發(fā)布時(shí)間：2023-07-02 09:43:16
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關(guān)鍵詞:檔案管理;行政事業(yè)單位;思路
現(xiàn)代社會(huì)對(duì)于行政事業(yè)單位的運(yùn)作來說,建立系統(tǒng)、科學(xué)、民主的管理制度,對(duì)其生存與發(fā)展極為重要。所謂行政事業(yè)單位檔案工作制度建設(shè),就是按照規(guī)范化的質(zhì)量和效率,適應(yīng)行政事業(yè)單位協(xié)作化、規(guī)范化、科學(xué)化運(yùn)行的需要,并便于監(jiān)督和評(píng)價(jià)。
一、行政事業(yè)單位檔案工作的現(xiàn)狀
1.檔案工作的重視程度不平衡
行政事業(yè)單位檔案工作的重視很不平衡,個(gè)別單位對(duì)檔案工作重視還不夠,檔案意識(shí)薄弱,監(jiān)督力度不強(qiáng),未能對(duì)檔案工作所需的人、財(cái)、物和檔案整理歸檔時(shí)間給予充分的保證,雖然各部門把檔案工作列入年度工作計(jì)劃,也有專人負(fù)責(zé)抓落實(shí),但真正把檔案管理工作作為各部門工作有效機(jī)制來抓等方面還存在缺陷。
2.檔案室保管條件還比較差
多數(shù)單位還達(dá)不到檔案管理要求,與整齊、規(guī)范統(tǒng)一的要求還有一定的差距。少數(shù)單位綜合檔案室變成了雜物室,設(shè)施設(shè)備老化,有的綜合檔案室設(shè)施設(shè)備不齊全,檔案柜也五花八門不統(tǒng)一,比較零亂。個(gè)別單位檔案室設(shè)防意識(shí)不強(qiáng),設(shè)施設(shè)備不完善,管理體制不到位,使部分檔案受到損害。
3.檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)還相對(duì)薄弱
檔案管理工作不僅是一項(xiàng)政策性很強(qiáng)的工作,還是一項(xiàng)專業(yè)性技術(shù)性很強(qiáng)的工作,檔案人員要有較好的專業(yè)素質(zhì),才能勝任檔案管理工作。檔案人員因業(yè)務(wù)不精,導(dǎo)致歸檔文件的整理、分類和保管期限劃分等問題上不夠準(zhǔn)確,檔案不按時(shí)立卷歸檔和未及時(shí)移交綜合檔案室等情況時(shí)有發(fā)生。個(gè)別檔案人員對(duì)檔案工作重要性和責(zé)任性認(rèn)識(shí)還不夠,存在隨意應(yīng)付了事思想,對(duì)各科室必須要形成的檔案資料及時(shí)整理歸檔監(jiān)督指導(dǎo)力度不夠,思想上存在著為難情緒。
二、行政事業(yè)單位檔案制度建設(shè)的原則
首先,規(guī)范與靈活相統(tǒng)一。行政事業(yè)單位檔案工作制度的制定要按照國家標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行。這有助于制度執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。但這并不是說所有行政事業(yè)單位的檔案工作制度都是一成不變的,行政事業(yè)單位不僅規(guī)模不同,更有工作特點(diǎn)的差異,其管理方式與制度規(guī)范自然不能強(qiáng)求一律。檔案部門應(yīng)依靠自身特點(diǎn)不斷地實(shí)踐、探索和總結(jié),建立一套內(nèi)容全面、結(jié)構(gòu)完善、符合本單位實(shí)際的規(guī)章制度體系。
其次,職責(zé)與權(quán)益兼顧。在制度的制定過程中,要把“職責(zé)”這一部分調(diào)整到崗位標(biāo)準(zhǔn)中,明確職責(zé)范圍及權(quán)限。例如,一個(gè)行政事業(yè)單位檔案部門的分管領(lǐng)導(dǎo)可主要負(fù)責(zé)檔案管理工作目標(biāo)的制定、對(duì)歸檔檔案的檢查和指導(dǎo)等。在明確責(zé)任的同時(shí),應(yīng)注意保護(hù)工作人員的合法權(quán)益。當(dāng)前行政事業(yè)單位忽視工作人員權(quán)益的問題時(shí)有發(fā)生,這極大地影響工作人員的工作熱情,也必將影響到整個(gè)事業(yè)的發(fā)展。建立行政事業(yè)單位檔案工作制度必須把明確職責(zé)與保護(hù)權(quán)益放到同等重要的地位。
再次,制定與執(zhí)行并重。制度建設(shè)的首要工作就是根據(jù)單位檔案部門的實(shí)際需要,制定一系列系統(tǒng)、科學(xué)、合理的檔案管理規(guī)章制度。然而要想適合于單位的發(fā)展、有效調(diào)動(dòng)工作人員積極性,更為關(guān)鍵的是制度的有效執(zhí)行。單位領(lǐng)導(dǎo)在管理單位的過程中,應(yīng)更多地關(guān)注各項(xiàng)制度的落實(shí)情況,在實(shí)踐檢驗(yàn)的基礎(chǔ)上不斷完善,使制度更加合理化、規(guī)范化。
最后,動(dòng)態(tài)與靜態(tài)相結(jié)合。制度一經(jīng)形成,便在一定時(shí)期內(nèi)保持不變,具有相對(duì)的穩(wěn)定性,這是事業(yè)穩(wěn)定發(fā)展的前提。但是,制度并不是永不變化的。隨著時(shí)代的發(fā)展,行政事業(yè)單位的各項(xiàng)制度當(dāng)然也要隨之改變。特別是我國各項(xiàng)事業(yè)逐步和世界接軌,行政事業(yè)單位也逐步走上國際化道路。對(duì)檔案部門而言,應(yīng)當(dāng)積極學(xué)習(xí)國外的一些先進(jìn)的檔案管理辦法,并結(jié)合自身情況,不斷完善現(xiàn)有的檔案工作制度。
三、行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思考
1.健全檔案管理制度
建立檔案工作制度必須遵循以下要求:第一,規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性。建立起來的規(guī)章制度必須符合單位特點(diǎn)和檔案管理實(shí)際,以適應(yīng)行政事業(yè)單位檔案管理的需要。第二,簡(jiǎn)明實(shí)用。制度必須具有可操作性,其建立應(yīng)以方便實(shí)用、簡(jiǎn)便易行、可操作性強(qiáng)為目標(biāo),以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。第三,堅(jiān)持制度約束的雙向性。既約束領(lǐng)導(dǎo)又約束職工。領(lǐng)導(dǎo)的行為和形象直接影響著制度的順利執(zhí)行,而職工是單位的主要構(gòu)成群體,是制度的主要約束對(duì)象和執(zhí)行者。第四,堅(jiān)持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門,又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中,要做到有功必賞、有過必罰,充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。
2.加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo),提高人事檔案管理水平
各級(jí)行政事業(yè)單位要提高對(duì)檔案管理工作的重視程度,將其納入議事日程,首先要建立檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu),定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和指導(dǎo)、督促;其次要結(jié)合本單位檔案管理工作實(shí)際,建立起檔案管理達(dá)標(biāo)升級(jí)考核機(jī)制,對(duì)檔案工作實(shí)行定性、定量考核,可按照分級(jí)分類指導(dǎo)的原則,通過等級(jí)升降來實(shí)施動(dòng)態(tài)管理;同時(shí)應(yīng)參考國家檔案建設(shè)的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn),建立和完善質(zhì)量管理體系。各單位可結(jié)合本單位具體情況,研究制定本單位檔案各項(xiàng)工作的質(zhì)量評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn),并積極組織實(shí)施,從而推進(jìn)檔案工作制度化、規(guī)范化和科學(xué)化建設(shè)。
3.開展現(xiàn)代化和信息化建設(shè),提高人事檔案利用效率
實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化,是檔案服務(wù)于事業(yè)單位制度改革與發(fā)展的需要,也是適應(yīng)社會(huì)對(duì)檔案信息需求日漸增強(qiáng)的客觀需求。要使檔案最大限度地發(fā)揮作用,必須把先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于檔案管理,以達(dá)到提高工作效率和延長(zhǎng)檔案壽命的目的。首先,各級(jí)事業(yè)單位檔案管理部門要提高信息管理的時(shí)效性,準(zhǔn)確、及時(shí)地傳輸信息;其次,要對(duì)檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助管理,利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù),將檔案資料整理輸入計(jì)算機(jī),通過相應(yīng)的技術(shù)處理,將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料,實(shí)現(xiàn)檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存;其三,要充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新,通過網(wǎng)絡(luò),可以實(shí)行不屬于保密范圍的檔案信息的社會(huì)共享,向社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務(wù),以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效共享。既方便利用者又提高了檔案工作的效率和質(zhì)量,并大大提高檔案的利用效率。
4.加強(qiáng)行政事業(yè)單位檔案保密工作
