發(fā)布時(shí)間：2023-08-25 16:54:10
序言：寫作是分享個(gè)人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的電子檔案管理方式樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
關(guān)鍵詞：電子文檔控制方案管理
引言
隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的飛速發(fā)展，計(jì)算機(jī)已經(jīng)成為企事業(yè)單位日常辦公不可或缺的重要工具，大量的文本文件、圖形文件、表格文件、影像文件等電子文檔信息不僅包括企業(yè)秘密，更有甚者還包括國家秘密在網(wǎng)絡(luò)上共享和傳播，為工作提供了極大地便利，同時(shí)也增加了重要信息泄密的風(fēng)險(xiǎn)。在信息安全面臨嚴(yán)峻挑戰(zhàn)的形勢(shì)下，電子文檔安全工作應(yīng)當(dāng)引起越來越多的重視。
1.電子文檔存在的安全隱患和風(fēng)險(xiǎn)
電子文檔是指人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中形成的，以計(jì)算機(jī)盤片、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料。主要依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存取并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸。它看得見，摸不著，在一般管理模式下，通常依賴保密管理制度強(qiáng)制實(shí)施，輔以人工監(jiān)管手段來達(dá)到防護(hù)電子文檔的安全，但這給日常工作帶來了諸多的不便和風(fēng)險(xiǎn)。它的易傳播、易擴(kuò)散性也成為了企業(yè)管理的安全隱患。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
（1）共享在局域網(wǎng)上的文件夾及文件沒有加密措施；
（2）分散的輸出方式不利于安全管理；
（3）復(fù)印、打印設(shè)備使用權(quán)限難以控制；
（4）打印審批存在效率低、難以記錄的問題；
（5）涉密文件的生命周期安全管理嚴(yán)重依賴于人工；
（7）終端用戶的日常操作和網(wǎng)絡(luò)行為沒有監(jiān)控和審計(jì)管理，難以形成全面、細(xì)致的日志審計(jì)和統(tǒng)計(jì)報(bào)表輸出。
（8） 惡意文件/病毒通過U盤、光盤、網(wǎng)絡(luò)輕易進(jìn)入系統(tǒng)，導(dǎo)致文檔數(shù)據(jù)丟失。
1.1此外，還有內(nèi)部人員有意或無意地泄密。
隨著全球信息化時(shí)代的來臨，計(jì)算機(jī)泄密行為呈上升趨勢(shì)。一個(gè)惡意的泄密事件往往會(huì)給企業(yè)造成難以估量的后果：輕則需要投入巨額資金進(jìn)行補(bǔ)救，重則將會(huì)使一個(gè)企業(yè)置之死地。權(quán)威數(shù)據(jù)顯示，幾乎所有的中國企業(yè)對(duì)電子文檔都沒有任何防護(hù)措施，企業(yè)對(duì)于信息有保護(hù)措施的不到3%。一些機(jī)密性的資料，電子文檔輕易就可以通過電子郵件和移動(dòng)硬盤泄密到網(wǎng)絡(luò)外部。全球最具權(quán)威的IT研究與顧問咨詢公司Gartner調(diào)查顯示：有超過85%的安全威脅來自組織內(nèi)部，而內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)各種安全漏洞造成的損失中，30% - 40% 是由電子文件的泄露造成的，而在 Fortune（財(cái)富雜志）排名前1000家的公司中，每次電子文件泄露所造成的損失平均是50萬美元。
2.電子文檔安全有效控制方案
為了更有效防止電子文檔的泄密，就需要一套合理有效的電子文檔安全管理方案，保障最核心的電子文檔的安全。
2.1以授權(quán)管理作控制
通過技術(shù)手段對(duì)文檔的查看、下載、打印、修改、刪除等權(quán)限進(jìn)行控制，嚴(yán)防泄密，提高保密安全管理水平，變分散、無序的設(shè)備輸出管理為集中而有序的監(jiān)控管理。設(shè)備使用、用戶權(quán)限可控，避免非授權(quán)使用設(shè)備，用戶權(quán)限可管理。對(duì)使用者進(jìn)行權(quán)限設(shè)定，來控制其是否有復(fù)印、打印、彩色輸出等權(quán)限，并且還可通過設(shè)定配額以控制輸出；使用者可通過身份認(rèn)證進(jìn)行文件輸出；打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等輸出設(shè)備平時(shí)處于鎖定狀態(tài)，非授權(quán)人員無法使用復(fù)印及打印功能。
2.2以數(shù)據(jù)文檔安全為核心
對(duì)指定進(jìn)程和特定文檔其創(chuàng)建，編輯，保存自動(dòng)加密，非授權(quán)用戶無法明文打開特定文檔；打印輸出采取閉環(huán)管理，文件需要先進(jìn)行審批，審批通過后，通過身份認(rèn)證，自動(dòng)嵌入條碼打印輸出，通過條碼進(jìn)行自動(dòng)化快速文件回收，全面記錄文件打印、審批、回收等全周期信息，確保打印出的即為經(jīng)過審批的，且打印內(nèi)容與審批內(nèi)容一致，打印者即為得到打印輸出文件的第一人；做到安全打印，避免文件丟失、敏感信息泄露，確保打印內(nèi)容與審批內(nèi)容一致，避免誤操作，減少浪費(fèi)，自動(dòng)負(fù)載均衡，減少排隊(duì)。
2.3以監(jiān)控審計(jì)作追查
特定管理人員可查看打印復(fù)印日志，可以全程追溯文件生存的全生命周期；通過柱形圖餅狀圖等方式，直觀的顯示任一時(shí)間段內(nèi),輸出設(shè)備的使用負(fù)荷、部門輸出、個(gè)人輸出情況。全面而詳盡的電子化日志記錄，變紙質(zhì)人工登記為自動(dòng)電子化日志記錄，且信息更為全面，便于日后審計(jì)和追溯。
3.電子文檔安全系統(tǒng)功能及技術(shù)闡述
電子文檔安全管理系統(tǒng)是根據(jù)電子文檔安全有效控制方案詳細(xì)設(shè)計(jì)出的一套管理系統(tǒng)，主要應(yīng)包括以下功能：
3.1安全認(rèn)證：采用口令加USBKEY等方式通過管理控制臺(tái)對(duì)登錄系統(tǒng)進(jìn)行進(jìn)行身份認(rèn)證控制，不同的身份在服務(wù)器上有不同的存儲(chǔ)區(qū)。通過此管理方式，可滿足一人一臺(tái)、一人多臺(tái)及多人一臺(tái)使用電腦的實(shí)際情況。
3.2文檔管理：采用文檔標(biāo)密和定密的方式，對(duì)文檔起草、批準(zhǔn)、審批和審核全生命周期進(jìn)行控制。對(duì)不同性質(zhì)的部門、用戶和用戶組制定不同的權(quán)限策略，文檔創(chuàng)建時(shí)按策略標(biāo)記文檔權(quán)限屬性，屬性包括創(chuàng)建者、可使用的部門和用戶列表。
3.3安全存儲(chǔ)：提供網(wǎng)絡(luò)硬盤功能，對(duì)加密的電子文檔上傳服務(wù)器進(jìn)行集中存儲(chǔ)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)本地涉密電子文檔的備份。只有數(shù)據(jù)擁有者能查看和使用，即使其它合法用戶也不能查看和使用他人的數(shù)據(jù)。
3.4人員管理：對(duì)系統(tǒng)中所有用戶按照人員崗位職責(zé)及涉密范圍進(jìn)行統(tǒng)一的密級(jí)管理。采用人員定密的方式對(duì)用戶的密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密、非密四種。針對(duì)不同密級(jí)用戶，可配置強(qiáng)制加密策略，在文件交換時(shí)，文件不能由高密級(jí)用戶傳到低密級(jí)用戶。
