發布時間：2023-08-17 17:50:52
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們為您精選了8篇的企業檔案信息化樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發，請盡情閱讀。
任何一個企業在發展的過程中，都需要關注對檔案的管理。傳統的檔案管理方法，比較適合小型企業，但對于快速增長的大中型企業而言，運用過往的檔案管理方法，肯定會造成較多的不足，并且在日常的工作成果上無法達到最佳的狀態，甚至有可能出現影響企業運營的問題。為此，在今后的工作當中，有必要將企業檔案信息化管理堅持落實，既要將過往的各項問題和缺失有效的解決，還必須在日后的工作水平上大幅度的提升。
一、企業檔案信息化管理的特點
經過長久的發展和積淀，我國的企業數量出現了大幅度的增長，為國家所做出的貢獻是非常積極的。檔案管理工作是企業的重要組成部分，在很大程度上直接關系到企業的長久進步，因此不能通過簡單的模式來完成。在現階段的發展中，信息化技術得到了很大的鞏固，并且在執行效果上、操作方法上都表現出了多元化的趨勢，基本上可以結合企業本身的規模和相關內容，將檔案信息化合理的過渡。
（一）企業檔案信息化管理的開展，能夠針對各個部門的多項信息、數據予以有效的保留，作為日后工作的依據和不良事件的判斷標準。現下的企業在市場競爭當中，需要面臨很多的壓力和外部、內部因素影響，倘若在檔案缺失上較為嚴重，則很容易造成強烈的隱患。信息化的開展，幾乎可以將所有的檔案進行分類管理，相關系統及平臺的搭建，也為工作的落實提供了足夠的支持，基本上很少出現嚴重的威脅，所以在可靠性方面比較突出。
（二）對于企業檔案信息化管理而言，其在積極的落實當中，得到了檔案部門的認可。信息化處理方法的速度非常快，m然在最開始的錄入上比較麻煩，但是一旦將所有的數據、信息，全部轉變為信息化的狀態后，后續的工作將會更加的便捷，很少出現嚴重的問題。階段性的檔案優化工作，也能夠在規定時間內完成，企業由此走向了上升的道路。
二、企業檔案信息化管理對策
（一）統籌規劃，夯實基礎
從客觀的角度來分析，現下雖然已經進入到了信息化的時代，但是想要在企業檔案信息化管理層面上得到理想的結果，并不是一件容易的事情。很多企業僅僅是看到了信息化管理的優勢，但卻沒有看到過程中需要應對的挑戰，以至于企業檔案信息化管理僅僅在表面上開展，未產生實際的效果。建議在今后的工作中，應積極按照統籌規劃、夯實基礎的內容來完善。
1.企業檔案信息化管理的初始階段，必須選擇正確的系統和平臺。現如今的信息化研究機構較多，企業應該慎重的選擇，同時積極開展調查分析，了解到信息化檔案管理需要采購的設備、技術，需要聘請的人才，需要成立的部門等等，要將所有的準備工作完成以后，才能將后續的企業檔案信息化管理合理的落實。
2.從傳統的檔案管理過渡為企業檔案信息化管理，勢必需要花費一定的時間，但絕對不能表現過長。以往的部分企業，總是以過渡的借口，將傳統檔案管理和信息化檔案管理并行，以至于在工作上出現了很多的矛盾狀況，不僅沒有達到兼得效果，還針對固有的工作造成了很多的不利影響。多數企業都可以在較短時間內完成過渡，一方面是為了減少各種不良因素的威脅，另一方面則是為了將工作損失降到最低，應該積極推廣。
（二）科學配置軟件、硬件
企業檔案信息化管理的開展過程中，軟件與硬件是兩個核心的內容，如果在該方面表現出嚴重的問題，那么后續的所有工作，都只能在理論上開展，實踐方面的工作難以達到預期的效果，甚至會造成極大的不良反響。本文認為，加強檔案信息化建設，公司應及時配置與之相適應的軟件和硬件設施，諸如計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯網設備等。為此，一要合理調配現有軟、硬件設施資源；二要加大財力的投入，充分發揮信息科技、縮微技術在檔案管理中的應用，加快檔案信息數字化處理步伐。檔案信息化工作做得好，利用效果顯著，公司就會從中嘗到甜頭，從而加大檔案信息化的投入。而檔案信息化投入的加大，為檔案信息化發展提供了有力保證，效益的產出也會相應增大，這樣就形成了良性循環。
目前，檔案管理信息化能夠顯著提高企業檔案管理水平已成為共識。通過對檔案內容電子信息化采集形成數據庫，不僅可以提高檔案查閱效率，還可以通過數據庫運算對相關檔案信息進行歸納總結，豐富了檔案利用的形式。燃氣企業工程檔案管理中引入信息化手段，實現工程檔案信息化管理能夠顯著提高燃氣企業管理水平，提高供氣效率，降低供氣安全風險。
一、燃氣工程檔案內容
燃氣企業工程檔案主要包含以下幾方面內容：
