發布時間:2023-09-04 16:40:13
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(一)集中采購績效審計是內部審計職能深化的必然結果
目前,人民銀行集中采購審計著重于審查集中采購部門的財務收支賬目以及實施過程的真實性與合規性。這種傳統的財務審計是不能滿足當前需要的,因為隨著集中采購支出的迅速增加以及采購范圍的日漸擴大,決策層以及廣大員工想要知道的不只是集中采購開支是否合理、合法,而且還想了解采購資金是否得到經濟有效的使用,采購行為是否有效果,這就需要用績效審計的方法來監督各集中采購部門履行其經濟責任。
(二)集中采購績效審計是強化人民銀行內控管理水平的需要
對集中采購開展績效審計,就集中采購行為提供獨立的評價,有利于促進被審計的采購單位為達成各自的采購目標,圍繞提高效率和效果而不斷地改進工作,加強內部控制,實現最佳的資源管理,做到經濟有效地使用資源。對集中采購開展績效審計,為決策者和廣大員工提供有關集中采購的信息,這些審計信息不僅限于財務方面,而且包括采購效果方面,這樣有利于加強監督,進而有利于和諧央行建設。
二、集中采購績效審計的目標
集中采購績效審計的目標就是評價被審項目的經濟性和效率性,即評價采購活動中資源是否得到既經濟又有效率的管理和使用。績效審計與傳統的財務審計不同之處大致如下表所示。
集中采購的經濟性,是指集中采購部門以最低費用取得一定質量的商品和服務。而效率性,是指從對一個項目的資源的投入中,力爭取得最大的產出,或確保以最小資源投入取得一定數量的產出。對此,人民銀行集中采購具體目標應包括:評價遵循和采購項目有關的內部控制制度及組織的健全性;評價衡量、報告和監督采購項目效果的管理控制制度的有效性;評價采購項目的成果;識別影響采購效果的因素。
三、集中采購績效審計的主要內容及指標
筆者擬將集中采購績效審計評價內容分為四個方面:
(一)集中采購內部控制有效性審計
內部控制通常被看作是保護資產、預防和發現錯誤以及違法事項的第一道防線。內審人員通過對集中采購經辦機構、管理部門的內部控制系統進行符合性和健全性測試,以確定集中采購績效審計的范圍、重點和方法。在評價內部控制制度時應重點關注:各項管理制度是否完善,內部控制是否健全有效,內部控制制度是否得到了有效的執行;各經辦人員的職責權限是否明確,是否按規定分別單獨核算各項社保基金,個人賬戶管理的基金收支情況是否清楚等內容。
(二)集中采購政策執行效果性審計
社保基金審計政策性強,主管部門和經辦機構自身履行征繳、使用、管理基金的職責任務重大。審計中應重點關注:各項政策法規是否得到真正的貫徹落實,有無因執行政策不到位而影響集中采購實施的情況;主管部門和經辦機構負責人對與集中采購相關的制度法規知識是否存在理解上的偏差,是否存在由于片面理解有關文件而導致執行政策不力甚至出現決策失誤等情況。在進行集中采購的執行效果審計時,審計人員應適當考慮該項目是否遵循適當的采購慣例;遵循適當的程序,保證購買的物品具備需要的型號、質量和數量,并且被各使用單位加以妥善使用和維護;避免重復采購、盲目采購;采用效率高的工作程序。
(三)集中采購經濟性審計
經濟性是指實施集中采購管理成本與使用成本的節約性,按照成本―效益的原則,集中采購經濟效益可建立包括集中采購節約指標、集中采購費用指標、集中采購盈余指標等指標體系。
1. 集中采購節約指標用于評價集中采購的節支情況,它包括節約額和節約率兩個具體指標。
集中采購節約額是指按市場價計算的采購物品總金額與按集中采購中標價計算的采購物品總金額的差額,即批量采購所享受的價格優惠形成的節約額。
集中采購節約額=按市場價計算的采購物品總金額-按中標價計算的采購物品總金額。
在實際工作中,由于多種因素的影響,許多編制預算的人員對市場行情了解不清楚,在制定政府采購預算時,不能準確地確定預算價格,有的是采購單位報多少批多少,有的是在采購單位報的數字上隨意壓縮,預算缺乏科學性和合理性。因此,在計算政府采購節約額時宜選用市場價作參照物。
大額集中采購節約率的計算公式為:
集中采購節約率=集中采購節約額÷按市場價計算的采購物品總金額×100%。
2. 集中采購費用指標用于核算和評價集中采購所發生的耗費。它包括集中采購辦公費用和集中采購招投標費用兩項具體指標:
集中采購辦公費用是指集中采購工作人員在辦公過程中所發生的耗費;集中采購招投標費用是指大額集中采購操作機構在招投標過程中發生的費用,如公告費、會議費、公證費、評委報酬等。
將一年內集中采購管理機構和操作部門的辦公費用與大額集中采購操作機構的招投標費用相加,即為年集中采購費用。采購費用與采購經濟效益呈反向關系,費用越高,經濟效益越低,費用越低,則經濟效益越高。因此,要提高集中采購經濟效益,就必須嚴格加強費用管理,防止鋪張浪費。
3. 集中采購盈余指標反映集中采購凈節約或凈虧損的情況。它包括以下盈余總額指標:
月集中采購盈余總額=月集中采購節約額-月集中采購費用;
年集中采購盈余總額=年集中采購節約額-年集中采購費用;
或者,年大額集中采購盈余總額=∑月大額集中采購盈余總額。
如果年集中采購總額是正數,表明集中采購出現了盈余,盈余越大表明集中采購效益越大,反之則反是;如果年集中采購盈余總額是負數,表明集中采購增加了支出,浪費了資金。
審計人員在審計時,先要調查該單位材料采購業務的內部控制。審計人員可以找公司財務人員和公司倉庫管理人員進行詢問。通過詢問了解該單位在原材料采購管理上的制度。調取企業有關原材料采購的內部控制制度進行審閱等。假定通過以上步驟,審計人員了解到該單位材料采購內部控制為:①生產部門、倉儲部門提出請購,開出請購單;②采購部門主管審批后開出訂購單;③驗收部門驗收后開出驗收報告;④會計部門核對請購單、訂購單、驗收單、發票后付款。隨后,審計人員便可運用固定樣本量抽樣方法對該單位材料采購管理制度的有效性進行審計。
(一)確定審計目的和抽樣總體
本例中,審計的目的是查明被審計單位的材料采購業務是否符合上述內部控制制度,而不必對材料采購業務錯誤金額的大小做出估計。
審計的抽樣總體是該單位本年度所有材料采購業務。根據前期調查的結果,本年度該單位共有975筆材料采購業務。審計人員先對這些業務按時間先后順序做出排列并編號,起始號碼為001,終止號碼為975。
(二)定義“違反”、“誤差”的標準
審計人員在發現某一筆材料采購業務滿足以下條件之一時,就可以認定該筆業務違反了內部控制:①未經請購和審批已開出訂單購料(無請購單或者內容不符);②材料未經驗收卻已入庫(無驗收簽章);③購貨訂單、驗收單與供應商發票不一致卻已付款。
(三)確定相關因素
審計人員審計時還要確定審計的可信賴程度,最大可容忍誤差,預期總體誤差等相關因素。
可信賴程度是預計樣本代表總體的百分比(可靠程度),風險是樣本不代表總體的百分比。比如:如果審計人員選擇95%的可信賴程度,表示:要有5%的風險去接受抽樣結果代表的結論與實際不符。審計人員要根據實際情況和歷史經驗確定可信賴程度的水平。
最大可容忍誤差是抽樣結果可以達到審計目的時,審計人員愿意接受的審計對象總體的最大誤差。最大可容忍誤差是審計人員認為該內部控制能有效依賴的最大誤差率。當總體誤差超過可容忍誤差時,審計人員要降低對內部控制的信賴程度。
預期總體誤差是審計對象總體預計存在的誤差程度,即被審計單位內部控制失去效能的所有控制無效事件的比例。審計人員可根據以前年度審計發現誤差率及經驗進行估計。
其中最大可容忍誤差,預期總體誤差是兩個比較容易混淆的內容,其關系為:
1.可容忍誤差是審計人員根據被審計項目的重要性來確定可以接受的審計對象的最大會計誤差,是審計人員對被審單位會計報表的合法性和公允性發表意見的底線。超過可容忍誤差則為審計人員所不能接受,必須進行詳細審計。
2.預期總體誤差是審計人員預計被審計單位內部控制程序失去效能而產生差錯和舞弊的可能性。預期總體誤差是審計人員根據被審計單位經營管理狀況確定的,而可容忍誤差是審計人員根據被審計對象的重要性程度來決定的。因此,預期總體誤差已經包含在可容忍誤差之中,預期總體誤差永遠小于可容忍誤差。
假定本例中,審計人員確定:可信賴程度為95%,最大可容忍誤差為6%,預期總體誤差為3%。
(四)確定樣本量
確定樣本量是固定樣本量抽樣的重點工作,主要采用的方法是查表法。
查表法需要查“屬性抽樣樣本量表”。查表時需要注意確定可信賴程度、可容忍誤差、預期總體誤差三個相關因素。根據三個相關因素查表查得抽樣方案,通常用符號N(C)來表示,N-樣本量,C-允許的誤差數。
本例中需要查“可靠程度為95%屬性抽樣樣本量表”。最大可容忍誤差為6%,預期總體誤差為3%。如表:
