發布時間：2023-05-23 17:14:44
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們為您精選了8篇的電子檔案的概念樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發，請盡情閱讀。
關鍵詞：檔案數字化；數字化檔案；數字檔案；概念；辨析
1 涉及檔案數字化、數字化檔案和數字檔案概念文獻數量情況
檔案數字化、數字化檔案和數字檔案，是近些年來檔案界使用頻率很高的三個概念。在許多文章中更是同時出現。筆者對中國知網的文獻進行了檢索（以下文獻數據也均來自知網），表1是1997年至2012年涉及這三個概念的文獻數量檢索統計。由表1可見，近15年來，期刊文獻中涉及這三個概念（不論是單獨使用，還是組合使用）的文獻數量均呈不斷上升趨勢。值得關注的是這三個概念在同一文獻中同時或兩兩同時出現的頻率也在上升，這其中難免會出現將三者混淆使用或概念混淆的情況。因此，有必要對其進行辨析。
2 檔案數字化的概念
國內最早提及“檔案數字化”的文獻是1993年賈惠波在《檔案學研究》上發表的《光盤在檔案存貯管理應用中的可靠性和壽命問題》一文。截至2012年10月共有11115篇文獻涉及“檔案數字化”概念。
國內最早對“檔案數字化”下定義的是李筱春。2002年，他將“檔案數字化”定義為：“檔案數字化是指計算機數字化技術在檔案信息領域的應用。檔案數字化包括兩個方面的內容：一個是把傳統的檔案信息，如文字、數值、（單色的和彩色的）圖形、（靜止的和活動的）圖像、聲音等的檔案信息數字化，另一個是把數字化的檔案信息還原成文字、數值、圖形、圖像、聲音等傳統的檔案信息。前者是為了將傳統的檔案信息輸入計算機，后者是將數字化的檔案信息由計算機輸出給用戶。”[1]
之后有122篇文獻對“檔案數字化”下過定義。其中有代表性的如屠躍明、翟瑤認為：“檔案數字化是指利用計算機等技術手段將經過鑒選、原本存儲于傳統載體上的檔案信息進行數字化轉換并加以存儲、保護、檢索利用的系統工程。”[2]
對檔案數字化的定義有兩點共性：一是與計算機技術有關；二是將其他載體的檔案轉化為數字化信息。不同之處：一是數字化過程是否可逆；二是單一轉換與綜合利用的區別。
3 數字化檔案的概念
國內最早提及“數字化檔案”的文獻是1986年洛克里奇、張春艷在《國際地震動態》上發表的《美國全國地球物理資料中心的自然災害活動》一文。截至2012年10月共有5228篇文獻涉及“數字化檔案”概念。與檔案數字化不同的是，在這5228篇文獻中，只有4篇對“數字化檔案”下過定義。
國內最早對“數字化檔案”下定義的是鄒悅，2005年，他在《數字檔案資源建設中的著作權問題研究》一文中認為：“數字化檔案指的是傳統檔案數字化后形成的數字化形式的檔案。”[3]鄭重認為：“數字化檔案是指由辦公自動化形成的電子文件歸檔后形成的電子檔案。”并指出：“它從形成開始，就是數字形式。”[4]李殿環認為：“數字化檔案來源包括兩個部分，一部分是隨著政府信息化的進程，網絡化辦公與無紙化辦公的出現，各機構生成大量的電子文件，電子文件歸檔后作為電子檔案存儲在檔案館。另一部分就是館藏的紙質檔案、照片、膠片等傳統檔案利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段轉化為數字化的信息。”[5]
對于數字化檔案的定義差別比較大，有認為是“電子文件歸檔”后的產物；有認為是“傳統檔案數字化后形成的數字化形式的檔案”；還有認為前兩者都是的。
4 數字檔案的概念
國內最早提及“數字檔案”的文獻是1979年李志豪在《經濟管理》上發表的《談談商業一級站會計統計結合的實踐》一文。截至2012年10月共有7558篇文獻涉及“數字檔案”概念。而對“數字檔案”下過定義的只有13篇。
國內最早對“數字檔案”下定義的是宋巖。2005年，他首次將“數字檔案”定義為：“數字檔案是指用計算機等工具對歷史記錄進行數字編碼，并將所得數據記錄保留在盤、片等載體上的一種檔案。從記錄方式來說，數字檔案是用計算機語言，將歷史記錄數據化的形式來記錄的。……從載體來說，它摒棄了人們常用的紙張等常用的載體，而用磁盤、光盤等載體。”[6]
何貞健將“數字檔案”定義為：在“工作中形成的歸檔電子文件以及與其相關的元數據、背景信息”。[7]趙麗榮認為：“數字檔案是指館藏檔案的數字化信息與移交進館的電子文件信息的總稱。”[8]
對于數字檔案的定義同樣差別比較大，有認為是“歸檔電子文件”的；有認為是“館藏檔案的數字化信息”的；還有認為前兩者都是的。這同對數字化檔案的定義一樣，也就是說數字化檔案與數字檔案成了同一概念。
5 對檔案數字化、數字化檔案和數字檔案概念的思考
5.1 檔案數字化與數字化檔案。檔案數字化概念有廣義和狹義之分。狹義的檔案數字化，是指將不同載體形態和記錄方式的檔案信息通過計算機錄入、轉化、處理等形式，把文字、圖像、聲音等信息轉化為0和1組成的數碼序列，然后存貯到磁盤、光盤等物理載體上的過程。簡單地說，檔案數字化是將非數字形式檔案轉化為數字信息的過程。這里有三個要點：一是檔案數字化的對象是檔案；二是檔案數字化的對象是非數字形式檔案；三是檔案數字化是一個從非數字形式檔案向數字信息轉換的過程。廣義的檔案數字化包括兩個方面：一是檔案目錄的數字化，就是將手工檢索的紙質檔案目錄錄入計算機，建立檔案目錄數據庫；二是將不同載體形態和記錄方式的檔案全部數字化，主要是紙質檔案的全文內容數字化。檔案全文數字化采用掃描錄入方式，將檔案全文內容按原貌逐頁存儲為圖像文件，并為其編制目錄索引，或是將文字形式的檔案經光學字符技術識別后采用文本格式存儲檔案內容，輔之以全文檢索數據庫兩種不同方式。
所謂數字化檔案，就是將不同載體形態和記錄方式的檔案，利用計算機、掃描、圖形圖像處理、數據庫等技術，把文字、圖像、聲音等信息轉化為0和1組成的數碼序列的檔案復制品。也就是非數字形式檔案數字化后形成的數字形式的檔案，是非數字形式檔案數字化后的結果。簡單地說，數字化檔案就是非數字形式檔案的數字形式復制品。數字化檔案僅指狹義檔案數字化后的結果，廣義檔案數字化的檔案目錄數字化結果不包括在內，檔案目錄數字化的結果不是數字化檔案，而是管理、利用檔案的輔助品。
檔案數字化是以保護數字化檔案母體存在和利用為目的一種檔案保護和利用手段。檔案數字化過程是通過數字化的技術手段，應用相應的數字化設備，采取規范的數字化標準產生數字化檔案的過程。
檔案數字化與數字化檔案有著密切的聯系，檔案數字化是形成數字化檔案的過程，數字化檔案是檔案數字化的結果，沒有檔案數字化就沒有數字化檔案。
