發(fā)布時(shí)間：2023-05-23 17:12:19
序言：寫作是分享個(gè)人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的辦公檔案數(shù)字化管理樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
【摘要】對(duì)于當(dāng)今的醫(yī)院管理來說，OA 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的引入，極大地提高了醫(yī)院文書檔案的管理效率，提升了其信息化管理的水平。本文主要探析OA 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在醫(yī)院文書檔案管理中的應(yīng)用。
關(guān)鍵詞 OA 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)；醫(yī)院文書檔案管理；應(yīng)用
隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院行政辦公模式的內(nèi)容和方式得到了很大的改變和發(fā)展，從以前的文字檔案處理辦公的方式，到今天的電子化檔案的發(fā)展和應(yīng)用，使得醫(yī)院文書檔案的管理發(fā)展成為便于查閱和利用的即時(shí)載體。
一、OA 的作用及其在醫(yī)院檔案管理應(yīng)用的分析
現(xiàn)今OA 系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中已經(jīng)被廣泛應(yīng)用，它已經(jīng)成為醫(yī)院提高文書檔案管理效率，加強(qiáng)醫(yī)院文書檔案管理的有效手段。OA 系統(tǒng)所帶來的不只是辦公效率的提升，同時(shí)還促使醫(yī)院文書檔案行政管理的制度化與規(guī)范化，改變了醫(yī)院檔案信息的查看和存儲(chǔ)的方式，極大地促進(jìn)了醫(yī)院信息的處理和分析效率的提升。同時(shí)它也改變了對(duì)于醫(yī)院檔案的管理和行政理念的變革。OA 系統(tǒng)的發(fā)展與應(yīng)用，主要分為3 個(gè)階段：首先是以數(shù)據(jù)信息的處理為中心的文檔的處理系統(tǒng)階段。在這個(gè)階段，主要強(qiáng)調(diào)以數(shù)據(jù)的處理和計(jì)算為主要的任務(wù)和能力，對(duì)特定的辦公事務(wù)進(jìn)行處理的運(yùn)用過程，這個(gè)階段存在于一些行政辦公室檔案中最初的信息化階段。其次是以日常檔案處理的工作流程和日常文件的信息化處理和辦公需求為目標(biāo)，進(jìn)行辦公和業(yè)務(wù)的處理，對(duì)于這種辦公過程和業(yè)務(wù)的處理來說，是通過系統(tǒng)的協(xié)同運(yùn)行和協(xié)同操作來實(shí)現(xiàn)辦公業(yè)務(wù)的自動(dòng)化和規(guī)范化處理的過程，它極大地提高了辦公的效率，降低了辦公行政的成本。最后是對(duì)于特定文書檔案的管理和辦公協(xié)作系統(tǒng)的應(yīng)用，兩者的結(jié)合，為文書檔案的歸檔工作提供了信息交流與共享。另一方面，醫(yī)院負(fù)責(zé)文書檔案的員工要不斷運(yùn)用各種手段學(xué)習(xí)潛在的知識(shí)，以避免出現(xiàn)重復(fù)的勞動(dòng)和錯(cuò)誤。辦公業(yè)務(wù)越來越多地融入對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)知識(shí)的管理和使用服務(wù)中。
二、OA 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在醫(yī)院文書檔案管理中的應(yīng)用
對(duì)于醫(yī)院文書檔案的管理來說，是在臨床的實(shí)踐和管理中，對(duì)逐漸形成的具有參考醫(yī)療價(jià)值的原始資料進(jìn)行記錄保存，并進(jìn)行有效的分類管理的過程。醫(yī)院文書檔案記述了醫(yī)院日常活動(dòng)中的各種業(yè)務(wù)工作的內(nèi)容，因此文書檔案的管理對(duì)于醫(yī)院來說是非常重要的。
醫(yī)院文書檔案OA 系統(tǒng)信息化建設(shè)是指通過計(jì)算機(jī)的技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通訊技術(shù)等手段，將不同載體的信息記錄到檔案及其內(nèi)容進(jìn)行信息化數(shù)字化的整合，以形成一個(gè)數(shù)字化的數(shù)據(jù)管理和積聚的平臺(tái)，并通過互聯(lián)網(wǎng)的形式進(jìn)行信息檔案的共享，從而提高醫(yī)院檔案工作的信息化、現(xiàn)代化管理水平。
（一）數(shù)據(jù)的信息化采集。應(yīng)用掃描設(shè)備和儀器進(jìn)行檔案的掃描和識(shí)別，把一些文件和檔案以數(shù)字化的形式和統(tǒng)一規(guī)范的格式錄入計(jì)算機(jī)設(shè)備，以利于下一步的處理。
（二）業(yè)務(wù)工作流程的信息化應(yīng)用。通過對(duì)醫(yī)院業(yè)務(wù)開展過程進(jìn)行分析，根據(jù)醫(yī)院的現(xiàn)實(shí)業(yè)務(wù)情況，應(yīng)用信息化的技術(shù)對(duì)文件檔案進(jìn)行集中有效分類，同時(shí)對(duì)相應(yīng)搜索查看的應(yīng)用進(jìn)行開發(fā)，對(duì)文書檔案進(jìn)行分類鑒定、編目、檢索、排序、保存歸檔等高效地處理分析。為了更好地對(duì)文件檔案進(jìn)行管理，要加強(qiáng)管理流程的建設(shè)，分清員工的權(quán)責(zé)和工作的標(biāo)準(zhǔn)，以減少不必要的人為干擾給檔案的管理帶來的破壞。另一方面，醫(yī)院的自動(dòng)化辦公系統(tǒng)要與檔案的管理系統(tǒng)做好兼容適配的工作，以確保文件檔案格式的一致性。
（三）檔案信息化檢索的應(yīng)用。在醫(yī)院的文書檔案完成數(shù)字化的處理和歸檔后，需要在逐漸龐大的數(shù)據(jù)庫(kù)中搜索出需要的文件檔案，以方便使用，因此對(duì)于OA 系統(tǒng)的應(yīng)用來說，還要通過開發(fā)一定的檢索程序以適配對(duì)文件搜索和檢索的需要。同時(shí)，還可以通過醫(yī)院的網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)的有效連接來實(shí)現(xiàn)信息檔案的共享和檢索。
（四）檔案辦公信息化輸入的應(yīng)用。要實(shí)現(xiàn)OA 系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的有效應(yīng)用，還需要建立檔案數(shù)字化輸入和存儲(chǔ)的方式和機(jī)制，以提升檔案管理信息的實(shí)效性，提高數(shù)據(jù)庫(kù)的更新速度。首先要把信息化檔案的輸入納入醫(yī)院的日常業(yè)務(wù)運(yùn)行過程中，然后運(yùn)用OA 系統(tǒng)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)建立集中處理的系統(tǒng)，進(jìn)行集中歸類和處理，最后進(jìn)行歸檔存儲(chǔ)保存。
OA 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在醫(yī)院文書檔案信息化管理中的應(yīng)用，提高了醫(yī)院文書檔案管理的效率，提升了醫(yī)院檔案工作的信息化水平。要提升醫(yī)院檔案管理應(yīng)用的水平和效率，就要加強(qiáng)檔案的管理與OA 系統(tǒng)管理之間的融合，同時(shí)加強(qiáng)醫(yī)院OA 系統(tǒng)的管理和維護(hù)。
參考文獻(xiàn)：
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一、辦公自動(dòng)化文書檔案管理的現(xiàn)存問題