3.5文檔流轉(zhuǎn)：根據(jù)人員密級(jí)和文檔的密級(jí)，嚴(yán)格控制文檔流轉(zhuǎn)過程，防止合法用戶對(duì)文檔進(jìn)行非法操作。文件對(duì)內(nèi)部或外部協(xié)同流轉(zhuǎn)時(shí)，需提交文檔審核申請(qǐng)修改文件權(quán)限，審核的文件副本和操作記錄日志，保障內(nèi)部文檔安全順暢流轉(zhuǎn)；外部發(fā)送文檔的安全協(xié)同。
3.6文檔輸出打?。弘娮游臋n打印輸出需要通過部門或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的審核通過后，才能將電子文檔進(jìn)行刻錄或U盤導(dǎo)出，導(dǎo)出形式可以根據(jù)保密需要進(jìn)行加密處理。對(duì)電子文件打印輸出執(zhí)行嚴(yán)格的打印申請(qǐng)、審批流轉(zhuǎn)，對(duì)涉密文件輸出紙張采用數(shù)字水印技術(shù)，自動(dòng)嵌入條碼打印輸出，用戶刷卡輸出，嚴(yán)格執(zhí)行安全保密管理規(guī)章制度對(duì)于打印管理的要求。
3.7安全管理與審計(jì)：根據(jù)安全保密管理規(guī)章制度設(shè)置系統(tǒng)提供系統(tǒng)管理員、安全保密管理元和安全審計(jì)員三員，不同管理員的權(quán)限設(shè)置應(yīng)相互獨(dú)立、相互制約，確保系統(tǒng)滿足“三權(quán)分立”原則，各行其職，各盡其責(zé)。系統(tǒng)管理員單獨(dú)查看某 個(gè)文件的操作歷史，安全保密管理員查看整個(gè)文件夾的操作歷史，安全審計(jì)員查看整個(gè)系統(tǒng)所有用戶的操作歷史。
3.8病毒掃描防護(hù)：實(shí)現(xiàn)病毒掃描引擎，上傳文件，均會(huì)進(jìn)行病毒掃描，如果發(fā)現(xiàn)病毒，會(huì)通知管理員進(jìn)行處理。
總之，做文檔安全的目的是為涉密電子文檔的管理提供一套有效的管理辦法，防止內(nèi)部重要電子文檔被泄密，實(shí)現(xiàn)了對(duì)電子文檔全生命周期的安全管理。
結(jié)束語：
關(guān)鍵詞：電子時(shí)代 檔案管理 對(duì)策
隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的蓬勃興起以及社會(huì)的信息化，信息技術(shù)普遍應(yīng)用到了社會(huì)的各個(gè)環(huán)節(jié)，檔案管理工作也迎來了電子時(shí)代改革。檔案管理不再是傳統(tǒng)的紙質(zhì)記載，而是轉(zhuǎn)變成了由電腦系統(tǒng)做處理，以網(wǎng)絡(luò)等為載體的數(shù)據(jù)形式，即檔案信息數(shù)字化。檔案信息數(shù)字化的出現(xiàn)，不僅僅提高了檔案管理工作的效率，還是檔案信息資源共享更加的便利，較傳統(tǒng)檔案管理方式有較大發(fā)展與進(jìn)步。本文主要探究如何提高電子時(shí)代下企事業(yè)單位檔案管理工作水平。
一、電子檔案較傳統(tǒng)檔案的優(yōu)點(diǎn)
1.保證了檔案資料的原始性、完整性、準(zhǔn)確性
傳統(tǒng)檔案管理方式是將檔案以紙質(zhì)的形態(tài)進(jìn)行保管，但是檔案往往在保管的過程中由于保管方式不當(dāng)、保管場(chǎng)所不適宜、保管人員疏忽等原因出現(xiàn)不同程度的損壞，如紙張破損、字跡模糊等，檔案便失去了原有的記錄完整準(zhǔn)確個(gè)人信息的作用。而電子檔案是通過計(jì)算機(jī)錄入、掃描儀掃描、照相機(jī)拍攝傳輸?shù)确绞缴傻?，如此得到的圖片和數(shù)據(jù)是最原始的資料，并且保存到計(jì)算機(jī)中使得檔案存放更安全，不用擔(dān)心化學(xué)物質(zhì)或蟲子等對(duì)紙張的腐蝕損壞，實(shí)現(xiàn)了原始檔案的永久保存。
2.提高了檔案管理工作的效率
傳統(tǒng)的檔案管理方式是人工抄錄整理管理，不僅需要大量的人員，而且極其浪費(fèi)時(shí)間，除此之外還存在人工出錯(cuò)幾率較大的問題，檔案管理的效率極低。然而電子檔案能極大提高檔案管理工作的效率，首先，電子檔案方便做更改，只需微小改動(dòng)即可，避免了紙質(zhì)檔案出現(xiàn)錯(cuò)誤或需要增減是時(shí)做整篇修改，靈活性極強(qiáng)；其次，計(jì)算機(jī)進(jìn)行計(jì)算整理是依據(jù)程序進(jìn)行，錯(cuò)誤率遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于人工，速度又遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于人工，既避免遺漏缺失又避免大量堆積；此外，電子檔案具有檢索功能，方便查閱，并且實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程查詢和異地查詢。
3.保障了檔案的保密性
傳統(tǒng)的檔案管理方式是將檔案以卷宗的形式整理，由此極易造成檔案發(fā)生一系列泄露，檔案的保密性大大降低。而電子檔案的形式為單頁單份時(shí)，在查閱時(shí)既有針對(duì)性又具有保密性。此外，查閱人在查閱時(shí)需要具有合格的身份，避免無關(guān)人員查閱檔案導(dǎo)致檔案信息泄露。
二、電子檔案較傳統(tǒng)檔案的缺點(diǎn)
1.電子檔案可修改性過高
電子檔案較傳統(tǒng)檔案有方便修改的優(yōu)點(diǎn)，但同時(shí)這個(gè)優(yōu)點(diǎn)又導(dǎo)致電子檔案過多易于修改而出現(xiàn)檔案做修改后不易察覺。并且電子檔案多在網(wǎng)絡(luò)上流傳，一旦被不法分子非法竊取并做更改，將出現(xiàn)檔案不能得到有效保護(hù)，失去準(zhǔn)確性。
2.電子檔案不能完全保證安全性
電子檔案是以數(shù)據(jù)形式記錄在電子設(shè)備中，對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)有極高的依賴性，一旦存儲(chǔ)介質(zhì)出現(xiàn)故障或損壞會(huì)導(dǎo)致檔案的丟失和變化，這使電子檔案的安全性受到威脅。另一方面，如上所述電子檔案有可能受到網(wǎng)絡(luò)黑客或病毒的侵襲，造成不可逆的影響。
三、提升檔案管理水平的對(duì)策
1.紙質(zhì)檔案與電子檔案一同保管
電子時(shí)代下電子檔案的使用已經(jīng)呈現(xiàn)不可改變的趨勢(shì)，但是由于電子檔案也存在缺陷，因此將兩種檔案同步保管多重保證了檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。
2.做好電子檔案的安全保障措施
因?yàn)殡娮訖n案依賴于存儲(chǔ)設(shè)備，因此需要定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行查殺病毒、設(shè)備維護(hù)等。在計(jì)算機(jī)中安裝殺毒軟件，防止病毒入侵；定期維護(hù)設(shè)備，防止設(shè)備突發(fā)癱瘓等情況出現(xiàn)。
3.建立健全電子檔案管理的規(guī)章制度
相關(guān)管理部門需要建立專門的電子檔案管理規(guī)章制度，并且企事業(yè)單位需要嚴(yán)格遵守制度，將制度切實(shí)落實(shí)到實(shí)際管理工作之中，避免惡性的檔案損害，造成檔案的失真和遺漏。此外，有關(guān)部門定期檢查檔案，企事業(yè)單位定期自我檢查，并且對(duì)檔案進(jìn)行總結(jié)和整理。
四、結(jié)論