檔案數字化的目的與產生數字化檔案的目的一樣，是為了使檔案利用工作適應現代信息社會，滿足社會各方面對檔案信息資源日益擴大的需求，提供遠程和便捷的檔案利用服務，提高檔案信息檢索速度，減少檔案原件（特別是珍貴檔案）頻繁使用而造成的磨損，保護檔案原件，從而充分發揮館藏檔案信息資源的優勢，促進館藏檔案的開發與利用。
5.2 數字檔案與數字化檔案。所謂數字檔案，是指機關、團體、企事業單位和其他組織以及個人在社會活動中，通過計算機等電子設備直接形成以數字代碼記錄的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的歷史記錄。
數字檔案是現代信息技術條件下產生的新型的檔案，它是辦公自動化和計算機技術、信息技術快速發展的必然結果，它是檔案的一種新的形式，并將成為檔案的主要形式。數字檔案包含著一切檔案的要素，它產生于機關、團體、企事業單位和其他組織以及個人的社會活動中，并且是直接形成的數字歷史記錄。盡管數字檔案存在著信息的非人工識讀性，而只有經過計算機特定的程序解碼，通過輸出設備使它還原再現，才能人工識讀；存在著對計算機系統的依賴性，數字檔案從產生到歸檔管理再到利用都要借助于計算機系統才能實現；存在著信息的易變性，數字檔案在其生成、處理和管理等過程中，其信息內容極易被修改，等等局限，但這些并不影響數字檔案成為檔案家族中的一員。雖然數字檔案存在著原始記錄性和法律效力的認可問題，而隨著信息技術的發展和管理措施的到位，采取各種形式的技術手段來保證數字檔案的原始記錄性和法律效力，相信這些問題會得到滿意的解決。但這既不影響它的檔案特征，也改變不了它的檔案本質屬性。數字檔案是實實在在地地道道的檔案。
而數字化檔案，正如上文所述，數字化檔案只是檔案數字化過程中的產物，數字化檔案是非數字形式檔案的數字形式復制品。數字化檔案不是機關、團體、企事業單位和其他組織以及個人在社會活動中直接形成的歷史記錄，它不具備檔案的特征和本質屬性。檔案的數字形式復制品也并不能等于被復制的檔案本身，因此，數字化檔案不是檔案。
對于數字化檔案不是檔案的認識，我們也可以從對檔案縮微復制品的認識中找到相似的答案。攝影技術的發明，為人類社會增添了新的記錄形式，也為檔案的存儲增加了新的形式。在攝影技術基礎上發展起來的縮微技術就是這種新的存儲形式在檔案存儲方面的具體運用。攝影技術為檔案增添了新的成員——照片檔案，也為減少檔案原件（特別是珍貴檔案）頻繁使用而造成的磨損增添了新復制存儲形式——檔案縮微復制品。運用攝影技術在人類社會活動中直接形成的記錄，就形成了照片檔案。照片檔案包含檔案的一切要素，具備了檔案的特征和本質屬性，是實實在在地地道道的檔案。而運用縮微技術對檔案原件進行處理就產生了檔案縮微復制品，檔案縮微復制品是檔案的復制件，而不是檔案，它并不具備檔案的特征和本質屬性。對于檔案縮微復制品，雖有不少人稱其為“縮微檔案”，但是，“縮微檔案”并不是檔案，而且“縮微檔案”的說法，只是一種簡化不規范的說法，不能望文生義地就認為“縮微檔案”是檔案。雖然“縮微檔案”是不是檔案，也曾有過爭議，但基本上否定了“縮微檔案”是檔案的看法。在吳寶康主編的《檔案學詞典》中，就沒有“縮微檔案”一詞，而只有“檔案縮微復制品”一詞。對“檔案縮微復制品”的解釋是：“將檔案按一定比例縮拍在感光材料上制成的縮微品。”“一般可以作為檔案原件的代用品，有利于保護檔案原件。”[9]《中國大百科全書·圖書館學 情報學 檔案學》中收錄的是“縮微品檔案”一詞，解釋為：“利用縮微攝影方法制成的檔案原件縮微品”，“縮微品檔案是檔案原件的副本”。[10]兩者強調的都是檔案的復制品。數字化檔案也同縮微檔案一樣，不是檔案，只是在新的技術條件下，又增添了一種新的檔案復制手段，增加了一種新的檔案存儲形式，添加一種新的檔案復制品。數字化檔案確切的稱謂應該是“檔案數字復制品”或者“檔案數字形式復制品”。
那種將數字化檔案定義為：既包括電子文件歸檔后作為電子檔案存儲在檔案館的，也包括館藏的紙質檔案、照片、膠片等傳統檔案利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段轉化為數字化的信息的；以及那種將數字檔案定義為：數字檔案是指館藏檔案的數字化信息與移交進館的電子文件信息的總稱等的認識，都是將檔案與檔案復制品混為一談，這不僅不利于認識什么是數字檔案，也不利于檔案學術研究。為避免概念混亂，建議放棄“數字化檔案”的說法，改稱為“檔案數字復制品”或者“檔案數字形式復制品”。并給“數字檔案”正名，將所謂的“數字化檔案”——“檔案數字復制品”排除在“數字檔案”之外。
5.3 檔案數字化、數字化檔案與數字檔案。檔案數字化與數字化檔案這兩個概念，雖然看起來都有“數字”和“檔案”，但是它們與“數字檔案”一點關系都沒有。數字化檔案就是檔案數字化過程中的結果產物，檔案數字化過程是由檔案管理部門主動對所藏檔案進行的數字化加工，而在這個由檔案管理部門主動做的檔案數字化過程中并不產生新的檔案（數字檔案），數字化檔案的產生完全由檔案管理部門掌控，數字化檔案僅表示是檔案數字形式的復制品。而且，檔案數字化不是簡單把檔案掃描成圖片，數字化檔案也并非是電子圖片，檔案數字化和檔案信息化等問題還需要進一步探討。
數字檔案的產生則完全是另外一個過程，它是由機關、團體、企事業單位和其他組織以及個人在社會活動中直接形成的，是真正檔案的形成過程，而不是由檔案管理部門加工形成的。厘清它們的關系對于認識什么是數字檔案有著積極的意義。
注：本文為2012年度河南省檔案局科技項目《基于網站集群的公共檔案信息資源共享平臺管理研究》的階段性成果，項目批準號為：2012-X-68。
參考文獻：
[1]李筱春.手段 途徑 結果——檔案數字化、網絡化、信息化三者關系淺析[J].蘭臺世界，2002（3）.
[2]屠躍明，翟瑤.檔案數字化的元數據研究[J].蘭臺世界，2012（14）
[3]鄒悅.數字檔案資源建設中的著作權問題研究[D].武漢大學碩士學位論文，2005.
[4]鄭重.淺談新時期檔案信息化建設的主要內容及其關系[A].江蘇省檔案學會：檔案工作應對入世挑戰學術研討會文集[C].江蘇省檔案學會，2002：7.
[5]李殿環《基于.NET的數字化檔案館的研究和開發》[D].西安建筑科技大學碩士學位論文，2009：6.
[6]宋巖.檔案數字化是檔案管理發展的必然趨勢[J].肇慶學院學報，2005（6）.
[7]何貞健.國土資源數字檔案標準建設有關問題的探討[A].福建省土地學會：2007年福建省土地學會年會征文集[C].福建省土地學會，2007：6.
[8]趙麗榮.關于數字檔案館構建的深度剖析[J].西部資源，2011（5）.
[9]檔案學詞典[M].上海：上海辭書出版社，1994，360-361.