（一）受到傳統(tǒng)觀念的影響
現(xiàn)代化社會(huì)收到了信息技術(shù)的影響，因此人們也有了高效開發(fā)信息的意識(shí)。在企業(yè)具體工作中，傳統(tǒng)的文書檔案管理工作基本都是人工、紙質(zhì)的工作形式，同時(shí)檔案一旦存檔都是處于封閉和半封閉的狀態(tài)，費(fèi)時(shí)費(fèi)力并且不容易查閱。自動(dòng)化檔案管理工作思想出現(xiàn)之后，檔案管理工作人員并沒有引起足夠的重視，同時(shí)也沒有豐富的實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)還受到一定的經(jīng)費(fèi)影響，導(dǎo)致文書檔案管理工作一直得不到應(yīng)有的重視，文書檔案管理工作質(zhì)量也一直無法提升。
（二）自動(dòng)化信息技術(shù)掌握不全面
自動(dòng)化信息技術(shù)能夠有效地實(shí)現(xiàn)電子檔案管理工作的電子化管理模式，但是自動(dòng)化辦公環(huán)境下的文書檔案管理工作對(duì)于計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)要求較高，需要具備專業(yè)系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)技術(shù)作保障，除了信息處理工作之外，還要對(duì)計(jì)算機(jī)領(lǐng)域的只是涉及面廣、技術(shù)密集和更新發(fā)展速度需要全面掌握。文書檔案管理工作還需要保證電子文書檔案的內(nèi)容真實(shí)性，但是我國(guó)關(guān)于文書檔案管理的法律法規(guī)還不夠健全，所以一旦出現(xiàn)電子檔案中個(gè)人隱私和公共信息侵害問題，不能夠及時(shí)的按照法律規(guī)定來進(jìn)行處理，影響了自動(dòng)化電子文書檔案管理的發(fā)展。
二、辦公自動(dòng)化工作環(huán)境下的文書檔案管理策略
（一）提升文書檔案管理工作人員工作觀念
社會(huì)信息化發(fā)展迅速，文書檔案管理工作也要跟上發(fā)展腳步，改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案人工整理檔案工作方式，使用現(xiàn)代化多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)和圖片等數(shù)字檔案來代替，同時(shí)工作人員需要提起重視，充分地意識(shí)到文書檔案管理工作信息化的重要性，樹立企業(yè)文書檔案管理的信息化管理觀念，促進(jìn)管理工作的技術(shù)創(chuàng)新。
（二）制定文書檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)
自動(dòng)化辦公能夠幫助文書檔案管理工作逐漸提升工作效率，但是由于文書檔案載體發(fā)展多樣化，因此也需要?對(duì)文書檔案管理工作制定完善的檔案管理制度。首先要嚴(yán)格文書檔案自動(dòng)化建立的全過程，讓文書檔案管理工作變得更加標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，建立完成之后需要進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，讓文書檔案管理和相關(guān)的工作管理制度相符合，保證后期的文書檔案管理工作更加規(guī)范化、程序化和制度化。
（三）完善文書檔案管理工作基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
想要實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的文書檔案管理，需要相應(yīng)的建立自動(dòng)化工作設(shè)施環(huán)境，配備專業(yè)的計(jì)算機(jī)設(shè)備和多媒體工具，完善自動(dòng)化文書檔案管理工作應(yīng)用系統(tǒng)，才能夠?qū)崿F(xiàn)文書檔案管理工作的自動(dòng)化建設(shè)。
（四）確定好管理工作重點(diǎn)
自動(dòng)化辦公室工作環(huán)境下的文書檔案管理工作人員需要首先確定好自己的管理重點(diǎn)，結(jié)合現(xiàn)有的檔案工作內(nèi)容來合理的制定工作計(jì)劃，能夠很大程度上提升檔案管理工作效率。管理工作人員在確定了文書檔案管理工作重點(diǎn)之后需要根據(jù)實(shí)際情況隨時(shí)進(jìn)行調(diào)解，從而能夠在提升工作效率和質(zhì)量的基礎(chǔ)上，降低工作量。檔案管理工作不管事管理，還需要進(jìn)行檔案信息核實(shí)工作，只有檔案信息正確，才能夠利用和保存價(jià)值，無用的信息需要及時(shí)排出，重要信息需要記錄在案。文檔管理工作人員需要把工作重心全部放在檔案價(jià)值的鑒定和文檔流程的跟蹤控制上去。
（五）管理工作規(guī)范化
首先，文書檔案管理自動(dòng)化需要選擇性能好、兼容性較強(qiáng)、存儲(chǔ)空間大的軟件系統(tǒng)進(jìn)行操作，統(tǒng)一的規(guī)范操作步驟和流程，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作的高效進(jìn)行。同時(shí)由于信息化技術(shù)涉及到了網(wǎng)絡(luò)安全，文書檔案管理系統(tǒng)也要做好一定的安全防范措施，提升系統(tǒng)運(yùn)行效率的同時(shí)，保證數(shù)據(jù)的安全。管理工作要積極的引進(jìn)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，社會(huì)防火墻，安裝殺毒軟件，維護(hù)好文書檔案管理工作的安全有效進(jìn)行。
關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化；文書檔案；管理；建議
中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A
文書檔案管理工作主要是收集、整理和保存文檔資料，所涉及的資料信息非常廣泛，如果缺乏有效的管理將會(huì)無法保證檔案的完整性、準(zhǔn)確性，影響到文檔的使用價(jià)值。社會(huì)的發(fā)展與進(jìn)步，促使著文書檔案的管理工作也要與時(shí)俱進(jìn)，不能在只靠著傳統(tǒng)模式來管理經(jīng)營(yíng)，而是要實(shí)現(xiàn)“文檔一體化”的科學(xué)管理模式。
一、傳統(tǒng)文書檔案管理中存在的問題
文書檔案是機(jī)關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)單位進(jìn)行科學(xué)管理、經(jīng)營(yíng)決策、問題處理、信息交流、研究開發(fā)等活動(dòng)的重要載體。是檔案工作中必不可少的內(nèi)容。傳統(tǒng)文檔的管理一般都是靠紙質(zhì)文件作為載體來保管的，這樣就需要耗費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力來進(jìn)行檔案的分類存檔，過程比較繁瑣，不是很方便而且工作效率也不高。傳統(tǒng)文檔管理主要存在的弊端有以下幾方面：
（一）傳統(tǒng)模式下的文檔管理中文檔的使用缺乏時(shí)效性
在傳統(tǒng)文檔管理下，如果想要借閱相關(guān)的文檔資料就必須要到所屬的檔案室去辦理手續(xù)才能借閱，并且還需要進(jìn)行繁瑣的登記。如果是在當(dāng)?shù)剡€好，但有時(shí)卻要去異地才能閱讀到，就時(shí)間上來說這樣異地的奔波，不但浪費(fèi)了大量的時(shí)間，也同時(shí)耗去不少人力和財(cái)力，信息也沒有得到充分的共享，甚至還會(huì)影響到正常的使用，這樣就無法充分的體現(xiàn)文檔的價(jià)值，所以說它缺乏時(shí)效性。
（二）傳統(tǒng)模式下的文檔管理中文檔不宜長(zhǎng)久保存
