發布時間：2023-10-09 16:08:35
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1.1信息時代檔案管理的定義
。信息時代的檔案管理有別于傳統的檔案管理工作，其主要以現代的信息技術為依托，借助計算機系統和互聯網絡對檔案進行管理。常見的檔案管理方式包括，電子檔案的錄入、檔案信息的采集、檔案信息的查詢、檔案信息的共享等等。這種管理方式，使得管理的對象從傳統的實體檔案，轉變為電子檔案，并應用現代先進的管理軟件進行管理，形成明晰的檔案分類。同時，快速的查閱方式也讓檔案信息發揮出了更多的作用，避免因檔案查詢困難而造成檔案資源的浪費。
1.2信息時代檔案管理的特點。
信息化檔案管理是檔案管理工作的現代化發展，其迎合了單位內部工作的實際需要，與傳統檔案管理相比較，其具有著以下幾個方面的特點：首先，各單位實現檔案管理信息化所依照的規章制度，法律法規趨于統一，制定這些規章制度、法律法規的是具有專項權力的行政部門。其次，虛擬檔案是檔案管理信息化的標志，通過信息化的管理，檔案的形式由實體檔案轉化為了電子檔案并可以通過互聯網絡達到高速的共享，使得檔案管理工作更加的具有時效性和便利性，為整個單位的信息化發展奠定了良好的基礎。最后，檔案管理信息化應用了大量的現代科技，在信息技術的支持下促進了檔案管理的自動化，顛覆了檔案管理工作的傳統模式。
2.信息時代檔案管理工作存在的問題
2.1管理理念陳舊，缺乏服務意識。
目前我國檔案管理信息化雖然取得了一定的成績，并已經開始在全國范圍內進行普及，但是在實際應用的過程中，仍舊存在著一些突出的缺點與弊端，嚴重影響著我國檔案管理信息化的進程。其中最首要的問題就是檔案管理工作受到傳統檔案管理工作的影響，在思想觀念上帶有著一定的陳舊性，難以接受新的管理方式，無法借助現代信息科技對檔案作用充分的發揮。同時，缺乏服務意識也是檔案管理工作面臨的主要問題之一，因為服務方面的缺失，也使得檔案管理工作難以邁向一個新的階段。
我國在檔案管理信息化方面還有待進步，在進行檔案管理的過程中部分單位及部門仍以實體檔案為主，這就造成檔案管理工作量的增加，工作人員需要耗費大量的時間在檔案的編輯方面，并且隨著實體檔案數量的不斷增加，也給檔案的歸檔、分類增加了難度。除此之外，實體檔案的利用率并不高，由于其在檢索方面存在困難，因此實體檔案主要以收藏為主，而忽視了檔案資源的發掘與應用。
2.3缺乏統一規劃，信息管理遲緩。
檔案管理工作普遍存在于政府企業之中，由于不同單位在工作內容、經濟條件等方面都存在差異性，因此檔案管理工作也會呈現出一些個性化的發展，因此影響了檔案管理工作的統一規劃，不利于檔案管理工作的規范化。同時，系統設計上的不足，信息化程度偏低，也使得信息管理出現遲緩，不利于實現檔案信息的共享。
3.信息時代檔案管理工作的創新
3.1改變管理思想，豐富服務內容。
檔案管理的信息化發展，需要在思想層面進行徹底的改變，認識到傳統檔案管理的不足，并積極的對檔案管理工作進行創新，注重對檔案信息資源的挖掘，使其不再是單位內部的閑置資源。同時，從事檔案管理的工作人員也應樹立新的工作意識，積極的豐富服務內容，提升檔案管理工作的質量。
3.2依靠網絡平臺，強化信息管理。
檔案管理信息化最突出的特點是對現代網絡技術和計算機技術的應用，因此信息時代對檔案管理工作進行創新的過程中，有關工作人員應充分的依靠網絡平臺，建立起電子檔案管理系統。并改變傳統檔案的編輯方式，通過計算機對檔案信息進行錄入，提高檔案編輯的效率。同時，在互聯網絡的支持下，電子檔案信息還可以實現在單位內部的共享，單位內部工作人員僅需登錄部門網頁進行身份驗證即可查閱檔案信息，提升了檔案查閱的速度。除此之外，隨著信息化管理程度的不斷加深，智能檔案管理、自動化檔案管理已經成為檔案管理工作發展的新方向，通過系統自動處理檔案資料，完成檔案編輯，有效的提升了檔案管理工作的質量和效率，節省了人力方面的投入。
3.3搞好信息錄入，做好數據管理。
信息的錄入以及數據的管理等都與信息數據庫的建設密不可分，因此要想做好上述工作就需要進行檔案管理工作的過程中加強信息數據庫的建設，制定出詳細的建設方案，按部就班的對信息數據庫進行完善。為了使得信息數據庫的作用更好的得到發揮，管理人員還應加大科技方面的投入，并適當的豐富信息數據庫的功能，使其可以配合管理工作，彌補檔案管理中的不足。例如，數據庫與目錄庫相結合等。
4.結束語
關鍵詞：檔案管理；信息化建設；信息化
檔案作為一種存儲和記錄信息資源的形式，在信息查閱和利用方面具有重大現實意義，是社會管理的主要內容之一。信息化時代各項工作都會產生大量信息，其中很多關鍵信息需要存為檔案，如何提高檔案管理水平，實現高效的現代化管理是當前應該考慮的重點。而檔案信息化建設，無疑是實現現代化管理的基礎，所以要加強信息化建設，促進檔案現代化管理。
1 檔案信息化建設的探討分析