可靠程度為95%屬性抽樣樣本量表
查表得到抽樣方案是195(6),表示需要抽取195個樣本。如果誤差數在6個以內,這個內部控制可以接受;如果超過6,表示不可以信賴。
(五)選取并審查樣本
1.選樣,選出要審查的195個樣本。選樣通常采用系統選樣法進行選樣。
系統選樣法又稱等距抽樣法,是在審計對象總體中按一個或幾個隨機起點,每隔一定間隔等距離地選取樣本量的一種抽樣方法。
審計人員選取兩個隨機點。抽樣間隔=975*2/195=10;在001至010之間選取兩個隨機點,假定選擇004和008;從004和008開始,每隔10筆材料采購業務選取一個樣本。即第004、014、024……和008、018、028……筆材料采購業務被選出作為樣本審查。
2.審查,審查選出的195個樣本。參照“違反”、“誤差”標準,審計選出的樣本。查看有無未經請購和審批已開具訂單購料(無請購單或者內容不符);有無材料未經驗收卻已入庫(無驗收簽章);有無購貨訂單、驗收單與供應商發票不一致卻已付款等情況。
3.記錄,在審計工作底稿上記錄下“違反”內部控制的樣本數。
(六)評價抽樣結果
從樣本的審查結果推斷總體,不僅要考慮“違反”內部控制的樣本數,也要考慮誤差的性質(有無發現欺詐、舞弊或逃避內部控制發生)。
1.審計中若無發現欺詐、舞弊或逃避內部控制時:(1)抽查查出誤差數≤允許的誤差數,得到總體最大誤差≤可容忍最大誤差,這時審計人員可以得出結論內部控制有效;(2)抽查查出誤差數>允許的誤差數,得到總體最大誤差>可容忍最大誤差,這時審計人員可以不依賴該內部控制,擴大實質性測試,增加實質性測試樣本量。
2.審計中若發現有欺詐舞弊或逃避內部控制時,不論多少均不依賴該內部控制,采用詳細審計。
假定本例審計中無發現欺詐、舞弊或逃避內部控制情況,且抽查查出誤差數為1。因抽查查出誤差數1≤允許的誤差數6,得到總體最大誤差≤可容忍最大誤差,則審計人員可以得到結論,總體誤差不超過6%的可信賴程度為95%。
(七)書面說明抽樣程序
做完以上審計工作,審計人員要在審計工作底稿上以書面形式說明以上步驟。得出結論:審計人員有95%的把握確信975筆材料采購業務違反內部控制的比率不超過6%。同時也有5%的風險表明975筆材料采購業務違反內部控制的比率超過6%。
固定樣本量抽樣的目的是對被審計單位內控制度的制定和執行情況是否合法、合規及符合制度等情況進行檢測,并做出評價。固定樣本量抽樣是一種成本較低的抽樣方法。如果通過固定樣本量抽樣得出結論,被審計單位內部控制制度值得信賴,則審計人員可以減少實質性測試的數量以降低審計成本。反之,如果審計人員認為被審單位內控制度不值得信賴,則可以不實施內部控制審計,直接進行實質性測試。
審計人員對被審單位會計報表的合法性和公允性表示意見,必須涉及審計項目的貨幣價值量方面的問題。因此審計人員可以不進行內部控制審計,而直接進行實質性測試,但是決不可以只進行內部控制審計而不進行實質性測試。
【關鍵詞】經濟效益審計 立項 方法 評價
隨著我國市場經濟體制的不斷健全,企業制度已基本建立。企業只有按照市場需求組織生產經營,以提高勞動生產率和經濟效益為目的,才能在市場競爭中取勝。現代企業的一切經濟活動,都必須講求經濟效益,因此,實施經濟效益審計,是當前企業審計工作的重點。
一、經濟效益審計的涵義
經濟效益審計是由審計機構或人員依照一定的評價標準,對企業利用資源的經濟性、效率性、效果性進行綜合評價,通過評價效益的優劣,挖掘提高效益的潛力,以促進企業改善管理、提高效益的經濟監督活動。
經濟效益審計與財務收支審計不同,財務收支審計側重經營收入的合法性,成本費用的真實性,損益的準確性;經濟效益審計則側重檢查資源利用的經濟性,經濟活動的效率性和執行目標的效果性,借以改善經營管理,提高經濟效益。效益審計通過其評價功能,能夠促進企業找漏洞、挖潛力,改進生產技術,變革經營方式和調整管理機能,提高經營決策的性,建立健全內部控制制度,從而提高企業競爭能力和獲利能力,符合當前建設節約型的基本要求。
二、經濟效益審計的重點內容
經濟效益審計的內容包括企業的銷、經營決策、目標計劃、內部控制等管理職能活動;基本建設與技術改造、開發等活動;對外投資、兼并、重組及資本運作等活動。目的是評價經營管理活動是否合理有效,資源利用是否經濟,是否實現既定的目標計劃,達到預期的效果等。我們認為,中石化系統效益審計的重點內容應包括以下幾個方面:
(一)經營目標、計劃執行情況審計
主要包括被審計單位是否取得了預計的經營成果,完成了計劃任務等,確定已經實現的經營成果水平是否真實;與計劃進行比較審查目標完成情況;與相關指標進行比較進而其成績并揭示存在的差距;從利潤、收入、成本費用等多方面審查企業經濟效益的實現程度。開展此類審計還必須與同行業生產規模、環境相當的企業的有關指標進行比較,分析優劣,找出差距和因素,提出建議,為加強管理、提高效益提供信息。
(二)企業管理職能的效益審計
一是經營決策的審計。經營決策審計的目的在于評價效益優劣,為領導層提供決策依據。制定決策前、決策過程中、決策方案執行以后,審計人員都應當參與評價。如投資效果的決策、產品開發的決策、市場開拓的決策、資源利用的決策、產品盈利結構的決策等都可以作為經營決策審計的內容。目前,由于中石化采取高度集中的管理模式,所以經營決策的審計主要集中在最高一級審計機關。
二是組織效能的審計。企業的組織形式與結構是否滿足有效經營的要求、對人財物等資源的調配是否適當、是否存在資源的閑置現象、專業化原則是否得到貫徹、管理權限的集中與分散程度是否符合企業的具體情況等與組織職能有關的都是組織效能審計的范圍。
三是內部控制制度審計。通過對內部控制措施的設置是否健全、既定的控制措施是否在經營過程中被切實執行、所采取的控制措施是否達到預期效果等問題進行分析評價,找出內部控制中存在的問題,促進企業嚴格按內部控制制度經營管理。目前石化上市和存續已全面實施內控制度,通過對上市公司內控制度評審情況看,各單位執行力度不夠均衡,存在許多問題。內控制度作為公司的“家典”和“法規”,現在和將來都是開展經濟效益評審的重要內容。
四是經濟合同審計。內部審計部門應堅持對購銷合同、貸款合同、聯營合同、招投標合同、物資采購合同、銷售合同、承包合同等進行評審,從簽訂合同的程序是否合法、內容條款是否合理、履行是否到位等方面把守關口,避免合同失誤造成糾紛,維護企業合法權益。
(三)主要經營活動效益審計
經營活動直接影響經濟效益,經營活動的審計貫穿于企業生產經營的全過程,體現在以下四個方面:
1、物資采購的審計。企業的經營過程一般都是從采購開始,煉化企業原材料成本占產品成本的比重較大,目前物資供應市場普遍反映為買方市場,這就為降低采購成本提供了操作空間。物資采購審計要充分抓住這個關鍵,從物資采購的內部控制環節入手,檢查采購過程中購進原材料的價格是否低廉、數量質量是否符合要求、占用的資金及采購費用是否節約、存放是否安全等與企業的效益直接相關的內容。近年來齊魯公司組織了以煤炭、原鹽、化工三劑、備品備件等為重點的物資供應專項審計,取得了良好效果,有效的促進了物資采購成本的降低和物資管理水平的提高。
2、生產過程資源利用效益的審計。生產過程既是產品生產的過程,同時也是資源耗費的過程,生產效率的高低、資源耗費是否節約、產品質量是否合格、廢品率的高低、產品產量是否滿足銷售需要等都與企業效益相關。此類審計內容較多,具體講包括以下幾個方面:
(1)生產物料能源投入產出審計。根據物料、能源平衡原理和成本分析原理,對企業資源利用狀況進行定量分析,對企業物料能源利用效率、消耗水平、物料能源經濟效益與環境效益進行審計和評價,從而對企業的物料能源利用情況實行有效的監督、服務,以達到節能降耗、提高效益的目的。2004年、2005年齊魯公司在這一審計領域進行了大膽探索,相繼對7個生產廠進行了物料能源等投入產出審計,取得了較好的效果。
(2)生產技術審計。生產技術的廣泛運用和開發是企業提高經濟效益的根本途徑。有條件的企業應將內部經濟效益審計深入到生產技術領域。針對企業生產技術組織、工藝流程、新技術、新工藝和新設備的以及科學技術成果轉化利用中存在的薄弱環節與內部潛力,與技術、生產、科研、計劃及財會等部門聯合開展檢查和評價,提出建設性的審計建議,促使企業采取措施,大力推動技術改造、科技成果應用與開發,并盡力開發能耗小而附加值高的高新技術產業,以大幅度地實現增產增收、節能降耗,提高經濟效益。近年來,我公司結合科研開發費等審計項目,對生產技術某些環節進行了審計,促進了科研開發費使用效果的提高。