在傳統(tǒng)文檔的管理下，文檔的材質(zhì)多數(shù)都是紙質(zhì)文件，而紙質(zhì)文件又是極容易損壞的，不利于長(zhǎng)久保存，尤其在借閱過程中，這種損壞是難免的。很多重要的檔案文件都是紙質(zhì)的，在傳閱的過程中由于不小心而使文件有損傷，有些可以修復(fù)，但也有無法修復(fù)的，這樣就會(huì)容易造成重要的歷史信息不能完整的被保留下來，成為一種遺憾。那些不能再生的重要原始檔案就會(huì)因?yàn)閾p壞而成為一種巨大的損失，無法彌補(bǔ)。所以說紙質(zhì)文檔不利于長(zhǎng)久保存。
（三）傳統(tǒng)模式下的文檔管理的復(fù)雜化
在傳統(tǒng)文檔的管理下，如果想要借閱就必須要進(jìn)行詳細(xì)的登記，但是由于檔案的種類形式的多樣，使其在整理歸類上比較麻煩，不方便長(zhǎng)久的使用。而且在保管上有相當(dāng)復(fù)雜的流程，不但需要大量的人員來進(jìn)行分類整理，還要進(jìn)行一定的維護(hù)，在還文檔時(shí)還要有一套流程來進(jìn)行登記。總是在重復(fù)著工作，卻效率很低。
二、辦公自動(dòng)化環(huán)境下文書檔案管理的優(yōu)勢(shì)
隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)的出現(xiàn)帶來了新的改革，在文檔管理方面也有著它無可比擬的優(yōu)勢(shì)，給文檔管理工作帶來了極大的改變。技術(shù)的革新，使得文檔管理也日益科學(xué)化、合理化、規(guī)范化。但是文書檔案辦公自動(dòng)化并不是一項(xiàng)孤立單獨(dú)的工作，它的最終目的是為了檔案能更好的被利用，發(fā)揮它應(yīng)有的價(jià)值。既然說過了傳統(tǒng)文檔管理的弊端，現(xiàn)在就來說下，在辦公自動(dòng)化環(huán)境下文書檔案管理的優(yōu)勢(shì)。
（一）辦公自動(dòng)化環(huán)境下的文書檔案管理使用的時(shí)效性強(qiáng)
在文檔管理中實(shí)行信息化管理，使文檔信息可以實(shí)時(shí)在線，需求者就可以通過一定的互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行及時(shí)的查閱，使文檔信息能否充分的達(dá)到資源共享的目的。且查閱時(shí)所進(jìn)行的個(gè)人信息登記也變得簡(jiǎn)單明了，由于是計(jì)算機(jī)檢索，便自動(dòng)的保存了借閱者的信息，以此來方便借閱者進(jìn)行多次借閱，不用反復(fù)登記的麻煩。由于少了來回的奔波，減少了大量的時(shí)間與人力，沒有造成不必要的浪費(fèi)，在很大程度上提高了使用的效率，且能進(jìn)行及時(shí)的溝通，給使用者帶來極大的方便，因此說在辦公自動(dòng)化環(huán)境下文書檔案的使用時(shí)效性變?cè)鰪?qiáng)了。
（二）辦公自動(dòng)化環(huán)境下的文書檔案管理中的文書檔案可以長(zhǎng)久保存
在傳統(tǒng)文檔管理中的文檔基本上都是紙質(zhì)載體，不宜長(zhǎng)久保存，且易損壞，造成一些不必要的損失。但是在辦公自動(dòng)化環(huán)境下，文書檔案可以用多種載體來進(jìn)行保存，不再是單一的一種選擇。它可以用各種電子手段來進(jìn)行保存，如果需要可以實(shí)時(shí)的進(jìn)行查閱，方便了解所需的實(shí)體文檔的最新動(dòng)態(tài)。因?yàn)楸４娴亩鄻有裕簿涂梢员苊庠嫉奈臋n資料在借閱中產(chǎn)生的損傷，這樣既方便了需要者同時(shí)也能完整的保存下文檔資料不被損壞。這樣就延長(zhǎng)了文檔的使用壽命。
（三）辦公自動(dòng)化環(huán)境下的文書檔案管理的精簡(jiǎn)化；
傳統(tǒng)文書檔案的管理有一套比較復(fù)雜繁瑣的流程，從文書信息的收集、歸類、整理、立卷到最后的存檔，每一步都需要花費(fèi)大量的人力、物力來完成，且在過程中也容易出現(xiàn)差錯(cuò)，做起來很不方便。但是在辦公自動(dòng)化環(huán)境下，有了計(jì)算機(jī)的協(xié)助，使復(fù)雜的工作變得簡(jiǎn)單，操作上也不需要耗費(fèi)太多的時(shí)間和精力，而且還能提高文檔的質(zhì)量，減少時(shí)間和空間，以便于使用。
文書檔案的管理也具有一定的保密性，在辦公自動(dòng)化環(huán)境中可以設(shè)定一定的局域來訪問使用某些方面文檔的資料，從而來加強(qiáng)其保密性質(zhì)。因?yàn)楣ぞ叩姆奖悖彩刮臋n的查閱變得簡(jiǎn)單而快捷，甚至可以通過一些模糊查詢就可以搜到想要查閱的文檔信息。
三、做好辦公自動(dòng)化環(huán)境下文書檔案管理的建議
（一）規(guī)范體制，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)
要做好辦公自動(dòng)化環(huán)境下文書檔案的歸檔管理工作，必須從以下幾個(gè)方面著手，規(guī)范文檔管理體制，統(tǒng)一技術(shù)操作標(biāo)準(zhǔn)。一是規(guī)范文檔管理體制。目前，許多單位的文件管理和檔案管理是分離的，屬于不同的管理部門，檔案部門對(duì)文件的前期控制往往難以開展，一不小心就成了“越權(quán)行為”。因此，必須從管理體制上進(jìn)行規(guī)范，在單位內(nèi)實(shí)行文件管理與檔案管理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一規(guī)劃，使二者同步發(fā)展。應(yīng)將檔案部門對(duì)文件管理的前期指導(dǎo)與控制納入到檔案部門的工作職責(zé)，確保從文件的形成處理、歸檔管理到查閱利用各個(gè)工作環(huán)節(jié)都在檔案部門的統(tǒng)一監(jiān)督指導(dǎo)下進(jìn)行。在進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)，應(yīng)使用兼容性強(qiáng)、應(yīng)用性能好的軟件系統(tǒng)，并對(duì)相關(guān)技術(shù)參數(shù)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范，包括數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)安全標(biāo)準(zhǔn)以及不同類型數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化標(biāo)準(zhǔn)保證不同類型的子文件從辦公自動(dòng)化系統(tǒng)向檔案管理系統(tǒng)的平滑流轉(zhuǎn)和安全管理。
（二）制定相應(yīng)的檔案管理法律
檔案管理的自動(dòng)化進(jìn)程越來越快，也是未來檔案管理的大勢(shì)所趨，通過計(jì)算機(jī)管理檔案，優(yōu)勢(shì)非常的明顯，相對(duì)于過去的紙質(zhì)檔案來說，電子檔案有著巨大的發(fā)展?jié)摿Γ嚓P(guān)的管理者應(yīng)該積極的解決相應(yīng)的制約因素，我們國(guó)家是依法治國(guó)的國(guó)家，任何事情都應(yīng)該按照相應(yīng)的法律規(guī)定予以執(zhí)行，對(duì)于未來的檔案管理也是如此，針對(duì)電子檔案容易被修改，修改之后難以發(fā)現(xiàn)，相關(guān)的部門應(yīng)該及時(shí)制定相應(yīng)的法律對(duì)這些行為進(jìn)行規(guī)范，只有通過法律規(guī)范了電子檔案的管理細(xì)節(jié)，才能有效的幫助電子檔案的管理和發(fā)展，并且對(duì)于觸犯了相關(guān)法律的人員，應(yīng)該制定相對(duì)應(yīng)的處罰條例，對(duì)這些違法人員進(jìn)行震懾，在相關(guān)法律制定之后，應(yīng)該堅(jiān)決執(zhí)行，做到有法必依、執(zhí)法必嚴(yán)。相關(guān)電子檔案法的制定符合國(guó)家依法治國(guó)的理念，對(duì)于檔案電子化管理的發(fā)展有著非常重要的價(jià)值。
四、結(jié)語(yǔ)
