發布時間：2023-11-28 16:16:24
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事業單位需要對自身的檔案管理方式進行不斷的優勢，保證對時展的滿足，實現檔案管理的現代化和電子化，才能實現基層事業單位檔案管理工作的良好開展，進而為事業單位的其他工作打下堅實的基礎。在闡述事業單位檔案管理現代化和電子化的內涵以及要求下，對當前事業單位中檔案管理中存在的弊端進行分析，隨后提出相應的解決辦法。
關鍵詞：
事業單位；檔案管理；信息化；現代化
隨著信息技術的快速發展，檔案管理工作需要走上信息化和時代化的道路。目前，中國的事業單位均面臨著深化改革的重要任務，檔案管理工作對于事業單位來講是必然的，因此事業單位中的檔案管理人員需要與時俱進，對檔案的管理方式進行及時更新，最終實現檔案信息管理的電子和現代化。
1檔案管理現代化和電子化的優勢和特征
檔案對事業單位的全部日常工作實現了詳細的記錄，可以有效提升事業單位的工作效率，其管理有著十分重要的作用。因此若能夠進一步提升檔案管理的水平，將檔案管理的現代化和電子化進程實現推進，則代表著檔案管理的水平將會出現極大的進步。檔案管理將脫離傳統的紙質媒介。在信息的收集上，電子檔案更容易對檔案信息進行接受和存儲，很好的避免了物理空間的占據。[1]在處理和檔案的選擇上，電子檔案同傳統檔案對比會更加便利和快捷。電子檔案隨時都能夠從電子設備上抽調出來，為工作所服務。并且在信息的選擇上，只需要將相應的功能健進行點擊就能夠對大批量的數據進行處理，且具有準確無誤的效果。在信息的加工上，若電子檔案需要綜合處理以及修改數據，則可以隨時進行，但是紙質檔案沒有如此方便的功能，在緊急情況下，傳統檔案無法滿足快速的社會發展需要。
2我國事業單位中檔案管理的現狀和缺陷
我國當前的檔案管理辦法比較傳統，其中存在較多的弊端和不足。首先是規范化的問題，我國當前的現代化和電子化檔案管理方式存在嚴重的不規范性。具體的表現方式有工作人員在處理電子檔案上。[2]電子檔案的體積較小，攜帶便利，但是某些工作人員意識不到檔案信息的重要性和機密性，在管理中大手大腳，將檔案實行隨意的處理，導致了檔案的遺失和泄露。某些工作人員只會將檔案進行上傳，對檔案信息的規范管理和重要數據的備份管理技能掌握不足，極易導致電子設備在出現故障后，輕易的就將電子檔案丟失。且有著電子檔案的設備在出現遺失后，十分容易造成檔案信息的泄漏，造成國家和事業單位的難以避免的損失。對此提升檔案管理人員的業務能力和個人素質十分重要，要保證對檔案管理的工作人員實施培訓和教育，保證其可以對檔案管理的重要性進行充分認識，保持高度警覺，避免出現檔案丟失或是遺漏等情況。上述內容中涉及的電子檔案安全性問題，一方面是由于檔案管理人員的工作缺陷造成的；另一方面還可能有電子檔案管理中的技術問題所導致的。有的事業單位缺乏與時俱進的思想，對老化的電子存儲設備沒有實現及時的更換，導致了存儲在其中的電子檔案的損壞和故障的發生。有的事業單位的電腦配置十分落后，處理速度緩慢，這些極有可能會導致檔案管理數據處理的效率。此外，計算機的軟件未進行及時更新，造成檔案數據會出現不同的錯誤。為檔案的管理造成一定的麻煩。以上事業單位電子檔案管理中存在的各種缺陷，需要不斷強化和提升事業單位檔案管理人員的管理安全意識，對電子存儲的設備進行及時更新，充分做好備份工作，保證正常檔案處理工作的有序和穩定實施。
3全面實現單位檔案管理現代化和電子化的方式
在社會經濟的不斷發展中，信息技術已經逐漸變得普及，傳統的檔案管理方式已經無法滿足經濟發展的需求，因此需要在本質上實施改變，事業單位檔案管理工作是其開展高效性和秩序性工作的必經之路，是實現社會穩定發展的重要保障。
3.1建立并健全檔案管理制度，提升工作人員專業素養
3.1.1建立并健全管理制度。事業單位在自身的改革中，實現了管理水平和手段的相應提升，但是事業單位在實行檔案管理中，需要建立并健全管理制度。在管理制度的建立中，可以保證事業單位工作人員的明確自己的具體工作任務，盡職盡責的完成檔案管理工作。
3.1.2加強檔案工作人員培訓的力度。加強檔案工作人員培訓的力度，提高他們的檔案管理水平，轉變檔案工作人員的傳統思想和理念，讓他們學會利用現代化設備地進行檔案的管理與存儲，并能利用網絡實現檔案查詢、管理相統一，充分提高檔案工作效率。
3.1.3事業單位檔案管理人員要進行定期考核。實現對事業單位檔案管理人員的定期考核，保證相關工作人員對檔案管理工作重要性的充分了解，并實現對相關管理工作的掌握，由此為完善檔案管理工作打下堅實的基礎。[3]
3.2通過計算機對檔案的庫房實現管理
借助計算機對檔案內的資料實施管理，是檔案管理現代化和電子化的重要途徑。在基層事業單位管理制度的逐漸完善中，通過計算機技術對庫房資料實行管理。這樣會為工作人員對檔案保存期間的全方位管理帶來極大的便利，保證資料庫房安全性的全面提升。
3.3實現檔案保存和查詢的電子化和現代化
計算機技術得到了普及，實現了傳統手寫錄入和查詢檔案方法轉為電子化。在檔案的接手中，管理人員需要進款的對檔案的內容展開整理，并在隨后實施錄入，實現對資料內容的統一保存。在電子錄入信息的過程中，將紙質文檔轉化為電子形式，這樣不但更加有利于檔案的保存，同時還能為檔案資料的查詢帶來極大的便利。
3.4構建檔案管理的網絡系統
檔案管理的現代化和電子化在轉型過程中，一定要充分形成專業的網絡系統。這樣既能方面事業單位中的管理人員對檔案的管理，還能將檔案的信息管理推向專業化和網絡化道路。在科技化時代的發展下，任何科技管理技術都實現了動態發展。
3.5確保電子檔案信息和數據的安全性
電子設備使用管理起來比傳統的紙質檔案方便快捷，但是電子設備一旦出現故障、丟失、被盜將對檔案信息和數據造成毀滅性的損失。因此，安全對于檔案信息來說必須作為重點作務，要高度重視。
3.5.1要提高檔案管理人員的安全意識。加強檔案管理人員的電腦技術培訓、網絡安全教育，讓他們充分認識到檔案信息安全的重要性，同時要讓他們學會如何使用與保戶電子信息設備，學會處理分析數據，維護檔案信息等方面的知識。
3.5.2要及時更新備份電子檔案存儲設備。隨著電子科技水平的發展，電子檔案存儲設備也在不斷的更新，因此檔案部門要及時進行設備更新與備份，應用與最新電腦設備相匹配的電子檔案存儲設備，防止因設備更新不及時而丟失檔案現象發生。這就要求檔案部門領導要高度重視檔案管理工作，加強檔案管理工作的投入力度，及時改善檔案存儲環境，以保障檔案信息數據的完整保存。
4結論
基層事業單位檔案管理工作的現代化和電子化是時展的需求，是社會進步的需要。因此在未來的一段時間內，檔案管理的現代化和電子化是實現事業單位改革和管理的主要任務。實現檔案管理制度的建立和健全，運用高科技手段武裝紫衫，強化對管理人員的培訓和教育，保證事業單位檔案管理符合現代化和電子化的要求，為其更好的使用社會發展做出充分保證。
參考文獻
[1]朱藝.淺議事業單位檔案管理的現代化和電子化[J].才智,2014,36:373.
