發布時間：2023-06-11 09:22:01
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關鍵詞：醫院；財務檔案；管理
中圖分類號：G270 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2013）02-00-01
一、前言
當前，我國的醫療衛生行業競爭日益激烈，加之醫療體系的改革與優化，使得醫院需要進一步提高自身管理工作、財務工作的有效性，增強自身參與市場競爭的核心競爭力，拓展自身生存與發展空間，這樣才能為我國醫療衛生事業的完善與進步起到推動作用。而醫院管理與財務工作的主要參考依據又來自醫院檔案，再進一步來講，醫院財務檔案管理又是整個醫院檔案管理工作中的重中之重，也就是說醫院的財務檔案對其自身的管理、運營來說至關重要，其財務檔案的完整性、準確性、真實性，對醫院的未來發展決策起著舉重輕重的作用。
二、加快電子檔案信息化建設
隨著先進的計算機網絡技術的飛速發展，醫院的財務檔案管理的電子化、信息化和現代化是大勢所趨。在這種形勢下，醫院在財務檔案的管理工作中必須充分運用現代化的高科技術成果以及先進的管理手段，最大限度地提升財務檔案管理工作的效率。
電子財務檔案是一種具備較強的保存價值的、可以由計算機系統來進行處理并存儲的材料。在產生電子財務檔案之后，必須對其加以整理。傳統的檔案整理工作僅僅是整理紙質的卷宗，而電子財務檔案的整理對象是以各種類型介質存在的文件。因此，要高效率地整理電子財務檔案，就必須對于所接收到的電子文件進行科學合理地分類，并且合理有序地設計目錄，同時形成適當的備份文件，從而為將來的電子財務檔案檢索工作打下堅實的基礎。在進行電子財務檔案的整理的過程中，也必須遵守檔案管理工作的相關規定，同時根據電子財務檔案自身的特征以及醫院的具體狀況來建立一套合理的電子財務檔案管理體系，確保可以從制度方面來更加科學有效地規范電子財務檔案的管理工作。與此同時，電子財務檔案管理制度一定要真正地反映到電子財務檔案的制作、歸檔、使用和鑒定等一系列的過程中。在制定相應制度的同時，也必須明確不同的工作環節的責任人，采取責任人制度。對于不同的工作環節的流程，必須結合醫院的具體財務流程來制定，確保有較強的針對性。
三、健全檔案庫房建設
醫院必須投入一定的資金，改善其財務檔案保管保護的硬性條件。根據醫院檔案管理的有關規定，可以建立堅固的、防火、防潮的專用檔案庫房，安裝鐵質的檔案柜，庫房面積每千卷為二十到二十五平方米，在庫房內必須安裝空調、去濕、滅火等一系列的設施，對于庫房設施，必須確保實現“十防”，也就是說，防潮、防蟲、防鼠、防震、防有害氣體、防光、防盜、防塵、防火、防高溫。與此同時，必須實現“三室分開”，也就是說，將庫房、閱檔室、辦公室三室分開。另外，檔案室必須適當地安裝計算機、復印機、照相機、掃描儀、刻錄機等一系列的硬件設施，以便保證檔案保管保護設備達到特定的要求，切實確保檔案管理工作的科學有序地進行。
四、提升醫院財務檔案管理人員的業務素質
醫院必須高度重視財務檔案管理人員的綜合素質的提升，從而為醫院財務檔案管理工作奠定堅實的人力資源基礎。可以借助于職業培訓，來實現醫院財務檔案管理工作的水平。另外，應該引進一批具備較強的專業技術水平的財務檔案管理專業人才，形成一個具備較強的綜合業務素質的財務檔案管理工作者隊伍。與此同時，也必須采取聘任合同制，以便確保能夠選拔出優質的財務檔案管理工作人員來參與到相關的工作中來，切實提升醫院財務檔案管理工作的效率。另外，醫院財務檔案管理層人員也必須加強對于財務檔案管理的宣傳教育工作，切實最大限度地提升職工對財務檔案管理工作的重視程度。
五、建立健全醫院財務檔案的管理制度體系
良好的財務檔案管理制度體系對于醫院財務檔案的開發和利用發揮著不可替代的作用。具體來說，制定出的規章制度必須真正具備較強的科學性與合理性，一定要符合醫院財務檔案管理工作的具體情況，以便符合醫院對檔案管理工作的要求。與此同時，醫院財務檔案管理制度一定要做到簡明、實用。對于具體的財務檔案的管理制度，必須細化，保證其具有較強的可操作性，從而切實保證醫院財務檔案的管理制度的規范和指導作用能夠得到最大限度地體現。此外，醫院財務檔案管理制度也必須具備雙向約束的作用，既能夠約束管理層人員的各種各樣的行為，又能夠約束職工的各種各樣的工作行為，避免醫院財務檔案管理風險的出現。為了確保醫院財務檔案管理制度的真正落實，也必須做到獎懲分明，一旦發現違反制度的行為，必須予以嚴懲，從而切實維護好制度的權威。具體來說，必須嚴格將各項制度落實到實處，做到從收集、整理、立卷歸檔到保管統計，從檔案利用到鑒定銷毀、檔案獎懲處罰等等一系列的過程都必須做到有制度的約束，保證檔案資料的收集、整理、歸檔、檔案安全存放、科學利用、嚴守機密等都具有制度的保障，從而確保檔案管理工作更加規范化、制度化和標準化。