伴隨著科技的進(jìn)步，科學(xué)的發(fā)達(dá)，傳統(tǒng)的文書檔案管理已經(jīng)漸漸地不能適應(yīng)人們所需，把傳統(tǒng)與現(xiàn)代技術(shù)相結(jié)合，讓文檔管理由“卷”變成“件”逐步實(shí)現(xiàn)“文檔一體化”的現(xiàn)代科學(xué)管理，這也是每個(gè)文書檔案管理人員所要掌握的基本技能。辦公自動(dòng)化是信息社會(huì)時(shí)代的重要標(biāo)志之一，為了更好的服務(wù)全人類，文檔管理的現(xiàn)代化進(jìn)程將永不停止。
參考文獻(xiàn)：
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關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化；文書檔案；管理
中圖分類號(hào)：F27
文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A doi：10.19311/ki.1672-3198.2016.18.028
1.辦公自動(dòng)化的概述
所謂的辦公自動(dòng)化技術(shù)就是在應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)的基礎(chǔ)上，將現(xiàn)代的辦公技術(shù)、設(shè)備與之相結(jié)合所形成的，在文書檔案管理的工作中，引用現(xiàn)代的辦公自動(dòng)化技術(shù)，可以有效的提高辦公工作的效率，并且還可以為它的發(fā)展帶來很大的變化。例如，辦公自動(dòng)化的應(yīng)用可以為文書檔案的儲(chǔ)存模式、管理方式以及工作人員對(duì)其的管理工作等方面提供豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，從而為后期能夠順利的運(yùn)用這項(xiàng)技術(shù)奠定基礎(chǔ)。但是，電子文件檔案的運(yùn)用過程中需要結(jié)合很多的技術(shù)參數(shù)，才能保障其有效的功能，因此它在使用時(shí)也極具復(fù)雜。所以說，辦公自動(dòng)化在文書檔案管理工作中的實(shí)際應(yīng)用還是一把雙刃劍，需熟練掌握。
2.自動(dòng)化環(huán)境下文書檔案管理的優(yōu)點(diǎn)
2.1提高工作效率
由于計(jì)算機(jī)擁有強(qiáng)大的信息處理技術(shù)，近幾年由于它的介入，使得文書檔案的管理工作在一定程度上實(shí)現(xiàn)了全方面的自動(dòng)化。在以往傳統(tǒng)技術(shù)手段下的文書檔案管理工作，管理人員每天的工作任務(wù)量較為繁多，并且還以純手工的管理方式進(jìn)行工作，使得檔案管理工作的過程變得極其復(fù)雜。現(xiàn)如今計(jì)算機(jī)和先進(jìn)技術(shù)的引入，使得這一工作過程變得簡(jiǎn)單、有序。
2.2實(shí)現(xiàn)信息資源的共享
在檔案進(jìn)行管理工作的過程中，結(jié)合計(jì)算機(jī)技術(shù)所形成的管理體系，可以使其在利用時(shí)的效率和質(zhì)量在不同程度上都得以提高，工作人員可以根據(jù)自己不同的需求對(duì)所選的文件信息做出響應(yīng)，并且還可以對(duì)其進(jìn)行脫機(jī)處理，為了保證這一工作在不受空間的約束下具有較高的查全率和查準(zhǔn)率。其次，可以借助第三方平臺(tái)及時(shí)了解和掌握其他檔案信息最新的概況和重點(diǎn)動(dòng)態(tài)。
2.3提高穩(wěn)定性和使用周期
在以往傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式中，由于紙張容易受損不方便保存等原因，使得文書檔案在管理工作中只要稍有不慎就可能會(huì)導(dǎo)致發(fā)生遺失和損壞等現(xiàn)象。但是，辦公自動(dòng)化下的電子類型的檔案就不會(huì)出現(xiàn)這種問題，隨著文件儲(chǔ)存、取讀等工具設(shè)備的逐漸健全和完善，管理工作人員可以通過不同的電子載體各取所需，這些載體相對(duì)來說都非常方便存、讀，以及有較長(zhǎng)的存儲(chǔ)時(shí)間，并且便于傳遞。最為重要的就是這種管理手段可以避免受環(huán)境因素的影響，不容易損壞，具有較強(qiáng)的穩(wěn)定性。
3.文書檔案管理中辦公自動(dòng)化的具體應(yīng)用
3.1規(guī)范管理體制
按照目前的發(fā)展?fàn)顩r來講，很多單位對(duì)文書和檔案依舊實(shí)行不同部門的管理體制，這種部門的管理體制，使得文書檔案的管理工作不能夠統(tǒng)一化。因此，為了保證文書檔案管理工作的有序進(jìn)行，對(duì)它的管理體制進(jìn)行完善和規(guī)劃是無可避免的，無論是前期還是后期，文書檔案的管理工作都應(yīng)該要?dú)w屬于檔案管理部門，并對(duì)其實(shí)施統(tǒng)一的監(jiān)督管理。
3.2操作的統(tǒng)一化
辦公自動(dòng)化件不僅具有要較強(qiáng)的兼容性，并且還要具備良好的應(yīng)用性能。所以，在它應(yīng)用的過程中除了要有強(qiáng)大的功能系統(tǒng)外，還將需要規(guī)范一些標(biāo)準(zhǔn)。比如，確保數(shù)據(jù)的安全使用，促使電子文書檔案能夠在辦公自動(dòng)化的環(huán)境下安全穩(wěn)定的運(yùn)行。
4.辦公自動(dòng)化的環(huán)境下文書檔案的管理工作
在辦公自動(dòng)化的環(huán)境影響下，管理人員在技術(shù)和素質(zhì)方面都需要進(jìn)一步的提高和加強(qiáng)，雖然電子文書檔案在使用過程中方便快捷，容易增刪改動(dòng)，但同時(shí)它的保密性和安全性也就隨之受到了威脅和考驗(yàn)，在這種情況下就要要求管理工作人員要有過硬的技術(shù)和扎實(shí)的素質(zhì)水平。為了保證電子檔案文件的安全管理，檔案管理的管理工作人員在具備相關(guān)專業(yè)知識(shí)的同時(shí)，還將要具備計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)或者是其他技術(shù)，要緊跟時(shí)代的發(fā)展步伐不斷地提高自身的素質(zhì)。比如，采用先進(jìn)的信息安全技術(shù)，要定期的對(duì)存檔的電子文件進(jìn)行檢查和備份，防止電子文件受到隨意的修改，而影響它的完整性。
檔案工作應(yīng)當(dāng)向社會(huì)各界主動(dòng)地提供科學(xué)、系統(tǒng)的檔案信息服務(wù)，使信息的利用者能更快、更容易的獲取自己所需要的相關(guān)檔案資料，提高工作效率，更好地為社會(huì)主義建設(shè)服務(wù)。但是老舊的紙質(zhì)檔案顯然已經(jīng)不能做到上述服務(wù)，不能適應(yīng)信息時(shí)代下人們對(duì)檔案管理工作的需求。隨著計(jì)算機(jī)的廣泛使用和辦公自動(dòng)化的普及，電子文檔及影音制品進(jìn)入了檔案領(lǐng)域。社會(huì)的進(jìn)步，科技的發(fā)展，使檔案的管理、保存、利用也有了新的變化。電子檔案及檔案數(shù)字化的出現(xiàn)更好的解決紙質(zhì)檔案和傳統(tǒng)檔案工作不易解決的問題。能更好地做好信息資源共享和提供更簡(jiǎn)單、更快捷的信息資源使用服務(wù)。
檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)（錄音、錄像）、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。
電子檔案，是指通過計(jì)算機(jī)磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。這些文件的形成初期就是以電子的形式存在的，沒有紙質(zhì)實(shí)體，其以后的管理、保存、利用和歸檔都是電子形式，直接進(jìn)行數(shù)字化操作。
檔案數(shù)字化，是要將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在技術(shù)上轉(zhuǎn)化成電子文檔，而電子檔案不需要轉(zhuǎn)化可以直接用于數(shù)字化操作，省去了各種檔案資源轉(zhuǎn)換所需要的人力、物力。所以說，更普及的使用電子檔案能極大地方便檔案數(shù)字化的發(fā)展。