①燃氣建設所涉及到的各類業務合同，如監理合同、施工合同、市政工程開挖恢復合同、設計合同及無損性探傷檢驗合同等。②各類竣工資料，如施工藍圖、材料預算書、各類審批流程單、竣工資料及結算書等。③安全生產檔案，如安全教育培訓記錄、安全管理設備臺賬、安全檢查整改材料、安全管理相關資格證書。④與燃氣工程相關的賬冊信息，如合同編號、開竣工時間、施工單位情況、工程價款、監理費用、設計費用、質保金。涉及到工商業用戶要注明燃氣計量表型號數量，小區工程需要注明總戶數、合同戶數，管網工程需要注明管道直徑、管道長度、閥門類型數量等相關信息。⑤與燃氣工程相關的技術資料，如燃氣工程施工國家標準、相關技術書籍等。
二、實現工程檔案信息化的具體辦法
對于工程檔案實現信息化，與一般文書檔案相比既有相同的共性，又具有其自身的獨特要求。實現檔案管理電子信息化的基礎是將各類檔案信息轉化為電腦能夠識別存儲的數據，要實現這一目的，需要完成兩方面工作：其一，進行檔案信息數據庫錄入，包括文件題目、文號、關鍵詞、摘要等;其二，用掃描儀對檔案原件進行掃描。工程檔案與普通文書檔案相比較，區別主要體現在于各類工程藍圖的數字化加工方面，一般文書檔案以及工程檔案中的諸如各類合同、合格證等文件檔案，在掃描錄入時只要使用一般掃描儀甚至數碼相機拍照即可，而圖紙檔案對于細節要求嚴格，必須用專用的大幅面掃描儀進行掃描錄入。
天燃氣具有易燃易爆以及有毒等特殊屬性，因此安全生產在燃氣企業運營管理中地位非常突出，而天燃氣管道又深埋于地表之下十分隱蔽，這就進一步要求燃氣企業工程檔案管理中，在將各類工程的施工圖紙進行電子信息化掃描錄入時必須保證電子檔案與原始檔案高度保真。為了達到這一目的，在進行圖紙電子信息化掃描錄入時必須注意以下幾點：①必須使用專用的大幅面掃描儀，并匹配專用的掃描軟件。②在掃描前對圖紙檔案進行整理，盡量保證圖紙整潔，對于褶皺不平的圖紙在錄入前必須進行燙平處理，并拆除相應裝訂物。對于比較陳舊有破損的老圖紙應先裝入透明掃描套封進行掃描。③掃描參數設定關系到掃描圖像的質量也關系到掃描的效率，必須根據具體情況具體設定，如掃描分辨率越高，理論上掃描所得的圖像清晰度越高，與原始藍圖相比，更能保存原圖所含信息，但隨著分辨率的提高，掃描時間也大幅延長，降低掃描工作效率也增大數據量，加重數據庫的負擔，在實際工作中，一般選擇分辨率在100至200dpi之間即可。
三、工程檔案信息化促進燃氣企業管理水平提升
實現檔案信息化管理，依托網絡、數據庫等信息技術資源，可以有效的增大檔案存儲容量，提高檔案查閱利用效率。對于工程檔案，尤其是各類工程藍圖檔案，信息化技術在其管理利用中的應用能夠帶來顯著的效益。通過對各類工程相關的技術資料、合同、證書以及臺賬等信息化采集并形成數據庫，既可以實現相關信息的聯網檢索提高效率，又可以減少因反復使用造成的檔案原件損壞。各類藍圖檔案作為燃氣企業工程檔案的主要內容，實現信息化管理能夠為燃氣企業生產經營活動帶來顯著變化。
第一，各類工程藍圖數量龐大，紙質藍圖存檔數量巨大，保存以及查詢都十分不方便，再加上一些年代久遠的圖紙磨損嚴重，更加大了圖紙管理的難度，同時也給圖紙的利用造成了困難。實現藍圖檔案數字化管理后，相關部門再查閱圖紙就不必翻閱原始圖紙，可以直接通過檔案管理系統直接在數據庫中檢索并調閱相關圖紙。而且由于網絡存在，相關部門在不同空間時間可以根據需要即時調閱圖紙，而不必前往檔案室。這在燃氣管網搶修維護中顯得格外重要。
第二，圖紙檔案數字化利用有利于藍圖原件的保護。傳統的圖紙管理，因原圖被相關部門反復借閱使用，常在使用過程中造成原圖的污損破壞，可能造成重要信息的丟失。實現信息化管理，可以在日常工作中不必查閱圖紙原件，有利于圖紙原件的長期保管。
第三，可以加快工程圖紙設計速度。城市燃氣管網以及各類室內管道在面臨升級改造時，一般只需要在原有管道系統基礎上進行修改，相關圖紙僅需要進行局部修改。按照圖紙檔案傳統管理辦法，通常需要繪圖員重新畫一遍，工作量很大，而圖紙檔案實現數字化管理后，面臨這一情況，只需要在原有圖紙的電子版上進行修改，從而加快了出圖速度，提高工作效率。
1企業技術創新中的檔案信息需求
企業在創新過程中產生了很高的信息需求，只有全面了解企業的信息需求，檔案信息服務機構才能更好地提供具有針對性的檔案信息服務，才能確定提供的服務是否有效、適用。企業在技術創新過程中的檔案信息需求是多種多樣的，其中最主要的信息類型包括：
1.1市場信息
市場信息在企業競爭中起著引領技術競爭、促進技術創新的關鍵作用。企業從事技術競爭，其著眼點在于進入和占領國內外市場，獲取市場信息則是開拓市場的強有力手段。
1.2政策信息
企業技術創新活動依托于國家的國情國力和國際創新趨勢等大環境，受到國家有關政策的調控和約束。了解政策信息是企業進行技術創新的基礎。
1.3技術信息
為避免因信息閉塞造成重復開發、結構趨同和防止因技術上難以逾越的困難而導致創新的失敗，技術創新必須有技術信息的扶持。只有掌握了雄厚的科技信息，才能使本來前景難斷的創新項目轉變為成功在握的可控工程。
1.4管理信息
管理信息是促進企業技術創新的鑰匙。企業技術創新不僅僅是技術問題，更是管理問題。一方面建立現代企業制度需要信息技術的支持，另一方面企業信息化的實施也將推動企業組織結構和管理模式的變革。