首先,檔案的庫房管理是檔案保密的重點(diǎn),從總體上講,檔案庫房應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定興建,并不是任何一間辦公室都可以用作庫房。從檔案保密的角度來看,不宜將庫房設(shè)在辦公樓的最底層,庫房門窗等應(yīng)專門加固,以防盜竊。還應(yīng)做到庫房與辦公室分開,庫房與閱覽室分開。檔案庫房應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理,制定嚴(yán)格的庫房管理制度,無關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。
其次,做好檔案的保管期限與保密期限的區(qū)分工作,確定保管期限的原則是,正確分析和鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用,根據(jù)本行政事業(yè)單位工作的需要和為國家積累歷史文化財(cái)富的需要,全面確定檔案的保存價(jià)值,準(zhǔn)確地判定檔案的保管期限。
總之,行政事業(yè)單位檔案工作地存在一些問題,影響了檔案工作為經(jīng)濟(jì)和社會(huì)服務(wù)功能的發(fā)揮。在新的歷史條件下,行政事業(yè)單位檔案工作必須要緊緊聯(lián)系時(shí)展的新任務(wù)、新特點(diǎn)、新要求。行政事業(yè)單位檔案工作要?jiǎng)?chuàng)造性地開展,推進(jìn)檔案工作跨越式發(fā)展的重要一步,這是時(shí)展的必然要求,也是檔案工作維護(hù)好、保管好、服務(wù)好主要職能的體現(xiàn)。
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關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位；會(huì)計(jì)檔案；問題；對(duì)策
中圖分類號(hào)：F23 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
原標(biāo)題：淺談行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理存在的問題及對(duì)策
收錄日期：2013年11月6日
會(huì)計(jì)檔案是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)主體經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要史料和證據(jù)，是國家檔案的重要組成部分，其收納范圍包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料。在實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的情況下，除了打印輸出的證、賬、表以外，整個(gè)系統(tǒng)開發(fā)形成的全套文檔資料、存儲(chǔ)有會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的有關(guān)介質(zhì)等都屬于會(huì)計(jì)檔案的范疇，也應(yīng)妥善保管。
行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案作為記錄單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料證據(jù)，在加強(qiáng)財(cái)政財(cái)務(wù)管理、開展資金績(jī)效評(píng)估、實(shí)施責(zé)任審計(jì)、提供宏觀決策信息等方面具有不可替代的作用。在具體工作中，盡管《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》以及財(cái)政部《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等都對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理作了明確具體的規(guī)定，但由于客觀條件的變化和主觀因素的影響，各行政事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理還是存在許多問題，一定程度上成為了財(cái)務(wù)管理工作的一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)，直接影響了財(cái)務(wù)管理的質(zhì)量和水平。加強(qiáng)和規(guī)范行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理，進(jìn)一步提高會(huì)計(jì)檔案的管理水平，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案的重要作用，成為當(dāng)前迫切需要解決的問題之一。本文擬從存在的主要問題、原因分析和對(duì)策建議三個(gè)方面探討完善行政事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理制度。
一、存在的主要問題
（一）相關(guān)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠。從會(huì)計(jì)檔案的責(zé)任者、管理者、使用者分析，都存在對(duì)其重要性認(rèn)識(shí)不足的問題。從責(zé)任者的角度看，一方面很多財(cái)會(huì)人員明知會(huì)計(jì)檔案管理是財(cái)務(wù)管理的重要環(huán)節(jié)，但秉持“鐵路警察，各管一段”的錯(cuò)誤理念，認(rèn)為僅是會(huì)計(jì)檔案管理人員的事，卻不知會(huì)計(jì)檔案的管理與其形成過程是緊密相關(guān)的；另一方面，會(huì)計(jì)檔案管理人員又認(rèn)為每一份會(huì)計(jì)檔案在其各個(gè)責(zé)任環(huán)節(jié)分別有經(jīng)辦人、審核人、歸檔人等責(zé)任主體，會(huì)計(jì)檔案的管理就是保管和銷毀。從管理者的角度看，單位領(lǐng)導(dǎo)甚至財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人對(duì)資金管理和會(huì)計(jì)核算一般都很重視，但對(duì)會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理工作往往忽視。從使用者的角度看，在需要的時(shí)候會(huì)很重視會(huì)計(jì)檔案管理，但對(duì)會(huì)計(jì)檔案使用的相關(guān)手續(xù)辦理卻不很理解，甚至覺得繁瑣，對(duì)檔案管理人員不尊重。
（二）會(huì)計(jì)檔案管理制度不完善或執(zhí)行不嚴(yán)格。絕大多數(shù)行政事業(yè)單位沒有根據(jù)國家規(guī)定結(jié)合自身實(shí)際制定本單位會(huì)計(jì)檔案管理制度，或僅作為財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度的一個(gè)部分。有些單位雖然有制度，但也沒有嚴(yán)格執(zhí)行。兩者共同的結(jié)果，往往是單位會(huì)計(jì)檔案管理職責(zé)不清、程序不嚴(yán)、要求不明、手續(xù)不全，久而久之，單位會(huì)計(jì)檔案管理就會(huì)錯(cuò)漏叢生，問題不斷。
（三）會(huì)計(jì)檔案管理投入不足。一是硬件投入不足，表現(xiàn)在檔案存放場(chǎng)所過于簡(jiǎn)陋、防盜防潮防火防蟲防光防溫防塵等設(shè)施不齊全、檔案陳列架、盒等存放設(shè)施不符合要求等，同時(shí)很多單位沒有電子檔案和圖片檔案管理設(shè)施；二是軟件方面，沒有配備必要的管理軟件、也沒有制定和嚴(yán)格執(zhí)行相應(yīng)的制度措施；三是部分單位沒有配備專（兼）職會(huì)計(jì)檔案保管人員，已配備的單位，往往也存在業(yè)務(wù)素質(zhì)不高的問題。
（四）會(huì)計(jì)檔案立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等工作不規(guī)范。在立卷和歸檔上，有些單位沒有建立預(yù)設(shè)案卷制度，導(dǎo)致分類、立卷和歸檔混亂。在保管上，沒有建立會(huì)計(jì)檔案定期歸檔、入庫驗(yàn)收等制度，導(dǎo)致部分會(huì)計(jì)檔案得不到及時(shí)歸檔整理，同時(shí)一些裝訂不規(guī)范、簽章不齊全的會(huì)計(jì)檔案“蒙混過關(guān)”進(jìn)入了保管庫房。在查閱和銷毀上，主要是手續(xù)不齊全、交接不清楚、程序不規(guī)范，造成查閱困難、銷毀不及時(shí)、積案過多、毀損嚴(yán)重等。
二、主要原因分析
（一）單位沒有建立會(huì)計(jì)檔案人員長(zhǎng)效培訓(xùn)機(jī)制。會(huì)計(jì)檔案的整理歸檔一般都由會(huì)計(jì)人員完成，會(huì)計(jì)檔案案卷質(zhì)量的高低則取決于會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理的熟練程度。但是，幾乎所有單位都沒有組織相關(guān)人員進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，財(cái)政部門和檔案管理機(jī)構(gòu)也很少進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，絕大多數(shù)的會(huì)計(jì)檔案歸檔和技術(shù)處理主要靠本單位老會(huì)計(jì)人員的言傳身教。這樣的后果：一是造成相關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理人員和責(zé)任對(duì)象沒有規(guī)范的檔案法制意識(shí)；二是沒有規(guī)范的檔案管理技術(shù)可供借鑒和參考，容易和檔案事業(yè)發(fā)展的技術(shù)脫節(jié)；三是對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的重要性缺乏認(rèn)識(shí)，在工作中容易忽視管理細(xì)節(jié)，責(zé)任心不強(qiáng)。
（二）檔案管理制度不完善、甚至缺失。由于行政事業(yè)單位類別較多，情況龐雜，很多行政事業(yè)單位對(duì)業(yè)務(wù)工作檔案很重視，管理制度很規(guī)范、措施也得力，但對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理，往往認(rèn)為僅是財(cái)務(wù)人員的事，沒有必要制定單獨(dú)的管理制度。特別是規(guī)模小、人員少的單位，由于財(cái)務(wù)工作業(yè)務(wù)量不大，單位會(huì)計(jì)有可能是外聘人員承擔(dān)，由于外聘人員流動(dòng)性大，加之單位領(lǐng)導(dǎo)不熟悉財(cái)政財(cái)務(wù)管理工作，“費(fèi)力不討好”的會(huì)計(jì)檔案管理很容易成為邊緣工作而無人過問，更別提制定和完善相應(yīng)的會(huì)計(jì)檔案管理制度了。