檔案數(shù)字化對(duì)比傳統(tǒng)檔案管理的優(yōu)勢(shì)在于主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
1.提高經(jīng)濟(jì)效益。因數(shù)字化管理檔案，不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來更為方便迅速，避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)。
2.提高辦公效率。數(shù)字化檔案管理使資料能及時(shí)歸檔，并盡快提供利用。數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡(jiǎn)單，讓使用者可以隨時(shí)隨地地提取所需要的資料，尤為便利。
3.增強(qiáng)檔案原件保護(hù)。將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。尤其對(duì)歷史久遠(yuǎn)的檔案材料，數(shù)字化處理后無疑是對(duì)其更好的保護(hù)，另外，通過檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。
政府機(jī)構(gòu)、社會(huì)團(tuán)體及企事業(yè)單位都在普及使用電腦辦公，越來越多的電子文件逐漸替代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，逐步地實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公。辦公自動(dòng)化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過程在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以電子文檔為主要形態(tài)，那么檔案也自然以電子檔案形式存在。人們可以更快捷方便地查詢、瀏覽電子文件和檔案信息。無紙化辦公，極大的推動(dòng)著檔案管理工作向數(shù)字化發(fā)展。電子文件具有操作方便、傳遞快捷、存儲(chǔ)空間小等突出優(yōu)點(diǎn)，但也會(huì)有一定的不安全因素。如電子文件對(duì)軟硬件設(shè)備的依賴、不能直讀、易更改、信息與載體相分離、數(shù)據(jù)丟失、病毒侵害等都可能會(huì)給電子文檔的安全保管和長(zhǎng)期保存帶來很大威脅。隨之而來的檔案數(shù)字化工作也會(huì)在實(shí)際工作中遇到各種新問題，這就需要有能適應(yīng)時(shí)展的檔案管理人員，能夠使用新技術(shù)、新設(shè)備的專業(yè)性技術(shù)人員。檔案管理部門有必要引進(jìn)專業(yè)的技術(shù)人員，以便能更好地使用先進(jìn)的機(jī)械設(shè)備和引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理理念。也應(yīng)該定期地對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使檔案管理人員能學(xué)習(xí)新近的專業(yè)知識(shí)，使之能跟上時(shí)代前進(jìn)的步伐。
檔案管理的辦公化自動(dòng)化是檔案數(shù)字化發(fā)展的必要條件，從業(yè)人員要熟練地使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及現(xiàn)代化的辦公知識(shí)和技能。因檔案工作的編輯、修改、傳遞、復(fù)制環(huán)節(jié)，都跟以往的檔案工作有著本質(zhì)的區(qū)別，所以會(huì)給檔案管理人員帶來新的問題。當(dāng)克服這些技術(shù)上的問題之后，檔案工作將會(huì)變得更加方便和快捷。相關(guān)管理人才的引進(jìn)能保證檔案數(shù)字化工作的高效進(jìn)行，電子文檔的收集、分類、整理、歸檔、利用是管理人員的崗位職責(zé)，需要保證檔案的真實(shí)性和完整性。
現(xiàn)行的無紙化辦公還處在初級(jí)階段，紙質(zhì)文檔的直觀性和法律效力的原始憑據(jù)仍是無法取代的，所以紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的現(xiàn)象還是普遍存在的。在做好紙質(zhì)檔案工作的前提下，還要做好電子檔案的開發(fā)工作。與發(fā)達(dá)國(guó)家相比，我國(guó)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)還存在著滯后性。今后的檔案管理工作要把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數(shù)字化的形式存貯，以網(wǎng)絡(luò)化的方式互相連接，從而可以及時(shí)利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。如檔案信息能夠以網(wǎng)絡(luò)形式傳遞，那將是一座浩如煙海的資料寶庫(kù)。
為此，國(guó)家檔案局明確提出，我國(guó)檔案管理將“跑步前進(jìn)”，數(shù)字化檔案必將成為今后檔案的主要存在形式。檔案工作的數(shù)字化建設(shè)是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時(shí)展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生信息資源，其重要性正日益凸顯出來，逐步掌握信息技術(shù)為檔案工作服務(wù)，為社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，為社會(huì)主義精神文明建設(shè)服務(wù)。
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一、檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性
檔案數(shù)字化是通過科學(xué)技術(shù)手段將紙質(zhì)檔案材料加工成數(shù)字檔案的形式，并能通過局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等進(jìn)行計(jì)算機(jī)檢索和閱讀，有效提高管理和效率，增強(qiáng)檔案部門的業(yè)務(wù)能力，為檔案內(nèi)部管理和查找利用提供準(zhǔn)確高效的服務(wù)手段和信息。
（一）利于提高經(jīng)濟(jì)效益。從經(jīng)費(fèi)利用的角度來看，人工管理檔案存在辦公費(fèi)用高、管理成本大的缺點(diǎn)，而管理數(shù)字化檔案是管理存儲(chǔ)在各種媒介上的數(shù)字化信息。在檔案保管條件方面節(jié)省了占地空間，節(jié)約了保管費(fèi)用，減少了人員的配備，而檔案查閱方便迅速，在很大程度上也避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)，進(jìn)一步提高了經(jīng)濟(jì)效益。
（二）利于提高辦公效率。檔案數(shù)字化管理能夠提高工作效率是被業(yè)界認(rèn)可的。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體檔案的管理模式中，檔案管理受到工作時(shí)間、地點(diǎn)和環(huán)境的諸多限制，但數(shù)字化檔案管理則可突破這些限制，更方便快捷的完成檔案整理、利用等工作。利用現(xiàn)代化的辦公設(shè)備、軟件和網(wǎng)絡(luò)，立檔單位和檔案管理部門之間可以實(shí)現(xiàn)有效的互通，完成不同介質(zhì)材料之間的復(fù)制和存儲(chǔ)，從而完成檔案的移交和歸檔工作。使用者也可以隨時(shí)隨地查閱檔案，極大地提高了辦公效率。
（三）利于保護(hù)檔案原件。將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的電子檔案后，通過科學(xué)高效的加密手段，檔案的存儲(chǔ)和使用都更加安全。特別是對(duì)歷史悠久的或具有重要?dú)v史保存價(jià)值的檔案材料，數(shù)字化加工處理后減少了對(duì)檔案原件的損耗，對(duì)其信息具有更好的保護(hù)作用。