過去的檔案以實體紙質保存方式為主，隨著資料信息的增多，以及更新速度的提升，傳統的檔案整理方式效率偏低，容易遺漏丟失，且要占據很大的物理空間。信息化建設是指利用現代化計算機技術，逐步完成向信息化的過渡，即通過計算機網絡接收信息，并予以存儲分享。這是檔案行業取得突破的必經之路，也是信息化技術發展的產物。
1.1 主要內容
首先，加強基礎設施建設，對資源信息進行整合。檔案的用處在于其記錄存儲的信息，在當前背景下，信息的作用不言而喻，往往成為競爭的關鍵性因素。信息資料有多種形式，包括文字、圖紙、錄音、膠片等，需對其進行搜集，然后利用現代技術，完成信息化轉換，把所有信息資源轉換為電子信息和電子文件，以方便日后管理。所以，基礎設施非常關鍵，必須配備完善，包括數據庫、計算機、網絡等。在此基礎上，才能實現信息的傳遞和接受等工作。以數據庫為例，結構設計直接關系到信息的查閱速度和利用水平，必須由專業人員進行設計，打好基礎。
其次，信息化建設需遵循規范化原則。檔案信息化實則是一個龐大復雜的系統，每個環節都不能失誤，需指定嚴格標準，所有工作都應按照標準開展。因此，規范化和標準化建設是提高檔案信息化質量的重要保障。在采集環節，需要建立起健全的信息資源系統，該系統有統一的采集標準和技術標準，能夠快速高效地完成檔案信息化轉換。比如在信息化管理中，大量的紙質檔案需要經過掃描等形式，把相關信息錄入計算機數據庫系統，對錄入、審核等要求極高，一旦出現偏差，就有可能影響到管理效果。
加強網絡安全建設，網絡具有開放性和虛擬性，與紙質檔案相比，它不會占據太多物理空間，但也面臨著安全問題，需做著重考慮。隨著計算機和網絡技術的發展，現代化盜竊信息的手段愈發高明，利用木馬、病毒等侵入計算，對信息資源進行增刪修改。一旦重要機密泄漏，必然會導致嚴重后果。所以建立起數據庫系統后，如何維護其運行安全值得深思。比如設置訪問權限，需經過許可同意才能進入系統查閱信息。對于敏感以及重大信息，做好備份，并與公共網隔離，以免被外界入侵。同時采取加強防火墻建設，采取其他措施，保護信息的安全和完整。
最后，還應加強人才隊伍建設。信息人才短缺是檔案信息化建設的不足，在當前經濟知識時代，人才是競爭的關鍵，許多工作都需要專業信息人員執行。包括信息的搜集分析，到存儲管理，再到整合利用，以及探索研究，這一系列工作對信息人才有著嚴格的要求。他們既要具備足夠精深的計算機技術，還必須熟悉檔案業務，并不斷培養創新精神，強化其團隊合作意識，能夠應對各種情況，積極開發新資源，以保證檔案信息能夠被充分利用。
1.2 有效措施
第一，予以高度重視。檔案管理在現代社會，不管是企事業單位，還是其他部門，都非常重要，針對傳統管理方式的不足，需轉變觀念，創新管理模式。領導階層應認識到，信息化建設是實現現代化管理的前提，也是順應當前時代的產物，從思想上予以高度重視，然后才能反映到具體工作中。
第二，技術水平對信息化建設結果有著直接影響，包括對現代信息化管理、計算機網絡通訊、數據庫等技術的研發應用。國內在此方面還需努力，盡快研制出屬于自己的產品，擁有中國技術。檔案建設隊伍的培養以及工作人員綜合素質的提升，也極為關鍵，需對其展開專業培訓，確保檔案管理人員能夠熟練應用計算機，熟悉整個檔案管理流程。
第三，檔案管理觀念需要轉變。在這個信息泛濫的時代，如何促進信息交流，實現信息共享，是企事業等單位的重點工作。如果是內部機密，則應該保證其安全。但很多信息其實是可以面對公眾，為社會服務的，這就更新管理理念，強化服務意識，保證檔案資料的完整性、真實性和及時性，提高透明度，使其作用得到充分發揮。
2 提高檔案管理現代化水平的策略
檔案管理人員需要轉變陳舊的管理觀念，了解行業動態，接受新興事物，積極學習新技術。同時，本著科學負責的態度，全身心地投入到檔案現代化管理中，提升服務質量，提高管理效率，建立起完善的信息服務網絡體系。針對檔案現代化管理，可從以下兩點做起：
第一，加強信息化建設，完善檔案信息管理系統。前面已經提及，信息化建設是實現現代化管理的前提和基礎，比如檔案館局域網的建設、計算機等設備的配置、市縣網絡系統的連接等，都直接關系到檔案管理質量。對多數檔案館來說，尤其是年頭已久的檔案館，檔案資料過多，整理工程浩大，必須有一個健全的信息管理系統，有一套科學可行的流程，然后才能保證各項工作順利進行。如果依舊采用松散型管理模式，應用軟件不同，標準不統一，程序重復混亂，顯然很難提高管理水平。
第二，從法律層面考慮。檔案管理是社會管理的重要內容，需要接受黨和國家的監督，所以相關部門要樹立檔案法制化意識。拓展服務范圍，在現有的服務內容上增加新的服務內容，根據時代特色和社會需要，探索新項目，最終使得服務水平有所提升。信息的搜集和整理質量，對歸入檔案極為重要，所以應從基礎做起，搜集更多信息資源，并實現信息共享。
完善相關法律法規，國家應對檔案管理予以重視，出臺相應的法律和政策，比如關于檔案保密安全的法規。全面推進檔案依法行政工作。在全國建立權責明確、行為規范、監督有效、保障有力的行政執法體系，做到合法行政、合理行政，程序規范。全面推行檔案行政執法責任制，完善檔案行政執法監督網絡體系，建立公開、公平、公正的評議考核制和錯案責任追究制，對檔案執法人員依法行政情況進行考核。
3 結束語
