發布時間：2023-07-16 08:32:00
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們為您精選了8篇的采購合同內控管理樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發，請盡情閱讀。
一、關于工程材料的內控管理與審計
監督公路建設是資金密集型行業，在工程施工中，直接材料費占項目總成本的百分之七十左右，因此，對材料管理和監督是提高工程綜合管理水平，實現經濟效益目標的根本保證。1）材料采購計劃。材料需用量計劃一般是由工程項目的技術人員進行編制，編制好的材料用量計劃是物資部門確定經濟采購量和編制材料采購計劃的主要依據，物資部門應嚴格按照采購計劃進行招投標，確定購貨點，繼而簽訂材料采購合同。項目管理人員應審查采購計劃的科學性、合理性、可行性，有無盲目采購、重復采購的行為，還要按照單位預算、施工圖紙、實際需要及市場供求等情況，嚴格審查材料采購計劃，審計內容主要是對采購數量與價格的審核，擠掉其中的“水分”，避免不合理的采購行為造成材料積壓和資金浪費。2）材料合同管理。工程材料采購必須簽訂正式的合同，以合同的形式來約束和規范采購行為，以防范采購風險，避免經濟糾紛。一方面，要注重對合同本身的審查，即查看合同的條款是否合法、完備、有效。合同中應明確材料的規格、型號、數量、單價、金額等有關事項；若不能確定施工期間具體的用料數量，應明確材料單價，并在合同中有所注明。合同的內容是否達到雙方均衡受益，有無損害需求方利益的條款。如果存在這些現象，就應考慮進行延伸審計，查明原因，看是否有人情交易、權錢交易等其他的情況存在。3）價格與質量。這是工程材料采購管理監督中的核心工作。在價格方面，管理人員應通過電腦查詢、市場調研、成本分析、專家咨詢等方法審查申報價與市場公允價是否一致，有無高估虛報的問題；同時，要對與工程材料采購相關的諸多因素包括質量保證、采購費用、運送費用及庫存費用等一并進行審查，綜合考慮采購價格的合理性。4）材料票據管理。管理人員應對購貨發票、運費單據、入庫單等結算票據進行審核監督，審查票據是否合規合法，有無為逃避稅收，以材料收據作為正式發票直接入賬的現象發生；材料合同單位和財務回票單位是否相符；入庫單所記錄的采購物資的品種、規格、型號、數量、單價、金額等事項是否填具齊全、數字準確，同時入庫單必須具有主管領導、采購員、庫管等人員的簽字印章。5）內控制度建設。采購活動具有直面各種風險，對工程成本影響敏感而且影響金額較大的特殊性。施工企業應在采購環節建立相關管理制度，包括：a.內部牽制制度。對采購活動不相容職務要實行相互分離，包括授權批準采購申請、采購計劃編制、入庫驗收、入庫記錄、材料庫管等。為不同職務設置崗位、明確職責權限、形成相互制衡機制。b.采購審批權限制度。采購主管必須在授權范圍內行使職權和承擔責任，采購人員必須在授權批準范圍內辦理采購業務；對采購報價、合同簽訂、采購執行等關鍵的采購活動必須經批準后方可實施，超出采購權限范圍的業務必須得到主管以上管理人員的審批，嚴禁未經有效批準的采購業務發生。c.采購人員工作制度。為規范采購人員在工作中的行為，維護企業的合法利益，企業必須制定采購員守則，規定在采購活動中遵守職業道德、誠信敬業，以減少人為欺詐的可能性。d.采購檔案管理制度。分門別類建立供貨商資料檔案，全面掌握供貨商情況，以便對供貨商進行相關資質考評；建立工程材料市場價格資料檔案，組織價格評價體系；建立采購合同檔案資料，加強采購合同日常管理，為企業執行合同，嚴格履約提供保障。6）建立項目內部審計系統。內部審計作為工程項目內部一個獨立的監管體系，以客觀、公正的方法評價項目采購、施工、經營、財務等各個方面的經濟活動，同時促使單位建立完善的采購活動的內部控制制度，對于防止、及時發現和糾正采購過程中的各種錯弊現象及不法行為起到極其重要的防范作用。因此，應注重單位的內部審計制度的健全性和有效性；是否具有專兼職內審人員；要求內審制度的貫徹實施，有助于企業依法依章管理采購活動，滿足監管要求，控制風險，提高管理水平；能夠降價各項采購成本，使企業采購活動進一步按規范化、有序化運行，保證采購目標的實現，提高企業的經濟效益。
二、關于工程內部管理與成本控制
（一）內部定額、預算分解及成本計劃企業自身應建立內部價格體系和內部勞動定額。為了工程能夠順利中標，多數單位采用低價中標的方式，這就要求不能完全照抄照搬預算定額內容，因為定額中預算人、材、機資源同實際人、材、機資源不同，而且預算工程量的計算規則同實際材料需用量的計算規則不同，這就形成了投標預算。工程中標后，應再按照合同價格進行預算分解，在此基礎上按內部價格體系及勞動定額、市場價格、自身實際情況對分部、分項工程的人、機、材等進行內部預算分解，并根據工程特點和施工組織設計，編制人工、材料、機械的成本計劃，下放到勞資、物資、機械部門和施工單位，作為成本控制的依據。
（二）財務成本核算強化成本結算滯后及成本互相調劑等問題的監督檢查。審計人員應審查是否遵照權責發生制的原則進行成本費用核算，并要求被審單位從完善內控制度入手，明確各部門責任，強調統計員、材料員、機管員緊密配合財務管理工作，加強信息資料傳遞的及時性，形成鏈式管理，使各項成本費用能夠有效地歸集，保證施工進度與財務核算同步進行，致使會計賬簿能夠完整、及時、準確地反映工程的經濟狀況。
（三）往來賬款管理往來賬款不實的問題產生原因主要存在于以下方面：1）由于記賬依據不充分，在與對方單位核對存在差異；2）信息資料傳遞不及時，應付款項不完整，與實際情況不符；3）對方單位故意壓價拒付，本方又不便于使用法律程序解決，如兄弟單位，造成應收款項不落實；4）歷史原因造成，對方單位已不存在，無從查找債務人或由于其他內部管理問題造成呆賬、死賬；5）工程超支（虧損）無法下賬，形成長期的“應收工程款”科目，實際無法收回；6）工程有盈余或因經濟指標已完成，抱著“以豐補歉”的思想，不多報利潤，留作備用，形成長期的“應付工程款”科目，實際不需支付。
由于市場激烈競爭導致賣方市場向買方市場轉變，使得采購-付款環節成為舞弊風險的高發區。作為企業運營管理中的一項重要業務循環，采購-付款中各個環節都存在著潛在的舞弊風險。其中商業賄賂尤為嚴重。作為企業管理者對此應當有充分的認識。
由于采購項目范圍廣闊，不同的采購項目和不同的采購環節就要采取不同的預防措施。同時這些預防措施需要配合使用方能生效。企業采購事項主要包括：生產原材料采購、外協加工產品采購、設備采購、備品備件采購、工程材料采購，各種服務，如保險、水電氣、軟件，甚至外包項目等。
企業采購與付款循環從實踐的角度看，主要可以分成六個環節，分別是供應商開發、簽訂采購合同、下達采購訂單、驗收貨物、確定應付賬款、支付貨款。這六個環節中每個都有其關鍵控制點。其實在這六個業務環節外，還有一個非常重要的貫穿業務全部的業務就是內部計算機網絡系統。筆者將結合各個業務環節中存在的舞弊風險談一談預防的措施和方法。
組織牽制法
預防舞弊風險的一個重要措施就是建立組織牽制。這在財務會計領域中已經普遍得到采用。在采購領域中，同樣需要采用組織牽制法。組織牽制應當包含在以上六個采購環節中。
例如在供應商開發環節，為了預防傳統的供應商開發中的舞弊行為，目前企業普遍采用供應鏈管理模式。建立合格供應商目錄清單并且規定從目錄中選擇供應商。在開發供應商的過程中，采購部門的職責受到嚴格限制。決定采購哪家企業的產品，主要取決于負責供應鏈開發的質量工程師。根據企業的質量管理規定，負責供應鏈開發的質量工程師將負責對擬進入企業供應商目錄的商家或廠家進行全面的質量評審。類似通用和福特一類的大公司，其質量工程師具有否決不合格廠家進入供應商目錄的權利。這樣做的目的就是通過引進質量部門，將采購過程中的供應鏈開發的部分職權分散到非采購部門，從而達到內部牽制的目的。