二、高校檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題
（一）檔案數(shù)字化硬件技術(shù)缺乏。經(jīng)過幾十年的發(fā)展，各高校紙質(zhì)檔案的數(shù)量都很大，依靠現(xiàn)有的主要以辦公為主而配備的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等設(shè)備，來完成數(shù)量龐大的數(shù)字化加工工作是很難在短期內(nèi)完成的。只有依靠配置高運(yùn)算速度快的計(jì)算機(jī)、高速度自動(dòng)化的掃描儀、先進(jìn)高效的檔案管理系統(tǒng)軟件、安全穩(wěn)定的存儲(chǔ)設(shè)備等硬件設(shè)備基礎(chǔ)，才有條件完成檔案的數(shù)字化加工工作，但高昂的費(fèi)用給檔案的數(shù)字加工工作帶來難度。
（二）檔案管理人員的工作能力有待提高。許多高校檔案館缺乏既具備檔案專業(yè)理論知識(shí)又熟悉計(jì)算機(jī)技術(shù)的雙重知識(shí)結(jié)構(gòu)的復(fù)合型人才。傳統(tǒng)的檔案管理人員已不能滿足高校檔案數(shù)字化建設(shè)和高校檔案事業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的需要。長(zhǎng)期從事檔案管理工作的人員有著豐富的檔案專業(yè)理論知識(shí)和實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn)，但利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行數(shù)字化處理的能力欠缺。計(jì)算機(jī)專業(yè)管理人員有著較強(qiáng)的數(shù)字化處理能力，但缺乏檔案專業(yè)理論知識(shí)和實(shí)踐能力。因此，在保證檔案管理基本業(yè)務(wù)能力的前提下有待進(jìn)一步提高檔案管理人員的數(shù)字化工作水平。
（三）檔案數(shù)字化安全難以得到保障。檔案數(shù)字化是檔案信息化的基礎(chǔ)工作，認(rèn)真安全地落實(shí)檔案數(shù)字化工作也是檔案信息化安全管理工作的基石。但是在建設(shè)過程中會(huì)出現(xiàn)因管理不力或技術(shù)方面原因發(fā)生安全漏洞或泄密事件；檔案丟失、損壞、涂改的情況也經(jīng)常發(fā)生。這些情況嚴(yán)重威脅到檔案原件與檔案信息的安全。在檔案數(shù)字化工作中如何保障檔案原件和檔案信息的安全，如何建立數(shù)字化團(tuán)隊(duì)、如何控制檔案數(shù)字化質(zhì)量，使數(shù)字化檔案與實(shí)體檔案的信息保持一致，保證信息從始至終不外泄，就成了檔案數(shù)字化安全工作的核心內(nèi)容。
三、高校檔案數(shù)字化建設(shè)的應(yīng)對(duì)策略
（一）加強(qiáng)人才培養(yǎng)，為檔案數(shù)字化建設(shè)提供智力支持。各高校檔案館普遍存在年齡偏大，學(xué)歷偏低，專業(yè)結(jié)構(gòu)不合理，計(jì)算機(jī)操作能力一般，習(xí)慣于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案模式等情況。檔案從業(yè)人員已不能滿足檔案數(shù)字化建設(shè)需要，應(yīng)培養(yǎng)一批既懂檔案業(yè)務(wù)管理，又掌握自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)復(fù)合型人才。
計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展為人類的工作與生產(chǎn)模式的改變是顛覆性的，而信息技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)知識(shí)的不斷深入與迅速普及，則讓企業(yè)單位的檔案管理模式步入了數(shù)字化的新時(shí)代，文字或圖像的信息處理技術(shù)促進(jìn)了辦公自動(dòng)化的進(jìn)程。
一、檔案內(nèi)容數(shù)字化管理的基本概述
（一）檔案內(nèi)容數(shù)字化
檔案是企業(yè)單位開展業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要工具和憑證性信息記錄，以及一些技術(shù)性圖紙或文件，同時(shí)也包括合同文書，聲像信息等，是企業(yè)的核心信息資源與重要資產(chǎn)。而檔案內(nèi)容數(shù)字化則是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、OCR技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)（錄音、錄像、照片）、多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案內(nèi)容存儲(chǔ)形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。
（二）檔案數(shù)字管理的內(nèi)容
對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化管理分為兩個(gè)過程，一是進(jìn)行檔案內(nèi)容數(shù)字化采取，把固化在紙質(zhì)載體中的檔案信息開發(fā)匯集成三次文獻(xiàn)信息，并以數(shù)字化方式輸入計(jì)算機(jī)上網(wǎng)，利用數(shù)字照相、掃描等技術(shù)將檔案原件進(jìn)行數(shù)字化處理，或直接在辦公自動(dòng)化過程中形成規(guī)范的電子文件信息。二是檔案內(nèi)容數(shù)字化查閱，采用瀏覽器或服務(wù)器為查詢載體，實(shí)現(xiàn)本地及遠(yuǎn)程查檔、閱檔功能，可按日期、時(shí)間或長(zhǎng)期有效等多種方式，完成閱檔授權(quán)，在檔案內(nèi)容查閱過程進(jìn)行詳細(xì)的日志記錄，同時(shí)也有信息加密傳輸?shù)榷喾N方式。
二、檔案內(nèi)容數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)
（一）縮減檔案內(nèi)容管理的成本
在過去的傳統(tǒng)檔案內(nèi)容管理模式中，一直使用粗放型模式使得檔案管理需要大量的人力及辦公資源，致使管理成本大幅較高，不利于企業(yè)科學(xué)管理的方針實(shí)施。而數(shù)字化檔案內(nèi)容管理則使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，摒棄了過去需要把檔案資料分類存放和建立大量的檢索工具的模式。
（二）優(yōu)化檔案內(nèi)容管理的工作效率
檔案內(nèi)容管理的工作在過去的傳統(tǒng)模式中，需要大量的人力物力，相對(duì)繁瑣，且極具細(xì)致，不能有半點(diǎn)差錯(cuò)。而數(shù)字化管理則極大的減輕了人力的使用，首先在檔案內(nèi)容的收集過程中，傳統(tǒng)的檔案管理模式使得管理人員在進(jìn)行檔案信息收集時(shí)，受各種因素的影響，并不能快速、有效、全面的將檔案信息收集起來，這對(duì)檔案管理、利用造成很大的影響。實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理后，檔案管理人員能在足不出戶的情況下，快速、高效、全面的完成檔案信息收集，這極大的提高了檔案信息收集效率。