六、提升醫院財務檔案管理使用的效率
進行醫院財務檔案的開發和利用的根本目的就是為了提升醫院財務檔案管理使用的效率，這就要求全面實現醫院財務檔案管理的信息化，從而確保能夠最大限度地利用所必須的檔案資源。對于醫院之前所產生的紙質檔案都實現數字化轉換，將其整體錄入到數據庫之后，就能夠最大限度地減輕醫院財務檔案管理工作人員的工作強度和工作壓力，并能夠在一定程度上增加財務檔案信息的完整性。另外，也能夠通過遠程公共目錄查詢、光盤遠程檢索服務來更加方便、快捷地做好醫院財務檔案管理工作，并且能夠通過電子郵件來實現對于財務檔案信息的咨詢服務。由此看來，借助于信息化的醫院財務檔案管理方式，能夠將醫院財務檔案管理從靜態管理轉變成為動態管理，能夠更加科學有效地整合相關的人力和財力資源，從而最大限度地提升醫院財務檔案管理的質量和效率。
參考文獻：
一、醫院科研檔案的特點
（一）真實性
科研檔案是醫院科學研究過程中產生的，它真實地記錄了醫院的科研活動、科研水平，反映了醫院科研活動的歷時過程。
（二）實用性
科研檔案是經過收集、分類、鑒定等科學方法形成的具有內在聯系的有價值的文件體系，是醫院廣大專業技術人員勞動和智慧的結晶，它能為科研管理機構和科技人員在科研管理、科技決策、科學研究、技術交流、著書立說、職稱晉升、經驗總結等方面提供信息和依據，起到憑證和參考作用。
（三）保密性
科技知識和科研成果在一定時間和一定范圍內擁有其知識產權的有價性。
（四）專業性
各醫院有各自的專業特點，有各自的專業優勢。因此，檔案管理工作人員要具有專業技術知識。
二、科研檔案人員的基本任務和職責
《科學技術研究檔案管理暫行規定》第二十一條明確規定了科研檔案人員的基本任務和職責，主要有以下幾個方面：
貫徹國家有關科技檔案工作的方針政策和法規，制訂本單位的實施細則和有關規章制度。
參與本單位的科研計劃管理、成果管理和技術市場的開發活動，及時提出對科研檔案的管理要求。
指導、監督、檢查和協助本單位各部門的科研人員做好科研文件材料的形成、積累和
立卷歸檔工作。檢查、驗收科研項目或上報評獎成果的檔案是否完整、準確、系統。
三、醫學科研檔案管理存在的問題
（一）醫學科研檔案管理的特殊性
醫學科研檔案專題性強，時間跨度大，周期長，研究均以一個專題為研究對象，都是圍繞著某種疾病病因的探討、治療和預防，某種化學物質對人體的損傷等進行專題研究。許多重大項目更是多專業、多學科綜合研究、共同攻關完成。因此，除了項目初始的技術路線制定完成后，研究課題就步入了主要階段，有的是每個病例信息歸檔后就納入分析系統，有的是等全部試驗調查數據收集齊全后進行系統分析，最后通過比較、分析、總結，從而得出一種新的臨床治療方法或是對傳統技術的一種改進方案。原始數據的收集只能在課題完成后，也因此導致科研材料收集、歸檔不齊。
（二）課題組成員組成的特殊性
科研人員工作繁忙，往往身兼數職，既要每天應對臨床醫療工作，又要進行學術交流、進修，還要給本科生、研究生上課。同時一個經歷二三年課題研究的課題組，成員中不僅有正式員工，還有研究生、進修生；不僅有本科室固定的員工，還有處于輪轉中的住院醫師；有專門從事臨床實驗工作的人員，也有專門從事實驗室實驗工作的人員。科技人員在研究工作中形成的研究材料比較分散，這樣對于日常科研材料的收集、整理，往往難有較高的收集完整度。
（三）科研人員科研檔案意識淡薄
一是對《檔案法》和《檔案法實施辦法》宣傳力度不夠，二是受市場經濟利益的驅動，造成部分科研人員對醫學科研檔案工作促進醫學科研事業發展的認識不夠，或認為科研資料是自己的心血，應該歸自己所有，不愿將自己的科研核心內容資料完整地、系統地移交檔案部門。
四、醫院科研檔案的措施
（一）加強制度建設，實現集中統一管理
根據國務院批準頒布的《科學技術檔案工作條例》第五章規定：“各單位都要按照集中統一管理檔案的基本原則，根據科技檔案必須完整、準確、系統、安全和有效利用的要求，建立健全科技檔案工作，建立必要的規章制度，實行科學管理”。可見，建立和健全科研檔案管理制度，實行集中統一管理是實現醫院科研檔案有效管理和規范管理的基本要求和根本保證，也是檔案工作發展的必然趨勢。醫院科研檔案做到集中統一管理要糾正兩種錯誤認識：
一是重科研活動，輕檔案資料管理；二是圖自己方便多，從大局著想少。醫院科研檔案只有實行集中統一管理，利用起來才能方便。至于有規章制度約束，使用時要辦手續，是為了保證醫院科研檔案不失散，不損壞的必要手段，也是保證長期使用方便的重要措施。理部門及檔案形成部門在科研檔案管理中的責任。
（二）實行課題全過程管理，確保科研檔案質量