同時，在決定供應商是否能進入企業的供應商目錄過程中，為了預防質量工程師的舞弊，由企業成立的、由多個部門組成的采購管理委員會將最后共同做出決定。目前許多大型企業會根據實際情況成立一個跨部門的采購管理委員會。該委員會通常由采購部、財務部、質量部以及物流部等有關部門及公司高層主管人員組成，采取合議方式決定企業的重大采購業務，主要包括：確認合格供應商、批準重大采購合同、討論付款計劃等。再比如，在下達采購訂單環節，許多企業將該權力劃歸到物流部門。采購部完成簽署采購合同后，具體下達訂貨數量的職權就劃歸到物流部門。在驗收貨物環節，檢驗的權利則又轉到質檢部門和物流部門共同行使。在確定應付賬款和支付貨款環節，確認應付款的權利由生產部門(或物流部門)和財務部門共同行使；支付貨款則由財務部依據公司財務政策和采購委員會確定的付款計劃辦理付款。
因此說組織牽制控制法貫穿于整個采購付款循環之中。主要是通過分散職權、部門牽制和多重決策的辦法為舞弊的發生設置重重障礙，這種看似繁瑣的方式會在實際運營中提高整個企業的運營效率并降低成本。
多家詢價集中供應商
眾所周知，獨家采購除了容易導致供貨不穩定的風險外，還是導致采購舞弊的重要原因。為此當前的一些跨國企業通常會在確定供應商前展開多家詢價的過程。通過對眾多潛在供應商進行全面考察后，確定一到兩家供應商為企業供貨。這個政策本身就具有預防采購舞弊風險的作用。多家詢價可以提高找到最佳供應商的機會；集中供應商則可以擴大采購數量，達到降低采購成本和簡化采購管理的目的。過去那些采用太多供應商供貨的辦法，雖然表面看來可以提高供貨的穩定性，增加供應商之間的競爭，從而降低采購成本。但從長遠來看，并不利于企業。當供應商數量太多后，每家得到的配額都不多，其后果就是質量下降并且演繹出劇情復雜的舞弊大戲。在保證供貨穩定的前提下，集中供應商應當是預防采購舞弊風險的重要手段。把握好獨家采購與集中采購的度，是企業制訂采購政策要考慮的關鍵。
利益沖突回避
作為內部控制的重要政策和措施，利益沖突回避也同樣適合采購-付款循環的各個業務環節。企業內控部門和人事行政管理部門，應當定期對企業所有敏感崗位的員工進行利益沖突調查。在采購-付款循環中的各個業務崗位的員工當然也是被調查對象。這里的人員包括：所有采購部采購業務人員；設備管理部的設備工程師；質量部參加供應商開發的質量工程師、質量檢驗人員、理化室分析化驗人員；物流部的庫房管理員、過磅稱重人員；生產部領料人員(或者物流部生產現場領料人員)；財務部所有會計人員，包括ERP系統電腦錄入人員。在招聘上述崗位業務人員前，人力資源部業務人員應當對擬招聘人員進行利益沖突調查。當上述人員和供應商以及公司內部的上級主管人員之間存在潛在利益沖突關系時，公司就應當要求這些業務人員回避。而這些業務人員自己也應當主動提出回避要求。關于《利益沖突調查》筆者曾經在以往的內控交流文章中有過介紹。這里特別需要注意處理好這種情況：當個別處于關鍵崗位、具有特殊技能的主管或專家，如果和供應商之間存在潛在利益沖突關系時，通常的做法是該業務人員的意見僅作為參考，或者根據實際情況引入第三方進行判斷。
采購人員保證書和員工自律承諾
在預防采購舞弊風險中，職工的自律承諾，特別是采購業務人員的事先保證是其中的一個重要措施。企業內控主管人員應當根據各個業務環節，針對風險不同分別起草業務人員保證書格式，然后對業務人員進行培訓。最后由業務人員簽署歸檔。
涉及到采購-付款循環的承諾主要有采購人員保證書和員工自律申明。在這些保證書和申明中，主要內容是針對行業和業務中存在的潛在舞弊風險和業務事項，事先對業務人員的行為進行特別規范，這和企業管理程序中的要求有一定不同，但卻是構成管理程序的一部分。采購人員保證書主要針對采購人員特別設計。內容主要包括：承諾遵守公司內控管理政策，遵守和供應商、商的交往原則、收禮政策，遵守信息規矩等。特別要對自己違反申明承諾后的公司處罰事先做出接受承諾。保證日后不出現處罰難以落實的情況。
企業可以根據本行業的采購環境、行業特點以及過去經常發生的舞弊情況等具體設計，保證采購人員和相關業務人員對內控政策事先有充分的了解。對于高級管理人員則通常需要填寫自律申明；對網絡管理人員(企業內部網管人員)則要有職業自律申明。采購人員保證書和員工自律申明以及網管人員職業自律申明對采購-付款業務中的六個業務環節都具有預防舞弊風險的作用。
員工行為守則
在跨國公司中，企業通常會在內部制定一套員工行為守則。其中的一部分如收取禮品政策和公共關系處理規定中，都會明確規定禁止員工接受各種形式的商業賄賂。員工行為守則對包括采購業務人員在內的全體員工均有效。該政策也對整個采購-付款環節有效。
舞弊案件舉報規定
為了預防各種舞弊行為的產生，企業也會建立特別的舞弊案件舉報處理規定。企業的內部審計、內部控制、紀檢監察等有關部門會設立一個舞弊案件舉報中心，接受來自企業員工或外部相關單位和人員的舉報。這里包括來自供應商的舉報。
舉報中心可以分為：企業內部舉報中心和總部舉報中心?？偛颗e報中心通?？梢杂蓛瓤夭俊⒖偛考o檢監察等有關部門聯合組成。舉報中心的有關聯系方法應當在企業內部予以公布。也應該列入企業與供應商簽署的陽光協議中。當供應商在和企業相關業務人員處理各個業務過程中，如果發現企業員工利用職權對供應商提出不合理的利益要求時，或者供應商在拒絕了員工的非法要求后，受到該員工的無理刁難等情況，則可根據刁難者的級別情況分別向不同的中心提出舉報。對于涉及企業高層管理者或主管采購業務的管理者，供應商可以直接向集團舉報中心舉報。舞弊案件舉報規定同樣對全部采購-付款環節有效。
訪問供應商制度
作為控制和預防采購舞弊風險的重要政策，企業應該制訂內控和內審人員對供應商進行訪問的規定。企業除了高層領導――總經理、主管采購的副總經理和財務總監要定期或不定期地訪問供應商外，內控人員或者內部審計人員也應當在檢查審計過程中，對被審計單位的供應商進行隨機抽查訪問。
內控人員訪問供應商可以直接了解供應商對被審計企業相關人員的看法。內控人員在訪問供應商時，將告知供應商關于有關人員訪問的具體規定。如果供應商向內控人員舉報的情況經調查后確認屬實，被審計企業的相關業務人員將立即被調離工作崗位并受到紀律處分。絕不能給企業員工留下日后報復供應商的機會。內控或內審人員直接訪問供應商，可以從特殊渠道對本企業員工遵守企業規定起到監督和威懾作用。內控人員訪問供應商機制可以對采購-付款循環中的各個主要業務環節的舞弊風險產生預防作用。
日常業務處理程序或政策
在企業制定的一系列預防舞弊風險的政策措施中，其實最重要的措施就是日常的業務處理程序或政策。有許多程序和政策一開始的目標通常是為了解決成本、效率和質量控制方面的問題。但是在實際運用這些管理程序時，對這些程序或政策只要稍加調整就可以起到預防潛在舞弊風險的作用。
就預防采購-付款循環中的舞弊風險來說，這些業務處理程序或政策就有許多，包括：
(1)采購政策中的“貨比三家”原則。即對企業的重大采購事項，應當進行多家比價然后擇優選擇。該政策的初始目的是為了采購到質量與成本匹配最合理的產品，從而在選擇供應商時采取的一項政策。但是后來發現，這樣做的好處還可以預防獨家采購所形成的舞弊風險。作為當前國際上采購中的主流政策規定，多家詢價已經被大多數企業所采用。
(2)質量管理中的檔案管理規定。為保持對購買產品的質量進行追溯，企業要求采購部對所有購買的產品建立供應商檔案。這種供應商檔案的建立，可以避免采購業務人員壟斷采購信息，從而預防采購人員和供應商之間建立非正常的業務關系。
(3)各種質量標準和檢驗程序。建立企業的生產質量標準，原來的目的是為了控制產品質量。但是在驗收供應商的產品質量時，這些質量標準可以在一定程度上預防供應商和檢驗人員形成特殊關系。
(4)5s管理。所謂“5s”管理是指生產過程中的一種現場管理辦法。5s來自日文seiri(整理)、seiton(整頓)、seiso(清掃)、eiketsu(清潔)、shitsuke(修養)發音的第一個字母“s”，所以統稱為5s。5s活動不僅能夠改善生產環境，還能提高生產效率、產品品質、員工士氣，其實還有預防包括采購舞弊風險的作用。5s通常會被使用在庫房管理過程中。整潔良好的庫房環境，可以有效預防貨物驗收環節的潛在舞弊風險。