1.5人才信息
經濟的競爭和技術的競爭歸根結底是人才的競爭，是人才數量和質量的競爭。在企業技術創新中，人才是一個至關重要的因素。沒有創新人才，技術創新就無從談起。企業的人才信息檔案應能夠反映各種人才的基本情況，如簡歷、專長、教育背景等。
在企業技術創新過程中，企業檔案是一項重要的信息資源。檔案是保存與延續企業文化的載體，展示和傳播企業文化是檔案信息資源開發利用的目的。檔案資源只有通過信息化，建立起多層次、多種類、跨系統的檔案信息資源，才能真正實現檔案資源的價值和使用價值，使檔案信息服務體系滿足企業創新的要求，最大限度地為企業提供準確、超前和多樣性的資料信息，從而提升管理層面，提高企業整體的現代化管理水平。
檔案信息化建設是信息化建設的一部分，企業內部某個部門的信息化也不是真正意義上的信息化。因此，信息化進程中要注重檔案信息整合，優化企業檔案信息資源的布局，把檔案信息化看作是企業信息化的重要組成部分。把企業各部門的檔案信息納入相同結構的數據庫中進行管理，如“手冊報關核銷系統”、“人力資源管理系統”、“訂單管理系統”、“生產管理系統”等，采取統一的軟件對檔案及檔案數據進行計算機處理和網絡化管理，以整體優勢實現企業內部信息資源共享，從而達到我們所需要的企業高層與部門管理環節緊密聯系的目的。利用計算機和網絡技術，通過對信息資源的深度開發和廣泛應用，不斷提高生產、管理、決策的效率和水平，讓企業中高層電腦用戶能夠在輕松的人機對話中完成計算機任務的管理與決策，從而提高企業經濟效益和企業競爭力。
2企業技術創新中的檔案信息服務
檔案信息服務就是為了讓人們能夠在特定時間獲取所需要的特定檔案信息而采取的服務措施。企業，作為專門的信息用戶，滿足其創新過程中的信息需求的關鍵是通過一切可能的途徑提供適當的各種形式的信息，供其選擇、使用，這就需要檔案信息提供者提供系統化的信息服務。檔案信息服務部門應該充分運用信息化、網絡化的優勢和手段，綜合集成，充分整合信息資源，增強服務手段，擴大服務內容，開拓服務領域，提升服務水平，提高服務質量，為技術創新服務體系發揮科技信息服務的有效支撐作用。筆者認為可從以下幾方面入手：
2.1檔案信息數據庫開發服務
在為企業提供文獻檔案信息服務時，檔案信息服務部門擁有的豐富的信息資源不可能原封不動地傳遞給企業，因此應根據企業的具體需求，選擇相應的服務器。企業內部局域網配備交換機和操作平臺，建立有系統、完整的專題檔案數據庫，以便向用戶提供特色服務。例如可以建立文件級開放目錄中心，首先由企業確定出需要包含檔案信息數據源的范圍，然后根據用戶需求，從國內外專利數據庫中套錄企業需要的所有專利信息，制成專利數據文件和圖片，最后根據開放檔案的有關辦法對文件數據庫進行審查，編制開放檔案目錄，把專利文件轉換成檔案數據庫（包括摘要和全文信息）提供給用戶。
應用標準化的檔案管理系統，企業文書、業務部門可以隨時將形成的有查考利用價值的文件歸檔存儲到服務器上。檔案部門也可以將原有的檔案原件掃描后存儲到服務器上。當用戶通過身份確定，就可以在企業局域網的任何終端檢索、瀏覽到所需要的檔案信息及其全文，不必到檔案部門也能查找到檔案信息了。標準化的檔案管理為企業生產建設提供了快捷、高質量的服務。
2.2定題信息服務
定題信息服務，是檔案信息服務機構根據一定范圍內的用戶對某領域的信息需求，確定服務主題，然后圍繞主題進行信息的搜集、篩選、整理，以定期或不定期形式提供給用戶的一種服務。檔案信息服務人員在廣泛調查企業創新信息需求的基礎上，選擇適用面廣的主題作為服務課題，然后主動與用戶聯系，根據用戶需求，建立信息用戶服務檔案，從而針對性地提供信息服務；或者根據企業用戶的個性化需求，及時有效地向用戶推送實用信息，幫助用戶有效地解決科研、生產和經濟活動中的一系列難題。當用戶將自己所需要的檔案信息通過網絡向系統數據庫提交以后，由專職的信息服務人員確定檢索詞，搜尋相關網站，經過初步的分析、篩選、歸納、總結，最終形成用戶需要的檔案信息資源，并將這些資源以一定的語言格式進行有序化整理，編輯成一個或多個方案，并通過E-mail發送到用戶郵箱中，或者上傳到服務人員個人主頁、定題信息服務主頁等，方便用戶直接上網瀏覽、下載、打印課題最新文獻。
2.3檔案信息咨詢分析與情報研究服務
情報研究和咨詢服務是科技信息服務最主要的服務模式之一，也是企業技術創新信息服務中應重點發展的一項服務內容。檔案信息服務部門應該利用自身優勢，不斷跟蹤、編譯世界各國重大科技計劃、政策、管理、創新與發展戰略等方面的最新資料，建設專題數據庫，進行基礎性情報資料的積累與分析，為開展信息咨詢與情報研究工作奠定基礎。進而結合企業自身情況，進行不同層次的研究與開發，包括項目跟蹤研究、技術發展趨勢預測研究、評估研究、發展對策研究等，直接參與企業的科研生產活動，起到企業經營者的參謀、“耳目”、“尖兵”的作用。