[2]葛影.淺議事業單位檔案管理的現代化和電子化[J].中國市場,2015,28:126+139.
一、加強檔案信息電子化管理的重要性
檔案信息電子化，就是以館、室、藏檔案資料、紙質或機讀形式為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。加強檔案信息電子化管理，是貫徹中央以信息化帶動工業化發展戰略的重要行動，具有重要的意義。
1、加強檔案信息電子化管理，是電子政務發展的需要
檔案資源是人類社會發展的歷史記錄，是國家的一種原生的、獨有的、不可替代的信息資源，是電子政務建設不可缺少的重要公共信息資源；檔案信息化建設是電子政務建設的重要組成部分；大力開發檔案信息資源，服務社會和各級政府，對于我國“三個文明”的建設具有重大意義。對此，進行檔案信息化建設，加快檔案資源的開發應用，是電子政務發展的需要。
2、加強檔案信息電子化管理，是提高檔案資源利用率的需要
隨著電子商務時代的到來，檔案管理也伴隨著信息資源的交流和互換進入社會信息網絡的新天地。而傳統的檔案工作模式是手工信息加工工作模式，即：“選題一選材一編輯～出版”的工作方式，從文件資料形成到開發“二次文獻信息”時間長，造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的應用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。檔案信息電子化，建立企業信息資料庫，選取最能體現企業優勢、樹立企業良好形象的信息資源上網，企業通過網絡，宣傳自己和展示自己，吸引客戶和占領市場。
二、當前檔案信息電子化管理存在的問題
隨著電子信息技術的廣泛應用、辦公自動化、文檔雙軌制的推行，對檔案信息電子化管理提出新的挑戰。當前，檔案信息電子化管理還存在許多問題，主要表現如下：
1、硬件和軟件設施有待完善
目前，許多檔案館的計算機硬件配置高低不一，通用性較差，一些設備安裝在低配置的計算機上，無法實現其自身的功能。比如掃描儀、數碼攝像機、數碼照相機等一些高端設備，在比較落后的計算機上根本無法使用。沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，這嚴重制約了檔案信息電子化的進程。
2、缺乏標準化、規范化
檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。
目前，由于歷史原因，館、室、藏檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，制約了檔案信息工作電子化。
3、檔案人員素質有待提高
實行檔案信息電子化，必須有高技術人才來管理。目前，許多檔案部門工作人員只會一般的計算機操作，沒有較高的知識層次和先進的技術水平，缺乏檔案、信息處理復合型人才，無法充分使用現代化設備，制約了檔案信息電子化建設。
三、新形勢下加強檔案信息電子化管理的途徑
加快檔案信息自動化系統建沒，實現檔案工作各個環節的計算機化，是實現檔案工作現代化，提高檔案系統整體功能的物質技術基礎和重要手段。因此，必須提高對檔案信息電子化的認識，采取各項措施，提高檔案信息電子化管理水平。
1、完善硬件和軟件設施
檔案部門領導要有現代化管理意識，增強檔案信息電子化管理意識，要在基礎硬件、軟件開發、信息收集和利等方面加大投入，完善計算機、數碼攝像機、數碼照相機、掃描儀等設備配置。加大軟件開發力度，加快開發一套綜合功能強大的檔案信息管理軟件，使各地檔案信息數據能相互轉化，使利用起來快捷方便。
2、提高檔案標準化、規范化水平
檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是檔案業務要規范。當前，檔案信息自動化系統的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件混亂，嚴重影響了系統整體水平的提高。因此，必須制訂《數字化聲像檔案著錄規則》《檔案資料數字化懷準》《紙質檔案數字化操作規程》《照片檔案數字化操作規程》《縮微膠片數字化操作規程》《錄音檔案數字化操作規程》《錄像檔案數字化操作規程》《多媒體信息采集操作規程》等規章制度，提高檔案標準化、規范化水平。
3、提高檔案人員素質
一、電子文件定義及其特點
所謂檔案電子化，就是用微機對檔案文獻進行篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻供人們利用的過程。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。與紙質文件比較，電子文件具有以下特點：電子文件不再是直觀的紙質文件，它需要借助現代辦公設備才能閱讀利用；電子文件可以直接由計算機等現代辦公設備迅速地處理和傳遞；電子文件的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響；電子文件的保存條件和環境要求與紙質檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。
二、檔案信息電子化的益處
從長遠看，檔案信息電子化建設涉及的不是檔案管理工作的某一部分或是某個局部，而是對整個管理工作起到牽一發而動全身的作用。具體地說，檔案電子化的益處主要有以下方面：可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率，減少人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現代化設備得到物盡其用；縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性，檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻；檔案信息電子化，還可實現一次投入，多次產出，信息成果可多份拷貝，這樣就擴大了檔案信息的社會影響，拓寬了服務范圍。
