檔案管理信用化改革措施
1.增加信用檔案內容
人事檔案逐漸向社會信用管理體系靠攏，在檔案中顯示個人身份、職業變化、能力特點、社會信用記錄等信息。將個人信用變化、能力變化等體現在人事檔案中，體現檔案管理的動態化特點，能夠從更多元化的角度反應個人真實信息，從而進一步充實人事檔案內容，使其更具時效性和客觀性。人事檔案增加個人信用記錄之后，內容會更加豐富，同時還包括了公共機構對于個人信用的評價反饋等，用人單位也會對其信用情況進行記錄，從而使個人的信用情況能夠更完整的體現出來。在個人信用信息中需要體現出信用卡使用情況、個人信貸情況、社會保障、訴訟等不同信息，尤其是在職業信用信息中，都是經過用人單位專業評估人員進行評價的，其信息更加真實客觀。
通過人事檔案改革，人事檔案的內容、結構會發生一定變化，從而使檔案管理得到合理優化，在檔案信息的記錄中更加忠于本質，并將這些信息政治化、身份化，能夠全面體現個人信息的真實性，并且將其進行動態呈現，為人事管理工作提供更完善的信息參考。
2.促進人事檔案監管與服務職能的轉變
人事檔案的建立和管理，最終目的在于實現社會權益的落實，尤其是在醫療、入學、保險等領域，權益的配置與人事檔案有著直接關系。對于人事檔案的管理并不是實現人才控制的手段，因此在工作當中需要進一步轉變管理理念，使檔案管理體現出監管與服務兩大特色，這也是實現人事檔案信用改革的重要舉措。通過檔案職能的轉化，有利于人事檔案改革的順利推進。
3.實現人事檔案管理社會化
通過人事檔案管理權限的界定，有利于更多組織或者個人對檔案信息進行查詢和使用，從而促使檔案管理趨于社會化，充分發揮人事檔案在人才識別、職業升遷、福利保障方面的社會價值。例如借鑒發達國家“人檔分離”機制，能夠使建檔權利落實到用熱單位中，根據個人表現、業績情況、工作能力、誠信記錄等構建起更完善的人事檔案，如果個人升遷或者離職，檔案還由原單位進行保存，新用人單位如有需要可以向原單位申請檔案查閱，從而更加全面的掌握用人信息，從而實現人事檔案信息的共享。
【關鍵詞】高校學生檔案 檔案管理 新思路 探討
【中圖分類號】G47 【文獻標識碼】A 【文章編號】1006-5962（2013）02（a）-0017-01
高校學生檔案是學生在校期間形成的，反映學生德、智、體及家庭政治、經濟狀況的個人信息材料；是學生在校學習、生活、成長的真實記錄，是學校考察、錄選、培養、教育學生過程中的第一手資料；也是大學生就業及今后各級組織和用人單位選撥、錄用、考核人才的重要依據。高校學生檔案管理是國家人事檔案的組成部分，也是學校常規管理的重要組成部分。如何做好高校學生檔案管理工作，既是一個老生常談的問題，又是一個值得研究的課題。筆者通過調查和文獻查閱，對高校學生檔案管理工作的新思路進行分析和探討，提出自己的觀點，以期和大家共享交流，為全面做好這項工作盡一份力量。
1、高校學生檔案的重要性
目前，在市場經濟條件下，隨著人事制度改革的深化，工作崗位與人事檔案之間的依附關系逐漸減弱，因此大部分的高校畢業生認為，在商業社會中，用人單位不會太重視個人檔案，而是更重視當前個人的表現，只要能順利完成工作，用人單位不會關注檔案的。殊不知，忽視個人檔案會產生許多消極影響。
第一，影響個人利益。
有了檔案，就可以享受相關的勞動、人事、社會等的保障服務。不管是在原來單位供職的人員，還是辭職后另找工作崗位者，在領取失業金、辦理社會保險時，個人檔案記錄的職務、待遇、工齡、工資、社會保障年限等這些都是重要的依據。
第二，影響畢業生轉正定級和工齡計算。