檔案管理在當前備受關注，它不僅關系到檔案管理部門的整體水平，還影響著各行業對信息的運用程度，是競爭的關鍵。加強檔案現代化建設是當前社會的一個重要口號，如何更好地實現現代化管理呢？需加強信息化建設，提高法制建設水平，培養優秀的專業隊伍，從而大道預期目的。
參考文獻
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1信息化時代檔案管理工作創新的內容
1.1檔案管理機制的全面協調性創新
在信息化時代，工作機制創新應該是信息化時代對檔案管理工作提出的首要要求。這要求我們必須積極探索和掌握信息化時代檔案工作的基本要求與基本方針，要求機關單位建設有利于檔案開發和利用的運行機制與監管機制。由于信息化時代檔案信息量與以前相比內容更加豐富，傳統的檔案工作方法很難全面、及時、準確地收集對數據進行有效收集整理，所以必須全面協調地調動相關單位力量，形成檔案管理工作的有效互動機制。
1.2檔案管理理論與模式的服務性創新
理論對于實踐有重要的指導作用，在工作機制創新的同時，對于檔案管理工作的理論建設與管理模式的創新研究這項工作的重要內容。現代科技的廣泛應用，顛覆了以往傳統的檔案管理理論與管理模式，檔案工作面臨著新的挑戰，這就要求機關單位要切實加強檔案管理理論的研究與模式創新的研究。以創新的理論指導實踐，用檔案工作的理論創新促進檔案管理工作的有力開展，使檔案工作向更高的層級邁進。
1.3檔案管理技術平臺創新
要提高信息化時代檔案管理的工作效率與服務水平，還要在技術層面進行建設。以檔案信息資源共享為目標的檔案管理工作建設是一個有效途徑。不但要對現有的電子檔案管理系統進行技術與理論方面的建設，還要積極推進檔案管理網絡的建設，以提供一個開放式、全天候、交互性的檔案服務平臺為最終目的，這也是信息時代對檔案管理工作提出的技術要求。檔案平臺的建設真正實現了資源的共享，簡化了工作流程。這也是實現檔案事業的跨越式發展重要途徑。
2創新檔案管理的策略
雖然信息時代的到來大大改變了檔案管理工作的工作方式與工作模式，但信息時代的特性都對檔案管理工作提出了新的要求與挑戰。所以，檔案管理工作人員在應用信息技術發展傳統檔案管理工作的同時，要以安全性、標準化、服務性作為信息時代檔案管理工作的基本準則。在信息化的沖擊下，檔案管理工作思想、內容和服務方式都產生了巨大變革，所以檔案管理工作者要對常規的檔案管理運作方式進行改進，在探索和掌握一套適應信息技術的新工作程序和方法積極尋找檔案管理工作的新路徑。
2.1切實轉變檔案管理工作方式
長期以來，受傳統觀念影響，檔案管理工作行政色彩濃厚。但在信息化時代與深化改革的轉型之中，檔案管理工作由“管理”向“服務”轉變是的要求愈發迫切。這首先要求檔案管理工作要積極拓展服務領域：檔案管理部門除了要面向對檔案有剛性需求的單位與個人外，還要將服務受眾細化，更多更好地提供個性化的服務；其次，檔案管理工作要對服務方式進行創新，這表現在：通過網絡技術，將檔案上線，從而簡化檔案管理與查閱步驟。檔案管理部門要積極組織上網數據和信息，實現檔案信息的網上檢索。實現數據在線收集并有效開展在線服務，以最大限度地縮短數據的收集與周期。
2.2創新檔案管理工作流程
在檔案收集層面，要利用多種載體實現檔案收集。信息化時代的檔案種類、數量急劇增多，檔案存放的載體與記錄方式發由于檔案形式的變化也發生著深刻變化。很多檔案的收集突破了傳統的紙張形態，更多地以縮微型、聲像型、機讀型等新型載體和記錄方式保存；在檔案加工層面要建立與新型檔案載體相適應的檔案管理加工機制，開發與信息化相適應的檔案管理技術。隨著信息化時代檔案的保管方法、分類方式和傳輸方式發生的變化，一套完整的檔案加工體系亟待建立；在檔案利用方面要實現檔案服務網絡化，這對提高機關單位檔案服務水平與服務能力都具有重要的意義。隨著檔案載體的多樣性增強，檔案信息在網絡上被傳輸、檢索和利用應形成完整的供應與利用體系，特別是信息時代大數據以及云計算技術的出現，為形成一套完整的檔案數據利用體系提供了可能。
關鍵詞：信息時代 檔案管理 內容 創新
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2012）12（b）-0-01
檔案是我國機關、組織、企業以及個人在社會活動中作為記錄來保存一些文字、聲像、圖表以及其他的文字材料，檔案是重要的社會信息資源。其中檔案管理也就成為各個部門和組織重要的任務。傳統的檔案管理歷史悠久，但是隨著目前信息時代的到來，給檔案管理工作提出了更多的挑戰，檔案管理工作的創新是目前信息化的要求。信息時代下檔案管理工作的創新是檔案管理工作走出困境，適應時展的重要途徑。
1 信息時代下檔案管理工作的相關內容
1.1 信息時代下檔案管理
在信息時代下的檔案管理不同于傳統的檔案管理工作，要求將現代信息技術應用在檔案管理中，這需要由專門的檔案管理機構在規劃和組織下來進行的，要對檔案中的信息資源進行采集、整理、保存以及提供檔案信息服務等。
信息化的檔案管理更加脫離了實體的保管，而走向了數字化和現代化的檔案
管理。
1.2 信息時代下檔案管理的特點