三、檔案信息電子化的必然性
檔案信息的電子化建設是順應潮流、適應時展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生的信息資源，其重要性正日益凸顯出來。
第一，檔案電子化，可改善檔案管理工作。只有實現檔案電子化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優質的服務。
第二，形勢發展的需求。21世紀是信息化的時代，一般檔案館都藏有數十萬卷檔案資料，數百萬件檔案文件，是本地區最豐富、最有實用價值的信息資源庫，這樣一大批浩如煙海，珍貴的檔案信息資源不能很好地為各級領導和廣大公眾利用，充分實現信息共享，就失去了檔案留存的意義。近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現給檔案館提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護和利用手段，而解決這個問題的途徑只有一個，那就是檔案信息的電子化建設。
第三，社會強烈需求。當今，人們的時間意識越來越強，領導做出重大決策需要迅速、準確；各職能部門工作查考要求快速及時；社會廣大公眾對檔案信息需要量不斷增加，那么要了解這些詳細內容恰恰只有檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個場所，這就迫使檔案館這個信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現代化、多功能的服務措施，使檔案館館藏的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者。
四、積極應對檔案信息電子化帶來的影響
電子文件是計算機文字處理系統中的最后一個文本，沒有草稿與印稿的區別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。它給檔案管理工作造成的影響與沖擊必將是全面而深刻的。這些課題是電子文件能否轉化為檔案的關鍵，也是賦予檔案本質屬性新的內涵的客觀需要。為此，檔案界應采取如下對策：
第一，做好歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰略。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。
第二，解決好電子文件的保存問題。以化學磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因為它的讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質層上的被密封在塑料保護層內，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水分及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以，電子文件中原始的長期保存問題是有待檔案工進行深入研究和探討的重要課。目前，對于長久保存的電子文件，需要定期進行復制，以防止損失。
第三，檔案人員知識結構的變革迫在眉睫。我國檔案人員要適應電子化建設的發展，適應新技術的需要，加快檔案人員知識結構的變革，多途徑、多層次培養人才，是檔案工作迎接技術革命最根本的對策。
第四，電子檔案是通過計算機、磁盤、光盤、打印、備份等形成的，與紙質檔案相比有其自身特性，由于簽名非傳統意義上的“親筆簽名”，法律上能否認可、如何認可；圖像、聲音的形成、技術鑒定水平及準確與否，電子檔案文件的法律依據等，都決定、制約著電子文件的效力和歸檔保管的意義。而這些在目前尚未制定立法，因此，也沒有依法制定的相應規范和制度。對于檔案管理領域內的電子化管理這一法律法規性很強的工作，更需要法律、法規和制度進行規范。
[關鍵詞]單位；檔案管理；現代化；電子化
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.10.113
[中圖分類號]G275 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）10-0-02
在信息技術迅速發展的情況下，檔案管理工作也需要逐漸實現信息化發展路徑。我國單位檔案管理工作均面臨重要的改革問題，對于單位檔案管理人員來講，必須結合當前時展需求，創新檔案管理方式，最大化地實現檔案管理的現代化及電子化發展。
1 檔案管理現代化和電子化發展的必要性
檔案中詳細記錄著單位的日常工作，對于單位工作效率及工作總結具有重要作用，因此，檔案管理也是一項重要管理任務。所以如果能夠顯著提高檔案管理水平，實現檔案管理的現代化及電子化發展，則能夠顯著提高檔案管理質量及管理工作效率。對于檔案管理來說，也將逐漸脫離傳統紙質媒介。電子檔案更有助于收集及存儲信息，顯著降低信息存儲占據的物理空間。在檔案處理及選擇過程中，電子檔案能夠顯著提高檔案處理的便捷性。隨時可以從電子設備上將電子檔案抽調出來，并能及時依照實際工作需求，選擇相應功能鍵從而選擇信息，有效實現大批量數據的有效處理。電子檔案的應用能夠顯著提高信息選擇及存儲的準確性。最后還能隨時進行電子檔案信息處理及數據修改，和傳統紙質檔案相比具有一定便捷性。
2 我國單位檔案管理中的弊端
我國當前的檔案管理普遍采用的是傳統管理方案方法，檔案管理現代化及電子化發展存在較多弊端。首先，檔案管理不夠規范，例如，工作人員在處理電子檔案過程中，由于電子檔案體積小、攜帶方便，導致工作人員忽視檔案信息安全性，檔案管理工作存在較大隨意性，加大了檔案信息遺失及泄漏風險。還有些工作人員只會上傳檔案，不能有效掌握檔案信息管理及重要數據備份管理技能，一旦電子設備發生故障將直接導致檔案信息丟失，給單位帶來嚴重損失。從這一點上來看，提高檔案管理人員業務水平和綜合素質具有重要意義，要不斷強化工作人員業務培養，提高工作人員檔案信息管理意識，加大對檔案丟失及信息泄露防范的重視度。
