發布時間：2023-07-16 08:31:30
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關鍵詞：基層黨校；教務檔案管理；教學
中圖分類號：G632 文獻標識碼：B 文章編號：1002-7661（2015）08-160-02
教學是學校的中心工作，學校必須以教學為主，這是任何學校教學必須遵循的基本規律。因此，要實現基層黨校可持續發展的目標，比較重要的一個環節，就是加強教務檔案的管理并不斷提高管理水平。
一、教務檔案管理的內涵
教務檔案管理，簡言之就是搜集、整理和分析研究有關教學與教學管理方面的資料和數據，使之分類、歸檔、立卷，并進行檢查和監督的一種有效活動。
二、基層黨校教務檔案管理的地位和作用
教務檔案是黨校和教師在從事教學管理和教學實踐活動中直接形成的，有保存價值的各種文字、圖表、聲像等原始記錄。它主要來源于兩個方面：一是學校的各個管理部門；二是教師在教學實踐中的成績統計和經驗總結。它是黨校教學最原始、最準確的記錄，具有很高的實用價值。
1、為學校領導決策提供依據
當校領導處理問題、制訂規劃、研究教改方案時，就要結合本校實際情況參考以往的經驗、教訓等資料作出正確的判斷。
2、為查考有關個人情況提供憑證
教務檔案記錄著教學的全過程，是歷史的見證，它可以為查考教師工作情況，證實學生學歷等提供可靠的憑證。是反映整個師資隊伍能力和水平以及教師個人晉職、晉級、評定職稱的重要依據。
3、為提高教學質量提供參考
教務檔案中包含著歷任教師對教學內容的研究、教學方法的探討和改進以及教學經驗等，它是后任教師教學的好幫手。有利于學習和借鑒他人的成功經驗，提高授課質量。
4、為教學研究提供素材
教務檔案記錄和反映了學校的歷史面貌和教學情況，是研究黨校教育規律和學校各學科科研活動的第一手材料，也是編寫校史的必要素材。
三、基層黨校教務檔案管理的內容
學校的層次不同、性質不同、教學目標不同，其教務檔案管理的內容也有很大的不同。就基層黨校教務檔案管理來說，主要內容包括以下三個方面：
1、學員學籍管理
主要有學員的簡歷、培訓和學習期限及各科考試成績、考勤和結業、肄業、畢業、退學等證書的處理等。
2、教師業務檔案管理
包括教師來校前的基本情況，來校后的教學時間、效果、科研成績、進修和晉升及教師整體結構的分析和預測等。
3、文件和資料的歸檔立案管理
可分為三個層次。第一是上級黨組部門有關辦學的指導性文件、法令、決定和本校制定的教學計劃、課程設置、教改為案、經驗總結多；第二是黨校辦學的歷史資料；第三是國內外黨校、干校的交流資料。
四、基層黨校教務檔案管理的問題
近年來，為了適應基層黨校教育改革的需要，不少黨校在教務檔案管理的制度建設方面雖然作了不少工作，積累了一些有益的經驗，但還存在以下問題。
1、管理方法的單一和落后
當前國內外學校在教務檔案管理現代化方而進行了大量理論研究和探索，并在實踐中借助計算機建立檔案數據庫參與管理，取得了非常顯著的成果。而一些基層黨校教務檔案管理主要依靠的還是簡單的手工操作，以至使整個管理方法缺乏高度科學性和明顯創造意識。
2、管理制度缺乏黨校自身的特色
黨校教育正規化以來，各項規章制度相應建立。但在很大程度上沿革了大專院校的管理內容，不能完全適應黨校的實際情況，從而影響了制度本身的貫徹、執行。
3、管理機制缺乏穩定、協調的結合點
即各個教研部門間在橫向聯系上沒有很好地有機聯系，一些急待處理的問題、反饋的信息和資料常常總而不決，從而耽誤了教務檔案管理工作的時間性和有效性。
五、規范基層黨校教務檔案管理的策略
為有效地解決基層黨校教務檔案管理中存在的實際問題，要認真做好以下幾方面的工作：
1、設立專門機構
基層黨校應設綜合檔案室，由專人負責檔案的收集、整理和管理工作。原則上隸屬校辦公室管理，這是學校檔案齊全收集、科學分類、統一管理的組織保證。
2、建立立卷歸檔制度
首先，要制定和明確歸檔范圍，以便各處室明確哪些文件、材料應當歸檔。其次，要確定歸檔時間。教學檔案要按其業務工作情況，可一學年一歸，也可以一學期一歸。再次，要明確歸檔要求。要把檔案材料收集、移交是否齊全、案卷質量是否符合要求作為部門和檔案業務人員工作制度，通過制度來約束各個部門和教師，由他們來協助檔案部門做好教學材料的收集工作。
3、增強檔案意識
檔案收集是否完整，決定著存檔和利用工作的價值。有些同志在實際工作中對檔案工作不太重視，甚至不予支持和配合。有的認為這些教學材料是自己從事教學工作辛勤勞動的成果，理應歸自己，也有的只圖工作方便不愿意交出來，甚至有別同志在傳閱、經手教學材料時對有些有利用價值的材料隱藏起來。因此，要調動各部門積極配合檔案管理部門搞好檔案管理工作。
4、推進現代化管理
教務檔案的主要形式表現為一系列的文字和數據資料，如何準確及時地將眾多龐雜的資料在取舍的基礎上歸檔、分類、立卷，這是我們目前亟待解決的問題，也是我們面臨臨的新課題。由于現階段學校教務管理人員計算機應用水平不高，仍習慣沿用傳統模式，這對推進檔案管理現代化的進程造成很大的影響。因此要真正運用現代化辦公手段，實現教務檔案網絡化管理，從而逐步提高教務檔案管理的現代化水平。
參考文獻：
教育考試檔案管理是學校教育考試管理中的一個非常重要的組成部分，考試質量的提高和教育質量的提升與其有著緊密的聯系。教育考試與其他社會考試還有一定的區別，因為教育考試主要指的是學生的中考、高考還有教師招考等考試，這些考試關系著考生的命運和前途，因此做好教育考試的檔案管理工作十分重要。