(3)資金利用審計。資金是企業最寶貴的資源,利用得當可使企業獲得生機與活力,利用不當會使企業陷入困境,甚至破產。企業內審部門應重點評審資金籌集是否合理、有效,注意評審其負債經營的可行性、風險性;同時應評審企業資金分配、管理與占用是否合理、有效,從中找出資金閑置浪費問題和薄弱環節,提出改進建議與措施,促使企業挖掘浮財,提高資金運用效率。
(4)成本費用審計。企業能否不斷降低成本,是企業能否提高效益的關鍵所在。目前有些企業生產工藝、技術及設備落后,產品無規模效益,單耗高,非生產開支過大,致使產品成本居高不下,這是造成企業虧損嚴重的一個重要原因。企業內審部門應著重審查原材料、能源、人工、管理費、修理費等各項成本要素的實耗水平,對照國內外同行業的先進水平以及本企業最好水平進行分析,從中找出差距,查明各項成本超支的原因,提出改進建議,以督促企業開源節流,降本增效,扭虧增盈,大力提高經濟效益。我公司開展的修理費專項審計項目,對于加強修理費使用與管理,提高使用效果起到了積極的促進作用。
3、產品銷售的審計。企業產品銷售以后,經濟效益才能體現出來。產品銷售過程中價格確定是否適當、銷售費用是否節約、產品發運是否及時、包裝是否安全、銷售收入是否及時收回、售后服務是否周到等都會影響企業經濟效益。中石化銷售管理體制改革后,分、子公司對產品銷售價格等的控制能力相對弱化,總部有必要加大產品銷售專項審計的力度。
4、固定資產投資效益審計
針對目前企業中存在的項目可研論證不充分,投資效益低下,損失浪費嚴重等問題,內審部門應大力開展固定資產投資項目事前、事中、事后效益審計。通過對可研資料、概算執行情況、施工管理過程、竣工決算、工程物資采購等全過程審計,評價工程建設與管理過程中有無效益流失問題。通過跟蹤項目投產后產品產量及收入情況,評價獲利能力是否達到預期效果,投資項目是否達到經濟性和效益性。中石化每年用于固定資產投資的資金大,對固定資產投資效益進行審計也是效益審計的重點內容。由于歷史原因,過去對固定資產投資審計的內容僅僅局限在投資的真實性、合法性和工程結算等方面,而對于投資效果、效益審計幾乎沒有涉及。
三、開展經濟效益審計的關鍵環節
(一)效益審計的立項
1、選擇效益審計項目的原則
選擇效益審計項目應當圍繞企業中心、貼近經營、突出重點、先易后難、量力而行、確保效果。具體講應當注意以下事項:
一是要對立項的依據進行。通過收集企業的基礎資料,了解企業情況,包括被審計單位的組織結構,產品品種、產量、質量以及生產工藝流程,經營決策和方針,有關內部控制系統、主要的風險領域、薄弱環節和潛在的問題,主要經濟指標的歷史情況和現狀,資料反映的財務狀況、財務成果,當前生產經營活動中存在的主要效益問題以及需要解決這些問題的關鍵環節。通過收集與了解這些情況,進行研究分析,明確審計目的、審計內容和審計方法,為立項提出依據。
二是要分析各個備選項目的重要性。衡量一個項目重要性的標準是預期取得的審計成效有多大,也就是通過審計提高效益的潛力有多大,在企業中可以發揮多大作用,對預期審計成效大的項目應確定立項進行審計。
三是要分析項目的必要性。內審部門通過重要性研究選出一批對企業提高效益有較大作用的項目之后,應當根據不同時期的要求和企業自我的需要,進一步分類排隊,選擇其中在現階段最需要解決的問題,優先立項進行效益審計。
四是應考慮項目的可行性。應當考慮現有審計力量是否有能力承擔這個項目,力量不足的情況下是否可能從其他部門選派人員加以配合,目前實施審計是否存在其他的客觀困難,通過審計預期取得的效益可能性有多大即審計失敗的風險有多大。對既有重要性又屬于急需解決的問題,如果當時條件下缺乏可行性,仍不應立項,而要待以后條件成熟后再考慮立項審計。
2、選擇效益審計項目的來源和渠道
效益審計的范圍廣泛,影響效益的因素復雜,而審計資源有限,為了取得良好的審計效果,審計人員必須注意從經營管理活動中選擇那些對經濟效益影響較大、問題比較嚴重、迫切需要改進的環節立項進行審計:
一是效益滑坡嚴重或虧損較嚴重企業。造成企業效益滑坡或虧損的原因是多方面的,對這些企業可以進行全面的效益審計,在證實企業效益下滑或虧損數額的基礎上,核實發生效益滑坡或虧損的主要因素和存在的問題,找出制止效益滑坡或虧損的主要途徑和措施。例如某公司下屬建設公司,其業務經營范圍主要是化工行業工程建設,幾年以來一直處于虧損狀態,因此可以對該建設公司進行全面的經濟效益審計。
二是企業中可能存在的重大損失浪費。資金使用、費用開支、成本支出、物資消耗、技術改造等經營管理的各個環節都有可能存在一定程度的損失浪費現象。損失浪費就意味著存在進一步提高效益的潛力。選擇比較典型的、重要的事項進行剖析,不僅可以制止或糾正可能的損失浪費,也使有關的管理工作得到改進。齊魯公司對社區水電汽暖收費及管理情況進行調查后發現,大部分單位水電汽暖收費管理存在跑冒滴漏、收費不到位等問題,可以針對這種現象立項進行專項審計。
三是影響企業效益的關鍵環節。每一個企業都有生產經營的重點,影響成本和收入的重點就是企業效益的關鍵,對這些關鍵環節進行詳細的審計,對提高企業效益有舉足輕重的作用。例如對煉油企業,原油成本是影響效益的關鍵因素;對熱電廠,煤炭成本是影響效益的關鍵因素,因此,原油、煤炭采購成本,就是影響企業效益的關鍵環節,對利潤有較大影響,可以對其立項進行審計。
四是重要的投資項目。石化企業項目投入資金較多,建設周期較長,因此風險也較大。選擇一項或幾項重點技術改造項目,從項目初期到竣工決算進行全過程的跟蹤審計,并對項目投產后的獲利能力進行評價,有利于控制工程支出,完善工程管理,提高工程投資效益。
五是職工合理化建議中提到的效益問題。職工提出的增產節約的各種合理化建議,常常暴露出管理中的不足,反映出改進管理、提高效益的潛力。
六是財務審計中發現的效益問題。審計人員在財務審計中經常會發現效益低下的現象,限于審計資源和時間限制無法解決,可以在財務審計結束后立項進行效益審計。
七是通過指標對比發現的效益差距。通過對生產、技術、經營、財務的主要經濟指標與本單位歷史水平或國內國際先進水平進行對比,找出差距,有針對性的開展審計,進一步提高經濟效益。
(二)效益審計的
1、精心制定審計方案
審計方案是對審計全程工作的總體規劃和安排,是指導、組織、控制效益審計活動的綱領。任何一個審計項目實施活動,都必須根據審計方案來進行。審計方案的制定必須為審計人員提供審計作業指導,因此方案中審計重點的確定是重中之重。審計重點如果不在方案中加以確定,將使審計活動無從入手,或是缺乏重點或是任意進行,也難以做出正確的審計結論。確定審計重點首先要圍繞審計目標,逐步進行調查和分析,列舉出每一個審計應當檢查的事項。然后再從重要性水平和風險大小確定必須進行的審計事項。審計重點的確定要有針對性,要針對被審計的經營特點、核算體制、各級子公司的隸屬關系以及圍繞企業效益的有關指標體系來確定。制定審計方案要對被審計單位進行認真細致的調查,盡可能多地搜集各種資料,必要時可以采取走出去的調查方式,向同行業取經,獲取可比性的第一手資料。齊魯公司在開展煤炭采購專項審計時,到某熱電廠進行了調查,對其煤炭采購價格、采購渠道、生產工藝過程進行了充分了解,為制定審計方案和有效開展審計工作打下了堅實的基礎。
2、采取有效的審計方法
從每個項目實施審計活動的過程來看,主要是檢查、取證、分析三個環節。效益審計過程中用到的方法很多,可以借鑒財務審計方法如審閱、盤點、觀察、核對、查詢法等,也可以借鑒管理審計的方法如對比分析法、凈現值法、價值分析法、量本利分析法、因素分析法、abc分析法等。
審計方法的選擇要有可操作性,審計方法能否符合經濟效益審計的要求、適應被審計企業的經營特點至關重要。比如在審查書面材料方面,可采用審閱法和縱橫核對法來了解企業內控措施的真實性和有效性;對材料表述不清和有疑問之處,要采取多方查詢法來獲取審計線索;對材料中的有關數據缺少可信度,要用比較分析法來判斷其用意和真偽;對各方都有意回避的事項,要采取重點關注法;在審核企業的財務數額和實物數量時,可采用盤點法和鑒定法驗證其數據的真實性。下面結合齊魯公司開展效益審計的實踐重點說明常用審計方法的具體運用:
(1)“審閱”是檢查過程中基本的方法。審閱的內容根據具體實施的審計項目來確定。一般來說,憑證、賬簿、報表等財務資料以及統計、合同、會議紀要等資料都應當進行審閱。審閱過程中,審計人員按照各自分工的審計內容對取得的資料有目的的進行檢查,查找疑點。
比如在進行煤炭采購專項審計時,審計人員對包括煤炭采購合同以及簽訂經濟合同過程中形成的招投標文件、出入庫單據、有關統計臺賬、會計原始憑證中的發票等資料進行了認真審閱,通過審閱這些資料既掌握了煤炭采購的一些基本情況,也發現了一些審計線索。