隨著企業創新機制的加強，企業知識產權保護力度在不斷加大，企業檔案信息服務部門要相應加強對科技檔案和知識產權檔案的保護，積極為企業自主創新服務。企業技術創新的最終目的是促使企業形成持續自主的技術創新能力，是培育企業的持續市場競爭優勢。而有效利用信息情報在技術創新中相當重要，信息情報的收集、整理、分析和預測已成為技術創新的必要手段。企業檔案信息服務部門應調整自身的工作方法和方式，圍繞市場經濟所關注的科技、經濟、社會發展問題，開展調查，提高分析水平，為企業決策提供服務。
2.4提供培訓服務
【關鍵詞】企業檔案；信息化；服務能力；提升
隨著當今社會科學技術的迅猛發展，信息資源已經成為人類社會活動必不可少的戰略資源，人類對檔案信息的需求和依賴越來越大，檔案信息化建設成為檔案事業適應時代和社會發展的必然趨勢，是促進檔案管理工作現代化的客觀要求，是檔案館發展的方向和目標。
國資委提出檔案信息化是中央企業加強檔案管理的一項革命性和基礎性工作，要將檔案信息化建設納入企業信息化建設整體方案中，同步規劃、同步設計、同步實施，促進檔案工作逐步向自動化、信息化、網絡化轉變。因此，傳統粗放式檔案管理系統建設模式已經不適應企業的發展以及國家對央企的要求，信息化建設是落實國資委和國家檔案局要求的積極步驟，而數字檔案館建設是加快檔案信息化建設的根本途徑。
做好數字檔案館建設對于整合企業信息資源，滿足企業檔案工作長足發展，提升檔案服務能力具有以下幾個方面的重要意義：
一、打破各業務信息系統壁壘的需要
近年來，中央企業信息化建設取得長足發展，管理水平顯著提高，信息系統的數據貫通、資源整合能力和效能發揮得到了較大的提升。但是，由于各業務信息系統基本上是縱向部署，加上管理方式影響，客觀上造成了信息“壁壘”，形成信息“孤島”。對此，我們迫切需要快速提升信息資源的整合水平，而數字檔案恰恰是解決這一問題的有效手段。通過加強頂層設計，將檔案信息化建設納入企業信息化項目總體規劃中，對檔案業務進行統一規劃和部署，實現企業電子文件的標準化、規范化管理，打通企業各業務系統與數字化檔案管理系統的通道，逐步實現信息資源的集中統一橫向融合管理和高效開發利用。
二、建設基于大數據的知識管理平臺的需要
企業推行的信息化項目的各業務系統陸續上線并運行后，需要歸檔的電子文件必將步入“海量”、高速增長的階段。如果沒有檔案系統管理，隨之而來的就是信息數據的無序、滯漲問題，不僅是信息化建設管理上的難題，而且對數據挖掘，實施大數據戰略也將大打折扣。
數字化檔案館項目建設的最終目標正是在當今的信息技術條件下，為解決新的海量信息處理需求，所提出的解決策略。通過建立一個依托“大數據”背景下的統一界面、統一標準的數字化檔案館，對各業務系統產生的大量電子文件進行有效梳理和歸攏管理，實時歸檔，主動科學收集、整理、分類、鑒定、編研和銷毀等，形成一套科學、合理、嚴密的電子文件管理標準，建立起電子文件從形成到辦理、歸檔、移交、保管、利用的全生命周期管理機制。在海量的電子文件中，由數字檔案系統判定其中哪些電子文件應該形成電子檔案、應該如何保存，而剩余的電子文件又該如何處置。逐步實現運營范圍與業務功能的全面覆蓋和深度融合，實現對各業務系統全過程、全要素、動態、實時的數據收集和歸檔，強化知識的梳理和挖掘，提升檔案信息資源的利用深度和廣度，創造檔案信息資源的潛在價值，真正為企業的生產經營服務，為企業的發展提供高效的決策支持。
三、提升企業文化建設的需要
檔案的信息化建設為檔案編研工作插上了騰飛的翅膀。數字檔案可實現檔案信息資源的共享，可以對檔案信息數據進行深度挖掘、提煉精華、數據分析，經過梳理和價值判斷、規范整理和邏輯排列，可變成有思想、有規律、有可讀性的檔案編研成果，也可以通過辦展陳、微電影、歷史紀錄片、數據網絡等多種多樣的形式，再現企業發展歷史，展示獨有的文化魅力。“死檔案”會變成“活教材”，在滿足企業多樣性文化需求的同時，向社會展示優秀的企業文化，為打造良好的央企形象作出貢獻。
四、有助于為企業提供信息支持決策，提升檔案服務能力
數字檔案館的建設將促使與之相關的計算機技術、網絡技術和多媒體技術等高新技術在檔案領域中的廣泛運用，從而將促進檔案管理理論、技術和方法的變革，徹底改變檔案館封閉、半封閉的狀況，實現檔案事業的跨越式發展，極大地提升檔案工作在信息化社會中的服務能力。
決策的及時正確、管控措施是否得當，要靠信息的完整、準確和快速的綜合分析能力來保證，數字檔案館恰好在一定程度上滿足了這些要求，特別是數字檔案館與企業辦公系統有著密不可分的聯系，所以對于支持決策有著天然的優勢。
五、有助于提升檔案資源保存和利用的科學化、合理化水平
以數字檔案館建設和電子文件管理建設項目為龍頭，大力推進數字檔案資源建設，提高檔案信息資源的共建共享和網絡化服務，使檔案信息在為用戶服務時不受空間、地域的限制，這是檔案信息實現信息社會化服務的基礎。同時加強電子文件管理，按照統一管理、便于利用和安全保密的原則，建立與數字檔案館相適應的電子文件存儲備份中心，實現紙質檔案與電子檔案備份保存的雙保險，推進文檔一體化管理模式，可以有效提升檔案資源保存和利用的科學化、合理化水平。