首先，在信息時代下檔案管理需要遵循相關的法律、法規以及政策，這些政策都是由相關的檔案管理部門來統一制
定的。
其次，檔案管理現如今多是以電子檔案以及重要的電子文件形式來表現的，這也是國家、政府以及社會組織和企業等都走向信息化時代的標志。
最后，信息時代下的檔案管理充分利用了現代信息技術的優勢，實現了檔案管理的網絡化和數字化，并提高了檔案管理的工作效率，讓檔案管理更加的高效和準確。
2 信息時代下檔案管理工作創新
2.1 創新檔案管理工作的思維，提高管理人員素質
2.1.1 良好的職業道德
檔案管理工作人員首先要具備管理的責任心，要愛崗敬業，能夠有良好的職業道德，能夠忠于職守。良好的職業道德素質可以幫助檔案管理工作人員進行積極思考，及時發現問題，提出創新性的建
議等。
另外，檔案管理人員還要具有精益求精和負責認真的職業道德。檔案管理工作對工作人員的操作性以及技術性要求比較高，需要檔案工作人員在工作過程中能夠做到精益求精、一絲不茍，并要做到時刻以國家和集體的利益為重，并踏實認真的完成自己的本職工作。
2.1.2 積累豐富的知識
檔案管理人員還要具備豐富的知識，要對知識經濟的趨勢發展有正確的判斷，根據適當的問題提出創新性的設想，做到突破。檔案管理人員要不斷積累知識，明確社會對檔案信息的需求，能夠對檔案的獲取和管理進行綜合整理和分析，并可以加工出信息為社會服務。
2.1.3 具有創新思維能力
檔案管理人員要能夠進行獨立的思考，不能墨守成規，要善于發現問題和進行思考。獨立思考是做好檔案工作的前提[1]。獨立思考可以讓檔案管理人員能夠積極主動的投入到管理中去，并善于突破傳統的束縛，善于對問題提出創新的措施。
2.2 檔案管理體制的創新
對檔案信息的集中統一管理是重要的方式，其中信息化技術的發展，讓檔案管理可以高度的和信息技術結合起來。目前，在信息化時代下，我國的檔案信息管理體制卻存在著管理力度不夠以及檔案使用不方便的問題。
集中管理力度不夠主要是由于我國的檔案信息系統的建設過于分散，軟硬件的選用等存在問題。因此要在管理制度上保證各個部門都納入統一的檔案信息自動化的系統管理中，可以進行集中統一的管理，并要規范技術操作以及軟硬件的選擇。
2.3 實現檔案信息共享資源
目前，我國檔案管理的現狀多是缺乏標準，沒有統一的規范，在軟件的使用上比較混亂；并且應用硬件上沒有讓其功能得到充分的發揮。這些就造成檔案信息不能做到資源的共享，各個部門的檔案信息管理各自為營。
因此，要對檔案管理的內容和范圍進行明確，并要對檔案管理的各項工作以及各個環節進行規范，形成統一的標準，這樣有利于建設一個規范的系統工程，并保證檔案信息資源共享渠道的暢通。
2.4 檔案信息數據庫的創新建設
我國大體還處在從文件的處理向信息化管理的過渡，要想加快向信息化管理的過渡，其中重要關鍵是對檔案信息數據庫的建設。數據庫系統的創新性建設是檔案信息管理的重要基礎和核心[2]。
數據庫的建立需要長期的過程，我們需要按照從低級到高級的過程進行建設，數據庫的建設主要是讓信息技術可以對信息資源進行科學系統的管理和使用。在建設過程中要將檔案管理工作以及計算機信息技術結合起來，并要協調合作，讓綜合數據庫和各個檔案的目錄庫結合起來，這樣可以形成網絡開發式、分布式的數據庫，能夠提高信息化下的檔案管理工作效率。
3 結語
隨著信息化時代的到來，檔案作為重要的社會信息資源越來越受到人們的重視。但是目前的檔案管理建設還在發展中，需要檔案管理工作積極的和信息技術結合起來，利用信息技術的發展來進行檔案管理，為社會提供需要的信息資源，并要做到與時俱進，不斷進行創新。
參考文獻
【關鍵詞】檔案管理；創新發展；信息時代
目前，各企事業單位中的檔案管理技術不斷地信息化，逐漸由傳統的紙質檔案管理到現階段的電子檔案管理模式過渡。加強檔案管理工作的信息化，提高檔案管理工作的技術水平，加強相關人才的培養，是做好信息時代檔案工作的重要內容。檔案管理部門及有關人員應充分認清這一形勢，從檔案管理的實際出發，采取有效措施推進檔案管理工作的創新發展。
一、信息時代檔案管理工作的內容
在信息時代，檔案管理工作發生了很大的變化，計算機技術已經融入檔案管理工作當中，檔案管理工作將以往的紙質材料和實體轉變為電子文件，進行統一的管理、存儲、檢索等操作。利用先進的網絡技術，實現了信息資源的共享，有效地提高了檔案管理工作的效率。信息時代，檔案管理工作的主要內容包括：檔案管理設備建設、檔案信息資源建設、檔案信息化和規范化管理、檔案信息化網絡建設、信息化檔案管理人才的培養等內容。
二、信息時代檔案工作的性質和特點
（一）檔案工作的管理性。檔案工作是一項專門的事業，面對的是各種載體和各項內容的檔案事物，而不是對現成的簡單的物件進行保管。檔案工作者需要對數量龐大、情況復雜的檔案進行研究、考證和科學化、現代化管理。檔案工作的各環節都要在研究的基礎上進行，按科學的方法管理檔案。因此，檔案工作是一項科學性、技術性很強的管理工作。