（三）經(jīng)費(fèi)不足，工作條件有限。一方面會(huì)計(jì)檔案管理作為單位內(nèi)部管理的一部分，檔案主管部門和財(cái)政部門都沒有經(jīng)費(fèi)投入的明確規(guī)定，其管理人員、管理場(chǎng)所、設(shè)施設(shè)備等經(jīng)費(fèi)投入，一般是由單位領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)安排，沒有例行的經(jīng)費(fèi)預(yù)算提供保障；另一方面很多單位領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)會(huì)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的重要性、專業(yè)性認(rèn)識(shí)不足，難以保證會(huì)計(jì)檔案存放在時(shí)間、空間、設(shè)施、環(huán)境等方面得到足夠的重視，認(rèn)為會(huì)計(jì)檔案只要不丟失就可以了，舍不得投入。
（四）會(huì)計(jì)檔案管理監(jiān)管力度不夠。在單位接受的各項(xiàng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)檢查和審計(jì)工作中，很少有將會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理作為檢要事項(xiàng)的情況。在單位內(nèi)部，也很少有單位將會(huì)計(jì)檔案管理真正融入到財(cái)政財(cái)務(wù)管理工作的全過程，作為單位財(cái)政財(cái)務(wù)管理的固有環(huán)節(jié)來對(duì)待，很少建立各環(huán)節(jié)相互制約、相互促進(jìn)的會(huì)計(jì)檔案監(jiān)管機(jī)制，影響了會(huì)計(jì)檔案的質(zhì)量和管理的成效，最終影響會(huì)計(jì)檔案的有效利用。
三、對(duì)策建議
（一）加強(qiáng)會(huì)計(jì)人員檔案知識(shí)培訓(xùn)，提高會(huì)計(jì)檔案管理意識(shí)和水平。首先，財(cái)政部門和各行政事業(yè)單位應(yīng)高度重視會(huì)計(jì)檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，將會(huì)計(jì)檔案管理及操作技能培訓(xùn)納入會(huì)計(jì)人員崗前培訓(xùn)和繼續(xù)教育培訓(xùn)的重要內(nèi)容，努力使會(huì)計(jì)人員熟練掌握會(huì)計(jì)檔案整理的基本知識(shí)、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)與操作技能，從源頭上做好會(huì)計(jì)檔案管理的基礎(chǔ)工作；其次，檔案主管機(jī)關(guān)要從規(guī)范管理的角度，對(duì)行政事業(yè)單位開展會(huì)計(jì)檔案管理的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，進(jìn)一步提高會(huì)計(jì)檔案管理的水平；最后，單位財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)內(nèi)部財(cái)務(wù)人員之間要做好“傳、幫、帶”工作，將好的意識(shí)、好的技術(shù)、好的經(jīng)驗(yàn)認(rèn)真?zhèn)鞒小?/p>
（二）全面梳理檔案管理流程，完善檔案管理制度。要根據(jù)《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》、《中華人民共和國檔案法》、《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》以及財(cái)政部《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等法規(guī)的規(guī)定，認(rèn)真全面地梳理本單位會(huì)計(jì)檔案管理流程，結(jié)合自身實(shí)際，從“定崗位、定職責(zé)、定目標(biāo)、定措施”等方面著手，制定契合本單位要求的檔案管理制度，落實(shí)檔案管理人員的崗位責(zé)任制。
（三）加大經(jīng)費(fèi)投入，理順會(huì)計(jì)檔案管理體制。一方面要在硬件上加大投入，確保會(huì)計(jì)檔案管理場(chǎng)所和相關(guān)設(shè)施符合要求；另一方面要理順會(huì)計(jì)檔案管理體制，嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定，明確會(huì)計(jì)檔案保管的責(zé)任機(jī)構(gòu)，由財(cái)務(wù)部門將相關(guān)經(jīng)費(fèi)列入本單位年度預(yù)算，保障檔案管理經(jīng)費(fèi)有穩(wěn)定可靠的來源。此外，規(guī)模再小的單位，也要高度重視會(huì)計(jì)檔案管理問題，配備必要的場(chǎng)所，在人員更替時(shí)注重會(huì)計(jì)檔案的完整交接和保管，配備必要的保管設(shè)施并嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)制度。
（四）規(guī)范會(huì)計(jì)檔案立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等工作
1、規(guī)范會(huì)計(jì)檔案立卷、歸檔。要結(jié)合本單位會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容、會(huì)計(jì)檔案的數(shù)量等實(shí)際，制定科學(xué)合理的立卷、歸檔方案，準(zhǔn)備好預(yù)設(shè)案卷；二是及時(shí)規(guī)范整理會(huì)計(jì)檔案。日常產(chǎn)生的會(huì)計(jì)憑證要及時(shí)整理裝訂，規(guī)范封粘、簽章。在檢查確認(rèn)憑證封面所列事項(xiàng)記載完整后進(jìn)行裝訂，憑證厚薄要適中。裝訂完畢確保沒有散頁后按月份先后順序放入檔案盒中，并逐項(xiàng)填寫檔案盒上的內(nèi)容；三是年度終了，若在手工記賬環(huán)境下，必須將活頁賬簿中的空白頁取出，并按賬頁編號(hào)順序填寫目錄，認(rèn)真填寫賬簿啟用表，活頁賬簿、目錄及賬簿啟用表一并裝訂完成后封粘，裝訂人員在封粘處簽章；若在電算化會(huì)計(jì)情況下，年終要將打印輸出的各類會(huì)計(jì)賬頁分類整理，按科目及時(shí)間順序用號(hào)碼機(jī)打印序號(hào)后編制目錄，按科目填寫賬簿啟用表，分類分科目裝訂后封粘，裝訂人員在封粘處簽章。將會(huì)計(jì)報(bào)表分月逐頁編制序號(hào)，并按序號(hào)編制目錄，最后按時(shí)間先后順序裝訂，裝訂人員在封粘處簽章。其他會(huì)計(jì)資料的裝訂同會(huì)計(jì)報(bào)表的裝訂。
2、規(guī)范會(huì)計(jì)檔案的保管。已建立綜合檔案室的單位，會(huì)計(jì)檔案可由財(cái)會(huì)部門暫管一年后（便于財(cái)會(huì)部門查閱近期資料）按照相關(guān)規(guī)定交由綜合檔案室保管。沒有建立綜合檔案室的單位，財(cái)會(huì)部門要明確專（兼）職人員負(fù)責(zé)妥善保管會(huì)計(jì)檔案，會(huì)計(jì)人員交接時(shí)，要認(rèn)真辦理交接手續(xù)。
3、建立嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)計(jì)檔案的查閱、銷毀制度。一要嚴(yán)格會(huì)計(jì)檔案查閱利用手續(xù)，做到借出、送還、移交、銷毀各個(gè)環(huán)節(jié)都有規(guī)范的記錄，做到責(zé)任明確、內(nèi)容完整、時(shí)間清楚；二要嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)計(jì)檔案查閱審批制度，未經(jīng)有權(quán)限人員批準(zhǔn)，任何人不得查閱會(huì)計(jì)檔案；三要嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)計(jì)檔案銷毀規(guī)定。要特別突出檔案銷毀的法律意識(shí)，依法依規(guī)進(jìn)行檔案銷毀。要嚴(yán)格按照會(huì)計(jì)檔案管理相關(guān)法規(guī)，對(duì)已到保管期限需要銷毀的會(huì)計(jì)檔案編制銷毀清冊(cè)，列明名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容，并由單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見。保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，按規(guī)定不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷并在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行由相關(guān)部門監(jiān)銷制度。
（五）加大會(huì)計(jì)檔案管理的監(jiān)管力度。財(cái)政、審計(jì)、稅務(wù)等部門在進(jìn)行各項(xiàng)業(yè)務(wù)檢查時(shí)，應(yīng)將會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范化管理作為檢查的重要內(nèi)容，促使單位規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理，進(jìn)一步提高會(huì)計(jì)檔案管理水平，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案的重要利用價(jià)值。單位內(nèi)部應(yīng)將會(huì)計(jì)檔案監(jiān)管作為內(nèi)部控制的重要內(nèi)容，融入單位財(cái)政財(cái)務(wù)管理的相關(guān)制度之中，在日常管理中嚴(yán)格遵循，形成長(zhǎng)效機(jī)制。