(5)精益生產管理思想。所謂精益思想是“組織和管理產品開發、作業、供應商和客戶關系的業務系統，與過去的大量生產系統相比，精益生產以消耗較少的人力、空間、資金和時間制造最少缺陷的產品，以準確的滿足客戶的需要”。在具體實施精益生產過程中，減少存貨是其中的一個重要內容。為了達到降低存貨的目的，企業必須實行包括按訂單生產方式購買原材料，預防產生超額存貨。這里除了有降低存貨和提高存貨周轉率的作用外，精益生產思想還可以在一定程度上預防采購-付款循環中的訂貨環節潛在的舞弊風險，主要是超額采購風險。以求多賣產品擴大銷售數量是供應商的基本目的，下達訂單的業務人員為此通常容易和供應商形成特殊的利益關系。
(6)庫房管理程序。在庫房的收發檢驗規定中，有許多規定直接具有預防存貨收發過程中舞弊風險的作用。這里包括：度量衡的檢查、稱量規定；貨物理化指標取樣、分析和鑒定規定；貴金屬和危險化學品庫房的收發管理規定；露天堆場的管理規定等等。這里特別要強調的是對供應商不合格品的讓步接受管理規定等等。
(7)采購合同審核程序。企業對采購合同設置內部審核程序，一方面可以避免和供應商之間日后產生各種商務糾紛的風險，同時也具有約束采購部業務人員和供應商之間的行為。
關鍵詞:新醫院財務制度 內部控制
如今我國的醫藥衛生體制的改革已逐漸深入，而醫院內部控制的薄弱性也在逐漸凸顯。為應對此局面，新醫院財務制度也已更加深入的提出了加強醫院科學化、精細化管理的發展方向。正因如此，如何完善醫院的內部控制機制在醫院的發展中已顯得尤為重要。
一、醫院財務內部控制的概念以及目標
醫院的財務內部控制是一種保證資產的安全及穩定和業務的準確執行而實行的一種適合醫院發展的特定的措施、政策與程序。因此，加強醫院的財務內部控制是醫院發展的重要舉措。它能保證醫院業務的正常進行，資金的正常有效使用以及醫院運作的合法性與相關信息的真實性，提高醫院的經濟效益乃至社會效益。
二、醫院財務內部控制存在的問題
(一)醫院缺乏內部控制建設的環境基礎
首先，許多醫院只單純重視醫療技術的發展和服務環境的改善，而對于財務內部建設卻表現出輕視的態度，忽略財務部門的管理以及對于控制機制的建設。這種做法直接導致許多醫院的內部控制建設中的不足。其次，部分醫院仍未設立獨立的審計部門，這樣便很難實現對醫院各項業務中資金的正常使用進行監管，從而無法實現對醫院經濟工作的充足的風險防范與控制。某些醫院只注重對于大型硬件設備的改善而缺乏對其經濟效益的考慮，因此導致雖然醫院的規模有所增大，但投資回報率卻相對較低。如果再缺乏內部控制，這些大型設備甚至潛藏著經濟風險。
(二)醫院內部控制的不系統
首先在醫院內部控制中，許多崗位出現職權的交叉，職權劃分很不規范。同時，醫院中對于項目的審批工作存在重疊，某些職權劃分不清，存在著監控漏洞。例如，財務的收支流程控制不全面，收支控制環節薄弱。對部分報銷業務控制不完備，對醫院的固定資產的管理不完善，大型醫療設備盲目置備，而產生的經濟效益較低，造成了資金的浪費。其次，醫院內部管理不完善，無法迅速發現并解決內控管理中出現的問題，對醫院各項目的支出不能進行準確的預算或預算無法有效的執行，導致采購盲目，采購效益低下。
(三)醫院內控管理信息系統不完善
醫院內部包括眾多部門，其管理系統也相對復雜，于是對于信息的管理成為醫院內控的主要方面，然而醫院內部信息交流并不充分，這也因此成為內部控制的阻礙。另外，醫院內部各經營流程并不清晰，財務部門無法對各環節都進行有效管理，也因此使管理決策沒有充足的依據。
三、如何加強醫院內部控制管理
(一)提高對于醫院內部控制體系建立的重要性的認識
首先，應意識到醫院的內控管理是完善和規范各業務環節的重要保證，是醫院內各流程準確有效執行的保障，也是醫院實現戰略目標并在未來市場中核心競爭力形成的充分保障。其次，要認識到建立完備的內控管理體系有利于使醫院發展符合國家有關法規的要求，可以避免與國家有關政策的沖突，有利于醫院的穩步發展。再者，充分意識到完善醫院內部控制機制，有利于醫院管理層對風險的預防與控制。還要有效的進行宣傳，讓全體員工都意識到內控建設的必要性，形成內控建設所需的一股濃厚的氛圍。最后，建設過程中應力求每個環節的設計都做到準確合理，努力完善和健全這種機制。同時建立內控體系建立工作中的監督和考核機制
(二)加強對于醫院收入的控制
建立和健全價格、票據、收入、醫療預存款、退費管理制度以及崗位責任制。合理設置醫院崗位，加強對各崗位權限及職權的劃分，加強對職權的監督及制約，同時確保價格管理和執行，收入票據的管理與使用，以及時辦理退費與退費審批等不相容工作的職權相互分離。門診、住院當天的收入款額應在當天存入銀行基本賬戶，收費人員當天收取的支票或現金在當天下班時間之前結賬上繳，當天的收費退費等票據交給稽核人員進行稽核并進行詳細的登記。門診及住院的結算日報，收入日報，銀行的存款單等第二天必須交由計財處進行核算及管理。另外，醫院的所有收入應符合相關法規的規定，獲得的收入也必須開具國家規定的票據。應按照醫院制度核算和確認每日的收入。醫院的所有收入都交由財務部門統一確認、核算、管理，禁止其他部門以及人員收取款項或開設賬外賬等。會計檔案人員統一確認、管理醫院各種所得票據。按照醫院的相關規定加強對票據的印制、購買、領用、保管、核銷、清查、遺失處理及歸檔等環節的監管，并對所得票據進行詳細登記，防止空白票據的盜用或遺失。要加強對于結算時間的確認。在醫院的網絡信息系統中，應明確各們住院收入，門診收入，并及時進行核算。應建立完善的退費管理制度。退費必須提供各種憑證、記錄以及繳費憑據及證明，要嚴格按照規定進行審批，同時準確歸檔和保存。最后，住院、門診、財務等部門應設立特定的稽核崗位，對各種存根及醫院的收入進行核查，保證收入的真實性和完整性。
(三)加強對于醫院支出的控制
建立和健全崗位責任制和支出管理制度。準確劃分各崗位和部門的職務及管理權限，確保各項工作有條不紊的執行，避免職權的重疊和濫用，加強對其監管。各種支出應嚴格按照國家的相關法律進行，并按照醫院的規定進行核算及確認各項支出。同時，應建立健全支出的申請、審批、審核以及支付等環節的管理制度，明確各單位職權。實行院長授權審批的制度，嚴禁未經授權的支出，授權人員應認真做好審批工作，按照規定進行審批。另外，要加強對于支出的審核工作，同時，完善核算控制制度和支出的憑證控制手續，確保支出的真實性、及時性、完整性。建立和完善醫院醫療成本的核算制度，控制成本的支出，從而提高醫院的經濟效益。
(四)提高內部控制人員的綜合素質
提高建設和執行內控體系的能力水平。作為一項創新性工作，內部控制系統的建設和完善是一個長期并艱巨的過程。需要加強對于人才的培訓以及吸收，組織一批綜合素質高，創新能力強，業務能力強的專業人才進行這項工作。同時，可以建立內部控制系統建設的人才庫，借此培養一批具備專業能力的優秀內控建設人員。應注意提高內部控制人員的綜合素質是內控工作的核心所在，這對防止資金的流失、加強對于資金的管理、提高財務審核的完整性以及真實性都有促進作用。同時，應認識到“以人為本”的內涵及本質，不能只是做做樣子或是人云亦云，更不能扭曲理解其真正含義?！耙匀藶楸尽钡暮诵捏w現便是提高內部控制人員的綜合素質。醫院內部控制人員主要從事醫院的財務工作，所以醫院堅持財務部門工作的“以人為本”就應高度重視對于內部控制人員綜合素質的提高。另外，應認識到內控人員的創新意識和工作主動性在內控建設中非常重要，因此在培養專業的內控人員時應著重其創新精神的培養。提高內控人員的綜合素質主要從以下方面進行：
強化財會法制觀念和思想修養的訓練。應提高內部控制人員的法制觀念及道德意識，加強其自身修養，提高其政治覺悟，健全內控財務監管機制，堅守職業道德，依法辦事。
強化其專業業務學習。內部控制人員應具備嫻熟的專業知識以及較寬的知識面和扎實的基本功，這是如今內控建設的基本需要。許多內控人員只靠一張文憑吃飯，而不進行不斷地學習和自身綜合素質的提高，最終跟不上當今行業的形勢的發展而被行業所淘汰。因此，為適應如今行業的發展，內部控制人員應在工作之余，應積極主動的不斷學習相關的法律法規以及新出臺的政策或準則，不斷地充實自己的專業知識，提高自己的業務能力，進而緊跟形勢發展，不斷提高自身的綜合素質，適應行業工作的需要。
(五)加強庫存物資和醫藥的控制
第一，建設并完善醫藥與物資的管理制度，明確各個崗位的職責以及權力，保證醫藥及物資的審批與請購、聯系詢價和確定供應商、采購和驗收、合同簽訂和審核、付款執行和審核等不相容職務的分離。不能讓醫院的某以單獨部門獨立進行藥品及庫存物資的業務。同時，應加強監管，合理配置各崗位職權。