[關鍵詞]電子文件；立法；法規建設
伴隨計算機網絡的使用和信息的普及，電子文件應運而生并普遍發展起來。一方面，電子文件的廣泛應用使我們的生活變得便捷和高效，另一方面，電子文件在管理和利用中的問題越來越凸現，進而引發的法律糾紛也在不斷增多。因此，電子文件需要相應的法律、制度和標準予以規范，以確保電子文件的完整、準確、安全及管理的高效和科學。
一、電子文件法規建設情況
上個世紀90年代初，伴隨著計算機和網絡技術的出現和普及，我國電子文件管理和研究工作開始起步。1999年6月，《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》正式頒布，該辦法細致地規定了電子文件的收集、整理、歸檔、檢驗、利用等諸多流程，因而被譽為我國第一部檔案信息規章。2000年12月，“全國檔案事業發展‘十五’計劃”把電子文件管理作為檔案信息化建設的重點，并選擇北京、上海等地的檔案館開展試點。在國家政策的推動下，各地方檔案部門也積極制定適合本地區實際情況的電子文件歸檔與管理規范。自此，我國從中央到地方電子文件的立法工作逐步開展起來。2003年8月出臺的《電子文件歸檔與管理規范》是對我國電子文件立法工作的進一步延伸。2005年4月1日《電子簽名法≯正式實施，確立了電子文件的法律地位，是日后電子文件法律效力予以認可的最重要的法律依據。2006年，國家檔案局將“建立一批電子文件中心和數字檔案館，實現檔案信息資源社會共享”列為“全國‘十一五’時期檔案事業發展規劃”的總體目標之一，并將“規范電子文件歸檔、管理與接收工作，建立健全電子檔案接收機制和相關規章制度”作為下一步發展的總體任務之一。這一系列的舉措適應了我國信息時代電子文件快速發展的需求，為日后電子文件的立法工作奠定了基石。
二、電子文件立法可行性
（一）技術保障提供了立法支撐。國家檔案局、中央檔案館館長楊冬權“在全國檔案安全體系建設工作會議上的講話”把“認真管好電子文件，確保電子文件安全”作為我國未來檔案安全體系建設的主要任務之一。較好的技術保障，已成為電子文件立法的最關鍵因素。目前，我國可采用的技術主要有元數據披術、系統防火墻檢測技術、長期可存取技術、信息數據加密、信息認證技術、對電子文件的追蹤技術等等。這些技術能確保電子文件真實有效和完整可讀，實現對電子文件生命周期全過程的有效控制，有效防范和降低電子文件管理的風險，解決電子文件管理中存在的問題。
（二）《電子簽名法》提供了立法基礎。在《電子簽名法》出臺之前，法律對于身份的確認一般只是要求當事人簽名或蓋章。然而對于電子商務活動中出現電子化形式的文本，是無法采取手寫簽名的，必須依靠信息技術來代替。2000年以后，在世界電予商務大發展的環境背景下，我國電子商務發展迅猛。但是，電子商務的立法卻遠遠滯后，最突出的便是已在實踐中為交易各方普遍認同和接受的電子簽名嚴重缺乏法律規范。2005年4月1日正式實施的《電子簽名法》可謂是我國首部真正意義上的信息化法律，文中明確規定“可靠的電子簽名與手寫簽名或者蓋章具有同等的法律效力”，這是我國首次賦予了電子簽名的法律效力，是信息領域的一次創舉。《電子簽名法》還規定了電子簽名認證體系，明確了電子簽名者和電子認證服務提供者的權力與責任，確認了認證機構的認證程序及法律地位，設置了認證機構市場準人和行政許可的條件，并授權信息產業部制定與之配套實施的《電子認證服務管理辦法》。這一系列措施為電子文件認證體系的建立和運行以及檔案部門參與和開展電子文件認證服務奠定了基礎，對于制定、增補相關檔案法律法規也具有重要的參考意義。
（三）我國基本法對電子文件的認同。《行政訴訟法》、《民事訴訟法》、《刑事訴訟法》都規定了視聽資料為證據種類的一種，并將計算機產生和存儲的數據和文件歸入此類證據中。《合同法》規定：“書面形式指合同書、信件和數據電文等可以有形地表現所載內容的形式”。可見，我國多部基本法中都已涉及并認可電子文件存在的價值。
三、《檔案法》支持電子文件法規建設
（一）《檔案法》中的電子文件的基本概念應與相關標準和規范保持一致。各種標準規范以及國內外專家學者對電子文件下的定義多至幾十種，雖然大體相同或相似，但是細小的差別都容易造成在法律慨念上的混淆和認定的困難。因此，《檔案法》中電子文件的基本概念應與相關標準和規范保持一致，《電子文件歸檔與管理規范》對電子文件的定義等概念界定得精準規范，不失為有益參照。
（二）電子文件管理納入《檔案法》須參照《電子簽名法》。迄今為止，《電子簽名法》是實現電子文件管理法制化和認可電子文件法律效力最基本的依據和最重要的法律保障。它為現行《檔案法》的修訂，添加電子文件部分提供了基礎，在一定程度上保證了電子文件的法律證據性。
（三）賦予電子文件具有同紙質檔案相同的法律效力。《檔案法》只有在法律上認可那些根據紙質檔案原件掃描、與紙質文件原件內容相同的雙套保存的電子文件和真實可靠的電子文件歸檔轉換而形成的電子檔案具有與紙質原件同等的法律效力，才能全面認可電子文件的法律效力。
參考文獻：
[1]吳江華；論我國檔案法規體系的建設[J]；檔案學通訊；2002年02期
一、現行文件和檔案管理分別應用計算機技術階段
現行文件應用計算機技術源于企業管理信息系統（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點內涵是共同的，即其一，管理信息系統的建立是依托于企業管理職能系統，并為之服務。它一般都先從會計核算電算化開始，應用商品化的會計軟件管理帳務、應收和應付帳款及固定資產核算。在會計核算電算化的基礎上完成財務管理電算化，運用計算機輔助完成財務分析和編制財務計劃。隨后，把計算機技術擴展到采購、銷售、庫存及人事管理。運用計算機實現財務管理及這些管理在數據上的一體化處理，極大地提高了企業管理的效率。最后，再把計算機技術運用于生產管理，實現生產計劃編制和生產指揮調度的計算機化①；其二，管理信息系統的職能主要是對正在形成的現行信息進行收集、加工及處理。
現行文件應用計算機技術是現代企業加強各項管理所需要的，是企業管理運用計算機技術的直接體現和必然結果。
檔案管理應用計算機技術主要是用于檔案整編、檢索、統計及借閱等業務職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數據庫，然后按不同的要求，利用庫內數據自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標識的內容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數據或情況，包括入庫與出庫數量、庫存空間占有率，檔案調閱、歸還等進行登記與統計。
總之，在計算機技術應用于企業管理之初，現行文件和檔案是各自分別運用計算機技術解決原由手工操作的各項文件管理工作。
二、現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術階段
由于現行文件和檔案管理是具有承繼聯系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應用計算機技術不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統功能的發揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現現行文件和檔案管理不同階段文獻信息資源的共享和交換，減少數據的重復輸入，規范各系統的數據接口，就需要加強現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術的研究，開發文檔管理一體化系統軟件。目前，一些企業已經自行開發或購買了文檔管理一體化系統軟件，進行現行文件和檔案管理的綜合化管理。
第二階段不同于第一階段的特點和難點在于，現行文件和檔案自動化管理子系統之間的接口。現在各企業應用的文檔管理一體化系統軟件在其結構設計和功能上不盡相同。
不管企業應用的現行文件和檔案計算機管理系統軟件的結構與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機技術的應用僅是使原有手工管理更加規范化、系統化及效率化，并未對現行文件和檔案管理基本理論產生根本影響。三、電子文件階段
電子文件這一概念的出現是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術監督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領導小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機輔助設計電子文件應用光盤存儲、歸檔及管理要求》試行稿國家標準的基礎上，在35個企事業單位進行試點，為實現我國電子文件管理規范化和現代化探索辦法和積累經驗。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學技術研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標準的征求意見稿進行修改、補充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設計研究院中國兵器工業第五設計研究院召開了CAD電子文件應用光盤存儲技術宣講演示會。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學技術研究所和外事辦又聯合承辦了“電子文件歸檔管理國際學術研討會”。可見，有關電子文件及其管理問題的研究與應用正在緊鑼密鼓地進行。
關于什么是電子文件，美國聯邦管理法規對其解釋為“電子文件包括數字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質上，并且符合文件的定義。”⑥國際檔案理事會電子文件委員會的定義為“電子文件是一種通過數字電腦進行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計算機系統識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網絡上傳送的數字代碼序列。為了全面、準確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機讀文件入手。
機讀文件僅指計算機識別的文件最早產生于本世紀40－50年代。這一概念經過近半個世紀的發展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標志著計算機技術應用于文件管理的不同發展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認識電子文件的形成和管理特點。兩者的主要區別在于以下四方面：
其一，生成環境。機讀文件中的關鍵詞是“機讀”，即“能夠由計算機輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區讀到另一個存儲區；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復制和識別是機讀文件的主要特點。在這一階段，計算機讀出的文件不是由計算機制成的，它源于紙質文件的輸入。與機讀文件不同，電子文件則包括在計算機上直接生成的文件。它是企業管理和科技開發信息化的產物，是研究和應用CIMS的必然結果。
其二，管理模式。機讀文件的管理模式是模擬現行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現行文件和檔案管理體系的影響是非本質性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨立的現行文件和檔案的管理體系基礎上，它是建立在管理手段與現代信息技術的高度結合的基礎上。它要按照現代企業管理、科技開發及生產的要求重組管理體系，根據電子文件形成和作用的特點劃分管理程序與方法。
其三，存在形式。機讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質，還可以是網絡上傳遞的代碼序列。