(2)“盤點”方法對于確定賬實是否相符、是否存在流失很有幫助。通過核對存貨、固定資產等賬表與倉庫、生產現場等實物在數量、質量上是否相符,能夠發現是否存在效益流失問題,發現管理控制環節存在的漏洞。
比如在進行煤炭采購專項審計時,審計人員深入煤場實地盤點,確認煤炭庫存的真實性。審計組和公司計量測試專業人員一起對兩大煤場存煤進行了測量,確認煤炭實存26.17萬噸,比賬存多出5.81萬噸。煤炭盤盈沒有及時被發現和處理的主要原因是:雙方長期未對物資裝備中心總庫代存煤炭進行實物盤點,熱電廠長期多轉成本且未定期進行財務稽核。針對審計發現的問題,有關部門在進行調賬的同時,及時完善了定期盤點和財務稽核制度。通過整改,避免了煤炭超定額儲備,減少了存放周期,降低了熱值損失。
(3)“觀察”于效益審計主要是了解管理和生產過程。通過對企業生產全流程的觀察,能夠發現影響效益的因素。比如在進行水電汽專項審計時發現水電損耗非常大,審計人員深入到各廠泵房、管道、水表計量點進行實地觀察,對部分外供管線進行排查,尋找漏點;對多家用水單位進行了查訪;對供、學校、地方政府等部分單位的控制閥門、計量器具進行運轉查驗。經過綜合分析,找出了產生問題的主要根源,通過采取管線維修、堵塞漏點、加大計量管理和收費力度等措施,進一步減少了效益流失。
(4)“核對”主要是指將從不同渠道獲得的資料中的有關數據進行對照,檢查其是否相符,邏輯或勾稽關系是否正確。對發現的異常數據進行分析,找出影響效益的因素。
比如在進行煤炭采購專項審計時,通過對熱電廠和物資裝備中心有關會計賬簿和統計資料核對,發現雙方記錄的煤炭結算量存在較大差異。經查,原因為2004年結算時雙方因對驗收標準產生分歧,熱電廠拒付,推遲到2005年結算,而物資裝備中心依舊在2004年進行了賬務處理。另外,由于結算手續繁瑣,票據傳遞不暢,影響了原煤及時辦理入庫手續,導致熱電廠期末巨量暫估,影響了熱電廠生產成本核算的準確性。同時,煤炭結算效率低下,引起了主要供應商的不滿,也影響了公司信譽。針對存在的問題,物資裝備中心經過分析研究,改善了結算手續,提高了結算效率。
(5)“詢問法”是指與有關人員進行談話,詢問一些與審計內容有關的問題,或者了解內部控制管理的方法、制度,了解生產工藝流程等等。通過詢問,既可以找到審計應當注意的關鍵環節和審計線索,也能達到加強與被審計單位和人員積極溝通的目的,有利于審計工作的順利開展。
(6)“對比分析”是審計分析中非常重要的方法,可以進行對比的數據資料很多,對生產經營的有關數據可以與以前年度進行縱向對比,也可以與同行業水平進行橫向對比,還可以對相關項目進行對比,通過對比分析,發現存在的差距,找出解決辦法,達到提高效益的目標。
比如在進行煤炭采購專項審計時,我們分別按運輸方式、采購渠道對量價構成情況進行了深入解剖。按運輸方式分為鐵運和汽運兩種方式,其中鐵運140.92萬噸,占采購總量的77.29%,平均每噸采購成本343.18元;汽運41.41萬噸,占采購總量的22.71%,平均每噸采購成本409.51元。汽運煤比鐵運煤平均每噸成本高66.33元,按采購總量總成本高2746.86萬元。
按供貨渠道分為總部集中采購、礦方直供、煤運公司采購、經營公司采購四種方式,對比分析采購量及采購價后發現,從經營公司采購的煤炭價格高于煤運公司和礦方直供采購價格,且從經營公司采購量占采購總量的58.12%,而兄弟企業不超過20%。因此,汽運煤的比重高和經營公司采購量大、礦方直供量小是影響采購成本的主要因素。根據審計建議,供應部門加大了大礦直供量,并加大了與鐵路部門的協調力度,增加鐵運煤比例,大大降低了煤炭采購成本。
(7)“因素分析法”是指通過查找分析影響某一事項的因素,從中找出關鍵因素進行分析用來解決問題的方法。這種方法廣泛應用于效益審計的檢查分析過程。影響效益的因素很多,不可能對所有的影響因素進行檢查,只能抓住重點,才能達到事半功倍的效果。
比如在進行煤炭采購專項審計時,為了客觀分析評價煤炭質量,查找影響入爐煤熱值損失的原因,審計人員對煤炭取樣過程進行了穿行測試,詳細了解煤炭采購、入庫、入鍋爐的過程并對每月煤炭熱值進行了統計和加權平均計算,找到了影響入爐煤熱值的主要因素:一是雨季導致熱值損失較大;二是煤炭入廠后到送入鍋爐時間差的影響,如果入廠煤直接送往鍋爐的比例大,則入爐煤與入廠煤的熱值差差值較小,反之則差值較大;三是煤炭質量不均衡造成的影響。鍋爐設計熱值為4500大卡,由于煤炭采購質量不均衡,入爐優質原煤熱值遠大于設計值,造成浪費。針對這些問題我們提出建議,即一是優化煤炭采購和庫存方案,在保證煤炭合理庫存的前提下,加大入廠煤直接送往鍋爐的比例,減少中間倉儲環節;二是對優質煤和熱值較低的劣質煤合理混合燃燒,在保證鍋爐設計燃燒值的情況下,提高煤炭綜合利用率。通過整改措施的實施,提高了煤炭燃燒值,節約了消耗,降低了成本,取得了較好的經濟效益。
經濟效益審計應用的方法很多,每一種方法也不是獨立進行,要幾種方法交叉運用,并且要針對不同的效益審計項目不斷探索創新審計方法,只有這樣,才能發現存在的問題、分析原因,建議才能有針對性,評價才能恰當。
(三)經濟效益審計評價
一是要選擇適當的評價標準,確立評價指標體系。確定審計項目后,應結合對被審計單位的審前調查,了解主要業務的特征、生產工藝和技術特點、管理方式等,在遵循、有效、相關、可操作性原則基礎上,確立審計評價的指標體系。評價指標的設置應該簡略、清晰,便于操作和考核。指標內容和計算,均力求簡單,易于使用。
二是針對不同的效益審計項目,靈活運用審計指標體系。在實施經濟效益審計的評價活動時,可能采用某一項標準,如當期的經營計劃;也可能在同一項目或對其中不同的審計事實采用幾個不同的標準,如既采用當期的經營計劃,又依據最好水平,并考慮國內外同行業的先進水平等,來評價企業經濟活動體現的效益優劣,并由此找出差距,發掘潛力,提高效益。
由于各企業的具體情況不同,在考核企業經濟效益時,所運用的考核指標也不同。就某一項具體的指標而言,其運用過程和要求也是有區別的。在考核企業經濟效益時,應注意將上述指標作為一個完整的指標體系來運用,防止片面地、僵化地運用這些指標。否則,便不能得出正確的結論。為了使評價標準更適合被審計單位的實際情況和便于將來審計建議的落實,在確立審計評價標準時應與被審計單位溝通,聽取被審計單位的意見,認真分析研究評價標準對被審計單位的適用程度。在指標的使用上要考慮所使用的指標是否與被審計單位的業務活動緊密相關,要選取那些確實能反映其經濟效益水平的指標來進行評價。在數量水平的選擇上要具有先進性,同時也要具有可行性。
評價標準的建立是一個長期的復雜的過程,需要審計人員作大量細致的工作。企業內部審計人員要注意經驗的積累,積極收集有關經濟活動資料,必要時要開展專項審計調查,努力把經濟效益審計的基礎資料搞扎實。有條件的內審機構可以指定專門人員負責評價標準的測算和建立工作。
三是做出恰當評價結論。根據審計項目所取得的審計證據進行歸集、整理、綜合分析之后,就需要對照選定的評價標準,做出各個審計重點或分項目乃至整個項目的評價結論。
審計評價中凡涉及審計結論的重大問題,都要具體說明相關的標準、結果及原因,對審計報告中的審計建議,也應詳細列明理由,便于與被審單位交換意見和部門領導審閱。審計結果是對履行經濟責任的證實或是涉及對事、對人的處理,必須保持職業謹慎,充分聽取被審計單位意見,對不當之處進行修改。但是被審計單位提出的意見不合理、不符合事實的,審計人員應堅持原則,維持原有的審計結論。必要時可將被審計單位的意見與有關審計證據作為審計報告的附件,以供審核該報告和做出處理決定時。
四、當前開展經濟效益審計的難點和對策
(一)開展經濟效益審計難點
1、創新不足。近年來,石化各級審計機構在開展經濟效益審計過程中取得了一些經驗,但對于如何有效的開展經濟效益審計沒有形成行之有效的方法體系,局限于單個項目的審計,綜合性的效益審計項目難以取得較大成效。
2、效益審計范圍相對狹窄。的經濟效益審計仍然是以財務收支審計內容為主,與嚴格意義上的經濟效益審計還有距離。對到底開展什么項目的效益審計,效益審計范圍延伸到什么程度,仍然存在疑問。存在這個問題的原因除了內部審計職能的局限性,還有審計人員思維方式和技術知識水平的限制。
3、審計隊伍專業結構難以適應經濟效益審計的深入進行。目前審計人員大都是財務專業,對石油化工行業高度化的生產過程,復雜的工藝流程缺乏了解,尤其是對于生產技術指標相關的統計資料不能從根本上理解,原材料價格、生產消耗指標等可以橫向對比的資料很難通過有效途徑獲得,造成經濟效益審計難以深入。