綜上所述，電子時(shí)代下檔案管理工作既迎來了發(fā)展的巨大契機(jī)，又面臨的巨大挑戰(zhàn)，檔案管理經(jīng)歷了傳統(tǒng)方式轉(zhuǎn)型為電子方式，電子檔案在互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的推動(dòng)下是目前極佳的檔案管理方式，具有便利性、高效率性、保密性等等許多優(yōu)點(diǎn)。但是目前電子檔案仍然具有缺點(diǎn)，因此為提升檔案管理水平需要單位和個(gè)人的努力，管理人員需要具備專業(yè)的管理知識(shí)，相應(yīng)的法律法規(guī)需要進(jìn)一步落實(shí)和健全，并且要保障電子檔案不受互聯(lián)網(wǎng)的影響，使電子時(shí)代下檔案管理水平一步步提升。
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一、基層事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化
（一）無紙化檔案管理
在信息化時(shí)代到來之前，檔案都是以紙質(zhì)的形式呈現(xiàn)的。隨著信息時(shí)代的到來，無紙化和虛擬化的檔案管理形式隨著出現(xiàn)，文字的保存形式在不斷的多樣化，并且這種檔案管理形式正在隨著信息技術(shù)的發(fā)展以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及而不斷的普及，這種無紙化的文字儲(chǔ)存形式也越來越常見，徹底變革了以紙質(zhì)為儲(chǔ)存媒介的檔案管理方式。無紙化的檔案管理方式并且在當(dāng)期隨著信息技術(shù)的發(fā)展也變得更加的方便和快捷。檔案的資源當(dāng)前通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行互聯(lián)，館際互借等方式不斷地增加了館藏，使得檔案資源也越來越豐富，具有一定的無限性，形成了檔案管理的虛擬化。
（二）縮微化檔案管理
隨著攝影技術(shù)的不斷發(fā)展，當(dāng)前微縮技術(shù)以及數(shù)碼攝影技術(shù)在不斷被大眾所接受，檔案管理方式也在不斷地從這方面發(fā)展并且在檔案管理方式上也得到了這方面技術(shù)的支持。電子檔案管理的微縮是信息技術(shù)以及攝影技術(shù)的綜合運(yùn)用，它可以將傳統(tǒng)的紙質(zhì)的實(shí)物檔案通過圖文轉(zhuǎn)化成為電子檔案，這樣就可以減少存儲(chǔ)的空間，通過這種縮微和數(shù)碼技術(shù)將其轉(zhuǎn)成占用內(nèi)容極小的電子文檔，并且可以通過相應(yīng)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)將其之信息技術(shù)上檢索，進(jìn)行智能化的操作，從根本上解決了傳統(tǒng)檔案占用空間大，查詢檢索不方便的問題，同時(shí)以保存，安全性更高，解決傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的不易保存的問題。
（三）社會(huì)化檔案管理
隨著我國社會(huì)的快速發(fā)展，社會(huì)的開放性也在不斷地加大。檔案的流動(dòng)性比較大，并且也在不斷地突破時(shí)空限制。另外檔案資料也是社會(huì)發(fā)展的“記錄儀”和“存儲(chǔ)庫”，在歷史發(fā)展的過程中，檔案具有著非常重要的價(jià)值，是一種不可再生資源。檔案資源的社會(huì)化管理以及市場(chǎng)的不斷運(yùn)作，促使人們?cè)诓粩嗟奶嵘龑?duì)檔案資源的管理和保護(hù)的意識(shí)，所以在基層事業(yè)單位的檔案管理中要不斷地完善檔案管理共享機(jī)制，不斷地開發(fā)檔案本身潛在的價(jià)值，最大限度的發(fā)揮檔案的作用。
二、基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)途徑
（一）創(chuàng)新檔案管理觀念
在當(dāng)前的基層事業(yè)單位檔案管理中，存在著對(duì)檔案重視度不足的現(xiàn)象，并且在對(duì)檔案的管理中思想觀念是不夠開放的，所以在工作中要不斷的轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，不斷地改革、發(fā)展、創(chuàng)新檔案管理意識(shí)，做到與時(shí)俱進(jìn)，使基層事業(yè)單位的檔案管理工作更加適應(yīng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，并不斷地提高對(duì)檔案的管理水平。充分的利用先進(jìn)的信息技術(shù)，不斷的完善檢索系統(tǒng)，要根據(jù)具體的實(shí)際情況，通過開發(fā)軟件對(duì)管理目錄進(jìn)行管理，并對(duì)目錄進(jìn)行分類，這樣就可以通過計(jì)算機(jī)以及電腦的自動(dòng)化對(duì)其進(jìn)行操作，進(jìn)行相應(yīng)的分類匯總和統(tǒng)計(jì)，這樣就可以節(jié)省時(shí)間，提高工作的效率。
（二）完善檔案制度管理
當(dāng)前一些基層事業(yè)單位檔案管理工作制度上還是依賴于傳統(tǒng)的法律層面上的保障，但是當(dāng)前電子檔案中一個(gè)非常重要的問題就是保證電子文件的真實(shí)性、安全性以及可靠性，這是傳統(tǒng)管理制度中不曾涉及到的新問題，所以在當(dāng)前需要介乎額社會(huì)發(fā)展的具體實(shí)際，創(chuàng)立一些新的法律法規(guī)及制度保障電子檔案的信息安全，做到與時(shí)俱進(jìn)。
（三）規(guī)范檔案管理方法
在基層事業(yè)單位中對(duì)檔案的管理要采用現(xiàn)代化的管理方法進(jìn)行管理，要將信息技術(shù)和檔案管理結(jié)合起來，要充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，在對(duì)檔案的管理上要做到快捷、全面，使之更適應(yīng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。要注意引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備進(jìn)行檔案管理，提高檔案管理水平，在管理中發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，這就要求檔案室要和電子政務(wù)加強(qiáng)溝通和交流，充分發(fā)揮檔案部門人才、設(shè)備、技術(shù)、業(yè)務(wù)等方面的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)檔案室的對(duì)電子檔案的接收、管理。要進(jìn)一步對(duì)現(xiàn)行文件進(jìn)行收集管理，盡可能的關(guān)注一些與人民利益相關(guān)的內(nèi)容，為現(xiàn)行的文件資料提供更豐富的資源。
三、結(jié)語
關(guān)鍵詞：環(huán)境檔案管理 電子化 信息化
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2013）09-0013-01
環(huán)境檔案管理是一項(xiàng)涉及多學(xué)科多領(lǐng)域的工作，它需要一定的技術(shù)基礎(chǔ)。環(huán)境檔案管理的對(duì)象就是在環(huán)保過程中所產(chǎn)生的真實(shí)材料，這些專業(yè)活動(dòng)包括環(huán)境管理、環(huán)境監(jiān)測(cè)、環(huán)境污染和防治、環(huán)境監(jiān)理、環(huán)境科技環(huán)境法制及環(huán)境研究。