其四，管理者的構成。在機讀文件階段，紙質文件管理者是文獻信息管理者構成的主體，而且文獻信息管理者是獨立的群體。而在電子文件階段，電子文件信息管理、開發人員和載體維護人員將是文獻信息管理者的構成主體，但文獻信息管理者將不再是獨立的群體，文獻信息管理者已不能獨立承擔起文獻信息管理職能。文獻信息管理系統功能的發揮將取決于文獻信息管理者、企業管理及技術開發人員的有機結合和共同努力。
一、現行文件和檔案管理分別應用計算機技術階段
現行文件應用計算機技術源于企業管理信息系統（mis的建立，什么是mis，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點內涵是共同的，即其一，管理信息系統的建立是依托于企業管理職能系統，并為之服務。它一般都先從會計核算電算化開始，應用商品化的會計軟件管理帳務、應收和應付帳款及固定資產核算。在會計核算電算化的基礎上完成財務管理電算化，運用計算機輔助完成財務分析和編制財務計劃。隨后，把計算機技術擴展到采購、銷售、庫存及人事管理。運用計算機實現財務管理及這些管理在數據上的一體化處理，極大地提高了企業管理的效率。最后，再把計算機技術運用于生產管理，實現生產計劃編制和生產指揮調度的計算機化①；其二，管理信息系統的職能主要是對正在形成的現行信息進行收集、加工及處理。
現行文件應用計算機技術是現代企業加強各項管理所需要的，是企業管理運用計算機技術的直接體現和必然結果。
檔案管理應用計算機技術主要是用于檔案整編、檢索、統計及借閱等業務職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數據庫，然后按不同的要求，利用庫內數據自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標識的內容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數據或情況，包括入庫與出庫數量、庫存空間占有率，檔案調閱、歸還等進行登記與統計。
總之，在計算機技術應用于企業管理之初，現行文件和檔案是各自分別運用計算機技術解決原由手工操作的各項文件管理工作。
二、現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術階段
由于現行文件和檔案管理是具有承繼聯系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應用計算機技術不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統功能的發揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現現行文件和檔案管理不同階段文獻信息資源的共享和交換，減少數據的重復輸入，規范各系統的數據接口，就需要加強現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術的研究，開發文檔管理一體化系統軟件。目前，一些企業已經自行開發或購買了文檔管理一體化系統軟件，進行現行文件和檔案管理的綜合化管理。
第二階段不同于第一階段的特點和難點在于，現行文件和檔案自動化管理子系統之間的接口。現在各企業應用的文檔管理一體化系統軟件在其結構設計和功能上不盡相同。
不管企業應用的現行文件和檔案計算機管理系統軟件的結構與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機技術的應用僅是使原有手工管理更加規范化、系統化及效率化，并未對現行文件和檔案管理基本理論產生根本影響。
三、電子文件階段
電子文件這一概念的出現是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國cad應用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術監督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領導小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機輔助設計電子文件應用光盤存儲、歸檔及管理要求》試行稿國家標準的基礎上，在35個企事業單位進行試點，為實現我國電子文件管理規范化和現代化探索辦法和積累經驗。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學技術研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《cad電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標準的征求意見稿進行修改、補充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設計研究院中國兵器工業第五設計研究院召開了cad電子文件應用光盤存儲技術宣講演示會。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學技術研究所和外事辦又聯合承辦了“電子文件歸檔管理國際學術研討會”。可見，有關電子文件及其管理問題的研究與應用正在緊鑼密鼓地進行。
關于什么是電子文件，美國聯邦管理法規對其解釋為“電子文件包括數字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質上，并且符合文件的定義。”⑥國際檔案理事會電子文件委員會的定義為“電子文件是一種通過數字電腦進行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《cad電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》gb／t17678－1999把電子文件解釋為能被計算機系統識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網絡上傳送的數字代碼序列。為了全面、準確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機讀文件入手。機讀文件僅指計算機識別的文件最早產生于本世紀40－50年代。這一概念經過近半個世紀的發展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標志著計算機技術應用于文件管理的不同發展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認識電子文件的形成和管理特點。兩者的主要區別在于以下四方面：
其一，生成環境。機讀文件中的關鍵詞是“機讀”，即“能夠由計算機輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區讀到另一個存儲區；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復制和識別是機讀文件的主要特點。在這一階段，計算機讀出的文件不是由計算機制成的，它源于紙質文件的輸入。與機讀文件不同，電子文件則包括在計算機上直接生成的文件。它是企業管理和科技開發信息化的產物，是研究和應用cims的必然結果。
其二，管理模式。機讀文件的管理模式是模擬現行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現行文件和檔案管理體系的影響是非本質性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨立的現行文件和檔案的管理體系基礎上，它是建立在管理手段與現代信息技術的高度結合的基礎上。它要按照現代企業管理、科技開發及生產的要求重組管理體系，根據電子文件形成和作用的特點劃分管理程序與方法。
其三，存在形式。機讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質，還可以是網絡上傳遞的代碼序列。
其四，管理者的構成。在機讀文件階段，紙質文件管理者是文獻信息管理者構成的主體，而且文獻信息管理者是獨立的群體。而在電子文件階段，電子文件信息管理、開發人員和載體維護人員將是文獻信息管理者的構成主體，但文獻信息管理者將不再是獨立的群體，文獻信息管理者已不能獨立承擔起文獻信息管理職能。文獻信息管理系統功能的發揮將取決于文獻信息管理者、企業管理及技術開發人員的有機結合和共同努力。
摘要：文章從證據法角度探討了電子文件產生證據效力的困難：電子文件應歸屬于何種證據形式、電子文件是否有原件、對電子文件的真實性應如何審查等，并對國外有關電子證據的法律法規作了分析，對電子文件管理帶來的影響作了闡述。
關鍵詞：電子文件；證據效力；管理
中圖分類號：c94 文獻標識碼：e 文章編號：1006－0510(2008)12049－02
一、困難之一：電子文件應歸屬于何種證據形式?
電子文件要產生證據效力的首要條件是符合法定的證據形式，我國訴訟法列舉了7種法定證據形式，每一種均有特定的內涵或本質特征，如書證是指以文字、符號、圖畫等所表達的思想內容來證明案件事實的書面文件或其他物品，物證是指以本身所具有的物質特征、存在方式證明訴訟案件真實情況的物品和物質痕跡。視聽資料是指以連續、動態的聲音或畫面來證明案件事實的資料。
對于紙質文件來說，歸屬于何種證據形式顯而易見。當以其包含的思想內容來證明案件事實時，該文件就是書證，如果是公務文書，則為公文性書證。當以其存在處所、外部特征作證明，則為物證。如一份單據，從其書寫的字跡特征可以證實單據是準涂改，同時，從單據所寫的內容可以查出貪污財務的數額，則該單據既是物證又是書證。
電子文件歸屬于何種證據形式，我國立法界、司法界與法學界尚未達成一致意見。比較典型的有4種：書證說，視聽資料說，獨立證據說，傳統證據的演變說。
法學界對電子文件證據形式的爭議，正反映了電子文件自身的復雜性與多樣性。盡管如此，電子文件并不因此就喪失了自身的證據資格，學界的爭議并不能阻礙司法實踐的進程，因此機構對電子文件的管理切不可掉以輕心。文件、檔案工作者應當突破傳統的文件種類，將電子公文、電子合同、電子郵件、網頁等機構在業務活動中生成的重要電子記錄統統納入到電子文件管理的視野中，它們均有可能在訴訟法庭上占據一席之地。我們期盼著法律界人士給電子文件的證據形式一個明確的說法，使有關機構可以根據不同種類證據的訴訟要求對電子文件加以妥善的保管。
二、困難之二：根據原件、原物優先規則，電子文件還有“原件”嗎?
我國對證據的證據能力規定了原件、原物優先規則，即對于實物證據(即以實物形態為其表現形式的證據)，應當優先提交原件、原物。我國《民事訴訟法》第68條規定：“書證應當提交原件。物證應當提交原物。提交原件或者原物確有困難的，可以提交復制品、照片、副本、節錄本。”與此相類似，在英、美法系國家，對證據的可采性制定了最佳證據規則，規定文字、錄音或照片等的原始材料作為證據有優先權。
傳統的“原件”是指信息首次固定其上的媒介物。它強調文件載體的原始性。這是因為傳統載體形式的文件信息內容固著于載體上，載體的原始性確保了其信息內容的真實性，提交原件作證具有較高的可信度。然而電子文件的信息內容與載體的關系并不十分緊密，電子文件的信息內容可以存貯于計算機的cpu、內部存儲器、外部存儲器等多種存貯介質上，而且原始信息是二進制編碼，無法直接被人識讀，只有通過計算機屏幕或是打印機等方式輸出才能被人識讀，而這種電子文件的輸出形式顯然不是傳統的“原件”。因此，按照傳統的原件概念理解，電子文件在作證時不可能提交“原件”。將構成其證據能力的障礙之一。
各國都在努力探索電子文件在原件問題上的解決之道，從國際上和國外有關法律法規看，典型的做法有以下3種：對“原件”的擴大解釋，功能等同法，置換“原件”法。
“原件”不僅是法學中一個重要的概念，也是檔案學界經常提到的一個詞。我們常說，檔案區別于圖書、情報資料的獨有特性是原始記錄性，很多檔案往往只有一份，因此檔案注重原本、原稿和孤本。然而在電子時代，電子文件突破了傳統的“原件”概念，“原件”不再只有一份，文件、檔案工作者保管“檔案孤本”的自豪感不復存在，要立足于電子時代，體現自身的價值，應如何拓展職業職能呢?