4、計算機知識和信息系統運用不熟練,影響了經濟效益審計的有效開展。信息系統審計在國外已經普遍開展并且取得了顯著成效,而目前審計人員往往只熟悉辦公軟件的應用,對于計算機的核心系統不了解,難以發現利用計算機舞弊的現象。尤其是中石化erp系統全面實施后,企業的業務處理模式、管理模式和內部控制模式均發生了根本變化。業務數據和財務數據的對應關系逐漸變得模糊,原先從財務數據入手的審計方法難以發揮作用,審計人員面臨更大的挑戰。
5、審計效果難以實現。盡管在審計過程中發現了經營管理中存在的漏洞和薄弱環節,提出了改進建議,但從實際整改情況看,并沒有改變發生問題的根本原因,同樣的問題屢查屢犯,審計效果利用程度不高。
(二)幾點對策
1、轉變觀念,注重理論與實踐的有機結合。一方面,審計人員特別是審計負責人要轉換觀念,深入認識經濟效益審計的角色,將企業經濟效益審計定位于企業經營運行的“醫生”,查找、分析問題,提出對策、建議,促進企業正常良好的經營運行和經濟效益的提高;另一方面,在深入進行理論探討的基礎上,加大在審計工作中理論聯系實際的力度,避免為研究而研究的理論研討模式,工作中可以邀請大專院校的專業人士進行指導,盡量達到務實、高效。要有意識的在實際審計工作中不斷整理,探索和尋求經濟效益審計的新經驗和新方法,通過從審計實踐中提煉理論,再利用創新的理論指導實踐。比如在尚未開展過的審計領域(如車間生產領域等)進行試驗,經過總結提高,力爭在審計理論上有所創新,能夠與實際緊密結合起來。
2、完善審計管理體制,拓寬審計領域。近年來,中國石化經營管理體制發生了較大變革,供應、銷售、投資、資金的集中度越來越高,審計管理體制已不能完全適應當前改革的要求,所以審計管理體制改革勢在必行。讓審計人員感到欣慰的是,中國石化審計體制改革方案即將出臺。改革后的審計體系如何定位,各級審計部門的職責如何明確劃分,是影響審計工作特別是經濟效益審計工作的關鍵。我們認為,審計體制改革后,總部審計機關的職責應該主要是總體規劃、指導和管理,各分局重點對所分管單位的供應、銷售、投資等方面進行審計評價,各單位審計部門重點在內控、管理和生產領域的投入產出效益等方面進行審計評價。科學完善的審計管理體制和明確的職責分工不但能提高審計工作效率,更重要的是能進一步拓寬審計領域。
3、調整審計人員結構,優化人力資源;加強職業資格,加大培訓力度,促使審計人員精通掌握審計、財會、企業管理、工程、和計算機等多方面的專業知識;通過考察、聘請生產廠人員講解等方式充分了解生產工藝流程;適當邀請相關部門專業人員直接參與審計過程。同時,通過加強對企業審計人員的考核,增強競爭意識,不斷進行知識的更新,使其適應現代企業經濟效益審計的要求。
4、加強計算機知識的培訓,尤其是erp相關模塊的操作。內部審計人員應主動地參與erp實施過程,要對erp系統進行符合性和實質性測試,驗證輸入與輸出數據可信程度。要對系統內部控制的設置和遵守情況、系統內定義的信息轉換規則等進行審計驗證。同時,加大審計信息化建設的步伐,大力開展信息系統審計業務,開發針對erp環境的審計軟件,將erp系統下的數據轉化為便于查詢、審計的數據。
5、提高審計成果的綜合利用程度。經濟效益評價結果是十分寶貴的信息資源,企業應充分利用。要運用經濟效益評價結果為加強宏觀控制、提高經濟效益、實現和調整經營戰略服務。要運用經濟效益評價堵塞企業經營管理的漏洞,促進企業提高經營管理水平。審計部門要加強后續審計的力度,確保審計成果。同時,審計部門要與公司領導充分溝通,會同人力資源、企業管理等相關部門制定考核細則,實施獎懲。另外,對于成熟的經濟效益審計實踐項目,要及時加以總結,建立案例庫或模型庫,以便為以后或其他單位進行類似的審計工作提供范本。
主要參考:
[1]《效益審計的理論結構》 中國審計出版社 李敦嘉著;
【關鍵詞】增值型 內部審計 高校技術物資 集中采購 應用
高等學校技術物資主要是指為教學科研提供服務的各類物資,是教學科研的物質基礎。高校的經費主要來源于國家教育撥款,高校的所有物資采購應當全部納入政府采購的范圍。目前,高等院校的各類物資采購逐步納入政府采購的范圍,但由于政府采購制度在我國起步較晚,相關法規制度不夠健全,高校物資采購特別是技術物資政府采購工作目前還存在一些問題,因此,加強高校技術物資集中采購審計具有十分重要意義。
一 高校技術物資集中采購中存在問題
1.政府集中采購的范圍問題
長期以來,政府機構在組織高校所需物資采購時,把重點放在使用量大、技術指標單一的教學儀器設備采購方面,而對大批量圖書資料、大宗辦公用品、計算機校園網、基建工程所需物資以及高校后勤生活保障物資等方面的采購關注較少,對于高校技術物資的采購關注更少。高校技術物資指標復雜,有些性能指標精度要求高,渠道相對單一,而政府部門采購人員由于對某些專業技術指標缺乏了解,加上采購前與使用單位溝通較少,導致在具體操作過程中忽視高校的實際要求,單純依據上報的技術指標購買,導致采購到的技術物資指標與學校實際需要的指標存在一定的差距。
2.政府集中采購的合同簽訂問題
在高校技術物資采購中,部分經銷商在中標后不著急簽訂供貨合同,草簽一個協議就開始實施。如果在供貨期限內發生糾紛,對于責任承擔以及風險問責無法界定。在技術物資采購工作中經常會遇到產品都已到貨且已經使用,經銷商也不著急結賬,甚至合同都沒有簽訂。不簽訂正式合同,如果是簡單的購置行為,對高校不會產生什么不良后果,如果涉及較大項目,將使高校處于風險中,而且無法問責。
3.政府集中采購的采購價格問題
價格是采購工作在保證質量的前提下關注的焦點。政府采購因為是批量采購,采購成本低,價格相對要便宜一些,學校期望通過政府采購的方式達到采購成本最低的目標。在實際采購中,由于選擇供應商不合理,有時同一生產廠家、同一品牌、同一型號的某些商品,政府采購的價格比學校自己采購的價格要高一些,造成政府采購的價格與學校的期望值存在一定的差距,因此,選擇合理的供應商非常重要。因為在保證質量的前提下,價格是關鍵,學校對政府采購的價格滿意,能從政府采購中真正得到了實惠,才能保證政府采購工作順利進行。
另外在高校物資集中采購中,政府部門招標后對物資設立了最低采購價格,在此基礎上供應商還有更低的價格。供應商的價格在政府采購目錄公布后不是一成不變的,政府公布的采購價格是定期的,在一定時間內存在相對滯后的情況,這也是政府采購價格比市場價格要高一些的原因。在此期間,供應商是很愿意把低價格的物資供應給采購方。然而他們為了保證自己的利益最大化,又不想讓政府知道他們的實際成本,于是就會與高校協商,合同按照政府采購價格,結算按實際發生額計算。對于此,如果買賣雙方站在一起,國家所規范的市場秩序就會被打亂,實際損害的是國家利益,同時損失的還有整個行業的有序競爭。
4.政府集中采購的采購周期問題
隨著高校的擴招,對技術物資的需求與日俱增,對采購的完成時間要求加快,出現政府采購周期長與高校對所需商品和服務時間要求緊的矛盾,常常導致一些高校對政府采購積極性不高。對政府采購方面而言,為了保證采購質量,往往在全面準確掌握各高校所需技術物資采購相關信息后再進行采購,政府采購活動的時間一般滯后造成學校急需的技術物資不能及時供應。
在高校技術物資集中采購過程中,很多學校使用部門對供貨周期產生不滿情緒,著急使用的產品總是不能及時供貨。在實際采購過程中,大部分技術物資的供應是需要時間備貨的,所以供貨周期長。在購置的技術物資中,僅有少部分可以直接供貨,即使這部分也需要兩三天時間。政府采購周期
長,不能及時滿足學校對所需商品和服務的時間要求。高校技術物資采購的過程,包括價格咨詢、談判、競價、考察等諸多環節,從申請到供貨,一周的時間非常緊張。《中華人民共和國政府采購法》規定,公開招標應作為政府采購的主要方式,招標的過程則更長一些,采購周期一般長達三個月。
二 增值型內部審計理念在高校技術物資集中采購中的應用
增值型內部審計并非一種新的審計形式,而是一種新的內部審計理念,源于國際內部審計師協會對內部審計概念的新詮釋。國際內部審計師協會(IIA)在1999年對內部審計提出了最新定義,“內部審計是一種獨立、客觀的保證和咨詢活動,其目的是增加組織的價值和改善組織的經營,它通過系統化和規范化的方法,評價和改進風險管理、控制和治理過程的效果”,價值增值(value-added)是修訂內部審計定義時首次提出的,與IIA 1990年的《內部審計師職責說明書》相比,內部審計的目的由“監督和評價”提高到“增加價值和改善經營”,其中增值是核心。這標明內部審計進入了一個新的發展階段,為組織“增加價值”成為內部審計活動的新理念。
關鍵詞:風險導向 內部審計 問題 建議