許多畢業生找到工作后仍然是學生身份，從而影響了自己的轉正定級，也影響到工齡和退休金的計算。
第三，耽誤職稱評定和工作調轉。
有些畢業生的檔案既沒有提交單位，也并沒有存在政府指定的人才服務中心，職稱評定就會因手續的不全而受影響；有些人雖然在畢業后，把檔案存到了人才服務機構，但又沒有及時辦理就業手續，等到過了幾年調動工作的時候，才發現需要辦理參加工作后的所有手續，并要在轉正定級后才能正式調動。
第四，導致留學人員保險斷檔。
現在自費出國留學人數不斷在增加，但是，當眾多學子海外深造歸來、大展宏圖之時，卻發現由于人事檔案存放不當，自己無意間居然做了幾年的“無業人員”，給之后的工作帶來了諸多不便。
2、高校畢業生學生檔案管理中存在許多問題
2.1 畢業生對自己的檔案重視程度不夠
大部分的畢業生認為人事檔案“沒什么用了”，對人事檔案重要性的欠缺認識，不僅阻礙畢業生未來的職業發展，更影響人事檔案在人才資源開發利用中所起的作用。
2.2 檔案管理不規范
檔案管理部門沒有形成自己的實施細則和制度，另外，管理檔案人員在管理上流于形式，僅充當檔案保管員的角色，對學生檔案進行不規范的操作導致檔案內容不全、管理混亂等問題，影響了人事檔案管理的嚴肅性，降低了人事檔案工作效率。
2.3 檔案管理人員素質有待提高
目前檔案管理人員缺乏創新意識，不會或者不懂得使用新方法（比如利用現代化信息技術和計算機網絡技術等知識）、新思路管理檔案。
3、創新高校畢業生檔案管理的新思路
3.1 從思想上高度重視
采取多種途徑，增強檔案管理意識，要充分認識檔案的重要性，提高檔案工作的地位和作用，認識檔案工作給社會、給學校帶來的效益，從而使各級領導、師生員工提高對檔案管理工作的認識，使大家知道檔案工作不是可做可不做的，而是應該認認真真、扎扎實實、規范完整的做精、做好。
3.2 從檔案管理的基礎工作做起，保證檔案的完整性
第一，重視學生人事檔案的建檔質量，加強畢業生人事檔案管理，嚴格按照相關規定及時將畢業生檔案送達學生就業單位或相關人才服務機構。第二，創新管理模式，配備高素質的管理人員，實現現代化的檔案管理。隨著計算機網絡技術的廣泛應用，檔案的載體也多元化，諸如光盤、音像帶、錄音帶、圖片等等都需要在很好的環境條件下保管。因此要加大對檔案基礎設施建設的投入，建設多元化、高標準的檔案館和資料室。同時要配備必需的計算機、照相機、打印機、裝訂機等辦公設施、真正做到日常辦公有場所、收集整理有工具，存放檔案有庫房、查閱利用有保證。面對快速發展的科技創新時代，新的技術不斷涌現，要求檔案管理工作人員，除了有很好的政治素質外，還必須掌握多學科多領域的知識與技能，精通檔案專業知識并能掌握現代高科技知識，辦事效率高，能靈活運用電子計算機和光盤刻錄技術。因此學校要把那些政治強、作風好、業務精的同志選調到檔案管理崗位上，發揮其才智，管理好人事檔案。
3.3 建立畢業生信息反饋檔案
此措施可以為在校畢業生提供就業的相關信息，一個是間接的反映當前社會對大學生在知識、品德、專業技能以及心理等方面的具體要求，是高校學生能夠根據這些信息對自己進行有意識的設計，使自己適應社會的需要。二是諸如用人單位的用人條件等直接信息。學校可以根據這些信息調整自己的教學計劃，使培養出來的學生更加適應市場的需求。
3.4 加大學生檔案的信息化建設
當前，隨著計算機技術的日益發展，招生、培養和就業的一體化網絡管理機制已經成熟。因此學生檔案的管理要進一步信息化，這不僅可以提高工作效率，而且可以使檔案管理更加科學、有序，可以采取紙質和電子檔案相結合的形式來管理學生檔案。