（二）檔案工作的服務性。檔案部門管理檔案是為了滿足人們對檔案利用的社會需要，是為各項工作創造條件而提供檔案信息服務的。從總的檔案工作來講，它是通過管理和提供檔案這種特定方式，為當前的和長遠的各項工作服務；從特定部門和一個單位的檔案工作來看，它是為機關工作創造條件而提供檔案資料服務的。檔案工作雖然也是一項研究性工作，但是檔案部門研究檔案、進行編著等活動，其主要目的還是為了創造更好的服務條件。
三、檔案管理創新是時展的必然要求
（一）信息內容的豐富化。隨著人類社會的發展與進步，人們對客觀世界的認識也在不斷深入，檔案信息資源的內容得到了極大的豐富，傳統的檔案管理模式已無法跟上時展的腳步，只有追求創新并最終實現創新，才能滿足當前檔案管理工作的新要求。
（二）信息載體的信息化。信息技術是信息時代最重要、最先進的科技研究成果之一，也是推動包括檔案管理在內的人類社會各個領域變革的強勁動力。充分利用信息技術，搭建檔案管理的信息平臺，是實現當前檔案管理工作創新發展的技術優勢。
四、檔案管理創新存在的問題
（一）檔案管理創新意識不強。意識是行動的先導，這就要求，一方面，相對于行動，意識應當更加客觀、成熟和完善。另一方面，意識應當先于行動。具體到檔案管理領域，檔案管理部門及有關人員應當具有創新檔案管理工作的意識，并能夠以此來引導檔案管理創新的行動。但現實情況是，部分領導并沒有充分認識到檔案管理創新的重要性和迫切性，在檔案管理創新進程中只是被“推著走”的；還有相當一部分的檔案管理工作者也只關注自身職責范圍之內的具體工作，從未跳出藩籬，從更全面更深入的角度來對這項工作進行思考，導致檔案管理陷入“行動”帶著“意識”前行的尷尬局面。
（二）檔案管理制度亟待完善。檔案管理制度亟待完善，一方面，是當前各個檔案管理部門大多在沿用以往的檔案管理制度，這些檔案管理制度難以對新階段、新形勢下的檔案管理工作產生積極的指導作用；另一方面，是原有的檔案管理制度本身就存在一定的缺失。
五、信息時代檔案管理的途徑
（一）加強檔案管理信息化資源開發與利用。在信息化的時代形勢下，加強檔案信息管理工作的開發與利用是基礎內容。只有加強檔案信息資源的開發與利用，才能有效地保證檔案管理工作的信息化。在進行檔案信息資源開發時，要對檔案信息進行科學合理的分類與整理，將信息集成化，系統化，采用統一的管理模式，減少信息分散程度，利用計算機技術與網絡技術，實現檔案信息的高效利用。
摘 要：隨著社會經濟建設的快速發展，科學信息技術的不斷進步以及信息時代的到來，不管是各高校的學生檔案管理工作，還是各企事業單位的人事部進行檔案管理的工作，都面臨了前所未有的挑戰。當然這也是一個改革和創新的機遇，充分發揮主觀能動性和結合信息時代的特征進行檔案管理工作，能為有效掌握學生的全部信息和人事部各工作人員的信息管理提供有效的、可靠的和特色化的方案，大大提高工作效率，減少時間和麻煩，節省人力和物力。根據信息時代的新形勢、新特點，有效利用計算機信息網絡平臺的開發和建設，進行管理機制方面的創新，這是各檔案管理工作者迫切需要解決的課題。
關鍵詞：信息時代；檔案管理工作；改革與創新
[前言]信息時代下，對檔案的管理工作進行創新和改革，雖然說是一項比較大的工程，但深入研究仔細斟酌還是有規律可循的。首先要拓展思路發散思維，從思想觀念上進行創新和改革，其次是從服務對象上去深入挖掘，進行手段上的創新，還有服務領域等方面，都是有創新的空間的。本文將主要從這幾大塊進行深入分析和挖掘。
1.解放思想觀念，拓展思路進行創新
思想影響行為，行為影響最終的結果，從另一個方面來說，思想影響著結果。任何一項工作在它的障礙與瓶頸期，首先需要靜下來思考的是其思想觀念或思路，看它是不是出現了方向或思維定式上的錯誤。充分認識到檔案工作的建立、發展、完善和高效，首先要在思維和思想觀念上主動去接受，積極去創新[1]。檔案工作的整理和管理相對來說是比較封閉的，對外的溝通與交流也比較少，這是由其所處的位置和作用，亦即它的后端性所決定的。這就要求相關的檔案管理工作者有意識的時刻提醒自己去改革和創新，也可以多多主動向他人請教，或者是盡可能自己鉆研，翻閱書籍還可以同其他學校的工作人員交流溝通，交換思想，一定可以取得創新。
2.發散服務手段，優化服務質量進行創新
檔案管理工作者對檔案加以收集、整理和保管，最終目的還是為了在各級領導或是公司成員需要信息查看時提供服務。怎么更好、更有效的為廣大群眾負責和服務則是檔案管理工作者進行創新的重中之重。
2.1建立搜索引擎和檔案工作網站，提供網上服務平臺
請專門跟計算機打交道且有權威的工作者建立相關的網站和搜索引擎進行推廣，建立數字化檔案館，提供數字網絡平臺服務。檔案部門需要首先申請鏈接內部局域網，搜索數據和信息進行整理和分析，從而實現檔案信息的網上搜索和查詢。建立好檔案收集和管理之后，就要開始數據庫的建設，利用數據庫對這些資源進行分析整理和歸類，尤其是電子數據庫更能有效實現這一目的。檔案的數字化、數據庫化及網絡化、自動化、法制化也是網上服務必須要注意到的事項[2]。
2.2開發多種渠道進行電子文件的自動化上傳收集