為保證醫院科研檔案內在質量的真實性，實現科研課題研究全過程的檔案管理，確保科研檔案的質量，根據我院科研檔案工作的特點，在遵照醫療科技檔案規范管理原則的基礎上，
從以下四方面確保科研檔案質量。
1.立項指導。臨床科研人員往往對檔案收集的程序不熟悉，在科研立項時，由科教科的一名兼職檔案員根據科研設計的內容，將科研項目的歸檔內容和要求書面告知項目負責人，
并對其進行指導，同時兼職檔案員具體負責該項目所形成的各種文件材料的收集。
2.中期檢查。在科研項目開展過程中，科教科的兼職檔案員要及時了解和掌握科研項目進展的動態，針對開展項目的每一階段應形成的原始材料進行檢查，發現問題及時糾正，確保研究活動中原始材料形成的真實性和準確性。
關鍵詞 醫院；檔案管理；網絡化
中圖分類號G271 文獻標識碼A 文章編號1674―6708(2011)36―0055―01
隨著時代的發展，計算機在辦公自動化領域應用非常廣泛，并且產生了深遠的影響，這對醫院傳統的檔案管理模式提出了挑戰，并且也出現了新的檔案形式，例如電子檔案等，這就要求我們對醫院檔案管理不能再停留在傳統的管理基礎上了，必須在管理模式和管理思想方面進行比較全的更新，才能夠適應時代的發展，讓醫院的檔案管理更加快捷、準確。將圖書、檔案、病案信息進行整合加工，建立統一的檢索平臺和搜索引擎，使醫護人員能夠在自己辦公室，通過醫院計算機網絡，隨時獲得信息資源。
1 醫院檔案實行信息化管理的內容
1.1 人事檔案實現信息化管理
隨著醫院規模的不斷擴大，醫院的醫護人員也在不斷的增加，這個檔案管理帶來一定的難度。這就需要我們利用好信息化，能夠準確、迅速地提供人事檔案信息，運用現代化手段，建立和完善人事檔案網絡化管理，從實體管理向信息化管理轉變，實現人事檔案的動態管理，這樣不僅可以解決日常生活中遇到認識問題，還可以實現查閱統計、檔案變更、報表處理、系統維護等多種功能的管理。
1.2 病歷檔案實現信息化管理
隨著信息化的發展，傳統的病例已經很難適應時代的發展，信息化的病例管理隨之而出，新技術、新項目的開展，各種創傷性手術的開展包括腹腔鏡、胸腔鏡下各種手術的名稱進行編碼輸入計算機，通過計算機網絡實現各個科室的互聯，具有查詢分析功能，并將各類手術及療效情況非常清晰地列出來，這樣可以實現各臨床科室相互之間的資料共享，使醫務人員在進行科研活動和撰寫論文時能及時查閱，通過計算機的信息化可以幫助臨床醫生不斷提高自身的醫療水平，進一步提高醫務人員的醫療服務水平。
1.3 檔案信息化管理
隨著醫院規模的不斷擴大，醫院就醫人員也隨之增加，這對我們醫院的檔案管理提出了很大的挑戰，日常的檔案管理主要表現在文書工作方面，文書處理過程的好、壞直接影響著檔案的內在質量。為了能夠適應當前工作的需要，這就需要管理人員把每天的文件用計算機記錄下來，按照批辦的次序在局域網內傳閱，并設定傳閱時間和催辦時間。若傳閱文件未及時返回，催辦程序會發出信息，提醒承辦人及時閱文件，并對文件作出相應的處理，檔案管理人員再根據要求預立卷整理，以避免以往檔案人員年終整理全年檔案工作量大的壓力。
2 檔案管理信息化實現的建議和方式
2.1 提高人員素質
檔案管理人員的技能及素質的提高，這對醫院檔案管理信息化將起著非常重要的作用，這就要求檔案人員在網上進行收集、整理、編目、檢索、借閱、統計工作。信息化檔案管理不僅需要管理人員具備比較專業的檔案管理工作的知識，并且還要有相當強的計算機信息化基礎知識，這就需要我們醫院檔案管理人員不斷提高自身的文化素質，加強檔案管理人員的專業知識的培訓和進修，通過學習和培訓，提高檔案干部隊伍的綜合素質，適應計算機技術、信息技術不斷發展的需要，充分發揮檔案信息化管理的優勢，這也是當今檔案管理現代化發展必須解決的問題。
2.2 需要領導的重視
檔案管理工作是醫院的一個重要組成部分，它是醫院作出正確決策的一個重要參考依據，這就需要醫院在各方面給予相關的支持，隨著信息化的不斷發展，傳統的檔案管理已經不能適應時代的發展，這就需要我們在檔案管理方面作出新的選擇，走信息化道路，但是這一切都需要醫院領導給予的支持，領導不僅要改變傳統的觀念，調整檔案管理模式，使管理模式從單純的紙質收集、整理、利用的管理，逐步過渡到計算機網絡化管理方式中來，充分發揮檔案在醫院整體信息化建設和領導科學決策中的作用。只有各級領導的大力支持，才能夠讓醫院的檔案信息化建設取得成功。
2.3 網絡設備先行是基礎
檔案管理信息化必須要有硬件基礎設施作支撐，購買先進的信息化設備，建立醫院局域網，提高檔案管理的安全性。醫院檔案部門在規范室藏的基礎上建立局域網，將文書、病案、人事和圖書檔案納入其中，將這些建設成醫院的一個重要信息中心，購買電腦等信息服務器，依托醫院的其他網絡設施，構建編制一套文書、病案、人事和圖書檔案管理的自動化軟件。通過這些硬件及軟件的建設，可以提高辦公效率，方便利用者，實現檔案資料的在線利用。