以上是筆者對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的一些粗淺認(rèn)識(shí)，若有不當(dāng)之處，敬請(qǐng)大家提出寶貴意見，共同探索，使會(huì)計(jì)檔案管理走上規(guī)范化的軌道。
主要參考文獻(xiàn)：
1 行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理存在的問題
1.1 思想不夠重視
目前，在諸多行政事業(yè)單位中，對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作中，很多財(cái)務(wù)人員甚至是單位領(lǐng)導(dǎo)都不夠重視，對(duì)該項(xiàng)工作缺乏充分的認(rèn)識(shí)，工作應(yīng)付性較強(qiáng)，認(rèn)為會(huì)計(jì)檔案管理工作是一項(xiàng)費(fèi)時(shí)費(fèi)力又不討好的工作，并且會(huì)計(jì)檔案工作與會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作之間也存在脫節(jié)的情況。還有就是在會(huì)計(jì)檔案管理人員的配置上，很多單位都存在的問題是，會(huì)計(jì)檔案管理人員對(duì)檔案管理工作缺乏經(jīng)驗(yàn)，或沒有進(jìn)行過檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)，對(duì)檔案管理的基本操作規(guī)程不懂，導(dǎo)致檔案管理不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)。此外，還有少數(shù)行政事業(yè)單位，在會(huì)計(jì)檔案管理方面沒有制定相關(guān)的管理制度，只作為財(cái)務(wù)管理中的一個(gè)分支，而部分單位雖然對(duì)檔案管理制度也詳細(xì)的進(jìn)行了制定，但是在制度的落實(shí)方面存在較大問題。
1.2 資料收集不全
在對(duì)會(huì)計(jì)檔案資料進(jìn)行收集管理中，存在的主要問題有：首先，部分單位只對(duì)報(bào)表、賬簿及憑證等專業(yè)資料進(jìn)行收集歸檔，而對(duì)會(huì)計(jì)磁性介質(zhì)、文件資料等的整理與歸檔工作不夠重視，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案不完整、不齊全。雖然也有單位會(huì)將會(huì)計(jì)信息資料存入到磁性介質(zhì)中，但對(duì)光盤、磁盤等管理不當(dāng)，導(dǎo)致信息極易丟失。其次，在已交單位會(huì)計(jì)檔案的時(shí)候，沒有嚴(yán)格進(jìn)行清點(diǎn)，已交清單缺失，未按照定期、永久兩類分別保存，導(dǎo)致檔案查找難度較大。最后，隨著會(huì)計(jì)電算化技術(shù)的發(fā)展和軟件的升級(jí)，而諸多單位對(duì)軟件系統(tǒng)沒有進(jìn)行升級(jí)換代，造成部分會(huì)計(jì)電算化檔案無法調(diào)取使用。
1.3 檔案管理不細(xì)致
部分單位對(duì)會(huì)計(jì)憑證不能及時(shí)裝訂，導(dǎo)致會(huì)計(jì)憑證以及丟失；在對(duì)一些活頁賬簿進(jìn)行裝訂的時(shí)候，沒有裝訂封面，也沒有按照頁碼或順序進(jìn)行裝訂成冊(cè)，對(duì)會(huì)計(jì)報(bào)表也是分散存放，未按月裝訂。在對(duì)會(huì)計(jì)檔案立卷時(shí)，分別按照保管期限立卷歸檔，而是在一個(gè)檔案盒內(nèi)隨意存放。部分單位對(duì)保密性過分強(qiáng)調(diào)，嚴(yán)格限制了會(huì)計(jì)檔案人員的身份，會(huì)計(jì)檔案的作用也無法發(fā)揮出來，只是作為一份資料保存在檔案室內(nèi)。在超過保管期的會(huì)計(jì)檔案鑒定與銷毀方面，檔案管理人員缺少權(quán)限，即便是已經(jīng)超過保管期間，也沒人敢對(duì)檔案進(jìn)行銷毀。
1.4 監(jiān)管力度不足
行政事業(yè)單位對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)與檢查工作中，對(duì)會(huì)計(jì)檔案往往不作為檢查與管理的重點(diǎn)。而且在單位內(nèi)部，財(cái)政財(cái)務(wù)管理中也很少將會(huì)計(jì)檔案管理工作真正融入，沒有將會(huì)計(jì)檔案管理作為會(huì)計(jì)工作的固有環(huán)節(jié)對(duì)待，會(huì)計(jì)檔案管理也與其它各環(huán)節(jié)之間脫節(jié)，沒有形成相互促進(jìn)、相互制約的監(jiān)管機(jī)制，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的成效和管理質(zhì)量都帶來不利影響，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的有效利用直接產(chǎn)生影響。
2 加強(qiáng)行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作的對(duì)策
2.1 建立健全會(huì)計(jì)檔案管理工作制度
首先，應(yīng)該對(duì)財(cái)務(wù)檔案歸檔制度進(jìn)行監(jiān)督，對(duì)歸檔范圍、程序、期限、要求以及整理的方法進(jìn)行明確；其次，建立檔案安全保密制度及保管制度，利用科學(xué)的管理方法和先進(jìn)的管理手段對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理，保證檔案不會(huì)出現(xiàn)損壞、銹蝕及泄密等情況，對(duì)管理人員的職責(zé)進(jìn)行明確；第三，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作責(zé)任制度進(jìn)行建立健全，對(duì)各責(zé)任人的職責(zé)進(jìn)行明確，保證會(huì)計(jì)檔案管理各項(xiàng)工作都能落到實(shí)處；第四，制定會(huì)計(jì)檔案管理獎(jiǎng)懲制度，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作定期進(jìn)行檢查，對(duì)管理人員的管理能力進(jìn)行評(píng)價(jià)，通過精神獎(jiǎng)勵(lì)、物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)及處罰措施配合應(yīng)用，提高會(huì)計(jì)檔案管理工作的水平。
2.2 提高會(huì)計(jì)檔案管理人員的素質(zhì)
作為單位領(lǐng)導(dǎo)而言，首先要認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)檔案管理的重要性，要在領(lǐng)導(dǎo)的工作日程中加入會(huì)計(jì)檔案管理工作，從法律的高度來對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理。對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作人員也要加強(qiáng)培訓(xùn)，使其掌握檔案管理的操作技能與管理方法，在上崗前，要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行技能培訓(xùn)，在工作過程中，也要定期進(jìn)行培訓(xùn)，使會(huì)計(jì)檔案管理人員的執(zhí)行力及責(zé)任心得到強(qiáng)化。在會(huì)計(jì)檔案工作硬件設(shè)施方面，也應(yīng)適當(dāng)加大投入，改善硬件設(shè)施，對(duì)檔案室的部分設(shè)備要進(jìn)行更換與添置，如空調(diào)、滅火器、防盜門等，檔案室配備打印機(jī)、計(jì)算機(jī)、掃描儀及去濕機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，實(shí)現(xiàn)信息化的會(huì)計(jì)檔案管理需求。
2.3 規(guī)范會(huì)計(jì)檔案整理歸檔工作
在會(huì)計(jì)檔案管理日常工作中，對(duì)會(huì)計(jì)憑證要及時(shí)進(jìn)行整理裝訂，對(duì)封粘、簽章要進(jìn)行規(guī)范，會(huì)計(jì)檔案裝訂完成后要莊河保管，確保會(huì)計(jì)檔案的保管壽命得到延長(zhǎng)。按月份要求對(duì)會(huì)計(jì)憑證依據(jù)先后順序裝入憑證盒，財(cái)務(wù)報(bào)告、會(huì)計(jì)賬簿及其它會(huì)計(jì)檔案逐卷裝入檔案盒，并且要在盒面上寫清楚盒內(nèi)檔案的內(nèi)容。對(duì)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)產(chǎn)生的會(huì)計(jì)憑證、報(bào)表、賬簿、系統(tǒng)日志等數(shù)據(jù)要定期采用統(tǒng)一的紙質(zhì)進(jìn)行打印裝訂并存檔，并且要進(jìn)行備份，檔案室做好防火、防磁、防塵及防潮工作。如果檔案采用磁性保存，必須做好備份，并定期進(jìn)行檢查。對(duì)會(huì)計(jì)檔案保管進(jìn)行規(guī)范，如果單位建立有綜合檔案室，財(cái)會(huì)部門可對(duì)會(huì)計(jì)檔案保存一定時(shí)間后，轉(zhuǎn)交到綜合檔案室保存。如果沒有綜合檔案室，則財(cái)會(huì)部門由專人對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行妥善保管。
2.4 強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案的開發(fā)利用