中圖分類號:F239 文獻標識碼:A
文章編號:1004-4914(2012)01-189-02
一、我國風險導向內部審計的發展回顧
內部審計在我國的發展經歷了從賬項導向審計模式、制度導向審計模式到風險導向審計模式的三個階段的發展演進過程。
風險導向審計模式的出發點是對審計風險進行系統的分析和評價,并將風險考慮貫穿于審計過程的始終,同時著眼于全面的控制測試審計模式。風險導向審計模式摒棄了制度導向審計模式基礎的“無利害關系假設”,以“合理的職業懷疑假設”為基礎,根據企業所處的經營環境,捕捉潛在的風險點,將風險評估貫穿于審計工作的全過程。2005年,我國內部審計協會了《內部審計具體準則第16號――風險管理審計》,標志著我國的內部審計已開始向風險導向發展。2008年財政部會同證監會、審計署、銀監會、保監會五個部委《企業內部控制基本規范》,2010年制定《企業內部控制應用指引第1號――組織架構》等18項應用指引、《企業內部控制評價指引》和《企業內部控制審計指引》(簡稱企業內部控制配套指引)。2011年10月中國注冊會計師協會,為了規范注冊會計師執行內部控制審計業務,制定了《企業內部控制審計指引實施意見》,自2012年1月1日起施行。至此,以風險導向的審計模式在我國已初步形成。盡管如此,風險導向內部審計在我國仍處于起步階段,風險管理迫切需要內部審計的參與。因此,完善我國內部審計、積極推進內部審計在風險管理中的應用,已成為我國內部審計發展的重要課題。
二、目前我國風險導向內部審計存在的主要問題
1.風險導向內部審計尚處于起步階段,風險意識普遍薄弱,在全國單位中未得到有效推廣。據調查顯示,我國大部分單位開展過財務收支活動的內部審計,其次是經濟效益內部審計、基建審計,僅有很少的單位開展過風險導向內部審計。風險導向內部審計并未有效開展,這充分表明了風險導向內部審計這一項新的內部審計理念和模式還處于起步階段,雖然理論界和實務界都對其給予了關注并不斷開展探索,但尚未完全成熟。
2.內部審計技術的開發和研究沒有實質性的開展,風險導向內部審計運用的意識不強。根據資料顯示,有相當一部分單位2/3的內審人員來自會計專業,只有一小部分內審人員來自審計專業。有的單位甚至沒有單獨的審計機構或專職的審計人員,而由其他職能處室的人員兼任。而且審計部門人員技能單一,大多是由財務轉入審計崗位上來的,他們熟悉財務工作,對風險審計工作卻比較生疏,缺乏專業的審計知識和豐富的實踐經驗。單一知識結構的內部審計人員導致內部審計范圍狹窄,審計效率低下,甚至審計方向不明確,內部審計技術的開發和研究沒有實質性的開展,內部審計運用的意識不強。因此很難以實現對高校風險的管理、控制和治理過程而進行全面綜合的審計。
3.內部審計的“粗放型”的審計模式是遠遠適應不了社會發展的需要。據了解,目前大多數單位的內部審計工作僅僅停留在以賬項、制度為主的財務收支合法合規性審計,內部審計的內容也還停留在對生產經營活動結果的監控,而且由于大多數內部審計部門機構的設置都是因行政干預而建,并非出自本單位管理發展的需要,審哪些項目,什么時候審都由領導決定,行政色彩鮮名。這種“粗放型”或“行政化”的審計遠遠適應不了社會發展的需要,因此應著力把“粗放型”轉型為“精細化”的內部審計方式上。
三、以風險為導向的內部審計制度設計構思――從萬向集團得到的啟示
1.大宗物資采購成本的風險管理控制。工業企業的物資采購量多比較大,由于各公司均自行采購,物資供應的不同以及采購人員的人為因素,導致各公司對大宗原材料的采購的質量及價格,相關較大,進而影響到各公司的盈利能力及對公司,因此,通過對工業企業設立物資采購工作小組,負責整體范圍大宗類物資集中采購的組織、日常采購的管理、評審及采購資源信息共享等具體工作。由物資采購工作小組負責物資管理內、外部糾紛的協調與處理,負責物資管理重大違規問題的處理。對物資采購實行“定點供應、比質比價、競價采購”原則。建立大宗物資采購平臺,對鋼材類、刀具類、砂輪類、包裝箱類、油脂類等物資通過貿易公司集中采購。對計量器具類、辦公用品(如辦公用的紙張、計算機、復印機和油印機等物資)、化工類(如清洗劑、磨料、清洗粉、純堿、硝酸和懸浮液等)物資、工作服、廢料類讓售等物資集中通過物資采購工作小組集中統籌,通過組織各有關企業招標確定采購和讓售價格,招投標后,再由各企業分別與中標單位按中標價格簽訂合同采購和讓售。
2.物資采購的經濟效益審計。在通過統一平臺采購的基礎上,對由外單位加工的產品的加工費用進行審計,深入到外單位的生產第一線,對其加工產品的固定資產、機物料消耗、人工費用、水電費等支出進行嚴格的審核,經過審核后,向各加工單位為本公司加工的產品作出一個合理的加工費用結算單價,該結算單價并非一成不變,而是根據每半年或每季度的市場材料、人工等物價的變動,對結算價格進行一個調整。
3.事前控制制度。審計人員積極參與到對董事會材料的審議當中,對董事會材料中每一項需列支的預算進行詳細的審核,對每一項發生的經費都需對應一項業務內容,對每一項的投資支出作為投資計劃列入董事會內容后,每一個投資在投資前都要報送可行性分析報告,列示該項投資需要的投資總額的組成內容,能否達到投資回報率,投資報酬率有否達到公司規定的要求指標,回報期等內容,可行性方案通過后,以正式的文件下達,在投資時,嚴格按照可行性方案的內容操作執行及考核。在實際投資發生時,對設備的采購由投資單位按照產品的特點提供技術參數指標,公司專門建立設備統一采購平臺,根據提供的技術參數指標,通過設備統一采購平臺向全國范圍內的供應商進行集中統一采購,利用集中采購優勢,僅這一項每年就可為公司節約費用,貢獻了可觀的利潤,同時,對公司而言也建立和培養了專業的設備采購人才,進一步提升公司的綜合競爭力。
4.資金管理制度。公司對資金的支付建立網銀系統,對支出的資金委托財務公司進行監控,對一定額度以上資金的支出進行嚴格的監控,對每一筆有疑點的資金都反饋到審計部門進行詳細的分析,分析業務發生的真實性,有否必要采購,以及業務發生金額的合理性,非緊缺物資不得采取向供應商預付資金,杜絕了公司在資金上的風險。
這樣的審計模式遵循了從目標到風險再到控制的過程,注重高風險領域;重視與企業發展目標直接相關的風險分析,所以,風險導向內部審計在評估風險管理時,不僅關注內部控制的符合性,而且優先選擇高風險領域的控制,并且著眼于具體控制對風險管理的效果評估。此時,內審部門不只是強調控制,而是通過規避轉移和控制風險達到更加有效的風險管理,從而提高企業的整體經濟利益。因此,從這個角度看,企業的風險導向內部審計是企業的風險管理的監督者。
四、推行風險導向內部審計的建議
目前,我國企業整體內部審計制度還很薄弱,但這并不表示在我國不能實施風險導向內部審計模式。筆者認為,可通過以下幾個方面來逐步推進風險導向內部審計模式在實際工作中的運用:
1.強化風險意識,加強內部控制環境建設。風險導向內部審計的理念在我國提出的時間還不是很長,還沒有被更多的人所接受,很多企業的風險管理體系還不完善,風險管理的主動性也不強。企業的領導者要從思想上高度重視風險管理和內部審計工作,把內部審計納入到企業的戰略管理中去,合理設置內部審計部門,維護好內部審計的獨立性和客觀性。內部審計人員只有在風險環境中開展審計業務,才能提出全面的風險控制建議,為企業增加更多的價值。要建立和健全風險管理機構和風險管理體系,采用國際上先進的全面風險管理的理念和方法,充分考慮企內外環境的變化,結合企業自身的行業特點和企業特征,因地制宜,與時俱進,形成適合企業生產發展所需要的風險管理的方式,為以風險為導向的內部審計創造條件。
2.風險導向內部審計需要審計部門事前參與企業項目的預算。風險導向審計的理論表明,內部審計是內部控制的重要環節,它可以對內部項目等環節進行有效調控,可以說,沒有內部控制就沒有內部審計,盡管內部審計已經走上獨立的職業化道路,但是,內部審計把內部控制作為一項基本業務的工作實質并沒有改變,其工作范圍必須包括企業的風險管理。當然,內部審計不能僅僅是過程監控、提高監控控制的有效性,還應該涵蓋如何規避風險、轉移風險和控制風險,通過對企業進行有效的風險管理,使企業整體管理效率和效果得到提高。因此,現代風險導向審計作為一種重要的審計理念和方法應引起企業高級管理層的高度關注,讓審計部門參與企業項目的預算,由單純的事后評估控制轉變為事前參與風險管理和過程監控。美國的通用汽車公司根據多年來對風向導向審計的研究,重新修改了內部審計章程,將內部審計定位在“參與風險管理,提供獨立評價和建議”的高度。因此,我國的企業也應根據風向導向審計的相關理論,進一步更新內部審計觀念,認識到其重要性和價值,進一步加強與企業各部門的溝通與聯系,為內部審計能積極有效地參與到企業風險管理中奠定基礎。