以上重點分析的是電子檔案安全問題，其原因主要是檔案管理工作人員工作疏忽所致，另外還有一個原因則是技術問題。一些單位不能與時俱進，電子存儲設備更新速度慢，因此容易出現電子檔案存儲破壞問題及各種故障。有些單位電腦本身的配置比較低，信息處理速度較慢，影響電子檔案信息處理的工作效率。另外，如果在計算機應用中，沒有及時更新軟件，也會導致檔案數據出現各種各樣的錯誤，影響檔案管理質量。針對電子檔案管理中存在的各種問題，一方面需要提高管理人員的安全意識，另一方面需要加強電子檔案的設備管理，及時更新相應設備，提高電子檔案信息處理的速度及管理質量。
3 單位檔案管理現代化和電子化發展策略
信息技術已經成為現代社會經濟發展的重要工具之一，基于當前經濟發展需求必須改善傳統的檔案管理方式，提高檔案管理質量及效率，實現檔案管理的現代化及電子化發展路徑，促進單位檔案管理的創新發展。
3.1 建立健全檔案管理制度，提升工作人員專業素養
檔案管理工作人員的專業素質及學習能力具有差異，在培訓及教育工作中需要因材施教，可以針對檔案管理工作人員實際情況開展多層次、多渠道的培訓工作，嚴格遵循學以致用的基本原則。對于單位來講，首先需要給管理工作人員提供學習機會，提高工作人員的專業技能及綜合素質。同時在工作人員技能培訓中，要最大化地學習新理論及新技術，并積極改善工作人員的傳統理念，引導工作人員接受最新技術及管理理念。對于單位來講，則需要實現自身管理水平及手段的改革，首先要構建完善的檔案管理制度，明確檔案管理工作人員的具體工作，并落實相關責任，確保工作人員能夠高質量完成檔案管理工作。另外，要加大培訓力度，定期考核工作人員的綜合素質及專業技能，確保檔案管理人員能夠明確認識到電子檔案的重要性，掌握相應管理技能，促進電子檔案管理的發展。
檔案管理工作不僅涉及管理的專業知識，還涉及很多其他學科知識，如哲學、歷史學以及心理學等知識，因此，在培訓過程中不僅要重視對工作人員的管理專業知識培訓，還要注重對其他學科知識的攝取，促進其知識面的更新。另外，新形勢下培訓的重點應該是加強工作人員科技知識學習。隨著計算機技術運用到檔案管理工作中，對工作人員的技術水平有了很高的要求，很多人甚至連電腦都不能熟練運用，難以滿足新形勢下檔案管理工作的要求，因此，必須加強培訓，為檔案管理工作提供保障。
3.2 通過計算機管理檔案資料庫房
在檔案資料管理中，可以加大計算機技術應用，實現檔案管理的現代化及電子化。不斷完善基層單位檔案管理制度，加大計算機技術在庫房資料管理中的應用，以提高檔案保存管理工作效率，提高資料庫房管理的安全性。
3.3 實現檔案保存和查詢的電子化和現代化
在信息化及網絡技術發展進程中，檔案管理工作既面臨巨大挑戰，同時也增加了發展機遇。傳統的手寫檔案已無法滿足時代需求，在日益增長的檔案信息管理中，必須加大現代技術應用，加快檔案管理現代化及電子化發展。檔案管理工作本身專業性較強，對于工作人員來講需要具備相應的現代化管理技能，再加上相應的綜合素質，才能提高檔案管理質量。檔案管理十分繁雜，勞動強度大，加之檔案數量越來越多，工作人員面臨著很大壓力，而應用計算機等現代化技術手段則能有效提高檔案工作效率，節省人力、物力資源，節約時間。其信息化和智能化的特點，能有效減少工作人員的手工操作，充分發揮技術優勢，使整個檔案管理工作變得更加系統化和條理化，促進資源的合理利用，提高檔案管理工作效率，并使檔案管理工作更加安全。計算機技術的廣泛應用，使手工錄入和查詢均實現了電子化發展。在檔案錄入過程中，首先管理人員要整理檔案內容，確定無誤后即可錄入，并對其實施統一保存。傳統的檔案文檔在錄入過程中被轉化為電子形式，便于保存，同時還能提高檔案資料的查詢速度。
3.4 構建檔案管理網絡系統
在檔案管理工作中，想要有效實現其工作的現代化及電子化轉變，必須構建專業的網絡管理系統。這不但能提高檔案管理工作效率，同時還能實現檔案信息管理的信息化發展。在現代科技發展進程中，管理技術的動態化發展，進一步促進了檔案管理工作的不斷創新。
4 結 語
單位需要對自身的檔案管理方式進行不斷優化，以滿足時展需求，實現檔案管理的現代化和電子化，有效開展基層單位檔案管理工作，為單位的其他工作打下堅實基礎。本文在闡述單位檔案管理現代化和電子化的內涵及要求的基礎上，分析當前單位檔案管理存在的弊端，并提出相應的解決辦法，以供參考。
主要參考文獻
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【關鍵詞】城建檔案電子文件; 存在問題; 措施
【 abstract 】 along with the rapid development of digital information, modern office has gradually in automation, paper records and electronic archives coexistence, the development trend and electronic files became an important form of the archives management. So to strengthen the construction of the municipal files electronic information, has become a cause of the municipal files the inevitable requirement of the development of and important content. This paper to electronic records management in analysis and put forward countermeasures.