檔案是教育考試組織管理中的憑證，其具有十分重要的價值。作為考生來說，考試檔案是考生參加考試的憑證，對考生以后一些實際問題的解決起到關鍵性作用。其次，教育考試檔案是對管理機構進行責任認定及查考的憑據。檔案記錄著整個考試的過程，從考生報名的原始資料開始一直到考試過程中的聲音、圖像、文字等資料。尤其是在信息化程度不斷提高的今天，教育考試檔案管理十分重要，教育考試檔案管理工作是相關工作人員必須引起重視的工作，采用科學、信息化的管理方式進行檔案管理工作，只有這樣，教育考試檔案才能發揮出自身的價值。
2 教育考試檔案管理現狀及存在問題
二十一世紀是信息時代，尤其是隨著計算機技術和大數據技術的不斷發展，教育考試檔案管理工作迎來前所未有機遇和挑戰。由于信息化的進步和發展，教育考試檔案管理水平相較以往有了很大的進步，主要體現在以下幾個方面：
（1）除了以往的紙質材料檔案，現在又增加了對數字化檔案的收集、保管和利用。對于一些沒必要長期保護或者保存價值不高的檔案，一般采用電子檔案進行保存，這樣既能夠節省檔案存儲空間，也能滿足后期查閱的需求。
（2）目前對于教育考試檔案的管理基本已經實現計算機管理，建立起基本的檔案管理系統。當需要查閱相關的教育考試檔案時，通過關鍵詞搜索便能快速定位到檔案的位置，這些優勢都是傳統教育考試檔案管理中所不具備的。
（3）近些年來，教育考試檔案的利用率不斷增加，對檔案信息資源的開發和利用也在不斷的積極開展中，這樣才能充分發揮出教育考試檔案的價值。例如對教育考試檔案進行簡單的統計工作，能夠發現教育考試管理過程中的一些新問題，針對出現的問題制定相應的解決方案，可以在一定程度上促進教育考試事業的發展。
信息化背景下，教育考試檔案管理較之以往有了明顯的進步，對教育考試事業的發展起著重要的推動作用。但不可否認的是，目前的教育考試檔案管理仍然存在一些問題，這些問題阻礙著教育考試管理的進一步發展，主要表現在以下幾個方面：
第一，管理制度不完善。在舊的管理制度下，檔案整理之后便進行封存，資料收集完不完整、準確與否都是次要的，這種本末倒置的管理制度制約了教育考試工作的有效管理。其次，由于教育考試檔案的管理職責劃分不清，導致很多電子檔案分散在不同部門和個人手中，當部門的人事關系發生變化或者管理不善等情況發生時，一些文件資料往往無從獲取，這將為教育考試管理工作帶來很大的困擾，教育考試檔案的管理制度需要進一步完善。
第二，教育考試檔案管理工作人員素質不高。很多從事檔案管理工作的人員并沒有接受過專業的檔案管理培訓，或者只是在入職之前進行了簡單的崗位培訓，對于如何提升檔案管理水平認識不足，也無法通過教育考試檔案管理工作促進教育考試的管理水平。另外，檔案的信息化建設和管理對管理人員的計算機水平有較高的要求，但是很多管理人員計算機技術多數僅限于簡單的應用，缺乏專業的技術支撐。
第三，在檔案建設與管理過程中存在重視收集，輕視利用的弊端。重視信息統計過程，一旦信息歸檔就認為萬事大吉。由此導致檔案管理長期停滯不前，尤其是在信息化和智能化方面的投入遠遠不足，相關軟硬件設施建設不到位，沒有引入檔案管理軟件或者信息化管理系統長期不更新。檔案網絡共享機制還需進一步加強，許多部門都有對教育考試檔案的利用需求，由于檔案資源沒有實現信息共享，相關部門的查閱效率和辦事效率較低，費時費力。
3 信息化背景下的教育考試檔案管理對策
信息化背景下，教育考試檔案的管理工作應當順應時代潮流，采用更加先進的管理辦法和管理理念對教育考試檔案進行管理，以更好地促進教育考試事業的發展。
3.1 加強管理人員隊伍建設
教育考試檔案管理人員負責具體管理工作的開展，作為各項改革和具體措施的實行者，直接影響到教育考試檔案管理工作水平。因此應該建立起一支具備扎實專業知識和較強處理問題能力的管理隊伍，在組建過程除了吸納檔案管理人員，更應該注重對計算機系統、行為心理學等專業背景的人才的引進。因為信息化時代下，檔案管理工作人員不僅需要檔案管理方面的知識，還需要懂得一些計算機技術，這樣才能更好地為教育考試事業服務，做好信息化時代下的教育考試檔案管理工作。除了吸納優秀人才，還需要對現有的人才隊伍進行培訓，逐步提高管理人員的業務水平和業務能力，從而提高教育考試檔案管理水平。
3.2 構建考試檔案管理平臺
在教育考試檔案的管理工作中，對檔案信息平臺的功能進行系統地設計和規劃十分有必要。例如，在一些高校的教務處中每一位同學都有自己的考試成績信息，考試檔案信息平臺能夠與教務處通過內部關聯而獲取這些信息，實現資源的共享。這樣一來，無論是教師、學生還是工作人員都能夠獲取到自己所需要的信息。因此，在信息平臺的建設過程中分類索引的建設是十分重要的，使不同身份的人員都能夠憑此完成身份的識別，對信息進行管理。另外，信息的查詢權限也應當設置好，保證信息的安全性，防止信息泄露而引起不必要的麻煩。要不斷加大對教育考試檔案管理系統的優化，根據時代的發展和實際的需要進行一些新業務的增加和?f業務的刪減，使教育考試檔案管理平臺能夠提供更加快速、準確、便利的服務。
3.3 加強教育考試檔案信息化制度建設