其次，由于檔案內(nèi)容數(shù)字化管理對(duì)工作時(shí)間和地點(diǎn)的要求降低，檔案文件能通過解碼、編碼的手段變成數(shù)字檔案，存儲(chǔ)在一個(gè)小小的硬盤里面，所有的電子檔案信息都能夠進(jìn)行復(fù)制、或者整理，可以在不同的地方與時(shí)間里對(duì)想了解的內(nèi)容進(jìn)行查閱，管理人員通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行檔案立卷、編目、原文掛接，并且能打印出全引目錄、卷內(nèi)目錄、原文內(nèi)容，整個(gè)過程十分簡(jiǎn)單，極大的提高管理人員的工作效率。而檔案內(nèi)容的查閱過程也變得非常便捷，通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行對(duì)資料關(guān)鍵詞的檢索、模糊搜索，查閱相關(guān)目錄，直接調(diào)閱原文，原文直接打印。極大的優(yōu)化了檔案內(nèi)容管理的工作效率。
（三）加大了檔案內(nèi)容的信息開發(fā)
在傳統(tǒng)的檔案內(nèi)容管理中，管理人員需要對(duì)檔案進(jìn)行分類整理，并且只有保證檔案的完整性，才能為檔案信息的查詢使用提供方便，實(shí)現(xiàn)檔案內(nèi)容數(shù)字化管理后，管理人員可以將各種檔案內(nèi)容存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤中，電子檔案經(jīng)過立卷后，使用者在利用檔案信息時(shí)，只需要將關(guān)鍵詞輸入檢索工具中，就能將所有信息顯示出來，不僅能供使用者利用，還能幫助使用者對(duì)某些問題進(jìn)行深層次探索，這就極大的提高了檔案信息的開發(fā)度。
[關(guān)鍵詞]事業(yè)單位
檔案
數(shù)字化
一、檔案管理數(shù)字化是檔案管理未來的趨勢(shì)
檔案是機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、音像及其他各種形式和載體的歷史記錄。它是一種信息資源，是信息和載體的統(tǒng)一體。然而，許多單位檔案存在數(shù)量冗多、保管條件差、查找利用率低、管理人員知識(shí)單一的問題。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷提高，計(jì)算機(jī)科學(xué)日漸成熟，其強(qiáng)大的功能已為人們深刻認(rèn)識(shí)，它已進(jìn)入人類社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域并發(fā)揮著越來越重要的作用。作為計(jì)算機(jī)應(yīng)用的一部分，使用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化管理，具有手工管理所無法比擬的優(yōu)點(diǎn)。例如：檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲(chǔ)量大、保密性好、壽命長(zhǎng)、成本低等，還可實(shí)現(xiàn)共享查詢。這些優(yōu)點(diǎn)能夠極大地提高建設(shè)單位檔案管理的效率。
二、事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化的必要性
事業(yè)單位，是指國(guó)家為了社會(huì)公益目的，由國(guó)家機(jī)關(guān)舉辦或者其他組織利用國(guó)有資產(chǎn)舉辦的，從事教育、科技、文化、衛(wèi)生等活動(dòng)的社會(huì)服務(wù)組織。由于其特殊的性質(zhì)，檔案管理主要包括三大部分：文書檔案、基建檔案、人事檔案。上述三種類型的檔案是事業(yè)單位運(yùn)作不可缺少的部分，它的內(nèi)容對(duì)于單位的決策者和管理者來說都至關(guān)重要，所以檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該能夠?yàn)槭褂谜咛峁┏渥愕男畔⒑涂旖莸牟樵兪侄巍５恢币詠砣藗兪褂脗鹘y(tǒng)人工的方式管理文件檔案，這種管理方式存在著許多缺點(diǎn)，如：效率低、保密性差，另外時(shí)間一長(zhǎng)，將產(chǎn)生大量的文件和數(shù)據(jù)，這對(duì)于查找、更新和維護(hù)都帶來了不少的困難，并存在檔案分散、零亂、遺失、涂改、偽造、霉變等問題不少，有的問題還比較突出。計(jì)算機(jī)檢索大大縮短了查詢時(shí)間，文件資料的利用更加便捷。檔案還可以在互聯(lián)網(wǎng)上建立信息查詢系統(tǒng)，檔案使用者能方便且迅速檢索到所需的檔案資料。檔案管理數(shù)字化在最大程度上擴(kuò)大了檔案的使用范圍，發(fā)掘了檔案的利用價(jià)值。檔案管理數(shù)字化有以下功能。
1、提高經(jīng)濟(jì)效益
社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展使落后的辦公方式與龐大的信息量之間形成尖銳的矛盾，過去一直使用粗放型模式，即以增加辦公人員和辦公費(fèi)用為解決這一難題的唯一手段，致使企業(yè)成本大幅增加。而數(shù)字化檔案管理使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)。
2、提高辦公效率
數(shù)字化檔案管理使資料能及時(shí)歸檔，并盡快提供利用。以人事檔案管理為例，由于企業(yè)的管理對(duì)象繁多，且具有很強(qiáng)的流動(dòng)性，如職工入廠、退休、調(diào)動(dòng)等，要想準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)、動(dòng)態(tài)了解這些情況，按以往傳統(tǒng)管理方法，必須“歸檔”后才能查詢。通過網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)管理的數(shù)字化檔案卻能準(zhǔn)確反映當(dāng)前的情況，同時(shí)數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡(jiǎn)單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。由于信息的超時(shí)空流動(dòng)，數(shù)字化檔案事實(shí)上已成為“無墻界檔案”，檔案庫(kù)也從文件實(shí)體的保管基地變成了提供利用的信息控制中心。
3、提高檔案的利用率
由于傳統(tǒng)的檔案大都保管在檔案室、檔案館，又大都以紙張為載體，造成用戶利用不便。數(shù)字化檔案管理可以使用戶更加便捷、準(zhǔn)確地查找到自己需要的檔案，網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)現(xiàn)，更使用戶可以不受時(shí)間和空間的限制，大大提高了檔案的利用效率。
三、事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化已具備條件
1、網(wǎng)絡(luò)硬件的發(fā)展
90年代以來，我國(guó)先后筑建起中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)、中國(guó)教育科研網(wǎng)、中國(guó)科技網(wǎng)和中國(guó)金橋網(wǎng)并均與國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)接軌。就全國(guó)建設(shè)單位來看，90年已有許多單位開始使用計(jì)算機(jī)，到2000年以后許多單位已普遍使用計(jì)算機(jī)，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，并紛紛著手建設(shè)局域網(wǎng)。我國(guó)通訊技術(shù)的迅速發(fā)展和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的迅速崛起，為建設(shè)事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)提供了前所未有的條件。
2、軟件的發(fā)展 目前的檔案管理信息化已開發(fā)出數(shù)千個(gè)專用軟件，已基本實(shí)現(xiàn)了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務(wù)功能，為檔案管理數(shù)字化提供了軟技術(shù)的保障。