參考文獻
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[4]楊玉紅．淺談醫院檔案管理[J]．中國實用醫藥，2010(1)．
（一）有益于醫療衛生體制改革
隨著信息時代的到來，計算機應用技術在現代管理中的應用越來越廣泛，醫院管理也不例外。為了實現醫療網絡全覆蓋、醫療資源共享的目標，深化醫療衛生體制改革，實現醫院的數字化管理已成必然。然而，醫院檔案管理作為醫院管理工作的重要組成部分，由于人們對于人事檔案管理重視程度不夠，管理方式和手段落后，人事檔案丟失、檔案內容不完整、檔案更新不及時等現象時有發生，給醫院人事檔案信息化管理增加了很多難題，阻礙了醫療衛生體制改革的進程。因此，加強醫院人事檔案管理，對于轉變醫院人事檔案管理模式，加快醫療衛生體制改革進程具有促進作用。
（二）有益于醫院人力資源的合理配置
醫院人事檔案記述和反映了個人經歷和德才表現。是個人經歷、學歷、社會關系、思想品德、業務能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄，是個人參與各方面社會活動的記載和個人自然情況的真實反映。加強醫院人事檔案管理，可以使醫院全面掌握工作人員的基本情況，合理有效的配置人力資源，推動醫院人事制度的改革，從而促進醫院各項事業的長遠發展。
二、醫院人事檔案管理中存在的問題
現階段，人們已經認識到醫院人事檔案管理的重要性，并緊跟醫療衛生體制改革和信息化普及的步伐，加快醫院人事檔案管理變革的進程，但由于管理手段、從業人員素質等方面的原因，使得醫院在人事檔案管理方面還存在一些問題，具體表現在：
（一）醫院人事檔案管理手段和方式落后
信息技術突飛猛進，管理手段日新月異，原有的醫院人事檔案管理方式已不能滿足現代化管理的需要，具體表現在：第一，信息化程度不夠，雖然計算機在醫院人事檔案管理中已經普及，但由于沒有專門的檔案管理軟件，只能簡單用于目錄的存儲和檢索，信息存儲量少，且不能進行檔案的復雜管理；第二，管理方式單一，目前醫院仍然采用手工的方式進行檔案的編輯和檢索，導致人事檔案資料更新速度慢，歸檔不及時，檔案資料不完整的情況。落后的管理手段，單一的管理方式不僅影響醫院人事管理的效率，而且已經阻礙醫院人事制度變革的進程，因此，加快轉變醫院人事檔案的管理手段和方式迫在眉睫。
（二）醫院人事檔案管理效率低，信息利用率差
目前，大部分醫院人事檔案管理仍采用傳統的管理方式，主要依靠人員記錄、整理，檔案整理難度大，更新不及時，容易造成檔案的遺失，加上專門的醫院人事檔案管理電子系統開發不完善，檔案管理人員對于現代技術應用不熟練、不成熟，導致醫院人事檔案管理效率低下。而且，醫院人事檔案管理具有專業性、政治性和機密性，是醫院內部員工考察、升級依靠的主要標準，如果醫院人事檔案不能提供真實有效的信息，那么其也就失去了存在的必要性。現階段，人們對于人事檔案的利用僅僅停留在了解員工的基本情況，而沒有將其發展成為了解員工各時期表現的資料庫，沒有對檔案的利用價值進行深入挖掘。
（三）醫院人事檔案管理人員業務水平不高
醫院最重要的工作任務就是醫療，醫療水平一流的醫院才是好醫院，在固有觀念的影響下，導致醫院工作人員只注重提高醫療水平、對于醫療科研的投入，而忽視了醫院人事檔案管理以及醫院文化的建設，導致檔案管理人員工作熱情不高，對于工作敷衍了事，甚至出現員工檔案丟失、檔案內容不完整的現象，嚴重影響了醫院對于人力資源的合理配置。另外，由于醫院檔案管理專業性較強，對于管理人員檔案資料收集鑒別、整合能力提出了較高的要求，但由于部分員工非檔案管理專業畢業，專業基礎知識薄弱，不能迅速掌握電子文件管理、電子檔案歸檔等新技術。甚至部分醫院存在兼職管理人事檔案的現象，也使的醫院人事檔案人員專業素質和業務水平提升存在一定難度。
三、改善醫院人事檔案管理的有效策略
針對醫院人事檔案管理中存在的問題，提出應對策略如下：
（一）引入信息技術手段，加強醫院人事檔案管理
醫療衛生體制的改革，為醫院的發展注入了新的活力，也使的醫院之間人才的流動更加頻繁，而傳統的人事檔案管理制度常常造成檔案傳遞不及時現象，影響了人才的流動，因此，加強人事檔案的管理，引進先進的技術管理手段至關重要。一方面，更新硬件，提高醫院人事檔案管理的信息化程度。加強硬件投入是必不可少的管理條件，引進專門的檔案管理軟件，增強檔案歸類、檢索、查詢、轉入、轉出、保管的便利性，由于檔案涉及個人隱私，所以還需加強檔案防火、防盜系統。另一方面，增加醫院人事檔案管理的資金投入，促進人事檔案的深層次開發，建立完善的醫療人才信息共享平臺，對于促進醫療事業發展至關重要，同時可以為醫療科研、醫療統計工作提高更多的便利，為創新醫院人事檔案管理提供更多的新思路。