通過加強教育考試的信息化建設進一步完善教育考試檔案的管理制度。學校應當積極地完善教育考試檔案的管理制度，尤其是隨著時代的發展，電子檔案的出現需要我們制定新的管理制度對檔案進行管理。對檔案的管理范圍和職責進行明確的制定和劃分，建立一套科學的、體現時代特點的現代化教育考試檔案管理制度。信息化制度的建設，首先要提高需要提高相關人員對檔案的認識，使工作人員和考生認識到檔案的重要性，調動起全員的積極性進行檔案管理信息化建設。其次，信息化建設需要投入大量的資金進行硬件的購置、系統和軟件的研發。最后，大力提高信息化檔案的利用率。在統計學有關原理的指導下開展工作，在信息收集和統計過程中應對按照檔案性質進行分類，便于在后期進行數據比對，加強數據的分析，為學校決策提供依據。
3.4 實現信息化檔案?W絡共享
學校中與學生教育和管理的部門有很多，每一個部門都有對教育考試檔案的利用需求。舉例來說，學生的作弊檔案是很多學院和部門需要查閱使用的，如果每個需要使用的部門都專門去檔案管理部門進行查閱，那么勢必會導致工作效率低下。針對這種現象，教育考試檔案管理部門可以將相關的教育考試檔案數據進行上傳，利用學校的校園網絡，開放教育考試檔案網絡共享系統，定期或者長期開放部分教育考試檔案數據供各部門查閱。這樣有教育考試檔案信息需求的部門可以直接利用網絡共享系統及時進行信息的獲取，節約大量的時間，大大提高了辦事效率。
一、信息化檔案管理存在的問題
（一）檔案管理人員素質有待提升。人們普遍認為檔案管理工作只是簡單的抄寫以及裝訂工作，不需要檔案管理人員有過高的專業技術知識，因此這些因素都導致檔案管理人員的素質水平有待提升，部分檔案管理人員沒有具體的工作目標，因此，在信息化迅速發展的今天，要想促進檔案管理的信息化發展，必須提升檔案管理人員的專業素質，才能提升檔案管理的信息化發展水平。（二）檔案信息利用率過低。由于受傳統檔案管理觀念的影響，部分檔案管理人員在工作的過程中只是默默無聞地整理檔案，工作的主動性比較差，因此，造成檔案信息的利用率過低。雖然目前檔案管理部門的主要工作是負責接待需要查閱資料的人員，但是檔案管理部門提供的檔案信息沒有經過二次整理，檔案的信息管理手段主要是以人工查閱為主，很少利用計算機作為檔案管理工作的主要手段。（三）檔案管理缺乏資金支持。由于現階段對檔案信息化管理不夠重視，使得檔案管理的信息化無法得到充足的資金支持，檔案管理的硬件設施嚴重不足并且十分落后，無法適應現代化信息發展的需要。從信息化視角的角度出發，齊全的設備以及硬件和軟件設施是檔案管理信息化建設的基礎之一，因此，必須加大對檔案管理的資金支持。（四）檔案管理網絡安全問題比較突出。由于受計算機以及互聯網技術的影響，對于檔案管理的信息化建設來說，網絡安全問題亟待人們的關注以及解決。由于信息化技術的發展，檔案管理的形式以及載體也在呈現多樣化發展，使得檔案管理的工作能夠更加方便快捷，但是開放的網絡環境容易帶來很多網絡信息安全問題，使得檔案管理資料的安全性不能得到很好的保證。
二、促進檔案管理信息化建設的手段
（一）加強對檔案管理人才的培養。專業的檔案管理人才是檔案管理工作的必備要素之一，只有不斷提升檔案管理人員自身的工作能力以及工作水平，才能逐漸使檔案管理工作走上正軌。因此，必須加強對檔案管理工作人員的培訓與培養，建立起檔案管理信息化建設的觀念，使其不斷掌握計算機操作以及數據錄入等基本的信息化計算機操作技術，另外，在其掌握基本的操作方法之后，也要不斷強化檔案管理人員的數據庫知識以及網絡管理技術，并且在未來的培訓工作中，要不斷對其進行專業技能的培養，用專業的技術知識與技能來使得檔案管理的信息化管理目標能夠逐漸落到實處。（二）完善檔案管理工作，提升檔案信息利用率。為了促進檔案管理工作的有序進行，必須建立科學資源數據庫，并且逐漸形成數據規模，最終使得檔案管理的信息檢索功能實用化，通過用先進的數據庫技術以及互聯網技術來使得檔案管理的服務水平以及服務能力能夠有質的提高與飛躍。并且在檔案管理的網絡技術以及信息開發方面逐漸向高水平靠攏，提高網絡通信的標準以及計算機軟件系統的標準，逐漸提升檔案管理的信息利用率以及利用水平。（三）加大對檔案管理工作的投入。在樹立起檔案管理信息化建設的目標之后，首要工作就是要加大對檔案管理工作的投入，已有的檔案管理資金投入標準以及水平只能滿足檔案管理部門基本的正常運行，但是對于信息化技術迅速發展的今天，這種標準是遠遠不夠的，因此，為了使得檔案管理工作能夠滿足人們的需求，必須加大資金投入，提升檔案管理軟件以及硬件的標準。（四）加強對檔案管理網絡安全問題的管理。為了建立安全的檔案管理系統，確保檔案管理信息的安全，必須加強檔案管理網絡安全問題的管理，建立以及完善檔案管理互聯網監控機制，一旦出現任何網絡安全問題，能夠及時得到解決。由于部門檔案信息的保密性，可能會隨時面臨黑客或者不法分子的網絡攻擊，這些因素會嚴重影響檔案管理信息的安全以及保密性，因此，要從軟件以及硬件設施上保障檔案管理的網絡安全。
三、結語
關鍵詞：檔案管理 信息化 管理學
一、架構在高校檔案信息化管理平臺上的組織結構
高校檔案管理是一個持續的過程，尤其是高校檔案信息化管理更是需要一個有機的系統才能發揮整體高校的功能。一般來說，結構關系存在兩種，一種正如國內部分南方高校的功能性（流程性）組織結構，這種組織結構以功能性為出發，將檔案館內部從事相同或相似工作的人集中在一起，他們以自身的專業能力與自治結為一體。這樣的組織結構具有專業分工細，組織效率高，強調專業及技能和工作程序等特點，其中都是某一方面的專家，因而對功能性部門的管理也是這方面的專家進行管理。在這種功能性組織結構中面臨的最大問題就是有效溝通和協調問題，如果各部門負責人不能解決上述問題，就會因為某一部門工作的延誤對一項整體工作的統一性造成影響，從而最終影響組織效率，拖延工作。