第二，建立完善科學的藥品和庫存物資的請購及審批制度。加強藥品及庫存物資的預算管理，授予歸口管理部門相關的請購權并明確其職權，使請購過程按預算嚴格執行。
第三，制定科學規范的藥品和庫存物資管理的流程。準確規劃制定、審批、驗收入庫、付款、倉庫管理、領用管理等各環節的控制要求，完善對于請購手續、采購合同、入庫憑證、驗收證明、發票使用等工作的審核制度，保證各業務工作受到有效監管和控制。
第四，建立和完善藥品和庫存物資的采購管理機制。醫院的各種藥品和庫存物資應由單位統一進行采購。同時，單位應對采購方式、供應商的選擇、驗收的程序進行準確的規劃。對于部分涉及藥品集中招標采購或者政府采購的采購執行須嚴格按照法律法規執行。
參考文獻：
[1]高亞超,高文所.醫院內部控制的主要問題及改進建議[J].中國集體經濟.2011,3
關鍵詞:企業內部控制制度;目標;要素;問題;建議
企業內部控制是指一個單位為了實現其經營目標,保護資產的安全完整,保證會計信息資料的正確可靠,確保經營方針的貫徹執行,保證經營活動的經濟性、效率性和效果性而在單位內部采取的自我調整、約束、規劃、評價和控制的一系列方法、手續與措施的總稱。從上述定義可知,內部控制是指經濟單位和各個組織在經濟活動中建立的一種相互制約的業務組織形式和職責分工制度。
一、企業內部控制目標
內部控制的目標在于改善經營管理、提高經濟效益。它是因加強經濟管理的需要而產生的,是隨著經濟的發展而發展完善的。最早的控制主要著眼于保護財產的安全完整,會計信息資料的正確可靠,側重于從錢物分管、嚴格手續、加強復核方面進行控制。隨著商品經濟的發展和生產規模的擴大,經濟活動日趨復雜化,才逐步發展成現代的內部控制系統。
二、企業內部控制制度基本要素
建立內部控制,應主要考慮以下要素:第一,內部環境,指影響公司內控制度制定、運行及效果的各種綜合因素,包括公司組織結構、企業文化、風險理念、經營風格、人事管理政策等;第二,目標設定,公司根據風險偏好設定公司戰略目標,并在公司內層層分解和落實;第三,事項識別,公司對影響公司目標實現的內外事件進行識別,分清風險和機會;第四,風險評估,公司對影響其目標實現的各種內、外風險進行分析,考慮其可能性和影響程度,制定必要的對策;第五,風險對策,公司按照風險偏好和風險承受能力,采取規避、降低、分擔或接受的風險應對方式,制定相應的風險控制措施;第六,控制活動,公司為確保風險對策有效執行和落實所采取的措施和程序包括批準、授權、驗證、協調、復核、定期盤點、記錄核對、財產的保護、職責的分離、績效考核等內;第七,信息與溝通,指識別、采集來自于公司內部和外部的相關信息,并及時向相關人員有效傳遞;第八,檢查監督,指對公司內控的效果進行監督、評價的過程,通過持續性監督活動、專項監督評價或者兩者的結合進行。
三、企業內部控制存在問題
良好的內部控制雖然能夠達到上述目標,但無論內部控制的設計和運行多么完善,它都無法消除其本身所固有的局限,這種局限性也必需明了并加以預防。主要表現為:受成本效益原則的局限。如果負有不同責任的職員忽視控制程序、錯誤判斷、甚至相互勾結、內外串通舞弊等,往往導致內部控制失靈;管理人員為了達到內部控制的目的,應預先確立衡量實際績效的標準;正確記錄經濟業務執行情況,并將工作實績與標準目標進行比較,借以發現差異分析造成差異的原因以及各種因素對差異的影響程度;針對偏離目標和標準的現象,提出糾正的措施予以補救。還應注意一些特定控制程序的執行,如核對會計記錄數字的準確性,保持調節表、日常編報資料、統制帳戶和試算表,核準與控制各種憑證,同外部資料較,將現金、有價證券和記錄核對預算與執行結果比較等。,逾越控制,對設置或實施的內部控制不予理睬,也會使建立的內部控制形同虛設。
目前我國內部控制制度較為薄弱,負責人違法干預會計工作,會計人員假賬真做,賬外隱匿資產,私設小金庫,造成會計信息失真現象較為嚴重;財產物資內控管理薄弱,物資購銷制度松馳,造成企業資產的大量流失;企業人員利用內控不嚴的漏洞,貪污、挪用公款,盜竊資金,收受回扣等違法現象時有發生。嚴重違反了會計法,危害了市場經濟秩序。
四、加強企業內部控制的建議
內部控制的主要內容包括對貨幣資金、籌資、采購與付款、實物資產、成本費用、銷售與收款、工程項目、對外投資、擔保等經濟業務活動的控制。
(一)貨幣資金的內部控制
貨幣資金是指企業擁有和控制的現金、銀行存款和其他貨幣資金。企業在建立與實施貨幣資金內部控制中,至少應當強化對下列關鍵方面或關鍵環節的控制。
1.建立嚴格的職責分工和審批授權制度崗位分工控制,主要包括出納人員不得兼任稽核、會計檔案保管和收入、支出、費用、債權債務賬目的登記工作;配備合格人員進行崗位輪換;建立回避制度,單位負責人的直系親屬不得擔任本單位會計機構負責人,會計機構負責人的直系親屬不得擔任本單位出納人員。
2.建立貨幣資金的記錄制度,現金收入及時入賬,嚴格控制坐支現金。嚴禁擅自挪用、借出貨幣資金。不得賬外設賬,嚴禁收款不入賬,定期盤點現金,做到賬實相符,如發現賬實不符,要及時查明原因,作出處理。
3.嚴格銀行存款票據和印章的管理。銀行存款要定期對賬,每月至少核對一次,編制銀行存款調節表。如調節不符應當查明原因,及時處理。財務專用章應當有專人保管,個人名章應當由本人或其授權人保管,不得有一人保管支付款項所需全部印章。企業要建立現金支票、轉賬支票等各種結算收支憑證的保管、使用、簽發、復核、登記和廢除等管理制度。
(二)采購與付款的內部控制
采購工作是生產經營的開始,它的工作質量直接影響企業的產品質量、成本以及企業的經濟效益,同時又容易產生漏洞和舞弊,滋生腐敗,從而侵害企業的整體利益,浪費企業資源。對采購與付款業務有明確的規定:應當合理規劃采購和付款業務機構和崗位,建立和完善采購與付款的控制程序,強化對請購、審批、采購、驗收、付款等環節的控制,做到比質比價采購、 采購決策透明,堵塞采購環節的漏洞。
財務部門在加強企業采購業務監控中應把好以下幾關:一是把好合同簽訂關,對所簽訂采購合同進行全面認真的審查,把好采購業務的合同價格關,出最高限價的合同必須履行暨定的審批程序;二是把好采購合同的付款關,對不符合合同規定的價格與費用,予以拒付,杜絕不合理負擔,維護企業利益;三是把好預付款的支出關,過多的預付款不利于企業流動資金的周轉,且易發生呆賬死賬,財務部門必須將預付款的使用與清理置于嚴密控制之下,減少財務費用支出,加快資金周轉。
(三)銷售與收款的內部控制
主要是指企業銷售商品并取得貨款的行為。首先,建立銷售和收款業務的崗位制,明確相關部門和崗位的職責和權限,確保銷售和收款業務的不相容崗位相互分離、制約和監督,將辦理銷售、發貨、收款三項業務的部門分別設立,明確各自的職責和權限,不得有同一部門或個人辦理銷售和收款業務的全過程。銷售收入及時入賬,不得設賬外賬,不得擅自做坐支現金。銷售與收款職能應當分開,銷售人員應當避免接觸現金;其次,建立應收賬款賬齡分析制度和逾期應收賬款催收制度。銷售部門應當負責應收賬款的催收,催收記錄要妥善保管,財務部門應當督促銷售部門加緊催收。定期與望來客戶通過函證等方式,核對應收賬款、應收票據、預收賬款等往來款項。如有不符,查明原因,及時處理;最后,建立銷貨退回制度,銷貨退回必須經主管部門審批。銷售退貨的貨物應當由質檢部門檢驗和倉庫部門清點后方可入庫。
(四)實物資產的內部控制
設置專門的倉庫,專人負責倉庫業務和記錄,也就是貨物進入或運出倉庫都要有正式手續、記錄和負責人。各項資產的增減變動、保管、維護和記錄,都要進行嚴格的控制,限制非授權人員觸動和處置,防止發生盜竊、損失和偽造、篡改記錄的行為。永續盤存制度對于實地實物數量控制是一個較好的手段,是用作防止偷盜貪污和浪費、損失的有效辦法。實行永續盤存制度,可以由會計部門設控制賬戶,倉庫部門設分類明細賬的方法進行內部控制,在貨物收、發、存業務中,所有有關收發業務的手續憑證都應有一聯送交會計部門進行記錄,從而形成一個完整的倉庫內部控制。在實際工作中,對某些長期未用或不用的實物資產,因其賬面長時間沒有變化,容易引起會計人員麻痹,疏于對賬及實物的盤點,為倉管人員貪污、挪用企業資產造成可乘之機。對于這部分資產,會計人員更應加強實物的核查工作。