電子文件的采集和整理工作是檔案管理部門需要引起高度重視的事項之一。傳統的紙質檔案不具有特別嚴格的實效性和及時性，可以允許工作人員在一定的時間內進行整理，不會出現遺漏或丟失的現象，但電子文件是需要通過下載和上傳過程，以電腦為載體，這就要求檔案工作部門改變之前的工作模式，在網頁上建立起可以將電子文件自動上傳的程序，以最及時、最快速的狀態進行收集工作并歸檔。
2.3開展在線服務功能
傳統檔案的利用方式，具有封閉性，不容易流通和推廣，嚴重阻礙了資源的充分利用，在很大程度上造成了資源的浪費。它的利用方式主要有到特定的地點如檔案部門才能查詢和獲取；特殊的場合如為數不多的檔案展覽，限制了人數對其了解和文化的傳承；信息時代及網絡平臺的有機聯合，使得信息的流通速度和傳播范圍打破了地域、時空的限制，可以快速、高效、快捷的流通。人們的工作、生活、學習、娛樂等深受信息化的影響，甚至改變了人們長期以來的生活方式，人們越來越注重信息的實效性，與全社會、全球進行接軌。檔案管理工作人員可以設置專門的網頁，建立搜索引擎和關鍵詞，通過設置和匯編專題，分類提供非常有價值、有實效性及特色的檔案方便廣大網絡用戶者獲取和查閱。
2.4開展現行文件閱覽服務功能
我國公民的素質、公民意識及法律意識等隨著改革開放的深入和經濟發展，越來越高。他們對國家大事、國家頒發的相關政策和規定關心的程度也隨著漲高，到檔案館去查閱黨政機關及相關文件的人數也逐年上漲。不管是出于公民的自我維護合法權益還是對投資興業等表現出極大的熱情，他們都有極大的興趣也希望更多、更深入的了解他們所關心和需要的政策信息。這就要求各檔案部門及管理工作者開展現行文件閱覽服務功能，進一步轉變自己職能，滿足廣大人民群眾的要求，維護他們切實利益。
3.信息化時代檔案實施產業化管理
信息資源的開發與利用，對于信息全球化來講，是意義重大的。不管是高校的各種學生檔案、圖書館資源還是學校的總體概況、招生等進行檔案管理工作，已經不再是單純的保管了，從另一個方面來說，就是檔案資源的財富擁有者。高校檔案館可以轉化自己的傳統角色，不再是單純的搜藏機構，還是檔案信息的聚焦、交流中心，擴散和掌控中心。在當今的信息、知識經濟時代，檔案館的改革創新新型化道路就是走信息化道路，一方面為社會提供更多的信息資源和情報知識，有利于黨的重大事件和政策的下層推廣與傳達，有利于黨和人民群眾更近距離的接觸，拉近人們之間的感情。從另一個方面來說，需要順應時代潮流，建立檔案信息服務產業，集檔案信息的采集和整理、分析與解讀、保存和擴散、搜索、服務于一身的工作實體。檔案的管理與流通還存在一個非常嚴重的問題是檔案、圖書館館藏信息資源及各黨政的文獻情報相對獨立，各自為政，缺少必要的交集和融合[3]。這就要求相關的檔案部位管理工作者打破這一局面，進行有效的溝通，相互配合和支持建立一個統一而完整的社會信息系統，最大程度的實現資源共享，實行系統、一體化管理。建立聯合目錄，收集各校、各部門檔案及圖書、文獻情報等，并進行細致的分門別類，為利用者提供更為方便、快捷有效的獲取信息。另外需要特別注意的是注重利用者體驗這種服務之后給出的反饋信息。體驗者給出的意見和建議更能為檔案管理工作者提供更好的思路，督促其更好的改進和完善，為資源的開發和利用建設更具有科學性、合理性和系統性提供參考性意見。
4.結束語
新時代下，各檔案管理部門工作的改革與創新走向信息網絡化是大勢所趨。充分利用信息網絡化平臺為廣大用戶提供更多、更有效的信息、更快捷的服務，這是相關工作人員需要改進的重大課題。本文重點闡述了信息時代下，在檔案管理工作的改革與創新進程中，需要從思路、服務手段與渠道及最后的信息產業化道路著手加以改革創新。希望能為相關檔案管理工作者提供一些建設性信息，幫助其解決實際問題，順利完成檔案管理工作的創新與改革。（作者單位：徐州市住房公積金管理中心）
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關鍵詞：信息時代檔案 管理
現今是一個信息發達的社會，計算機已成為人們現代化辦公的主要工具，特別是計算機與現代通信技術的結合使用，產生了大量電子檔案。所謂電子檔案就是指在實際工作中形成的、具有保存價值的、由計算機系統處理和存儲的一種電磁記錄，電子檔案的發展、形成、存儲和管理與傳統的檔案做法不同，這為檔案管理帶來了新的工作方式挑戰，檔案工作者只有深刻的認識才能做好檔案信息化的管理工作。
1、目前檔案信息化建設中存在的主要不足
1.1相應的管理軟件開發缺乏統一參考標準
第一，上級部門開發的軟件往往不能滿足下級部門的工作實際需要，全靠行政手段推廣。而下級部門為滿足本單位的需要自行開發的軟件，有個性，但共性不足，缺乏統一標準。明顯缺乏明確的規范和細則，使開發軟件工作混亂無序。第二，往往一個單位運用多套軟件系統錄入數據，難以解決后臺數據整合，使操作人員重復勞動，收集整理檔案信息困難重重。缺乏權威牽頭機構，造成軟件開發重復和浪費。在檔案信息化建設中，要緊緊圍繞全國檔案信息化建設的目標、任務和原則來工作，要嚴格按照檔案信息化標準開發軟件、建立數據庫。
1.2相關部門不夠重視檔案管理工作