關鍵詞：企業檔案；管理信息化；建設
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2013）09-0-01
信息技術飛速發展的今天，管理信息化是企業提高競爭力的必然選擇。企業檔案作為企業重要信息資源，在企業信息化建設中具有重要作用，對提高工作效率，提升管理質量具有積極的意義。本文結合多年工作經驗，對企業檔案管理信息化建設談一些粗淺的認識。
一、企業檔案管理信息化建設的重要意義
1.更好的收集和管理檔案。企業每年都要產生很多檔案資料，內容涉及文檔、科技、合同等各種重要信息，這些信息忠實的記錄了企業的發展歷史，對企業的發展提供有利的借鑒。實行檔案的信息化管理后，必將能夠更好的收集和管理這種信息資源。同時，企業檔案信息資源能夠得到安全可靠的存儲和充分共享利用，使得檔案業務工作實現信息化管理、檔案收集整理工作最大限度實現自動化、檔案數據訪問權限得到全安控制、檔案利用方式更加簡單方便，也從整體上提升了企業信息化。在這樣的條件下，能促進檔案信息進行合理的開發和利用，是企業生存與發展的重要保障。
2.可用詳實的檔案信息支持企業決策和管理。決策及時正確，管理措施得當，要靠完整、可靠的信息和快速的綜合分析能力來保證。對此，檔案信息有著獨特的優勢，可以發揮重要作用。企業只有做到與時俱進，并高效地開發與利用檔案信息，才能為企業的發展提供科學決策依據。
3.提高檔案利用效率，降低企業管理成本。從企業來講，檔案信息化管理是企業管理信息化的重要部分。企業檔案信息化的建設將為企業培養各類人才打下很好的基礎，也為企業積累推進整體管理信息化的經驗，有利于企業推進信息化管理提供了科學的參照方法。從而降低企業的管理成本，企業整體管理成本的降低，將為企業創造新的利潤增長空間。通過對企業生產流程和管理流程中所必需的紙質材料和檔案進行電子化，有效節省了日常管理工作中的紙張等購買材料成本，也節省了庫房和文檔保管設備成本開支，更可節省因紙質檔案老化對其采取人工修復而產生的資金費用，從而大幅度減低紙質檔案的管理成本，也提高了檔案信息利用效率，省去了許多麻煩。
二、企業檔案管理信息化建設的基本內容
1.制定企業的檔案管理信息化建設總體規劃。企業檔案管理信息化建設的總體規劃制定之時，應服從服務于企業發展的戰略。在分析企業自身的特點與發展目標的基礎上，深入調查和科學論證，制定出切實可行的檔案管理信息化長遠規劃及近期計劃，形成一個規模較大的網絡管理模式，推動檔案信息化協調發展。另外，還應注重系統實際應用的效果，重視系統對企業信息服務的目標支持，強調系統的可擴展性和靈活性，給未來發展留下擴展空間。
2.逐漸實現檔案管理的信息資源的數字化。檔案信息的數字化是整個檔案管理信息化的基礎，其它環節都建立在此基礎之上。傳統介質檔案的管理是以紙質檔案管理為主，而信息化管理則必須把這些紙介質的信息轉變為數字化信息。即一方面要把以前形成的傳統檔案通過電子掃描轉化為數字形式，以便通過計算機直接管理。另一方面要在日常工作中全面推行無紙化辦公，確保今后形成的檔案以電子文件為主，在檔案接收時就實現數字化。
3.建立科學高效的數據庫管理系統。數據庫是檔案管理信息化建設最基礎也是最重要的工作，數據庫是系統數據的集合，其中既有檔案本身的數據信息，也有檔案管理過程中新生成的信息，所以數據庫的設計應確保將檔案管理中所涉及的環節全面體現，以使用便捷、管理嚴謹作為原則，防止信息化管理的漏洞出現。檔案生成后應及時和數據庫建立關聯，檔案管理人員要對新檔案的主要內容、生成時間、保密級別、維護要求進行詳細的登記，生成序列號。當數據庫建立后，檔案管理人員應當變革保存方式，形成以傳統檔案保存和數字化保存并舉的管理方式，對檔案實行掃描和著錄，完成數字化存儲，方便日后查閱。企業檔案信息化建設，不僅要重視檔案本身反映的信息知識，還應該就檔案信息所包含的關于檔案產生組織、檔案作者的隱性知識進行收集、歸納、提取。通過分析、研究、積累以及系統的自我學習，形成一個完善的檔案知識庫。
4.檔案信息資源利用的網絡化。檔案網站是企業的檔案部門在網上建設的信息站點，一般以網頁形式給企業員工提供相關的檔案信息和服務，進行檔案信息的網上咨詢、查找、電子文件的實時歸檔及直接提供使用。實現以網絡為基礎的信息化管理以后，借閱者可通過網絡提交申請，管理人員通過網絡審核后即可按規定借閱，借閱者無須親臨檔案室，這給服務對象無疑帶來了極大的方便，對異地和出差在外的人尤其如此。這樣必然也會大大提高檔案室的工作效率和檔案的利用率。
三、推進企業檔案管理信息化建設的一些建議
1.企業最高領導要高度重視和大力推動。首先企業最高領導應投入大量的精力關心和支持檔案信息化建設工作，在資金、設備、人員等方面予以大力支持，并把檔案信息化管理納入本企業的綜合工作計劃范圍內，從各方面關心檔案信息化工作的進程。其次，各級領導，尤其主管檔案工作的領導，要經常過問此項工作，了解檔案工作現狀，提出要求，下達任務，指導檔案部門依法開展工作，幫助解決工作中出現的困難和存在和問題。只有這樣，才能提高全員意識，從而把檔案信息化建設各方面的工作真正落到實處。