一、目前環(huán)境檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問題
1.傳統(tǒng)的環(huán)境檔案管理方法
檔案管理工作的綜合性較強(qiáng)，檔案管理員的工作量一般都比較大，需要有很好的耐心和細(xì)心的工作態(tài)度。傳統(tǒng)的檔案管理工作主要就是檔案的收集和分類工作，管理員首先需要把環(huán)?？萍紮n案可以分為以下八類：環(huán)境管理、環(huán)境監(jiān)測(cè)、環(huán)境污染和防治、環(huán)境監(jiān)理、環(huán)境科學(xué)研究、環(huán)境工程與基本建設(shè)、儀器設(shè)備與環(huán)境標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)量；然后按系統(tǒng)的方法將檔案迅速地整理好，并以適當(dāng)?shù)姆椒ū４妫乐渭堎|(zhì)檔案發(fā)生霉變、長蟲、發(fā)霉、遺失等問題
2.電子文檔管理方式不受重視
使用電子文檔來保存信息不僅可以節(jié)省大量的紙質(zhì)資源，還能提高信息的安全性與完整性；但是這種方式需要更多的技術(shù)投入，必須以一定的計(jì)算機(jī)設(shè)備為基礎(chǔ)，對(duì)檔案管理人員的管理要求、技術(shù)要求也更高，工作量也增大。在實(shí)現(xiàn)環(huán)境檔案管理電子化信息化的過程中還存在以下問題：首先，硬件設(shè)備和軟件設(shè)備不能達(dá)到要求，缺少資金投入和技術(shù)支持；其次，檔案管理人員的技術(shù)水平落后，尤其是缺少專業(yè)的計(jì)算機(jī)操作技能。因此，要實(shí)現(xiàn)環(huán)境檔案管理的電子化和信息化不僅需要政府的資金和技術(shù)投入，也需要加大對(duì)管理人員的培訓(xùn)。
3.當(dāng)前我國環(huán)境檔案管理存在的問題
一方面，我國環(huán)境檔案管理體系沒有保障機(jī)制，表現(xiàn)為既沒有專門的環(huán)境檔案管理準(zhǔn)則、標(biāo)準(zhǔn)，即使在與檔案管理相關(guān)的法律中也很少有涉及環(huán)境檔案管理的條例，也沒有環(huán)境檔案和信息披露的制度和規(guī)范，對(duì)信息披露的范圍、內(nèi)容、形式都沒有統(tǒng)一的規(guī)定。另一方面，從技術(shù)層面來看我國還沒有建立完整的環(huán)境檔案管理技術(shù)體系，沒有統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。
二、環(huán)境檔案管理電子化信息化的特點(diǎn)和方式
1.環(huán)境檔案管理電子化信息化的特點(diǎn)
環(huán)境檔案管理電子化信息化就是以電子文檔來儲(chǔ)存所要管理的信息，電子文件是以光盤、磁盤等為載體，與紙質(zhì)文檔相比，它有以下特點(diǎn)：電子文檔離不開現(xiàn)代辦公設(shè)備的支持，最主要的設(shè)備即計(jì)算機(jī)；通過這些現(xiàn)代化的設(shè)備可以實(shí)現(xiàn)文檔信息快速、便捷的共享，不會(huì)有任何時(shí)間和地域的限制；通過這些設(shè)備也可以快速地對(duì)信息進(jìn)行修改或補(bǔ)充；電子文件的保存環(huán)境沒有紙質(zhì)文檔的保存環(huán)境要求高，只要這些設(shè)備不發(fā)生損壞即可。
2.電子文件歸檔的方式
要把電子文件歸檔，目前一般使用的方法是將文件保存在磁盤上，也可以通過互聯(lián)網(wǎng)移交檔案。以保存在磁盤上的方式來歸檔看起來文檔的保存期可以無限長，但實(shí)際上磁盤很容易受到損壞，對(duì)電子文檔產(chǎn)生很大的安全威脅，而一旦電子文檔受到破壞，要恢復(fù)起來難度很大，甚至不可能。所以，采用這種方式首先就要保障電子文檔的安全性，保證文檔內(nèi)的信息不回丟失，可以通過采取文件備份的方法解決該問題，但這又會(huì)使存儲(chǔ)磁盤的數(shù)量增多，管理人員的工作量也會(huì)增大。所以最佳的歸檔方式之一是通過網(wǎng)絡(luò)版辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)歸檔，這種方式是讓辦公室與信息部門合作，由辦公室統(tǒng)籌管理工作，而信息部門依靠其技術(shù)設(shè)備及人才條件負(fù)責(zé)電子文件歸檔并負(fù)責(zé)保證其安全。當(dāng)然最好的方式還是把兩種方式同時(shí)使用，做好網(wǎng)絡(luò)存貯的同時(shí)把文件存入光盤。
三、實(shí)現(xiàn)環(huán)境檔案管理電子化和信息化的必要性
檔案管理方式的電子化與信息化已經(jīng)成為信息時(shí)代的大勢(shì)所趨，環(huán)境檔案管理也不例外。
1.環(huán)境檔案管理電子化和信息化可改善檔案管理工作
電子化和信息化可以打破檔案利用的種種局限，特別是時(shí)間限制和地域限制，使檔案管理可以與全國甚至全世界接軌，檔案管理部門能獲得更多的支持，使檔案管理部門由封閉走向開放。檔案管理職能不僅局限于檔案的收集、整理與保管，信息化和電子化使得其職能擴(kuò)展到信息采集、管理和服務(wù)，最終實(shí)現(xiàn)信息資源的合理配置、科學(xué)管理。
2.環(huán)境檔案管理電子化和信息化是形勢(shì)發(fā)展的需求
21世紀(jì)是信息化高速發(fā)展的時(shí)代，人類的每項(xiàng)工作都離不開高科技的支持，環(huán)境檔案管理也不例外。環(huán)境檔案管理要管理的檔案文件通常有上百萬件，這些文件都是一個(gè)地區(qū)或國家珍貴的信息資源庫，檔案管理的意義就在于要讓這些資源得到各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和普通群眾的充分利用，充分實(shí)現(xiàn)資源共享，為國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展及環(huán)境保護(hù)服務(wù)。近年來，環(huán)境檔案管理電子化信息化的趨勢(shì)越來越明顯，檔案載體已經(jīng)大部分被光盤、磁盤取代，隨之也產(chǎn)生了一系列檔案管理的問題，例如電子檔案的收集、保管、保護(hù)和利用問題，要解決這些問題就要加快檔案管理電子化信息化的建設(shè)。
3.環(huán)境檔案管理電子化和信息化是社會(huì)的強(qiáng)烈需求
在競(jìng)爭(zhēng)越來越激烈的當(dāng)今社會(huì)，人們的世界觀念越來越強(qiáng)，對(duì)工作效率的要求越來越高，領(lǐng)導(dǎo)在做決策時(shí)也要做到迅速、準(zhǔn)確，職能部門的工作對(duì)數(shù)據(jù)也要求及時(shí)、準(zhǔn)確，社會(huì)大眾對(duì)檔案信息的需求量也在增加，尤其是隨著環(huán)保意識(shí)的加強(qiáng)，人們對(duì)環(huán)境檔案信息的需求明顯增大。面對(duì)這些群體，檔案管理部門只有以最全、最新、最直接、最方便的方式提供信息才能滿足達(dá)到要求，這就迫使檔案管理部門改變傳統(tǒng)的管理方式，利用現(xiàn)代化的技術(shù)提供多功能而快捷的服務(wù)。
四、結(jié)語
傳統(tǒng)的環(huán)境檔案的紙質(zhì)管理方法已經(jīng)不再適合現(xiàn)當(dāng)代對(duì)于檔案管理的要求，電子化信息化的今天，環(huán)境檔案管理由紙質(zhì)管理方法轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔⒒芾硎潜厝悔厔?shì)，只有順應(yīng)時(shí)代潮流利用現(xiàn)代化的技術(shù)提供更舒適的服務(wù)，才能讓環(huán)境檔案的管理和使用更加安全更有效率。
參考文獻(xiàn)
[1]趙潔，檔案管理信息電子化問題研究，神州，2013（01）.