（二）提高醫院人事檔案管理效率及信息利用率
醫院人事檔案管理效率及信息利用率的提升對促進醫院人事制度改革、人力資源的合理配置有積極的促進作用，但由于人事工作人員計算機應用水平不高、檔案管理軟件技術不成熟等多方面的原因，導致醫院人事檔案管理效率低下，尤其對人員檔案的調入、調出等工作影響嚴重，因此，積極實現人事檔案的信息化管理至關重要，要積極落實檔案信息化建設、檔案信息與其他信息的綜合、檔案信息的開發利用，以提高醫院人事檔案管理效率。另外，要將檔案管理的工作進一步細致化，實現人事紙質檔案信息資料的分類化、單元化，并同時進行檔案的數據化處理，以方便工作人員及時進行檔案的補充完善，保持檔案的精確性和完整性，為醫院人員職稱評定、人力資源配置提供合理依據，進一步提供人事檔案信息的利用率。
（三）增強醫院人事檔案管理意識，優化管理隊伍
人事檔案真實反應了醫院的人才結構體系，建立健全的醫院人事檔案管理體系，有助于醫院人力資源的優化配置，有利于醫院的長遠發展。但大部分醫院重醫療、輕檔案管理的現象依舊存在，為此，扭轉人們對于醫院檔案管理的認識，加強醫院對檔案管理的重視乃當務之急。首先，加強檔案管理人員的思想教育，使其認識到檔案管理工作的重要性，端正工作態度，不斷提高自己的業務水平，以飽滿的熱情創新檔案管理工作，并督促醫院其他人員配合做好檔案管理工作；其次，給予資金的支持用于檔案管理硬件的更新、軟件的配置以及工作人員技能培訓經費，使檔案管理人員不斷更新專業知識，提高專業技能；最后，采用參加座談會、外出交流訪問等方式開擴檔案管理人員的視野，增強其創新能力，同時吸納檔案管理專業畢業生，為醫院檔案管理注入新的活力，并相應提高檔案管理人員的福利待遇，以不斷優化醫院檔案管理隊伍，為其他各項工作的開展踏實基礎。
1 醫院檔案管理現代化的重要性
1.1飛速發展的社會信息化決定了必須加速醫院檔案管理現代化的進度。現代信息社會日新月異,人們對各種時效性強、具有高價值的檔案信息的需求量越來越大,對利用網絡實現檔案資源共享的要求越來越強,對檔案工作管理的要求也相應地越來越高,傳統的檔案管理模式不斷受到新的挑戰,正經受著現代科技發展浪潮的巨大沖擊。面對這種挑戰和沖擊,醫院檔案管理只有順應時勢,加快檔案現代化建設,盡快實現檔案管理現代化,才能在挑戰和沖擊中抓住歷史發展的機遇,使檔案管理工作完全適應新形勢發展的要求。
1.2 實現醫院檔案管理現代化是解決自身存在問題、提升管理和利用水平的根本途徑。近年來,醫院在實現檔案管理現代化方面雖然做了一些工作,取得了一定成效,但總體來看,現代化程度并不高。這主要是管理意識、設備和技術方法比較落后,基本處于經驗管理和手工操作狀況,檔案管理和利用水平較低。解決上述問題的唯一辦法,就是不斷更新管理意識,改革管理方法,運用先進的技術設備,從手工勞動中解脫出來,提高工作效率,完全實現管理現代化,從根本上提高檔案的管理利用水平。
1.3 實現醫院檔案管理現代化是確保醫療事業可持續發展和自身發展的需要。實現檔案管理現代化,不僅有利于發現、培養和造就大批人才,為醫院醫療事業發展服務,而且將會大大提高自身的工作效率,使檔案信息資源得到更加充分的開發利用,同時可以延長檔案壽命。
2 檔案管理工作理念的創新,樹立現代化管理理念
要創新理念,思想是行動的的先導,它直接影響了實際工作創新及工作效果,長期單調而枯燥的工作方式、傳統落后的工作方法,使許多檔案工作者缺少創新意識和創新欲望,他們墨守成規,按傳統辦事,日常工作也只是滿足于每年立卷歸檔多少案卷,提供利用多少人次,而對檔案工作是否適應當前形勢和社會發展需要思之甚少,更談不上如何主動、超前服務,這必將使檔案工作失去生機和活力。因此,醫院檔案工作者要緊跟時代步伐,既不能死抱著傳統不變,也不能丟掉傳統而迷失方向,在埋頭苦干、默默奉獻的同時,不妨多一些敏捷和睿智,多一些魄力與果斷,從根本上轉變觀念。檔案工作只有日日思變,天天求新,才能以超前的意識、超前的節奏、超前的服務贏得利用者的滿意,從而提高檔案工作的自身價值。
3 加強檔案管理人員的素質教育,增強現代化服務能力
人才是實現檔案管理現代化的保證。從目前醫院檔案工作人員構成來看,大部分檔案工作人員檔案管理知識結構老化,這對檔案管理現代化、 信息化工作的開展十分不利。要改變這種狀況,關鍵是要加強檔案人員專業素質教育,拓寬知識面,優化人才隊伍素質結構,采用多種途徑培養素質優良的檔案管理人才,不斷充實完善檔案管理隊伍。通過開設計算機課程,普及現代信息技術、計算機技術、通信技術、網絡技術的教育,組織參加社會認可的計算機應用資格證書考試等方式,進行檔案專業培訓、繼續教育、知識更新,提高檔案管理人員業務和知識水平,對在崗檔案管理專業人員進行定期考核,不斷提高檔案管理人員的現代化管理水平。