另一種高校檔案館普遍采用的組織結構是目標導向性組織結構，這種組織結構多為北方地區高校檔案館所采用。這種組織結構是將實現同一目標的各方面成員集中在一起而構成的，在組織里需要各種不同專業技能的專家，因此對其管理可以是通才也可以是專才。在目標導向性檔案館組織結構中，部門的設置是按照檔案門類劃分的，這樣的結構不會因為溝通及協調不暢而發生工作無法銜接，但在某種程度上強調了單一部門的成果、工作目標，而非檔案信息化要求的處理程序和處理方式，但也頗具適應力和創造性。
二、重視高校檔案信息化的過程管理
高校檔案信息化是個過程，過程就是不斷發展變化和創新的，而且過程不是獨立、孤立發生的；過程是有環境、有外部條件的。
國內在此方面做得較為完善的上海交通大學信息化結合內外優勢及自身特點，為自己量身定做了檔案信息化發展的總體目標、基本原則、制度保障，實現了其科學有序的分步驟發展，最終通過研究性、實驗性的過程管理，實現了若干項研制成果，建立了規范的上海交大數字檔案館門戶網站。與上交大有利的外圍環境相比，華東理工大學的檔案信息化建設更多的是利用有限性資源進行自主性創新研發，依靠自身努力不斷突破固有機制和環境的瓶頸，而且在實物檔案的保存及利用方面更是能夠細致、創新性的開發利用，使得檔案館對學校中心工作的實效開展發揮了長足作用。
實現高校檔案信息化發展，除了要把實際工作結果與預期標準相比較，以此在信息化過程中控制偏差，以確保檔案資源的充分利用及組織目標的順利實現外，更需要的是一種創新性的過程管理。過程管理必然要遵循一定的步驟、程序和規律。科技發展的日新月異為高校檔案發展提出了檔案管理的信息化定位，敏銳地捕捉到原有檔案管理的若干不協調現象后，就要透過現象究其原因，并據此分析和預測未來信息化發展趨勢及應對措施，不同高校作為獨立個體必然存在不同的環境及自身特點，不同學校的檔案館在一定程度更是秉具高校歷史、現今、未來發展的縮影，因此在過程中要針對自身環境、資源、機遇，制定符合該高校檔案館信息化發展的目標、制度以及步驟發展，在此基礎上迅速行動，并在對檔案信息化有效、適度控制過程中不斷嘗試。
三、開發檔案信息資源的集成應用
21 世紀的信息全球化，交叉學科的融合為管理學領域帶來了勃勃生機；集成管理因其“集合而成”的基本特征和與時俱進的優化模式，尤其受到人們的青睞。檔案集成管理，是指集成主體以全新的管理理念及方法，突破人們慣有的常規模式，以積極的探索精神將集成的基本原理和方法創造性運用到檔案管理中的一種實踐模式。檔案信息化集成管理，則從集成新視角去分析檔案管理活動，立體地、綜合化地運用各種不同的方法、手段、工具，將檔案組織中人力、物力等軟、硬資源要素有機地納入到檔案信息化管理視野之中，并將檔案管理組織內外的各種集成要素按照制定的集成模式進行整合，促使各集成要素功能匹配、優勢互補、動態開放及創造性融合；從而使得檔案信息化管理系統完整，整體功效倍增，變被動為主動，最終促進整個檔案管理活動效率的提高。
檔案集成管理模式是根據21 世紀信息時代電子文件和檔案未來發展方向，結合高等教育的各種需求背景，有助于檔案管理信息化發展的與時俱進，可以說是為促進中國高校管理水平的提升而設計的。其研究側重借鑒集成優勢互補的理念及其整體優化的原則，建立高校基層檔案集成管理體系。從管理與利用基層檔案管理的實際出發，集成管理即將檔案信息管理與服務的全過程作為一個有機系統實施管理。運用檔案信息開發生命周期和集成的理念，基于界面管理交互作用的學術新觀點，賦予檔案管理體系以系統性和動態性，使檔案管理活動各個環節規范標準，使重要的界面關系納入檔案管理狀態以實現控制、協調和溝通，達到領導重視、教師積極參與、不斷開發創新和相互交流檔案信息的效果，實現以科研服務為核心，提高檔案管理及應用質量。
參考文獻：
[1]介文紅.略論高校檔案信息化建設的實施[j]， 開封大學學報，2010.6
[2]羅南.淺談高校檔案信息化建設與管理[j].黑龍江科技信息，2010.9
關鍵詞：信息化視角；鄉鎮財政；檔案管理；研究
一、加大檔案信息化設備的投入
加大檔案管理工作力度，從強化檔案管理責任入手，按照檔案標準整理歸類，進一步促進鄉鎮財政所強農惠農檔案管理的規范化、制度化。撥專款為鄉鎮財政所添置檔案柜，配置電腦、掃瞄儀、空調、溫度計等專用設備，定期更新和錄入檔案管理系統信息，確保檔案質量的完整性和完好性。聘請檔案管理專家為財政檔案人員進行培訓，組織人員到外地檔案管理先進地區進行學習；擴大檔案整理范圍。加大工作獎懲力度。一是強化工作責任。將規范檔案管理作為推進鄉鎮財政科學化精細化管理、創建鄉鎮財政規范化的一項重要內容，并要求鄉鎮財政明確專人管理檔案，做到相關檔案資料收集及時、整理有序。二是強化業務培訓。采取培訓、觀摩、邀請專家講課等方式，學習檔案管理知識，指導鄉鎮財政如何收集整理檔案；開展后續教育，通過不間斷學習，及時更新檔案專管員業務知識，提高檔案管理技能。三是強化類型劃分。制定鄉鎮財政檔案管理手冊，將檔案劃分為文書、會計、業務、榮譽實物、聲像電子、圖書資料六類，同時，按照檔案管理規定并結合工作實際，分別確定檔案保管不同期限。四是強化日常歸檔。規定檔案專管員工作職責，要求在規定時間內對檔案資料進行分類、立卷、歸檔，并做到組卷合理、卷文規范、外觀統一。