對(duì)會(huì)計(jì)檔案查閱利用手續(xù)進(jìn)行嚴(yán)格制定，確保各個(gè)環(huán)節(jié)都要詳細(xì)記錄，明確各環(huán)節(jié)時(shí)間、責(zé)任人等。對(duì)檔案案卷、專題、文號(hào)等目錄進(jìn)行編制，方便檔案的索引與查找，可利用計(jì)算機(jī)快速實(shí)現(xiàn)檔案的查找，提高檔案利用速度。建立財(cái)務(wù)檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，如文書檔案匯總、財(cái)務(wù)檔案查閱、財(cái)務(wù)檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)、財(cái)務(wù)檔案移交清冊(cè)等登記簿及臺(tái)賬。對(duì)單位的預(yù)算執(zhí)行能力及財(cái)務(wù)運(yùn)行中的不足與特點(diǎn)等可利用財(cái)務(wù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)資料進(jìn)行分析總結(jié)，并針對(duì)性的提出預(yù)防的措施，為單位領(lǐng)導(dǎo)的決策提供依據(jù)。對(duì)會(huì)計(jì)檔案銷毀制度也要明確規(guī)定并嚴(yán)格執(zhí)行。與財(cái)會(huì)部門一起，會(huì)計(jì)檔案管理人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案要做好鑒定工作，妥善保管有價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案，對(duì)已經(jīng)失去價(jià)值的檔案可大膽銷毀，而對(duì)一些已經(jīng)過了保管期，但是還存在債權(quán)債務(wù)等問題的檔案，不能銷毀，可作為單獨(dú)的項(xiàng)目的進(jìn)行保管，在保管清冊(cè)及銷毀清冊(cè)備注欄內(nèi)注明檔案情況。
2.5 強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案監(jiān)督管理
審計(jì)、財(cái)政及檔案部門對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)進(jìn)行檢查時(shí)，其工作的內(nèi)容之一也要針對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理進(jìn)行檢查，才能使單位會(huì)計(jì)檔案管理工作得到監(jiān)督，管理水平也才能得到根本性的提升，單位會(huì)計(jì)檔案管理工作的價(jià)值才能發(fā)揮出來。將會(huì)計(jì)檔案監(jiān)管工作作為單位內(nèi)部管控制管理的重要內(nèi)容，在日常管理中，也要嚴(yán)格遵循，將單位會(huì)計(jì)檔案管理工作作為一項(xiàng)長(zhǎng)效工作來抓。
【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理工作；改革；電子政務(wù)發(fā)展；探討
在信息時(shí)代背景下，事業(yè)單位管理水平逐漸提高，已步入到嶄新的發(fā)展階段。由于受到一系列主、客觀因素的影響，比如，固有模式的束縛，事業(yè)檔案管理工作各方面的問題日益突顯。面對(duì)這種情況，發(fā)展電子政務(wù)，提高事業(yè)單位檔案管理水平已成為新時(shí)期社會(huì)發(fā)展的主流，也是一種必然趨勢(shì)。以此，提高事業(yè)單位檔案管理工作效率與質(zhì)量。
一、事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀
在新時(shí)代下，事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀并不樂觀，存在一系列問題，嚴(yán)重阻礙事業(yè)單位的發(fā)展。首先事業(yè)單位沒有意識(shí)到檔案管理工作的重要性。事業(yè)單位是我國信息管理的重要機(jī)構(gòu)，但在日常工作中，領(lǐng)導(dǎo)者忽視了檔案信息管理的重要性，沒有明確崗位職責(zé)，并落到實(shí)處。其次，缺乏現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備。檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)而復(fù)雜的工程，需要充分利用先進(jìn)的辦公設(shè)備，降低檔案信息數(shù)據(jù)的錯(cuò)誤率，提高工作效率。但在實(shí)際工作中，事業(yè)單位為了減少辦公設(shè)備方面的成本支出，沒有定期更換硬件設(shè)備，辦公設(shè)備落后，已經(jīng)無法滿足新時(shí)期檔案管理的客觀要求，無法充分發(fā)揮檔案信息自身的作用。同時(shí)，在日常工作中，不注重對(duì)信息資源的開發(fā)，也沒有優(yōu)化利用已有的檔案信息資源。最后，事業(yè)單位不具備高素質(zhì)的檔案管理人才。已有的檔案管理人員不具備基本的職業(yè)素質(zhì)，不具備基本的理論知識(shí)，專業(yè)化的技能，檔案管理不規(guī)范，經(jīng)常出現(xiàn)各種問題。事業(yè)單位也沒有定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)化的培訓(xùn)，檔案管理水平極其低下。此外，檔案信息保管存在安全隱患，安全性較低，無法充分展現(xiàn)檔案信息的利用價(jià)值。
二、事業(yè)單位檔案管理工作改革策略
1.優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理體制。
在新時(shí)代下，事業(yè)單位檔案管理已成為電子政務(wù)建設(shè)的重中之重，需要統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)與協(xié)調(diào)，使相關(guān)的政務(wù)信息價(jià)值取向、流動(dòng)更加明確。為此，需要不斷優(yōu)化已有的檔案管理體制，完善已有的業(yè)務(wù)流程，和電子政務(wù)建設(shè)相融合，不斷促進(jìn)事業(yè)單位辦公的自動(dòng)化、信息化。
2.不斷拓展事業(yè)單位檔案管理職能。
在日常工作中，事業(yè)單位要對(duì)檔案管理信息進(jìn)行數(shù)字化設(shè)計(jì)，檢查歸檔的電子文件，需要不斷延伸監(jiān)督指導(dǎo)工作，在監(jiān)督管理電子檔案文件的同時(shí)，還要提前對(duì)電子檔案文件進(jìn)行一系列的操作，比如，鑒別、篩選，為事業(yè)單位檔案管理職能的拓展埋下伏筆。在此基礎(chǔ)上，需要和對(duì)應(yīng)的政務(wù)中心取得聯(lián)系，全面了解文件中心的客觀需求，及時(shí)提供相關(guān)文件，使檔案文件在文件中心的地位日益突顯。此外，需要不斷拓展服務(wù)范圍，充分利用電子政務(wù)優(yōu)勢(shì)，對(duì)事業(yè)單位、事業(yè)單位之間進(jìn)行全方位的監(jiān)督管理，提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，向社會(huì)大眾提供各方面的政務(wù)信息，滿足社會(huì)不同領(lǐng)域在政務(wù)信息方面的客觀需求。
3.逐漸實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的數(shù)字化。
從某種意義上說，檔案信息資源數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)是事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的首要前提，能夠?qū)n案原件起到一定的保護(hù)作用。在實(shí)現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化的道路上，要充分利用各種先進(jìn)的信息手段，把相關(guān)的物質(zhì)載體轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，還構(gòu)建全新的檔案目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫，管理各種檔案信息資源，提高它們的利用率。此外，以電子政務(wù)管理方法、流程為紐帶，不斷優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理形式，需要統(tǒng)一規(guī)范事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)管理庫中不同類型文件格式等，并對(duì)不同類型的文件、檔案內(nèi)容等方面做出統(tǒng)一的規(guī)定。要以事業(yè)單位自身的運(yùn)營情況為紐帶，以信息化管理標(biāo)準(zhǔn)為基點(diǎn)，制定可行的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系，并在實(shí)踐中不斷優(yōu)化完善，使檔案信息更加規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。
4.構(gòu)建有效平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)資源有效整合。
事業(yè)單位檔案信息化管理平臺(tái)的構(gòu)建是建立事業(yè)單位已有平臺(tái)基礎(chǔ)上的，檔案管理平臺(tái)、整體平臺(tái)之間屬于對(duì)立、統(tǒng)一的關(guān)系，需要嚴(yán)格按照檔案管理流程、業(yè)務(wù)內(nèi)容等進(jìn)行，并遵循相關(guān)的原則，比如，動(dòng)態(tài)原則、拓展原則，對(duì)事業(yè)單位檔案管理改革工作進(jìn)行客觀、科學(xué)的戰(zhàn)略規(guī)劃。就檔案資源有效整合來說，離不開事業(yè)單位管理軟件的應(yīng)用。在優(yōu)化改革的道路上，要充分發(fā)揮事業(yè)單位這個(gè)發(fā)展平臺(tái)具有的作用，實(shí)現(xiàn)檔案資源的優(yōu)化重組，比如，檔案信息數(shù)據(jù)的歸類。
5.重組檔案管理組織架構(gòu)。
在新時(shí)代下，信息化對(duì)檔案管理工作有著較大的沖擊，必須走上改革的道路。改革檔案管理本身的同時(shí)，也需要對(duì)其背后的組織架構(gòu)體系進(jìn)行全方位的改革。最直接的方法是：把網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)人才納入到對(duì)應(yīng)的組織架構(gòu)中，使事業(yè)單位檔案管理信息化更具安全性。同時(shí)，還要培養(yǎng)專門的信息化、現(xiàn)代化檔案管理人才，不僅要具備專業(yè)化的管理技能，還要能夠熟練操作檔案管理信息平臺(tái)，不斷注入新鮮的血液，引入新時(shí)期事業(yè)單位人力資源管理機(jī)制。并以績(jī)效激勵(lì)制度為紐帶，提高檔案管理者的能動(dòng)性、創(chuàng)造性。以此，使檔案管理人員更好地履行自身職責(zé)，提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
結(jié)語