4 加大投入提高配備,檔案管理手段的現代化
一、檔案管理工作的電子化趨勢
隨著社會的進步與科技的發展，我國大多企事業單位中，無紙化辦公和自動化辦公的趨勢已經形成。在檔案管理領域，普遍實施的是電子檔案管理的模式，在社會發展的新時期，電子化趨勢是檔案管理工作發展的必然趨勢。該領域還存在一些不足，比如在檔案軟件的采用上，缺乏一定的通用性；缺乏相應法律、法規的約束與規范的作用；在檔案分類方法的采用上缺乏適應性等。
二、實現檔案管理電子化的諸多益處
（一）充分利用最新技術，與時展相結合。檔案管理工作實現電子化趨勢，是科學技術發展的產物，唯有充分利用這種趨勢，才能實現本職工作的良好開展。通過對檔案資料的收集與整理，采用計算機技術，使之轉化為微機軟件的形式，以便更方便人們的查閱與檔案的管理。
（二）有益于工作效率的提高。與之前的紙質檔案相比，電子檔案的優勢在于其更容易書寫，更容易保存、也更易于人們查閱。電子檔案實現里對計算機技術的合理利用，發揮了計算機技術的諸多優勢，實現了對人力、物力、財力與時間的大量節約，也更大程度上提高了工作效率。
（三）可以實現資源的最大化利用。檔案管理工作注重對信息的加工，以往的紙質檔案模式受經費的影響，很多工作難以順利進行。醫院的檔案管理工作任務繁重，如果只運用紙質檔案費用很高，檔案管理工作電子化的實現，解決了這一難題。除此之外，電子信息還具備可以拷貝的特性，改變了原有紙質檔案手抄的形式，在進行查閱的時候，能夠通過拷貝輕松實現檔案備份。這使得檔案工作者的勞動成果得以體現，也使得檔案管理工作服務的范圍更加廣泛，從而實現了資源的最大化利用。
（四）加強了檔案信息的實效性。檔案信息具有時效性，醫院的檔案信息更是如此。應用以往的紙質檔案，實現對檔案信息的再加工，所耗時間較長，不利于實現檔案信息價值的最大化。電子檔案的出現，極大緩解了這一難題，因為通過對計算機的操作，人們能夠順利實現對原有檔案信息的查閱與修改，從而實現檔案管理工作的良好開展。
三、規避電子檔案管理工作中的風險問題
檔案管理工作采取電子化模式，與原有模式相比，在帶來諸多便捷的同時，亦存在著一定的風險，作為檔案管理工作者，要有規避風險的意識，使檔案信息實現最大的應用價值。
（一）是電子檔案管理工作存在風險的原因。
1.與電子檔案的特性有關。保障檔案信息安全是檔案管理工作不容忽視的問題，特別是電子檔案的出現，檔案信息安全問題更是應該加強，這與電子檔案的自身特點有極大關系。醫院的檔案信息眾多，電子檔案的信息安全受到影響，無疑會對檔案管理工作本身以及其他工作造成重大影響。所以，在日常工作中，注重電子檔案管理中的安全工作，有著極其重大的意義。
2.檔案管理工作中規范性不強。檔案管理工作中安全問題是人們較為容易忽視的問題，在對檔案管理工作的規范上表現的也不夠充分。突出表現為管理計劃的制定較為隨意，風險評估不夠徹底，檔案安全現狀不能保持等幾個方面。加強檔案管理工作中的規范性是社會新時期發展的要求，是做好檔案管理工作的有力保證。
（二）規避電子檔案管理工作中風險的措施。
1.提高檔案管理工作人員的工作素質。為了規避電子檔案管理過程中的風險問題，提高工作人員的業務素質是良好舉措。除引進一些高學歷、高能力的檔案管理專業素質人才之外，還要注重對單位的所有檔案管理工作人員的素質教育，舉行定期的培訓，提高其專業、負責的精神，真正形成忠于本職工作，實現部門間的合作互動的良好局面。
關鍵詞：信息化；電子文檔；醫院檔案；影響；對策
自我國進入二十一世紀以來，我國電子信息技術發展迅猛。在醫院的信息化建設中，電子檔案管理工作逐漸趨向自動化、規范化、虛擬化方向改進完善，現已成為檔案管理和信息化建設工作中不可或缺的環節。但在具體的管理工作中，在管理及電子文檔使用的方式上存在許多的問題，并對醫院的檔案管理工作造成了直接影響，為此，本文就電子文檔在醫院的使用現狀及影響進行具體分析，然后提出相應的可行性建議。
一、電子文檔的定義及其特點
電子文檔是通過計算機硬盤、磁盤以及光盤等帶有磁性的存儲物件，來記錄人們行為活動中所產生的文字及圖片等材料，且能夠通過計算機、互聯網、局域網等進行傳送、檢索及使用等行為的文件。其相比于傳統的紙質檔案，其所具有的優點有以下幾個方面：檢索便捷，可網絡傳輸；流通方面，能最大限度的實現資源共享；電子文檔所記錄的范圍不僅局限于檔案，還包括圖書、情報等其它資料；易寶存，不存在有害生物侵襲而出現損毀的現象；占地面積小，節能環保。
二、電子文件對醫院檔案管理工作的影響