【 keywords 】 electronic file of the municipal files; Existing problems; measures
中圖分類號： G271 文獻標識碼：A 文章編號：
為了加強城建檔案電子文件的歸檔與管理，建立真實、準確、完整、有效的建設電子檔案，保障建設電子文件和電子檔案的安全保管與有效開發利用，2007年9月5日建設部了《建設電子文件與電子檔案管理規范》,并于08年1月1日起實施，使城建電子檔案有了統一規范，進一步促進了電子檔案的有序發展。所謂城建檔案信息電子化，是指在工程建設過程中通過數字設備及環境生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤或光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。建設工程電子文件主要包括工程準備階段電子文件、監理電子文件、施工電子文件、竣工圖電子文件和竣工驗收電子文件。
城建檔案館是接收、征集城市規劃區范圍內的城市建設檔案和資料的重要基礎，城建檔案具有涉及部門復雜性、文體格式多樣性、載體大小多樣性等特點。因此紙質檔案和電子檔案一起保存必有諸多優點。一是減少了紙質檔案的破損率，保護檔案原件的完整性；二是增加了檔案查閱的效率，減少人力、物力的浪費；三是增加了復制質量的可靠性。電子檔案的重要性顯而易見，但事實上，由于各地、各館之間存在差異，電子檔案的發展很不均衡。
一、城建檔案信息電子化管理存在的問題
（一）館庫存儲超負荷，電子檔案發展緩慢。隨著城市建設迅猛發展，城建檔案館接收的紙質檔案越來越多，逐步形成了館藏與存儲空間不足的矛盾。我館成立于1989年，從建館初期的幾千卷到如今的幾萬卷，并且隨著建設工程的逐年增加，館藏的檔案也在快速增長，而計算機在檔案工作中沒有發揮其應有的作用和價值，只停留在檔案信息輸入、簡單檢索調檔上，檔案利用基本是以紙質檔案為主，電子檔案為輔，檔案管理的信息化發展滯后。
（二）城建檔案信息網絡技術不能與時代同步，城建檔案的標準化、規范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于各地館、室的檔案業務水平發展的不均衡，案卷質量不高，各類城建檔案的著錄細則、系統軟件相容性不強。城建檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個工作流程，缺少一個統一規范、統一標準，制約了城建檔案信息工作電子化的應用和推廣。部分城建檔案館雖建立了自己的網站，但內容僅限于館藏、內設機構的職責和辦事流程的介紹，電子檔案沒有真正實現信息化、網絡化，造成檔案工作效率低。
（三）檔案信息電子管理人才的缺乏阻礙了電子檔案工作的發展。隨著高科技信息時代的到來，引進高端技術人才提高城建檔案信息管理，實現檔案信息電子化成為重點工作。但由于多種原因造成許多檔案部門嚴重缺乏現代高技術人才，大部分檔案人員現代技術水平偏低，只能滿足于一般的計算機操作運用，即便是引進了現代化設備，也不能充分發揮其作用，更談不上檔案信息電子化了。
（四）忽略了電子檔案的特性，城建檔案信息安全得不到保障。電子檔案與紙質檔案有著十分重要的區別，一是電子檔案的原始性不易判斷和確認；二是電子檔案的易更改性、易消失性。電子文件在起草過程中，操作不當就會就造成電子文件的損害或涂改甚至消失掉，直接影響電子文件原始依據的作用。三是由于電子檔案的易改性和信息共享性造成檔案的不安全性。如果忽略了電子檔案的特性，對檔案沒有采取有效的保護措施，電子檔案可以做到在網絡的任何終端上去讀取、更改于網絡某一設備上的電子文件。其次電子檔案的存放不當也將造成電子文件的安全隱患。
（五）城建檔案信息電子化建設資金缺乏，制約了電子信息化發展。數字化、電子化所需相應計算機、存儲、輸入輸出等硬件設備的大量資金投入，超出通常城建檔案館室所能承擔的資金范圍，常需要上級政府部門撥款，因此導致電子信息化建設發展遲緩。
二、城建檔案信息電子化管理采取的有效措施
隨著信息時代的到來，對城建檔案的收集、管理、保存、查詢、利用都提出了全新要求，而城建檔案電子歸檔管理是一個以城建檔案信息為核心內容的綜合信息資源庫。如何使電子檔案進一步得到提高、利用，需采取以下措施：
（一）健全和開展城建檔案電子化接收和管理工作。建立電子檔案統一接收數據格式，充分開發和利用城建檔案電子歸檔管理利用系統，對檔案電子信息管理實行規范化和標準化。檔案部門在接受收電子檔案文件時，要對文件進行本單位規定的統一格式進行轉化，以統一的格式存儲電子文件，從根本上把好城建電子文件接收的入口關，確認其操作正常才接收，并定期對電子檔案進行維護和檢測，便于檔案管理和信息資源利用。
（二）采用有關技術措施，保證電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性，提高電子檔案的可靠性。
一是做好全程電子檔案管理工作。在工程建設期間，城建檔案業務指導人員應不定期到建設單位、施工單位和監理單位，對建設工程檔案資料收集、整理、歸檔工作進行檢查，結合工程特點，深入施工現場，幫助解決建設過程中出現的問題，保證城建電子檔案的真實性、完整性和長期可讀性。
二是加強城建電子文件的保管工作。電子檔案本身固有的特性使得它與傳統紙質檔案的保護不完全相同。由于計算機和網絡存在著許多不安全因素，必須保護城建電子檔案的內容安全可靠。由于電子檔案對軟硬件和載體具有很強依賴性，因此必須購買質量好的磁盤或光盤進行刻錄保存，以保護其能夠長期處于可存取、可提供利用的狀態。同時要對電子檔案采取不同種形式進行保存，對重要文件實施備份，確保電子檔案的安全性。此外，還應考慮庫房設備、溫濕度調節、載體材料的耐久性等問題。
（三）加強對電子檔案管理知識的培訓，提高檔案從業人員職業素質。一是加強對單位職工的電子檔案業務培訓，組織檔案人員去外地學習有關電子檔案管理經驗,提高檔案人員職業素質，二是定期舉辦培訓班，對建設、監理、施工、設計等單位相關人員進行培訓，加強電子檔案的接收質量。