總而言之，在新時(shí)代下，改革事業(yè)單位檔案管理，發(fā)展電子政務(wù)是非常必要的。它有利于對(duì)檔案信息資源還是進(jìn)行專門的管理，進(jìn)行必要的加工、提取，提高檔案信息資源利用率，減少檔案管理工作人員的工作量，能夠不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，提高檔案管理的效率與質(zhì)量。同時(shí)，它能夠減少檔案管理的運(yùn)營成本，提高經(jīng)濟(jì)效益，便于檔案信息資源的修改、查閱、傳遞等，使檔案資料能夠更好的發(fā)揮自身的作用。以此，使事業(yè)單位不斷向前發(fā)展，走上長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展道路。
參考文獻(xiàn)：
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在全球各行業(yè)機(jī)構(gòu)實(shí)施信息化管理、加強(qiáng)科技智能化管理的大背景之下，我國的行政事業(yè)單位也改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)辦公的模式，不斷引進(jìn)信息管理方法，建立自身的信息體系。但是，如何進(jìn)行科學(xué)設(shè)置，促進(jìn)各部門的協(xié)調(diào)發(fā)展，同時(shí)完善和處理各項(xiàng)文書、人事、公務(wù)等信息檔案仍然標(biāo)準(zhǔn)不一，最終影響了資源的配置效率。 具體包括如下幾點(diǎn)：
（一）資產(chǎn)運(yùn)用效率低，擱置耗費(fèi)現(xiàn)象嚴(yán)重。對(duì)行政事業(yè)單位而言，通常想方設(shè)法要求更多的資金，占有太多的國有資產(chǎn)，極少考慮到各部門的實(shí)際現(xiàn)狀和需求。在這種情況下，通常會(huì)?е鹵熱綹韃棵擰⒏饜姓?要職人員的互相攀比，最終使資產(chǎn)配置不合理，同時(shí)實(shí)行信息化管理的過程存在很多疏漏和不完善的地方，各部門人員的溝通脫節(jié)，難以真正實(shí)現(xiàn)信息化。
（二）信息化管理范疇廣，難以及時(shí)彌補(bǔ)信息錯(cuò)誤。在我國的大多行政事業(yè)，就性質(zhì)和類別而言，通常規(guī)模較大，這使信息化的普及和統(tǒng)一化的實(shí)現(xiàn)存在較大的難度，容易導(dǎo)致信息化管理存在散布性、混亂，難以實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)操作流程。行政事業(yè)單位建立信息管理系統(tǒng)的本意，原是為了提升行政事業(yè)單位的檔案管理能力，使各項(xiàng)數(shù)值和數(shù)據(jù)信息能夠及時(shí)而迅速地反饋當(dāng)前單位存在的問題，包括業(yè)務(wù)信息、資產(chǎn)現(xiàn)狀、人事情況、經(jīng)費(fèi)開支消耗等等，但在行政單位及各部門的規(guī)模、人員數(shù)量較多且復(fù)雜的情況下，極易使信息化管理出現(xiàn)問題，難以實(shí)現(xiàn)有效的信息反饋與對(duì)接，從而為合理配置資源及資產(chǎn)帶來了不良影響。
（三）難以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)籌與集中一體化管理。進(jìn)行信息化管理有利于幫助行政事業(yè)單位加強(qiáng)對(duì)自有資產(chǎn)的了解，隨時(shí)掌握資產(chǎn)情況，減少資金流失。為改變傳統(tǒng)落后滯納的紙媒辦公形式，改變?nèi)斯さ怯浌芾硇畔⑺鶐淼某鲥e(cuò)率與不良影響，就應(yīng)跟著技術(shù)潮流的趨勢(shì)改革，加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部的公務(wù)、人事、技術(shù)信息管理，做好資源整合，使行政事業(yè)單位對(duì)大數(shù)據(jù)的處理、管理能力，以及辦公效率全面得以提升，這是它的真正本意與運(yùn)行宗旨。然而，目前在實(shí)際的管理過程中，大多數(shù)行政事業(yè)單位仍然不具備成熟的技術(shù)管理策略。通常內(nèi)部信息采集效率、數(shù)據(jù)管理效率仍然十分低下，要在本質(zhì)上改善這個(gè)問題，就要給信息化管理構(gòu)建一個(gè)嚴(yán)謹(jǐn)而科學(xué)的平臺(tái)。
二、如何提高行政事業(yè)單位檔案信息化管理水準(zhǔn)
信息化建設(shè)將會(huì)隨著全球?qū)π畔⒓夹g(shù)的需求，變得越來越標(biāo)準(zhǔn)化和嚴(yán)格。無論是普通小微企業(yè)，或是大型行政事業(yè)單位，構(gòu)建一個(gè)健康的信息平臺(tái)，引進(jìn)智能系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)信息化管理，完善基礎(chǔ)設(shè)施資源，這已經(jīng)是一種全球性的潮流趨勢(shì)。對(duì)此，應(yīng)注意遵從如下原則來解決問題：
（一）統(tǒng)籌計(jì)劃，統(tǒng)一運(yùn)作。推進(jìn)行政事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)信息一體化管理，實(shí)現(xiàn)信息對(duì)接、部門聯(lián)結(jié)，完善系統(tǒng)信息體系的各項(xiàng)功能，建立強(qiáng)大的數(shù)據(jù)管理，并要使信息系統(tǒng)對(duì)儲(chǔ)存機(jī)密檔案、大型數(shù)據(jù)有兼容性，方便及時(shí)進(jìn)行信息提取，也方便進(jìn)行統(tǒng)一管理，保障各項(xiàng)信息資源的安全。
（二）做好標(biāo)準(zhǔn)信息化的建設(shè)，優(yōu)化現(xiàn)有的信息體系。信息化的標(biāo)準(zhǔn)化管理是硬性要求，是結(jié)合技術(shù)規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)的管理章程。基于行政事業(yè)單位有規(guī)模、業(yè)務(wù)較大，內(nèi)部人事人員較為密集復(fù)雜的情況，因此，在構(gòu)建信息平臺(tái)信息系統(tǒng)之時(shí)，可引進(jìn)西方國家的相關(guān)管理經(jīng)驗(yàn)及技術(shù)方法，并結(jié)合自身的實(shí)際情況及法律框架，構(gòu)建一套能幫助自身實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一化管理的運(yùn)行機(jī)制。
（三）優(yōu)化信息管理隊(duì)伍，建立有效的監(jiān)督管理體系。技術(shù)人才為現(xiàn)代行政事業(yè)單位核心人才之一，實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理，就要有具有資質(zhì)的技術(shù)人才、管理人才，才能優(yōu)化內(nèi)部的智能化管理績(jī)效。對(duì)此，同時(shí)要制訂長(zhǎng)遠(yuǎn)的有效運(yùn)作方針，并建立對(duì)應(yīng)的監(jiān)督管理方法。要確認(rèn)信息化進(jìn)展戰(zhàn)略，以及結(jié)合其具體運(yùn)行機(jī)制，全面推動(dòng)行政事業(yè)單位日常對(duì)檔案信息的管理，使之更為法制化、常態(tài)化、科學(xué)化、正規(guī)化，從而才能樹立科學(xué)嚴(yán)明的管理秩序。
1 事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀
檔案是社會(huì)發(fā)展過程中所形成的重要資料，包括很多類別，比如單位經(jīng)營檔案、物質(zhì)文化遺產(chǎn)檔案、科技檔案等，事業(yè)單位檔案的收集、整理和應(yīng)用，是社會(huì)發(fā)展過程中的重要內(nèi)容，是為社會(huì)發(fā)展、教育發(fā)展、經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供必要的資源和信息支持的重要途徑。當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理過程中還存在一些問題，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，檔案管理目標(biāo)不明確。在事業(yè)單位檔案管理過程中，應(yīng)該要有一個(gè)明確的目標(biāo)，檔案管理人員應(yīng)該要明確檔案管理的重要意義，尤其是在新時(shí)期，對(duì)檔案管理工作理念要?M行創(chuàng)新。當(dāng)前有的事業(yè)單位的檔案管理目標(biāo)不夠明確，因此導(dǎo)致事業(yè)單位的檔案管理工作受到影響。
第二，信息化水平不高。當(dāng)前很多事業(yè)單位檔案管理過程中信息化程度不高，導(dǎo)致檔案管理過程中出現(xiàn)各種錯(cuò)誤，例如檔案不規(guī)范、檔案丟失等，對(duì)于事業(yè)單位檔案事業(yè)的發(fā)展有很大影響。
第三，事業(yè)單位檔案管理體系和制度不健全。我國的檔案管理工作有統(tǒng)一的規(guī)范和要求，一般各個(gè)單位會(huì)根據(jù)自身的實(shí)際情況對(duì)檔案管理工作進(jìn)行變通，很多事業(yè)單位檔案管理過程中缺乏明確、嚴(yán)格的檔案管理制度，管理標(biāo)準(zhǔn)比較混亂，沒有制定統(tǒng)一的收檔制度，使得事業(yè)單位檔案管理過程中問題頻出，對(duì)于事業(yè)單位檔案信息的查詢和利用會(huì)產(chǎn)生嚴(yán)重影響。
2 事業(yè)單位檔案管理策略
2.1 制定科學(xué)合理的管理目標(biāo)
在事業(yè)單位的發(fā)展過程中，科學(xué)合理的管理目標(biāo)對(duì)于事業(yè)單位的管理模式的創(chuàng)新改革有一定的導(dǎo)向性，在事業(yè)單位不斷改制的過程中應(yīng)該要對(duì)事業(yè)單位的各項(xiàng)管理任務(wù)進(jìn)行重新布局，確定各項(xiàng)管理工作的具體目標(biāo)，從而使得事業(yè)單位的管理更加規(guī)范，有條不紊。在新時(shí)期，事業(yè)單位管理者應(yīng)該要根據(jù)事業(yè)單位的發(fā)展情況制定一套完整的管理目標(biāo)，對(duì)檔案管理工作加以重視，對(duì)于檔案管理工作而言，要進(jìn)行系統(tǒng)性規(guī)劃，單位的檔案管理部門要結(jié)合單位的發(fā)展目標(biāo)，對(duì)檔案管理目標(biāo)進(jìn)行制定，首先要制定階段性目標(biāo)，如在一定時(shí)期內(nèi)要對(duì)事業(yè)單位的所有檔案進(jìn)行歸類整理、實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理等，從而使得檔案管理部門可以根據(jù)這些目標(biāo)進(jìn)行工作調(diào)整，對(duì)檔案管理過程中存在的各種問題和障礙進(jìn)行解決。其次，要制定整體目標(biāo)，檔案管理的整體目標(biāo)要結(jié)合事業(yè)單位的發(fā)展目標(biāo)，對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位發(fā)展過程中的問題進(jìn)行分析，并且從檔案管理角度著手，提出解決建議和方案，促進(jìn)事業(yè)單位的快速發(fā)展。