當然，作為電子時代記憶的保管者，不可推卸的責任之一仍是確保“記憶”的原始性。從上述各國立法對“原件”的要求看，一般只要滿足電子文件信息內容的完整性和可讀性即可，加拿大提出的“電子記錄系統的完整性”，也是為了確保“信息內容的完整性”。這為我國立法提供了很好的借鑒，法律上“原件”的要求必將為我們鑒定電子文件提供一個標準。此外，突破傳統“原件”概念和借鑒加拿大的做法，對于那些具有短期保存價值的紙質檔案的數字化圖像，只要它能夠準確地反映紙質檔案內容，至少在訴訟時效期滿(一般兩年)后，完全可以將檔案原件銷毀，這樣既可以減輕文件、檔案工作者“雙套制”保管的負擔，節約庫房空間，又可以大大促進檔案的開發利用。這一點迫切需要得到我國立法的隊可。
三、困難之三：根據非法證據排除規則，哪些情況下的電子文件是非法的?
非法證據排除規則即指不具有合法性的證據不得作為定案根據，主要是規范證據收集主體的行為和程序：《行政訴訟法》第三十三條規定，被告不得自行向原告和證人收集證據。《刑事訴訟法》第四十三條規定，嚴禁刑訊逼供和以威脅、引誘、欺騙以及其他非法的方法收集證據。
因電子文件的無形性、系統依賴性和信息共享性，使其在證據的收集上比傳統的證據形式復雜得多，有學者認為，電子證據有以下4種情形應予以排除：一是通過竊錄方式獲得的，不予采納；二是通過非法搜查、扣押方式獲得的，情節嚴重的不予采納；三是通過非核證程序得來的，在電子商務糾紛案件中不予采納：四是通過非法軟件得來的，在民事訴訟中一般不予采納。可以看出，第一、二種情況，與傳統證據形式的“非法排除”情況相同，后兩種則是針對電子文件特定的生成方式而提出的，歸根到底是由于后兩種情況生成的電子證據不可靠。
傳統的證據排除規則與文件、檔案工作者的關系不大，然而電子文件是否合法，很大程度上取決于其生成方式，這與我們的職責密切相關。如果上述學者的觀點將來被立法采納，那么為防止電子文件在作證時被“非法排除”，電子文件的生成系統、管理系統均應符合一定的軟件測評標準，取得軟件評審合格證書，以確保是核證程序得來的電子文件。我國已出臺了《檔案管理軟件測評標準》，卻未出臺《oa軟件測評標準》和《電子文件管理系統軟件測評標準》，這將不利于對電子文件作證時的合法性審查；系統還應達到一定的安全級別，采取各種安全防范措施。防止系統被非法入侵和電子文件被惡意修改。此外，從維護電子文件形成機構的利益出發，應制定電子文件的分級別利用制度。對不同秘密級別的電子文件設置不同的利用權限，以防公、檢、法機關在收集電子證據時泄露了本單位的機密信息。
四、困難之四：電子文件的
真實性應如何審查?
證據的真實性是決定其證明力大小的關鍵因素。紙質文件往往通過鑒定紙張上的字體、字跡、印章等判斷其真偽，并有一
套專門的物證技術。這套物證技術在電子文件面前只有望“比特”興嘆了。如何審查電子文件的真實性呢?
從國際上對電子文件證明力評估因素的法律規定看，往往將電子文件的真實性分解為完整性要求和可靠性要求。
1、電子文件的完整性。包括兩層含義：電子文件信息內容的完整性和電子文件所依賴的計算機系統的完整性。
2、電子文件的可靠性。主要包括：電子文件從生成、傳遞、存貯到收集各環節的可靠性、識別電子文件發端人辦法的可靠性等。
電子文件從生成、傳遞、存貯到收集各環節的可靠性，主要審查電子文件是否是在正常的活動中按常規程序自動生成，或者是否在嚴格的控制下按照操作規程、采用可靠的操作方法進行的人工錄入；傳遞、接收電子文件時所用的技術手段或方法是否科學、可靠，電子文件在傳遞的過程中是否采取了安全加密措施、是否未被非法截獲；存貯電子文件的方法是否科學、存貯介質是否可靠，存貯電子文件的第三方是否公正、獨立。所存貯的電子文件是否未被非法接觸；收集電子文件作證的過程是否遵守了法律的有關規定等。
值得注意的是這里的真實性與檔案學所講的真實性概念不完全相同。前者是“法律真實”，即法官對電子證據是否符合案件事實的內心確信；后者是指“真實的歷史記錄”，即反映檔案(包括電子文件)真實的形成過程和形成者的意圖。正因為如此，以檔案作為證據，可以增強法官的內心確信，使“法律真實”更加靠近客觀事實，這也是法學追求的目標：在我國對證據的證明力規定了“效力優先”規則，其中有關于歷史檔案等的證明力一般高于其他書證、視聽資料和證人證高的規定；這反映了我國司法界對歷史檔案具有較高的可信度；檔案作證時的優勢地位與我國檔案部門的權威性和可靠的檔案管理辦法是分不開的。然而對電子文件的歸檔管理，我國還處于摸索階段，檔案部門要保持自身在電子時代權威性的地位，就必須加緊對電子文件管理的研究，通過出臺一系列標準、制度來加強對電子文件的歸檔管理。
怎樣確保電子文件的完整性、司靠性和可讀性。以滿足司法對電子文件真實性的審查，提高電子文件的證明力是電子文件管理中的重要課題。其中一個重要的措施是元數據管理，因為它已被法學界認可，是構成電子文件證據的一個重要組成部分。所謂元數據就是描述電子文件內容、結構、背景信息及對其管理的數據。如通過捕獲結構元數據，可以了解電子文件的數據結構、軟硬件環境等技術信息，以確保電子文件的可讀性；通過捕獲背景信息元數據，可以了解形成電子文件的業務活動信息，以確保電子文件是在正常的業務活動中記錄和存貯的；通過捕獲管理元數據，可以了解電子文件從生成、傳遞、存貯整個過程的管理狀態，以確保對電子文件構成一個可靠的保管鎖鏈。由于大部分元數據都是系統自動捕獲的，因此是值得信賴的。
在檔案數字化進程中，信息通信技術（ICT）的應用為檔案服務提供了科學的技術支持和發展路徑。在檔案生命周期與連續體理論的指導下，信息通信技術有利于構建符合文檔管理規律、便于實際操作的框架模型。通過分析現代信息與通信技術的應用現狀，能夠明確相應的技術優勢與瓶頸，從而明確當前文檔運用的工作經驗與未來發展方向，使ICT融合檔案服務能取得更實質性的進展與成效。
關鍵詞
檔案；信息通信技術；數字化；應用
信息通信技術簡稱為ICT，是信息技術與通信技術相融合而形成的一個新的概念和技術領域。ICT廣泛運用，為企業轉型升級和產業發展提供了技術支持，也為現代檔案事業帶來機遇和挑戰。ICT是全面利用現代信息化手段，對檔案信息資源進行整合、處置、管理，從而更好地為社會提供服務的一種技術路徑。它體現了從傳統檔案實體轉向以檔案信息為重點的工作理念，是從手工檢索轉化為計算機搜索的中間橋梁，是溝通本地查閱與異地調閱的推動力量，是推進檔案數字化建設、構建“智慧”平臺的重要渠道。面對信息通信技術迅猛的發展形勢，各單位只有不斷融入并加強研發和使用，提高檔案部門的軟硬件建設，才能提高檔案管理水平和工作能力。
一、檔案（文檔）生命周期與連續體理論