二、加強檔案信息化管理的領導、組織實施
平時指定專人負責檔案計算機的使用和管理，按要求設定開機密碼，不與互聯網連接，確保計算機的安全，有力地促進檔案工作的深入發展。嚴格執行檔案收集、整理、分類、排列、編號、編目、裝訂、入盒、上架制度。切實把會計檔案工作列入年度工作任務，積極推動檔案工作的科學有序開展。加強檔案管理規范工作，促進電子檔案的開發利用。此次整理的所有檔案均錄入數據庫，以便于對錯漏檔案及時進行校補和遠距離共享。今后，逐步將常用檔案進行電子掃描后建立檔案核心信息數據庫，查詢檔案可不進庫房，不翻閱紙質材料，實現電腦查閱及打印技術。
三、加強檔案業務培訓和信息保密制度教育
不斷提高檔案工作人員的責任意識和業務水平，扎實做好檔案建設和管理工作，注意檔案保管和保密細則及要求，加強庫房管理、認真做好人事檔案移交手續和檔案鑒定銷毀工作。立足檔案管理規范化、制度化、現代化、科學化建設，不斷強化管理、規范操作，著力提高檔案管理的水平和質量。利用業務學習和會議等形式，組織全所工作人員學習《檔案法》等法律法規。添置、改造和完善硬件設施，改善檔案管理條件，做到檔案室與工作人員辦公室分開，保證了檔案保存質量。組織專職人員對文書檔案、會計檔案、實物檔案進行全面整理、科學分類、規范歸檔，做到內容詳實、信息真實、便于查閱。并制定了《檔案管理制度》、《檔案保密制度》等一系列制度，明確檔案管理人員的崗位職責，使檔案管理工作有章可循。為切實加強對檔案工作的組織領導，設立綜合檔案室，所內全體同志各自在搞好本身業務工作的同時，都能主動整理收集、移交好資料；為了落實責任，將檔案管理工作納入所內工作的總體規劃，制定檔案工作管理目標，明確檔案工作責任制，與其它工作一起部署、一起檢查、一起考核、一起獎懲。定期召開檔案工作碰頭會，了解檔案工作情況，給檔案工作以必要的人力、財力和物力保障，從而為檔案整理工作的順利開展打下了堅實的基礎。
四、增強全員檔案信息化管理意識
為增強所內檔案意識和提高檔案業務素質，采取多種方式，加強檔案知識的學習培訓。一是積極參加上級主管部門組織的學習；二是號召大家在自學的基礎上，利用學習日，開展檔案管理知識集中學習，廣泛學習宣傳有關檔案管理的政策、規定，統一思想，提高認識，更新觀念，強化檔案管理意識。三是出門學。多次組織人員參觀學習檔案管理技術，邀請縣檔案局專家指導，有效提高專、兼職檔案管理人員的業務水平。缺什么補什么，保證檔案管理基礎設施建設的資金需求。綜合檔案室配備一臺計算機和打印復印、掃描一體機，購買文件檔案資料綜合管理系統軟件，將十三類檔案《文件歸檔目錄》、《專門檔案分類目錄》、《實物檔案歸檔目錄》、《聲像檔案歸檔目錄》等錄入到計算機，各類檔案均有完整的紙質目錄，全部檔案目錄實現計算機檢索。
五、健全規章制度，確保檔案管理信息化規范高效
為實現檔案管理的規范化、制度化，根據檔案目標管理要求，建立健全一整套檔案管理制度，如《各類檔案立卷歸檔制度》、《檔案保管制度》、《分管檔案工作的領導責任制》、《主管檔案工作的辦公室主任責任制》、《專職檔案員崗位責任制》、《檔案保密制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》、《檔案查、借閱制度》、《檔案統計制度》等做到有章可循。并嚴格將檔案管理的各項制度落到實處，使在公務活動中產生的文書、基本建設和設備、聲像、榮譽實物等檔案、資料實行了集中統一管理。制定各門類檔案的分類方案，提高檔案案卷的質量標準，充分發揮檔案的潛在作用，方便利用，更好地為財政工作服務；建立各類檔案統計臺帳，如各類檔案借閱登記薄、檔案數量統計臺帳等，做到臺帳清晰規范。利用檔案為該鎮沉積多年的建校借款債務糾紛的妥善解決、村干部墊交農業稅的及時準確兌付均提供了大量翔實的材料，使矛盾化解在萌芽狀態。
參考文獻：
[1]馬衛東；李麗紅.實現檔案管理規范化措施分析[J]；經營管理者；2010年21期.
[2]楊勇軍.淺談如何實現檔案工作規范化和標準化[J]；才智；2013年13期.
Abstract:This article vocational school tradition's records management practice teaching existence's insufficiency embarks, unifies own teaching experience, from using the school archive office, the establishment file simulates the laboratory, to the extracurricular development establishment extracurricular records management practice base fully and so on three aspects, elaborated the records management practice teaching innovation way.