2.2 提高事業(yè)單位檔案管理信息化水平
信息化管理已經(jīng)在很多行業(yè)中都有應(yīng)用，是提高管理效率，減少管理過程中的出錯(cuò)率的重要途徑。在檔案管理過程中也應(yīng)該要加強(qiáng)對(duì)信息化管理模式的應(yīng)用，首先要加強(qiáng)對(duì)信息化管理技術(shù)的推廣，在事業(yè)單位發(fā)展過程中，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的完善，并且加強(qiáng)培訓(xùn)教育，使得檔案管理人員能夠加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的認(rèn)知，并且在檔案管理過程中應(yīng)用各種信息技術(shù)和通信技術(shù)，對(duì)檔案進(jìn)行全面收集、整理、存儲(chǔ)、分享。其次，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施的完善。在檔案管理信息化發(fā)展過程中，要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)設(shè)備、信息管理系統(tǒng)等方面的建設(shè)，為檔案管理信息化發(fā)展提供必要的支持。
2.3 完善檔案管理制度
建立科學(xué)合理的檔案管理體制，是提高檔案管理工作效率的重要措施，在事業(yè)單位檔案管理過程中，應(yīng)該要不斷健全、完善檔案管理制度，使得檔案管理人員具有現(xiàn)代化管理意識(shí)，對(duì)檔案管理過程中的各種問題進(jìn)行解決。在新時(shí)期，事業(yè)單位檔案管理制度的完善可以從以下方面著手：第一，建立良好的溝通機(jī)制。應(yīng)該要加強(qiáng)對(duì)各個(gè)部門的協(xié)調(diào)與溝通，事業(yè)單位檔案管理部門要獲取單位發(fā)展過程中的各種檔案信息，則必須要與各個(gè)部門進(jìn)行溝通，各個(gè)部門要對(duì)部門內(nèi)的信息、檔案等進(jìn)行匯總，并且將其傳遞給檔案管理部門，從而對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行完善。第二，要加強(qiáng)檔案管理過程的控制。檔案的收集和整理就是為了更好地使用各種檔案，在事業(yè)單位的發(fā)展過程中不僅要加強(qiáng)對(duì)檔案的搜集整理，還應(yīng)該要加強(qiáng)對(duì)各種信息的利用，對(duì)于信息化管理系統(tǒng)，要設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，便于員工對(duì)檔案信息進(jìn)行查詢。
檔案管理工作是事業(yè)單位運(yùn)營的最基本工作，做好這一項(xiàng)工作，能夠幫助事業(yè)單位更好地運(yùn)行和發(fā)展，在新的信息發(fā)展形勢(shì)下，檔案管理工作也要符合新的信息化發(fā)展模式。目前我國的事業(yè)單位在檔案管理上還存在著很多問題，如何對(duì)檔案管理工作進(jìn)行完善和改革，是新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)展的方向，也是提高檔案管理效率的關(guān)鍵。
二、新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理改革的必要性
數(shù)字化時(shí)代的到來讓很多數(shù)據(jù)的應(yīng)用和儲(chǔ)存變得更加方便，是新時(shí)代的信息發(fā)展方向，應(yīng)用新的技術(shù)改革事業(yè)單位的傳統(tǒng)檔案管理方式，也可以提高檔案管理工作的效率，提高事業(yè)單位的工作質(zhì)量。事業(yè)單位的檔案管理改革是建立在信息技術(shù)的基礎(chǔ)之上的，通過對(duì)檔案的數(shù)字化和信息化處理，能夠充分發(fā)揮檔案的管理職能，事業(yè)單位的檔案管理工作信息化與效率是息息相關(guān)的。
在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷發(fā)展的時(shí)代下，各項(xiàng)信息處理的技術(shù)也在不斷地完善，比如云計(jì)算技術(shù)，這種高效率的信息管理方式在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域的應(yīng)用也逐漸廣泛，同樣身為信息管理的事業(yè)單位檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)將新的技術(shù)運(yùn)用到工作中，適應(yīng)社會(huì)的科技發(fā)展。不但事業(yè)單位檔案管理工作處于改革的期間，事業(yè)單位的體制也處于改革時(shí)期，改革需要運(yùn)用新的信息化技術(shù)，建立信息化發(fā)展的平臺(tái)，因此加強(qiáng)對(duì)檔案管理的改革也是推進(jìn)單位體制改革的有效方式。另外傳統(tǒng)的檔案保存方法具有易丟失、易損壞、查找不便的缺點(diǎn)，新的檔案管理方式能夠加強(qiáng)對(duì)檔案的保存力度。因此新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理改革是非常有必要的。
三、新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀
（一）對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不到位
受傳統(tǒng)檔案管理工作觀念的影響，一些事業(yè)單位的管理者沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作改革的必要性，把單位的發(fā)展重心都放在了如何提供社會(huì)服務(wù)上，沒有意識(shí)到檔案管理的重要性。很多事業(yè)單位的管理人員和工作人員，包括檔案管理的工作人員認(rèn)為檔案管理工作不能給單位的發(fā)展帶來經(jīng)濟(jì)效益，這種整體的不正確意識(shí)導(dǎo)致在事業(yè)單位的發(fā)展過程中疏忽了對(duì)檔案的管理工作，造成對(duì)檔案管理工作的人力物力資源投入不合理，影響了檔案管理工作的效率。[1]
（二）檔案管理方式不科學(xué)
現(xiàn)代的科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，信息的處理、儲(chǔ)存、傳播的方式也在逐漸現(xiàn)代化，在計(jì)算機(jī)技術(shù)的支持下，檔案管理工作應(yīng)當(dāng)變得更加先進(jìn)快捷，創(chuàng)建檔案管理系統(tǒng)來幫助管理者進(jìn)行檔案管理工作。在實(shí)際的檔案管理過程中，盡管大多數(shù)事業(yè)單位都采用了計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來制定管理體系，但一些時(shí)候并沒有對(duì)檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行更新，檔案管理者也是缺乏檔案管理的意識(shí)和專業(yè)素質(zhì)，使得電子信息技術(shù)沒有很好地應(yīng)用在檔案管理中，造成檔案管理方式不科學(xué)。
（三）檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)不高
檔案管理工作是一項(xiàng)有較強(qiáng)操作體系的工作，對(duì)從事的管理人員專業(yè)程度要求也是非常高的，工作人員要具備檔案管理工作的專業(yè)知識(shí)，掌握專業(yè)的管理方式和技巧，檔案管理的工作具有一定的枯燥性和單調(diào)性，需要管理者在工作時(shí)適應(yīng)這樣的工作環(huán)境，培養(yǎng)仔細(xì)程度和耐心。由于檔案管理工作不受事業(yè)單位的重視，對(duì)檔案管理的工作人員審核沒有那么嚴(yán)格，導(dǎo)致了很多工作人?T的專業(yè)素質(zhì)都達(dá)不到良好管理檔案的要求，對(duì)檔案分類和整理缺乏專業(yè)性的認(rèn)知，導(dǎo)致檔案的歸納、整理、保管等操作方式不規(guī)范，降低了檔案管理工作的效率。[2]
四、新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理的改革措施
（一）完善檔案管理的業(yè)務(wù)流程
完善檔案管理的業(yè)務(wù)流程指要對(duì)檔案管理的流程進(jìn)行重構(gòu)，分析在檔案管理流程中每個(gè)環(huán)節(jié)的設(shè)計(jì)和工作效率，發(fā)現(xiàn)整個(gè)體系中存在的問題，并針對(duì)問題進(jìn)行對(duì)該項(xiàng)環(huán)節(jié)的優(yōu)化，通過信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理也無流程的升級(jí)和改造革。新形勢(shì)下對(duì)信息管理提出的要求是從本質(zhì)上改革，因此事業(yè)單位的檔案業(yè)務(wù)流程改革也要從本質(zhì)上進(jìn)行。