一、無紙化檔案概述
無紙檔案是未來檔案工作中的主流模式，其以管理簡(jiǎn)單、存儲(chǔ)方便的優(yōu)勢(shì)得到國內(nèi)各地檔案管理部門工作者的一致認(rèn)可，其存儲(chǔ)方式與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案有著本質(zhì)區(qū)別，無需要占用大量空間、歸檔效率也比傳統(tǒng)檔案管理快，因此這一檔案管理模式成為當(dāng)今業(yè)界關(guān)心重點(diǎn)。但就無紙檔案管理現(xiàn)狀而言，其中仍然存在一些問題，比如安全、操作技術(shù)等方面。因此，我們這里有必要對(duì)無紙化檔案管理要點(diǎn)作分析。
1、無紙檔案概念
進(jìn)入新世紀(jì)以后，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)和數(shù)字技術(shù)的進(jìn)一步普及與應(yīng)用，電子文檔以及視頻、錄像等格式的內(nèi)容逐漸進(jìn)入到檔案領(lǐng)域，盡管目前這些檔案形式還沒有動(dòng)搖傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的地位，但我們可以預(yù)計(jì)，它在未來發(fā)展中必然會(huì)給紙質(zhì)檔案造成沖擊，最終取而代之。這里我們所說的無紙檔案也就是在檔案管理工作中以計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)，以各種現(xiàn)代存儲(chǔ)設(shè)備和辦公工具為依托實(shí)施的電子檔案管理。
2、無紙檔案意義
無紙檔案是于上個(gè)世紀(jì)七十年代出現(xiàn)的一種現(xiàn)代化檔案管理方式，它應(yīng)用之初是為了更好解決辦公系統(tǒng)中不斷增加的業(yè)務(wù)量和提升企業(yè)生產(chǎn)效率的綜合性技術(shù)，它自出現(xiàn)以來給世界企業(yè)管理工作開展做出了重要貢獻(xiàn)，極大轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)的企業(yè)管理與辦公方式，提高了企業(yè)管理工作效率。同時(shí)，靈活、科學(xué)、快速的運(yùn)用這種檔案管理方式代替?zhèn)鹘y(tǒng)手工檔案管理方式，使得各種需要應(yīng)用的檔案資源及時(shí)、準(zhǔn)確的被提取出來，有效的節(jié)約了辦公經(jīng)費(fèi)、減少了人力資源投入。
二、無紙化檔案管理現(xiàn)狀
過去，有專家曾經(jīng)預(yù)言：后工業(yè)社會(huì)必然進(jìn)入無紙化辦公時(shí)代。時(shí)至今日這一預(yù)言早已成真，現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案管理方式不管是收集、整理、檢定以及保管和利用方面都無法滿足當(dāng)前高速發(fā)展的社會(huì)需求，已經(jīng)無法適應(yīng)新技術(shù)要求下的檔案管理工作，這也給無紙化檔案管理工作的開展提供了廣闊的市場(chǎng)。但就目前無紙化檔案管理現(xiàn)狀而言，其中問題較多，存在一大堆的問題，具體表現(xiàn)在以下方面。
1、工作人員認(rèn)識(shí)水平不高
目前，雖然國內(nèi)很多檔案管理人員在工作中還存在傳統(tǒng)的檔案管理意識(shí)，錯(cuò)誤的認(rèn)為只有紙質(zhì)檔案工作才算得上真正意義的檔案管理，而很少關(guān)注無紙化檔案管理工作。甚至有不少單位在檔案管理中只是將無紙化檔案管理作為檔案管理工作中的補(bǔ)充環(huán)節(jié)和副本，這讓無紙化檔案管理工作開展只處于被動(dòng)地位，沒有真正意義上實(shí)現(xiàn)檔案管理。我們可以預(yù)計(jì)，如果這種檔案管理現(xiàn)象一直存在，那么檔案管理工作也不可能有效的進(jìn)入到無紙化時(shí)代，檔案部門的管理流程與管理策略也仍然得不到改善。面對(duì)這種情況，其產(chǎn)生原因主要包含兩方面：其一是因?yàn)闊o紙化檔案的出現(xiàn)和發(fā)展速度過快，使得檔案管理工作看似容易卻并非如此，檔案操作人員對(duì)相應(yīng)設(shè)施控制不力，對(duì)于一些重要信息并沒有加以備份，這使得這些設(shè)備一旦出現(xiàn)故障，必然造成檔案信息的流失，給企業(yè)發(fā)展造成威脅；另外是有些部門雖然利用了計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理，但幾乎每個(gè)檔案都會(huì)復(fù)印一份作為備案，這種做法完全失去了無紙化檔案管理工作的意義，這讓無紙化檔案管理變得可有可無，造成管理人員工作量的上升。
2、無紙化檔案信息無法保證可讀性
無紙化檔案管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理相比存在明顯的差異，這種檔案管理雖然方便了檔案管理人員操作，但因?yàn)橛布c軟件問題經(jīng)常會(huì)產(chǎn)生一些意料之外的現(xiàn)象。通常紙質(zhì)檔案如果外表出現(xiàn)問題，檔案信息有時(shí)并未受到任何影響，但是無紙化檔案卻不同，裝有檔案信息的磁盤表面完好無損，但是可能因?yàn)橛布④浖蛘叱绦虬l(fā)生了變化，而出現(xiàn)不可讀的現(xiàn)象。
3、難以判斷檔案是否具有原始性
檔案的價(jià)值主要集中在原始性上，也就是說只有檔案是原始的檔案，在法律上才會(huì)承認(rèn)其真實(shí)有效，如果在這期間出現(xiàn)了改動(dòng)的現(xiàn)象，檔案也就失去了法律效率，不具備任何價(jià)值。這也正是無紙化檔案面臨的一大挑戰(zhàn)，因?yàn)闊o紙化檔案都是存在計(jì)算機(jī)中，在使用的過程中極容易將其更改，再加之，無紙化檔案本身信息與載體就相互分離，這種特征使其在生成與傳輸時(shí)都會(huì)出現(xiàn)更改的現(xiàn)象。
三、解決無紙化檔案管理挑戰(zhàn)的措施
1、更新觀念，迎接挑戰(zhàn)
無紙化檔案的出現(xiàn)也就是近幾年的事情，對(duì)大多數(shù)人們來說還是一件新鮮事物，對(duì)這樣的新鮮事物只有通過宣傳和開發(fā)利用，才能提高人們的認(rèn)識(shí)。檔案部門要加大宣傳力度，強(qiáng)化依法治檔意識(shí)。尤其是提高直接形成電子文件的部門領(lǐng)導(dǎo)及其工作人員的檔案意識(shí)。只有各部門、單位通力配合，齊抓共管，才能搞好電子文件的及時(shí)歸檔和無紙化檔案的安全管理。
2、研究無紙化檔案的特性，制定切實(shí)可行的措施，保證無紙化檔案的安全與完整
無紙化檔案具有信息的非人工識(shí)別性、對(duì)系統(tǒng)設(shè)備的依賴性、信息與載體的可分離性、信息的易改性等特點(diǎn)。信息非人工識(shí)別性，是指電子文件是由計(jì)算機(jī)處理和生成的數(shù)字化的信息形態(tài)，人工無法直接識(shí)別，必須由相應(yīng)的計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)備將載體上的編碼序列讀取出來，然后轉(zhuǎn)換成人工能識(shí)別的形式。所謂對(duì)系統(tǒng)設(shè)備的依賴性，是指電子文件的生成、傳輸、存儲(chǔ)都是通過電子計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)的。所謂信息與載體的可分離性，是指電子文件內(nèi)容存儲(chǔ)的位置可以從一個(gè)載體轉(zhuǎn)換到另一個(gè)載體上，其內(nèi)容卻不發(fā)生任何變化。所謂信息的易改性，是指對(duì)電子文件內(nèi)容進(jìn)行修改非常容易，而且改后不留任何痕跡。
3、制定科學(xué)的管理措施
針對(duì)電子文件的特點(diǎn)，制定采取保證電子文件“物理生命”與“信息生命”的安全性保護(hù)措施。保護(hù)電子文件的“物理生命”主要包括以下幾點(diǎn)：一是防磁，二是控制調(diào)節(jié)環(huán)境的溫濕度，三是防止機(jī)械損傷，四是注意環(huán)境衛(wèi)生。對(duì)電子文件“信息生命”的保護(hù)主要包括以下幾點(diǎn)：一是保證電子文件的持續(xù)可讀性，二是防電腦病毒。
【關(guān)鍵詞】檔案管理，電子檔案，高校檔案，數(shù)字檔案館
一、高校檔案信息化與數(shù)字檔案館建設(shè)的重要性分析