關鍵詞:創新 檔案管理 實踐教學
Key words:Innovation records management practice teaching
【中圖分類號】G712 【文獻標識碼】A【文章編號】1004-7069(2009)-09-0136-02
在國家大力發展職業教育的形勢下,以能力為本位,注重培養學生的實踐技能是中職學校實現其培養技能型人才目標的根本保證。作為中職學校教育工作者,在教學過程中,只有以著力培養學生的實踐能力為指導思想,才能確保教學培養目標的實現。檔案管理課程例如文書與檔案管理課、物業檔案管理課等作為文秘專業、物業專業等專業課程,在教學過程中,應如何創新實踐教學方法,加強實踐教學環節,以更好地培養學生的操作能力?筆者結合自身的教學經驗,分析了目前檔案管理實踐教學存在的不足,從充分利用學校檔案室、建立檔案模擬實驗室、向校外拓展建立校外實習基地等三方面,闡述了檔案管理實踐教學創新的途徑。
一、目前中職校檔案管理實踐教學存在的不足
由于辦學規模的制約,教育理念的影響等,傳統的檔案管理實踐教學方法較為單一,涉及面較小。如學校開設專業較少,涉及開設檔案管理課程的專業不多,檔案管理實踐場所不能充分保證,檔案管理實踐教學的方法和途徑較為單一。同時,中職學校檔案室在教學中的作用就象檔案一樣容易被教師們忽略,教學工作對檔案的直接利用是少之又少,沒有真正發揮學校檔案對專業教學的作用,沒有充分發揮檔案室在檔案管理實踐教學中的作用。此外,傳統的檔案管理實踐教學多數沒有專門的實驗室,檔案管理教學主要側重于理論講授和課堂上的演示,學生沒能真正地實踐,在內容范圍上主要側重于檔案業務工作的實踐環節上,在方法上往往是停留在通過復印一些檔案資料,在課堂上向學生演示檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、編研、編目、提供利用等,課程理論授課結束后,綜合實習也只是參觀學校檔案室,了解有關檔案工作概況等,檔案管理實踐效果并不顯著,沒有能夠真正地加強和提高學生檔案管理的實踐技能。
二、中職校檔案管理實踐教學創新途徑
隨著國家不斷地大力發展職業教育,以及中職學校充分利用學校教育資源為專業教學服務的理念不斷深入人心,不斷創新實踐教學方法,拓寬實踐教學途徑,已經成為一種必然。根據中職學校檔案管理課程本身有著與其他專業課程不同的特點,如教學內容繁雜、枯燥無味、實踐操作程序較死板固定缺乏靈活性等,本人結合自身檔案管理教學經驗,認為檔案管理實踐教學創新的途徑,主要有以下三方面:
(一)充分利用中職學校檔案室,為學生提供實踐機會
中職學校檔案室是中職校檔案管理實踐教學的最基本、直接的場所,學生不用跨出校門,可以親身參與和體驗檔案管理部門檔案工作環節,掌握檔案管理操作實務。同時,中職學校檔案室通過接納檔案管理課程實踐教學的學生進行實習,指導和幫助學生完成他們力所能及的檔案管理工作環節,既能發揮學校檔案室為專業教學服務的作用,又可以減輕檔案管理工作人員的部分工作壓力,也能提高學生的實踐技能,從而實現雙贏。而中職學校檔案室可為學生提供全宗內檔案的分類、整理、保管、鑒定等實踐技能。利用檔案室作為檔案管理實踐教學的安排方法上,可以分為平時課余時間實踐、利用假期實踐和綜合實習等三種。
1.安排學生課余時間實踐。課余時間實踐是學生到檔案室進行檔案管理工作實踐最基本的方法。這種方法可以以小組(每組人數視班級人數情況而定,一般以2-4個為1小組為宜)為單位進行安排,時間在每天下午學生上完課的最后兩節進行,每一小組見習時間長短由人數多少而定。利用課余時間實踐的教學實踐方法,靈活機動,邊學邊實踐,使課堂內的理論知識及時地得到鞏固和驗證,同時在實踐中遇到的問題也可以及時地得到解決。
2.安排學生假期時間實踐。就是安排學生在假期時間到學校檔案進行實踐,在人數安排上可以因情況而具體定度。通過安排中職校學習檔案管理課程的學生假期到本校檔案室進行檔案管理工作實踐,可以使學生系統全面深入地學習掌握檔案管理技能。因為可以通過假期一段連續時間的實踐,讓學生較為全面了解檔案日常管理工作的具體每一個環節,可以避免課余時間實踐中因時間短而只能了解其中的某一工作環節的缺陷,這對于提高檔案管理實踐技能、提高實踐教學實效有極大的促進作用。
3.進行綜合實習。授課結束后,集中一定的時間,到檔案室進行實踐。這種方法人員、時間相對集中,利用檔案工作人員及任課教師的集中輔導,實踐的針對性較強,實踐重點突出,能使理論知識與實踐操作的重點得到鞏固,同時使學生對該學期所學的檔案管理知識得到系統地理解和掌握。
(二)積極建立模擬檔案實驗室,保證檔案管理教學實踐正常開展
根據檔案管理工作的特點以及現在中職生的素質特點,檔案室不能為學生提供太多的實際操作機會,因為檔案是不可再生,歸檔文件不可能給學生作為“試驗品”,讓學生直接在真正的歸檔文件上操作,將操作錯誤永久地載入學校檔案,它只能讓學生感受真正的檔案管理工作大體的要求,要想給學生提供更多更好的實踐機會與平臺,建立模擬檔案實驗室,是最佳的選擇,因為模擬檔案實驗室可以讓學生做“試驗”,而不是將“錯誤”永久地載入學校“史冊”。因此,模擬檔案實驗室可以彌補檔案室在檔案管理實踐教學中的不足。
1.配備好檔案管理必要的設施。在房間等場地能保證的前提下,配備必備的檔案工作辦公用品,為學生實踐中的檔案收集、整理工作提供物質保證,此外,還盡可能配備檔案庫房內的必要設施,如:檔案柜、架或箱、空調機、抽濕機、溫濕度表等。