電子文件之所以能迅速替代紙質檔案來記錄檔案等其它材料，這些都得益于電子文件使用帶來的便捷性，但電子檔案在使用的過程中同樣具有一定的缺陷。首先電子文件的使用必須依靠計算機等設備，這種唯一性必將對檔案管理工作的各個層面造成巨大的影響，例如檔案管理人員、檔案儲存模式、答案管理模式以及服務方式等等。
（一）對管理者的影響
首先，就檔案管理的工作人員來說，管理者必須要掌握一定的計算機技能，同時也要對電子文件的儲存和使用方式達到熟練應用的程度，同時還要對檔案儲存載體的性能有一定的掌握，以實現對電子文件的永久使用與保存。
（二）對存儲環境的影響
電子文件的儲存載體是一些具有磁性的磁盤、光盤等材料，這種特殊的材質存放與保存便對環境有一定的要求，首先要控制環境的溫濕度，其次是存放環境是能夠防靜電、方磁、防擠壓碰撞等要求。
（三）對管理方式的影響
而在電子文件的管理中，管理方式也是極為重要。雖然電子文件的管理主要依靠計算機完成，但在具體的操作中，想要實現電子文件的有效管理與保存，需要根據電子文件的性質及先關要求來采取相應的可行性方式。為此，筆者就其中主要的三個方面進行重點闡述：首先，電子文件由于傳輸快、易復制等特性，注定了電子文件在保存的過程中容易遭到攻擊、被竊取，因此，從某種程度上來說，電子文件的保存相比于傳統的紙質文件更難；其次，紙質檔案由于自身的局限性，使用頻率逐漸減低，但在某些方面仍然要使用，因此，兩種檔案共存的管理模式給電子檔案的管理造成一定的影響；最后，由于電子文件使用過程中帶來的便捷性以及電子信息技術的不喑墑煊敕⒄梗為電子文件的使用提供了一個良好的發展環境，同時也解決了紙質檔案管理中的各種不便。
（四）對服務方式的影響
電子檔案庫的建立最主要的原因便是為檢索及使用服務提供了巨大的便利，在電子信息技術的支持下，相比于傳統的檢索服務，電子檔案的建立給檢索服務帶來翻天覆地的變化，大大提升了檢索效率，但這種改變需要給檔案管理部門、服務對象一定的適應期，同時也要在服務模式上做出一定的改變。
對安全性的影響
電子文件保存的安全性涉及多個方面，筆者就其中最為主要的三個方面進行具體分析：首先，由于電子文件的特殊性，可以實現信息與載體的分離，因此，這便給電子文件的原始性、完整性以及不可更改性等性質的保障帶來巨大影響，這也是當下急需解決的問題；其次，電子文件的檢索與網絡傳輸系統都是由局域網或互聯網所連接的，因此極易遭受駭客攻擊；最后，電子文件的使用設備及載體存在一定的電磁泄露問題，這也是電子文件保存安全性中重點考慮的問題。
三、對策分析
電子文件的使用雖然給人們帶來巨大的便利，但在其使用的過程中，其對檔案管理工作產生的影響也是各層面的，為了更好的幫助醫院進行檔案管理工作，針對電子文件的使用及檔案工作的對策進行研究是非常有必要的。
（一）檔案學理論研究角度
筆者根據多年從事相關工作的經驗，在檔案學理論研究角度中，總結了以下兩點：首先要開拓研究實驗，擴大研究范圍，從多個學科的領域中去研究問題；其次便是針對檔案的一體化管理進行研究，這不只是建立一個簡單的信息共享平臺，更是醫院辦公自動化、數字檔案庫和信息化建設的關鍵。
（二）檔案管理角度
1.加強人才培養，提高檔案管理人員的業務素質
首先，在醫院檔案的信息化建設中，首先需要加強團隊建設。檔案管理工作需要檔案業務能力強且掌握一定的計算機技術和信息化技術的管理人才，但在調查中發現，很多檔案管理的綜合素質水平普遍偏低，且專業知識結構與業務能力還有待加強，這與信息化建設要求和標準存在一定的落差。為了更好的建設信息化檔案，各大醫院應該注重檔案管理人員的培訓，同時積極開展相應的競賽與培訓活動，從而更好的幫助團隊提升專業素質能力，打造一支精良的信息化管理團隊。
2.加強檔案管理規范化建設，努力提高服務質量
就目前醫院的檔案管理現狀來說，改進并完善檔案管理制度與流程能有效的促使檔案管理規范化、科學化，例如在電子文件從建立到歸檔這一系列環節中，針對其中的薄弱環節，優化流程結構，制定完善的機制，加強員工專業素養與服務意識的培訓，這樣不能有效的提升服務質量，還能促使檔案管理工作更加高效化。
3.加強檔案信息化應用研究，努力探索新形勢下檔案管理工作的新模式
針對當下醫院檔案管理工作的缺陷，注重電子文件的應用與研究，結合自身實際情況，構建一套全新的檔案管理模式是重要的。因此在電子文件的應用與研究中，要充分掌握檔案管理軟件的使用方式，在探索全新管理模式的過程中，可以汲取國外發達地區組織機構答案管理模式的優點，然后在根據自身情況建立一套完善的信息管理體系。
四、結語
檔案管理工作的優化，首先要從管理團隊的建設中出發，其次是管理模式與管理流程的改進與優化。其次，也要注重科學理論的研究，幫助管理者更好的提升管理能力，同時幫助醫院的檔案管理模式與流程適應時代的腳步。
參考文獻
[1] 何麗.電子文件對醫院檔案管理工作的影響探析[J].辦公室業務，2015（23）：54.