3、具備發(fā)展所需的人才隊(duì)伍
計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用改變著傳統(tǒng)的檔案管理模式，要求檔案人員在網(wǎng)上進(jìn)行收集。、整理、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)工作。現(xiàn)代化檔案管理工作中，檔案人員除了具備檔案專業(yè)知識(shí)外，還要具備良好的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)及運(yùn)用操作能力。事業(yè)單位的人員素質(zhì)普遍較高，一般從事檔案管理工作的人員學(xué)歷普遍在大專以上，具有較好的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)他們的繼續(xù)教育和培訓(xùn)，更新其知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高其業(yè)務(wù)水平，使他們盡快掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及相關(guān)技術(shù)，適應(yīng)檔案管理數(shù)字化的工作要求。
四、事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化的發(fā)展措施
1、文書處理過程和歸檔實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理
文書工作是檔案工作的基礎(chǔ)，文書處理過程的好、壞直接影響著檔案的內(nèi)在質(zhì)量。為適應(yīng)新形勢(shì)下的工作需求，我們把每天收到的文件用計(jì)算機(jī)登記，按照批辦的次序在局域網(wǎng)內(nèi)傳閱，并設(shè)定傳閱時(shí)間和催辦時(shí)間。若傳閱文件未及時(shí)返回，催辦程序會(huì)發(fā)出信息，提醒承辦人及時(shí)閱文，并對(duì)處理完畢的文件進(jìn)行隨時(shí)預(yù)立卷整理，以避免以往檔案人員年終整理全年檔案工作量大的壓力。發(fā)文處理過程也可通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，由擬稿人將稿件輸入計(jì)算機(jī)一辦公室審核一簽發(fā)人簽發(fā)一辦公室修改、繕印、蓋章、分發(fā)~-息中心歸檔，這樣原來需要幾小時(shí)、幾天、幾十天辦完的事情，現(xiàn)在幾分鐘、幾十分鐘、幾小時(shí)就可以實(shí)現(xiàn)，大大減少了文書處理部門的工作量，減輕了檔案人員的負(fù)擔(dān)。
2、建設(shè)系統(tǒng)工程
檔案電子化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，包括總體設(shè)計(jì)、設(shè)備選型、軟件開發(fā)、檔案整理、掃描錄入、系統(tǒng)管理、光盤備份、查詢管理、安全措施等。由于日常工作每天都要產(chǎn)生大量的文字檔案，需要進(jìn)行錄入、保管，因此該系統(tǒng)應(yīng)采用雙服務(wù)器、磁盤陳列存儲(chǔ)，高速掃描儀集中掃描，光盤和磁帶雙備份的解決方案。同時(shí)，為了提高利用率，還應(yīng)設(shè)置適當(dāng)?shù)臋n案查詢系統(tǒng)，通過觸摸屏查詢及文檔網(wǎng)絡(luò)傳輸達(dá)到資源共享的目的。此外，還應(yīng)將電子檔案管理類別細(xì)分為操作系統(tǒng)管理、系統(tǒng)環(huán)境管理、檔案密級(jí)管理、卷內(nèi)目錄管理、單位分類管理等，從而從機(jī)制上提高企業(yè)信息共享的能力。
3、建立與辦公系統(tǒng)的銜接
針對(duì)企業(yè)中辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的銜接問題，筆者建議在查詢接口程序中增加查詢檔案資料功能，實(shí)現(xiàn)與現(xiàn)有的財(cái)務(wù)系統(tǒng)、OA系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)的無縫鏈接。
針對(duì)電子文件與紙質(zhì)文件“雙套制”保存問題，建議在紙質(zhì)文件和電子文件之間建立一個(gè)“通道”，即將電子文件和紙質(zhì)文件以文本方式和影像方式共存。
根據(jù)數(shù)字檔案特點(diǎn)，制定特定的、完善的、符合實(shí)際需要的管理規(guī)章制度：文檔一體化工作制度、歸檔制度、文件保密制度、數(shù)字檔案鑒定制度、網(wǎng)絡(luò)安全管理制度等，從而有效地保障數(shù)字化檔案建設(shè)安全、有序地開展。其中，尤為值得一提的是電子文檔的安全管理制度。檔案作為一種特殊的文獻(xiàn)資料，有的可以完全公開，有的則需要保密，特別是檔案數(shù)字化之后，安全工作顯得尤為重要。它既包括硬件的安全管理，也包括軟件安全管理。硬件方面應(yīng)嚴(yán)把信息存儲(chǔ)載體質(zhì)量關(guān)，提高電子文件載體的保存壽命，為電子文件的長(zhǎng)期保存打好基礎(chǔ)。對(duì)于存儲(chǔ)電子文檔的設(shè)備和磁介質(zhì)要派專人負(fù)責(zé)管理，確保電子檔案不會(huì)因溫度、濕度等一些人為災(zāi)害導(dǎo)致丟失。軟件方面，就是要通過采用多級(jí)權(quán)限和密碼管理等各種安全控制方法，有效地保證系統(tǒng)的保密性，使系統(tǒng)以及系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)不被非法訪問、修改和破壞。
4、建立信息技術(shù)支撐系統(tǒng)
(1)系統(tǒng)應(yīng)具有良好的平滑升級(jí)能力
通過光纖連接磁盤陣列，保證系統(tǒng)的高性能。通過增加擴(kuò)展模塊提高系統(tǒng)的存儲(chǔ)容量。存儲(chǔ)系統(tǒng)(包括磁盤陣列)應(yīng)具有較高的可擴(kuò)展性，可在線擴(kuò)容，有很好的保護(hù)功能。
(2)系統(tǒng)應(yīng)具有高可靠性
所采用的磁盤陣列產(chǎn)品在結(jié)構(gòu)及硬件組成上應(yīng)完全是冗余設(shè)計(jì)(如陣列控制器、后端2條光纖環(huán)路、電源、風(fēng)扇、鏈路控制器、雙口光纖硬盤等)，不存在單點(diǎn)故障，確保整套系統(tǒng)的安全運(yùn)行。磁盤陣列可采用不同的PAID保護(hù)級(jí)別，保證用戶的不同需求。所有硬件均可支持熱插拔，保證系統(tǒng)應(yīng)用的連續(xù)性。系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全性要求很高，可根據(jù)用戶的需要，完成數(shù)據(jù)的隔離或共享。可通過增加應(yīng)用軟件來支持物理通路的冗余連接，以提高系統(tǒng)的安全性。
(3)系統(tǒng)應(yīng)具有很好的性能
系統(tǒng)采用全光纖磁盤陣列產(chǎn)品，保證系統(tǒng)的高性能。系統(tǒng)升級(jí)不必停機(jī)，可在線升級(jí)。系統(tǒng)具有良好的開放性，不同廠家產(chǎn)品之間能夠互聯(lián)。系統(tǒng)支持多種主機(jī)系統(tǒng)及集群系統(tǒng)。存儲(chǔ)產(chǎn)品采用基于Web Browser的圖形管理界面，維護(hù)簡(jiǎn)單。
數(shù)字化檔案管理將有利于檔案信息資源的開發(fā)，與傳統(tǒng)載體的檔案相比，數(shù)字化檔案的最大特點(diǎn)是能夠通過網(wǎng)絡(luò)迅速流動(dòng)。數(shù)字化檔案的管理、研究和建設(shè)將徹底改變檔案的利用方式，沖破檔案利用的限制，促使檔案管理從檔案的保管、利用職能向信息采集、管理和信息服務(wù)職能轉(zhuǎn)變。今后，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的進(jìn)一步發(fā)展，信息高速公路的進(jìn)一步拓寬，數(shù)字化檔案管理將會(huì)得到更好的發(fā)展。