3.風險導向內部審計需要建立內部審計的監控網絡。目前我國大多數企業已經基本實現了計網絡的聯網。利用計算機網絡不僅能較好地滿足審計工作中對數據采集、計算、查詢、排序、篩選、判斷、分析等要求,更迅速、更有效地完成各項審查內容,大大提高審計工作的效率和質量,更重要的是可以建立審計、財務和預算部門的聯系網絡,實現網絡暢通,達到實時監控的目的,實現風險導向內部審計的目標。
4.風險導向內部審計需健全目標項目的審計。風險導向內部審計應當積極參與企業全面風險管理體制的建設,將內部審計的重心由財務預算審計轉為戰略控制,由控制導向向風險導向轉變,負擔起企業全面風險管理的重大責任。不僅加強重點項目的內部審計,也要關注小項目的風險審計,現代企業經營規模在不斷擴大,業務涉及面也在不斷加大,經營方式的多樣化,管理層次的多極化,經營地點的分散化等已經成為內部審計面臨的新課題。因此,健全和完善目標項目審計是相當必要的。風險導向內部審計理論本身就是以對風險進行全面評估為基礎,將重要風險點作為切入點,并加大對企業高風險的審計力度,合理地設計審計程序,使審計范圍得到擴大,有效地提高審計效率,從而實現企業風險管理的目標。所以,以戰略系統觀為基礎的風險導向內部審計在企業內審中的運用,必須要不斷完善和健全關于風險導向審計的目標項目。
5.風險導向內部審計應以提高審計人員素質為基礎。以風險為導向的內部審計對內部審計人員的素質提出了挑戰。內部審計人員不僅要有扎實的內部審計知識,還應具備法律法規、金融知識、經濟管理、統計、會計、工程技術和計算機等方面專業知識。企業應加強對審計人員有關風險技巧方面的培訓,提高專業勝任能力,使其做到與時俱進。另外,內部審計人員還應不斷加強職業道德教育、廉政教育,增強審計人員的使命感和責任感,將獨立性和客觀性的理念深入到每個審計人員的心中,對企業負責,為企業服務,審計時做到恪守客觀、公正、廉潔,讓內部審計人員真正成為一支既具現代知識素養又具有較高道德水準的高素質隊伍。
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1法律的依據不足
首先,實施細則沒有明確得到設立。政府采購法2003年出臺,相關的實施細節一直沒有正式得到設立,這對政府采購在各項內容的監督缺乏了可行性,也沒有相關的條例作為依據來應對一些不合理行為。同時,政府采購審計最重要的是招投標審計,但審計機關參照的法律依據卻只有招投標法,這很難達到政府采購績效審計需要。其次,眾所周知,目前,我國尚沒有績效審計指南或準則,對政府采購績效的審計只能夠遵守政府采購法和審計法。審計項目的效率性、效果性和經濟性是政府采購績效審計目標,還有就是政府的審計部門對同級的財政擁有了處理權但卻沒有處罰權,這大大地削弱審計執法的力度,對政府采購監督職能發揮是一個大大的制約。最后,懲罰措施和手段沒有明確細則,導致了落實不徹底,這也是造成違規想象屢禁不止的問題所在。有些政府部門雖然劃分了政府采購不同部門的具體職責,但是卻沒有對違規行為處理制定出詳細的細則,使許多人有了鉆漏洞的機會。
2績效審計的客體具有非固定性和不確定性
政府部門的活動主要范疇是公共管理,范圍涉及文化教育、醫療衛生、社會治安、環境保護、城市建設等多個方面,通常是無形的的服務、非營利性的。其目標的多樣性和模糊性,卻使各種各樣資源運用缺乏透明,目標實現的重點不清不楚。社會大眾,甚至是內部的監督人員、工作人員對此也不太了解,這就造成了一個嚴重的缺陷。調查研究需要審計人員推斷出來,這使審計經濟責任不清,客體不能得到很好的劃分。非固定的審計客體不確定,一個統一可行的、固定的方法和技術政府采購績效審計卻沒有。這對審計需要的證據也提出了更高的要求,使對政府采購相關的審計風險加大。
3職能定位
政府的審計機關可以說就是政府“內部審計”,審計機關是政府績效審計的定位和角色的執行者,它負責對政府內部實行監督,擁有的是監督的職能。政府治理結構決定了政府審計地位和作用。但是當前我們可以發現,審計機關雖然是政府的一個部門,有些甚至在實際上是高于其他部門,它與其他履行行政管理職能的部門處于一個平等地位。同時,政府審計局限性較強,一是“無權過問”,二是“無力去做”,所以,讓政府績效審計陷入發展緩慢的局面當中,政府審計機關的風險管理不明確或者缺失,政府審計機關的職能定位、風險意識低下都有可能。
解決措施
1政府績效審計的目標確定
目前,我國政府開展政府績效審計的目標是對公共資源的使用和管理進行有效性檢查和評價。政府和社會提供許多在績效審計基礎上產生的信息,關鍵在于政府績效審計的目標是評價并改善相關機構的運作、政府項目和中央政府績效審計。有效性指的是至少包括以下四個方面內容:(1)經濟性,是否能夠用最低的投入得到最大的收獲;(2)合規性指的是對法律法規遵循的情況;(3)以最小投入取得一定產出或以一定的投入取得的最大產出效果性,指的是目標實現的程度,在哪個程度上達到預期結果,政策的目標、經營目標;(4)效率性即產出和投入間的聯系。實際工作中,績效審計評價的效果性、經濟性和效率性都要把計算得出的算術比或是實際結果,照一定標準或預期進行的比較分析才能得出正確的結論,是一個很復雜的問題,。三者往往是相互交織的,如果審計人員而不去考慮實際的效果性,只是檢查效率性或者只是檢查了經濟性,那結果就很糟糕。
2加快完善政府采購制度
以《中華人民共和國政府采購法》為審計依據的基礎,遵循公平、公正、公開、效率、效益的原則,以配套采購法有關的實施細則,完善我國現有的政府采購審計的法律體系。且要盡快制定好政府采購審計中的應急處理的方法,將政府采購的審計績效實際工作能夠做到有章可循,有法可依,有法必依,違法必究的軌道上。強化預算的編制制度。只有加強預算,審計績效的時候才能做到點子上來。確保采購預算編制質量做出實效而進行嚴格審核。最后,最好就是建立一個量化的指標體系,進行逐項目、逐部門審核,設立一個專職的預算編制審核機構或崗位,做到防止采購項目中因審計不清導致各種的舞弊行為;確保采購項目的必要性、真實性,防止采購單位在審計的眼皮下擅自用采購資金;確保采購預算合法性與合理性,確保采購預算具有的關聯性,防止采購預算存在整合項目或人為拆分的問題。
3審計機構獨立性增強
獨立性是政府審計工作能夠順利進行的一個重要基礎,也是審計本質的屬性。政府績效審計關系到千萬民眾的切身的利益、政府的信譽、政府主管人員業績的真正性、官員政治前途。政府的權威性,是審計機關對政府使用資金的效益、經濟、效率的評估。要利用政治體制的改革來推行政治民主化和政行法治化,一方面可以使人大制度能夠進一步完善、預算監督得到了真正的、實質性的增強。因此,政治體制改革要使政府對公眾、人大以至納稅人的每一分錢都真正負起責任來,這是推進審計體制改革的關鍵因素。由一個包攬一切的全能政府轉變為有限的政府,使政府公共權力受到了削弱而走向透明化。
結語
外購物資審計具有多樣性和時效性。社會生產的發展和社會分工的細化決定醫院不能或不允許以自產自銷的自然經濟形式為自己生產所需的物資,從而向社會采購。其采購的范圍除了藥品、儀器、設備、交通工具等大宗物品實行政府采購外,還涵蓋了各種辦公用品、衛生材料、家具、被褥、圖書、報紙雜志、電器、音像制品、維修配件、大型工程勘察、設計、監理及承建施工、對外廣告宣傳、印刷、保潔服務等,項目品種繁多、且各自都有自己的用途,這就決定了外購物資審計的多樣性。
外購物資審計具有極強的時效性:一方面,醫院計劃采購的項目是醫院在一定時期內維持醫院正常運轉或進一步提高醫療質量和效益所需的物資、服務,推遲采購就會影響醫院的正常運轉和發展。內部審計必須在一定時限內完成外購物資的審計,否則,審計對醫院運行和發展不僅是無效的甚至可能會造成不必要的損失;另一方面,醫院是在市場經濟條件下運行的,外購物資項目的價格和供貨渠道,不像計劃經濟時期物價變動相對穩定,而是價格隨行就市變化較快,且同一時期同種貨物不同渠道供應其價格也不相同。這就需要內部審計機構有較強的時間觀念,在有利于醫院發展的時間內,及時、快捷地完成外購物資審計。
外購物資應采取事前參與審計方式,因為外購物資項目審計不同于財務收支、經濟責任、內部制度等審計,它是根據已發生的,有歷史數據、制度和會計資料記錄的經濟活動事后進行審計。由于市場變化較快,利用外購物資發生所留下的會計資料事后進行審計,很難或不可能形成有說服力的審計結論。只有在采購事項發生前,內部審計根據有關職能科室報審的、經過醫院領導批準的采購項目計劃,進行市場調查和詢價,形成有據可查的審計意見,即對采購項目價格等提出限定性的意見,并對采購的程序及結果進行跟蹤性審計,這種事前參與的審計方式,可有效地堵塞外購物資中的漏洞。