隨著信息時(shí)代的到來，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在高校管理工作各領(lǐng)域中應(yīng)用廣泛，電子信息傳輸、電子文件、各類管理系統(tǒng)、應(yīng)用程序以及檔案館館藏檔案數(shù)字化等，使得傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能滿足現(xiàn)代的新形勢(shì)需要。檔案現(xiàn)代化管理和信息化建沒，成為檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。
高校檔案逐步信息化與電子檔案館的建設(shè)是檔案開發(fā)利用，在服務(wù)中實(shí)現(xiàn)方便快捷、資源共享的有效渠道。檔案資源是人類社會(huì)發(fā)展的歷史記錄，是國家的一種原生的、獨(dú)有的、不可替代的信息資源，是社會(huì)發(fā)展不可缺少的重要公共信息資源。在各層次檔案工作中廣泛應(yīng)用現(xiàn)代化管理技術(shù)，與高校信息化工作進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，充分挖掘出檔案信息資源的潛力，進(jìn)行最大化的檔案信息數(shù)據(jù)聚集，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，充分發(fā)揮檔案信息的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值。檔案的數(shù)字化建設(shè)，將是傳統(tǒng)檔案工作的重大變革。
二、高校檔案館數(shù)字化建設(shè)中存在的問題
現(xiàn)在各高校檔案管理的意識(shí)還較為薄弱，對(duì)建設(shè)數(shù)字化的檔案館還沒有足夠的意識(shí)。雖然一些高校已經(jīng)有專門的檔案機(jī)構(gòu)，也制定了一定的檔案規(guī)章制度，但貫徹不力。一些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)本部門檔案工作的重要性缺乏認(rèn)識(shí)，對(duì)本部門檔案管理疏松。而一些文件形成者對(duì)檔案移交歸檔認(rèn)識(shí)不足。同時(shí)檔案部門的一些工作人員依法治檔的意識(shí)也較為淡薄，對(duì)檔案立卷歸檔的業(yè)務(wù)指導(dǎo)不夠，監(jiān)察、督辦力度不夠。
高校學(xué)生檔案管理工作和其他工作一樣，要有安排，有計(jì)劃，有貫徹有檢查和督促。對(duì)高校學(xué)生檔案造假，無論多與少都直接影響了檔案的客觀性，不真實(shí)的檔案也就沒有了其作為參考和依據(jù)的價(jià)值。由于現(xiàn)在現(xiàn)實(shí)社會(huì)情況較為復(fù)雜社會(huì)不正之風(fēng)的影響或者是由于工作中出現(xiàn)的馬虎，高校學(xué)生檔案造假情況時(shí)有發(fā)生。為了不影響畢業(yè)生的考研究生、考公務(wù)員、和就業(yè)，在校期間的未及格科目和處分不入檔的事時(shí)有發(fā)生。有的甚至到私造獎(jiǎng)勵(lì)內(nèi)容，在應(yīng)聘會(huì)上同一班級(jí)出現(xiàn)很團(tuán)支書、班長的現(xiàn)象更是家常便飯。這種情況的出現(xiàn)不僅造成了用人單位對(duì)高校學(xué)生檔案真實(shí)性的懷疑，使得真實(shí)的高校學(xué)生檔案的利用率受到一定影響，更使得用人單位對(duì)畢業(yè)生的誠信度受到影響。如學(xué)生在畢業(yè)時(shí)所填寫的高等院校畢業(yè)就業(yè)推薦表中，有各個(gè)科目成績，有鑒定，有組織評(píng)語等，很多時(shí)候?qū)W校、院系的鑒定意見并非來自學(xué)校和學(xué)院的只能鑒定部門的管理人員，而是學(xué)生們相互之間互相鑒定意見。所以有些問題都是缺乏相應(yīng)的監(jiān)督制約機(jī)制。
三.改善高校學(xué)生檔案管理意見
隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的日益深化，高校學(xué)生檔案管理工作信息化、網(wǎng)路化格局逐漸形成，高校學(xué)生檔案管理工作也應(yīng)不斷適應(yīng)科技快速發(fā)展的趨勢(shì)，提高現(xiàn)代化管理水平。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域中的廣泛應(yīng)用，高校在新生錄取、學(xué)生畢業(yè)等多個(gè)環(huán)節(jié)逐步信息化和網(wǎng)絡(luò)化。這位電子檔案的形成奠定了良好的基礎(chǔ)。
電子檔案的歸集與管理已經(jīng)形成了未來高校檔案學(xué)生管理的主要方法。充分的利用電子計(jì)算機(jī)的現(xiàn)代技術(shù)手段為核心，有計(jì)劃，有步驟的把高校學(xué)生檔案分類歸檔，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)高校學(xué)生檔案的數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)管理。有效的利用成熟的計(jì)算機(jī)技術(shù)，將高校學(xué)生檔案文件中的文本、照片、聲音、影像及作品等進(jìn)一步的信息化管理，制成高校學(xué)生電子檔案，從而建立高校學(xué)生檔案信息數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息化和網(wǎng)絡(luò)化。因此，高校應(yīng)根據(jù)其需要有效的建立紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的學(xué)生檔案管理模式。
加強(qiáng)制度化建設(shè)對(duì)學(xué)生檔案管理具有十分重要的作用。根據(jù)學(xué)生情況、辦學(xué)特點(diǎn)、管理要求等，建立適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)教育的規(guī)章制度，使網(wǎng)絡(luò)教育學(xué)生檔案管理規(guī)范化、制度化。使學(xué)生檔案管理部門擺脫日常的事務(wù)性工作，采取學(xué)分制和柔性管理相結(jié)合的學(xué)生檔案管理方式，充分調(diào)動(dòng)學(xué)生在學(xué)習(xí)過程中的積極性、主動(dòng)性，學(xué)分制是學(xué)生檔案管理制度改革中的難點(diǎn)，需要有一個(gè)富有彈性的教學(xué)計(jì)劃和一套靈活的管理體制、運(yùn)行機(jī)制，才能使學(xué)習(xí)者變被動(dòng)為主動(dòng)學(xué)習(xí)，更好地培養(yǎng)出適應(yīng)工作需要且綜合素質(zhì)較高的應(yīng)用型人才。
學(xué)生檔案管理是一項(xiàng)具體細(xì)致、繁瑣復(fù)雜而且原則性和服務(wù)性很強(qiáng)的業(yè)務(wù)管理工作，政策性強(qiáng)，從事這項(xiàng)工作不僅要付出艱辛的勞動(dòng)，而且必須要有強(qiáng)烈的事業(yè)心和高度的責(zé)任感。網(wǎng)絡(luò)教育學(xué)生檔案管理區(qū)別于普通高校學(xué)生檔案管理，它主要體現(xiàn)在管理方式更加多元化，管理人員具有很強(qiáng)的信息素養(yǎng)和溝通協(xié)調(diào)能力，要能熟練掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，可以通過網(wǎng)絡(luò)與學(xué)生、教師進(jìn)行全方位的交流，能夠指導(dǎo)學(xué)生在學(xué)期間通過網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程交互通訊方式完成如選課、查詢、報(bào)考等，這就要求學(xué)生檔案管理人員要轉(zhuǎn)變思想、提高工作效率、有較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)。