（四）加大城建檔案網絡建設資金投入，努力建成數字化檔案館。電子文件從形成、傳輸到存貯都是通過計算機實現的，所以電子文件與計算機系統中各種設備有著密不可分的關系，也可以說計算機是生成電子文件的前提和基礎。離開計算機的軟、硬件平臺，電子文件既看不見也摸不著。這就決定了電子文件對設備的依賴性。因此要積極與上級主管部門協商爭取更多資金來購置設備，為數字化檔案館打下基礎。城建檔案電子歸檔管理是充分建立在現代信息技術基礎上，利用計算機、多媒體、網絡通訊及數據庫等技術，通過網絡通信技術實現檔案信息的網絡化存取以及信息的分布式管理，實現信息利用的無空間、無時間限制。通過充分利用城建檔案信息網絡技術建成數字化檔案館，真正實現檔案數字化、存儲海量化、結構合理化、形式多樣化、技術標準化、管理科學化、信息社會化、業務網絡化，滿足社會各方面的需要，使檔案館成為無形觀念上的信息“基地”和“中心”
（五）做好城建檔案電子文件異地備份工作。為了提高城建檔案工作應對地震、臺風、雨雪冰凍等自然災害和突發公共事件的能力，確保城建檔案安全，充分發揮城建檔案在各類災害、事故的災前預防、災時應急和災后修復等工作中的作用，各地城建檔案館要在做好館藏檔案數字化建設的基礎上，加強與同城、其他省市建設（規劃）行政主管部門之間的聯系與協作。通過同城之間、省市之間的協作，積極開展本地重要城建檔案的電子化、數字化載體在異地備份的相關工作。
關鍵詞：檔案管理；現代化；計算機
中圖分類號：G271文獻標識碼：A 文章編號：
檔案管理工作對我國現代企事業單位的健康發展起著至關重要的作用。本文研究如何利用計算機來做好現代化的檔案管理工作，隨著數字化、網絡化的不斷深入，檔案本身也發生了轉變。
網絡環境下的檔案創新服務
目前，國內許多單位檔案館（室）利用互聯網開展的網上服務，已成為為社會和單位提供檔案利用服務的一種重要形式。
1、創新服務手段
1）建立檔案館（室）網頁，開展網上利用服務。目前，國內許多單位檔案館（室）利用互聯網開展的網上服務，已成為為社會和單位提供檔案利用服務的一種重要形式。
2）開展在線服務。改變傳統的檔案利用方式，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現代化的檔案服務方式所代替。
2、拓展服務領域
1）信息服務的社會化、多主體。信息化社會中，人們對各類信息的需求日益迫切。隨著科學技術的發展，人們從事的科學研究和生產建設、行政管理活動變得越加復雜，越離不開信息服務，對檔案信息的單一需求必然將被對檔案、文件、圖書、情報檢索資料的綜合需求所代替。
2）興辦服務實體，發展檔案產業。處于信息化社會的今天，從信息資源開發的角度看，檔案人員不再單純是檔案的保管員，還應是檔案信息財富的擁有者和提供者；檔案館（室）也不再是單純的收藏機構，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術的用戶。
二、檔案信息電子化問題研究
1、在我國沒有構建數據交換的機讀目錄檔案系統，且規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，兼容性差，制約檔案信息電子化的進程。
2、檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，館（室）藏檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。
3、檔案信息管理人員的素質有待提高。目前，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
三、檔案信息電子化的發展趨勢
辦公自動化、無紙化等事物的出現，使檔案的生成方式發生很大變化，現階段很多文件的起草、簽發、催辦、歸檔都通過計算機和通訊線路進行，這樣的檔案就以機讀文件為主要形態，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢。
四、電子檔案的整理與保護
1、文書電子檔案整理
1）內部文件。將不同組織機構、年代、保管期限的文件分盤保管，便于按不同年代、不同期限定期拷貝，以延長歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中在同一盤上方便利用。為了確保文書電子文件組盤統一規范，應由檔案部門在接收歸檔文件時集中完成，組盤后，檔案人員應以統一的數據庫結構和規范命題，并建立文書檔案盤內文件目錄，便于計算機對盤內文件查找。
2）外來文件。通過文書室處理，掃描成影像文件進入網絡，各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網上操作。電子文件的歸檔工作由業務部門掌握，處理完畢的文件由承辦部門根據文件的重要性，確定密級和保管期限，通過網絡轉入檔案部門，檔案人員審查后，加上檔案管理信息，然后進入檔案數據庫。如要查詢，則可通過各個網絡終端在其權限范圍內進行查詢。
2、科技電子文件歸檔
科技電子文件檔案種類較多，可以按照基建、設備、科研、房地產、聲像檔案分類管理，然后再按項目歸檔。
1）基建檔案。基建檔案的形成一般是利用計算機打印使用規范的紙張輸出的，所以，數據信息整理時就按檔案管理要求進行輸入，對紙質文件的實體進行掃描，并按案卷號、圖號、序號連接起來，使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。
2）會計檔案。工資單以光盤形式歸檔時，應附有紙質的每月工資匯總表，并列出單位、名稱、代碼、人數、明細工資等，同時還應附移交清單，作為財務和檔案部門雙方交接時的憑證。企業會計賬簿內容已進入計算機管理系統，現在看到的實物實際上是計算機的打印件，計算機賬簿的格式比較統一，其內容也可以光盤形式保存。但光盤歸檔時必須啟用賬簿交接表，填明機構全稱、賬簿名稱、編號、賬簿頁數、啟用日期，負責人、主管會計、審核、記賬等人員必須簽名，以增強賬簿的真實性和憑證作用。
3、電子檔案的保護
由于歸檔電子文件以脫機方式保存，光盤作為新型的存貯載體，比磁盤有良好的抗干擾能力和結構穩定性，有利于歸檔電子文件的長期保存，因此，提倡檔案部門配備光盤刻錄儀，將歸檔電子文件轉儲到光盤上。
1）規范排放和使用，注意避光。光盤的存放應置于盒中直立放置，避免大量堆疊，以防光盤翹曲，在使用過程中應避免摩擦和劃痕造成光盤的損傷，注意避光。