2.要加大對企業檔案工作信息化的投入。投資是企業檔案管理信息化建設的關鍵，資金可以幫助企業添設新型的機械設備，建立和完善檔案信息管理系統，加快實現企業信息化建設。逐步完善檔案信息安全管理體制，這也是完成檔案信息化建設的保證。
3.要加大對檔案管理人員的技術培訓。檔案管理信息化是不斷完善、優化的過程，始終要依賴于檔案人員素質的提高。要做好檔案信息化建設工作，檔案管理人員的素質是最重要的因素之一。必須加強檔案人員的繼續教育，使他們掌握新知識、新技能，以滿足時代的需要。檔案信息化管理的核心是計算機技術的在檔案領域的應用。因此，檔案管理人員不僅要熟練掌握傳統的檔案管理技術，還必須熟練掌握電子計算機技術，必須學會把現代化手段應用于檔案信息管理的技能。
4.建立健全各項規章制度和標準規范。信息化建設的進程中，企業傳統的檔案管理制度已經不能適應改革和發展的需求。在數據庫設計以外，信息化建設還應從標準化制度的層面改革現有的管理工作，對數據庫的類別、與企業信息化管理系統對接、新檔案必須具備的內容、數字化檔案的保存等確立明確的標準，使檔案的收集、保存、使用應從信息化的角度獲得制度保障。在標準化的支持下，檔案管理工作能夠減少不必要的工作程序，使企業上下協同一致，共同在新的管理標準下開展工作。
5.注意新舊管理方式的轉變。推行檔案信息化管理必然會存在一個由傳統模式向電子化模式轉變的過程，在此過程中必須確保日常檔案管理工作的正常運轉，不出現因為過渡影響檔案的保存和利用。較為妥當的方法是在過渡階段采取雙軌制，即兩種管理模式在一定時間內同時存在，直到新的模式能正常運行為止。這樣做無疑會增加檔案室的工作量，但為了保證過渡的順利進行這個過程是必要的。
6.保證檔案信息的安全。實行檔案信息化管理必然存在各種安全問題。首先是軟、硬件的安全，比如記錄檔案存貯介質（光盤）的安全性、軟件系統的可靠性等。還有檔案信息管理方面的安全，即檔案信息通過不同方式被外界獲取等。前一種問題主要通過技術手段來解決，例如設計檔案管理系統時充分考慮到系統的安全性，把它作為一個重要的指標，光盤備份異地存放等。后一種安全問題不僅要靠技術手段，還要依靠完備的規章制度和檔案管理人員的責任心和防范意識，嚴格執行企業的規章制度，避免因檔案管理人員失誤而導致機密信息的泄漏。
四、結束語
總之，在科技技術不斷進步的今天，信息化建設是現代社會檔案管理發展的主題，而檔案作為重要的信息資料，其信息化的建設也成當今社會發展的必然趨勢。因此，我們既要認識到企業檔案信息數字化、網絡化的緊迫性，還要認真面對她的復雜性、系統性。企業應積極創造條件，采取有力措施適時逐步推進檔案信息化管理，適應時代前進的步伐。
參考文獻：
一、檔案信息化發展的必要性
檔案材料如果不經過嚴密的管理，可能會導致檔案信息持有者趁虛而入，隨意篡改他人信息，威脅員工，很有可能導致內部管理混亂。如果檔案由各個部門保管或者掌握在個人的手中，缺乏有效的管理機制，一旦員工跳槽，就會把單位重要的信息資源帶走，輕則會使管理層斷裂，重則導致機關重要的機密和知識產權流失。檔案是對過去發生的行為、信息進行記錄和保存的一項活動，具有一定的保存和參考價值。企業的檔案更為重要，記錄著機密和未公開的專利技術。一旦流失，后果不堪設想。所以對單位檔案進行統一的管理，尤其是加強信息化的建設，設立防火墻，這樣檔案的信息就不會輕易地泄露出去，可以有效的避免因信息流失而影響企業的生存與發展。
二、企業檔案信息化建設存在的問題
（一）企業檔案信息化?J識不足。目前人們受傳統因素的影響，已經習慣了人工處理檔案。這種現象出現的原因是對企業檔案信息化的認識不足。隨著互聯網的發展，各個行業和部門積極利用這一便利基礎，順應時展要求，對于效率等各方面都有很大提高，企業檔案的信息化也是如此，不僅可以提高企業檔案的個人工作效率、提高企業部門的整體職能效率，還有利于對企業檔案信息化模式的不斷探索和完善，為我國企業檔案信息化的整體發展奠定基礎。隨著信息化這個大環境的形成，一味堅持傳統思想觀念是不可取的，企業部門要加強對企業檔案工作者信息化知識的宣傳，并傳遞相關積極信息，鼓勵下屬各企業積極開展檔案信息化工作，提高對企業檔案信息化建設的認識。
（二）企業檔案工作信息化人才較少。企業檔案的信息化建設離不開信息人才的支撐，唯有人才的相互配合才能完成部門的應盡職責。同時，隨著我國各項改革措施的提出和實施，企業檔案工作也將面臨更大挑戰，只有擁有大量有實力的人才，才能保證各項工作的有序進行。企業檔案信息化建設不僅需要檔案專業人才還需要既懂檔案工作又有計算機專業知識的信息化人才。雖然我國信息技術一直在不斷飛速發展，各種高端人才數量連年增長，但這些人才基本上分布在電信、研究開發等領域，企業檔案工作受其工作特點和其他因素的影響，信息化人才相對較少，不利于企業檔案信息化建設的持續發展。