2.通過各種途徑收集各種模擬文件。首先,在征得學校領導同意的前提下,將中職學校檔案室已過了保管期限的各類文件移交給模擬檔案實驗室,為學生的實際整理等操作提供保證。其次,充分利用學校各部門在日常管理工作形成的臨時資料作為模擬文件,如教務部門每個學期用于記錄教師授課的記錄冊、學生管理部門用于記錄學生每節課的考勤表等這類紙質資料,相應的統計工作結束后基本無用,可將它們另加模擬標題后作為模擬文件,這樣既節約資源又能為學生實踐教學服務。再次,利用網絡資源,打印相關管理文件作為模擬文件等教學資料,為學生的檔案管理實踐操作提供物質條件。
3.由專人管理檔案管理模擬實驗室。為了能讓學生更好地進行檔案整理操作,安排專人管理檔案管理模擬實驗室,以便能更好地指導學生進行實踐操作。
(三)向校外拓展,與有關單位建立合作關系,建立學生檔案管理實訓基地
我國檔案內容豐富,種類繁多,各種檔案的管理方法、特點不一,為了彌補中職學校檔案室和檔案模擬管理實驗室檔案數量少、種類不齊全的缺陷,以及讓學生能夠了解各類型機關單位的檔案類型和管理,拓寬學生實踐范圍,豐富學生檔案管理知識,通過向校外拓展,與有關單位建立長期友好合作關系,建立學生檔案管理實習基地。
1.與檔案館等檔案管理專業部門建立合作關系,建立實習基地。檔案館等檔案管理部門保存的檔案數量多、種類齊全、整理規范,學生通過到檔案館等這些單位實習,可以掌握檔案全宗分類、檔案庫房的分庫、案卷的排架、規范化的檔案整理、規范化的檔案保管等檔案管理綜合技能,提高學生管理各種檔案的綜合技能。
2.與其他跟專業相關的單位建立合作關系,建立實踐基地。可根據學生所學專業特點,如是文秘專業的檔案管理課程,可與本地的某些機關單位合作,在上半年帶學生到這些單位進行參觀實習,了解機關單位檔案管理工作內容,條件允許時,可安排學生到這些單位進行實踐,能幫助實習單位進行學生力所能及的檔案整理工作。如物業管理專業的物業檔案管理課程,可與某些物業公司的物業管理處進行參觀實習和日常的實習,使學生熟悉物業檔案管理工作技能,提高檔案管理能力。
另外,在安排學生到學校檔案室、模擬檔案實驗室以及校外實習基地進行檔案實踐時,注意與時俱進,創新培養學生利用現代化手段管理檔案的技能,從而使學生掌握新時期的檔案管理技能。
三、結束語
在教學過程中,不同教師對檔案管理實踐教學的方法各不相同,但是我們的目標是一致的,即著重培養學生的檔案管理操作技能,最終提高學生檔案管理的綜合能力。只要與時俱進、不斷創新檔案管理實踐教學的途徑,促使中職學校學生檔案管理實踐技能的提高,最終能實現中職學校的人才培養目標。
關鍵詞 教研 檔案 研究 實踐
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A
為了全面貫徹落實國家中長期教育改革和發展規劃綱要的文件精神，深化教育教學改革，加強實踐創新能力，全面提升教學質量，各級教育管理部門開展了質量工程項目及教學改革研究項目立項建設工作，進一步鞏固了教學工作中心地位，深化了教育教學改革，切實提高了人才培養質量。在各級質量工程、教研教改項目快速發展的同時，教研檔案管理中存在的各種問題也暴露出來。根據教育部和國家檔案局制定的《普通高等學校檔案管理辦法》要求，本課題組利用學校專項資金，設計開發了用于教研檔案管理的計算機信息管理系統，方便地實現教研檔案的管理和服務，從而達到了提高教學管理水平的目的。
1教研檔案管理中存在的問題
近年來，為了提高教學質量，國家和各級政府對教育投入的逐年增加，高等學校的教學工程與教改教研工作得到了飛速的發展，并有持續增長的趨勢，各級各類教學工程及教學改革項目也得到實施，不同類型的項目名稱繁多，如：特色專業建設點，專業綜合改革試點專業，實踐教學基地；工程教育人才培養模式改革試點專業，卓越工程師試點、實驗教學示范中心，虛擬仿真實驗教學中心、精品課程，精品資源共享課程，精品視頻公開課、雙語教學示范課，教學團隊等各級各類本科教學工程項目；教學改革研究項目，教育教學規劃課題、教學成果獎、信息技術成果獎等教學改革項目；為了提高學生實踐能力，各專業指導委員會、各行業的學科競賽也日益增多。
各高等學校面對如此多種類和級別的項目，如果完全由人工來完成管理工作，對于項目的建設、實施、管理、推廣、應用、監督存在諸多的不便。尤其面對正在開展的新一輪本科教學審核評估工作，教務處及項目所屬部門經常需要對歷年各類教學項目分門別類查詢，用現行的相互孤立、相對分散的文件夾管理方式對這類繁雜、大量的數據信息進行查詢與管理，顯得十分費時費力，已不能適應現代檔案管理需求，需要現代信息化管理手段來提升管理水平。
2教研檔案信息化改革的目標
教研檔案信息化可以實現對各級各類項目的歸納和整理，實現規范化、高效率的教研管理，提高教研檔案的管理水平，實現教學工作全方位的網絡化管理，形成一個及時更新的教學成果數據中心和教學成果管理溝通平臺，全面、實時、準確地提供學校的各類有關教學成果信息，以輔助學校領導進行教學工作的決策，為其提供決策參考；另一方面，也能為我校教師教學研究活動提供個人教學研究活動的網絡管理空間，實現個人教學成果登記、查詢網絡化，免除了填寫各種統計報表的麻煩，節省工作時間，提高工作效率。
3教研檔案管理系統開發與實踐
為此，我們提出采用先進的信息化技術手段和工具，采用技術、B/S架構開發用于教研檔案管理的計算機信息管理系統，方便地實現教研檔案的管理和服務，從而達到提高教學管理水平的目的。系統開發如下：