(五)對其他重大財務事項的內部控制
企業融資方案、對外投資以及對外擔保等重大財務事項也應加強內部控制。對外投資業務必須合理分工,一項投資業務可分為授權、執行、記錄和保管等,應由不同部門的人員執行,這種合理的職責分工所形成的相互機制,有利于避免或減少投資業務中發生錯誤的可能性;融資決策內部控制的目的在于選擇合理的籌資渠道和籌資方式,在籌資決策時必須考慮籌資成本、籌資風險、資本結構、籌資時機、籌資的社會效應以及對控制權的影響;對外擔保內部控制其目的在于減少或避免企業產生債務連帶責任,所以在對外提供擔保時,必須嚴格信用評估,充分了解被擔保單位的債務清償能力和財務適應性,以避免擔保風險。
(六)會計電算化的內部控制
對會計電算化進行內部控制,主要是對存取權限進行控制。操作權限的分配,應由財務負責人統一專管,以達到相互控制的目的,明確各自的責任。
關鍵詞:內控規范;ISO體系;結合運用
中圖分類號:C93
文獻標識碼:A
文章編號:1672-3198(2010)19-0063-01
根據五部委要求,從2011年1月1日起開始在我國上市公司和非上市大中型企業分步實施。國際標準化組織(ISO)是由各國標準化團體組成的世界性的聯合會,ISO9001由ISO/TC176/SC2質量管理和質量保證技術委員會質量體系分委員會制定。該標準提供了質量管理體系的要求,供組織證實其提供滿足顧客和適用法規要求產品的能力使用。
ISO質量管理體系標準在引言意提及與其他管理體系的相容性問題,提出本標準不包括針對其他管理體系的特定要求,例如環境管理、職業健康與安全管理、財務管理或風險管理有關的特定要求,ISO標準使組織能夠將自身的質量管理體系與相關的管理體系要求結合或一體化。
1 目的
內控規范與ISO體系都是建立外部信任為目的,都是企業經營管理體系的重要組成部分;兩者的側重點不同,ISO標準是從質量的角度出發,通過管理職責、資源管理、產品實現、測量分析改進得循環,達到持續改進得目的,以維護客戶利益為基本出發點,防范質量信息虛假,最終目標是達到客戶滿意;內控體系重點關注的是與資金流相關的資金管理、籌資管理、預算管理、成本費用等,以維護股東即投資人的利益為出發點,尤其是財務報告數據的真實性,防范財務數據信息虛假,最終目標是到達投資人滿意。
2 流程標準化要求
ISO體系及內控規范均要求對相關文件應予以控制,實現流程標準化。
3 涉及內容
內控規范涉及18個應用指引:
(1)組織架構;
(2)發展戰略;
(3)人力資源;
(4)社會責任;
(5)企業文化;
(6)資金活動;
(7)采購業務;
(8)資產管理;
(9)銷售業務;
(10)研究和開發;
(11)工程項目;
(12)擔保業務;
(13)業務外包;
(14)財務報告;
(15)全面預算;
(16)合同管理;
(17)內部信息傳遞;
(18)信息系統;
ISO體系涉及:
(1)管理承諾;
(2)以顧客為關注焦點;
(3)質量方針;
(4)策劃;
(5)職責、權限和溝通;
(6)管理評審;
(7)資源的提供;
(8)人力資源;
(9)基礎設施;
(10)工作環境;
(11)產品實現的策劃;
(12)與顧客有關的過程;
(13)設計和開發;
(14)采購;
(15)生產和服務提供;
(16)監視和測量;
(17)不合格品的控制;
(18)數據分析;
(19)持續改進。
從以上兩種體系涉及的內容看,ISO體系的要求雖然不涉及直接的財務過程,但仍有部分內容如銷售、采購、人力資源、存貨、合同、第三方的資產等內容及要求與內控規范相重疊;從表面看內控規范不涉及產品質量過程,但畢竟所有的生產過程都與錢相關,都會在經營活動中的預算管理、成本費用上體現出來,并進而傳遞到資金管理上,所以二者息息相關。
4 過程循環
在體系管理上,ISO更加關注文檔化的體系,體系文件和資料等強調版本控制和改進循環,而內控規范中因財務控制比較集中,標準使用出錯概率小故則沒有要求;職能管理上,內控規范所確定的風險控制框架本身就是一個循環,建立環境、評估風險、開展控制、信息溝通以及監督改進是彼此相連接的,ISO標準對于過程循環的要求深度比內控規范要高;對于既包含質量控制又包含內控的過程,內控規范相對于ISO體系則要求更多的細致管控內容,例如采購業務,內控規范及ISO體系均包含供應商的評價選擇、采購合同控制、采購驗收控制,但內控規范同時又要求憑證、發票,不相容崗位規定、定期崗位輪換等ISO體系所沒有的內容。
針對內控規范及ISO體系異同及關聯性,應從本企業實際情況出發,將兩者有機結合運用如下:
4.1 成立整合小組
整合、修正、執行成功的重要關鍵,根據兩個體系異同,由整合小組負責全面統籌安排整合,主要職責是負責會議召開、流程分析、整合程序制定、進度追蹤報告、執行檢討;從而避免重復工作及多頭管理的矛盾。
4.2 規章制度高度融合
作為ISO 與內部控制標準的支持性文件、規章制度與員工息息相關,是企業管理的基礎,必須全面體現兩個管理體系的要求。應著重解決5W1H問題,即why(為什做)、what(做什么)、when(何時)、where(何地)、who(誰來做)、how(如何做),明確職責便于操作,同時還必須體現內部控制標準的有關要求如:
(1)授權控制 有關經濟業務活動必須經過授權和批準,方能處理,未經授權和批準的人員不允許接觸和過問;
(2)分管控制 不允許所謂一條龍式的一人包辦,必須分解相關的經濟業務職責,應實現互相制約、互相監督;
(3) 業務記錄控制必須采取得力措施和恰當方法,保證經濟業務的會計記錄真實、及時和準確;
(4) 素質控制員工應具有與其負責的工作相適應的素質,以便保證工作質量,實現預期目標;
(5)資產安全控制采取各種限制的接近的措施,確保企業資產安全完好。
4.3 手冊文件實行完整包容
把質量手冊和內部控制手冊整合成質量/內控手冊,實現一體化管理。在手冊的質量/內控方針、目標、管理職責、組織機構、基礎設施、工作環境、人力資源、采購過程、監測改進等內容中,要體現內部控制標準的有關要求,同時另辟章節專門論述內部控制標準,實現完整包容。
4.4 內部審核的整合
兩個體系整合在一起,在內部審核方面主要涉及兩個問題:
(1)整合為單一審核程序:即將兩個體系各自管理制度整合成單一管理制度,內審人員便應依規定從事查核,而不再區分為ISO 稽核與內控稽核人員,統一執行單一作業。
(2)在單一管理制度下,依其專長從事稽核:雖已整合為單一管理制度,因ISO 稽核大部分只涉及直接執行部門,而不涉及財務,ISO 稽核對財務或會計面本來就不熟悉,相反的,內控稽核人員對于查帳熟悉度雖然較ISO 稽核人員佳,但面對實際ISO 標準下的流程作業或品管程序,其了解程度卻顯不足。因此在單一稽核部門之前提下,應具有兩種內部稽核專長,妥善分配其熟悉的查核工作。
(3)執行內部稽核以督促、檢討、修正與持續改進。經由整合內部稽核后,應執行制度落實面的考核。依據統一的管理制度,查核書面文件之實際執行狀況,藉以檢討、修正與改進。企業高層需鑒別公司提供的服務產品,達成客戶需求的服務實現流程,因其直接影響公司的經營品質及成敗。至于各項行政管理之支持流程也須界定清楚,以免影響服務實現流程的效率。因此,必須將管理重點放在如下幾點:
①確定達成預期結果之流程順序及互動關系。
②確定管控中流程輸入、作業、輸出被清楚設定時效要求。
③監督工作流程輸入及輸出,以查證個別流程是否環環相扣,并且確立跨部門聯系或傳遞之有效性和效率。
1.1采購業務內部會計控制制度的目標