（三）信息化設備利用率低。企業檔案信息化建設已經經歷了一段時間的發展，部分企業檔案部門也積極引入計算機等信息化設備，以便提高檔案管理工作的效率，響應國家信息化戰略。但實際上，目前我國企業檔案信息化設備大部分處于閑置狀態、利用率偏低，只有簡單的編輯、傳輸文件等功能被利用。各檔案部門根據自己實際情況將已有設備利用起來或引入新的信息化設備是下一步促進企業檔案信息化的重要工作點。
三、企業檔案信息化建設對策
（一）轉變傳統觀念，提高信息化意識。企業領導者和員工要堅定企業檔案信息化的決心，實現企業檔案信息化的逐漸過渡。充分認識企業檔案信息化的重要性，認識到信息化對于整合資源、促進共享的重要性，各部門要將企業檔案信息化作為發展戰略，并提到實際日程上。這符合企業檔案事業改革創新的發展方向。企業檔案工作者也要積極接受信息化工作方式、認清企業檔案發展的大方向，提高工作責任感、樹立現代化管理理念。
（二）加大人才培訓和招聘力度。企業檔案部門要加大對現有員工的信息化培訓，聘請信息化專業人員不定期對檔案工作者進行基礎知識傳授和實踐演練，促進理論與實踐的結合運用。同時利用校園招聘、社會招聘、人才引進等方式，加大專業人才的招收，吸收實施企業檔案工作的新鮮血液，在完成本職工作的同時，帶動其他工作者的進步，形成良好的企業檔案信息化工作環境。
（三）建立檔案信息化建設工作組。企業檔案信息化的建設是一件比較浩大的工程，要做好這項工作、保證每個環節的正確對接和順利實施，需要建立檔案信息化工作組。檔案信息化工作組主要對企業檔案工作進行總體布局，并制定詳細發展和工作計劃，同時推進和監督信息化工作的進展，直至完成。檔案信息化工作是一項基礎性、服務性很強的工作，但也是我國企業事業發展的重要一環，所以只有組織者和實施者共同努力，才能更好地完成。
一、企業檔案管理者要具備信息化建設理念
企業檔案管理水平低，信息資料少，開發利用不好，主要原因是企業的管理者不了解檔案的信息化建設，平時對企業生產、經營管理和各種活動記錄不及時，對檔案工作不夠重視，對檔案管理工作的地位和作用認識不清，檔案意識淡薄。這種狀況直接影響檔案的管理人員，需要原有的檔案管理模式到檔案信息化管理進行一場革命，實際上是以轉變觀念為前提，只有以信息觀念去看待檔案及檔案工作本身，建立檔案信息管理理念，才能進行檔案信息化建設。很多企業的檔案管理者還習慣于傳統的手工檔案管理模式和方法。有的企業即使搞了信息化，也沒有什么實際改變，或者成為一種擺設，趕時髦。真正方便、快捷的計算機檢索體系沒有完全建立起來，致使檔案數據缺乏完整性和準確性。企業檔案信息化建設的重點是檔案資源信息化，要打牢檔案信息化的基礎，才能實現企業檔案資源最大限度的利用和共享。企業檔案信息化建設是一項系統工程，企業檔案管理者要以開放式的現代管理理念，建立健全一套檔案信息化管理體系，真正推進企業檔案信息化建設。
二、努力提高企業檔案信息化建設科技水平
企業檔案管理多年來是手工操作整理、檢索單一、利用率不高的落后局面。在科技高速發展的今天，這種狀況已經遠遠不能適應新時期檔案工作的要求，不能滿足企業管理者多角度查閱檔案、獲取檔案的需要。要想實現企業檔案現代化管理的信息化，必須借助科技力量整合現有的企業檔案信息資源，開發和建設檔案信息工程的數據庫系統。要進行必要的投資，發展計算機信息處理、光電閱讀、網絡連接、數字檔案館技術，并通過網絡加以聯通，充分發揮硬件功能及信息系統的綜合能力，使企業各部門可以依托先進的信息技術對歸檔檔案進行科學的管理和方便的使用。在企業信息化建設的過程中，應采用多種信息處理技術和產品，以保證信息資源建設和利用的可靠性。另一方面，企業檔案信息資源的保存利用是長期的，這樣就要求資源建設的過程采用的技術必須是通用的、標準的，非通用的、非標準的技術會導致資源共享困難，甚至在將來無法利用，造成極大的人力、物力和資源的浪費。
三、實施企業檔案標準化，規范化管理
全面思考企業檔案信息化建設工作，實際是一個龐雜的體系，涉及方方面面。沒有規矩不成方圓，檔案信息化的規范管理，科學標準的體系，是企業檔案信息化建設工作快速、持續、有效、健康發展的重要保障。檔案信息化建設的標準主要包括管理、業務、技術三方面的內容，其中首要的是檔案業務要規范，檔案標準要建立，各項規章制度要健全。加快推進企業檔案管理信息化建設步伐，把企業檔案管理信息化工作落到實處，就必須抓好企業檔案管理的標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。所以，建立健全企業檔案信息化的標準規范體系，是信息化工作科學、有效開展的重要保障。
【關鍵詞】企業 檔案 信息化 建設 探討
【中圖分類號】G275.9
【文獻標識碼】A
【文章編號】1672-5158（2012）12-0373-01
隨著現代企業的不斷發展，檔案管理的內容種類和數量不斷增加，給檔案檢索、保管和利用帶來一系列問題。改變了以往傳統的檔案管理體制和方法，檔案信息化管理成為企業檔案管理的最佳技術手段和必然趨勢。下面談一下企業檔案網絡信息化管理中存在的問題及檔案信息化建設