2）保持良好的溫度、濕度環境。高溫會使光盤氧化、變形或老化，潮濕會使光盤片基霉變。為此光盤存放的溫度宜控制在14－24℃，相對濕度40％-65％。
關鍵詞：新形勢 檔案管理工作 規范化 電子化
一、前言
幾年來，我在縣民政局從事低保工作，整理完善低保檔案，在檔案管理工作的規范化、電子化上進行了有益的嘗試，體會頗深，有了一些新的見解和認知，與大家進行共同探討。
城鄉居民最低生活保障，簡稱低保，包括城鎮低保和農村低保。低保政策是一項對低于當地最低生活標準的城鄉貧困人口實行差額補貼的社會救助制度，也是一項很重要的惠民政策，它是保證貧困群眾的生存之本。
貧困對象向戶口所在地即村委會（或社區居委會）提出書面申請和身份證等相關材料，村委會（或社區居委會）通過開會評議，評選出符合條件的對象上交鄉鎮民政所（或社區辦），調查核實該戶情況是否屬實后上交我們低保股，統一入戶調查并在村級政務公開欄公示7天無異議，才可享受低保待遇。
二、檔案管理工作的規范化電子化策略
1.保證信息資料健全
低保檔案包括城鄉居民最低生活申請表和審批表、身份證和戶口本復印件，均一式三份，由縣、鄉（或社區辦）、村委會（或社區居委會）三級分別保管，政務公開欄公示照片和收入證明等相關材料一份由我們低保股保管。
城鄉最低生活保障申請表、審批表，身份證和戶口本復印件公示照片缺一不可，且申請表、審批表需填寫低保對象的戶主信息，如姓名、性別、身份證號碼、家庭住址、家庭成員的詳細信息、有無勞動能力、家庭收入、住房情況和土地等，審批表上除填寫低保戶信息外，還有村級委員會（或社區委員會）主管領導簽字蓋章，鄉鎮民政所（或社區辦）主管領導簽字蓋章。
2.加強低保檔案的規范化管理
低保戶的申請表和審批表均由黑色碳素筆手寫，字跡工整，文字周正，大小寫要區分。低保金按月發放，且我們低保股已于2008年底實行社會化發放。我縣共13個鄉鎮，232個村，我們低保股已更換成新鐵皮柜，實行每鄉一檔案柜，每戶一檔案袋，以村委會（社區居委會）為單位附上索引，明顯標志編號。且我們低保股已安裝防盜門窗，以保障低保檔案的安全，并設定出專人專崗來管理檔案。為了進一步加強低保檔案規范化管理，筆者認為應當建立和完善納入檔案管理體系的領導負責制、綜合計劃制以及目標管理制和部門及個人考核制。在單位內部，分工職責一定要明確；在目標管理以及考核實施細則、目標管理考核結果以及任務分解表中，應當體現出檔案管理工作的重要性；在制定綜合計劃時，應當充分考慮低保檔案以及軟硬件客觀要求，確保檔案管理設施的齊全、資金充足。
3.低保檔案的電子化
我縣人口眾多，紙質檔案翻閱起來費時費力，我們低保股也在全面進行全縣幾千低保戶檔案的電子化，包含低保戶的姓名、性別、身份證號碼、家庭成員信息等。這樣也為查找單個低保戶信息大大節省了時間，提高了效率，且為低保檔案又上了一份保險。建立統一的低保檔案管理制度，以做實做細低保檔案為抓手，在紙質檔案的基礎上，不斷完善電子檔案信息內容，并將每月城鄉低保對象與現有低保戶檔案進行比對，對不符合條件的低保對象堅決予以取消，對新增的對象及時進行調整，將低保信息系統里的數據進行清查復審，全力做到電子檔案與城鄉最低生活保障信息保持一致。
4.低保檔案的動態管理
低保戶并不是永久性不變，而是動態管理，每個月有條件好轉的或去世的低保對象進行刪減，對條件不好的貧困對象予以增加進來，隨之縣鄉村三級的低保檔案也要相應增減。檔案管理工作加強流程管理。檔案是由文件材料轉化而來的，檔案工作通過抓好文件材料形成過程各個環節的質量控制，對檔案工作管理質量的提高具有重要意義。檔案作為一種特殊的“產品”，其設計、開發以及利用全過程，都應當符合質量要求。檔案管理工作的規范化和電子化，要求從文件形成的具體環節入手，對齊進行動態化管理。從某種意義上講，檔案管理中的問題，雖然比較容易解決，但是文件材料的形成辦理問題，卻是比較棘手的。比如，有些問題當時得到了補救，但是文件材料的原始憑證以及依據作用等都會喪失，檔案就會失去了保存價值。加強流程管理，控制好產品的各個過程，才能保證歸檔文件的有效性，檔案工作規范化管理才可持續性改進。
總而言之，檔案管理工作的模式的改變與機制的改進，并非一蹴而就的，需要合理的規劃，從思想觀念、制度以及人員和技術管理等方面著手，形成合力，才能使檔案管理工作真正地實現規范化、電子化。
參考文獻
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【關鍵詞】事業單位；檔案管理
一、檔案管理及其重要性
檔案管理工作是機關事業單位管理工作的一項基礎性工作，所謂檔案管理就是對單位存續期間日常活動所產生的各種信息，包括紙質和電子信息，進行分類、整理和歸檔，以此保存單位活動的歷史記錄并提供相應的查詢服務的工作。檔案管理按單位性質的不同，可分為政府部門檔案管理、事業單位檔案管理、企業檔案管理和社會組織檔案管理。本文所研究的是事業單位檔案管理。
因為檔案管理具有重要的作用，我國專門出臺了相關的法律法規對檔案管理做出強制性的規定。《中華人民共和國檔案法》中明確指出：“一切國家機關、武裝力量、政黨、社會團體、企業事業單位和公民都有保護檔案的義務。各級人民政府應當加強對檔案工作的領導，把檔案事業的建設列入國民經濟和社會發展計劃。”《機關檔案工作條例》規定：“機關檔案工作是機關工作的組成部分，是提高機關工作效率和工作質量的必要條件.是維護機關歷史真實面貌的一項重要工作。”
檔案管理的重要性首先表現在檔案管理是記錄單位活動的歷史資料和證據。隨著我國事業單位管理的不斷制度化和規范化，單位日常活動中都需要進行相應的記錄，并以此作為管理的依據。例如事業單位的生產經營管理、財務管理和人事管理過程中都要有相關紙質或電子化資料為依據，特別是財務活動，我國《會計法》對企事業單位財務資料，包括會計憑證、會計報表及其他資料等都規定了相應的保管年限，單位必須按要求對相應的資料進行保管。其次檔案管理對于提高單位的工作效率具有重要的作用。21世紀是信息時代，而我們現在則進入了大數據時代，隨著社會的發展，數據已經成為了一種重要的資源，而檔案管理則提供了相應的數據支撐。因此，事業單位檔案管理做得好的話，可以為單位的管理工作提供相應的數據，從而為改善單位的管理效率和日常活動提供依據。