1.文檔生命周期理論及其局限性。文檔生命周期已經被視為一種理論，其概念是以提供操作紙質文檔管理程序為框架和模型。該理論認為，文檔不是靜態的，而是有自己的生命，它的生命類似生物有機體的成長階段與“年齡”之限。它們經歷從出生（文檔創建或收集），成長為青年（記錄使用和維護），進入老年（轉移到檔案庫記錄），然后死亡（到期銷毀）的演變。文檔的生命周期包括其當前使用和最終的命運，從產生到銷毀的全過程。根據文檔的內容和價值不同，檔案會采取不同的保存期限，即壽命時間。而文檔是檔案的初始形式、生命之源，這是目前國內外專家注重文檔管理的原因之一，即在檔案的生成階段就把好關。緊接著，它歷經創建、維護、儲存、使用和處置等五種形式，形成一個完整的生命過程。同時在不同階段又表現出不同的作用和工作要求，這是一個通過分階段管理提升檔案整體質量的過程。所以，每位檔案管理者必須首先了解文檔生命周期理論，以提高自己的有效管理能力。然而，文檔生命周期描述的并非文件運動規律的全部[1]。近年來，生命周期的概念，一直受到很多負面的評論。首先，批評者指出，銷毀不一定是文檔的全部歸宿，有文檔不“死”現象，即無限期保留，因為有持續的價值存在。其次，在“三種年齡”的生命周期階段之間劃分，極容易憑借主觀判斷。其實文檔的生命周期不是單向的從幼變老，而是根據實際使用的需要、價值的轉變，會發生逆轉和反復，生命形式可能會打亂。文檔好比貨幣，可儲存，也可重復循環使用，他們會產生恢復活動期，使用與存檔可能會多次交替。生命周期模型不存在重復階段，或者人為地省略某一階段。再者，文檔生命周期概念延續和記錄之間存在人為的區分，由于單位經營宗旨和文檔保存文化等原因，專業視角之間檔案和記錄管理會發生區別。此外，生命周期概念的批評者也認為，它過于集中記錄物理實體的操作任務，特別是那些紙質文檔的保管。紙質文檔依靠邏輯結構，與紙質的物理存儲相關聯，很大程度上局限于傳統的管理模式，缺乏現代創新。
2.連續體理論與信息通信技術的引入。而文檔管理早在20世紀80年代已快速引入信息和通信技術（ICT），檔案管理進入了一個全新的實踐層面，產生了靈活辯證的生命周期模型。這種新模型的發明，被稱為連續體理論。該理論認為，檔案和文檔管理責任之間沒有嚴格的界限。文檔有創建、修改、歸檔、使用等任意處理的權限，不局限于不同環節和先后順序，也不是被動等待最終處理決定的文本。20世紀90年代通過LanMachean開發了記錄連續模型的可操作框架電子記錄管理程序。學者指出，電子環境能達到單憑理論和基于紙張的方法所無法實現的檔案管理模式，使檔案工作對象從靜態到動態，能融會貫通，得到立體化處理。在行之有效的生命周期來看，文檔和檔案管理過程分明，有章有序，明確定義了文檔在每個階段的管理責任。在連續體理論中，通過記錄連續模型，文檔和檔案總是在被創建或編輯的狀態，即文檔管理被描述為交互式過程，貫穿于整個文檔的壽命。文檔生命周期和連續體模型的發展是檔案信息化的重要驅動力，同時檔案信息技術的發展也為生命周期和連續體理論提供了先進的技術條件。兩大模型的互補配合提供了一個積極合理的保存記錄的結構，體現了電子文檔環境安全、有效、便捷的必然趨勢。它超越時間和空間，逐漸滿足企業、法律、社會、文化等需求管理。作為更為先進的檔案管理辦法，通過現代模型構建科學組織框架，對于檔案現代化與信息通信的融合發展具有重要的意義。
二、現代信息通信技術（ICT）應用現狀
1.信息技術的創建、存儲、檢索與數字化趨勢。信息技術與通信技術相融合環境下，電子文檔的處理有著極高的要求。每一份文檔可分為三個端結，文件的形成是前端，處理、鑒定、整理、編目等具體管理是中端，永久保存或到期銷毀是末端。無論是圖案表格的繪制，還是文字的寫作修訂，文檔處理都脫離不了計算機。在此基礎上，利用網絡技術創建電子數據庫、編發電子郵件、遠程檢索與構建移動通信平臺、管理ICT基礎設施信息系統等，通過多措并舉，產生更有效的利用與管理。由于不同機構保存和使用的主要數據和信息系統存在差異，信息系統（IS）集成部署系統的數據管理則更有利于實現無縫傳遞和信息共享，從而打破不同檔案部門“信息不對稱”的局面，改善“信息孤島”現象。同時，該系統是由多個電子文檔組織路線，以不同的部門和個人根據具體工作需求進行查詢和使用，這種積分式工作流程有效節約了財務和人力資源方面的成本。雖然針對龐大數據，計算機系統可能會導致冗余，但它可以消除員工對大批量物理文檔的恐懼。在數字化檔案管理中，盡管試圖改善信息通信能力，但關鍵基礎設施與目標還是存在一定差距。這些差距和弱點與信息部門的推進力度有關，也與檔案工作人員對新技術的運用程度有關。尤其是研發和使用過程中未能解決數字檔案中的DRM數字版權管理，因此ICT技術的應用實則依賴于基礎設施的存在，而相對高端設施的建設尚未熟練普及。隨著互聯網的發展，現代電子政務、OA系統的運用，QQ群、微信圈及電子商務建設的開展，各部門相應建立了系統辦公網絡平臺，不僅最大限度地證明了信息和通信技術優點，而且也在不斷探索與實踐中，將現代信息技術的功能推向優化。
2.有效的檔案管理方式在實踐中改進。在ICT的支持下，檔案管理已經從基本的紙張文件的存儲向眾多電子、計算機的數字化管理過渡。“云計算”的引入將全面豐富現代文檔管理模式，以其提供速度快、精準度高、查詢靈活、呈現方式多樣等優勢，在世界范圍內被迅速接受并作為關鍵信息管理與溝通工具。此外，在檔案管理中使用電子系統，可以節省文件存儲空間，利用電子方式查詢也可減少紙質文檔的物理磨損。計算機中的檔案管理，以強大的存儲、檢索、訪問、使用功能，增強了安全性和便捷度，也便于人檔溝通和信息交流。盡管如此，他們也面臨一些挑戰。如由于技術的飛速變化，檔案記錄越來越依靠計算機及網絡，增強了軟硬件故障所造成的數據失真或丟失風險。而在處理文件時人為的改寫、剪切和粘貼、發送到另一端等，操作失誤也會影響數據的真實性和系統的完整性。盡管如此，這些缺點并不會貶低信息與通信技術在檔案領域已發揮的顯著作用。在電子檔案的時代，傳統的檔案實體服務已不能滿足人們復雜的用檔需求，任何一種有意義的文檔都無法忽略信息和通信技術所帶來的有效記錄管理。
三、當前信息技術環境下文檔運用與服務
1.信息通信推送技術成為服務的主功能。當前信息技術的飛速發展拉近了人與人之間信息的交流，傳遞方式的嬗變，也進一步完善與提升了檔案信息服務中技術體系的應用水平。信息通信推送技術成為服務的主功能，比如“云計算”文檔存儲功能與數字化對接，OA系統、電子郵箱等文檔信息傳遞對接，網絡平臺信息咨詢、留言，電子政務與公文流轉，網站信息查詢、文件下載、轉移鏈接、用戶對話等推送與互動功能。網絡信息溝通工具具有集成化和開放性等特點。為了提供高速、快捷，不受地理、時空限制的服務，各種信息技術資源必須加以整合，才能達到系統優化的效果。但是在實際操作中，由于網站服務平臺和服務體系的更新周期較長，服務還是以被動的信息咨詢反饋為主，缺乏主動的信息推送服務。總的來說，還是存在先進信息技術研發滯后、技術應用不全面、兼容不夠等問題。因此，在未來除注重終端信息技術的研發和使用外，一些網絡平臺和智能服務平臺的新生技術也是應關注的方向。
2.電子信息轉化成為運用與服務的基本途徑。當前信息技術下文檔運用與服務，主要有兩大類方式。一類是對檔案室（館）藏傳統檔案，以方便利用為目的，運用專用設備進行信息技術加工處理；另一類是對直接以數字化形式產生的電子圖檔進行數字化管理，包括電子圖檔和文件的接收與安全保管，以及科學合理利用。檔案信息的利用包括信息檢索、信息傳遞以及信息反饋等，而檔案的編研活動實質是對檔案信息進行改編重組的過程。雖然檔案信息化中并不完全是信息理論與技術利用的內容，但是所有的標準化、網絡化、數字化及其他工作都圍繞著信息技術展開。信息技術應用成為實現檔案信息化的基本途徑[2]。在檔案資源運用過程中，人們獲取信息的需求呈現快餐式又精細化、多樣化的特點，信息服務的給取已轉變為以網絡服務、虛擬服務為主的電子高科技服務。當前信息社會中，檔案信息服務更多的是基于互聯網，利用現代信息技術向公眾提供檔案信息查詢、咨詢等服務方式。現代信息技術的發展，在影響人們信息獲取方式和社會形態的同時，也改變著人們的生活和學習面貌。因此，信息公開背景下的檔案在線服務必須以用戶為出發點，創新理念，更新現代信息技術手段，積極開展信息推送、站點鏈接、網頁聚合等多功能服務。借助ICT的推動力，實現信息與通信環境下的檔案信息公開、共享與利用，不斷提升檔案服務質量和管理水平。