1 網絡信息化管理中存在的問題
企業檔案信息網絡化管理是為企業和社會提供高質量、高效率檔案信息的一個綜合型系統工程，在建設高效網絡的同時應清醒地認識到它存在的一些問題，并應對其采取一些有效的解決辦法。
1.1 檔案的原始性和完整性存在問題？網絡化管理后的電子檔案雖便于歸檔、查詢和閱讀，但電子檔案的原始性界定卻比較困難。因為電子文件的易更改性和信息與載體的可分離性，使電子文件在形成或傳輸過程中存在著被改動的可能。處理后的電子文件是否與原來一樣，存在著認定上的困難。
1.2 電子文件的特殊勝問題？網絡信息化管理后，檔案文件數據存儲于光磁介質中，是一種以數字代碼形式存在的觀念型非直讀型信息，它必須完全依靠存儲介質和相關的電腦軟硬件系統才具有生命力，因此受自然外界的干擾和人為操作的影響極大。電子數據對其設備和操作環境的依賴程度很高，于是產生了電子文件在保管安全上的特殊要求。同傳統紙質文件的保管相比較，其信息的安全性除受到自然損耗和當事人保護不當的影響外，電子文件還存在著一些特有的安全隱患。首先，電腦病毒和網上黑客的侵擾，都將會給電子文件帶來災難性后果，其侵擾破壞帶突發性和隱蔽性，防不勝防。防止電腦病毒的侵擾，比防止普通紙張的霉爛或蟲蛀更加困難。其次，任何數據載體的物理損傷以及設備出現技術故障等也都會危及電子文件的安全和正常運用。因此，電子文件比傳統的紙質文件的保管更特殊，難度更大。
2 如何加強企業檔案信息化建設
企業檔案是企業生產、經營管理活動的歷史記憶，是企業最可靠、最系統、最有價值的信息資源，對企業經營決策、信.鼠查詢與服務、提升核心競爭力有著重要的作用。因此，應加快企業檔案信鼠化建設，大力開發企業檔案信息資源。
2.1 充分認識企業檔案信息化建設的重要性
在企業的發展建設中，企業檔案是企業重要的信息資源，具有特殊的地位和作用。為此，必須高度重視，加大投入，加快推進檔案信息資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化的建設，進一步提高檔案信息化水平，為企業現代化建設提供一流的檔案信息服務。
企業檔案信息化建設是企業信.鼠化工程的一部分，關系到企業的發展。面對龐大繁雜的企業檔案信息，要想提高管理水平和服務質量，必須加快信息化建設，減輕檔案人員重復進行的體力勞動，解放生產力，提高工作效率，將企業檔案管理人員從繁重的手工操作中解脫出來，促進企業檔案工作由傳統管理模式向現代管理模式轉變，充分發揮企業檔案信息資源的價值，實現檔案信息資源共享。
2.2 努力做好企業檔案信息化建設的基礎性工作
加強企業檔案信息化管理的基礎工作，加強對信用檔案、反傾銷檔案、知識產權檔案、企業文化檔案等企業核心信息資源檔案的收集與管理；加強對電子文件的歸檔和管理，防止電子信息的丟失，避免重復勞動；注重檔案信息數據庫和網絡系統的開發，建立功能強大的信息管理系統和全文檔案信息資源庫。
檔案信息化基礎設施是檔案信息資源建設以及各項檔案應用系統建設的基礎和前提。企業檔案部門可借鑒網絡建設已有的成果和經驗，與辦公自動化、互聯網等系統相連，建立基于企業網的電子文件歸檔及電子文件接收應用系統，構筑企業信息網絡報送及應用平臺，推進電子文件的歸檔、接收、保管與利用，做好電子文件的積累、歸檔和管理工作。目前，保存的企業檔案主要是傳統載體檔案，數字檔案信息很少；為此，要加快傳統載體檔案信息資源的數字化進程，擴大數字檔案信.鼠資源總量。
2.3 加快檔案信息化標準規范的制定
信息化建設是為了檔案信息資源的利用，但是數字檔案信息的傳輸、讀取依賴于計算機等設備，因而對數字檔案信息的格式、標準、軟硬件環境等都有很高的要求。不管是館藏檔案數字化，還是電子文件接收，都應該堅持規范性原則，制定相應標準、規范、法規，按照統一的規范標準，使電子文件的歸檔，傳統介質檔案的數字化，數字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實現有序化、標準化和規范化，避免出現各自為政，互不兼容，重復建設等現象。使企業檔案信息化建設有法可依、有章可循，保證信息化的進行，以約束機制的建立促進動力機制的完善。
2.4 不斷加強信息化人才培養
檔案信息數字化涉及到計算機軟件、硬件與掃描技術、數字影像處理技術、儲存技術和檔案管理的基礎知識，決不是只懂得某方面知識就能勝任的，所以企業檔案管理人員要加強自身素質的培養，加強管理科學、法律、信息技術、計算機技術等知識的學習，適應信息化建設要求；企業檔案管理人員還應轉變觀念，面向市場，探索企業檔案信息開發利用服務方式，主動出擊開發企業檔案中的有用信息，變“檔案守護者”為“檔案信息開發者”。企業檔案部門要大力引進信息技術、計算機技術等方面的高素質專門人才，從資金上、技術上給予支持。盡快建立管理型人才為基礎，復合型人才為重點，高科技專門人才為骨干的檔案干部隊伍體系，以滿足檔案信息化建設的需要。