首先系統采用三級管理模式進行，教務處、學院、項目負責人，一級權限在教務處，主要是對各項目情況進行審核并監督項目建設，二級權限為各學院掌握，各學院可以通過系統來對各學院項目實施管理，督促項目的建設。三級權限為項目負責人，可以對個人信息、個人教學成果信息進行管理。系統主要功能模塊簡單描述
如下圖所示：
其次根據需求進行模塊設計，主要有：人事信息管理、教學信息管理、報表輸出、查詢、系統權限管理等模塊。具體實現如下圖所示：
最后系統設計了各類項目的查詢、匯總、報表輸出等功能，方便各級權限管理人員進行調閱和查詢，極大地提高了工作效率。
4結語
網絡信息化的教研檔案管理是傳統手工統計方式所無法比擬的，教師、學院和教學管理人員可以隨時登陸系統查找相關信息并進行報表輸出，不同用戶可以各取所需，從而推動教研檔案管理的科學化、信息化、網絡化發展，大幅提高我校教學研究管理效益與效率，節省人力資源，有力地推動了高校教研檔案管理的“無紙化辦公”進程。
基金項目：本文系河南省檔案科技項目計劃立項課題：審核評估形勢下高校教研檔案工作的現狀與對策研究，研究成果，編號：2016-R-16。
如何優化教學檔案的管理，已成為新建本科院校的當務之急。筆者就新建本科院校教學檔案管理的意義、存在的問題及解決的途徑談些看法。
一、優化新建本科院校教學檔案管理的意義
教學是高校教育的核心內容，教學檔案是衡量高校教學質量、學術水平、管理水平的重要依據。教學檔案作為一種重要的信息資源載體，對高校教育教學管理發揮著舉足輕重的作用。
(一)教學檔案是教學工作的真實記錄和參考依據
教學檔案是高校教學業務部門在教學管理、教學實踐、教育研究活動等各個環節中形成的具有保存價值的教學文檔資料，它是高校教學活動的直接的原始記錄，如教師的業務材料包括學生各科成績分析、試卷分析、科研課題、教案檢查、以及其他在教學活動實踐中直接形成的聲像檔案材料，如教學實習錄像等，這些以影像為表現形式并輔以簡要文字說明的歷史記錄，具有紀實性、直觀性、典型性等特點，是教育教學活動中有力的輔助手段，在學校檔案工作中占據重要的地位。因為它們是知識和信息儲存的一種形式，詳細、真實地反映了高校的教學歷史全貌[1]。通過抽調審閱教學檔案如教師教案、實驗報告、科研論文、畢業設計(論文)、試卷等，能很快了解高校教育教學工作的基本情況，同時還可作為教學管理考核的基本參照依據。
(二)教學檔案是進行教學科研的前提和基礎
教學工作離不開教學檔案。教學檔案是歷史的真實記錄，可以客觀地反映學校每個院系的實際教學水平。對歷年學生的測試成績及教師教學檢查的分析，可以看出教學水平的提高與否;對歷年試題的檢查，學生違紀情況分析，能直觀地反映出教學管理水平的提高或下降，從而為今后的教改指明方向。因此，我們應增強教學工作中的檔案意識，引起教師和教輔人員的高度重視，以此來促進教學管理，提高教學水平。
(三)教學檔案有助于推動教師隊伍建設
教師業務檔案是教學檔案的重要組成部分。隨著素質教育的不斷推進，教育質量的不斷提高，以及教師職稱評定工作的進行，教師業務檔案發揮的作用也越來越大。它在個體上，反映了教師的業務能力、學術水平和工作業績;在整體上，體現了學校的師資素質、隊伍結構和辦學水平。因此，認真搞好教師業務檔案的建立、保管和利用工作，將推動學校各項工作的開展，尤其是師資隊伍建設。教師業務檔案中客觀真實地記載著學歷、考核成績、業務水平，使校領導對教師的綜合評價有了可信的參考依據，這樣就能公正有序地進行教師的職稱評定、工資晉級、人事調整等相關事宜，進而對教師的切身利益進行決策，并有效激勵每位教師的事業心、進取心，提高教師群體的穩定性，激發教師隊伍的創造力。
二、新建本科院校教學檔案管理存在的問題
目前新建本科院校檔案館雖然已購置了計算機、打印機等設備，基本實現了收集、整理、編目、檢索等主要服務功能的計算機管理，但檔案信息網絡化建設還任重道遠，多數新建本科院校的教學檔案不全、不實，漏洞甚多，即便是檔案整理工作也存在著諸多問題。
(一)檔案規章制度滯后，管理體制陳舊
一般高校的檔案館已基本形成自成體系且成熟的檔案管理系統，本身已有準確的定位。新建本科院校雖然學校級別提升了，但檔案工作的層次卻沒有隨之提升，人員的配置僅能應付日常的檔案收集、整理、歸檔、利用等工作，基本無暇顧及高層次方面工作的開展，有少數新建本科院校甚至還沒配置專職的檔案人員，仍由文書人員兼任。雖然多數新建本科院校制定了教學檔案規章制度，但有些規章制度沒有及時修改和補充，已無法滿足新形勢的需要。同時，這些新建本科院校的檔案室又面臨著新情況、新挑戰，需執行本科院校的新規定，檔案工作的開展處于尷尬的兩難境地。
(二)檔案管理不規范，多缺漏、遺失現象
教學檔案的管理是一項復雜的工作，它需要嚴格的制度規范和科學的管理方法。教學檔案的產生、收集、整理、利用等運轉過程，應當依據檔案法規和標準實施科學化的管理。由于高校教學檔案涉及范圍廣、工作量大，加之人們的檔案管理意識較為薄弱，致使相當部分教學檔案材料的收集存在著一定的漏洞，造成大量的檔案缺漏、遺失現象。而已有的檔案也存在著許多問題，諸如：歸檔不及時、分類不規范或者收集不完整等，其共性特征表現為：重收存，輕整理;重共性材料，輕個性材料;多頭歸檔，重復設檔。這些現象嚴重影響了檔案效用的發揮，并給日后檔案的鑒定、保管及庫房的承載空間帶來壓力，造成了不必要的人力、物力和財力浪費。
(三)檔案信息化程度偏低，資源開發利用不夠