采購業務內部會計控制制度的目標是合理經濟的進行各種采購業務，保證生產經營管理的需求；支付款項后及時、足額的獲得相應的物品或勞務；嚴格履行審批制度，按合同協議付款，維護企業良好的聲譽。要達到這些目標首先要對不相容的崗位要相互分離、制約與監督。在采購環節不相容的崗位包括請購與審批；詢價與確定供應商；采購合同的訂立與審計；采購與驗收；采購、驗收與相關會計記錄；付款審批與執行；對一些企業特殊物資的采購計量與驗收必須分離。例如以原煤為主要材料的化肥企業，煤炭的消耗與盤存數量不是很準確，如果購進時計量與驗收不相互制約很容易造成煤炭虛入庫，產生管理漏洞。原湖南湘東化肥廠倒閉清算時，煤炭盤虧幾千噸，究其原因是控制監督不嚴日積月累引起的。每個企業必須根據自己的采購特點，因地制宜建立一套適合自己企業的內部會計控制制度。其次是要嚴格授權批準制度。單位明確審批人對采購與付款業務的授權批準方式、權限、程序、責任和相關控制措施，規定經辦人辦理采購、付款業務的職責范圍與工作要求。嚴禁審批人超權限審批。單位對于重要和技術性的采購業務，應當組織專家進行論證，實行集體決策和審批，防止決策失誤而造成嚴重損失。再次要執行完整的采購登記制度。單位應當按照請購、審批、采購、驗收、付款等規定的程序辦理采購與付款業務，并在采購各環節做好相關記錄，填制相應的憑證，建立完整的采購登記制度，加強請購手續、采購訂單（或采購合同）、驗收證明、入庫憑證、采購發票等文件與憑證的相互核對工作。
1.2采購業務的會計控制要點
1.2.1請購環節的控制。
原材料或零配件的請購，一般由生產部門根據生產計劃的需求提出請購要求，材料保管部門根據庫存量核實是否采購；對于大批量生產且產品生產穩定的企業，保管部門應考慮經濟進貨批量，可在庫存材料達到最佳存量時提出請求，經相關授權人員簽字后送交采購部門。采購人員審查請購要求是否合理，并根據市場行情進行采購所需要的資金估算，簽署同意采購的意見后交資金預算部門審批，資金預算部門確認在生產經營項目的資金預算范圍，同意審批，簽字后交采購部門辦理采購手續。對于特殊項目如資本性支出、保險、廣告、法律、審計服務，一般由專門指定人員提出請購，由企業決策層進行聯合審簽或集體商議審批。
1.2.2采購環節的控制。
采購部門在正式填制訂單前，對不同供應商的供應物品的價格、質量指標、折扣和付款條件以及供貨時間等資料進行比較，選出商業信譽好、產品質量好、價格優惠的供應商（通常說的貨比三家）。對于大批量采購的原材料或零配件等要做好各種采購數量對成本影響的成本分析。訂單簽好后必須編號并由授權人簽字，正聯送供應部門，副聯送驗收部門，之后應監控訂購單的處理，以確認商品是否收到并及時入賬。
1.2.3驗收環節的控制。
購入商品或勞務的驗收工作應與請購、采購和會計部門的工作相分離。驗收部門根據有效的購貨訂單上的數量和質量要求及相關合同、協議，對供應商發運的商品進行驗收：如商品的品名、規格型號、數量、質量要求、到貨時間、商品完好程度等。商品的質量檢驗至關重要，其質量好壞的判斷有些依靠驗收人員的工作經驗和工作責任心，有些靠相關部門技術人員核定，對于部分特殊的商品鑒定必須具備豐富的專業知識或經過儀器、實驗的測定。不管質量檢驗過程如何，企業各級管理部門必須嚴格把好這個關，它是企業生產經營好壞的保證。對于有些商品或勞務直接由部門使用（不需經過倉管部門）如：工程物資直接使用、設備、資產的維護建設，勞務支出等，控制程序應根據企業相關管理程序完善請購程序后辦理工程勞務，企業驗收部門根據請購或報批手續、合同進行工程勞務驗收并出具驗收結算報告單，交相關部門負責人審簽。驗收單是確認資產或費用以及與采購有關的負債是否存在和發生的重要保證。會計控制必須定期檢查驗收單的序號、驗收單必須經驗收人員、倉儲人員、材料會計三方簽字才能作為入賬憑據。一些內控管理不完善企業，倉庫管理員兼驗收員利用企業管理混亂，虛開驗收單與發票到財務報賬，一次性經濟損失達40余萬元。
1.2.4存儲環節的控制。
存放商品的倉庫應相對獨立，限制無關人員接近。儲存驗收的商品由獨立部門負責。貨物入庫前倉儲人員應進行點驗和查對，并在驗收單上簽收，倉儲人員將存貨按商品特征填列標簽，分類存放并設置安全措施。
1.2.5退貨與折讓的控制。
采購部門接到驗收報告后，如發現數量或質量不符合訂單的要求，及時電告或函告供應商。對于數量短缺，要求供應商及時補足。對于質量問題，則通知倉庫不得發放該批商品，再決定退貨或者要求供應商給予適當的折扣。當合適的折讓一經確定，采購部門即編制借項憑單，通知會計部門調整應付賬款。對于退貨的商品，采購部門應編制退貨通知單，授權運輸部門退回商品，商品退回后及時通知采購部門和會計部門。
1.2.6應付賬款的控制。
商品或勞務的購進借方反映資產的增加，貸方反映應付賬款的增加或資金減少。應付賬款的記錄應獨立于請購、采購、驗收、付款以保證采購環節的控制有效實施，防止錯誤和欺詐行為的發生。應付賬款的入賬必須取得和審核各種必要的憑證后才能進行，這些憑證包括請購單、驗收報告單、購貨訂單、材料入庫單、稅務監制發票、相關合同與協議等。要求憑證記錄完整、客觀、真實，經授權人簽字。月末核對供應商往來明細，如發現錯誤，及時與供應商取得聯系，查清原因，完善手續，調整差異。
1.2.7付款環節的控制。
對于根據發票直接付款的手續，財務人員復核供應商發票的數量、價格、折扣條件、匯總金額、合法要素等與原始憑證（附件）是否相符，業務是否客觀；對于發票已入賬進行往來賬單付款的，必須填制往來付款審批單，由主管會計核實明細賬戶及付款條件后經相關審批程序后付款。
2加強采購成本管理
采購成本包括進價成本和進價費用，其中：進價成本又稱購置成本是指存貨本身的價值，等于數量與單價的乘積。在一定時期進貨總量即一定條件下，無論企業采購次數如何變動，存貨進價成本通常價格相對穩定（假定物價不變且無采購數量折扣），屬于決策無關成本。進貨費用又稱訂貨成本是指企業為組織進貨而開支的費用，如：辦公費、差旅費、郵資、電話電報費、運輸費、檢驗費、入庫搬運費等支出，進貨費用與進貨次數有關：差旅費、郵資、電話電報費與進貨次數成正比，這類變動性進貨費屬于決策的相關成本，另一部分與進貨次數無關，如：專設采購機構基本開支，這類固定性進貨費用則屬決策無關成本，怎樣合理控制采購成本，以最小成本投入創造最大效益。
2.1采購價格的管理（把價格質量關）
①各生產、經營、服務部門根據生產計劃做好年度、月度物資需求計劃單（必須載明物資規格型號、技術參數、到貨時間），報主管負責人審核后交物資采購部門進行集中采購。②各物資采購部門根據各生產、經營、服務部門審簽后請購單編制一式三聯部門物資采購計劃匯總表，按采購物資類別填列品名、規格型號、采購商家、市場詢價、歷史價格、庫存數量、市場動態、到貨日期、采購模式（集中采購、招標采購、分散采購）等信息報主管領導及預算部門審簽后，一份交財務部門、一份交預算部門、一份留采購部門。三個部門相互牽制與監控，共同把好請購、資金預付及價格審核關，完善事前控制手續。③采購部門根據采購計劃單及采購信息建立采購臺賬、在供應商選擇時做到貨比三家并建立供應商信息檔案，引入供應商信譽評估機制，選擇質量、價格、信譽好的供應商，為企業產品質量管理、成本優化奠定良好基礎，在物資采購管理過程中堅決制止那種只按計劃采購，不論價格高低、質量好壞、中飽私囊的行為。價格是降低成本的途徑，質量是降低成本的基本保證。為控制好采購物資價格與質量，財務部門必須根據驗收入庫單，有法律效應的合同文本、價格申報單辦理入賬付款手續，涉及大的勞務價格的采購物資必須留一定的保證金，等設備運行良好后才能付款。對于大批量購進物資在合同協商時盡量爭取貨物采購折讓和折扣，將采購價格降到最低。
2.2進貨費用的控制
前面講到進貨費用的構成，要降低進貨費用可采取下面兩個途徑。①采購人員應根據經濟合理原則，事先選擇物資運輸路線和運輸方式，努力實現直達運輸和就近采購，開展聯運、代運減少運輸費用。不盲目采購，盡量節省其它采購費用。②物資采購要適時，應樹立經濟進貨批量的觀念。經濟進貨批量是能夠在一定時期存貨達到最低點的進貨數量，決定經濟批量成本因素，主要包括變動性成本進貨費用，變動性固定成本及允許缺貨的缺貨成本，不同成本項目與進貨批量呈現不同變動關系，減少進貨批量，增加進貨次數在影響儲備成本降低的同時也會導致進貨費用與缺貨成本提高，相反增加進貨批量，減少進貨次數，盡量有利于降低進貨費用與缺貨成本，同時會影響儲存成本的提高。因此，如何協調各項成本之間的關系，使其總和保持最低水平，是企業組織進貨過程需要解決的主要問題。
3建立與供應商的長期戰略伙伴關系，形成供應鏈的團隊