作者：王輝 單位：江陰職業技術學院
參考文獻
一、思維思路與服務理念的創新
第一，思維思路的創新。
檔案管理工作思維思路的轉變，首先需要檔案工作者創造性思維的概念轉變。總結檔案管理工作的經驗，解放束縛的思想，利用前瞻性思維實現檔案管理的創新。在企業檔案管理工作的基礎上，必須按照企業對檔案部門工作時間和實踐的要求，繼續深化檔案管理人員對檔案管理各種文件的認識，時刻關注檔案工作出現的新形勢，把握好企業檔案工作未來的發展方向，在信息網絡化的檔案管理中，檔案管理人員要有超越自我的勇氣和敢于挑戰權威的信心，做到檔案文件的標準管理，使自己從檔案管理的新理論，新系統，新技術，新方法，新的服務和創新的理念中取得進步，成為新時代創新型的檔案管理人才。
第二，樹立信息服務的概念。
在檔案管理工作中，要建立信息服務的概念，使信息系統廣泛得到應用，形成有深度的、大量高品質的電子文獻信息資源，讓更多的用戶群體使用信息系統，來進行更廣泛的信息服務，這就要求檔案工作人員必須建立信息服務的概念。
進行檔案管理工作的信息服務，就要專注于主動服務。檔案部門對信息來源，信息共享需要保持高度的敏感性，要多想辦法，找不同的渠道去收集信息，還要對系統用戶進行調查和了解，在得知他們的需求后進行有針對性的規劃、設計不同層次的服務，形成電子文檔信息，便于資源的開發，加工，改造，并制作成信息產品和服務的計劃。公共信息系統功能模塊設計，要對文件和檔案管理業務進行充分的功能性考慮。目前在用戶使用信息的時候，更多的只是想找到文件本身，希望快速、準確的獲得信息。在全面調查信息需求的基礎上，創建專題收集，篩選，加工信息，依靠先進的技術，使用光盤進行存儲，使用多媒體進行宣傳，這樣就可以為企業領導和業務部門提供信息產品的信息服務，也可以為用戶遠程通信的使用要求，提供時間和空間的信息服務。
第三，創新服務的核心。
檔案管理工作創新服務的核心是創新服務的內容。這就需要在檔案服務的領域上、對象上、模式上、態度上、環境上、時間上都要隨著時間的推移去不斷創新。電子文件成為檔案室廣泛使用的一種新形式信息資源，增加了檔案室的檔案存儲性能和文件管理功能，新的檔案管理工作正從實體文件管理逐步轉化到傳輸文件的信息資源管理，這就需要在檔案管理中管理者積極增加應用網絡化、數字化的對象技術，增多通信技術等先進技術的應用。檔案工作要緊跟時代和改革發展的實際需要，為不同領域、不同層次的用戶進行檔案管理服務，新時代對檔案管理要實現突破性發展的要求必須要緊抓創新服務的核心，依靠科技創新，加快檔案信息化建設，增加信息技術和設備投資，增強員工的業務能力。
二、在檔案服務效率上創新
第一，建立企業檔案網頁，開展網上服務。新的檔案管理需要適應新時展的需求，尤其是在很多企業都開通自己的網站進行宣傳后，作為企業檔案管理部門也要在企業網站中建立自己的網頁，以適應新時期企業檔案管理部門為企業服務的需求。企業的檔案管理人員應在企業內廣泛收集信息，盡快完成企業檔案數據庫的建立，在網頁上要進行實時的管理，并設立電子文檔存儲區域，網頁的建立，可以使檔案管理轉向數字檔案信息資源的管理，通過數據庫建設服務，實現新時期企業檔案自動化管理工作。
第二，建立“電子檔案數據管理中心”。企業檔案部門要利用新時代的信息化技術，在企業內部相關部門大量信息收集的基礎上，建立電子檔案數據管理中心，使企業的檔案數據、信息數據可以集中進行管理，尤其是一些具有保密性質的文件，檔案室可以采用光盤、硬盤等形式進行保存，檔案管理部門在網頁上也可以提供限制性或非保密電子文檔的查詢、使用服務，可以實現電子文檔信息資源共享，提高文件的使用效率。
第三，電子文件的自動上傳收集。單一的電子文檔的管理與收集，是信息網絡時代檔案收集不可忽視的問題。相比于傳統的紙質文件管理與收集，電子文檔的收集可以采用文件下載和上傳的形式，更快捷方便，正因為如此，檔案部門可以改變傳統的經營模式，在網頁上創建的窗口里自動上傳電子文檔，形成了檔案管理的快速收集和歸檔。
第四，開展在線服務。隨著信息網絡時代的發展，檔案查閱與展覽、拷貝等必然要使用新的服務形式。傳統的檔案文件和檔案部門的紙質檔案，特別是原始檔案，想進行查閱與展覽、拷貝是很不方便的，但是電子信息的存在改變了人們的工作、學習、生活環境，使人們更加注重通過信息系統以及網絡的信息來及時、準確地獲得各種信息，這就要求信息網絡時代的企業檔案管理要在服務上開展創新，進行網絡的在線服務，方便用戶信息查找的途徑。
第五，加強檔案資源建設，開展現行文件閱覽服務。隨著社會發展和人民群眾的檔案法律意識水平逐年增加，在這個階段，越來越多的企業已經經歷了重組、合并和轉移，工人需要保護自己的合法權益，并希望能夠更方便地了解政策信息，這些都需要企業的檔案部門進行完善。
三、充分利用信息網絡技術進行資源共享的創新
計算機技術的發展，信息網絡技術的普及，電子文檔的廣泛使用，都對新時期企業的檔案管理工作提出了新的要求，企業更加需要檔案管理部門提供各種信息，檔案部門也需要快速、廣泛的收集信息，這些都要求檔案管理工作必須實行網絡化管理，使檔案資源實現最大限度地共享。這就要求檔案工作者要改變傳統的檢索方法，逐步過渡到使用標準的信息化管理系統進行檔案的分類和編目工作中，發展收集數據庫的功能，實現了真正意義上的檔案信息資源共享。
第一，電子文件的自動上傳收集。
信息網絡化使檔案信息的收集更加快速。新時代的檔案管理部門，可以在自己的網頁上設置自動上傳電子文檔窗口，在網頁上創建檔案室，可以將新的檔案信息存檔到服務器里。這就需要一個新的信息化管理的系統，目前國內外有很多相關的檔案管理信息系統，這些系統的工作原理大致差不多，都是企業相關人員通過網站發送自己單位的非機密性文件的文本到企業的檔案室的網頁上，企業的檔案室通過信息系統進行分類歸檔。這樣就可以省去發送檔案人員的時間，再需要檔案的時候也可以通過數據庫查詢以及電子郵件和其他服務的方式，實現與檔案室的網上信息交流，使服務更快捷。檔案室對檔案的歸檔也可以采用光盤、硬盤、電子文檔、紙質文檔等多種形式，保證檔案材料的真實性和保存價值。
第二，檔案信息開發創新發展。
檔案信息的開發和利用是企業檔案管理的重要組成部分，好的檔案管理服務，是對企業管理的有效補充，檔案管理可以為企業在生產經營、質量管理、成本核算等多方面提供需要的信息，因此，做好檔案信息的開發和利用對企業的經營發展有著重要的意義。在新形勢下，企業檔案信息的開發和利用更多的采用電子文檔的形式，通過信息化、網絡化進行的深層次的知識管理和發展，增加文件信息，促進企業的每一名員工和決策者實現知識共享、知識交流，在生產經營活動中促進知識的重要性。
四、結語
1 概念界定
1.1 大數據的概念。大數據又稱“巨量資料”、“海量資料”，指的是所涉及的資料量規模巨大到無法透過目前主流軟件工具，在合理時間內達到擷取、管理、處理，并整理成為幫助用戶篩選決策的積極資訊。“大數據”是由數量巨大、結構復雜、類型眾多數據構成的數據集合，是基于云計算的數據處理與應用模式，通過數據的整合共享，交叉復用，形成的智力資源和知識服務能力。