業務部門對檔案信息化建設的態度還存在可有可無的想法，在軟件開發過程中部分同志還存在等和靠的想法，不肯在提供需求和測試中付出太多精力。技術部門的軟件開發隊伍不夠穩定，人力不充分，不能及時解決系統使用中發現的不足，及時加以完善。檔案管理部門因人員、經費等原因，只能忙于日常工作，難以在宏觀上積極引導。
1.3相關復合型人才嚴重不足
目前，既懂技術又懂業務的復合型人才不多，信息化建設往往需要人才合作才能完成，工作中由于溝通困難消耗精力比較大，影響工作效率。要選拔和培養具備精通檔案管理專業、熟悉本單位業務流程、掌握基本的計算機管理知識，能準確提供軟件開發需求，與計算機專業人員能熟練溝通、有豐富的實踐經驗和較強的事業心的檔案管理干部。
1.4有待完善檔案信息安全保障系統
要加強對檔案管理系統的升級維護，確保檔案數據庫安全；要加強電子文件歸檔工作的監督和指導，保證歸檔文件的真實、完整、有效；確保檔案信息轉存到檔案專用服務器，實行物理隔離。要有數據庫數據備份策略。在利用檔案信息資源過程中，要切實提高信息安全意識，防止非授權查看，防止失泄密的發生。
2、要做好檔案管理工作信息化的措施
2.1各級領導要高度支持檔案管理工作
檔案管理工作是企業各項管理工作的基礎，各級領導一定要高度重視支持檔案工作，切實加強對檔案工作的領導，要以對歷史高度負責、對職工高度負責的態度，做到對檔案工作重視到位、投入到位，對檔案工作人員關心到位。要定期安排檔案工作檢查匯報，及時解決檔案工作中存在的重大問題，為檔案管理工作信息化建設的順利開展創造良好環境；要加大支持對檔案工作的經費力度，為檔案工作的開展提供必需的物質條件，在生活上關心、工作上關注、政治上關愛檔案人員，重視檔案干部隊伍建設，增強檔案干部隊伍的生機和活力，真心實意幫助檔案工作者解決實際困難和問題，使檔案工作者感到有溫暖、有希望、有奔頭，使干事創業的積極性、主動性、創造性得到更好發揮。
2.2要完善體制，建立統一的電子文檔管理標準
首先，要對電子文件管理與檔案管理統一領導和規劃，使二者協調發展；其次，要明確電子文件管理的前期指導的工作職責，確保統一監督指導文件的形成歸檔到查閱利用等各環節；再次，要制定科學、合理、統一的電子文件歸檔管理標準；最后，在接收電子文件時，檔案管理部門要對歸檔電子文件信息內容的原始性、真實性進行鑒定。
2.3要建立一批新時代的檔案管理高素質人員隊伍
在電子文件突飛猛進的今天，培養和鍛造一批精通電子技術、信息技術、懂檔案管理的人員是當務之急，檔案部門應重視和加強對檔案管理人員的業務知識培養。一方面，要多方式招聘引進專業的技術和管理人員，盡量使用專業素質高、思想好、責任心強的人員做檔案工作。另一方面，要對現有的工作人員進行培訓，特別要加大對現代科技知識和信息技術的培訓。當今檔案管理工作的深入發展，對檔案工作人員的專業素質提出了新的更高的要求，檔案工作的現代化，不僅取決于工作人員原有的知識水平，更大程度上取決于他們的知識補充及更新速度。因此，檔案管理部門應盡快建立一支具有較高素質、結構合理，改變過去保管型人員過多、結構單一的工作隊伍現狀，以適應信息時代對檔案管理工作需要的復合型檔案工作隊伍。
2.4加大力度收集收齊歸檔文件材料
確保檔案齊全、完整、準確、系統的基礎是做好歸檔文件材料的收集工作。想做好材料收集工作，檔案人員必須熟練掌握收集工作的各種渠道和方法，處理好各個環節、各個部門的關系，要動態監督與檢查檔案形成的全過程，同時要積極不斷提高人員的檔案意識，實現全面的有效管理，采取各項有力措施，檔案的歸檔率、完整率、準確率、查全率、查準率才有可能達到高標準。
2.5強化檔案保管條件及措施
隨著時間的推移，檔案保護工作顯得愈來愈重要，加強檔案保護，要對紙質檔案、電子檔案的保護：對紙質檔案，要加強庫房設施的配備，使庫房真正做到防火、防盜、防高溫、防潮濕、防光、防蟲蛀、防有害氣體、防灰塵的安全防護要求，堅決杜絕檔案霉變、褪色、污損、蟲蛀、鼠咬現象及各類事故的發生；對電子檔案，一方面要采取必要的技術措施，加強對存貯電子檔案載體的保護，另一方面要加強對電子檔案的信息保護，防止檔案信息失泄密現象的發生。
總之，檔案管理工作電子化就是要推動檔案信息化建設，把收集的檔案信息數字化。在當代信息化迅速發展的今天，在加強電子檔案管理工作時，要根據電子檔案的特點，不僅要注重硬件建設，充分利用計算機技術和網絡技術，更要注重軟件建設，建立健全電子文件及電子資料管理制度，提高電子文件制作及電子檔案管理人員的素質，不斷加強各個環節的溝通、管理。要抓住當前有利時機，不斷改革創新，使檔案工作有新的進展和突破，沖破原有的思路模式，形成一套新的檔案思想體系，才能適應檔案事業的飛速發展。只有這樣，才能順應時代的發展，準確、快速地向社會提供有利的信息資源，最終做到既能節約開發資源，又能提高信息時代下，電子檔案管理的層次和工作效率，并為實現檔案管理的科學化、規范化、現代化作出應有的貢獻。
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關鍵詞：網絡；信息時代；檔案管理
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1000－8136（2012）06－0106－02