（一）醫療設備檔案收集難度很大
現代化醫院的醫療設備通常種類繁多且大多是精密儀器，在前期的原始資料存檔方面就非常的復雜，是需要相當多的人力和物力去應對，而且醫療設備檔案其所需要收集的時間跨度也比較長，因此加大了檔案收集完整性的難度。這是因為醫院的醫療設備檔案和我們平常接觸的其他檔案資料不同，醫療設備檔案必須詳細記錄該設備從醫院采購進來到最終報廢這整個過程的所有細節，也就是說醫療設備檔案對于一臺設備就相當于我們和戶口本的關系。所以對于醫療設備檔案的收集難度很大。
（二）醫院對于醫療設備檔案管理的重視度不高，缺乏管理意識
我們通常疑惑的地方，為什么一定對醫療設備進行建檔，然后進行醫療設備檔案管理呢？其實所有的醫療設備檔案的建立以及管理，都是為了更好有有效率的去使用我們的設備。但是在許多現代化醫院中，醫療設備檔案管理所能發揮的作用都被醫院內部人員所忽視，這就直接導致存在許多的醫院并不重要醫療設備檔案管理。由于醫務人員普遍都不重視檔案管理，所以對于這一方面的工作都是采取應付的心理，這都說明了現代化醫院在醫療設備檔案管理上缺乏應有的管理意識。
（三）醫療設備檔案管理的團隊協作有待加強
醫療設備檔案的管理，通常都要同時牽涉不同科室和不同部門的醫務人員，因此要真正管理好醫療設備檔案需要很強的團隊精神，每個人不能覺得只要自己的做好了完成了就行，還需要抱著對檔案對團隊負責的態度。另一方面，醫療設備在進行檢修過程中是需要設備的使用者如某科室主治醫師、設備檔案管理者和醫院維修工程師同時合作的情況下才能完成，此時若有一方出現問題都會影響醫療設備檔案的管理。可是，現代化醫院由于醫務人員過多，在團隊協作方面也一直很薄弱，這些都是以后做好醫療設備檔案管理所要解決的難點。
（四）醫療設備檔案管理中缺乏信息化存檔管理
盡管現代化醫院在經營管理上，都已經應用了計算機，但是醫療設備的使用者和管理者更加喜歡方便收集和管理的文本檔案，而且在日常突況下，使用文本檔案能及時有效的記錄情況。因此信息化存檔管理就非常匱乏，許多醫療設備的檔案還是停留于原始的手工文字記載。但是隨著科技不斷的進步，計算機技術的信息化存檔的優勢已經越來越明顯，它存檔、檢索以及修改都非常的漸簡便。現代化醫院雖然采購了大量的高科技醫療設備，但是在對這些高科技設備的管理遲遲跟不上科技發展的步伐，這些都是需要不斷加強的。以上就是簡單的敘述了現代化醫院在醫療設備檔案管理中所出現的薄弱點，以及要做好檔案管理工作會遇到的難點，接下來筆者將對以上問題陳述我的建議和看法。
二、現代化醫院的醫療設備檔案管理的良策
（一）建立完整、規范的符合現代化
醫院的醫療設備檔案由于醫療設備檔案所要收集的信息量過大，且時間跨度很長，這就必須由醫院本身建立一個完整的、規范的醫療設備檔案。對于醫療設備檔案而言，最重要的是檔案的精準性和完整性，不能有任何的偏差也不能少了某一細節沒記錄。因此，無論是設備的采購前的資料、設備采購中的資料、設備運行中的資料和設備報廢機轉讓的資料都必須做到認真詳細記錄。
（二）增強醫療設備檔案管理的意識及加強團隊協作培訓工作
在應對缺乏醫療設備檔案管理的意識方面，筆者認為現代化醫院必須對醫院職工進行定期醫療設備檔案管理方面的培訓工作，已達到加強醫務人員的醫療設備檔案管理的意識。同時再將醫療設備檔案管理納入醫院職工的日常考核，這個考核不能只在單方面考核醫務人員，譬如醫療設備的使用者就只考核其使用過程中的檔案管理問題，必須考核到和下一環節能完全銜接。也就是說，設備用完了必須和設備管理者雙方一同做好設備的檔案記載工作。這樣一方面既可以加強醫務人員的設備檔案管理的意識，同時還能讓他們在設備的使用、維修、報廢及轉讓過程中更加的具有團隊精神。
（三）運用現代信息化技術提高設備檔案的效率
目前科學發展迅速，計算機網絡技術的已經應用到現代化醫院的各個方面，如醫療設備也有許多都是采用高科技。這些都預示著用文本檔案管理的方法來管理現代化醫院的醫療設備檔案顯然要被現代信息化技術所代替。以往醫療設備的文本檔案會由于借閱人員過多，時間長久導致文本檔案的缺失或不完整，這對于醫療設備的使用者而言是非常棘手的，但是通過信息化存檔就可以解決這個問題，每個新入庫的醫療設備都將其設備檔案做成電子檔，存儲于計算機中，然后上傳到醫院內網上，方便所有有權限的人能直接查閱到設備的檔案，若要修改可以直接在計算機上進行原始文檔修改。這就要求現代化醫院引進一套適用于計算機網絡上操作的醫療設備檔案管理系統，由于先進的計算機技術引入到醫療設備檔案管理中來，這將極大的提高現代化醫院在醫療設備使用和管理中的效率。
三、總結