總之，在這個(gè)高度信息化的時(shí)代,信息技術(shù)無疑為檔案管理,特別是數(shù)據(jù)量大、更新頻繁和遠(yuǎn)程需求大的高校檔案管理注入了新鮮血液。繼續(xù)采用傳統(tǒng)的手工方式已經(jīng)無法滿足高校規(guī)模發(fā)展的需要,只有把工作重點(diǎn)放在信息化管理,網(wǎng)絡(luò)資源化建設(shè),充分利用信息高速路的優(yōu)越性,才能使高校的檔案管理更健全、更高效。數(shù)字化檔案館建設(shè)是高校建設(shè)工作中的重要工程。數(shù)字檔案館將影響到高校在各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展，為現(xiàn)代社會(huì)教育提供可靠的信息服務(wù)。高校檔案數(shù)字化建設(shè)才剛剛起步，仍需依靠政府部門大力支持，同時(shí)借鑒國內(nèi)外先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，不斷推進(jìn)檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)。
參考文獻(xiàn)：
[1]《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》
關(guān)鍵詞：高速公路;檔案管理;信息化管理
眾所周知，高速公路已經(jīng)成為一個(gè)國家或地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平高低的重要象征，在高速公路建設(shè)過程中隨之產(chǎn)生的檔案資料變得愈來愈多而且復(fù)雜，傳統(tǒng)的檔案管理方式顯然已經(jīng)難以支撐現(xiàn)代公路建設(shè)過程中的檔案管理。運(yùn)用通信、網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)、電子等技術(shù)為支撐的新型信息化檔案管理方式能很好的適應(yīng)當(dāng)前的形式，推動(dòng)高速公路建設(shè)事業(yè)的發(fā)展。
一、信息化高速公路建設(shè)檔案管理實(shí)施的必要性
高速公路建設(shè)的周期一般需要2-3年，中間涉及到項(xiàng)目的提出、立項(xiàng)、審批、招標(biāo)、施工、通車等過程。涉及的部門與單位也是繁多的，例如政府部門、勘察、施工、建設(shè)、監(jiān)理、運(yùn)營等十余家。各參建單位按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求完成各自職能，產(chǎn)生了大量的項(xiàng)目文件，包括文件的收集、整理、查詢、收檔等材料。高速公路建設(shè)過程中的檔案也是各式各樣有一般的紙質(zhì)檔案也有類似于音像等電子檔案。為了讓各個(gè)環(huán)節(jié)能順利高效率的完成，引入信息化的檔案管理方式是十分必要的。
二、信息化高速公路建設(shè)檔案的實(shí)施過程
1.確立信息化檔案管理體系
為了讓新型信息化檔案管理方式能高效的實(shí)施，首先要確?，F(xiàn)代的管理方式要滲透到相關(guān)部門。高速公路相關(guān)部門應(yīng)配合相關(guān)專業(yè)人員努力推進(jìn)檔案管理的制度化、規(guī)范化。運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)的檔案管理首先要確保信息的真實(shí)性與可靠性。從檔案的形成到信息的歸納，中間的許多環(huán)節(jié)都有保證信息的正確、完整，要努力做好層層負(fù)責(zé)的檔案信息化管理工作。當(dāng)然也要確保信息的及時(shí)錄入，努力形成檔案的管理、形成部門相互監(jiān)督、相關(guān)制約的形式。信息化檔案應(yīng)努力高效率的實(shí)現(xiàn)信息的真實(shí)性與可利用性，為我國高速公路建設(shè)提供寶貴信息。
2.提高檔案管理人員科技素質(zhì)，轉(zhuǎn)變檔案管理理念
信息化的檔案管理離不開工作人員的落實(shí)，應(yīng)努力做好相關(guān)人員的培訓(xùn)工作。加強(qiáng)檔案管理軟件的開發(fā)與引進(jìn)，運(yùn)用相關(guān)管理軟件來加強(qiáng)我們對(duì)信息的處理，這樣可以大大減輕檔案管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)化;利用計(jì)算機(jī)相關(guān)技術(shù)進(jìn)行圖紙掃描等相關(guān)工作;創(chuàng)建信息化資料庫為相關(guān)人員提供資料參考。在新的形勢(shì)下，要不斷完善各項(xiàng)規(guī)章制度，要做到有章可循，按章辦事。不斷提升檔案管理人員的認(rèn)識(shí)水平，專業(yè)水準(zhǔn)，學(xué)習(xí)新方法，讓檔案管理人員滿足信息化檔案管理的需求。與此同時(shí)要不斷地加強(qiáng)宣傳力度、利用各種形式來提高領(lǐng)導(dǎo)和員工多信息化管理的認(rèn)識(shí)。
三、信息化高速公路建設(shè)檔案管理面臨的問題
高速公路建設(shè)過程中檔案數(shù)量眾多，管理建設(shè)檔案投入了大量的人力物力財(cái)力。大量的綜合文件、竣工圖等利用率高，施工文件利用率低。導(dǎo)致制作電子文件范圍寬，所以建議在建設(shè)的過程中在保證信息完整的情況下適當(dāng)縮小電子文件的制作范圍，減少人力投入。另一方面信息化高速公路建設(shè)檔案管理處于探索階段，還沒形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定。這個(gè)階段容易造成資源的浪費(fèi)和重復(fù)研究。所以相關(guān)部門應(yīng)切實(shí)做好經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的總結(jié)以及制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，是各項(xiàng)工作穩(wěn)步進(jìn)行。
四、提高信息化高速公路建設(shè)檔案管理的工作的幾點(diǎn)建議
1.檔案信息化的應(yīng)用系統(tǒng)的統(tǒng)一建設(shè)
結(jié)合高速公路建設(shè)實(shí)際，建議由行業(yè)管理部門牽頭組織開發(fā)綜合的高速公路建設(shè)項(xiàng)目管理系統(tǒng)，將原來各自為政的專項(xiàng)業(yè)務(wù)管理軟件轉(zhuǎn)變?yōu)槟軌蛉婀芾砉こ探ㄔO(shè)的、集成的項(xiàng)目管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)高速公路各級(jí)、各類參建單位之間的業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)化管理，實(shí)現(xiàn)信息資料的高度集成和共享，避免資源浪費(fèi)，獲享信息化帶來的效率。
2.檔案采用的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范建設(shè)
高速公路建設(shè)管理逐步向程序化和標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，這是工程建設(shè)管理信息化的必要條件。各類管理系統(tǒng)要與交通部的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等相協(xié)調(diào)，保持一致，嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)工程建設(shè)的管理制度，切實(shí)提高工程建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化管理水平，確保各類建設(shè)資料的通用性和規(guī)范性，使信息化建設(shè)落到實(shí)處。
3.提升檔案信息化綜合管理人才隊(duì)伍建設(shè)
總體來講，工程建設(shè)領(lǐng)域中多數(shù)一線人員知識(shí)層次并不高，在建設(shè)過程中對(duì)于信息化的運(yùn)用范圍與接受程度相對(duì)其它行業(yè)來說并不高，這對(duì)信息化的實(shí)施是不利的。因此，各級(jí)建設(shè)單位要加強(qiáng)對(duì)員工信息化應(yīng)用的培訓(xùn)，并且從各單位的領(lǐng)導(dǎo)階層開始重視信息化的培訓(xùn)，建設(shè)具有綜合能力的檔案信息化管理隊(duì)伍，并保持相關(guān)人員的穩(wěn)定。
五、信息化高速公路建設(shè)檔案管理的意義
1.有助于提高檔案管理人員的工作效率