1.2 大數據的特點。“大數據”的英文翻譯是“Big Data”，是繼云計算、物聯網之后信息技術產業又一次顛覆性的技術變革。大數據時代數據成為核心的資產，對各行業傳統業務模式形成挑戰，如果不能運用大數據理解用戶需要并高效分析作出判斷，將對事業發展、行業決策、業務流程形成巨大的阻礙力量。一是數據體量巨大（Volume）。當前，典型個人計算機硬盤的容量為TB量級，而一些大企業的數據量已經接近EB量級。二是數據類型繁多（Variety）。這種類型的多樣性也讓數據被分為結構化數據和非結構化數據。除了以文本為主的結構化數據，非結構化數據越來越多，包括網絡日志、音頻、視頻、圖片、地理位置信息等，這些多類型的數據對數據的處理能力提出了更高要求。三是價值密度低（Value）。如何通過強大的機器算法更迅速地完成數據的價值“提純”成為目前大數據背景下亟待解決的難題。四是處理速度快（Velocity）。這是大數據區分于傳統數據挖掘的最顯著特征。在如此海量的數據面前，處理數據的速度和效率就是行業的生命。
1.3 電子檔案的概念。電子檔案是指通過計算機磁盤等設備進行存儲，與紙質檔案相對應、相互關聯的通用電子圖像文件集合。在大數據背景下，電子檔案是具備數量巨大、結構復雜、類型眾多特征的數據集合。
1.4 電子檔案的建設目標。一是以電子影像技術為支撐，將紙質檔案轉化為電子信息進行管理。二是把應用系統的電子信息進行憑證化處理后，形成電子檔案，將電子信息從應用系統中獨立出來，形成與應用無關的、不可更改的、能夠直接閱讀的、具有法律效力的文檔。一言概之，就是實現紙質檔案的電子化管理和電子信息的檔案化管理。
1.5 電子檔案建設環境的功能設計。理想中的電子檔案環境應是為各類檔案提供統一的形成、積累、捕獲、遷移、鑒定、管理、歸檔、查詢、加載、展現、應用的平臺。
1.5.1 統一電子檔案入口。能夠以影像技術、條形碼技術、版式電子數據文件等技術為支撐，實現對不同介質、不同類別的檔案進行標準化封裝處理，轉化為統一的入口文件，并保證電子檔案的真實性、完整性、有效性和可追溯性。
1.5.2 對采集的電子檔案進行統一管理。根據檔案管理的相關規定，采用流程化方式對登記、歸檔、整理、移交、接收、保管、遷移、鑒定銷毀、查詢借閱、備份恢復等覆蓋案卷整個生命周期的各環節進行全過程管理與監控。并能夠實現對流程的后臺日志進行記錄查詢等操作，隨時自動記錄實施操作的人員、時間、設備、項目、內容等。
1.5.3 系統應提供對檔案流程的自定義。使用產品化的流程管理工具，實現流程的可維護性。流程管理工具應滿足自定義需求。當電子檔案流程變化時，檔案員能夠自行通過平臺增加、刪除或修改流程。并能夠根據業務需要，為每個環節設置分配不同的業務角色，采取可靠的安全防護技術，滿足各類業務檔案管理流程不同的需要。
1.5.4 能夠功能拓展滿足新業務加載需求。統一的電子檔案管理平臺搭建好后，并在其上加載常規檔案管理業務（如，以卷為單位的文書檔案和以件為單位的文書檔案管理模塊），實現所有的操作人員能夠在同一個平臺上，對不同類別的檔案進行管理。該平臺應支持多類別檔案的業務加載，檔案員根據新增工作需求，能夠使用平臺提供的工具，自行實現其他門類電子檔案（如，專題檔案、業務檔案）的添加及修改，能將非通用文件格式的圖像電子文件轉換成通用格式，或將相關軟件一并收集，并注明其軟硬件環境和相關數據。
1.5.5 實現電子檔案的真實性、完整性和有效性。規范的制度、工作程序、可靠的安全防護技術措施、安全保密規定和防范對策是必要條件。一方面，應用支撐環境能夠通過數字證書、電子印章等先進技術保證電子檔案的憑證性、依據性和法律價值。另一方面，要保證電子檔案封裝、傳輸過程，整理、歸檔過程，保管和利用過程中的信息安全。要實現對電子檔案安全級別的劃分和標志，并根據不同的級別和權限進行訪問控制。從電子文件形成開始全流程對所有處理操作環節進行登記記錄，保證處理過程透明公開合規。
1.5.6 實現靈活放權、方便管理。系統能夠采用CA和數據加密技術實現用戶對數據訪問的身份控制。權限體系能夠適應檔案系統不同的程度、不同的保管期限劃定、不同的閱讀人群，適應不同的管理模式。能夠實現權限的分級管理、共享使用、分組共享、分別配置和臨時發放等。安全可靠、適時記錄的操作日志將是靈活放權的技術保障。
2 電子檔案建設的政策依據
2013年5月，河南省信息化工作領導小組印發了《2013年河南省信息化建設專項方案的通知》。通知要求：推進數字圖書館、數字博物館、電子閱覽室等公益性文化信息化基礎設施共建、共享、共用。推進數字檔案館建設和電子文件中心建設，逐步建立檔案信息資源基礎數據庫，實現館藏檔案數字化。
2012年12月25日，國家檔案局楊冬權局長在全國檔案局館長會議上的講話要求：加快檔案信息化建設，提高檔案科技的驅動力。各級檔案館、室都要把數字化作為主要業務，以數字化為龍頭，帶動檔案信息化與檔案服務體系深度融合，從2013年開始搭建全國開放檔案與政府公開信息資源共享平臺，今后每年，每個省級副省級市檔案館要上傳2萬件以上的開放檔案全文。
河南省檔案局要求全省各級綜合檔案館加快數字化進程，省檔案館每年完成70萬、各省轄市檔案館完成40萬頁，各縣（市、區）檔案館每年完成6萬頁的數字化掃描任務，到2020年實現全省各級綜合檔案館館藏紙質檔案數字總量比2012年翻兩番的目標，同時抓好新增檔案的雙載體接收。
在“寬帶中國”的信息戰略引導和“大數據”撲面而來的時代背景下，檔案信息化得到了前所未有的發展環境和載體支撐。如何順勢而上、乘勢而為，考驗著檔案事業的領導者、檔案專業技術人員的智慧和執行力。良好的環境如何創造一流業績，如何在國家支持信息產業大發展的契機中完成檔案信息化的加速度發展？是各級檔案工作者不可掉以輕心的重大課題。
3 電子檔案建設的保障措施
3.1 建立以服務為主導的檔案信息化體系。各級檔案部門進一步統一思想，凝聚力量，在“寬帶中國”的部署實施中，加快推進檔案信息化建設步伐，及時協調解決檔案信息化推進過程中的重大問題。積極與各級信息化工作領導小組溝通，將檔案信息化納入到本地、本部門電子政務和民生信息化建設中，新技術研發、新成果推廣盡快應用到檔案信息化建設中，努力實現檔案信息化的新突破和新發展，完善檔案信息數據庫建設，逐步實現檔案信息的交換與共享。
3.2 加大檔案信息化的資金投入。按照國家檔案局、河南省信息化工作領導小組要求，各級檔案部門應積極向財政部門反映，要求落實有關資金扶持政策，加大信息化資金投入。按照信息化目標考核要求，出臺政策，強力推進，為檔案信息化順利推進創造條件。
3.3 嚴格信息化體系建設質量標準。建立各級數字檔案館（室）與信息安全綜合管控平臺，實現檔案信息的、監管、通報、防控一體化。按照公安部有關計算機信息管理系統安全工作的要求，嚴格執行檔案信息安全等級保護定級指標，啟用測評軟件，完善信息安全測評體系，制訂各級各單位的檔案信息化應急預案，實施模擬演練，確保檔案信息化安全發展。認真貫徹落實《電子文件歸檔與管理規范》、《電子檔案移交與接收辦法》，制定配套規章、標準，盡快出臺《數字檔案館評估指標體系》，做好電子檔案接收與保存的試點工作。
3.4 了解“大數據”動態，跟進“大數據”腳步，用處理“大數據”的技術視野推進檔案信息化建設。越來越廣泛的信息應用改變了各行各業決策的速率和準確率。大數據時代不僅數據量大，更新迅速，使用更具隨機性，數據結構異常復雜，80%以上都是諸如文本、視頻、音頻、郵件、圖片等非結構化數據，數據格式之間互不兼容，給數據的提取、分析、應用帶來很多困難。