外購物資審計的具體方法如下:(1)市場調查法。醫院外購物資一般采取政府采購、公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價、直接采購等方式。對這些采購方式的審計,都需要采用市場調查法。通過市場調查獲取采購項目的供貨渠道、供應商、產品質量及價格等信息,形成可靠的標的或價格底線,從而提出可行的審計意見。(2)程序審計法。旨在對各種采購方式應遵循的基本程序進行審計的方法。隨著改革的深化,采購管理越來越規范化、科學化,醫院對各種采購事項制定了嚴密的采購程序。如果遵循了采購程序規定,一般不會產生不規范的行為。因此,審計的另一個重點,就是審核有關職能部門是否按采購程序進行采購。(3)內外審計結合法。對金額較大、項目復雜的采購事項,內審部門審計后,再聘請有資質的會計事務所對其進行審計,這種方法主要適用于房屋等基礎設施建設的審計。由于醫療衛生系統基建審計能力有限,采用內外審計結合的辦法,不僅能降低審計成本也能有效地降低審計風險,使內部審計工作更具客觀性、公正性。
外購物資審計應注意的事項如下:第一,建立健全的外購物資審計制度。完善的制度是保證內部審計工作有條不紊開展的前提和依據。因此,醫療衛生機構應出臺外購物資的管理制度和審計制度,以便內部審計部門規范、有效、順利地開展外購物資審計工作。第二,領導的支持和相關職能科室的配合是外購物資審計的重要條件。外購物資審計涉及各方面的利益,需要領導的支持和相關職能科室的配合和理解。隨著醫院管理的強化,內部審計作用越來越受到重視,只要審計部門快捷、高效地為醫院把好關,充分履行“看門人”的職責,注意工作方式和方法,就一定能得到領導及職能科室的支持和理解。第三,提高審計人員業務技能。雖然醫院內部審計工作起步較晚,但近幾年發展迅速,國家先后出臺了內部審計規定、內部審計基本準則、具體準則等,這些法規需要內審人員貫徹到實際工作中。內審人員應該掌握新的內部審計方法和國外先進的審計技術并在工作中運用,這是開展內審工作的基礎。因此,不但醫院應支持內審人員參加繼續教育學習,而且內審人員也應注意在實踐中努力積累知識,不斷提高審計技能。
總之,外購物資審計涉及的范圍廣、時效性強,需要內部審計部門提高工作能力和效率,采用科學的方式、方法,完成時代賦予的使命和法規賦予的職責,加強醫院經濟管理,促進醫療衛生事業快速發展。
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【關鍵詞】審計;信息系統;功效
常州機電職業技術學院針對內部審計管理工作的實際情況,在總結審計管理經驗的基礎上,自主研發了基于B/S網絡架構基礎上一種操作便利的審計信息化運行平臺――常州機電學院審計管理系統。該系統規范了學院審計工作流程,確保了審計工作便利、及時、高效的開展,提高了審計工作效率,在學院的審計管理中發揮了較好的作用。
一、系統總體設計介紹
1.系統總體目標:將審計業務流程在網上重新規劃構建,各項審計業務實現智能化管理,協同化運行、簡易化操作,使系統成為一個有機整體,滿足內部審計機構管理工作、實現審計成果、審計資源、審計經驗內部共享。
2.系統框架:內部審計管理系統共分為五項模塊、六個功能,五項模塊為采購審計、合同審簽、財務審計/經濟責任審計/專項審計/效益審計、工程審計、招標審計五項模塊。通過立項、受理、分配、審核、動態、查詢六項功能來實踐內部審計管理五項模塊,系統將自動生成審計檔案,及時全面便捷地掌握內部審計工作動態。
3.系統功能模塊:系統頁面按左側菜單設置,與windows最常用的資源管理器是一致,使用方便、直觀、快捷。系統功能針對不同的審計業務,都有配套的模板,通過立項人員填報、審核人員審核后。審計項目、申請資料、審計動態、工作量統計和審計報告結果等數據信息即可顯現于平臺,對內部審計工作全過程進行監督與控制,實時、全面、準確掌控審計項目進度。(1)采購審計管理模塊:采購審計管理模塊除招標項目外,針對各部門零散采購的物資由使用部門申請,資產管理部門采購,內部審計部門審核。通過填報采購審計立項信息,傳送或掃描相關采購資料,如擬采購貨物名稱、參考品牌、規格、數量、單價及金額,學院領導的審核批準意見等要素。內部審計部門根據提交的采購信息,通過市場詢價、網絡詢價和平時收集價格信息等途徑,審核擬采購貨物服務價格的合理性并提出修正建議,出具審計意見書。采購審計管理模塊實現了設備采購的過程管理、設備采購的狀態查詢及各類數據的靈活統計等功能,可以有效的實現信息共享、提高工作效率及資源利用率。(2)合同審簽管理模塊:合同審簽管理模塊功能根據填報的合同審核立項信息,選擇合同種類及采購方式,傳送合同簽訂前期的相關資料,計算機自動生成“經濟合同審核登記表”。審核后運用合同審核管理的三個階段,主要是準備階段、簽署階段、履行階段,對供應合同條款是否合法,有無不平等條約進行審核并提出修正建議,完成合同審簽工作。利用計算機程序對立項合同適時流程化、系統化、透明化、動態性的管理。(3)財務審計管理模塊:財務審計模塊創建了一個高效、順暢的財務審計應用平臺,財務審計模塊功能是依據財務審計的基本程序,對立項、前期、實施、終結、后續五個階段全過程實現計算機管理。通過填報立項信息獲取資料,主要是項目名稱、項目類別、編號、審計期間、審計對象、外審信息、備注等。通過windows文件傳送,Email等多種通訊手段,實現審計業務全過程的網絡化,從而有效實現無紙化辦公目標。其審計步驟是:廣泛收集資料、進行分析研究、提出審計項目;制訂審計項目計劃;實施項目審計;編制審計報告;實行后續審計。經濟責任審計/專項審計/效益審計步驟與財務審計步驟類似。(4)工程審計管理模塊:工程審計模塊功能是按工程審計程序包括立項申請、過程管理、竣工決算三個階段,五個類別包括基建、修繕、裝飾、安裝、其他全過程實現計算機管理,完成對審計項目的管理、審計成果的管理。按每一項工程審計立項,同時,對審計項目立項申請、過程管理、竣工決算全過程進行跟蹤和監控。在工程審計每個階段,系統設置工作流程控制,使審計工作流程更加規范化和程序化,提高審計效率,審計人員通過傳送、掃描在審計過程中收集立項報告、招標文書、施工合同、補充協議、隱蔽工程記錄、設計變更及簽證、材料核價單、工程量及定額審核審核調整表、工程取費表等相關審計證據資料,對工程審計過程形成相關文件進行管理歸案。同時該模塊具有審計查詢和匯總功能,實現審計工作成果的自動統計。(5)招標審核管理模塊:招標審核管理模塊功能是依據招標辦傳送的招標文件,審核招標文件條款的合法性、合理性并提出修正建議;參加評標、對評標過程進行全程監督。招標審核管理模塊實現了招標過程管理數據的收集功能,可以有效的實現信息共享、提高資源利用率。
二、實際應用及效果介紹
(1)促進了審計管理規范化,提高審計質量。傳統的內部審計管理工作主要以手工和書面文檔為主,工作量較大,審計質量不能得到及時控制和監督。審計管理系統的應用突破了傳統作業方式,使審計信息得以及時反饋,通過立項、受理、分配、審核、查詢上述流程,審計工作的效果變得可以控制、監督和度量,從而達到對處理事務的時間控制;通過系統提供的查詢功能,對整個審計事務的流程進行跟蹤,可以觀察到參與辦理的人員及其意見和所做的工作,及時掌握全局的審計動態,便于更好、更快地作出決策,從而達到提升審計質量的目的。(2)完善了資源管理全面化,提高工作效率。審計管理信息系統整合了審計工作所需的各種資源,搭建了內部網絡辦公自動化和資源共享平臺,更有效的對內部審計資源進行共享和交流,審計信息能夠在短時間內得以傳達和共享,在當前審計任務越來越重的情況下,審計管理系統將審計項目管理用計算機進行管理,計算機可以將各種管理項目進行重新組合、重新分類、進行各種數據處理,供審計人員需要時隨時調用和打印輸出,減少重復勞動,極大地提高內部審計工作的效率。(3)實現了審計辦公自動化,提升檔案管理。審計管理信息系統針對不同的審計業務,都有配套的模板,審計項目、申請資料、審計動態、審計工作底稿、審計報告結果、審計檔案管理等數據信息即可顯現于平臺,實現審計辦公的自動化。計算機對檔案信息進行管理,具有手工管理所無法比擬的優勢,如檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等優點,這些優點極大地提高檔案管理的效率及利用工作的水平,審計人員可以利用審計資料庫隨時檢索、查詢、調閱有關審計管理的歷史資料,歷年的審計報告和審計工作底稿等。