傳統的采購管理是以最低的價格購買最好的商品，但在經濟發展全球化、市場競爭國際化的今天，沒有一個企業能以一只孤舟的方式在大海中航行，它必須與其他企業及供應商、銷售商等相互依賴、相互支撐的生存。與供應商松散聯系將會因缺乏信息溝通與利益協調導致成本增高，而相互協作建立利益共同體，有助于降低成本，提升顧客價值。與供應商建立的長期戰略協作關系或戰略伙伴關系，選擇優秀的供應商作為供應鏈的合作伙伴被稱為“反向營銷”，其基本策略是專門為供應商召開周期性會議，讓他們意識到相互之間的競爭關系，幫助他們認識到與企業的依賴關系；與供應商建立信譽與相互參與的關系，建立供應商評估機制并發展為供應鏈團隊成員，對那些樂于降低成本創造更大價值的供應商，采取激勵措施與其分享節省的成本。好的供應商將成為供應鏈團隊的無價之寶。隨著供應商發展，降低成本，提升企業價值的行為將變得越來越有成效。
4結語
【關鍵詞】科研院所；材料采購；風險應對
一、科研院所材料采購的特點
作為以基礎性研究為主的科研院所，每年需要購買大量的試劑、實驗原材料、耗材等。采購是根據課題組提交申請購買，采購的材料專業性強、品種多、型號迥異、供應商眾多、價格差異大，購買形式具有少批量多批次的特點。主要以單位分散采購為主，因為在材料采購過程中存在許多人為決策的環節，是事業單位防腐的重點領域之一。
二、材料采購的風險識別
材料采購分為多個環節，請購、審批、采購方式選擇、供應商選擇、價格決策、合同簽訂、驗收入庫、領用、結算付款等，各環節均存在不同的風險。目前出現問題較多的環節有：多頭采購、供應商選擇、價格決策、合同簽訂、入庫管理等。
1.多頭采購
科研院所材料采購的特點決定了采購批次較多，采購部門業務量大。部分研究所因采購部門人手所限，存在多頭采購等情況。請購課題組按需要自行詢價、選擇供應商并采購所需材料。采購各崗位無明確界定，采購人員權利過分集中，不符合不相容崗位相分離原則。缺乏約束與監督機制也極易出現舞弊現象。
2.供應商選擇風險與價格決策權
選擇什么樣的供應商，做出決策選擇權的人員是誰？供應商的選擇與價格決策是采購工作中最重要決策選擇權。關系著研究所的采購風險、采購成本與采購質量。采購人員直接面對著市場，供應商良莠不齊，產品質量不一，價格差異大。如果采購渠道無范圍限制，采購人將根據自己的判斷、喜好、自身利益做出選擇。
3.合同風險
采購合同關系著合同雙方的權利與義務，有較強的法律約束力。合同風險主要體現為虛假合同、條款不嚴謹合同、拆分合同等。虛假合同指為套取資金，買賣雙方惡意串通，簽訂虛假經濟合同。條款不嚴謹合同，責任人疏忽大意，導致合同履行不力，造成國有資產損失等。拆分合同，采購人為規避政府采購中的公開招標、邀請招標、競爭性談判等公開競爭方式而選擇拆分合同。
4.專用材料零庫存管理
專用型材料以小批量多批次采購方式為主，原材料品種、型號并非通用，許多材料購買后即由請購課題組全部領用，即零庫存管理。
專用材料零庫存管理的方式在許多科研院所普便存在。對資產管理部門來說材料零庫存便于管理、降低儲存成本。但對使用不完的材料交予課題組保存，可能存在保管不善、造成浪費、丟失等風險，也給虛假采購造成了生存的土壤。審計案例中，某科研院所課題組面臨財政經費預算執行的壓力，該課題通過串通供應商，在一定期間內陸續購買又退回材料，形成在供應商處及會計賬薄中的購買記錄。后期按需求在供應商處領用。
三、材料采購風險控制的措施及建議
1.加強制度建設與材料采購流程設計
實現制度流程化，流程信息化。制度是基礎，科研院所應在風險分析的基礎上，建立授權審批制度、合同管理制度、供應商準入制度、材料領用管理制度、監督檢查等內控管理制度。設計完善的材料采購流程。制定采購管理、供應商管理、價格管理、庫存管理等多個重點環節的業務流程。采購流程應考慮嵌入電子信息系統，如建立科研院所的材料采購管理平臺。通過該采購平臺實現采購業務歸口分層級管理。電子采購平臺的建立，將有助于加快采購進程、明晰權責劃分，業務公開透明，減少人為決策環節，實現材料采購的全過程管理。
2. 明確采購人員崗位分工
首先，建立標準化、規范化的統一專業采購團隊。團隊人員由資產管理部門、監審部門、財務部門人員聯合構成。明確各崗位分工與責任，供應商選擇、價格決策重要決策事項進行分權管理。職責劃分清晰，設置供應商管理專家小組、詢價議價小組、合同管理員、采購員（普通采購、政府采購）、驗收、庫管員等崗位，優化人力資源配置，符合不相容崗位相分離的要求。
其次，采購權利收回至研究所采購團隊。材料采購方采購小組統一采購的方式為主。對異地活材料采購驗收管理實行指定采購崗位?？蒲性核B殖孵化基地與科研院所常駐地往往相距較遠，尤其是海水養殖等業務?；畈牧先缁铙w動物、活體飼料等購置需要具有新鮮、及時、便利的特點。只能進行異地采購。請購人申請后，歸口管理部門通過詢價小組詢價，指定駐養殖場所課題組采購人采購，從嚴審查合同、供應商資質、信譽，采購價格。待審批完成后，需課題組提供合法票據、購買物品圖片，提供實驗場地證明人等材料視同現場驗收，并且需要具備詳細使用記錄及實驗工作日志作為報銷依據。
另外，需加強對采購人員培訓。提高采購人員的專業能力、職業操守、法律意識，并實行定期輪崗制度。
3.建立供應商準入及考核制度
首先，采購活動均需選擇數據庫中的供應商進行。供應商來源應符合：（1）本研究所合作過的優質供應商。（2）利用兄弟院所建立的供應商平臺中的供應商，如以淘寶模式的建立的中科院喀斯瑪試劑材料采購平臺。（3）實力強、聲譽佳、質量好的供應商。
邀請業務專家組成評議小組，通過對供應商的資質、信譽、財務狀況、產品價格、質量、所在地等調查開展信用評級，從中篩選優質供應商，建立研究所自己的供應商數據庫。供應商實行按檔次、分層級管理。
其次，入庫供應商商品價格應以供應商市場價格作為上限，采取邀請供應商進行投標、開展談判等方式，發揮規模采購的優勢，提高采購話語權，降低采購成本。供應商數據庫及商品價格形成材料采購平臺基礎數據。
另外，供應商數據庫按年度實行動態化管理，產品價格定期更新。按年度進行考核?？己藘韧ㄟ^查詢采購信息平臺售后評分，發放調查問卷等方式，對供應商供給材料質量、價格、供貨周期以及服務由各用戶進行評價打分，根據評價結果，確定下一年度供應商準入資格。
4.建立材料價格決策機制
對供應商商品的價格相對有效的監督，就是完善采購詢價，加強詢價復核。在材料采購平臺中，借鑒電商模式設計比價工具。選擇材料型號后，可以選擇按價格、按供應商信譽或供應商綜合排名進行排序查詢，該采購平臺可自動優先選擇最優三方供應商材料價格，代替人腦做出價格決策。減少人為因素的影響。
5.規范合同管理
專人進行合同登記。合同由歸口管理部門審核，重點關注合同的真實性、有效性。法律顧問審查合同全部條款，重點注意不利條款的必要性。監測合同的履行。減少合同履約風險。通過采購管理平臺，進行數據分析確認合同的數量、價格是否異常；是否進行合同拆分以規避政府采購或公開招投標等社會競爭的購買方式。是否近期大量簽訂超出請購人所需材料預算的虛假合同套取資金。
6.建設統一的材料庫
針對批量采購大宗材料、貴重金屬等物資，采用先入庫，后按需領用的方式。加強出入庫管理，做好驗收及盤點工作。對于采購批量較小的材料，采用零庫存管理?？捎隍炇蘸笕款I用。使用人登記材料使用臺賬。并由科研院所指定專人定期核查。
7.建立采購全過程監督機制
建立由監審部門牽頭，其他各相關部門參與的監督檢查團隊。
一方面加強采購過程管理。參與供應商選擇小組、合同審查。定期進行數據分析。結合課題內審、課題組長離任審計等常規、專項審計，在采購平臺中按課題組分年度進行材料購買數量、購買金額、供應商統計、趨勢圖表等數據進行分析。關注異常采購、關聯交易等違規事項。發現重大違規事件及時以書面形式向所領導班子匯報。在監督檢查過程中發現的制度、流程盲點及時通知相關部門予以完善。
另一方面制定信息公開制度及舉報制度，定期公開招投標、供應商選擇方式、采購小組成員，采購相關信息。對違規人員建立黑名單。對黑名單里的課題組、采購人員按相關制度人員從嚴審批，額外增加審批程序的管理模式。
四、結語
隨著國家對科研工作加大投入，材料采購在科研院所事業支出中所占的比重越來越大，也對研究所的管理提出了更高的要求?？蒲性核鶓鶕髯缘膶嶋H情況，制定適合自身的材料采購制度，規避與降低風險，有效防范舞弊和預防腐敗，促進科學事業的發展。
參考文獻：