傳統(tǒng)的檔案收集方式主要是人力，往往工作量大而且效率低。投入信息化管理以后，檔案人員可以利用網(wǎng)絡(luò)等信息手段實(shí)現(xiàn)檔案的實(shí)時(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化，大大減少信息的重復(fù)錄入，而且還可以方便快捷的實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的查詢、共享。
2.有助于提高高速公路建設(shè)過程中各參建部門的工作效率
高速公路建設(shè)也會(huì)給相關(guān)部門帶來眾多的檔案信息，內(nèi)容涉及到工程合同、圖紙等重要信息。這些信息使工程得到透明，也可以為日后工程研究提供參考。把檔案信息化管理可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)上信息的共享，加強(qiáng)各部門的合作，解決避免檔案的丟失損壞等問題。運(yùn)用信息化檔案管理建成的大型網(wǎng)絡(luò)電子檔案資源中心可以方便相關(guān)人員的科研探索，為我國的高速路建設(shè)提供資料保障。
六、結(jié)語
我國高速公路的快速發(fā)展離不開信息化檔案管理的護(hù)航，面對(duì)新的形勢(shì)，信息化檔案管理可以提高高速公路行業(yè)的管理水平和經(jīng)營，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享性與透明性，更好的為我國現(xiàn)代化高速公路做貢獻(xiàn)?？傊?，不斷加強(qiáng)信息化高速建設(shè)檔案管理方式，努力為我國高速公路事業(yè)快速、穩(wěn)定發(fā)展做出應(yīng)有貢獻(xiàn)。
參考文獻(xiàn)：
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[關(guān)鍵詞] 人事檔案；電子化；信息化；管理
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 13. 112
[中圖分類號(hào)] F272.92；G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2016）13- 0200- 02
0 引 言
幾乎現(xiàn)在大多數(shù)企業(yè)中的人事檔案都是采用電子信息化管理方式。這種管理方式能夠符合當(dāng)前時(shí)代的特征，使得檔案管理工作能夠科學(xué)、規(guī)范、有秩序地進(jìn)行，從而提高整個(gè)企業(yè)的工作效率。但是目前我國的檔案信息化管理還未全面成熟，還有很大的上升空間。因此，人事檔案部門要加大對(duì)電子信息技術(shù)研究的力度，使它能夠與檔案管理工作更加融洽，相互發(fā)展，逐漸改變傳統(tǒng)管理方式帶來的滯后性。
1 人事檔案?jìng)鹘y(tǒng)管理方式帶來的問題
1.1 檔案的收集范圍過于狹隘
人事部門的主要工作就是單位內(nèi)部人員的檔案材料，可是現(xiàn)在社會(huì)上出現(xiàn)一種現(xiàn)象。他們對(duì)單位領(lǐng)導(dǎo)以及高層干部的資料收集非常齊全，但是對(duì)于一些地位比較普通的職員資料的處理非常馬虎，有些甚至連最基本的一些信息都沒有收集全，更不用說一些組織鑒定、考評(píng)資料等等。在招聘人員的時(shí)候，對(duì)檔案資料的收集也不嚴(yán)格，除了一些與身份相關(guān)的信息外，其余的一些信息幾乎沒有收集。
1.2 檔案資料信息更新較慢
人事檔案在人事調(diào)動(dòng)的時(shí)候起到一個(gè)非常重要的作用。它具有很強(qiáng)的動(dòng)態(tài)性。當(dāng)事人需要隨時(shí)對(duì)自己的檔案資料進(jìn)行更新補(bǔ)充，保持最新的信息資料。但是在現(xiàn)實(shí)生活中，要想實(shí)現(xiàn)信息不斷更新是相當(dāng)困難的事情。一般人事檔案中的資料包含著畢業(yè)情況、入團(tuán)入黨情況等等，這都是一些過去的資料，但對(duì)于工作后，它并不能反映出當(dāng)事人最新的工作狀況以及一些獎(jiǎng)懲情況。由于資料的收集程度比較困難，通常相關(guān)的人事工作者都需要較長一段時(shí)間才會(huì)對(duì)資料進(jìn)行更新，這更是體現(xiàn)出了信息補(bǔ)充以及更新的時(shí)間滯后性。
1.3 檔案資料內(nèi)容可靠性不高
人事檔案是以真實(shí)情況為基本前提的，如果失去了真實(shí)性，那么它也就失去了存在的意義。一份錯(cuò)誤的人事檔案資料很可能會(huì)造成嚴(yán)重的后果，甚至有時(shí)會(huì)毀了一個(gè)人的一生。但是社會(huì)上還是有許多人事部門并沒有認(rèn)識(shí)到事情的嚴(yán)重性，對(duì)檔案資料的審查力度相當(dāng)寬松，有些造假資料也就被蒙混過關(guān)，這是對(duì)自己更是對(duì)他人不負(fù)責(zé)任的表現(xiàn)。在一定程度上影響了社會(huì)的公平性，如：學(xué)歷的謊報(bào)、退休時(shí)間的核定、社會(huì)福利的發(fā)放等等。
2 對(duì)人事檔案進(jìn)行信息化管理的必要性的探索
2.1 建立檔案電子信息數(shù)據(jù)庫，擴(kuò)大收集范圍
建立一套健全的檔案信息數(shù)據(jù)庫，能夠很好地?cái)U(kuò)大信息收集范圍。在要求單位人員填寫檔案資料時(shí)，要將一些有用的信息設(shè)置為必填項(xiàng)目，盡量保證信息的完整性。不僅要求單位領(lǐng)導(dǎo)及高層要完整填寫，對(duì)于小職員也要一視同仁，只有這樣才能建立起完整的信息數(shù)據(jù)庫，有利于日后的人事檔案的管理。除了一些畢業(yè)證書、學(xué)位證書等證明資料的收集，人事部的工作人員還要對(duì)職員的各個(gè)方面資料有一定的了解，并歸集成檔案保存好。
2.2 完善電子信息化系統(tǒng)，提高信息更新速度
隨著人口的不斷增加，人事檔案的管理越來越困難。要想對(duì)它進(jìn)行有條不紊的管理，實(shí)行信息化管理是必須要走的途徑。在這個(gè)信息化時(shí)代里，速度就是它最大的特點(diǎn)。人事檔案管理工作只有借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)手段才能跟得上時(shí)代的腳步。對(duì)于一些大型企業(yè)來說，如果還是運(yùn)用傳統(tǒng)的檔案管理方式，那么所要浪費(fèi)的財(cái)力物力非常之大，得到的效果也不如預(yù)期。因此，只有不斷地完善電子信息化系統(tǒng)，定期地對(duì)單位內(nèi)全體成員的檔案信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)并更新，保存在數(shù)據(jù)庫中，這樣才能實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的及時(shí)更新。
2.3 加強(qiáng)審查力度，提高資料的準(zhǔn)確性
將電子信息技術(shù)融入檔案管理中，可以提高工作的準(zhǔn)確性以及高效性。與傳統(tǒng)方式相比，它可以利用現(xiàn)代電子技術(shù)的先進(jìn)性對(duì)所填資料的內(nèi)容進(jìn)行一個(gè)快速的審查，運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)上的信息數(shù)據(jù)庫對(duì)一些有疑慮、不確定的信息進(jìn)行多次的考察、審核，從而得出最準(zhǔn)確的信息資料。并且它工作的科學(xué)規(guī)范原則在審查力度上，也顯得更加嚴(yán)格，在不同程度上體現(xiàn)了公平性，使得檔案資料變得更加可靠。所以，人事檔案管理走向信息化管理是一個(gè)時(shí)展的趨勢(shì)，能夠推動(dòng)它的長遠(yuǎn)發(fā)展。
3 結(jié) 語
由于我國人口眾多的特點(diǎn)，人事檔案管理工作就顯得愈發(fā)重要。目前，它還正處于從傳統(tǒng)向現(xiàn)代過渡的一個(gè)初級(jí)階段，需要一些時(shí)間進(jìn)行改革。因此，為了推進(jìn)走向信息化管理，人事部的相關(guān)工作人員需要對(duì)電子信息技術(shù)有進(jìn)一步的了解，將其更好地運(yùn)用到檔案管理工作中去，從而使它能夠與時(shí)俱進(jìn)。
主要參考文獻(xiàn)
[1]張躍民.企業(yè)人事檔案電子信息化管理[J].中國商貿(mào)，2015（2）：21-22.