二、我國事業單位檔案管理工作的現狀
近年來，我國事業單位檔案管理工作日益得到重視，檔案管理工作也不斷制度化和規范化，各事業單位基本都建立起了檔案管理相關制度，特別是單位重要檔案資料以及法律規定應當保管的資料都得到了妥善的保存。但是，我國事業單位檔案管理工作依然存在不少問題。
（一）檔案管理工作較為分散，檔案管理工作未得到足夠重視
目前我國事業單位檔案管理工作普遍存在的問題是檔案管理工作較為分散，由于事業單位大都與政府部門一樣設置了相應的科室，由于各個科室分屬不同的領導進行管理，且科室之間的活動可能存在較大的差異，因此，各個科室的檔案管理工作差別也較大。有的科室檔案較為重要或者法律法規對檔案保管做出了強制性的規定，則該科室的檔案管理工作會較為規范；有的科室日常業務較為，檔案管理工作則基本不存在。這就造成了事業單位檔案管理工作的不統一，事業單位工作人員有時也不知道哪些檔案該進行分類整理歸檔，哪些檔案可以不用歸檔，造成檔案的不完整。另一方面，盡管《檔案法》和《機關檔案工作條例》都對檔案管理提成了相應的規定，但是由于檔案管理工作并不能為事業單位帶來直接的效益，因此，現實中存在著部分事業單位的檔案管理工作未得到相應的重視，甚至都沒有建立起相應的檔案管理工作制度。
（二）檔案管理工作人員專業素質有待提高
事實上檔案管理是一項專業性較強的工作，檔案管理需要對繁雜的檔案資料進行甄別和分類整理，同時需要對檔案資料進行編碼和儲存，從而能夠及時對檔案資料進行檢索和查詢，這些工作都需要一定的專業知識。因此，大學里也設置了相應的檔案學和情報學等專業學科，這也說明了檔案管理是需要相應的專業知識的。然而，現實中很多事業單位并未意識到檔案管理需要專業人員來進行，他們認為檔案管理是人人都可以做的簡單工作，因此，檔案管理工作人員并不具備相應的專業知識，有的事業單位的檔案管理工作是由工作人員兼任的，這些都導致了事業單位檔案管理工作的不規范以及電子化程度較低。
（三）檔案管理信息化程度較低
隨著信息社會數據容量的不斷爆炸，檔案管理工作信息化就變得至關重要。這一方面是因為很多檔案是以電子化形式存在的，并沒有相應的紙質檔案，因此就必須對相應的信息化檔案進行分類整理存儲。另一方面，由于紙質檔案的保管期限有限，時間較長的話，紙質檔案容易丟失和毀壞，且紙質檔案存儲需要占據較大的空間。相應而言，信息化的檔案具有存儲容量大，存儲時間長，占用空間小，檢索查詢方便等優點，因此，對檔案進行電子化處理勢在必行。但是，很多事業單位檔案的信息化程度是較低的。這是由于檔案的信息化初始投入較高且需要信息技術方面的專業人員，而事業單位由于經費所限再加上并沒有信息技術方面的專業人員，因此，事業單位檔案信息化程度較低，且信息化推進較為困難。
三、完善我國事業單位檔案管理工作的對策
（一）重視事業單位的檔案管理工作
我國目前事業單位檔案管理工作不完善首先存在的問題便是檔案管理工作得不到應有的重視，這種認識上的缺位首先帶來的問題就是事業單位檔案管理工作的分散以及檔案管理的經費得不到應有的保障。因此，要改進事業單位的檔案管理工作就必須要認識到檔案管理工作的重要性，重視事業單位的檔案管理工作。從領導層面來說，應該要認識到檔案管理工作是一項基礎性的工作，同時，檔案管理工作就加強單位的管理，改進單位的效益是有積極意義的。因此，應建立整個單位統一的檔案管理工作制度，而不應將檔案管理工作分散到各個科室。同時，對事業單位的檔案管理應給予經費上的保障，設置專門的崗位進行檔案管理工作。另一方面，應加強宣傳教育使事業單位各個層面的工作人員都能認識到檔案管理的重要性，因為檔案都產生于業務職能部門，只有業務職能部門工作人員認識到了檔案管理工作的重要性，事業單位的檔案管理工作才能有效的開展。
（二）提高事業單位檔案管理工作人員的專業素質
檔案管理工作是一項專業性的工作，因此，檔案管理工作的具體落實需要具備相應專業素質的工作人員去實施。目前我國事業單位檔案管理工作在人員配備上存在的問題主要在于一方面缺乏專職專崗人員進行檔案管理工作，另一方面是現有檔案管理人員的專業素質無法滿足檔案管理工作的需要。為此，一、事業單位要根據自身單位規模、業務復雜程度以及人員情況設置符合自身實際的檔案管理工作崗位，盡量做到專崗專職。二、加強對事業單位現有檔案管理工作人員的培訓。一方面要加強專業素養的培訓，從檔案的科學分類、整理到檔案的編碼歸檔及檔案的查詢等，使得事業單位的檔案管理工作做到科學化和專業化。同時，要加強對事業單位工作人員服務意識的培養。事業單位檔案管理工作從另一個角度來說也是服務性的工作。現代的檔案管理不單單是保存檔案，更重要的是要對檔案加以利用，從而才能使檔案管理工作產生應有的效益。為此，要加強對事業單位工作人員服務意識的培養，強化檔案管理工作的服務職能。
（三）提高事業單位檔案管理工作的信息化程度
事業單位檔案管理工作面臨的比較嚴峻的問題是檔案管理工作的信息化問題，進入新世紀隨著電子信息技術的高速發展，一方面以電子化介質為載體的檔案容量迅速增加，另一方面也需要對原有以紙質為載體的檔案進行信息化，以實現高效存儲和利用的需要，因此，事業單位檔案管理工作的信息化刻不容緩。但是，目前事業單位檔案管理工作的信息化程度仍然較低，這主要是由于經費的缺乏議價相關信息技術專門人員缺失所引起的。為此，一要加強事業單位檔案信息化的投入，檔案信息化初始投入成本較大，因此，要事業單位檔案信息化要取得上級的支持，從而能夠獲得相應的財政資金支持以推進信息化工作。二要引進信息技術人才，信息技術專業化程度更高，因此，需要專業的信息技術人員根據事業單位的基本情況，設計相應的信息技術系統并將檔案管理工作流程化和電子化。
四、結語
黨的十八屆三中全會提出了要加快事業單位分類改革，加大政府購買公共服務力度，推動公辦事業單位與主管部門理順關系和去行政化，創造條件，逐步取消學校、科研院所、醫院等單位的行政級別。建立事業單位法人治理結構，推進有條件的事業單位轉為企業或社會組織。建立各類事業單位統一登記管理制度。為此，事業單位要在此背景下，將檔案管理制度納入改革范疇，全盤考慮，統籌兼顧，從而實現十八屆三中全會提出的改革目標。
參考文獻
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