第一要優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，完善檔案管理內(nèi)部部門之間的業(yè)務(wù)銜接工作流程，梳理好檔案管理部門與其他事業(yè)單位部門之間的業(yè)務(wù)流程關(guān)系，動(dòng)員全體員工投入到完善檔案管理業(yè)務(wù)流程的工作中來。對(duì)各項(xiàng)的檔案管理工作流程進(jìn)行審核，如檔案的錄入、編排、維護(hù)、更新、查找、監(jiān)管工作，對(duì)每個(gè)環(huán)節(jié)都要進(jìn)行合理的規(guī)劃。第二，規(guī)范業(yè)務(wù)流程的標(biāo)準(zhǔn)，標(biāo)準(zhǔn)化在檔案管理工作流程制定中是非常有必要的，通過標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)定將檔案管理流程的體系固定下來，根據(jù)檔案管理的發(fā)展需求和實(shí)際情況，來分配職責(zé)和管理資源，明確每一位管理員工的職責(zé)和所在崗位所負(fù)責(zé)的范圍，將長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的理念應(yīng)用到對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化流程的制定中。[3]
（二）擴(kuò)展檔案管理服務(wù)能力
首先要對(duì)服務(wù)的功能進(jìn)行擴(kuò)展，原有的檔案服務(wù)功能大多數(shù)只是對(duì)信息的檢索和查看，在信息化技術(shù)不斷發(fā)展的時(shí)代中，檔案的服務(wù)功能要借助信息技術(shù)進(jìn)行擴(kuò)展，可以開發(fā)數(shù)據(jù)的整理功能，讓檔案數(shù)據(jù)能夠執(zhí)自行的按類別規(guī)整、自動(dòng)篩選、與其他信息建立一個(gè)清晰的對(duì)比模型，為需求者提供更多的服務(wù)。在檔案的服務(wù)過程中可以增加其他的服務(wù)功能，比如說根據(jù)所查找數(shù)據(jù)提供相應(yīng)的檔案信息，在檢索中設(shè)置高級(jí)檢索，讓使用者能夠根據(jù)數(shù)據(jù)發(fā)生的年份或者是方向查找到一類的檔案信息，做到更加迅速地找到需要的具體信息，對(duì)檔案的檢索功能更好地運(yùn)用。其次要擴(kuò)展服務(wù)的內(nèi)容，傳統(tǒng)的檔案服務(wù)都是等需求者有需要時(shí)自己使用，檔案管理提供的只是一個(gè)數(shù)據(jù)倉庫，在新的服務(wù)模式中應(yīng)當(dāng)改善被動(dòng)服務(wù)的局限性，逐漸朝著主動(dòng)提供服務(wù)的方向發(fā)展。
（三）構(gòu)建檔案管理平臺(tái)
構(gòu)建檔案管理平臺(tái)分為兩個(gè)方面，第一個(gè)方面是加強(qiáng)硬件上的建設(shè)，檔案管理的平臺(tái)可以以事業(yè)單位發(fā)展的平臺(tái)為依托，建立屬于自己的發(fā)展平臺(tái)，結(jié)合檔案管理的職責(zé)設(shè)計(jì)具有針對(duì)性的功能平臺(tái)，建立更加科學(xué)更加快捷的檔案管理平臺(tái)，同時(shí)考慮事業(yè)單位對(duì)于檔案管理的實(shí)際需求，制定符合檔案管理發(fā)展目標(biāo)的平臺(tái)。第二方面是實(shí)現(xiàn)對(duì)資源的整合，資源的整合可以通過各類的整理軟件來實(shí)現(xiàn)，檔案管理工作的改革也是要利用好這些整理辦公軟件來進(jìn)行的，將檔案的管理工作融入整個(gè)的檔案平臺(tái)中來，借助管理平臺(tái)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的整合，使檔案管理工作發(fā)揮最大的效益。
五、結(jié)語
前言：事業(yè)單位是我國行政機(jī)構(gòu)的重要組成部分。檔案資料管理在事業(yè)單位工作中占據(jù)著重要的位置，它關(guān)系到每個(gè)工作人員的切身利益，是領(lǐng)導(dǎo)考察，選拔干部的主要依據(jù)。但由于事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理工作體系不健全，檔案管理技術(shù)水平不高，使如今，在檔案管理工作過程中存在許多遺留的問題，如何規(guī)范檔案管理管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化，是事業(yè)單位內(nèi)部管理的工作重點(diǎn)。因此，事業(yè)單位要完善檔案管理體系，提高人事管理人員的業(yè)務(wù)水平，深刻意識(shí)到檔案管理的重要性。
一、檔案管理人員處理工作時(shí)存在的現(xiàn)象
1.管理人員對(duì)檔案管理工作的忽視
現(xiàn)事業(yè)單位普遍存在一種現(xiàn)象，檔案管理工作得不到事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)足夠充分的重視，管理人員對(duì)檔案管理不重視，管理水平不到位。這造成事業(yè)單位檔案管理體系不夠完善，檔案管理人員在人事管理體系中不能充分地發(fā)揮作用，給事業(yè)單位的人事管理工作帶來不可避免的損失。
2.檔案管理人員的專業(yè)技能水平不強(qiáng)
由于檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的忽視，檔案管理人員自身素質(zhì)能力有限，沒有專業(yè)，統(tǒng)一系統(tǒng)化的管理方法，使得人事檔案管理制度不規(guī)范，因此導(dǎo)致檔案資料的丟失，整理混亂等問題。要健全事?I單位檔案管理體制，需強(qiáng)化檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，提高自身的管理水平，進(jìn)一步學(xué)習(xí)和掌握檔案管理方面的專業(yè)知識(shí)，不斷總結(jié)，認(rèn)真做好自己的本職工作[1]。
3.檔案管理體制缺乏創(chuàng)新
檔案管理工作無法給單位帶來直觀的效益，同時(shí)，檔案管理工作繁瑣復(fù)雜，需要投入足夠的時(shí)間和人力資源，因此，得不到事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視，導(dǎo)致管理體制不健全。要完善檔案管理體制，需嚴(yán)格落實(shí)管理工作人員的職責(zé)任務(wù)，分工合理，充分發(fā)揮利用各個(gè)職責(zé)人員將工作內(nèi)容落實(shí)到每個(gè)人頭上，科學(xué)地布置任務(wù)，將管理進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化，將所涉及的各個(gè)資料進(jìn)行準(zhǔn)確的管理，嚴(yán)格遵守事業(yè)單位檔案管理制度，創(chuàng)新健全檔案管理工作體系，提升檔案管理水平。事業(yè)單位的檔案管理工作應(yīng)根據(jù)自身是實(shí)際情況，制定出符合自身發(fā)展需求的管理體系，要求管理人員嚴(yán)格地依據(jù)管理制度進(jìn)行檔案管理工作，不得擅自違背其規(guī)章制度，統(tǒng)一遵守檔案管理部門制定的任務(wù)，制定明確的工作計(jì)劃，實(shí)施高效的管理措施，全方位地健全事業(yè)單位檔案管理制度，能夠合理，有效的開展今后的工作。
二、創(chuàng)新事業(yè)單位在檔案管理工作的制度管理
1.提高單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重視度
由于事業(yè)單位現(xiàn)存條件有限，沒有完善的檔案管理設(shè)施，使得原有檔案資料存在缺失，沒有統(tǒng)一的歸納整理，資料分散。隨著社會(huì)發(fā)展的不斷需求，檔案資料逐漸體現(xiàn)其重要性，它記載著事業(yè)單位的工作內(nèi)容，主要事件，對(duì)以后工作的發(fā)展起到借鑒、促進(jìn)和指導(dǎo)作用。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視程度關(guān)系到檔案管理工作的開展進(jìn)度，因此，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理引起必要的重視，才能夠在時(shí)間和人力資源上得到充分的支持，激勵(lì)人事管理人員對(duì)工作的熱情和積極的態(tài)度。
2.增化管理人員的自身素質(zhì)、提升管理技能水平
為了實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的高效性，管理人員的綜合素質(zhì)和管理水平勢(shì)必成為重要條件。創(chuàng)建擁有高學(xué)歷和專業(yè)化的管理團(tuán)隊(duì)力量，提高整個(gè)管理團(tuán)隊(duì)的綜合素質(zhì)。相對(duì)于檔案管理者來說，事業(yè)單位檔案資料管理不僅僅是簡(jiǎn)單對(duì)資料進(jìn)行整理封存，檔案管理員應(yīng)進(jìn)行專業(yè)素質(zhì)教育的培養(yǎng)，提高其業(yè)務(wù)水平，能夠結(jié)合本單位的自身性質(zhì)進(jìn)行歸納總結(jié)和整理。同時(shí)，需要加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)投入，引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備，不斷增強(qiáng)提高職員的操作水平和專業(yè)技能。規(guī)劃資料管理人員的職責(zé)權(quán)限，強(qiáng)化管理人員對(duì)檔案管理的意識(shí)，充分了解檔案資料現(xiàn)有的收集、記錄和整理情況，進(jìn)而能夠和其他部門進(jìn)行有效的準(zhǔn)確的溝通與交流[2]。
3.進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、專業(yè)化、系統(tǒng)化
全球一體化發(fā)展使得互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)得到廣泛的運(yùn)用，有效避免了因紙張丟失，管理漏洞而引起的信息不完善，資料不準(zhǔn)確等問題，從而加快了檔案管理工作的進(jìn)展。要想對(duì)現(xiàn)有的問題得以充分的改善，需要進(jìn)行專業(yè)化、現(xiàn)代化、科學(xué)化的管理理念?，F(xiàn)如今，電腦是實(shí)用性很高的工具設(shè)備，可充分利用電腦軟件系統(tǒng)來提高工作效率，實(shí)現(xiàn)信息化管理。要加快檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化進(jìn)程，需不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和操作技能水平，增強(qiáng)檔案信息化觀念的意識(shí)。檔案管理工作是事業(yè)單位工作的重要組成部分，對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展起到積極發(fā)展的作用，加快檔案管理建設(shè)的步伐使檔案管理得到充分的開發(fā)利用是現(xiàn)檔案資料管理工作者的工作重點(diǎn)[3]。