計算機和網絡技術的應用，為檔案信息的利用提供了極大的方便，廣大公眾用戶查閱自己所需的檔案信息時，可通過網絡終端實現，將成倍地提高檔案利用率，網絡化為檔案工作的發展提供了巨大的空間，應用計算機網絡技術使檔案的服務功能得到明顯提高。當然，在此進程中也會遇到許多實際問題，會給檔案管理帶來許多新的變化。
1 網絡環境下檔案管理的變化
隨著計算機網絡技術的廣泛應用，各個單位或部門的原有傳統的紙質檔案開始與電子檔案并存。紙質檔案內容原始真實，憑證性強，耐于保存，而新興的電子檔案，可與多媒體相結合，圖文并茂，形象生動。而且，多媒體光盤存儲將極大地縮小檔案的存儲空間，擴展存儲能力，便于檔案和檔案信息的保存、管理及開發利用，并促進檔案信息載體向大容量、高密度、電子化方向發展，從而使檔案信息資源共享成為可能，信息傳輸迅速、廣泛，便于查詢與管理，方便快捷。電子檔案較傳統紙質檔案有較多優點，這一現代信息技術的應用，就要求檔案管理部門充分利用計算機、因特網等現代手段進行檔案管理，要求檔案管理人員必須在人才素質、管理方式和方法方面要有所創新，從更客觀、更精確的角度去分析網絡信息時代下的檔案管理，才能適應科技發展的新要求。現代化檔案管理技術，是傳統檔案技術與新的信息技術相結合，以新的信息技術為主導。
1.1 檔案管理軟件沒有系境的平臺選型，缺乏通用性
檔案管理軟件很多，產品各有特點，一般都具備檔案管理的基本要求。但從現在檔案信息化的發展趨勢看，檔案管理、辦公自動化和電子政務系統趨于一體化。所以系統平臺選型要考慮的因素更多。檔案部門使用的計算機型號不一，規格各異，各自開發的軟件不能互用，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息網絡化的進程。
1.2 標準化、規范化工作有待提高
檔案信息管理網絡化的前提是基礎工作的規范化和標準化。檔案信息系統和網絡建設形式各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。由于歷史原因，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統一標準。僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案信息工作網絡化管理。
1.3 檔案工作人員的素質有待提高
檔案工作人員在檔案信息資源管理中起著決定性因素；信息技術只是信息資源管理的工具，檔案信息資源的完整性、信息資源的供給、信息的安全性與檔案的原始憑證性仍需要檔案工作人員的參與。實現檔案信息網絡化管理，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才更是奇缺。
2 網絡環境下檔案管理工作措施分析
2.1 培養高素質的現代檔案管理人才
加強教育培訓工作，積極探索新的教育培訓模式。應結合實際情況開設短、中、長期培訓班，舉辦各種形式的檔案信息開發教育講座、研討會。同時，教育培訓的內容也要緊跟信息時代的需求，在課程開設上，在保證檔案專業主干課程的前提下。加強縮微攝影技術、光盤技術、多媒體技術、網絡技術和外語知識等教育，培養符合時代要求的高素質檔案信息管理人才。
2.2 加強檔案部門網上辦公先進設備的配置
現階段檔案部門設備比較落后，現代化程度不高。因此，我們要加強宣傳，爭取領導、社會的支持，加大對檔案事業的投入力度。再就是把檔案事業推向市場，讓檔案體現其經濟價值，把檔案信息作為一種特殊商品經營，不斷提高社會效益和經濟效益，總之要采取多種方式，來解決檔案資金的不足問題，以便檔案界配置先進的管理設備。
2.3 制訂相應的法律規范
根據網絡環境下檔案管理的特點，制訂相應的法律規范，從而在法律上明確檔案館對于社會檔案的所有權、使用權、監督權的關系，在保障檔案信息齊全完整的同時，保障檔案形成者及公民的合法權益，并合理規范及協調信息的超區域流通等問題。網絡環境下檔案服務的范圍，必須根據國家規定，經過鑒定、劃密等工作后，被確定為對社會開放的檔案。根據檔案工作的特殊性，網站中開放的檔案還應區分無條件利用和有條件利用兩部分。
2.4 建立網絡環境下檔案安全的制度屏障
在制度建設上，要健全檔案管理制度，確保規范運作。一方面，要詳細規定庫房管理、檔案借閱、保密、鑒定、銷毀等各種制度和要求；另一方面，細化檔案人員工作職責，包括檔案室職責、專職檔案員職責、兼職檔案員職責等，促使檔案管理人員按責行事。在具體操作上，要嚴格記錄，確保制度落實。在檔案管理過程中，嚴格記錄程序，將檔案的接收、借閱、復制、銷毀等過程和結果完整記錄在冊，詳細記錄檔案庫房的管理、檔案人員的培訓和考核、非檔案人員進入庫房的審批及進出時間等情況。
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Analysis of File Management in Network Information Age
Han Xiuhong