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摘要：隨著國家綜合國力的不斷提升，我國的經濟總量已躍居世界第二位。水漲船高，事業單位已不是昔日的清水衙門。而基礎建設行為，占用了單位的大量資產，而且所處環境復雜多變，使其容易成為貪污、詐騙、挪用公款等違法亂紀行為滋生的溫床。因此，對基本建設項目的管理與控制變得越發重要。
關鍵詞：基建 會計 內部控制
工程項目普遍具有投資巨大、危險性高、建設周期長、施工難度大，不可逆轉等特點，如果不能很好地加以控制和防范，可能會導致項目“失敗”，給國家和單位帶來嚴重的經濟損失和不良的輿論后果。反之，如果能對工程項目加以很好的控制，也必定會產生巨大的經濟效益和社會效益。因此，良好的內部控制制度的建立和執行，為基礎建設的控制提供了有利的保證。
內部控制是為了提高會計信息質量，保護資產的安全、完整，確保有關法律法規和規章制度的貫徹執行等，由單位治理層、管理層及其員工共同制定和實施的一系列控制方法、措施和程序。它是一個不斷發展、變化、完善的過程，且持續地流動于單位之中，并隨著單位經營管理的新情況、新要求而適時改進。
會計內部控制制度在整個內控制度中居于重要地位，是圍繞財務工作展開的，以最終保證財務安全實現資金效益最大化的一系列制度規范的總和。內部控制能夠給單位管理層實現前述目標提供合理保證，但由于內部控制的固有局限，管理層的逾越和串通舞弊等原因，難以確保每一個單位的成功。本文通過闡述、分析事業單位基建會計內部控制制度面臨的主要問題，綜述并討論了相應的改進措施，為財務及相關管理人員提供必要的參考。
一、我國事業單位基建會計內部控制制度的主要問題
1、內控意識薄弱、混亂
內部控制觀念是內部控制環境中的一項重要內容，良好的內部控制觀念是確保內部控制制度得以健全和實施的重要保證。事業單位基建資金具有來源單一、去向固定、收支活動較少等特點，因此，有限的經費預算，導致了許多行政事業單位領導缺乏對內部控制知識的基本認識，其中，包括對建立健全基建財務內部控制的重要性、現實意義和長遠影響的認識，僅僅抱著可有可無的“放松”態度，或者可以說是以財經制度甚至是工作經驗來代替內部控制制度。有的單位即使有會計內部控制制度，但并沒有得到有效實施，流于形式，使會計內部控制失去了應有的作用。
一般而言，內部控制一般分為內部會計控制和內部管理控制。然而，目前對內部控制制度設計的考慮并不全面，大多數單位的高級管理人員對內部控制缺乏正確的認識甚至存在誤解。有的管理者認為內部控制就是會計內部控制，從而忽略了管理控制，僅僅將會計內控制度看作財務部門的事情，沒有把會計內部控制放在整個單位財務管理戰略高度加以考慮。此外，會計內控制度本身也不完善，未能形成一個有效的內部控制機制。往往造成諸如工作任務的分派、責任的追究方面不明確，部門之間相互推諉等等問題的存在。
2、忽視內部審計的重要性
內部審計機構的建立是評價單位會計內控制度健全與否，執行程度如何的主要手段。它可保證會計資料的準確性和可靠性，保護資產的安全和完整，督促員工遵循內部管理制度，促進內部控制逐步完善。實踐證明單位良好的內部審計保證了內部控制制度的有效執行。然而，現實中內部審計監督過于流于形式。有些單位設立了內部審計機構，可是由于種種原因諸如較低素質的內審組成人員、掛靠機構造成的審計非獨立性，以及缺乏重視和支持力度，造成內審不能正確進行審計和鑒定會計資料，因此不能保證其他相關資料的真實性和正確性。更有甚者，許多單位未設置專門的機構或人員對內部控制制度執行情況進行監督檢查。
絕大多數的審計部門和人員隸屬于紀委，監督職能雖然可以突出，但內部審核的其他職能則相對削弱。我們知道，紀委是黨的辦事機構，將內部審計機構隸屬于紀委，容易造成黨政不分、內部審計職能不清晰。因此，此種設置不利于內部審計功能的良好發揮。
3、內部會計控制人員缺乏職業道德和應有的素質
單位內部基建會計控制是由人來操守和執行的，有了嚴密的內部控制制度而無相應素質和品行的人去執行，內部控制制度就是一紙空文。制度防范固然必要，卻難免有所疏漏。監管制度不管有多嚴密，總有失靈的時候，內控制度管理需要道德的約束。不少財務人員的業務水平和知識儲備已不能適應新形勢下經濟發展的需要。事業單位絕大部分財會人員身兼數職，疲于應對。在此基礎上，會計人員未能突破傳統會計工作的局限性，只會單純的事后記賬，不了解熟悉工程建設的相關知識。因此，在監督控制方面，只是起到了事后控制。再加上會計繼續教育和業務培訓大多流于形式，各種先進的管理辦法由于人員本身相關素質的缺乏而重重受阻，難以推行。
4、信息的溝通交流不暢通，缺乏對基建會計內控人員的理解、保護
隨著事業單位機構改革的深入，競爭上崗，定編定崗，導致人人自危；單位對職工個人的行為和思想了解不夠。我們期待著可以負責、認真的按制度進行管理，但有時會屈從于上級和同事的壓力，甚至于他們的抵制。作為會計人員，由于經辦業務數量多，在多次與領導和相關職能部門溝通的過程中，難免造成會計內控人員呆板、不靈活等不良印象。
二、提高事業單位基建財務內部控制制度有效性的對策
1、強化單位領導的內部會計控制意識
內部會計控制的根本目的不是消除一切風險，而是在于控制所意識到的和未意識到的風險。內部會計控制制度的出發點是通過專門辦法建立一套防范機制來保證會計資料和事業單位資產的安全完整。為了嚴格執行內部會計控制制度，事業單位負責人及相關直接管理者必須對本單位內部會計控制的建立健全、及時有效實施負責。關心包括基建會計在內的財務人員，給予他們必要的物質保證。財政部門及相關主管部門可定期或不定期地舉辦行政事業單位負責人財政法規及內部會計控制制度建設培訓班，使之通過培訓學習，提高對事業單位內部會計控制制度建設重要性的認識，增強領導干部的內部會計控制意識，以取得他們對內部會計控制制度建設的肯定和支持，營造良好的內部會計控制環境，以利于內部會計控制實施。
2、財務控制關口前移
目前，合同滯后、合同條款不完善、忽視采購合同、資產如何處置等等問題，導致財務人員和財務部門都被邊緣化?；〞嫷膬炔靠刂?，要真正發揮作用，做到事前預測、規避、控制風險，就需要把財務控制關口前移?；椖恳话憧煞譃橥顿Y決策、設計、施工招標投標、施工、竣工決算等五個階段。基建會計內部控制需要與基建項目的階段相結合，加強與基建經辦人員的溝通，增加對過程的參與度，強調內控的全面性；基建會計內部控制要以基建資金流動環節為出發點，注重資金在投入、使用、決算過程中，相關資料、審批是否完整，提高內控的針對性。
3.強化內部審計部門的作用
內部審計是單位內部控制體系的一部分，也是內部控制體系有效性的確認者。內部審計可以充當顧問的角色，及時監督和評價運行情況，建議及時修訂完善內部控制。內部審計通過定期或不定期地對基建會計內部控制制度的審計，得出現行內控相關制度存在的不合理性。在審計重點上，應突出對管理狀態的動態監督，以效益審計、經濟責任審計和內部控制制度審計為主要內容：根據審計過程中發現的問題，配合財會部門、其他管理職能部門和所屬企業進一步完善財務會計（基建會計）等管理制度。在審計部門設置上，應該相應提高其行政級別，直接隸屬于較高層次的領導或集體組織管理。
4.重視基建會計相關人員的道德約束培養和業務素質的提高
加強基建會計人員的政策教育、法制教育以及會計職業道德教育，增強會計人員紀律性，使其具有強烈的責任感，在履行職責中遵紀守法，無論何種情況都不喪失原則。同時加強會計人員的繼續教育，堅持定期培訓，定期考核，提高基建會計人員的基礎建設專業知識和業務素質。此外，會計人員還應掌握崗位所需的內部會計控制知識，能正確應用內部會計控制方法實現單位的控制目標。
三、建立內部控制應處理好的幾個關系
在單位基建會計內部控制的建設、完善的過程中，要堅持“適當、適度、適用”，緊密結合單位自身的特點和外部環境，做到只有合適的內部控制才是最好的內部控制。因此，應處理好內部控制成本與“效益”的平衡關系，內部控制與效率的關系，內部控制穩定與發展的關系。
各事業單位的內部控制的基本措施（不相容職務分離、授權審批等等）都較正規，本文就不再贅述。實踐證明，得控則強、失控則弱、無控則亂。最后，謹記，在執行內部會計控制和風險管理時要用心，要持應有的謹慎和“懷疑”態度。
參考文獻：
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